SISNA

La Ley 80 de 1989 estableci el Sistema Nacional de Archivos el cual tiene como objetivo planear
y coordinar la funcin archivstica en toda la Nacin, salvaguardar el patrimonio documental del
Pas y ponerlo al servicio de la comunidad, la Ley 594 de 2000 defini los rganos asesores del
Sistema, reglamentado por el Decreto 4124 de 2004 el cual fue posteriormente derogado por el
Decreto 2578 de 2012 el cul reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y establece la Red
Nacional de Archivos.

El Sistema Nacional de Archivos SNA se define entonces como el conjunto de instituciones

archivsticas articuladas entre s, que busca mejorar la estructura y el funcionamiento de los
archivos del pas y tiene como fin adoptar, articular y difundir las polticas, estrategias,
metodologas, programas y disposiciones que en materia archivstica y de gestin de documentos
y archivos establezca el Archivo General de la Nacin promoviendo la modernizacin y desarrollo
de los archivos en todo el territorio nacional.

mbito de Aplicacin del SNA

Rama Ejecutiva del Poder Pblico

Entidades del Orden Nacional, Departamental, Distrital, Municipal

Entidades Territoriales Indgenas y dems que se creen por Ley

Entidades privadas que cumplen funciones pblicas

Entidades del Estado en las distintas Ramas del Poder

Dems organismos regulados por la Ley 594 de 2000

GTD: 10 Consejos para un Archivo Perfecto

Lo puedes leer en aprox. 3:30 minutos

filing, cortesa de robin dennis

Veamos la semana pasada que un sistema de archivo de consulta general optimizado debe
permitirte archivar cualquier cosa en menos de 1 minuto.

David Allen ofrece estos 10 consejos que te pueden ayudar a conseguirlo:

Tenlo al alcance de la mano: Archivar debe ser algo instantneo y sencillo. Si cada vez que debes
archivar algo tienes que levantarte, lo normal es que acabes no hacindolo

Clasifcalo alfabticamente: Mucha gente intenta clasificarlo por proyectos o por reas, lo cual
multiplica la probabilidad de no encontrar algo cuando no recuerdas dnde lo archivaste. En un
sistema alfabetizado al final todo se archiva por tema, proyecto, persona o empresa, as que slo
tendrs que mirar en tres o cuatro sitios como mucho si no recuerdas por qu criterio lo archivaste

Ten siempre muchas carpetas disponibles: Siguiendo el principio general de convertir el archivar
en una tarea lo ms rpida y sencilla posible, a la hora de procesar es fundamental tener a mano
un buen nmero de carpetas disponibles, sean estas nuevas o recicladas

Mantn los archivadores por debajo de tres cuartos de su capacidad: El riesgo derivado de no
hacerlo es doble ya que, por una parte, al verlos llenos te resistirs a archivar ms cosas y
terminars amontonndolas y, por otra, si estn demasiado llenos, la bsqueda de cualquier
documento ser mucho ms difcil y te llevar ms tiempo. Para mantener los archivadores por
debajo del lmite recomendado debes purgarlo peridicamente. Si an as ves que te resulta difcil
mantenerlo bajo control, considera mover documentos con poca probabilidad de ser consultados
(proyectos ya cerrados, ex-clientes, facturas) a otro archivador ms alejado de tu espacio de
trabajo.

En cualquier caso, lo que debes tener siempre en cuenta es que si merece la pena guardar algo lo
mejor es hacerlo de manera que sea fcilmente accesible o, de lo contrario, para qu guardarlo?

Etiqueta tus carpetas con un generador de etiquetas automtico: Las etiquetas con letra impresa
son muy fciles de identificar y, segn David Allen, hacen que la relacin con tus archivos sea
distinta sin saber muy bien por qu. Ya coment en un post anterior que yo utilizo un DYMO Letra
Tag X desde hace aos y que estoy muy contento con el. Para sacarle el mximo partido es muy
importante que lo tengas siempre a mano y no lo compartas

No escatimes en calidad: Hay diferencias de precio muy importantes entre un archivador de

primera calidad y uno que no lo es. Tambin la hay unos meses ms tarde entre la suavidad y el
silencio con que siguen deslizndose los cajones del primero y los constantes atascos y chirridos
del segundo. Si ests decidido a implantar GTD tendrs que archivar cosas a diario en tu archivo de
consulta general, as que es mejor que hagas una inversin inteligente y te compres un buen
archivador

Si puedes, deshazte de los archivadores colgantes: Este tipo de archivadores son en teora mucho
menos efectivos por ser menos flexibles y ms formales que otros tipos de archivo. Yo s uso
archivadores colgantes y no tengo mayor problema con ellos, pero no quera dejar de compartir
contigo este consejo del propio David Allen

Si no puedes, haz lo siguiente con tus archivadores colgantes:

a) Etiqueta las carpetas, no los colgadores. As podrs llevrtelas en un momento dado sin tener
que acarrear con el colgador. Puede ser tambin til etiquetar adicionalmente el primer colgador
de cada letra a modo de separador

b) Utiliza slo una carpeta por colgador. De este modo no tendrs que reubicar de nuevo todas las
carpetas por orden alfabtico cada vez que se te llene un archivador

c) Dispn de un buen nmero de colgadores vacos y de carpetas disponibles para poder

etiquetarlas y archivar lo que necesites al momento

Depura tus archivos al menos una vez al ao. De este modo no slo evitars que tu archivo acabe
convirtindose en un agujero negro sino que tambin podrs permitirte el lujo de archivar
cosas por si acaso, ya que sabes que unos meses ms tarde vas a revisarlo y tirars todo lo que
no tenga sentido conservar. David Allen sugiere aprovechar los tiempos muertos que ofrecen por
ejemplo las esperas al telfono para ir depurndolo poco a poco pero, adems, aconseja hacer una
limpieza a fondo al menos una vez al ao e idealmente en una fecha determinada, como puede
ser al hacer la declaracin de la renta o a final de ao

salo. De nada sirven los otros nueve consejos si no usas tu archivo constantemente. Si ves que te
sigue costando trabajo archivar revisa de nuevo los puntos anteriores e intenta ver dnde podras
mejorar a fin de hacer la tarea de archivar algo casi automtico que no te suponga pereza alguna