Anda di halaman 1dari 21

INTRODUCCION

El presente trabajo describe de una manera sencilla lo que es la Sistematizacin, el papel que juega en las
diferentes operaciones de una organizacin, nominas y procedimientos, que se realizan en todo lo
relacionado con sistemas contables.

Este trabajo, contiene algunos procedimientos que se pueden emplear para llevara acabo cualquier
procedimiento de nomina y procedimientos organizacionales, que en una empresa muchas veces pasan
hacer necesarios para tener eficiencia del cumplimiento de informacin requerida de cualquier inters.

La sistematizacin empleada en el diseo y uso de formas y equipo nos muestra la gran importancia que
para cualquier entidad, ya sea de empresa grande o pequea, repercute en el aprovechamiento de la
informacin, ya que por medio de esta se puede almacenar una gran cantidad de la totalidad de la poblacin
y actividades de una empresa.
APLICACIN DE LA SISTEMATIZACION EN AREAS ESPECIFICAS PROCEDIMIENTOS, NOMINAS Y
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

I. SISTEMATIZACIN (DEFINICIONES)
Definir un concepto es siempre materia compleja ya que es difcil recoger en pocas palabras todos los
matices que se consideran fundamentales. Por ello, nos encontramos con diferentes definiciones de la
sistematizacin que nos dan pistas sobre lo qu es y que, junto con el resto de la gua, nos puede ayudar a
comprender mejor esta propuesta metodolgica. Registrar, de manera ordenada, una experiencia que
deseamos compartir con los dems, combinando el quehacer con su sustento terico, y con nfasis en la
identificacin de los aprendizajes alcanzados en dicha experiencia.

La sistematizacin es aquella interpretacin crtica de una o varias experiencias que, a partir de su


ordenamiento y reconstruccin, descubre o explica la lgica del proceso vivido, los factores que han
intervenido en dicho proceso, cmo se han relacionado entre s y por qu lo han hecho de ese modo.
No obstante, hay que sealar que no existe una definicin consensuada sobre qu es la sistematizacin, lo
que puede aadir confusin a la hora de entender el concepto, pero tambin nos abre puertas a nuestro
propio aporte. Esta no definicin ha posibilitado el surgimiento de diferentes escuelas o enfoques sociales
que consideramos tienen ciertas inquietudes y objetivos comunes: aprender de nuestras prcticas. Una
alternativa a la evaluacin tradicionalmente aplicada a los proyectos sociales y educativos. Tambin se
presenta como una respuesta a las insuficiencias de la investigacin social predominante para analizar las
problemticas que relevan los proyectos de cambio y de intervencin social.

Un proceso intencionado de creacin participativa de conocimientos tericos y prcticos, desde y acerca de


las prcticas de transformacin emancipadora, con el propsito de que sta pueda de mejor manera lograr
sus finalidades de contribuir al desarrollo creciente de la fuerza y de las capacidades de los sectores
populares para que, conformndose como sujetos colectivos, puedan ser verdaderos protagonistas en la
identificacin y resolucin de sus necesidades y anhelos, tanto cotidianos como histricos, superando las
relaciones y mecanismos de subordinacin que se oponen a esta transformacin. Desde nuestra
perspectiva, la sistematizacin es la interpretacin crtica de una experiencia que, a partir de su
ordenamiento y reconstruccin, descubre o explcita la lgica del proceso vivido, los factores que han
intervenido en dicho proceso, cmo se han relacionado entre s y por qu lo han hecho de ese modo y con
ello construye nuevos conocimientos.

Caractersticas de la sistematizacin
Al igual que ocurre con la definicin de sistematizacin, hay cierta variedad a la hora de sealar sus rasgos
principales. Sin embargo, hemos identificado una serie de caractersticas comunes a todo ejercicio de
sistematizacin. Antes de enumerarlas, cabe sealar que a toda sistematizacin le antecede una prctica.
Sin que exista la vivencia de una experiencia no es posible realizar una sistematizacin. Una vez acontecida
la prctica, la sistematizacin es un proceso participativo que permite ordenar lo acontecido, recuperar as la
memoria histrica, interpretarla, aprender nuevos conocimientos y compartirlos con otras personas. La
sistematizacin implica tener un itinerario preestablecido para llevar a cabo un proceso sobre el que se va
construyendo. Este proceso de sistematizacin es tan importante como el resultado de la misma. Para ello
es necesario tener en cuenta que la sistematizacin es:

1. Ordenar
La sistematizacin lleva implcito un ejercicio de organizacin, en base a un orden lgico, de los hechos y los
conocimientos de la experiencia. Un forma de ordenar que permita llevar a cabo la interpretacin crtica de la
experiencia. Para ello es necesario:
A. Quienes han participado en la experiencia son sujetos de la sistematizacin.
B. Se crea un espacio de trabajo basado en la confianza de las personas.
C. Se genera un espacio donde compartir, confrontar y discutir las opiniones de los sujetos.
D. Se asume que todo proceso de sistematizacin es un proceso de interlocucin entre personas
en el que se negocian discursos, teoras y construcciones culturales.
E. Un registro ordenado de los hechos.
F. Un orden y reconstruccin del proceso vivido.
G. Un orden de los conocimientos desordenados y percepciones dispersas que surgieron en el
transcurso de la experiencia.

2. Participativo:
La sistematizacin es, por definicin, un mtodo que propone una dinmica participativa. Esto implica que se
ha de crear un espacio de trabajo donde compartir, confrontar y discutir las opiniones basado en la confianza
de las personas participantes. Su carcter participativo posibilita y es posibilitado en la medida en que:
Obliga a un esfuerzo de recuperacin de la memoria histrica y facilita el acceso a ella como
mtodo de trabajo normalizado.
Recupera la memoria histrica.
Revisa crticamente las prcticas.
Permite entender las prcticas concretas como procesos histricos y dinmicos.
Toda persona es sujeto de conocimiento y posee percepcin y un saber producto de su
experiencia.
Es necesarios objetivar lo vivido: convertir la propia experiencia en objeto de estudio e
interpretacin terica, a la vez que objeto de transformacin.
Implica reflexin sobre la prctica.
Implica considerarla en el marco de un determinado contexto: una interpretacin crtica de una
prctica inserta en una realidad y contexto especfico.
Analiza procesos de desarrollo a travs de espacios concretos.
Es necesario prestar atencin a la experiencia y a las interpretaciones de quienes participan en
dicha situacin o proceso.
Debe mantener un equilibrio entre aspectos tericos y prcticos.
Realiza un trabajo tcnico y profesional comprometido con la transformacin y la democracia
sustancial, con variables cientficas, cuantitativas y tambin cualitativas.

3. Anlisis e interpretacin
Este es uno de los componentes bsicos en toda sistematizacin. Una vez recuperada y ordenada la
memoria histrica es necesaria una interpretacin de la misma para poder objetivar la experiencia y as
poder extraer los aprendizajes. La interpretacin crtica supone los siguientes elementos:
Conceptualizar nuestras experiencias, es decir, producir conocimiento desde la realidad.
Revelar lo que an no sabamos que ya sabamos.
Producir conocimiento til.
Producir un nuevo conocimiento que permite abstraer lo que est haciendo en cada caso
particular y encontrar un terreno frtil donde la generalizacin es posible.
Aprender de la prctica y de las otras organizaciones.
Mejorar nuestra prctica.
La organizacin de la informacin se ha realizado para transmitir una experiencia a otras personas
y que stas puedan aprovecharla en un futuro.
Su propsito es compartir y contrastar un aprendizaje.
Puede reforzar la identidad de la propia organizacin y el sentido de pertenencia a la misma.
Posibilita compartir la experiencia propia con otras organizaciones.

4. Compartir y difundir
Al igual que ocurre en la mayora de procesos de adquisicin de conocimientos, el poder compartirlos con
quienes trabajan en el mismo mbito de la experiencia sistematizada es de gran utilidad ya que el principal
beneficio que produce el ejercicio de la sistematizacin de experiencias es el aprendizaje y la incorporacin
de nuevos conocimientos. El conocimiento que se adquiere se obtiene de la propia experiencia prctica, por
lo que la utilidad del aprendizaje es mayor si cabe. Una de las finalidades de la adquisicin de estos
conocimientos es la incorporacin de los mismos a nuestras prcticas para poder continuar en nuestro
trabajo de transformacin social.

Por qu sistematizar: Como se ha sealado al inicio de esta gua, sistematizamos fundamentalmente


porque queremos aprender de nuestras prcticas y adems porque buscamos:

Para qu sistematizar: No obstante, a continuacin veremos cmo en funcin de qu caracterstica de la


sistematizacin prioricemos, nos encontraremos con escuelas y prcticas diferentes. En las pginas
siguientes sealaremos cmo cada propuesta prioriza ms un aspecto u otro a travs de la representacin
grfica (en diferentes tamaos) de los siguientes elementos:
1. Difusin
2. Para mejorar nuestras prcticas.
3. Para generar aprendizajes.
4. Para elaborar nuevos conocimientos.
5. Para comunicarlos y compartirlos con otras personas y organizaciones.
6. Orden/Memoria histrica
7. Aprendizaje Interpretacin
8. Carcter participativo
9. Anlisis
10. Proceso

Tambin en funcin del objetivo de la sistematizacin y de la situacin del propio grupo, la participacin de
personas ajenas a la institucin o a la experiencia objeto de sistematizacin puede ser un elemento
enriquecedor o limitador. No existe un consenso claro al respecto, aunque es cierto que muchas de las
experiencias que hemos conocido contaban con personas externas que asesoraban el proceso y ayudaban
a centrar el tema y plantear preguntas u orientaciones para avanzar en el proceso.

II. SISTEMATIZACIN EN LA ORGANIZACIN

La organizacin es proceso encaminado a lograr un objetivo, fin que fue previamente fijado con la
plantacin. De este trabajo se derivan las diversas actividades y recursos necesarios para alcanzar los
esfuerzos de la empresa y los planes tienen significado para cada uno de los miembros del grupo.

La organizacin ayuda a suministrar los medios para hacer que el personal trabaje unido en forma efectiva
hacia el logro de sus objetivos especficos. Organizar trae como0 consecuencia una estructura que debe
considerarse como marco que encierra e integra las diversas funciones de acuerdo al modelo determinado
por la administracin superior, el cual sugiere orden, arreglo y relacin armnica.

Concepto de organizacin

El arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr el objetivo, es una indicacin de la
autoridad y responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones
respectivas.

Es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propsito de
obtener el mximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la
realizacin de los fines que la propia empresa persigue.

Importancia de la organizacin

La importancia de la organizacin crecer con la magnitud de empresa, entre mas grande se a esta. Ser
necesario contar con un mayor nmero de especialistas en cada funcin, siendo necesaria una
organizacin sistemtica, con la finalidad de incrementar la participacin de ejecutivos en todos los niveles
a travs de la delegacin de autoridad para la toma de decisiones.
Fines de la organizacin

Cualquiera que sea el enfoque de la organizacin que se siga, queda el hecho de que el objetivo es de
importancia dominante. Se debe saber con que propsito se forma una organizacin, antes de poder
organizar en forma inteligente. Este punto es tan bsico que bien merece una reiteracin. La organizacin,
es un agrupamiento de actividades necesarias para llevar a cabo los planes a travs de unidades
administrativas definiendo las relaciones jerrquicas entre sus jefes y subordinados.

Organizacin administrativa de las empresas

Ya que la base de la organizacin la forman el trabajo, el personal y el puesto, para proponer una estructura
adecuada, se debern tener presentes las actividades que se realizaran en cada puesto. La organizacin es
til porque identifica q la persona con la empresa y las labores que desempea con el puesto, logrando
establecer una mejor adaptacin de recursos con los que dispone.

ORGANIZACIN CONTABLE

Si tenemos presente que si la informacin contable, balance, estado de resultado, estado de origen y
aplicacin de recursos, surgen los principales informes y estudios de control y resultados que la admn. Ha
de basarse para la toma de decisiones, es imprescindible que la contabilidad se encuentre bien organizada
para que pueda ser un reflejo de la actividad real y del grado de rendimientote las diferentes funciones
operacionales de la empresa o de los bienes y servicios que ella ende o fabrica.

El problema de la organizacin contable no es nuevo. Desde hace tiempo los expertos han reconocido la
necesidad de apegarse a datos contables exactos y adecuados para poder tomar decisiones correctas. La
contabilidad como se a expuesto con anterioridad abarca una serie de problemas que ingresan a todas las
funciones operacionales.

La contabilidad expresa, en valores los hechos econmicos y contables de la gestin, procede a su sntesis
y a su anlisis, para alcanzar su conocimiento de los aspectos ms significativos y ms tiles en relacin a
los objetivos que se proponen lograr.

Fines de la organizacin

Las actividades o los acontecimientos 3que diariamente se efectan en una empresa se conocen como
transacciones. Estas incluyen la venta de un bien o servicio a un cliente, o la adquisicin de recursos
materiales o servicios de un proveedor. Cada operacin de una empresa puede afectar los activos o las
participaciones (pasivo o capital).

Por lo tanto es necesario comprender la importancia que tiene la accin de organizar el proceso de registro y
clasificacin de informacin contable en las organizaciones. En consecuencia la organizacin Contable
considerada como un proceso dirigido a lograr la eficiencia operativa de un sistema contable se apoya en los
siguientes Principios:

Delimitada divisin de trabajo. A travs de asignar de manera clara las funciones a desarrollar por
personal de rea funcional.

- Simplificacin del registro. A travs de la definicin y clasificacin de cuentas, elaboracin de


catalogo de cuentas.
- Normas: con el establecimiento de estas, se obtienen medios para evaluar la eficacia y la eficiencia.
- Coordinacin de las operaciones, entre los recursos humanos y materiales de la empresa.
- El control de las operaciones, para detectar desviaciones de las normas con relacin a los
resultados obtenidos.

Bases de la organizacin contable

La organizacin contable necesariamente esta ligada a la organizacin administrativa. En realidad, los


trabajos son complementarios de las dems actividades. Las partes contables justificadas son: formas
elaboradas por otras unidades orgnicas para poner en marcha las operaciones contables o para recolectar
informacin, o bien documentos que proceden del exterior, los cuales son recibidos y verificados por otros
servicios.

Ya sea documentacin interna o externa, es enviada al depto. De contabilidad para proveerla de los datos
necesarios para su registro y hacer posible una verificacin de la regularidad de operaciones. Si las
operaciones que se ejecutan en los diversos departamentos. Dan origen a registros contables, a estados y
extractos de cuentas que emanan del servicio contable, forman la documentacin indispensable para que los
directivos tomen ciertas decisiones.

Objeto de la organizacin administrativa y contable

Cuando intervienen muchas personas en cualquier actividad coordinada, constantemente surgen las
preguntas: que trabajos hay que realizar? Quin debe encargarse de cada uno? Es necesario entonces
decidir por anticipado el trabajo que debe realizarse para llegar al objetivo propuesto y designar las personas
que deben ocuparse de las actividades ms importantes.

La contabilidad es un registro, representacin, medicin, divulgacin y control de los hechos financieros y


econmicos de las empresas. Su caracterstica fundamental debe ser la oportunidad y la veracidad, en la
exposicin analtica y sinttica de los hechos mediante estados financieros que tienen que expresarse en
trminos accesibles para su fcil comparacin e interpretacin a fin de poder presentar al nivel administrativo
informacin contable para tomar dicciones y medir la eficiencia o deficiencia financiera.
Objetivo de la organizacin contable. Esta tiene por finalidad el establecer los procedimientos que nos
aseguran el registro y control metdico de los hechos financieros y econmicos para analizar el pasado,
investigar el presente y planear el futuro financiero de una empresa, con el propsito de que su
funcionamiento garantice la mxima productividad con el mnimo de esfuerzo humano.

Elementos de la organizacin contable

La organizacin contable cuenta con los elementos que son concebidos con base en las reglas generales
sobre la materia. Han de ser adaptados al organismo, al sistema y al material contable elegido y al personal
con que se disponga. Estos elementos, en trminos generales son los siguientes:

a) catalogo de cuentas. Es una relacin ordenada y pormenorizada que contiene el nmero y nombre
de las cuentas que debern ser utilizadas para el registro contable de las operaciones de una
empresa.
b) Documentos comprobatorios. Son aquellos escritos que sirven para aceptar y comprobar las
operaciones, sirviendo de fuente para los sig.
c) Documentos contabilizadores. Son aquellos escritos que sirven como medio para registros en libros
de contabilidad, mediante los cuales se establece la coordinacin de tales hechos u operaciones
de una empresa.
d) Libros auxiliares. Son aquellos que, optativa mente llevan las empresas para registrar en forma
detallada las operaciones que han sido registradas en los libros principales. En estos se realiza la
contabilidad analtica.
e) Libros principales. Son aquellos que deben llevarse por mandato de ley. En Mxico son: el libro de
diario, mayor y el de inventario y balance, en casos especiales, el libro de ventas. En otras
ocasiones se realiza la contabilidad sinttica.
f) Libros intermedios. Que son los diarios, en los que deben registrarse las operaciones de una
empresa en el orden que acontecen. Tales registros requieren de la utilizacin de principios y
procedimientos de contabilidad como son la partida doble, las cuentas, los asientos, etc. y que sirven
de control y de unin entre libros auxiliares y principales.
g) Informes. Son resmenes con datos sobre operaciones financieras, contables y a unas
administrativas que sirven de base para establecer las inferencias, que se desprenden de las
operaciones de la empresa, y que sirven para implantar una poltica de mejoramiento.
EJEMPLO DE APLICACIN DE LA SISTEMATIZACION EN LA ORGANIZACION

Aplicacin de la sistematizacin en reas especficas de manejo de efectivo

La administracin del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para
obtener mercancas y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilizacin de las operaciones con efectivo
debido a que este rubro puede ser rpidamente invertido. La administracin del efectivo generalmente se
centra alrededor de dos reas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la funcin de planeacin y adems con el fin de
asegurarse que el efectivo se utiliza para propsitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal
invertidos o hurtados. La administracin es responsable del control interno es decir de la y proteccin de
todos los activos de la empresa. El efectivo es el activo ms lquido de un negocio. Se necesita un sistema
de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compaa
para uso personal.

Los propsitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:
-Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
-Promover la contabilizacin adecuada de los datos.
-Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa.
- Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se disea para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o
fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para
prevenir los fraudes y establecer un mtodo adecuado para presentar el efectivo en los registros de
contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la funcin de registrarlo,
hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y
depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.

La administracin del efectivo es una de las reas ms importantes de la administracin del capital de
trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar
las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos lquidos pueden funcionar
tambin como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo

El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la mano
de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, pagar los impuestos, los dividendos, etc.
NOMINAS

La nmina es un sistema de contabilidad manual que consiste en una relacin nominal de cada uno de los
individuos que en una empresa deben percibir haberes. La preparacin de cheques de nmina constituye
una funcin generalmente separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, cargo,
tiempo de trabajo, deducciones y devengados y dems datos relacionados con el personal.

Funcin de la nmina
El procedimiento de nmina consiste en determinar el valor bruto devengado por cada empleado, efectuar
las deducciones, calcular el valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y mantener un registro
individual de lo devengado por cada empleado. La funcin de la nmina se ha vuelto cada vez ms compleja
y lenta en los ltimos aos, debido al establecimiento de los aportes para que se hagan por medio de la
nmina. Cada empleado debe recibir no solamente su cheque de pago, sino tambin un detalle que muestre
el valor bruto devengado, las deducciones y el pago neto trabajador.

Todas las empresas estn obligadas por ley a entregar este documento a sus trabajadores y a hacer constar
en l todos los pagos que stos perciban por su trabajo. Aunque existe un modelo oficial de nmina, las
empresas pueden utilizar otras variantes similares. En las nminas deben constar los datos de la empresa y
del trabajador. Los de la empresa son el nombre o razn social, el domicilio y el nmero de la Seguridad
Social. Los del trabajador son nombre y apellidos, nmero de afiliacin a la Seguridad Social.

Modalidades de Contratacin
Contratos Indefinidos
Contratos Indefinidos Bonificados
Contratos indefinidos o temporales Bonificados
Contratos Formativos
Contratos de duracin determinada
Contrato de Relevo
Contratos para trabajadores minusvlidos
Contratos para la investigacin
Contrato de sustitucin por jubilacin anticipada
Otros contratos de trabajo

Caractersticas de un Contrato de Trabajo


Un contrato de trabajo es un acuerdo entre empresario y trabajador por el que ste se obliga a prestar
determinados servicios por cuenta del empresario y bajo su direccin, a cambio de una retribucin.
Pueden firmarlo:
Los mayores de edad (18 aos)
Los menores de 18 aos legalmente emancipados.
Mayores de 16 y menores de 18 si tienen autorizacin de los padres o de quien los tenga a su cargo.
Si viven de forma independiente, con el consentimiento expreso o tcito de sus padres o tutores.
Los extranjeros de acuerdo con la legislacin que les sea aplicable.

Sobre la formalizacin
El contrato de trabajo puede formalizarse por escrito o de palabra. Es obligatorio por escrito cuando as lo
exija una disposicin legal, y siempre en los contratos que se relacionan:
- prcticas
- formacin
- para la realizacin de una obra o servicio determinado
- a tiempo parcial, fijo discontinuo y de relevo
- a domicilio
- los trabajadores contratados en Espaa al servicio de empresas espaolas en el extranjero
- los contratos por tiempo determinado, cuya duracin sea superior a cuatro semanas
Cada una de las partes podr exigir que el contrato se celebre por escrito, en cualquier momento del
transcurso de la relacin laboral.

Sobre el periodo de prueba


Su establecimiento es optativo y de acordarlo, se deber reflejar por escrito en el contrato.
Su duracin mxima se establecer en los Convenios Colectivos, y en su defecto la duracin no podr
exceder de seis meses para los tcnicos titulados, o de dos meses para el resto de los trabajadores.
Durante el perodo de prueba, el trabajador tendr los mismos derechos y obligaciones correspondientes al
puesto de trabajo que desempee, como si fuera de plantilla.
Durante este perodo se podr rescindir la relacin laboral por voluntad de cualquiera de las partes, sin
alegar causa alguna y sin preaviso, salvo pacto en contrario.
El perodo de prueba se computa a efectos de antigedad.
La situacin de incapacidad temporal que afecte al trabajador durante el perodo de prueba interrumpir el
cmputo del mismo, siempre que se produzca acuerdo entre ambas partes.
En las empresas con menos de 25 trabajadores, el perodo de prueba no podr exceder de tres meses para
los trabajadores que no sean tcnicos titulados.
No se podr establecer perodo de prueba cuando el trabajador haya ya desempeado las mismas funciones
con anterioridad en la empresa, bajo cualquier modalidad de contratacin.

Sobre la duracin
Un contrato de trabajo puede ser indefinido (fijo), o bien tener una duracin determinada (temporal).
En principio todo contrato de trabajo es indefinido y a jornada completa, salvo que en el contrato de trabajo
se establezca lo contrario. Las normas que regulan cada tipo de contrato temporal, establecen cul es la
duracin mnima y mxima del contrato.
Sobre los derechos y obligaciones
Un contrato de trabajo supone unos derechos para el trabajador, que se convierten en obligaciones para el
empresario. Al mismo tiempo, las obligaciones que contrae el trabajador se convierten en derechos de su
empresario.

El empresario contrae obligaciones con

1. El trabajador. Cuando la relacin laboral sea de duracin superior a cuatro semanas, el empresario
deber informar por escrito al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato y principales
condiciones de ejecucin de la prestacin laboral, siempre que tales elementos y condiciones no figuren en
el contrato de trabajo formalizado por escrito.

2. Los representantes legales de los trabajadores. Tambin deber entregar a los representantes legales
de los trabajadores, una copia bsica de los contratos formalizados por escrito (con excepcin de los
contratos de relaciones especiales de alta direccin, para los que es suficiente la notificacin), as como las
prrrogas de dichos contratos y las denuncias de los mismos, teniendo para ello el mismo plazo de 10 das.
La copia bsica contendr todos los datos del contrato a excepcin del nmero del D.N.I., domicilio, estado
civil y cualquier otro dato que pueda afectar a la identidad personal del interesado.

Derechos del trabajador


A la ocupacin efectiva durante la jornada de trabajo.
A la promocin y formacin en el trabajo.
A no ser discriminados para acceder a un puesto de trabajo.
A la integridad fsica y a la intimidad.
A percibir puntualmente la remuneracin pactada.
Los dems que se establezcan en el contrato de trabajo.

Deberes del trabajador


Cumplir las obligaciones concretas del puesto de trabajo conforme a principios de la buena fe y diligencia.
Cumplir las medidas de seguridad e higiene que se adopten.
Cumplir las rdenes e instrucciones del empresario en el ejercicio de su funcin directiva.
No realizar la misma actividad que la empresa en competencia con ella.
Contribuir a mejorar la productividad.
Los dems que se establezcan en el contrato de trabajo.

Normas del Control Interno para la Nmina


Las normas de control interno que se citarn a continuacin, representan la garanta para la empresa, que
los recursos monetarios destinados a la administracin de personal, estn siendo adecuadamente
distribuidos. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:
a. La contratacin de personal.
b. El salario a pagar
c. Las deducciones que se realizarn en nmina.
d. Horas extraordinarias y otros pagos especiales.

El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:
Preparen la nmina.
Aprueban nmina.
Pagan la nmina.

Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo.
En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la produccin del trabajador
pueda ser determinada.

Debe existir separacin de funciones:


- Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nmina y paga la nmina.
- Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nmina.
- Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de nmina.
- El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.
- Los clculos hechos en la nmina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.
- El pago de la nmina debe ser aprobado por un funcionario responsable.

Cuando la nmina sea pagada con cheque:


- Debe existir una cuenta bancaria que se utilice slo con ese objetivo.
- La cuenta bancaria de nmina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la
que prepara la nmina y de la que paga.
- La persona que realiza la conciliacin, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario.

Cuando la nmina se paga en efectivo:


- Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.
- Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraos.
- Cada trabajador, al recibir su remuneracin debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados los
diferentes conceptos que han intervenido en el clculo.
- El pago de la nmina debe ser peridicamente supervisado por un funcionario independiente del
departamento de nmina.
- Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora la
nmina o hecho los pagos, y debe enviar una relacin de los mismos al departamento de
contabilidad.
- Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco despus de un tiempo prudencial,
registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.
- El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al que
prepara la nmina.
- Los funcionarios que pagan la nmina deben ser rotados peridicamente.
- La distribucin contable de la nmina debe ser revisada por una persona que no pertenezca al
departamento de nmina.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ORGANIZACIN

Dentro de las empresas, actualmente se emplean diversos tipos de sistemas para optimizar todos los
recursos con que cuenta la empresa, por tal motivo es que la empresa debe crear para cada rea de trabajo
los procedimientos administrativos necesarios para el buen aprovechamiento de los recursos, en este
sentido juega un papel muy importante la direccin de la empresa ya que de la visin que esta tenga se
lograran alcanzar los objetivos trazados.

Dichos procedimientos deben quedar plasmados en un manual de procedimientos el cual es el documento


que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una
o varias unidades administrativas.

El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento


de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su
vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no
adecuadamente.

Los manuales de procedimientos permiten conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a la


descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de la ejecucin de las
mismas. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen
en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de
un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificacin
de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc, para establecer un sistema de
informacin o bien modificar el ya existente, para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteracin arbitraria.

Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria,
evaluacin del control interno y su evaluacin. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que
deben hacer y cmo deben hacerlo, ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades, construye
una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin, toda vez que los datos tienen
que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusin en la interpretacin de su contenido
por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atencin en todas y cada una de sus
etapas de integracin, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y
procedimientos que fundamentan la ejecucin del trabajo.

Conformacin Del Manual de Procedimientos


1. Identificacin:
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:
Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre
de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas
de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el numero de la forma. Entre
las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal.
2. ndice o Contenido:

Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento.

3. Prlogo y/o introduccin:

Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin


y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el
manual.

4. Objetivos de los procedimientos

Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar
y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la
responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la
evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el
trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems
de otras ventajas adicionales.

5. reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos

Esfera de accin que cubren los procedimientos. Dentro de la administracin pblica federal los
procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en:
procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.
6. Responsables
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en procedimientos en cualquiera de sus fases
7. Polticas o normas de operacin
En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en
forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
participaban en los procedimientos. Adems debern contemplarse todas las normas de operacin
que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los
procedimientos.

A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

a. Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de
actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas.
b. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por
personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
c. Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles
jerrquicos superiores.
8. Conceptos
Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su
significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado,
para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual.
9. Procedimiento (descripcin de las operaciones)

Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se
realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto
tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del
procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de
una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es
conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos
de varias opciones en una misma operacin.

10. Formulario de impresos.

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se
adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en
forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.

11. Diagramas de flujo.

Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el


recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento
general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems,
suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en
forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita
su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados.

12. Glosario de trminos.


Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los
manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para
la elaboracin de manuales administrativos.

Objetivos:
1. Presentar una visin de conjunto de la organizacin.
2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidad, evitar
duplicaciones y detectar omisiones.
3. Agilizar el estudio de la organizacin.
4. Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal.
5. Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias de
la organizacin.
6. Establecer el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles de jerarqua.
7. Promover el aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos
disponibles.
8. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.
9. Orientar e informar a todos los que por alguna razn interactan con la empresa.

Clasificacin Bsica
1. Por su naturaleza o rea de aplicacin
a. Macro administrativos: Son aquellos documentos que contienen informacin de ms de una
organizacin.
b. Meso administrativos: Son instrumentos que involucran a todo un grupo o sector, o a dos o
ms de las organizaciones que la componen.
c. Micro administrativo: Son los manuales que corresponden a una sola organizacin y pueden
referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus reas en forma especfica.

2. Por su contenido
a. De Organizacin: Contienen informacin detallada referente a los antecedentes, legislacin,
atribuciones, estructura orgnica, funciones, organigramas, niveles jerrquicos, grados de
autoridad y responsabilidad, as como los canales de comunicacin y coordinacin de una
organizacin. Tambin incluye una descripcin de puestos, cuando el manual se refiere a una
unidad administrativa en particular.
b. De Procedimientos: Constituyen un instrumento tcnico que incorpora informacin sobre la
sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas, entre s, que se constituyen en
una unidad para la realizacin de una funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin.
Todo procedimiento puede incluir la determinacin de tiempos de ejecucin, el uso de recursos
materiales y tecnolgicos, la aplicacin de mtodos de trabajo y control para obtener el oportuno
y eficiente desarrollo de las operaciones. Contar con una descripcin de los procedimientos
permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos lo niveles
jerrquicos, los que propicia la disminucin de fallas y omisiones y el incremento de la
productividad.
c. De Polticas: Tambin denominados de normas, estos manuales compendian las guas bsicas
que sirven como marco de actuacin para la realizacin de acciones en una organizacin.
d. De Contenido Mltiple: Concentran informacin relativa a diferentes tpicos o aspectos de una
organizacin.
e. De Puestos: Conocido como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificacin,
relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organizacin.
f. De Tcnicas: Documento que agrupa los principios y tcnicas necesarios para la realizacin de
una o varias funciones en forma total o parcial.
g. De Ventas: Instructivo que integra informacin especfica para apoyar la funcin de ventas.
h. De Produccin: Elemento de soporte para dar direccin y coordinar procesos de produccin y
sus fases.
i. De Finanzas: Manuales que respaldan el manejo y distribucin de los recursos econmicos de
una organizacin en todos los niveles, en particular en las reas responsables de su captacin,
aplicacin, conservacin y control.
j. De Personal: Identificados tambin como de relaciones industriales, de reglas del empleado o
de empleo, bsicamente incluyen informacin sobre prestaciones, servicio y condiciones de
trabajo.
k. De Operacin: Manuales utilizados para apoyar tareas altamente especializadas o cuyo
desarrollo demanda un conocimiento muy especfico.
l. De Sistemas: Instrumento de apoyo que rene las bases para el funcionamiento ptimo de
sistemas administrativos, computaciones, etc., de una organizacin.

3. Por su mbito
a. Generales: Documentos que contienen informacin global de una organizacin, atendiendo a su
estructura, funcionamiento y personal.
b. Especficos: Manuales que concentran un tipo de informacin en particular, ya sea unidad
administrativa, rea, puesto, equipos, tcnicas o a una combinacin de ellos. Este documento
contiene informacin detallada del contenido de los manuales de organizacin y procedimientos,
en virtud de que son los de uso ms generalizados en las organizaciones, por lo que pueden
servir de base para la preparacin de toda clase de manuales administrativos.
CONCLUSIONES

a) El presente trabajo describe de una manera sencilla, lo que es la Sistematizacin, el papel que juega
en las diferentes operaciones de una organizacin, nominas y procesamientos, as como
describe lo que son los procedimientos que se realizan, por lo que todo lo relacionado con esto debe
tratarse de manera cuidadosamente.

b) La sistematizacin es la interpretacin crtica de una experiencia que, a partir de su ordenamiento y


reconstruccin, descubre o explica la lgica del proceso vivido, los factores que han intervenido en
dicho proceso, cmo se han relacionado entre s y por qu lo han hecho de ese modo y con ello
construye nuevos conocimientos.

c) La utilizacin de formas de manera electrnica o en papel, repercuten en el aprovechamiento de la


informacin, ya que por medio de ellas se puede almacenar una gran cantidad de la totalidad de la
poblacin y actividades de una empresa, sin necesidad de elaborar constantemente cuestionarios o
entrevistas. El volumen de los desembolsos capitalizables pueden variar significativamente, esto por
que la erogacin real y la importancia del equipo determina el nivel organizacional en el cual se toma
la decisin del desembolso capitalizable.
RECOMENDACINES:

a) Que el lector tome conciencia de que algo tan simple como se escucha la Sistematizacin, es la
base para el buen funcionamiento de cualquier organizacin sin importar su tamao. As como
los sistemas son parte de todo en el universo, no se deber dejar de lado la sistematizacin en
ninguna empresa.

b) Es necesario que los procedimientos que se efectan en las empresas sean sistematizados y
revisados constantemente para que los procesos sean ms efectivos y eficientes de utilizar y de
esta forma los mismos avancen de forma rpida y la empresa genere mayores resultados y
rendimientos dentro de sus operaciones.

c) Que se realicen preferentemente en forma individual, debido a que el recurso tiempo y la falta
de coordinacin entre los integrantes de los grupos da lugar que no todos los alumnos
realmente realicen el trabajo, lo cual afecta al estudiante mismo al quedarse corto de
conocimientos tan importantes como los presentados en este trabajo.
BIBLIOGRAFIA

Capitulo I Definicin de la Sistematizacin Pagina www.alboan.org/archivos/1viendo.pdf

Capitulo I Caractersticas de la Sistematizacin Pagina www.crdi.ca/uploads/user-


S/11477193921fotomemoria_curla_modulo_I_

Capitulo I Una mirada histrica a la Sistematizacin. Pagina www.alboan.org/archivos/1viendo.pdf

Capitulo I Por qu Sistematizar. Pagina www.alboan.org/archivos/1viendo.pdf

Capitulo I Para qu Sistematizar. Pagina www.alboan.org/archivos/1viendo.pdf

Capitulo I Fines de la Sistematizacin. Pagina html.rincondelvago.com/contaduria-publica_1.html - 56k

http://www.lasasesorias.com/es/publica/laboral/contratostrabajo/nominasycotizacion.html