Project Charter Document

Project Name: Pembutan Website Sistem Informasi Perpustakaan Kab. Sleman

Department: Jurusan Teknik Informatika UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Focus Area: Sistem Informasi Perpustakaan
Product/Process: Website
Project Time : 10 March 2015 till 20 Apryl 2015
Cost Estimation : Rp 2.500.000

Prepared By
Document Owner(s) Project/Organization Role
Niki Min Hidayati Robbi Project Manager

Abdul Developer

John Afandi Stakeholder

Project Charter Version Control

Version Date Author Change Description
1.0 5/03/2015 Niki Min Hidayati Document created
Robbi, Abdul

Confidential
Document1
Last printed on 8/18/2017 10:52:00 AM
 Project Charter

TABLE OF CONTENTS
1 PROJECT CHARTER PURPOSE ........................................................................................... 3

2 PROJECT EXECUTIVE SUMMARY ....................................................................................... 3

3 PROJECT OVERVIEW ............................................................................................................ 3

4 PROJECT SCOPE................................................................................................................... 3

4.1 Goals and Objectives .................................................................................................. 3

4.2 Departmental Statements of Work (SOW) .................................................................. 4

4.3 Organizational Impacts ............................................................................................... 4

4.4 Project Deliverables .................................................................................................... 5

4.5 Deliverables Out of Scope .......................................................................................... 5

4.6 Project Estimated Costs & Duration............................................................................ 5

5 PROJECT CONDITIONS ........................................................................................................ 6

5.1 Project Assumptions ................................................................................................... 6

5.2 Project Issues.............................................................................................................. 6

5.3 Project Risks ............................................................................................................... 7

5.4 Project Constraints ...................................................................................................... 7

6 PROJECT STRUCTURE APPROACH ................................................................................... 8

7 PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS ........................................................................... 8

8 PROJECT REFERENCES .......................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

9 APPROVALS ........................................................................................................................... 9

Confidential Page 2 8/18/2017

 Project Charter

1 PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah website Sistem Informasi Perpustakaan
untuk Pemerintah Kabupaten Sleman. Website ini sebagai media informasi perpustakaan
kota yang meliputi informasi buku, peminjaman, dan lain-lain.

2 PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

Project goals
Objectives
Scope
Assumptions
Risks
Costs
Timeline
Approach
Organization

3 PROJECT OVERVIEW
Pada dasarnya Sistem Informasi Perpustakaan untuk Kabupaten Sleman ini merupakan
pengembangan dari Sistem Informasi yang telah ada sebelumnya yang berbentuk aplikasi
Desktop. Tujuan dibuatnya Sistem Informasi Perpustakaan berbasis website adalah agar
mudah untuk diakses para pengguna perpustakaan dengan jaringan internet sehingga
dapat menghemat biaya operasional perpustakaan.

4 PROJECT SCOPE

4.1 Goals and Objectives

Goals Objectives
Proyek akan 1. Mengembangkan fitur informasi penyimpanan dan stok
memberikan dan buku
mengembangkan fitur
informasi buku
Proyek akan 2. Mengembangkan fitur informasi peminjaman buku
memberikan dan 3. Mengembangkan fitur informasi pengembalian buku
mengembangkan fitur
peminjaman buku

Confidential Page 3 8/18/2017


4.2 Departmental Statements of Work (SOW)
Departmental SOW
Interview kebutuhan
stakeholder
Fitur-fitur mengenai profilling
yang akan dibuat
Melakukan desain interface
sesuai dengan kebutuhan
Deskripsi hasil kerja
(spesifikasi kebutuhan,
source code, test plan)
Estimasi usaha setiap work
product tersebut
Testing aplikasi
Implementasi aplikasi web
4.3 Project Deliverables
Milestone
1. Melakukan wawancara
atau interview kepada
stakeholder utama
untuk mendapatkan
kebutuhan proyek yang
sesuai
2. Melakukan wawancara
Confidential
Project Charter
Owner/Prime
Projecr Manager , Stakeholder
Web Developer , Stakeholder
Web Designer, Stakerholder
Stakeholder, Tim proyek
Project Manager
Tester
Tim Proyek
Deliverable
Mendapatkan data dan infromasi mengenai proyek
Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder
Menentukan batasan proyek
Menentukan estimasi kebutuhan dana awal
Dokumentasi pertemuan
Dokumen kebutuhan proyek
Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung
Page 4
Due Date/Sequence
Melakukakan wawancara
untuk mendapatkan kebutuhan
utama
Tim web developer dan
stakeholder mendiskusikan
dan membuat requirement
fitur-fitur apa yang diperlukan
Web Designer dan Stakeholder
bersama-sama mendisikusikan
desain yang sesuai dengan
kebutuhan stakeholder namun
tidak dapat keluar dari ruang
lingkup yang terlah di
sepakati.
Pada tim proyek harus dapat
mendiskripsikan dan
mendiskusikan kepada
stakeholders mengenai asumsi
projek yang dibuat
Project manager memilih
seorang moderator dan tim
estimasi yang terdiri atas 3
hingga 7 orang. Jika tim yang
telah dipilih merasa bahwa
dokumen vision dan scope
kurang memberikan informasi,
maka project manager harus
memperbaiki dokumen
tersebut
Melakukan uji coba terhadap
aplikasi yang terlah dibuat
Tim melakukan implementasi
aplikasi web.
8/18/2017
 Project Charter

terhadap stakeholder untuk proyek

lainnya (mahasiswa)
3. Pembuatan Sistem
(prototyping)
4. Desain Interface
5. Presentasi Prototype
kepada stakeholder
6. Presentasi produk akhir
Dokumen kebutuhan proyek
Dokumentasi pertemuan
Dokumentasi pengembangan aplikasi
Mendapatkan hasil website sementara (prototype)
Layanan website sudah bekerja 80 persen
Dokument pengembangan aplikasi (progress)
Hasil desain website telah selesai dan tetap merujuk
pada dokumen kebutuhan
Dokumen pengembangan aplikasi (final)
Mendapatkan feedback dari stakeholder
Informasi tentang kebutuhan minor
Dokument kebutuhan proyek
Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan
stakeholder
Sistem dapat berjalan dengan baik
Produk telah diimplementasikan

4.4 Deliverables Out of Scope

Tidak termasuk dalam proyek ini adalah system peminjaman dan pengembalian buku.
Selain itu pengolahan data dan data diluar dari ruang lingkup pengerjaan proyek juga tidak
termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek.

4.5 Project Estimated Costs & Duration

Project Date
Milestone Estimate Deliverable(s) Included Confidence Level
Melakukan 05/03/2015 Informasi mengenahi High
interview pada laboratorium e-bisnis
stakeholder Informasi stakeholder
yang terlibat
Informasi proses bisnis
yang ada
Informasi struktru
organisasi
Informasi Prestasi dan
Karya
Dokumen Kebutuhan

Analisa hasil 12/03/2015 Mendapatkan kebutuhan High

interview utama
Dokumen kebutuhan
(final)

Desain Sistem 19/03/2015 Prototype High

dan interface

Confidential Page 5 8/18/2017

 Project Charter

Presentasi ke 09/04/2015 Feedback mengenai Medium

Stakeholder prototype

Hosting dan 10/04/2015 Melukakan pembelian Medium

Domain aplikasi hosting dan domain
untuk implementasi
aplikasi web

Testing aplikasi 16/04/2015 Memperoleh High

dokumentasi testing
aplikasi

5 PROJECT CONDITIONS

5.1 Project Assumptions

Proyekinidiasumsikansuatuproyek yang bertujuanuntukmembuatdanmengembangkan

website mengenai satu focus, yaitu Sistem Informasi Perpustakaan
Proyek ini diasumsikan dapat membantu anggota perpustakaan untuk dapat
menggunakan fasilitas perpustakaan dengan lebih mudah dan nyaman
Proyek ini diasumsikan dapat membantu pihak pengelola Perpustakaan untuk
mengintegrasikan system pada perpustakaan.

5.2 Project Issues

Priority Criteria
1High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.
2 Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.
3 Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.
4Closed issue.

# Issue Priority Owner Description Status & Resolution

1 Anggota tim Low Project Kemungkinana Mempunyai anggota
mendapatk Manager terjadi hal yang cadangan yang siap
an musibah tidak diharapkan dipekerjakan sesuai
yang menimpa dengan keahlian yang
anggota tim dibutuhkan
2 Listrik mati High Web Kemungkinan Menyiapkan aliran listrik
pada saat Develop terjadi mati listrik cadangan menggunakan
pengemban er,Web pada saat genset, atau UPS untuk
gan aplikasi Designer pengembangan keadaan mendesak.
web proyek.
3 Data Hilang High Tim Dimungkinkan Melakukan backup secara

Confidential Page 6 8/18/2017

 Project Charter

# Issue Priority Owner Description Status & Resolution

Proyek sekali data berkala pada media
dapat hilang penyimpanan yang
begitu saja terpisah dengan komputer
karena ancaman untuk mengembangan.
virus dan Menggunakan tools
bencana yang pendukung keamaan
tidak terduga komputer pengembangan
seperti antivirus.

5.3 Project Risks

# Risk Area Likelihood RiskOwner Project Impact-Mitigation Plan

1 Waktu High Project Meeting dilakukan dengan mencari
untuk Manager hari yang longgar dan sebisa
melakukan mungkin diadakan pertemuan
pertemuan setiap harinya walaupaun hanya
sangat sulit sebentar.
Jika belum mengatasi solusi lain
adalah melakukan netmeeting
untuk memecahkan masalah jarak
dan waktu.
2 Informasi Medium Project Mencari stakeholder yang lainnya
dari Manager seperti mahasiswa dan alumni yang
stakeholder pernah menjadi warga laboratorium
utama e-bisnis
kurang
3 Ruang High Project Melakukan inisiasi diawa mengenai
Lingkup Manajer batasa-batasan atau constrains
proyek yang terdapat dalam proyek
melebar
terlalu luas
4 Waktu High Stakeholder Membuat schedule task pada
pengerjaan setiap kegiatan yang berkaitan
proyek dengan proyek yang disesuaikan
terlambat dengan kesepakatan pengerjaan
dari target proyek dan jumlah anggota tim.
5 Kurangnya Medium Project Mencari atau merekrut anggota
personil tim Manager baru yang sesuai dengan bidang
keahlian yang dibutuhkan

5.4 Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

Proyek hanya melakukan pengembangan terhadap aplikasi web yang berisi informasi
buku, buku yang dipinjam dan buku yang telah dikembalikan.

Confidential Page 7 8/18/2017

 Project Charter

Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan
telah di sepakati sebelumnya.
Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan
dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin
diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan
ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.
Tingakt sekuritas aplikasi web sesuai dengan permintaan stakeholder.

6 Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan
interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang
mudah dilakukan karean dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang
dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokume kebutuhan
sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan.

7 Project Team Organization Plans

Project Team Role Project Team Member(s) Responsibilities

Project Manager Niki Min Hidayati Robbi Melakukan interview
terhadap stakeholder
proyek
Melukan pembagian
tugas
Control Project Team
Bertanggung jawab atas
berjalannya proyek
Finnancial
Web Developer Abdul Melakukan
pengembangan website
Web Designer Andi Desain interface website
Website Analyst Doni Melakukan analisa
terhadap rancangan
website
Dokumentator Arriza Dokumentasi pengerjaan
proyek
Dokumentasi
pengembangan website
Tester Rizal Marta Melakukan pengujian
terhadap fitur-fitur
website
Memberikan feedback

Confidential Page 8 8/18/2017

 Project Charter

8 APPROVALS
Prepared by Niki Min Hidayati Robbi
Project Manager

Approved by Pengelola Perpustakaan kota Kab. Sleman

Project Sponsor

Confidential Page 9 8/18/2017