Anda di halaman 1dari 39

SMKNEGERI1CIANJUR

MODUL
MEMAHAMIPRINSIPPRINSIP
PENYELENGGARAAN
ADMPERKANTORAN

ProgramKeahlianADMPERKANTORAN

2014

DAFTARISI
DAFTARISI............................................................................................................................................................1
MODUL1MENDESKRIPSIKANADMINISTRASIPERKANTORAN.........................................................3
A. Administrasi........................................................................................................................3
B. Kantor.................................................................................................................................4
C. PengertianAdministrasiPerkantoran................................................................................4
D. RuangLingkupAdministrasiPerkantoran..........................................................................5
MODUL2MENDESKRIPSIKANFUNGSIPEKERJAANKANTOR.............................................................7
A. PengertianOrganisasi........................................................................................................7
B. PrinsipPrinsipOrganisasi...................................................................................................7
C. BentukBentukOrganisasi..................................................................................................7
D. PengertianPekerjaanKantor...........................................................................................10
E. FungsiPekerjaanKantor..................................................................................................10
MODUL3MENGIDENTIFIKASIPEKERJAANKANTOR...........................................................................11
A. JenisJenisPekerjaanKantor............................................................................................11
B. CiriCiriPekerjaanKantor.................................................................................................11
C. HasilJasaatauProdukPekerjaanKantor.........................................................................11
MODUL4MENGIDENTIFIKASISARANADANPRASARANAADMINISTRASIPERKANTORAN..15
A. JenisJenisSaranadanPrasaranaKantor.........................................................................15
B. PengelolaanSaranadanPrasaranaKantor......................................................................19
MODUL5MENGIDENTIFIKASIPERSYARATANPERSONILADMINISTRASIPERKANTORAN.....23
A. PengertianPersonilKantor..............................................................................................23
B. MacamMacamPersonilKantor......................................................................................23
C. TugasdanTanggungJawabPersonilKantor....................................................................23
D. PerangkatKerjaPersonilKantor......................................................................................24
E. TahapanTahapanPengadaanPersonilKantor................................................................24
F. Syaratsyaratpersonilkantor...........................................................................................29
G. PelatihandanpengembanganPersonilKantor...............................................................30
H. MutasiPersonilKantor.....................................................................................................33
I. PemberhentianPersonilKantor.......................................................................................36
DAFTARPUSTAKA............................................................................................................................................39

MODUL1
MENDESKRIPSIKANADMINISTRASIPERKANTORAN
A. Administrasi
1. PengertianAdministrasi
a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare
artinyamelayani,membantu,ataumemenuhi
b. Dalambahasainggrisadministration
c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara
cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan
denganpenyelenggaraanpemerintahan;kegiatankantordantatausaha
d. Dalamartisempit,adalahkegiatanpenyusunandanpencatatandatadaninformasi
secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang
membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara
keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata
usaha
e. Dalamartiluas,adalahkegiatankerjasamayangdilakukanolehduaorangataulebih
berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi
dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara
efektifdanefisien.
2. UnsurUnsurAdministrasi
Menurut The Liang Gie dalam buku Adminitrasi Perkantoran Modernterdiri dari
delapanunsur:
a. Pengorganisasian
b. Manajemen
c. Tatahubungan
d. Kepegawaian
e. Keuangan
f. Perbekalan
g. Tatausaha
h. perwakilan
3. FungsiAdminitrasi
MenurutQuibleadalimayaitu:
a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipandanpenggandaan
b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan
ketrampilanperkantoranyangmemadai
c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan
pembelian
d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis
sebagaidasarpengambilankeputusansertaketrampilanyangberhubungandengan
oranglainsepertimengoordinasikantim

e. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan,


pengorganisasian,pengukurandanpemotivasian
B. Kantor
1. Pengertian
a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan(perusahaan);tempatbekerja
b. Kantormerupakansuatuunitorganisasiyangterdiridaritempatpersonildanoperasi
ketatausahaan.
2. Tujuankantor
Memberikanpelayanankomunikasidanperekaman
3. Fungsikantor
a. Menerimainformasi
b. Merekaminformasi
c. Mengaturinformasi
d. Memberiinformasi
e. Melindungiaset/harta
C. PengertianAdministrasiPerkantoran
1. WilliamSpriegeldanErnestDavies
Dalam buku Principles of Business Organization and Operation, manajemen kantor
adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatankegiatan seperti transportasi,
manufakturing,pergudangan,danpenjualan
2. GeorgeR.Terry
DalambukuOfficeManagementandControl,manajemenkantoradalahperencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan
pelaksanaannyauntukmencapaitujuan



3. ArthurGranger
Dalam buku National Office Management Association Report, manajemen kantor
adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari
suatuorganisasi.
4. WilliamLeffingwelldanEdwinRobinson
DalambukuTextbookofOfficeManagement,manajemenkantorsebagaisuatufungsi,
yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan
pelaksanaanpekerjaankantorsecaraefisien,kapanpundandimanapunpekerjaanitu
dilakukan.
5. W.HEvans
Dalam buku Administrasi Perkantoran Modern, administrasi perkantoran sebagai
fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi
perusahaan,yaituprosespengolahandata,komunikasidanmemoriorganisasi
6. Dalamartisempit,administrasiperkantoranadalahsemuakegiatanyangbersifatteknis
ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam

pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi


pimpinandanjugamembantudalamkelancaranperkembanganorganisasi
D. RuangLingkupAdministrasiPerkantoran
1. KegiatanKantor
a. Perencanaanperkantoran(officeplanning)
1) Perencanaangedung
2) Tataruangkantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapanperalatandanperabotankantor
6) Metodemetodedanstandarisasipekerjaankantor
7) Anggaran(budgeting)perkantoran
8) Standarkualitaskerja
9) Sisteminformasidantelekomunikasi
b. Pengorganisasianperkantoran(officeorganizing)
1) Pembagiantugasdanpekerjaanagarlebihefisiendalamorganisasi/perusahaan
2) Pemeliharaanhubungankerjayangbaikdenganatasanataupunbawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan
untukmemudahkankaryawandalammelakukanpekerjaan
c. Pengarahanperkantoran(officeactuating)
1) Penggunaanteknikyangefektifdalammelakukanpengawasanterhadapbawahan
2) Penggunaanteknikyangefektifdalammemberikanmotivasiterhadapbawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika
karyawanmenghadapikesulitandalampekerjaan
4) Penyatuanvisi,misikaryawandanorganisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi
antaraatasandenganbawahandapatberjalanlancar
6) Penggunaantolakukuryangadildalammemberikangajikepadakaryawan
d. Pengawasanperkantoran(officecontrolling)
1) Penggunaanperalatandanperabotkantor
2) Metodemetodedanstandarisasipekerjaankantor
3) Kualitaspekerjaankantor
4) Pelayanankantor
5) Waktu
6) Biayaperkantoran
2. SaranadanFasilitasKerjaPerkantoran
a. Lokasikantor
Faktoryangperludiperhatikandalammenentukanlokasikantor:
1) Faktorkeamanan
2) Faktorlingkungan
3) Faktorharga
b. Gedung
Faktoryangperludiperhatikan:

1) Menjaminkeamanandankesehatankaryawan
2) Memilikifasilitasyangmemadai
3) Hargagedungyangkompetitif(seimbangdenganbiayadankeuntungan)

c. Peralatan
1) Perabotankantor(officefurniture):meja,kursi,rak,lacilaci,dll
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan
peralatanhabispakailainnya
d. Interior
Adalahtatananperabot/perangkatkantoryangmenunjangpelaksanaankerjadalam
ruangkantor,sepertipenerangan,ventilasi,plafon,jendela,danhiasankantor
e. Mesinmesinkantor
Disesuaikandenganprosedurkerja,metodekerjadankebutuhankantor

MODUL2
MENDESKRIPSIKANFUNGSIPEKERJAANKANTOR
A. PengertianOrganisasi
1. Asal kata dari bahasa yunani, Organon. Dalam bahasa latin Organumartinya alat,
bagian,anggotaataubadan
2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagianbagian (orang) dalam
perkumpulanuntukmencapaitujuantertentu;kelompokkerjasamaantaraorangorang
yangdiadakanuntukmencapaitujuanbersama.
3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk
perserikatanmanusiauntukmencapaisuatutujuanbersama.
4. ChesterI.Barnard(BukuTheFunctionsofTheExecutive)adalahsuatusistemmengenai
usahausahakerjasamayangdilakukanolehduaorangataulebih.
5. J.WillianSchulze,adalahsuatupenggabungandariorangorang,bendabenda,alatalat
perlengkapan,ruangkerjadansegalasesuatuyangbertaliandengannya,yangdihimpun
dalamhubunganyangteraturdanefektifuntukmencapaisuatutujuanyangdiinginkan.
6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk
mencapaitujuantertentu.
Kesimpulandaridefinisi,ciriciriorganisasisebagaiberikut:
1. Terdapatsekelompokorang(duaataulebih)
2. Adakerjasama
3. Adatujuanbersama
B. PrinsipPrinsipOrganisasi
1. Prinsipperumusantujuan
2. Pembagiankerja
3. Pendelegasiankekuasaan/wewenang
4. Tingkatpengawasan
5. Rentangmanajemen
6. Kesatuanperintah
7. Koordinasi
C. BentukBentukOrganisasi
Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi
menjadi3macam:

1. OrganisasiGaris/Lini
Ciriciri:
Organisasi dibagi ke dalam unitunit kerja yang bulat pada tingkattingkat jenjang
yangdiperlukan
Wewenangdaripucukpimpinanmengalirlangsungkepadaparapemimpinunitpada
tatajenjangorganisasi
Masingmasingunitmemegangwewenangdantanggungjawabpenuh
Semuakaryawanmenerimainstruksidanpetunjuklangsungdaripimpinanunit
Lalulintaswewenangdantanggungjawabberjalantegaklurusdanvertikalmelalui
salurantunggal
7

Kelebihan:
Kesatuanperintahlebihterjamin,karenapimpinanberadapadasatutangan
Prosespengambilankeputusandapatberjalanlebihcepat
Rasakesetiakawananantarkaryawanlebihtinggikarenalebihsalingkenal
Kekurangan:
Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan
tersebuttidakmampumakaakanterancamjatuhorganisasitersebut.
Pimpinanlebihcenderungotoriter
Karyawanlebihsulitberkembang

Pimpinan




Pimpinan Pimpinan Pimpinan




Kepala
Kepala Kepala Kepala Kepala Kepala
Seksi Seksi Seksi Seksi Seksi Seksi


2. OrganisasiGarisdanStaf
Ciriciri:

Pimpinanmengangkattenagastaff
Unitunitorganisasidisusunmenurutgarislurus
Kelebihan:
Memudahkanuntukpengambilankeputusanyangtepatkarenaadanyastaffahli
Cocokdigunakanpadaorganisasibesaryangmemilikitugasdantujuanyangluas
LebihmudahuntukmenerapkanTheRightmanontherightplace
Kekurangan:
Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah
karyawannyayangbanyaksehinggakaryawantidaksalingmengenal
Koordinasisulitdilakukankarenakompleksnyasusunanorganisasi


Pimpinan

Akuntan Penasehat
publik hukum

Bagian Bagian Bagian Bagian

pemasaran keuangan SDM


produksi

Kepala Kepala Kepala Kepala


Kepala Kepala Kepala Kepala
seksi seksi seksi seksi seksi seksi seksi seksi

3. Organisasifungsional
Ciriciri:
Seorangpimpinantidakmempunyaibawahanyangjelas
Setiappimpinanberwenangmemberikanperintah
Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal
mungkin
Kelebihan:
Pembagiantugaslebihjelas
Spesialisasikaryawandapatdikembangkandandimanfaatkansemaksimalmungkin
Kekurangan:
Sulitmelakukantourofduty(perputaranpekerjaan)
Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan
spesialisasinya
Tidakadakesatuanperintah

pimpinan

Kepalabagian Kepalabagian Kepalabagian Kepalabagian

Kepalaseksi Kepalaseksi Kepalaseksi

D. PengertianPekerjaanKantor
1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan
pembuatan warkatwarkat tertulis dan laporanlaporan sebagai cara untuk
meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi
tindakanpengawasanpimpinan
2. WillianLeffingwelldanEdwinRobinson,menekankankepadawarkatwarkatdaribadan
usaha, pembuatan warkatwarkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari
keterangandikemudianhari
3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu
menyediakansuatupelayananmengenaikomunikasidanwarkat,antaralainmenerima,
mencatat,mengolah,memberikanketerangan,danmelindungihartakekayaan.
E. FungsiPekerjaanKantor
1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaanpekerjaan operatif untuk
mencapaitujuanorganisasi
2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat
keputusan.
3. Membantukelancaranperkembanganorganisasisecarakeseluruhan

10

MODUL3
MENGIDENTIFIKASIPEKERJAANKANTOR
A. JenisJenisPekerjaanKantor
a. Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta
mengumpulkanberitadanmenyusunnya.
b. Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai
media
c. Menggandakan
Contoh:fotokopi,mencetakinformasidenganprinterataurisograph
d. Mengirim
Mengirimsuratlewatpos,faksimile,emaildanmendistribusikaninformasi
e. Menyimpan
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan
menyusunbukudiperpustakaan
f. Melakukankomunikasi
Contoh:bertelepon,korespondensi,chattingdanteleconference
g. Menghitung
Contoh:menghitungdatapenjualan,keuangan,danjumlahsaranadanprasarana
h. Pekerjaanlainnya
Contoh:pelayanantamu,kurirdanpetugaskebersihankantor
Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama
perusahaanadalah:
1. Typing :24,6%
2. Calculating :19,5%
3. Checking :12,3%
4. Filling :10,2%
5. Telephoning :8,8%
6. Duplicating :6,4%
7. Mailing :5,5%
8. Other :12,7%
Total :100%
B. CiriCiriPekerjaanKantor
1. Bersifatpelayanan
2. Terbukadanluas
3. Dilaksanakanolehsemuapihakdalamorganisasi
C. HasilJasaatauProdukPekerjaanKantor
1. Surat
Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang
disampaikankepadapihaklainuntukmendapatkantanggapan.
Kegunaansurat:
Sebagaialatkomunikasisecaratertulis
11

Sebagaialatpengingatjikasewaktuwaktudiperlukan
Sebagaialatbuktitertulisyangsangatotentik
Dapatmenjadinilaihistoris
Sebagaidutaorganisasi
Sebagaidasardalampengambilankeputusanpimpinan
Halyangperludiperhatikandalammembuatsurat
Gunakankertasyangbaik,HVSukuranA4untukperusahaanswastadanukuranfolio
(F4)untukpemerintahan
Suratdibuatlengkapdenganbagianbagiansuratyangterstrukturdanbentukyang
dipilih
Bahasaharusdibuatdenganbaeik,lugas,jelas,padatdantidakberteletele
Gunakanbahasaindonesiayangbaikdanbenar
2. Laporan
Adalahsuatubentukpenyampaianinformasi,data,atauberitabaiksecaralisanmaupun
tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan,
pengetikandanpengolahandata.
1) Fungsilaporan:
Sebagaibahanpertanggungjawaban
Alatmenyampaikaninformasi
Alatpengawasan
Bahanpenilaian
Bahanpengambilankeputusan
2) Halhalyangperludiperhatikandalammembuatlaporan:
Harusjelasdancermat
Mengandungkebenarandanobjektifitas
Lengkap
Tegasdankonsisten
Langsungmengenaisasaran
Disampaikankepadaorangdanalamattujuanyangtepat
Disertaidengansaransaran
Tepatwaktu
3) Jenisjenislaporan:
a. Laporanberdasarkanwaktu
Laporan berkala laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam
jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan).
Contoh:laporankehadirankaryawansetiapbulan.
Laporaninsidentallaporanyangdibuatapabiladiperlukan
b. Laporanberdasarkanbentuk
Laporanberbentuksuratlaporanyangdibuatsecaratertulisdalambentuk
surat,isinyaantarasatusampaiempathalaman.Contoh:laporanjumlahsiswa
yangkeluardarisuatusekolah

12

Laporanberbentuknaskahlaporandisampaikandalambentuknaskah,baik
naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau
notulenrapat.
Laporan berbentuk memo laporan yang ditulis menggunakan memo.
Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar
pejabat/pimpinan.
c. Laporanberdasarkanpenyampaian
Laporanlisanlaporanyangdisampaikansecaralangsung
Laporantertuliscontoh:surat,naskahdanmemo
Laporan visual laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh:
disampaikanmelaluimediapresentasi(powerpoint)
d. Laporanberdasarkansifat
Laporanbiasalaporanyangisinyabersifatbiasadantidakrahasia,sehingga
jikalaporanterbacaoranglaintidakmenimbulkandampaknegatif
Laporanpentinglaporanyangisinyabersifatpentingdanrahasia,sehingga
hanyaorangtertentusajayangbolehmengetahuinya.
e. Laporanberdasarkanisinya
Laporaninformatiflaporanyangisinyahanyaberisiinformasisaja
Laporan rekomendasi laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa
adanyapembahasanlebihlanjut
Laporananalisalaporanyangisinyaberupahasilanalisasecaramendalam
Laporan kelayakan laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan
kelayakanataupemilihanmanayangterbaik
Laporan pertanggungjawaban laporan yang berisi pertanggungjawaban
tugasseseorangataukelompokkepadaatasanyangmemberitugastersebut.
4) Langkahlangkahmembuatlaporan
Menentukanmasalahyangakandilaporkan
Mengumpulkanbahan,datadanfakta
Mengklasifikasidata
Mengevaluasidanmengolahdata
Membuatkerangkalaporan
Kerangkalaporanterdiridari:
a. Pendahuluan
Maksuddantujuanpenulisanlaporan
Masalahpokokyangdilaporkan
Sistematikalaporan
b. Batangtubuh
Datadanfaktapelaksanaankegiatan
Kesesuaianpelaksanaandenganperencanaan
Masalahyangterjadi
Pembahasanmasalah
c. Penutup
Kesimpulan,dan

13

Saran
3. Formulir
Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat
dataatauinformasiyangbersifattetap,danadabeberapabagianlainyangakandiisi
denganinformasiyangtidaktetap
a. Keuntunganmembuatformulir
1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam
halpenggunaankertas
2) Memudahkandalampenyimpanandanpencatatan
3) Adanyakeseragaman
4) Mengurangikegiatanfotokopi
b. Fungsiformulir
1) Mencarisuatuketerangan
2) Menghimpundatayangsama
3) Menyampaikaninformasiyangsama
4) Sebagaibuktifisik
5) Sebagaidasarpetunjukuntukbekerja
c. Halhalyangperludiperhatikandalammembuatformulir
1) Setiapformuliryangdibuatharusmempunyaikegunaanyangjelas
2) Perhatikanefektivitasdanefisiensiformulir
3) Adastandarisasidalampembuatanformulir
4) Informasidibuatsecaratersusundenganrapi,logisdanpraktis
5) Dibuatsecarasederhana
6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang
cukup
7) Harusadajudulnamaformulir
8) Menggunakanukurantertentusesuaikebutuhan
9) Cantumkannamaorganisasiuntukformulirkeluarkantor
10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan
direncanakansecaramatang
4. Berbagaimacamdokumentertulis
Dokumentertulislain:tabel,peta,grafik,gambar,bukuataupaper
Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan
informasisecaralangsung
5. Arsip
Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa
informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut
suatucaratertentusehinggainformasitersebutdapatdigunakandenganlebihbaikdan
lebihlama.

14

MODUL4
MENGIDENTIFIKASISARANADANPRASARANAADMINISTRASIPERKANTORAN
A. JenisJenisSaranadanPrasaranaKantor
Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat
dalammencapaimaksudatautujuan;alat
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya
suatuproses(usaha,pembangunan,proyek)
1. Peralatan/PerlengkapanKantor(OffieceSupplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu
pelaksanaanpekerjaankantor,sehinggamenghasilkansuatupekerjaanyangdiharapkan
selesailebihcepat,lebihtepat,danlebihbaik.
a. Peralatan/perlengkapandilihatdaribentuknya
1) Berbentuklembaran
2) Berbentuknonlembaran
3) Berbentukbuku
b. Peralatan/perlengkapandilihatdaripenggunaannya
1) Baranghabispakai
2) Barangtidakhabispakai
2. MesinMesinKantor(OfficeMachine)
3. MesinKomunikasiKantor
4. PerabotKantor(OfficeFurniture)
5. InteriorKantor(OfficeArrangement)
6. TataRuangKantor(OfficeLayOut)
Definisiruangkantor:
1. Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, adalah
penyusunanalatalatpadaletakyangtepatsertapengaturankerjayangmemberikan
kepuasanbekerjabagiparakaryawan
2. LittlefielddanPeterson,dalambukuModernOfficeManagement,tataruangkantor
dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruang yang
tersedia
a. Tujuantataruang
1) Memberikankenyamanankepadakaryawan
2) Memanfaatkanruangankantordenganmaksimal,sehinggatidakadaruangyang
tidakberguna
3) Memudahkanaruskomunikasidanaruskerja
4) Memudahkandalampengawasan
5) Memudahkandalampemberianpelayanan
6) Memudahkangerakkaryawandalambekerja
7) Memberikanrasaamandankeleluasaanpribadi
8) Menjauhkandarikebisinganyangterjadi
9) Memberikanpencitraanyangbaikkepadapelangganmaupuntamuperusahaan
b. Bentukbentuktataruangkantor
1) Ruangkantorterbuka

15

Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersamasama


dalamsaturuangantanpadipisahkanolehtembokataupunpenyekatdarikayu
a) Keuntungan
Mudahmerubahruangan
Mudahdalamberkomunikasi
Mudahdalampengawasan
Menghematpenggunaan
Memudahkanpenempatan,penggunaandanperawatanperalatankerja
Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar, sehingga suasana lebih
segar
b) Kerugian
Sulitmelakukanpekerjaanrahasia
Kebisinganakanmembuatkonsentrasikerjaterganggu
Karyawankurangleluasadalamhalmenyangkutpribadi
2) Ruangkantortertutup
Ruangandipisahkanolehtemboktembokataupenyekatyangterbuatdarikayu
a) Keuntungan
Pekerjaanyangsifatnyarahasiadapatterjaga
Pimpinan maupunkaryawandapatbekerjalebihtenang,karenaterhindar
darikebisingan
Karyawanlebihleluasadalambekerja
b) Kerugian
Pengawasanlebihsulitkarenaterhalangolehpenyekat
Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih
pengapdangerah.
Perubahantempatlebihsulitdilakukan
3) Ruangkantorsemitertutup
Ruanganyangdisekathanyasetinggi1,5meter.
a) Keuntungan:menjagaprivasikerja
b) Kerugian:perubahantempatlebihsulitdilakukan
c. Pedomanpembuatantataruangkantor
1) Asasasastataruangkantor
a) Asasjarakterpendek
b) Asasrangkaiankerja
c) Asaspenggunaanseluruhruangan
d) Asasintegrasikegiatan
e) Asasperubahansusunantempatkerja
f) Asaskeamanandankepuasankaryawan
2) Prinsipprinsiptataruangkantor
a) Bagianataufungsikerjayangberhubunganditempatkanberdekatan
b) Pekerjaandilakukansecaraberkesinambungandalamgarislurus
c) Alurkerjaharussederhana
d) Perlengkapankantordiletakandekatkaryawanyangmenggunakannya

16

e) Sebaiknyamejadankursidalamsatubagianmempunyaiukuranyangsama
f) Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya
langsung
g) Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya
ditempatkandibagianterdepan
h) Jikaadapekerjaanyangdapatmendatangkankebisingan,sebaiknyadijauhkan
daribagianbagianyanglaindanditempatkandekatjendela
3) Faktoryangmempengaruhitataruangkantor
a) Sistempencahayaan/penerangan
Adaempatjenispencahayaan:
Naturallighting=sinarmatahari
Tasklighting
Ambientlighting=lampulampulangitlangit
Accentlighting=daerahdaerahtertentu
Sistempencahayaan/peneranganadaempat:
Penerangandirect
Penerangansemidirect
Peneranganindirect
Penerangansemiindirect
b) Sistemwarna
Menurut Darul Amin Jemmy, warnawarna yang lembut akan cocok dengan
suasana kerja, diantaranya: abuabu cerah, krem, warna gading (broken
white), dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya yang
dianjurkan.
Macammacamwarna:
Warnaprimer:merah,biru,kuning
Warnasekunder:warnayangdihasilkandaricampuranwarnaprimer
Warnatersier:campurandariwarnaprimerdansekunder
Artiwarnadanefekpsikologis:
Merah:berani,sensual,merah
Kuning:kehangatan,bercahayadancerah
Hijau:alami
Biru:harmonis,tenang,lapang
Putih:orisinal,ringan,polos,tenteram,nyaman,terang
Merahmuda:ceria,romantis
Oranye:bersahabat,hampirsamadenganmerah,dll
Pertimbangandalammemilihwarnaruang:
Ukuranruang
Lokasibangunan
Lokasiruangan
Tiperuang
Bentukruang

17

Tinggiruang
Keuntunganpenggunaanwarnayangsesuai
Kantorlebihmenarikdanmenyenangkan
Ruangantidakterlalusilauakibatcahayayangberlebihan
Karyawandapatbekerjalebihsemangat,tenang,dangembira
Produktivitaskerjakaryawanakanmeningkat
Karyawanmerasalebihlegadanrasatertekandapatberkurang
Dapatmeningkatkancitrayangbaikbagiperusahaan

c) Sistempengaturanudararuangan
Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi Fakultas Kedoktera UI
menyatakanbebanpanasyangberlebihandapatmenurunkanprestasikerja.
Suhuudarauntukkondisibekerjdengannyamanadalah25,60C.
Caramengatasiudarayangpanasdanlembab,yaitu:
Ruangan kantor menggunakan AC yang dapat mengatur suhu secara
otomatis
Membuatventilasi(lubangudara)yangcukup
Memakaipakaiankerjayangsesuaidengankondisiruang
Keuntunganpengaturanudarayangtepatdanbaik:
Karyawanlebihnyamandalambekerja
Semangatkerjakaryawandapatmeningkat
Kesehatankaryawanlebihterpelihara
Produktivitaskerjalebihmeningkat
Kualitaskerjamenjadilebihbaik
Memberikesanyangbaikkepadatamu
d) Sistempenataansuara
Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah tenang terutama yang
membutuhkankonsentrasi.Tapijikagaduhdapatmenimbulkanproduktivitas
menurun.
Berikuthalyangditimbulkanakibatsuaragaduh:
Konsentrasikaryawanterganggu
Semangatkerjakaryawanmenuru
Dapatterjadigangguanmental/sarafkaryawan
Karyawantambahlelah
Kesalahankerjabanyakterjadi
Produktivitaskerjarendah
Caramengurangitingkatkebisingan:
Ruangandiberipenyadapsuara
Dibawahmesintikdiberialaskaret.Sehinggasuaranyadapatdiredam
Pengadaanprinterusahakantidakterlalubersuara(laser)
Gerakandisiplinkaryawanharusmendapatperhatian
Tempatpesawatteleponusahakanditempatkhusus
18

B. PengelolaanSaranadanPrasaranaKantor
Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan,
pemeliharaan,inventarisasi,danlaporansaranadanprasarana.
1. Pengadaan
Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang
pelaksanaantugas.
Halhal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana
kantor:
Gunakanprosedurpengelolaansaranadanprasarana
Tentukanjenis,kuantitasdankualitassaranadanprasaranayangdibutuhkan
Sediakandangunakasaranadanprasaranadalamkegiatanoperasional
Penyimpanandanpemeliharaansaranadanprasarana
Kumpulkandankeloladatasaranadanprasarana
Penghapusansaranadanprasaranasesuaidenganproseduryangberlaku
Spesifikasibarangyangperludirencanakan:
a. Baranghabispakai
Kegiatanperencanaanbaranghabispakai:
1) Menyusundaftarperlengkapanyangsesuaidengankebutuhan
2) Menyusunperkiraanbiayayangdiperlukanuntukpengadaanbarang
3) Menyusunrencanapengadaanbarang
b. Barangtakhabispakai
1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana
kegiatansertamemperhatikanperlengkapanyangmasihada
2) Memperkirakanbiayaperlengkapan
3) Menetapkanskalaprioritasmenurutdanayangtersedia
4) Menyusunrencanapengadaantahunan
c. Barangtidakbergerak
1) Tanah
Perencanaantanahsebagaiberikut;
a) Menyusunrencanapengadaantanah
b) Mengadakansurveiuntukmenentukanlokasitanah
c) Mengadakansurveiterhadapadanyasaranajalan
d) Mengadakansurveihargadilokasi
e) Mengajukanrencanaanggarankepadasatuanorganisasiyangditetapkanbaikdi
daerahmaupunpusat,denganmelampirkandatayangdisusundarihasilsurvey
2) Bangunan
Perencanaanbangunanmeliputi:
a) Mengadakansurveitentangkeperluanbangunan
b) Mengadakanperhitunganluasbangunan
c) Menyusunrencanaanggaranbiaya
d) Menyusuntahapanrencanaanggaranyangdisesuaikandenganrencanatahapan
pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan
denganmemperhatikanskalaprioritas
19

Langkahlangkahdalampengadaanbarangataubahankantor;
a. Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar
permintaanbarangkebagiangudang
b. Petugasgudangmemeriksapersediaanataustokbarangdigudang
c. Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan memeriksa
kebutuhanbarang/bahankantor
d. Selanjutnyamemintapersetujuankepadapimpinan/kepala
e. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji (kuantitas dan
kualitasnya)
f. Sesudah dicatat barangbarang disimpa di gudang untuk didistribusikan ke unit
yangmembutuhkan
2. Penyimpanan
Adalahkegiatanyangdilakukanolehsatuankerjaataupetugasgudanguntukmenampung
hasilpengadaanbarang/bahankantor,baikberasaldaripembelian,instansilain,atauyang
diperolehdaribantuan
a. Tujuanpenyimpananbarang/bahankantor:
1) Agarbarangtidakcepatrusak
2) Agartidakterjadikehilanganbarang
3) Agartersusunrapisehinggamudahditemukanapabilabarangtersebutdicari
4) Memudahkandalampengawasan
5) Memudahkandalamanalisa
b. Sebelumpenyimpanandilakukansebaiknyamemperhatikan:
1) Persediaanalatalatpemeliharaanyangdiperlukan
2) Pergudanganyangmemenuhisyaratsyaratyangditentuka
3) Sifatbarangyangdisimpan
4) Saranapenyimpanandanpemeliharaan
5) Prosedurdantatakerja
6) Biayayangdisediakan
7) Tenagayangdiperlukan
8) Jangkawaktupenyimpanan
c. Carapenyimpananbarang/bahankantor:
1) Barangdisimpanberdasarkanklasifikasi(jenis,berat,merekdansatuanbarang)
2) Barangdisimpandalamkeadaanbersih
3) Barangdisimpandalamruanganyangcukupventilasi
4) Barangdisimpanditempatyangmemadai
5) Barangdisimpanrapidengankodeyangtelahditentukanagarmudahdicari
6) Barangdisimpanharusterhindardarisengatanmatahariatausiramanair
7) Barangdisimpanharusdiruanganyangdapatdikunci
8) Barangyangdisimpanharussudahdihitungdandicatatdalambukupersediaan
9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian
terdepansebaliknyabarangyangdikeluarkanlebihlamadisimpanlebihdalam
3. Pemeliharaan

20

Adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap
dalamkeadaanbaikatausiapuntukdipakai
Tujuanpemeliharaansaranadanprasaranakantor;
Agarbarangtidakmudahrusakkarenahama/suhu/cuaca
Agarbarangtidakmudahhilang
Agarbarangtidakkadaluarsa
Agarbarangtidakmudahsusut
Agarsaranadanprasaranaselaludalamkeadaanbersih
Kegiatanpemeliharaansaranadanprasaranadapatdilakukandenganberbagaicara:
a. Pemeliharaanberdasarkanwaktu
1) Pemeliharaanseharihari
2) Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan
sekali,dll)
b. Pemeliharaanberdasarkanjenisbarang
1) Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat
elektronik
2) Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debudebu yang menempel
padaalat,sebaiknyadilakukansetiaphari
Contohkegiatanpemeliharaansaranadanprasarana:
Sediakankamper(kapurbarus)untukmencegahhamaataulakukanpenyemprotan
Bersihkansaranadanprasaranaagarbebasdaridebu
Sediakanalatpemadamkebakaran
Janganmenyimpanbahanbakar
Pasangpengumumandilarangmerokok
GunakansaranadanprasaranasesuaiSOP(StandardOperatingProcedure)
Pisahkanbarangbarangyangrusakdantidakrusak
Perbaikibarangbarangyangrusak
Simpanbarangbarangdenganbaikdanbenar
Simpankembalibarangyangtelahdigunakanpadatempatsemula
MatikanlistrikdanACsebelumpulangkera
Tutuprapatlacidanlemariagarbinatangkeciltidakmudahmasuk
Tutupjendelaruangansebelumpulangkerja
4. Inventarisasi
Tujuaninventarisasisaranadanprasarana;
Agarperalatantidakmudahhilang
Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan
Memudahkandalampengecekanbarang
Memudahkandalampengawasan
Memudahkanketikamengadakankegiatanmutasi/penghapusanbarang
Untukmemudahkaninventarisasidiperlukanbukubukuatauformatpencatatan
a. Bukuindukinventaris

21

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang
sudah/pernahdimilikiolehsuatukantor.
b. Bukugolonganbaranginventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barangbarang inventaris
menurut golongan yang telah ditentukan, masingmasing berdasarkan klasifikasi kode
barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak
habispakai.
c. Bukucatatanbarangnoninventaris
Adalahbukuyangdigunakanuntukmencatatsemuabarangnoninventari(barangyang
belumdiketahuistatusnya)yangdimilikiolehsuatukantor.
5. Laporansaranadanprasarana
Adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana
kantor,baikpersediaan,mutasimaupunkeadaanfisikdarisaranadanprasaranatersebut
dalamperiodewaktutertentu.Laporaninibiasanyadibuatdalamjangkawaktutigabulan,
enambulanatausatutahun.
a. Fungsiadanyalaporansaranadanprasarana
1) Sebagaibahanpertanggungjawaban
2) Sebagaipengendalipersediaan
3) Memberikaninformasitentangbarangyangtersediadanmutasibarang
4) Sebagaidasar/bahandalampengambilankeputusanpimpinan
b. Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri
denganbeberapabuktiataucatatanpendukung,diantaranya:
1) Buktipenerimaanbarang
2) Buktipembelianbarang
3) Buktipengeluaranbarang
4) Kartubarang
5) Kartupersediaan
6) Daftarinventaris
7) Daftarrekapitulasibaranginventaris
c. Teknikpembuatanlaporandapatdisusunsebagaiberikut;
1) Memeriksabarang
2) Menghitungpersediaanbarangawaltahunanggaran
3) Menghitungpenerimaandanpengadaanbarang
4) Menghitungpengeluaranbarang
5) Menghitungsisapersediaan
6) Mencatatmutasibarang
7) Melaporkankepadaatasanataupimpinan

22

MODUL5
MENGIDENTIFIKASIPERSYARATANPERSONILADMINISTRASIPERKANTORAN
A. PengertianPersonilKantor
Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak. Tentunya kita sering
mendengarnyadenganistilahkaryawan.
1. Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh
pemerintah
2. Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi
pemerintahdandigajiolehperusahaanswastatersebut
3. Pegawaitetap:pegawaiyangsudahdiangkatresmimemilikistatuspegawaidengangaji
dantunjangantetap,baikbekerjadiinstansipemerintahmaupunswasta
Jadidapatdisimpulkanbahwapersonilkantoradalahorangorangataukaryawan/pegawai
yang menjalankan atau melayani pekerjaanpekerjaan dalam suatu organisasi/kantor
pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat
imbalanjasaberupagajidantunjangan.
B. MacamMacamPersonilKantor
1. Administratorataupetugaspelaksanaadministrasi
Adalah orang yang menentukan garisgaris besar kebijakan dan tujuan yang harus
dijalankanolehkantorsebagaipedomandalammelaksanakankegiatanuntukmencapai
tujuanyangtelahditetapkan
2. Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf,
mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk
mencapaitujuanyangtelahditetapkan
3. Stafataupembantuahli
Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya,
bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan
pekerjaankantor
4. Workerataupegawai/pekerja
Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan
pekerjaanpekerjaankantor
C. TugasdanTanggungJawabPersonilKantor
Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu
organisasi/kantor.Secaraumumtugasdantanggungjawabpersonilkantorsebagaiberikut;
1. Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung
jawabterhadapkelancaranaktivitaskantorsecarakeseluruhan
2. Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab
mencatatdanmenyimpansemuawarkatatausuratkeluardanmasuk
3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan,
mengaturaruskaskeluardankasmasuk
4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan,
jugauntukkaryawandibagianlainnya,sertamembuatsuratkeluar

23

5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orangorang
yangmempunyaikepentinganterhadapkantor
D. PerangkatKerjaPersonilKantor
Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing
cabinet,alattulis,kertastulis,komputer,mesintik,pesawattelepon,danlainsebagainya.
Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugastugas admistrasi adalah
komputer.Berikutbeberapakemudahanpenggunaankomputer;
1. Denganmicrosoftwordtidakperlulagirepotrepotberulangkalimengetiksurat
2. Aplikasi spreedsheet pada microsoft exceel dapat memudahkan pengerjaan laporan
keuangan
3. Aplikasidatabase
4. Alatscanner
5. Lokalareanetworking
6. Email
E. TahapanTahapanPengadaanPersonilKantor
1. Analisisjabatan
Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan)
untukmengetahuikeadaanyangsebenarnya(sebabmusabab,dudukperkara
Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai halhal yang
berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job
specification),danevaluasipekerjaa(jobevaluation)
Analisisjabatanbergunauntuk:
a. Perekrutandanseleksikaryawan
b. Kompensasigajikaryawan
c. Evaluasijabatan
d. Penilaianprestasikerjakaryawan
e. Pelatihan(training)
f. Promosidanpemindahankaryawan
g. Organisasi
h. Memperkayapekerjaan
i. Penyederhanaanpekerjaan
j. Penempatankaryawan
2. Rekrutmen
MenurutKBBI,rekrutmenadalahpengerahan,masalahtenagakerja.Rekrutmenadalah
prosesusahauntukmencaridanmempengaruhitenagakerjaagarmaumelamaruntuk
lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta
maupunpemerintah.
a. Penentuandasarrekrutmen
Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan
unukmengisijabatantersebut.Spesifikasiharusdiuraikansecarajelasagarpelamar
mengetahuikualifikasiapasajayangdibutuhkan.
b. Penentuansumbersumberrekrutmen
1) Sumberinternal
24

Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja
diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan
karyawan yang memenui spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau
untukmengisitugasbaru
Keunggulansumberinternal:
a) Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang
untukpromosi
b) Loyalitaskaryawanmenjadibesar/tinggiterhadapperusahaan
c) Biayarekrutmendapatditekan,karenatidakperlubiayauntukiklan
d) Waktuperekrutanrelatifsingkat
Kelemahansumberinternal:
a) Kurangmembukakesempatanuntukangkatankerjabaruyangberadadiluar
perusahaan
b) Kurangadawibawabagikaryawanyangdimutasikan
2) Sumbereksternal
Adalahtenagakerjaataukaryawanyangakanmengisimengisikerjayangdiambil
dariluarperusahaan,antaralainsebagaiberikut:
a) Pelamardatangsendiri
b) Kantordinastenagakerja
c) Lembagalembagapendidikan
d) Pemuataniklan/advertising
e) Referensiseseorang/rekanankaryawan
f) Mengambildariperusahaanlain
g) Nepotisme
Keunggulansumbereksternal
a) Kewibawaankaryawanyangditerimarelatifbaik
b) Kemungkinanakanmembawasistemkerjabaru
Kelemahansumbereksternal
a) Kurangadakesempatanbagikaryawanuntukpromosi
b) Biayarekrutmenrelatifbesarkarenaadabiayaiklandanbiayatahapanseleksi
c) Wakturekrutmenakanlama
d) Loyalitasterhadapperusahaanbelumbisadiketahui
c. Metodemetoderekrutmen
1) Metodetertutup
Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau
orangorang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan
demikianakansulitmemperolehkaryawanyangbaik
2) Metodeterbuka
Yaitupelaksanaanrekrutmenyangdiumumkanmelaluiiklandimediamassa.Hal
ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan
memperolehkaryawanyangbaikdanandalmenjadilebihbesar
d. Kendalakendalarekrutmen
1) Kebijakanperusahaan.Biasanyamenyangkutgaji

25

2) Persyaratanjabatan.Semakinbanyakpersyaratanyangdipenuhisemakinsedikit
minat.
3) Soliditasperusahaan.Besarkecilnyaperusahaandansoliditasnya
4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka dan tertutup mempengaruhi
minatpelamar
5) Kondisipasartenagakerja.Tinggirendahnyatingkatpenawarantenagakerja
6) Kondisilingkunganeksternal.Kondisiperekonomiandanbanyakpesaing
3. Seleksi
Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang terbaik); metode
prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi
lowonganpekerjaan
Dalammelakukanseleksiharusmemperhatikanhalhalberikut:
Seleksiharusefisiendanefektif
Harusmemperhatikanperaturanperaturanpemerintahyangberlaku
Petugasseleksiharuscerdasdanjujur
Pengertian orang yang tepat pada tempat yang tepat harus diperhatikan dan
diartikansecaradinamis
a. Prosesseleksi
Penyaringpelamar

Tes

Wawancaraawal

Evaluasilatarbelakangdanreferensi

Wawancaramendalam

Teskesehatan/fisik

Pengambilankeputusan
b. Langkahlangkahseleksipersonilkantor
1) Seleksiadministratif
Biasanyadilihatdarikebenaraninformasisuratlamaran
2) Penarikantenagakerja
3) Klasifikasijabatan
4) Tesdanwawancara
a) Tes
Tujuandiadakantesuntukmengetahuitingkatkepandaian,kecakapandan
kepribadianpelamar/calonkaryawan
Testerdiridarisebagaiberikut:
Tes individutes kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasa
dilakukandenganpraktik
26

Tes kelompoktes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasa


dilakukandenganpraktekatautertulis
Tesintelegensitesuntukmengetahuitingkatkecerdasan
Tesminattesuntukmengetahuiminatpelamar
Teskepribadianuntukmengetahuikepribadianpelamar
Tesbakatuntukmengukurbakatpelamar
Teskesehatantesuntukmengetahuikesehatanpelamar
b) Wawancara
Tujuanwawancara:
Memastikanbahwapelamarbenarbenarberminatuntukbekerja
Memastikankebenarandatatertulispelamar
Memastikanpelamaryangdipilihadalahorangyangtepat
Memberikaninformasikepadapelamartentangperusahaan
Ajangpromosibagiperusahaan
Umumnyaadaduajeniswawancara
Wawancarasubjektif
Dalam wawancara ini terkadang masih terjadi unsur subjektivitas. Walau
bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara
cenderung melihat halhal negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak
suka,sehinggawawancaratidakberjalansecaraobjektif.
Wawancaraobjektif
Agarwawancaraberlangsungsecaraobjektif,harusmemperhatikanhalhal
berikut:
Pewawancara bersikap netral, tidak berpihak pada salah satu pelamar,
tidakmembedakansukubangsadanagamapelamar.
Pewawancaraadalahseorangahlidanmempunyaipengetahuanumum
yangbaiksertapengetahuanyangluastentangperusahaan.
Pewawancarasebaiknyamenyimakdenganbaiksetiapjawabanpelamar
dantidakbersikapacuhtakacuh
Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara
singkat,jelasdansistematis.
Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan diusahakan
menciptakan suasana bersahabat, sehingga diharapkan pelamar bisa
bebasmengemukakanpendapatnya.
5) Penempatanpersonilkantor
Apabilaprosesseleksitelahselesai,pelamaryangditerimaditempatkandisuatu
bagiantertentu.
Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru tetapi berlaku pula bagi
karyawanlamayangmengalamimutasi.
c. Tujuanseleksi
Untukmemperolehkaryawanyang:
1) Qualifieddanprofesional
2) Jujurdandisiplin
27

3) Inovatifdanbertanggungjawab
4) Cakapdenganpenempatanyangtepat
5) Kreatifdandinamis
6) Berdedikasitinggi
7) MemenuhisyaratUndangundangperburuhan
8) Dapatbekerjasama
9) Dapatbekerjamandiri
10) Mudahberkembang
11) Mempunyaibudayadanperilakumalu

d. Caracaraseleksi
1) Nonilmiah
Yaitu seleksi yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standarstandar kriteria
atauspesifikasikebutuhanakanpekerjaanataujabatan,tetapihanyadidasarkan
kepadaperkiraanatauberdasarkanpengalamansaja.
Unsurunsuryangdiseleksi:
a) Suratlamaranbermateraiatautidak
b) Ijazahterakhirsekolahformaldanijazahdarikursuskursus
c) Suratketeranganpengalamanpekerjaan
d) Suratreferensidariseseorangatauinstansisebagaibahanpertimbangan
e) Wawancaratatapmuka/langsung
f) Penampilansecarafisiksipelamar(appearance)
g) Garisketurunansipelamar
h) Bentuktulisansipelamar
2) Ilmiah
Yaituseleksiyangdidasarkankepadajobspecificationakankebutuhanpekerjaan
danjabatanyangharussegeradiisiberdasarkankriteriakriteriatertentu.
Unsurunsurseleksiilmiah:
a) Berorientasikepadakebutuhannyatakaryawanbaru
b) Berorientasikepadaprestasikerja
c) Berpedomanpadametodekerjayangjelasdansistematis
d) Berdasarkanpadajobanalysisdanilmusosiallainnya
e) Berpedomanpadaundangundangperburuhan
e. Kualifikasiseleksi
Kualifikasidasarseleksibiasanyameliputi:
1) Umur
2) Keahlian
3) Pendidikan
4) Kesehatanfisik
5) Jeniskelamin
6) Bakat
7) Tampang/wajah
8) Karakter

28

9) Pengalamankerja
10) Kejujuran
11) Kerjasama
12) Kedisiplinan
13) Inisiatifdankreatif
f. Tingkatanseleksi
Ada3,yaitu:
1) Seleksitingkatpertama:mencakupsemuatahapanseleksisejakpembuatansurat
lamaransampaipelamardinyatakanditerima
2) Seleksi tingkat kedua: dilakukan pada karyawan dengan status masa percobaan,
lamamasapercobaansekitar3bulan,6bulanatau1tahun
3) Seleksitingkatketiga:denganmengikutitahapanprajabatan,kemudianmereka
akandipromosikanmenjadikaryawantetap.
Secaraumumlangkahlangkahpengadaanpersonilkantor:
1) Menetapkanperencanaankepegawaian
2) Menentukan penarikan karyawan dari sumbersuber tenaga kerja, baik intern
maupunekstern
3) Membuatiklanlowongankerja
4) Menerimasuratlamarandaricalontenagakerja
5) Mengadakanseleksiataupenyaringanadministratif
6) Menentukanditerimaatautidaknyalamarankerjayangmasuk
7) Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti soalsoal, pedoman penilaian
maupunstandarkelulusan)
8) Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan yang memenuhi syarat untuk
mengikutites/ujian
9) Mengadakanseleksikaryawan,berupateslisan,tertulis,intelegensi,psikotesdan
teskesehatanjasmani.
10) Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking serta jumlah calon yang
lulus.
11) Memanggilcalonkaryawanyanglulusuntukmengikutimasapercobaan.
12) Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan, dalam status masa
percobaan.
13) Calonkaryawanmengikutiorientasimasapercobaan
14) Melakukanpenilaianselamacalonkaryawanmengikutimasaorientasi
15) Menentukanlulustidaknyamasaorientasi
16) Membuat surat keputusan pengangkatan karyawan berstatus karyawan
tetap
17) Menempatkan karyawan pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas,
wewenangdantanggungjawabsebagaikaryawantetap
18) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap karyawan, agar para
karyawanberkembangdandapatbertahanbekerja
F. Syaratsyaratpersonilkantor
1. Persyaratanpengetahuan

29

Biasanyadiukurdengantingkatpendidikanformal
2. Persyaratanketrampilan
MenurutTheLiangGie,dalambukuadministrasiperkantoranmodern,seorangpersonil
kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah
mampu dengan baik melaksanakan tugastugas pelayanan yang mencakup enam pola
kegiatan:
a. Menghimpun
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Mengirim
f. menyimpan
3. Persyaratankepribadian
Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciriciri yang menyangku
kepribadian:
Caraberbicaradancaraberjalan
Sikapbadanpadasaatduduk
Sikapluwesdancaraberbusanayangserasidisesuaikandenganwaktudanacaranya
Sifatbersihdanrapi
Sifatyangberkaitandenganmenjagakesehatandiri
Sifatyangberkaitandengankemampuandariketrampilandalambekerja
Sifatagamisyangberkaitandengansegikerohanian
Syaratkepribadianyangdiperlukanseorangpersonilkantor:
a. Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta sense of belonging
ataurasamemilikidansalingmenjaga
b. Tekundanrajin
c. Kesabaran
d. Kerapian
e. Dapatmenyimpanrahasia
G. PelatihandanpengembanganPersonilKantor
1. Pengertianpelatihandanpengembangan
a. MenurutKBBI,pelatihanadalahproses,cara,perbuatanmelatih.
b. Adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan
personilkaryawankantoruntukmelaksanakanpekerjaantertentu
c. Adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan/instansi pemerintah atau
swastayangbertujuanuntukmeningkatkanpengetahuan,keahlian,ketrampilandan
mentalpersonilkantor.
d. Menurut intruksi presiden no. 15 tahun 1974 pelatihan adalah bagian pendidikan
yangmenyangkutprosesbelajaruntukmemperolehdanmeningkatkanketrampilan
di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode
yanglebihmengutamakanpraktikdaripadateori.

30

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bawah pelatihan adalah kegiatan
peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan
pekerjaan.
Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku organisasi dan psikologi personali,
pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan
memperluashubunganmanusia(humanrelation)bagikaryawantingkatmenengahdan
atas.
2. Manfaatpelatihan
Untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan ketrampila para personil kanor
baikyanglamamaupunyangbaru.Manfaatpelatihanlainnya:
a. Dapatmeningkatkankinerjapersonil/karyawankantor
b. Karyawandapatberkembangdenganlebihcepat
c. Memperbaiki cara kerja karyawan, sehingga dapat menyesuaikan dengan
perkembanganorganisasi
d. Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan
efektif
e. Karyawandiberikesempatanuntukmengembangkanpotensidiri
f. Diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan
produktivitas

3. Jenisdantujuanpelatihan
a. Supervisorytraining
Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para
karyawan, dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk
melatihkaryawan
b. Administrativetraining
Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaimana
mempraktikkanteknikteknikkerjayangberhubungandenganpekerjaankantor
c. Officemethodtraining
Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang bagaimana caracara
melakukanpekerjaanrutin,khususnyabidangkesekretariatan
d. Refreshingtraining
Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang pekerjaan yang sudah
dimilikiolehkaryawansebelumnya
Tujuanpelatihan:
1) Meningkatkanpengetahuandanketrampilankaryawan
2) Mengembangkankeahliankaryawanagardapatbekerjasecaraefisiendanefektif
3) Mengubahdanmembentuksikapkaryawan
4) Mengembangkansemangat,kesenangan,dankemauankerjakaryawan
5) Memudahkanpengawasanterhadapkaryawan
4. Prinsipprinsippelatihan
a. Prinsipperbedaanindividu(setiapindividumemilikikemampuan,tingkatpendidikan,
minatdanpengalaman

31

b. Prinsippengembangankaryawan
5. Komponenpelatihandanpengembangan
a. Sasarandantujuanpelatihandanpengembanganharusdisesuaikandengansasaran
dantujuanyangakandicapai
b. Materipelatihandanpengembanganharusdisesuaikandengankemampuanpeserta
pelatihan
c. Metodepelatihanharusmemenuhipersyaratanyangtelahditentukan
d. Parapelatih(trainers)harusmemilikikualifikasiyangmemenuhisyarat
6. Prinsipprinsipperencanaanpelatihandanpengembangan
Mc. Gehee (1979), merumuskan prinsipprinsip pelatihan dan pengembangan sebagai
berikut:
a. Materiharusdiberikansecarasistematisdanbertahap
b. Tahapantahapantersebutharusdisesuaikandengantujuanyanghendakdicapai.
c. Trainers/ pelatih harus mampu memotivasi dan menyebarkan respon yang
berhubungandenganserangkaianmateripelajaran
d. Adanyapenguatuntukmembangkitkanresponpositifdaripeserta
e. Menggunakankonsepshaping(pembentukan)perilaku
7. Tahapantahapanpenyusunanpelatihandanpengembangan
a. Menetapkansasarandantujuanpelatihandanpengembangan
b. Mengidentifikasikebutuhanpelatihandanpengembangan
c. Menetapkanmetodepelatihandanpengembangan
d. Menetapkankriteriakeberhasilanbesertaalatukurnya
e. Melakukanpercobaan(tryout)danmelakukanrevisi
f. Mengevaluasihasilpelatihandanpengembangan
8. Tujuanpelatihandanpengembangan
a. Meningkatkanproduktivitasdankualitaskerja
b. Meningkatkanketetapansumberdayamanusia
c. Meningkatkansikapmoraldansemangatkerja
d. Meningkatkanrangsanganagarkaryawandapatberprestasimaksimal
e. Meningkatkanpenghayatanjiwadanideologi
f. Meningkatkankesehatandankeselamatankerja
g. Meningkatkanperkembangankaryawan
h. Menghindarkankeusangan
9. Faktorfaktoryangharusdiperhatikandalampelatihandanpengembangan
a. Perbedaanmasingmasingkaryawan
b. Hubungandengananalisisjabatan
c. Motivasi
d. Partisipasiaktif
e. Seleksipesertapelatihan
f. Metodepelatihandanpengembangan
10.Kebutuhanpelatihandanpengembangan

32

ErnestJ.Mc.Cormickdalambukuindustridanorganisasipsikologi,kebutuhanterhadap
program pelatihan dan pengembangan adalah bawah organisasi/perusahaan perlu
melibatkansumberdaya(karyawannya)padaaktivitaspelatihan.
H. MutasiPersonilKantor
1. Pengertianmutasi
Menurut KBBI, mutasiadalahpemindahankaryawandarisatu jabatan ke jabatanlain.
Mutasi dapat dilakukan secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal
(promosidandemosi)
Mutasidilakukankarena:
a. Ataskeinginanperusahaan
Alasannya:
1) Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan pekerjaan
karyawan tersebut dan ingin menunjukkan bahwa karyawan tersebut dimutasi
bukankarenahukuman
2) Perusahaaninginmeyakinkanbawahkaryawantidakdiberhentikan
3) Dilakukanuntukpenyegaransuasanakerja
b. Ataskeinginansendiri
Alasanmutasi:
1) Karyawanmerasasudahtidaksesuailagidengankeinginandankondisifisiknya
2) Karyawanyangbersangkutanmerasatidakbisabekerjasamalagidenganteman
sekerjanyaataubahkandenganatasannya
2. Caramutasi
a. Horizontal(rotasikerja/mutasibiasa)
Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi / jabatan / tempat / pekerjaan ke
posisi / jabatan / tempat / pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan
kenaikanataupenurunanjabatan.
Manfaatrotasi/mutasibiasa:
1) Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga tidak perlu
mengambiltenagakerjadariluar.
2) Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat, keahlian, dan
bidangtugasdankemampuannya
3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan
dansuasanatempatkerja
4) Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan
kemampuannya
b. Vertikal(promosidandemosi)
1) Promosi
a) Pengertianpromosi
Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih
tinggidisertaidenganwewenangdantanggungjawayanglebihbesar.
Promosidapatjugadiartikansebagai:
Promosiadalahperubahandalamkekuasaan,derajat,danpangkat

33

Promosiadalahperubahanjabatanlamakejabatanbaruyanglebihtinggi
tanggungjawabdankekuasaannya
Promosiadalahkenaikanpangkat/jabatan/yangdisertaidengankekuasaan
dan tanggung jawab yang lebih besar daripada kekuasaan dan tanggung
jawabsebelumnya
Promosi adalah kemajuan seorang karyawan dalam melaksanakan tugas,
sehinggadiberitugasdantanggungjawabyanglebihbesarlagidengangaji
yanglebihbesarpula.
b) Manfaatpromosi
Untukmeningkatkansemangatdangairahkerjakaryawan
Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan dalam
melaksanakantugaspekerjaan
Untukmembinajenjangkarirkaryawan
Untukmengembangkankemampuankaryawan
Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber
dayamanusiadaridalam/internalperusahaan
Sebagai jaminan bagi karyawan, bahwa setiap karyawan akan diberi
kesempatanuntukmaju
c) Syaratsyaratpromosi
Ada formasi/lowongan jabatan, biasanya karena ada karyawan yang
mengundurkandiri,pindah,pensiun,ataumeninggaldunia
Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat yang telah
ditetapkandalamanalisisjabatan
Karyawantersebuttelahlulusseleksi
Karyawan mempunyai kemampuan/kecakapan untuk mengisi
posisi/jabatantersebut
Promosiharusdilakukanberdasarkanmetodepenilaianobjektif
Kebijakan pelaksanaan program promosi harus terbuka dan disampaikan
kepadaseluruhkaryawan
d) Evaluasipromosi
Evaluasi dilakukan dengan membuat kuesioner (daftar pertanyaan) dan
menjawabnya.Halhalyangperludievaluasi:
Apakahpromosijugadiikutikenaikanpangkat/jabatan?
Apakah promosi dibatasi hanya pada bagian yang ada lowongan jabatan
ataupadalowonganjabatandisemuabagian?
Bagian/bidangapasajayangakanmenjadipersaingan?
Apakah promosi diperuntukkan bagi karyawan di bagian tertentu ssaja,
ataudibagianbagianlaindalamsuatuperusahaan?
Apakah karyawan di luar perusahaan diperkenankan ikut bersaing dalam
promosijabatan?
Bagaimana sistem penilaian untuk menentukan kemampuan karyawan
yangberhakmendapatkanpromosi?
e) Senioritasdalampromosi
34

Adalah kenaikan jabatan atau promosi yang diberikan atas dasar masa kerja
karyawan. Artinya dalam pelaksanaan promosi, masa kerja atau lamanya
karyawan bekerja lebih diutamakan atau karyawan yang telah lama bekerja
mendapatprioritasutamadalammemperolehpromosijabatan.
Sistemsenioritasinibertujuanagarkaryawantidakpindahdantetapbekerja
padasuatuperusahaan
f) Mempersiapkancalonyangakandipromosikan
Sebelum promosi jabatan, sebaiknya pihak manajemen mempersiapkan
terlebih dahulu dengan melakukan pengaderan karyawan, karena melalui
pengaderan:
Karyawan diberi kesempatan untuk mempersiapkan diri dalam hal
kemampuan,kecakapanmaupunmentaldengansebaikbaiknya
Diharapkan dapat membentuk watak dan sikap karyawan, sebelum
karyawantersebutmendudukijabatanyangbaru
Dapat menciptakan loyalitas yang tinggi,disiplin, dansemangat kerja bagi
karyawanyangakandipromosikan
Diharapkankaryawanyangdipromosikandapatmeraihkeberhasilandalam
melaksanakantugasnya
g) Pengaruhpengaruhdalammelaksanakanpromosi
Berpengaruh positif, apabila dilaksanakan secara objektif melalui
persainganyangsehat.
Berpengaruh negatif, apabila dilakukan secara tidak objektif, sehingga
mengakibatkanhalhalberikut:
Pertentanganantarsesamakaryawan
Pertentanganantaraatasandanbawahan
Sikap saling curiga antar karyawan dan antara atasan dan bawahan
sehinggasuasanakerjatidakharmonislagi
Rendahnyasemangatkerja,disiplin,danloyalitaskaryawan
Terdapat karyawan yang ambisius dalam mengejar jabatan, sehingga
karyawantersebutmenghalalkansegalacara
2) Demosi
Adalahpemindahankaryawandarisatujabatankejabatanlainyanglebihrendah
dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan, dan
statusnya pun tidak lebih rendah. Hal ini terjadi karena karyawan tidak mampu
melaksanakanpekerjaan
Penurunanterjadikarenabeberapahal,antaralain:
a. Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, sehingga perlu
diberikanhukuman
b. Membangkang, contoh: menolak jabatan baru, ingin tetap di jabatan lama.
Terjadi karena jabatan baru tidak cocok(misal: secara fisik tidak sanggup,
bebantanggungjawabterlalubesar,ataugajitidaksesuai)

35

c. Perusahaan tengah mengalami krisi keuangan sehingga perusahaan


melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan, untuk penghematan,
beberapakaryawandiberijabatanlebihrendah
d. Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply (penawaran)
melebihidemand(permintaan)
e. Karyawantidakmampumengerjakantugasdanpekerjaannya.
3. Macammacammutasi
a. Ditinjaudaritempatkerjakaryawan
1) Mutasiantarurusan
2) Mutasiantarseksi
3) Mutasiantarbagian
4) Mutasiantarbiro
5) Mutasiantarinstansi
b. Ditinjaudaritujuandanmaksudmutasi
1) Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama, karena produksi di
tempatyanglamamenurun
2) Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama dipegang ke
jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum
lamabekerjaataukaryawanyangdiberhentikan
3) Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan lain untuk
menambahpengetahuankaryawanyangbersangkutan
4) Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya, shift A (malam)
pindahkeshiftB(pagi)
5) Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk
danmemperbaikikerjasamaantarkaryawan
c. Ditinjaudarimasakerjakaryawan
1) Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti
karyawanyangcutiatauberhalangan
2) Permanenttransfer,yaitumutasiyangbersifattetap
I. PemberhentianPersonilKantor
1. Penyebabterjadinyapemutusanhubungankerja
a. Pemberhentianataskehendakperusahaan
Karena karyawan tersebut melakukan kesalahan fatal (misal: korupsi/tindak pidana
penipuan)
b. Dalam rangka melaksanakan perampingan/pengurangan karyawan (karena
perusahaanmengalamikerugianterusmenerus)
c. Karenapermintaansendiri/inisiatifsendiri
d. Karenasudahmencapaiusiapensiun
e. Karenasakit,sehinggatidakdapatmelaksanakantugaslagi
f. Tidakcakapjasmanidanrohani
g. Melakukanpelanggaranperaturandisiplinkaryawan
h. Meninggaldunia
i. Terkenawajibmiliter

36

j. Tersangkutpartaiterlarang
Tingkatanpemberhentiandaripihakperusahaanadaduamacam:
1.pemberhentiandenganhormat(misal:pensiun)
2.pemberhentiandengantidakhormat(misal:karenakesalahanfatal)
2. Hakdankewajibanpersonilkantoryangdiberhentikan
PemberhentiankaryawanswastadikenalistilahPHK, pemberhentiankaryawan negeri,
dikenal istilah pensiun, akan menimbulkan hak bagi karyawandan kewajiban bagi
perusahaan/instansi.
DiaturdalamPeraturanMenteriTenagaKerjaNo.PRE04/MEN/1986,yaitu:
a. Uangpesangon
1) Masakerjakurangdari1tahun:1bulanupahbruto/kotor
2) 1tahunataulebihtetapikurangdari2tahun:2bulanupahbruto
3) 2tahunataulebihtetapikurangdari3tahun:3bulanupahbruto
4) 3tahunataulebihtetapikurangdari4tahun:4bulanupahbruto
5) 4tahunataulebih:5bulanupahbruto
Untukpensiunpegawainegeriditetapkansebagaiberikut
1) Apabila yang bersangkutan masih hidup, pembayarannya sebesar 75% dari gaji
pokok
2) Untukistriatausuamiyangditinggalsebesar40%x75%darigajipokok
3) Untukanakyangditinggal,sebesar255x75%darigajipokok

b. Uangjasa
1) Masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun adalah 2 bulan upah
bruto
2) Masakerja10tahunataulebihtetapikurangdari15tahunadalah3bulanupah
bruto
3) Masakerja15tahunataulebihtetapikurangdari20tahunadalah4bulanupah
bruto
4) Masakerja20tahunataulebihtetapikurangdari25tahunadalah5bulanupah
bruto
5) Masakerja25tahunataulebihadalah6bulanupahbruto
c. Uanggantirugi
1) Menurutpasal10ayat4UUNo.24tahun1969,ketentuanpemberianuangganti
rugiadalahkepadatenagakerjayangmendapatkecelakaandanataumenderita
penyakitakibatpekerjaan,berhakatasgantirugiperawatandanrehabilitasi.
Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia akibat kecelakaan atau
penyakit akibat pekerjaan, ahli warisna berhak menerima ganti rugi dan besar
kecilnyagantikerugiandiaturolehundangundang
2) MenurutUUkecelakaantahun1951:
a) Sementara tidak mampu bekerja, uang tunjangan besarnya sama degan upa
tiapari,terhitungmulaipadahariburuhtidakmenerimaupahlagi,baikpenuh
maupunsebagiandibayarpalinglambat120hari.Jikalaulewat120hariburuh

37

itubelummampubekerja,makauangtersebutmenjadi50%dariupahsehari
untuktiaptiapharidandibayarselamaburuhtidakmampubekerja
b) Tidak mampu bekerja selamalamanya, sebagian uang tunjangan, karena itu
ditetapkansekian%dariupahsehariuntuktiaptiaphari

38

DAFTARPUSTAKA

Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami PrinsipPrinsip Penyelenggaraan
AdministrasiPerkantoran.Jakarta:Erlangga

39