Fases de la auditoria de gestin

Las diferentes fases de una auditoria de gestin te permiten conocer la situacin real de la
empresa, y por lo tanto, la toma de decisiones.

La auditora de gestin se convierte en un proceso imprescindible para conocer cmo y

de qu manera se resuelven los problemas de la empresa, y cul es el planteamiento a
desarrollar para que la empresa tenga un dinamismo y puedan alcanzar las metas
establecidas.

Fases de la auditoria de gestin

1. Objeto de la auditoria. Es preciso definir el objetivo de la auditoria, cul es el fin?

2. Elaborar el plan de auditoria. Es la base para actuar de una manera organizada. Se
establece cules son las entidades afectadas, orden del procedimiento, distribucin
de las tareas y de las fechas, orden de actuacin
3. Recoger informacin de la empresa que se quiere auditar. El auditor debe
impregnarse de la filosofa de la empresa. Con el conocimiento de la entidad es
necesario conocer los fines, objetivos, metas, y recursos utilizados por la empresa,
cuales son los sistemas y controles gerenciales para elaborar una estrategia. Se
revisar documentacin de la empresa, normas de administracin financiera, las
leyes y reglamentos que se aplican
4. El checklist o lista de chequeo. Listado con todos los puntos que se van a revisar en
la auditoria.

En una de las fases de la auditoria de gestin el auditor debe realizar la pertinente lista
con los puntos que se van a revisar.
5. Anunciar la auditoria al equipo directivo de la empresa. Se trata de informar a los
mximos responsables de la entidad de los pasos y medidas que se van a llevar
acabo con la auditoria para conseguir su colaboracin y la mxima objetividad. Se
trata de exponer cul es el objeto de la auditoria, y los recursos necesarios. Un
auditor externo a la empresa te permite alcanzar esa objetividad buscada.

Una de las fases de la auditoria de gestin es comunicar al equipo directivo el resultado

de la misma.
6. Auditoria previa. Antes de comenzar, se realiza una prueba en la que se tratan de
corregir problemas que surgen con miras a la auditoria verdadera.
7. Informe final. Se relata cul es la situacin de la empresa y cul es la que debera
ser. No debe incluir ninguna accin de mejora, ya que existen profesionales para
ese campo.
 El resultado ser una radiografa del estado de la empresa, donde se habr elaborado un
anlisis de la situacin del negocio, evaluacin de todas las reas y departamentos, un
anlisis econmico y financiero, y un posicionamiento estratgico. Todo ello realizado
por un auditor caracterizado por su imparcialidad, capacidad de anlisis y sntesis,
capacidad de comunicacin y diplomacia, tolerancia, concentracin y rigor en los ellos

PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la informacin obtenida
por el auditor en su revisin, as como los resultados de los procedimientos y pruebas de
auditora aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones
y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.

OBJETIVOS

Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los procedimientos y actividades

realizados por el auditor.

Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.

Proporcionar la base para la rendicin de informes.

 Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de auditora.

Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.

Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de que el trabajo se

efectu de conformidad con las Normas de Auditora del rgano de Control y dems
normatividad aplicable.

Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditora para prximas

revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERSTICAS

Los papeles de trabajo debern:

Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deber

relacionarse con los papeles de trabajo mediante ndices cruzados.

Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y resmenes que sean
necesarios.

Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.

Ser supervisados e incluir constancia de ello.

Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado
y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe
de auditora.

Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no requieran
explicaciones adicionales.

Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditora.

Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y
comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar
de la calidad del trabajo realizado).

En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos debern cumplir

los siguientes requisitos:

A. Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste

para sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de
auditora.
 B. Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida y
confiable; es decir, las pruebas practicadas debern corresponder a la naturaleza y
caractersticas de las materias examinadas.

C. Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una

relacin lgica y patente con el hecho que se desee demostrar o refutar.

D. Pertinencia. La evidencia deber ser congruente con los resultados,

conclusiones y recomendaciones de la auditora.

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por contener la evidencia
de trabajos de auditora realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia sern
responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extraven o sean
utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditora debern
archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.

La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con que debern

proceder los auditores del rgano de Control. Por contener informacin confidencial, el
uso y consulta de los papeles de trabajo estarn vedados por el secreto profesional a
personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.

Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente resguardados y

archivados, se formarn tantos legajos como sean necesarios, que se archivarn en
compiladores tamao carta.

Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las cdulas y dems
papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse por un

perodo de cinco aos, en el archivo general a cargo del Centro de Informtica,
Documentacin y Archivo con excepcin de aquellos que, por no haberse solventado
alguna recomendacin, permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o en la
Direccin de Auditora correspondiente, quienes sern responsables de custodiarlos.

CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo

permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo actuales. A
continuacin, se sealan las caractersticas de cada uno de ellos.

Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran

los documentos relativos a los antecedentes, constitucin, organizacin, operacin,
 normatividad jurdica y contable e informacin financiera y programtico-presupuestal,
actas y documentos de entrega recepcin de los entes fiscalizables. Esta informacin,
debidamente actualizada, servir como instrumento de referencia y consulta en varias
auditoras.

La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de la

auditora, cuando se obtenga informacin general sobre el ente por auditar (organizacin,
funciones, marco legal, sistemas de informacin y control, etc.)

El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al ejecutar

una auditora o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su
integracin deber sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la Integracin y
Actualizacin del Archivo Permanente, emitido por el rgano de Control o de cada una
de las reas correspondientes.

Papeles de Trabajo del Perodo

Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de la

auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin y del programa de auditora;
del estudio y evaluacin del control interno; del anlisis de saldos, movimientos,
operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditora; de la supervisin realizada; de la persona
que aplic los procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones
de la revisin; y del informe de auditora en que se incluyan las recomendaciones
formuladas.

Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de acuerdo

a la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo, en cdulas sumarias, analticas,
subanalticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de recomendaciones.

1. Cdulas sumarias o de resumen

En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rea,
programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o
asignaciones presupuestales.

Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o

estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los estndares del perodo
anterior, con el propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes
que requieran explicacin, aclaracin o ampliacin de algn procedimiento, antes de
concluir con la revisin (vase la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo).

2. Cdula Analtica
 Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra, operacin o
movimiento del rea por revisar, en las cdulas analticas se detallan la informacin
obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos.

Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifique de tal forma que

permita detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y
que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida
interpretacin.

Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se refieren a las
investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de
trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cdula sumaria.

En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especficas o la verificacin de

algn clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicacin parte
de razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir,
por ejemplo, a razones de rentabilidad o produccin per cpita, la determinacin del costo-
beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones, etc.

Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales, representados por
las observaciones.

3. Cdulas Subanalticas

Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con detalle los datos
contenidos en una cdula analtica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones
en valores, la cdula subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales
de las cuentas de inversin.

4. Cdula de Observaciones

Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la revisin,

se resumirn en esta cdula de observaciones, debidamente identificados con el nmero de
cdula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisin.

5. Cdula de Informes

Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas en que se
presenten las conclusiones, se integrar, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un
informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditora, los procedimientos
de auditora aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado
y de las posibles acciones por emprender.

6. Cdula de seguimiento de recomendaciones

 Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, ser
necesario dejar constancia de ello, primeramente en cdulas de discusin o de comentarios
y despus en cdulas de control de seguimiento. (Actas de Notificacin de Observaciones).

FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso considerar las necesidades
de la revisin en funcin de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que
se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos para estructurar la
informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados.

A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para
cumplir su cometido:

a) Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para

que el lector pueda formarse una opinin.

b) De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de manera lgica, clara y

sencilla.

c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado, y

sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.

d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas (sumarias, analticas y
subanalticas, de tal manera que los ndices y marcas remitan al lector a otros datos con
facilidad.

e) Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir
el objetivo propuesto.

ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA

Las cdulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.

1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cdula y debe contener los

siguientes datos:

a) Clave o ndice de la cdula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lgica los
papeles de trabajo.

b) Siglas del rgano de Fiscalizacin Superior y de la Direccin a cargo de la auditora; y

nombre del ente fiscalizado.

c) Cuenta Pblica revisada. (Periodo o ejercicio)

d) Tipo de cdula.
e) Procedimiento o tcnica de auditora aplicada, junto con una descripcin de su contenido
y del alcance de la prueba.

f) Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cdula, y sus firmas o

rbricas, a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.

g) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que

durante la auditora se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cdula.

2. Cuerpo. El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la informacin obtenida por el

auditor y los resultados de la revisin. Regularmente, se incluir los siguientes elementos:

a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.

b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el ente

fiscalizado.

c) Referencias.

d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.

e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.

f) Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los

controles establecidos por el ente auditado.

g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinacin del monto de

los hechos e irregularidades detectados.

h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a
otras cdulas relacionadas o complementarias.

3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en ella se asientan

principalmente los siguientes datos:

a) Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula,

para aclarar o ampliar informacin o para sealar situaciones especiales.

b) Marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial para
ello).

c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.

d) Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y enseguida la fuente de
informacin (auxiliares, plizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)

EVIDENCIA DE AUDITORIA
La evidencia de auditora es necesaria para corroborar o contradecir las afirmaciones que
contiene los estados financieros y proporcionar as al auditor una base para expresar su
opinin, se obtiene diseando y aplicando pruebas de auditora.
Los tipos de evidencia son:
1. Examen Fsico
2. Confirmacin
3. Documentacin
4. Observacin
5. Consulta al cliente
6. Desempeo
7. Procedimientos analticos
1. Examen Fsico: es la inspeccin o conteo que hace el auditor de un activo tangible. El
examen fsico, es un medio directo para verificar que en realidad existe un activo, se
considera como uno de los tipos ms confiables y tiles de evidencias de auditora.
Ejemplo: inventarios, arqueo de dinero, arqueo de documentos.
2. Confirmacin: es la recepcin de una respuesta oral o escrita de una tercera parte,
independiente, que verifica la precisin de la informacin que ha solicitado el auditor.
Ejemplo: confirmacin bancaria, confirmacin de abogados, confirmacin de clientes.
3. Documentacin: es el examen que hace el auditor de los documentos y archivos del
cliente para apoyar la informacin que es o debe ser incluida en los estados financieros.
Ejemplo: facturas, contratos, escrituras.
4. Observacin: es el uso de los sentidos para evaluar ciertas actividades. Es necesario
hacer un seguimiento de las impresiones iniciales
5. Consulta: es obtener informacin escrita o verbal del cliente en respuesta a algunas
preguntas del auditor. Por lo general no puede considerarse como concluyente. Ejemplo:
entrevistas.
6. Desempeo, reclculo : como lo indica el trmino, implica verificar de nuevo una
muestra de los clculos y transferencia de informacin que hace el cliente durante el
perodo que se esta auditando.
7. Procedimientos analticos: se utilizan comparaciones y relaciones para determinar si
los saldos de las cuentas u otros datos son razonables. Ejemplo: comparar los mrgenes
PRUEBAS SUSTANTIVAS Una prueba sustantiva es un procedimiento diseado
para probar o verificar errores o irregularidades que afecten la precisin de los saldos de
las cuentas de los estados financieros.

Pruebas sustantivas analticas: implican comparaciones de montos registrados en los

saldos con las expectativas que desarrolla el auditor.
 Pruebas sustantivas de detalle de saldos: se concentran en los saldos finales del mayor

Tcnicas de auditoria

Las Tcnicas de Auditora, son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el
Auditor utiliza para lograr la informacin y comprobacin necesaria para poder emitir
su opinin profesional.

Los Procedimientos de Auditora, son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables

a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros,
u operaciones que realiza la empresa.

Es decir, las Tcnicas son las herramientas de trabajo del Auditor, y los Procedimientos
es la combinacin que se hace de esas herramientas para un estudio en particular.

CLASIFICACION DE LAS TECNICAS DE AUDITORIA.-

Las Tcnicas de Auditora se pueden clasificar de la siguiente forma:

1. - Estudio General.-

Es la apreciacin y juicio de las caractersticas generales de la empresa, las cuentas o las

operaciones, a travs de sus elementos ms significativos para elaborar las conclusiones
se ha de profundizar en su estudio y en la forma que ha de hacerse.

2. - Anlisis.-

Es el estudio de los componentes de un todo. Esta tcnica se aplica concretamente al

estudio de las cuentas o rubros genricos de los estados financieros.

3. - Inspeccin.-

Es la verificacin fsica de las cosas materiales en las que se tradujeron las operaciones,
se aplica a las cuentas cuyos saldos tienen una representacin material, (efectivos,
mercancas, bienes, etc.).

4. - Confirmacin.-

Es la ratificacin por parte del Auditor como persona ajena a la empresa, de la

autenticidad de un saldo, hecho u operacin, en la que participo y por la cual est en
condiciones de informar validamente sobre ella.

5. - Investigacin.-

Es la recopilacin de informacin mediante entrevistas o conversaciones con los

funcionarios y empleados de la empresa.
6. - Declaraciones y Certificaciones.-

Es la formalizacin de la tcnica anterior, cuando, por su importancia, resulta

conveniente que las afirmaciones recibidas deban quedar escritas (declaraciones) y en
algunas ocasiones certificadas por alguna autoridad (certificaciones).

7. - Observacin.-

Es una manera de inspeccin, menos formal, y se aplica generalmente a operaciones

para verificar como se realiza en la prctica.

8. - Clculo.-

Es la verificacin de las correcciones aritmticas de aquellas cuentas u operaciones que

se determinan fundamentalmente por clculos sobre bases precisas.