Qu Estudia l O y M?

Los Problemas de Estructura y Funcionamiento de la Administracin.

Aconsejar a los Funcionarios interesados en mejorar la Organizacin y Mtodos de la Empresa

Finalidad de una Unidad de O y M?

Asegurar el mximo de eficiencia en el financiamiento de la mquina administrativa, y mediante la

aplicacin adecuada de mtodos cientficos de Organizacin
Conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de obra

Ventajas de un O y M

Su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puedan tomarse el tiempo para
pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades.
Es el Desarrollo de las Facultades Crticas, pensar en trminos de propsitos en vez de medios, a
interrogar sobre lo que se hace y el porqu de ello

El Servicio del Departamento de O y M se caracteriza por:

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presin.
Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones
objetivas.
Adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus
funcionarios.
Liberacin de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las
necesidades de la empresa

ORGANIZACIN Y METODOS

Forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cmo dividir las actividades, como agrupar
las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecnicos con la mayor
economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados.

Se utiliza para designar el conjunto de tcnicas administrativas y de investigacin destinados a mejorar el

funcionamiento de la administracin pblica

Objetivos fundamentales:

1. Servir de vinculacin entre el rgano central de modernizacin administrativa y las dependencias

en la ejecucin de las prioridades del mejoramiento administrativo.
2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organizacin y los problemas derivados del
flujo o proceso administrativo; as como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en
el marco de la modernizacin administrativa.

Importancia

Utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organizacin y
Mtodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente responsable de sus
actividades.

VENTAJAS

La responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e
indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades.
Desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar en trminos de propsitos en vez de medios, a
interrogar sobre lo que se hace y el por qu de ello.

Se caracteriza por:

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presin.
Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones
objetivas.
Adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus
funcionarios.
Liberacin de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las
necesidades de la empresa.

UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA:

Puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de secretara. Lo que se

deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazn de la
administracin como un instrumento efectivo para su mejoramiento.

Ubicacin segn la funcin de asesora:

Deben ubicarse en el mximo nivel jerrquico

En una secretara, donde dependa directamente del secretario del subsecretario y de un gerente.
En una administracin descentralizada, donde puede depender directamente del director o gerente
general y del subdirector o subgerente general.

Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo

Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos a nivel lineal, dependiendo de un rgano de

lnea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgnicas de la dependencia para el caso
especfico y especial del apoyo administrativo en Organizacin y Mtodos

Ubicacin segn la funcin de los proyectos

Se caracteriza porque constituye una organizacin orgnico ajustable y flexible, identificndose

como una estructura horizontal diagonal

MODELO DE LA ESTRUCTURA INTERNA DE LAS UNIDADES O Y M

Por producto o rea tcnica

Por unidad de organizacin
Por rea de la empresa
Por tipos de sistemas analizados
Por complejidad de proyectos
Por combinacin de criterios

ESTRUCTURA INTERNA

Tiene a su frente a un gerente, quien debe poseer una capacitacin y experiencia profesional en el rea
que lo ubique en ese nivel.

Jefe Unidad de O y M Funcin bsica

Colabora con la gerencia general con lo relativo a la planeacin, en ejecucin, coordinacin y control de
todas aquellas actividades necesarias para proporcionar asesora tcnica en materia de Organizacin y
Mtodos, a todas y a cada una de las unidades que integran la compaa.
Responsabilidades y Autoridad

Planea, dirige, supervisa y coordina la ejecucin de las investigaciones y estudios tcnico-administrativos

que permitan analizar y mejorar la organizacin y funcionamiento de la empresa en su conjunto. Colabora
con el personal tcnico a su cargo, cuando las necesidades o circunstancias lo requieran, en la ejecucin
de los diferentes estudios e investigaciones que lleva acabo la unidad.

Organizacin

Las organizaciones son estructuras administrativas creadas para lograr metas u objetivos por medio de los
organismos humanos

Estn compuestas por sistemas de interrelaciones que cumplen funciones especializadas

Elementos principales

Un objetivo.
Elementos personales.
La direccin.
La divisin del trabajo, que es la especializacin y cooperacin de las fuerzas laborales en
diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia.

Estructura organizativa

Orgnico estructural, funcional y Posicional

Reglamento de Rgimen Interno
Manual de Convivencia (deberes y derechos de los actores).
Manual de procedimientos (Administrativos).

Organigrama

Es la expresin grfica de la estructura organizativa de la institucin educativa:

En l se describen los diferentes niveles de los rganos de autoridad, coordinacin y apoyo, as como sus
interrelaciones.

El Orgnico funcional, expresa las funciones que deber cumplir cada representante y miembros de los
diferentes niveles autoridad, coordinacin apoyo y dems sectores de la comunidad educativa.

El orgnico posicional, recoge los nombres de las personas que pertenecen a cada uno de los niveles
estructurales y funcionales.

El perfil de cargo

Da cuenta del mbito de responsabilidad del mismo. En trminos generales, especifica el para que de
ste, entregando informacin acerca del contexto en el que tienen sentido las funciones o tareas que
desempea.
Funciones del cargo

Establece el tipo de funciones y acciones concretas que quien lo detente, debe realizar para dar
cumplimiento al propsito. Es importante verificar que las funciones contenidas en este apartado,
efectivamente sean SUFICIENTES y NECESARIAS para conseguir el propsito del cargo. La consistencia
entre Funciones y Propsito es desde mi punto de vista, lo ms relevante (Si existe un sistema de gestin
por competencias, la consistencia ser ms fcil de garantizar, ya que el perfil considerar a estas como
su punto de partida)

ANLISIS DE FUNCIONES

De acuerdo a los objetivos que se han planteado en las diferentes reas de la empresa, es necesario
describir el procedimiento adecuado para lograrlos y, por consiguiente, determinar cules son las
funciones a cargo de cada rea

Como las funciones se materializan lo largo de los procedimientos corrientes, los cargos que componen la
estructura de la empresa

Esta funcin de organizacin y mtodos abarca comnmente estas facetas:

Anlisis y determinacin de las funciones de las unidades actuales y por crearse

Establecimiento de las labores necesarias para cumplir con esas funciones, midiendo sus
exigencias tcnicas y el tiempo que demanda su realizacin
Descripcin de los cargos que deben desempearse para el cumplimiento de las labores
Establecimiento de las relaciones que deben mantener cada cargo con los restantes, sean estos
componentes de la misma unidad o bien pertenezcan a otras, y tambin con el medio externo

EL ESTUDIO DE LAS FUNCIONES COMPRENDE:

Anlisis y determinacin de las funciones de los rganos o unidades actuales y de aquellas que se
vayan a crear.
Descripcin de los cargos necesarios para cumplir las actividades y tareas
Establecer las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo las funciones
Fijar las relaciones entre cada cargo y los dems y con el exterior de la organizacin. En este
aspecto la caracterstica modular del anlisis estructurado facilita la tarea.

UBICACIN DEL CARGO EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Se trata de la informacin correspondiente a la unidad organizacional en la que se desempean las

funciones del cargo

PROPSITO DEL CARGO

Da cuenta del mbito de responsabilidad del mismo. En trminos generales, especifica el para que de
ste, entregando informacin acerca del contexto en el que tienen sentido las funciones o tareas que
desempea

FUNCIONES DEL CARGO

Establece el tipo de funciones y acciones concretas que quien lo detente, debe realizar para dar
cumplimiento al propsito. Es importante verificar que las funciones contenidas en este apartado,
efectivamente sean SUFICIENTES y NECESARIAS para conseguir el propsito del cargo

NOMBRE DEL CARGO

Necesario para su identificacin, refiere a la de nominacin formal del mismo. No obstante se recomienda
el uso de cdigos internos a fin de vincularlo con sistemas de calidad, control de gestin, sistemas de
seleccin o de gestin / evaluacin del desempeo.
COMPETENCIAS DEL CARGO

En caso de existir un modelo de gestin por competencias operativo en la organizacin, es de vital

importancia que se encuentren explicitadas en el perfil de cargo.

LNEAS DE COMUNICACIN INTERNAS Y EXTERNAS

Establece los cargos o entidades con las que quien se desempee en esta posicin, debe relacionarse
habitualmente, tanto dentro como fuera de la organizacin.

UNIDAD 1

ORGANIZACIN Y METODOS

La funcin de Organizacin y Mtodos es un servicio eminentemente de asistencia y asesora al nivel

gerencial de las empresas

Como toda tcnica o herramienta profesional los estudios de Organizacin & Mtodos deben contar con
una metodologa para su desarrollo.

QU ES MTODO?

Mtodo hace referencia a ese conjunto de estrategias y herramientas que se utilizan para llegar a
un objetivo preciso
Es un modo ordenado de proceder para llegar a un resultado o fin determinado, para descubrir la
verdad y sistematizar los conocimientos
La etimologa de la palabra nos indica que proviene de un grafema Griego que quiere decir Va

Los mtodos pueden ser:

Observacin Experimentales
Hiptesis Empricos
Deduccin Teolgicos
Clculo Sociales
De combinacin Psicolgicos
Estadsticos analticos y
muchos ms

CAMPO DE APLICACIN DE MTODOS

Sector Pblico.- Comprende los diversos sectores
Sector Privado.- Comprende las diversas unidades productivas
PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIN Y METODOS

Tienen relacin con:

QUE trabajo debe realizarse en cada caso por los participantes.
QUIEN o quienes son esos participantes.
CUANDO las distintas etapas de un proceso deben producirse.

CLASIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

LOS PROCEDIMIENTOS SE CLASIFICAN EN:

INTERNO: EXTERNO: PREVIOS: DE DE OFICIO: A PETICIN

Actos que EJECUCIN: DE PARTE:
Establecidos Actos que se tienen que Es aquel que
de manera deben llevar Actos que llevan a cabo Se requiere el
realizar tienen que las impulso del
previa al acto de forma actividad realizar autoridades particular
administrativo voluntaria administrativa actividad en para la
para llegar al administrativa cumplimiento expedicin
fin de la para llegar al de sus del acto
misma fin de la obligaciones administrativo
misma

POLTICAS

CONDUCIR LAS ACTIVIDADES HACIA LOS FINES Y OBJETIVOS

Procurar al mximo posible que las diferentes investigaciones y estudios de O y M

Utilizar adecuadamente las diferentes fuentes de informacin que fueren necesarios para el
desarrollo de los estudios e investigaciones
Establecer y mantener excelentes relaciones interpersonales con el personal involucrado
Contar siempre con informacin actualizada sobre organizacin y funcionamiento de otras
empresas similares
Velar por que los instrumentos tcnico administrativo (manuales, guas, instructivos, etc)
Observar cuando fuere necesario, antes, durante y despus de los estudios e investigaciones

FLUJOGRAMAS O DIAGRAMA DE FLUJO

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar grficamente hechos, situaciones,

movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos
Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos
de juicio idneos para la representacin de procedimientos y procesos, as como las pautas para
su manejo en sus diferentes versiones
TIPOS DE FLUJOGRAMAS

SEGN SU FORMA

Formato Vertical

Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere
necesaria, segn su propsito.

Formato Horizontal

En El Que la Secuencia de las Operaciones va de Izquierda Derecha una en forma descendente

Formato Panormico

Registra distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el

formato vertical no registra.

Formato Arquitectnico

Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de la Secuencia de las
Operaciones

SEGN SU FORMA

TIPOS DE FLUJOGRAMAS

POR SU PROPSITO

De Forma
De Labores (qu se hace?)
De Mtodo: (cmo se hace?):
Analtico: (para qu se hace?):
De Espacio: (dnde se hace?):

Combinados
 ORGANIZACIN Y METODOS EN LA ACTUALIDAD Y FUTURO

Administrador.

Todo individuo dirigiendo a un grupo de personas, tras un fin especfico est cumpliendo el rol de
Administrador. Entonces este individuo est realizando una Gestin.

Administrar.

Disear y mantener un entorno en el que trabajando en grupo, los individuos cumplan eficientemente
objetivos especficos".

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeacin. La seleccin de la visin, misin de la empresa. Es decir, ac se define el rumbo

organizacional.
Direccin: Influir en los individuos para que ayuden a lograr los planes propuestos.
Organizacin. Establecimiento de una estructura intencionada para lograr lo planificado.
Control: Medicin y correccin del desempeo individual y grupal en relacin a los planes.

OBJETIVOS MS COMUNES DE UNA EMPRESA:

1. Obtener utilidades (lograr productividad)

2. Ser competitivo (Tener precios competitivos en el mercado o tener algo que nos haga diferentes de
la competencia).
3. Ofrecer productos o servicios de calidad
4. Dar trabajo a las personas.
5. Servir a la sociedad. Este objetivo relacionado estrechamente con el ofrecer productos de calidad.
6. Proporcionar impuestos al gobierno (estado)
7. Cuidar la ecologa.
8. Creacin de valor. Este objetivo se logra mediante una ptima productividad y eficiencia en todos
los niveles organizaciones.

ANTECEDENTES Y DESARROLLO DE O Y M:

Desde la antigedad, la organizacin ha tenido vigencia en los grupos sociales, los cuales han
contribuido a darle hasta su aplicacin en la unidad econmica, jurdica y social denominada
empresa
Los principios bsicos tienen su aplicacin en todos los rdenes, a tal grado que principios como la
divisin del trabajo, delegacin de autoridad siguen vigentes en toda su magnitud; sus variaciones
en la aplicacin en un determinado momento no afectan la direccin de la organizacin
 En la edad media surgen movimientos precursores de la racionalizacin de la actividad
administrativa.
El Fayolismoen Francia resalta la divisin del trabajo y el establecimiento de los 14 principios
Finalmente en Alemania el estudio de Organizacin y Mtodos se denomina racionalizacin y en
Blgica Ergologa

DESARROLLO DE O Y M

La O y M nace mucho antes que el estudio de los sistemas de informacin Computarizados, desde
el inicio de la administracin cientfica.
y M se encargaba del estudio de los sistemas de informacin de las organizaciones.
El desarrollo que ha tenido OyM se enfocara en dos escenarios, europeo, estadounidense y
centroamericano.

1) La experiencia europea occidental:

La divisin de Organizacin y Mtodos del Tesoro britnico fue la primera oficina en utilizar el trmino O y
M en el sector gubernamental, y su utilizacin lo consagro mundialmente. Esa creacin ocurri en 1941.

2) La experiencia norteamericana:
La aplicacin de tcnicas de O y M en los Estados Unidos, tuvo sus orgenes en los estudios y trabajos de
Frederick Winston Taylor, que las aplico en el campo industrial

Las actividades de O y M en los Estados Unidos, actualmente se encuentran muy difundidas en el

Gobierno Federal, en Bureau del Presupuesto cuenta con un grande y activo nmero de analistas de OyM.

En el sector privado, la actividad de O y M generalmente es llamado Sistemas y Procedimientos, y en casi

todas las capitales y ciudades importante de los Estados Unidos.

PROPSITOS E IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN Y MTODOS

Propsito General:

Estudiar, analizar y recomendar sobre los problemas de estructura y funcionamiento de la

Administracin de la empresa, aconsejar sobre la mejor forma de utilizar y mejorarlos recursos
humanos, naturales y financieros.
Las necesidades crecientes del desarrollo de la Administracin han obligado a las empresas a
adoptar una estructura que comprende los servicios tcnicos de Organizacin y Mtodos

Especfico:

Analizar y racionalizar los sistemas, procedimientos y mtodos de trabajo, ayudar a la Direccin a hacer
mejor uso de la informacin en forma efectiva y oportuna, reducir los costos totales de la organizacin,
simplificar el trabajo administrativo.

Las necesidades crecientes del desarrollo de la Administracin han obligado a las empresas a adoptar una
estructura que comprende los servicios tcnicos de Organizacin y Mtodos.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN Y MTODOS

La importancia se puede enfocar desde el punto de vista:

Para la empresa: Para lograr el objetivo, reducir costos, mxima ganancia, mas productividad,
mayor rentabilidad, mayor eficiencia de los recursos, sistematizacin, mantener la organizacin
formal, la armona laborar, racionalizar recursos
Para el Personal Sabe lo que tiene que hacer, conoce al detalle su trabajo, conoce sus
deficiencias, mejorar la calidad de su trabajo, sabe el objetivo a obtener, la eficiencia y eficacia.
 Para la Direccin Se mantiene la unidad de direccin, se planifica efectivamente, mayor control,
identifica problemas de personal, califica el buen desempeo, elabora pronsticos, capacita a la
persona.

CAMPO DE APLICACIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS

En el contexto empresarial

Sector Pblico
Comprende los diversos sectores y las
diversas instituciones que la componen
Sector Privado.
Comprende las diversas unidades productivas
y de servicios as como la composicin
orgnica, cada una de ellas llamadas unidades
o departamentos.

En Las reas Funcionales De La Empresa

En el rea de produccin Puede aplicarse en cada una de las diversas actividades que se
realizan, procedimientos y mtodos
En Mercadeo Los diversos sistemas que se desarrollan, cumplen aspectos de Organizacin y
Mtodos.
En Finanzas El sistema de la empresa ser necesario para la buena marcha y funcionamiento de
la misma.
Administracin de cosas y personas En diferentes sistemas de apoyo para el desarrollo de la
empresa
En Computacin En el uso de los sistemas que desarrolla en la empresa.
En la Relacin con el Pblico En la proyeccin del Pblico interno y el externo.

En El Proceso Administrativo

La Planeacin y sus elementos.

La Organizacin y sus elementos.
La Ejecucin y sus elementos.

Funciones Generales De Los Estudios De O Y M

Realizar estudios de las funciones especficas y comunes de la administracin a varias

dependencias o unidades. Tal es el caso del anlisis de la funcin de personal, de compras o
suministros, de contabilidad, etc.
Analizar un rea especial de trabajo, con el fin de considerar posibles mejoramientos en sus
mtodos y procedimientos, por ejemplo a travs del procedimiento automtico de datos.
Elaborar anlisis administrativo con el fin de utilizar de manera racional el equipo y las mquinas de
oficina, para estudiar la distribucin del espacio de los medios y sistemas de comunicacin, para el
uso de nuevas tcnicas de reproduccin y duplicacin y para mejorar el diseo o control de formas.
Identificar los problemas administrativos y analizarlos (diagnostico) tal como se presentan en la
estructura, el funcionamiento (mtodos, formularios) y de actitud (direccin deficiente, estmulos,
etc.).
Presentar alternativas de solucin a los problemas administrativos.

Principios Bsicos de la OYM

Determinar Objetivos

Identificar las operaciones innecesarias y eliminarlas

 Reduccin de distancia, tiempo y movimientos
Encontrar lo que es necesario y hacerlo
Todo cambio debe hacerse con paralelos
Lo observado, y lo corregido debe hacerse por escrito
Todo cambio debe ser consensado y autorizado
Todo anlisis debe ser exhaustive
Evaluaciones permanentes de lo actuado

JUSTIFICACIN POR QU EN ACTUALIDAD DEBE HABER OYM?

El proceso de globalizacin y modernizacin exige actualizacin, y por consecuencia demanda eficiencia,

productividad, competitividad y dividendos

Sin embargo, con el desarrollo continuo, la evolucin constante del crecimiento o de las actividades y lo
complejo que se convierte mantener la alta calidad, el bajo costo y constancia en el mercado, es necesario
contar con unidades especializadas que contribuyan a asesorar, aconsejar y orientar a la administracin
en cuestiones de O y M.

La creacin de la unidad de O y M en la empresa es una necesidad, ya que esta ser responsable de

planear, ejecutar y controlar las diferentes actividades que son necesarias para mejorar y racionalizar el
trabajo de la empresa.

FUNCIONESDE LA OYM

Funcin general:

Estudiar y analizarla organizacin, sistemas, procedimientos, mtodos, formularios, espacio fsico,

aprovechamiento del mobiliario y equipo y otros recursos utilizados por las diferentes unidades
administrativas y tcnicas que integran la empresa con el propsito fundamental de sugerir aquellos
cambios y mejoras administrativas que tiendan a elevar la eficiencia integral de la misma, mediante el
aprovechamiento racional de los recursos humanos y materiales de que se disponga en un momento
determinado.

Funciones especfica:
 Estudiar, analizar y mejorar permanentemente a estructura organizativa, objetivo, poltica,
funciones, normas de trabajo y otros aspectos organizativos de las diferentes unidades que
integran la empresa.
Estudiar, analizar y mejorar continuamente los diversos sistemas, procedimientos, mtodos,
formularios, informes, registros, controles, archivos, espacios fsicos, aprovechamientos de
mobiliario y equipo y otros factores o elementos de anlisis administrativo.
Formular y proponer, basndose en los estudios de organizacin y funcionamiento, reformas a los
reglamentos, instructivos y dems disposiciones legales y normativas vigentes en la empresa.

Funciones Complementarias:

Anlisis y diseos de procedimientos

Estudio de mtodos de trabajo.
Anlisis, diseo y control de formularios
Distribucin fsica de oficinas
Distribucin del trabajo
Elaboracin de manuales administrativos
Anlisis de conflicto de autoridad y responsabilidad

FUTURO DE ORGANIZACIN Y MTODO

Un escenario es un retrato significativo de un mundo futuro, suficientemente grfico, en el que los

expertos en planificacin intentan ver y aprehender los problemas, desafos y oportunidades que
tales cosas y sus circunstancias pueden presentar.
Un escenario no es una prediccin de un pronstico especfico por s mismo; preferentemente, es
una descripcin de qu puede ocurrir. Los escenarios describen eventos y tendencias y cmo ellas
pueden evolucionar.
La intencin de los mtodos de la OYM no es prever el futuro, si no de reducir al mnimo la
incertidumbre a una situacin potencial en condiciones especficas.
En esencia las organizaciones en general pueden desarrollar mltiples mtodos, escenario desde
lo ms pesimistas a los ms optimistas, de este modo las organizaciones se encontraran ms
preparadas para plantear estrategias con la finalidad de incrementar su ventaja en relacin a su
competencia. Uno de los mtodos ms utilizados es el diagrama de Gantt.

ORGANIZACIN Y MTODOS EN LA ACTUALIDAD

Las tcnicas de organizacin y mtodos en la actualidad construyen una herramienta que facilita el
desarrollo de los procedimientos administrativos
Objetivos

Detectar las causas que producen conflictos

Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseo.
Eliminar la duplicidad mediante la burocracia irreal por lo real.
Incrementar la productividad mediante la optimizacin de los recursos.
Mejorar la calidad de los servicios.
Mejorar la estructura y funciones.

Importancia

La funcin de Organizacin y Mtodos hoy en da es un servicio eminentemente de asistencia y asesora

al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial incrementar la eficiencia administrativa.

Permites amplificarlos procedimientos en los sistemas administrativos, procurando ahorrar en tiempo,

energa, materiales y movimientos, logrando, porlotanto, mayor eficiencia en la operacin del sistema.

ORGANIZACIN Y MTODOS

Esta actividad se realiza a travs de propuestas que elaboran los Analistas de Organizacin & Mtodos.

Las propuestas debern sern analizadas por el nivel gerencial, y ser all en donde se decida si se ponen
en prctica o si son denegadas.

La Asistencia y asesora puede darse:

Externamente: Existen oficinas consultoras de Asesora

Internamente: El departamento de O&M, realiza permanentemente Estudios.

ORGANIZACIN Y MTODOS EN EL FUTURO

La Organizacin y Mtodos en el futuro es la parte que ms incierta; sin embargo los administradores y
empresarios buscan planificar a futuro sin tener muy encuenta que muchas cosas pueden cambiar, o que
para hoy es nuevo, moderno para maana es obsoleto y es que la tecnologa y la computadora lo puede
todo.

FUTURO DE LA DIRECCIN EMPRESARIAL

Las organizaciones podrn aportar al futuro si se est bien entrenado para que no se transforme la
urgencia del cambio en lceras, sino en mentes entrenadas y debidamente encauzadas hacia el manejo
de los hechos, y por supuesto, cada da ms hbiles.

CARACTERSTICAS Y MEDIOS DE FUTURA DIRECCIN EMPRESARIAL

QU ES UN ESCENARIO?

La planificacin de escenarios es una forma interesante para que las organizaciones piensen en el futuro
proceso estructurado.

El tema no tiene que ser necesariamente grande, puede ir desde una compra de seguros hasta la
inversin en tiendas fuera de la regin

ETAPAS PARA LA PLANIFICACIN DE ESCENARIOS FUTUROS

ETAPAS PARA LA ELABORACIN DE ESCENARIOS FUTUROS

APORTE DE LA O Y M A LA COMPETITIVIDAD EMPRESARIAL DE EFICACIA Y EFICIENCIA

 Funcionamiento de las organizaciones
Supone la ejecucin Desde el punto de Las relaciones que

Unidad De Organizacin Y Mtodos

de sus procesos y vista exclusivamente mantiene con otras

Estructura Organizacional
actividades de una formal, definir el reas, su estructura
manera sistemtica, rea, presentar interna y las
es decir, siguiendo razones que funciones que le
ciertos patrones que justifiquen su competen,
conllevan al logro de incorporacin actividades
sus objetivos. dentro de la especficas de las
estructura de la cuales se ejercen
organizacin dichas funciones.

DEFINICION DEL REA

Es la encargada de conocer los problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de

procedimientos, que surjan por cambios o adaptacin de los diversos sistemas formales a los
objetivos determinados por el nivel superior, y proponer las soluciones que correspondan para
mejorar el grado de eficiencia.

La labor de la unidad nace, fundamentalmente, de estas decisiones:

Por iniciativa del gerente de la unidad

Por solicitud de alguna otra unidad
Por la formulacin de un plan de trabajo, elaborado generalmente por el gerente de la
unidad y aprobado por el nivel superior

JUSTIFICACION DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y METODOS

Cuando en una empresa existen anomalas en sus operaciones, se habla de inoperancia y a

simple vista pueden apreciarse:

Excesiva tramitacin de documentos

Roles no definidos o desconocidos
Insuficiente delegacin de funciones
Deficiencias estructurales
Cargas desigualmente distribuidas
Muchas unidades o personas realizando actividades similares.

Son innumerables los indicadores que se pueden observar en las empresas, como por ejemplo
los que se mencionan a continuacin:

Perdida de material, tiempo y energa

Dao frecuente de la maquinaria
Operaciones cuello de botella
Transportes largos y riesgosos
Condiciones de trabajo peligrosas
Altos costos de operacin
Exceso de horas extras
RELACIONES

La unidad de organizacin y mtodos depende directamente de la direccin superior de la

empresa. En la prctica, esto se traduce por la subordinacin a la Junta Directiva o a la direccin
general.

Las relaciones de asesoramiento se definen por la produccin de informacin referida a los

estudios organizativos realizados, la que se entrega a la direccin superior o a un determinado
sector directivo.

FUNCIONES

Estudio de la estructura
Anlisis de funciones
Estudio de los procedimientos
Diseo de formularios.
Redaccin de manuales
Distribucin de espacio fsico

TAREAS PROPIAS DE LA UNIDAD

Planificacin del trabajo

Ejecucin de tareas
Organizacin departamental
Informacin a la direccin

PLANIFICACION DEL TRABAJO

Es decir que las tareas apropias del rea se dan por la decisin del gerente ya que l es aquel
que determina los estudios a realizar y si es necesario contar con la aprobacin de la direccin
superior para su iniciacin.

Ejecucin de tareas

Es decir que una vez hecha la planificacin es decir que una vez aprobada la tarea que se va
ejecutarse procede a aplicar el mtodo de trabajo ms o menos complejo.

Organizacin departamental

Asignacin de tareas entre auxiliares y analistas, de acuerdo con las necesidades emergentes del
cumplimiento de los estudios encargados o del plan aprobado.

Creacin y mantenimiento de los archivos de papeles de trabajos generados de los estudios de la

unidad.

Informacin a la direccin

La unidad de organizacin y mtodos, elabora distintos tipos de informacin, que gira a los
diferentes sectores constitutivos de la empresa. Entre ellos:

A la direccin superior, sobre el desarrollo del trabajo.

A las gerencias de rea, sobre el desarrollo del trabajo.

APORTE DE LA ORGANIZACIN Y METODOS EN LA EFICIENCIA Y EFICACIA

La Organizacin y los Procedimientos Administrativos que determinan el ordenamiento interno

para el logro de una operatividad eficiente.

Es una tcnica que se orienta a optimizar la efectividad y eficiencia de los servicios

administrativos de una organizacin.

ORGANIZACIN Y METODOS

Es el rea de la Organizacin que se ocupa de analizar los problemas estructurales y los

procedimientos de la empresa a fin de optimizar la infraestructra administrativa para el logro de
los objetivos pre-establecidos.

Del anlisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnolgicas
disponibles, surgir una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerrquico
e informativo de la empresa, entendiendo como:

Eficacia: el grado de alcance de los objetivos

Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relacin con estos.

Aporte de la organizacin y mtodos en la eficiencia y eficacia

La Idea es Mejorar en Calidad, Productividad y Servicio. La tecnologa debe ser usada no

solamente para automatizar o alterar procesos existentes, sino ms bien como una herramienta
para cambiar fundamentalmente la forma en que las organizaciones hacen las cosas.

CONCLUSIN

La Organizacin y Mtodos, surge con un criterio de eficientsimo en el uso de los recursos, a fin
de racionalizar gastos en las reas de Servicio, orientndose hacia la Productividad y la Calidad
Total.

Tambin impulsa la necesidad de que las Organizaciones se vean en la necesidad de encarar

verdaderas Reingenieras de Procesos a fin de optimizar los Circuitos y los Sistemas de
Informacin.