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Procedimento Operacional Padro

Material integrante do curso:

1
Gerente do Projeto de desenvolvimento do curso
Diogo Bernardino de Oliveira Lima Bezerra
Conteudistas
Bruno Crescenti de Paiva
Diogo Bernardino de Oliveira Lima Bezerra
Incia Aparecida Ferreira Oliveira
talo Lbo Gualberto
Marco Aurlio Braga
Marcus Vinicius de Jesus Paizante
Designer Educacional
Gabriel Vital Lins Filho
Gilson Borges Espindola
Marcos Vincius de Melo Silva
Revisores
Diogo Bernardino de Oliveira Lima Bezerra
Gilson Borges Espindola
Incia Aparecida Ferreira Oliveira
Marco Aurlio Braga
Marcos Vincius de Melo Silva
Valquria Araujo da Cruz
Designer Grfico
Alexsandro de Brito Almeida
Diogo Bernardino de Oliveira Lima Bezerra
Evaldo Ccero de Sousa
Francisco de Assis Bezerra Loureno
Leonel dos Santos Rosa
Marcos Vincius de Melo Silva
Rodrigo Veras Barroso
Apresentador
Gleisson Cardoso Rubin
Laureano Struck
Depoentes
Caio Barros
Iara do Esprito Santo
Rodrigo Nogueira
Roma Pekauita
Nei Jobson da Costa Carneiro
Mariana de Miranda Oliveira
Instituies Parceiras
Escola Nacional de Administrao Pblica
Correios
Ministrios do Planejamento Desenvolvimento e Gesto
Ministrio da Justia
Conselho Administrativo de Defesa Econmica
Agncia Nacional de Telecomunicaes

Desenvolvimento do curso realizado no mbito do acordo de Cooperao Tcnica FUB / CDT / Laboratrio Lati-
tude e Enap.
Sumrio
POP 01 - Acessar o SEI.................................................................................................. 4
POP 02 - Receber processo........................................................................................ 5
POP 03 - Atribuir processo......................................................................................... 6
POP 04 - Inserir Anotao........................................................................................... 8
POP 05 - Iniciar processo............................................................................................ 9
POP 06 - Excluir processo.........................................................................................13
POP 07 - Relacionar processo.................................................................................14
POP 08 - Remover relacionamento.......................................................................16
POP 09 - Iniciar processo relacionado..................................................................17
POP 10 - Anexar processo........................................................................................18
POP 11 - Abrir processo anexado..........................................................................20
POP 12 - Sobrestar processo...................................................................................21
POP 13 - Remover sobrestamento........................................................................24
POP 14 - Duplicar processo......................................................................................25
POP 15 - Enviar processo..........................................................................................27
POP 16 - Concluir processo......................................................................................29
POP 17 - Inserir ponto de controle........................................................................31
POP 18 - Gerenciar ponto de controle.................................................................32
POP 19 - Criar documento interno........................................................................34
POP 20 - Editar documento interno.....................................................................40
POP 21 - Gerar verso do documento.................................................................41
POP 22 - Assinar documento interno...................................................................42
POP 23 - Criar texto padro.....................................................................................44
POP 24 - Criar, consultar, alterar e excluir modelo de documento ...........45
POP 25 - Incluir documento externo....................................................................48
POP 26 - Excluir documento do processo..........................................................53
POP 27 - Cancelar documento................................................................................55
POP 28 - Incluir documento em mltiplos processos ...................................56
POP 29 - Imprimir documento................................................................................59
3
POP 30 - Dar cincia ..................................................................................................60
POP 31 - Encaminhar documento para assinatura em outra Unidade ...61
POP 32 - Assinar documento encaminhado por outra Unidade................64
POP 33 - Encaminhar processo para consulta de outra Unidade..............67
POP 34 - Visualizar minutas e documentos por meio de Blocos de Reunio....69
POP 35 - Incluir processos em um Bloco Interno.............................................70
POP 36 - Visualizar processos em um Bloco Interno.......................................72
POP 37 - Verificar o histrico do processo..........................................................73
POP 38 - Incluir processo em Acompanhamento Especial..........................74
POP 39 - Alterar grupo em Acompanhamento Especial...............................77
POP 40 - Excluir grupo em Acompanhamento Especial...............................78
POP 41 - Criar e disponibilizar a Base de Conhecimento..............................79
POP 42 - Alterar a Base de Conhecimento.........................................................83
POP 43 - Executar pesquisa.....................................................................................85
POP 44 - Reabrir processo........................................................................................87
POP 45 - Exportar documentos do processo em formato PDF...................88
POP 46 - Exportar documentos do processo em formato ZIP....................90
POP 47 - Estatstica dos processos........................................................................92
POP 48 - Enviar e-mail utilizando o SEI................................................................95
POP 49 - Criar grupo de e-mail ..............................................................................99
POP 50 - Permitir visualizao de processo por usurio externo ........... 100
POP 51 - Cadastrar usurio externo para assinatura em documento interno.....102
POP 52 - Solicitar assinatura de usurio externo em documento interno ........104

4
POP 1 Acessar o SEI

Dica

O navegador padro e o endereo para acesso ao SEI sero informados pelo seu
rgo ou entidade. Recomendamos utilizar o Mozila Firefox ou Google Chrome.

1.Clique no campo Usurio.

Ateno!

Os campos Usurio e Senha devero ser preenchidos conforme orientao


do seu rgo/entidade!

2. Digite seu nome de usurio.

3. Clique no campo Senha.

4. Digite sua senha de acesso ao SEI.

Dica

Se voc utiliza o sistema multirgo, clique na caixa de seleo e selecione o


rgo correspondente sua lotao.

5. Clique no boto

Dica

Opcionalmente voc pode pressionar ENTER para acessar o SEI.

Sumrio

5
POP 2 Receber processo

Dica

Para receber um processo na sua unidade, basta clicar no registro que aparece
em vermelho, na coluna Recebidos, na tela de controle de processos.

1. Clique no registro (nmero do processo) em vermelho

Exemplo

Consultar Recebimento do processo.

2. Clique em

Dica

O SEI registra automaticamente a data e a hora, a unidade, o login do usurio


e a descrio da operao.

Sumrio

6
POP 3 Atribuir processo

Dica

Utilize esta rotina para atribuir o processo para um usurio especfico dentro
da sua unidade.

1. Clique na caixa do processo a ser atribudo

2. Clique no cone

3. Clique na caixa de seleo Atribuir para

Dica

Ser exibida a relao dos usurios vinculados unidade.

4. Clique no nome do usurio a quem ser atribudo o processo.

5. Clique no boto Salvar

Dica

O(s) processo(s) atribudo(s) a uma pessoa aparece(m) com o seu login ao lado
do nmero do processo.

Exemplo

7
Checando o processo atribudo:

6. Clique em

Dica

A tela Controle de Processos apresentar apenas os processos atribudos


ao usurio logado.
Clique em Ver todos os processos para voltar tela anterior.

Sumrio

8
POP 4 Inserir Anotao

Dica

As anotaes so informaes de livre preenchimento, que podem ser inseridas


em um ou mais processos ao mesmo tempo.

1. Clique na caixa do(s) processo(s) desejado(s)


2. Clique no cone

3. Digite o texto da anotao

Dica

Clique na caixa de seleo quando voc desejar indicar a prioridade


do(s) processo(s).

4. Clique no boto

Dica

Para remover uma Anotao de um processo, apague o texto digitado no campo


Descrio e clique no boto Salvar.

Na tela de controle de processos, os cones indicaro:

Anotao simples

Anotao prioritria

Sumrio

9
POP 5 Iniciar processo

1. Clique no boto

Dica

Os tipos de processos apresentados na tela so os que j foram utilizados


pela unidade.
Para exibir todos os tipos de processos disponveis, clique no cone

2. Clique no tipo de processo desejado.

3. Campo Protocolo:

Se voc selecionar a opo... Ento...

3.1 V para o passo 4.

3.1 Clique no campo

3.2 Digite o nmero do processo.

3.3 Clique no cone .

3.4 Selecione o dia, o ms e o ano de autuao do processo.

Ateno!
Essa informao faz referncia data de instruo do pro-
cesso existente!

3.5 V para o passo 4.

4. Clique no campo

10
5. Digite as informaes de identificao do processo.

6. Clique no campo

Dica

O(s) interessado(s) no processo pode(m) ser pessoa(s) fsica(s) ou jurdica(s),


entidade(s) pblica(s) ou privada(s).

7. Digite parte do nome do interessado

Se o interessado... Ento...

7.1 Clique sobre o nome do interessado.


for exibido,
7.2 V para o passo 8.
7.1 Digite o nome completo.

7.2 Tecle enter.


no for exibido,
7.3 Clique em

7.4 V para o passo 8.

8. Clique no campo

Dica

As informaes deste campo so visualizadas exclusivamente pela unidade que


as inseriu.

11
9. Campo Nvel de Acesso

Dica

As opes de nvel de acesso so habilitadas conforme o tipo de processo


selecionado.
O nvel de acesso mais restritivo (restrito ou sigiloso) se estender a todo
o processo.

Se voc selecionar a opo... Ento...


Pblico

9.1 Clique na caixa

Documentos visualizveis pelos usurios de todas 9.2 V para o passo 10.


as unidades do rgo.

9.1 Clique na caixa


Restrito

9.2 Clique na caixa de seleo Hiptese legal


Dica
Documentos visualizveis, pelos usurios, por 9.3 Clique na hiptese legal desejada.
onde o processo tramitar.
9.4 V para o passo 10.

9.1 Clique na caixa

Opo disponvel para processos com destaque 9.2 Clique na caixa de seleo do Grau de sigilo
em fundo vermelho.
9.3 Clique no grau de sigilo desejado.
Ex.:

9.4 Clique na caixa de seleo Hiptese legal

Visualizvel apenas por usurios com permisso 9.5 Clique na hiptese legal desejada.
especfica e previamente credenciados.
9.6 V para o passo 10.

12
10. Clique no boto

Dica

Ser gerado um novo processo (ainda sem documentos).

Clique no cone para alterar parmetros cadastrados no processo.

Sumrio

13
POP 6 Excluir processo
1. Clique sobre o nmero do processo desejado.

2. Clique no cone

Ateno!

O cone somente ser exibido se o processo no contiver nenhum


documento!

3. Clique no boto

Sumrio

14
POP 7 Relacionar processo

Ateno!

Anote (ou utilize o comando Copie) o nmero do processo a ser relacionado!

1. Clique sobre o nmero do processo desejado.

2. Clique no cone

3. Clique no campo

4. Digite o nmero completo do processo a ser relacionado.

Dica

Utilize os comandos copie e cole, alternativamente.

5. Clique no boto :

15
Se o processo correspondente... Ento...
For apresentado na tela, 5.1 Clique em Adicionar.

Ser exibido no campo Tipo o Ser apresentada a Lista de Processos Relacionados.


tipo do processo.
OK! Voc relacionou um processo.
No for apresentado na tela,

Dica
Ser exibida a mensagem:
5.1 Clique no boto OK.

5.2 Retorne ao passo 3.

Sumrio

16
POP 8 Remover relacionamento

Dica

Esta rotina deve ser executada somente se o processo selecionado contiver


processo(s) relacionado(s).

1. Clique sobre o nmero do processo.

2. Clique no cone

3. Clique no cone do processo do qual deseja remover o relacionamento.

4. Clique no boto

Sumrio

17
POP 9 Iniciar processo relacionado

Dica

Esta funcionalidade destinada a iniciar um processo, relacionando-o


imediatamente a um processo j existente no SEI.

1. Clique sobre o processo desejado.

2. Clique no boto

Dica

Utilize a POP 5 - Iniciar processo para prosseguir.

Sumrio

18
POP 10 Anexar processo

Ateno!

Uma vez anexado o processo, no ser mais possvel inserir documentos nele!

Dica

O processo a ser anexado:

Deve estar aberto somente na unidade que efetuar a operao.


No pode ter processos anexos a ele.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no boto

3. Digite o nmero do processo.

Dica

Utilize os comandos copie e cole, alternativamente.

4. Clique no boto :

19
Se o nmero do processo... Ento...
For apresentado na tela,
4.1 Clique no boto

Ser exibido no campo Tipo o 4.2 Clique no boto


tipo do processo.

Ser exibida a Lista de Processos Anexados.

Pronto! Voc ANEXOU um processo no SEI!

No for apresentado na tela,

Dica
Ser exibida a mensagem:
4.1 Clique no boto

4.2 Clique no campo Processo.

4.3 Retorne ao passo 3.

Sumrio

20
POP 11 Abrir processo anexado

Dica

Esta rotina deve ser executada somente se o processo contiver processo(s)


relacionado(s).
Utilize esta rotina para visualizar documentos de um processo anexado.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no boto

3. Clique no nmero do processo anexado interessado (na rvore do processo).

4. Clique no hiperlink Clique aqui para visualizar este processo em uma nova janela.

Dica

Ser aberta outra pgina (aba) do navegador.


Ser exibido um link para acesso ao processo principal.
Processo anexado ao processo...

Sumrio

21
POP 12 Sobrestar processo

Dica

O processo no poder:

* estar aberto em outras unidades;


* tramitar (ser enviado)para outras unidades;
* receber novos documentos; ou
* ser anexado a outro processo.

O(s) processo(s) sobrestado(s) desaparece(m) da tela inicial de Controle de


Processos.

1. Clique na(s) caixa(s) do(s) processo(s)

2. Clique no cone

22
Se o motivo do sobrestamento do processo estiver... Ento...

2.1 Clique na caixa de seleo

2.2 Clique no campo


No prprio processo, 2.3. Descreva o motivo para o sobrestamento do
processo.

2.4. Clique em

Pronto! Voc sobrestou um processo.


2.1. Clique na caixa de seleo

2.2 Clique no campo

2.3. Digite o numero completo do processo a ser


vinculado.

Dica
Utilize os comandos copie e cole, alternativamente.
Em outro processo,
2.4. Clique em

2.5. Clique no campo

2.6. Descreva o motivo para o sobrestamento do


processo.

2.7. Clique em

Pronto! Voc sobrestou um processo vinculando a


outro processo.

23
Dica

A contagem do tempo do processo ficar suspensa at que seja retirado o


sobrestamento.

Sumrio

24
POP 13 Remover sobrestamento

1. Clique no menu

Dica

Alternativamente, voc pode acessar o processo sobrestado por meio do


campo

2. Clique na caixa de seleo do(s) processo(s) desejado(s)

3. Processos Sobrestados.

Se voc selecionou... Ento...

3.1 Clique no cone do processo selecionado.


Um processo somente, 3.2 Clique no boto .

OK! Voc removeu o sobrestamento de um processo!

3.1 Clique no boto .

3.2 Clique no boto .


Dois ou mais processos,
OK! Voc removeu o sobrestamento de vrios
processos!

Sumrio

25
POP 14 Duplicar processo

Dica

Utilize esta funcionalidade para gerar um novo processo a partir de um processo


j existente, copiando sua indexao, estrutura e o modelo dos documentos
que o compem.

1. Clique no processo a ser duplicado.

2. Clique no boto .

3. Clique no campo .

4. Digite parcialmente o nome do interessado.

Dica

Surgir, logo abaixo, uma lista com os nomes dos interessados.

5. Clique sobre o nome do interessado desejado.

Dica

Ao digitar o nome completo do interessado e o mesmo no aparecer na lista,


tecle enter e OK na sequncia.

26
6. Clique na caixa de seleo do(s) documento(s) a ser(em) retirado(s) da lista de duplicao (quando necess-
rio).

Dica

Todos os documentos podero ser duplicados, exceto:

e-mails enviados; e
os documentos gerados em outras unidades pendentes de assinatura.

7. Clique no boto
Sumrio

27
POP 15 Enviar processo
1. Clique na caixa de seleo do(s) processo(s).

2. Clique no boto .

3. Clique no campo .

4. Digite a sigla ou o nome (parcial) da unidade de destino.

Dica

Ser exibida a relao das Unidades cadastradas no sistema.

5. Clique sobre a Unidade desejada.

Dica

Voc pode enviar para mais de uma unidade. Para incluir outra unidade, repita
os procedimentos 3, 4 e 5.

Campos Opcionais (preencha conforme a situao):

28
Clique na caixa de seleo... Para...

Manter o processo aberto na sua unidade e na(s)


unidade(s) de destino, simultaneamente.

6. Manter processo aberto na unidade atual

Para acompanhar o processo, utilize a funcionalidade


no menu principal.

Remover definitivamente a anotao registrada no


processo

7. Remover anotao
Dica
Se voc mantiver a anotao no seu processo as outras
unidades no podero visualiz-la.

Encaminhar e-mail unidade de destino, notificando o


8. Enviar e-mail de notificao envio do(s) processo(s).

Sinalizar ao destinatrio a data exata em que processo


precisa ser devolvido.

Dica
Clique no calendrio e selecione a data de retorno.
9.
Sinalizar ao destinatrio o prazo, em dias corridos, em
que o processo precisa ser devolvido ao remetente.

Dica
Clique no calendrio e selecione a data de retorno.

Informe no campo o nmero de dias.


Clique na caixa para contar somente o
nmero de dias teis.

10. Clique no boto .

Sumrio

29
POP 16 Concluir processo

Dica

Voc pode concluir um processo nas seguintes situaes:

A unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, no h mais nenhuma


ao a ser tomada por parte da unidade;
O processo j alcanou o seu objetivo em todas as unidades e dever ser
concludo na ltima unidade em que estiver aberto.

Ateno!

A concluso do processo em uma unidade no acarreta, necessariamente, a


concluso nas demais unidades nas quais esteja aberto!

Se voc deseja concluir... Ento...


1. Clique no processo desejado.

2. Clique no cone .

Um processo somente, Se o processo estiver ento ser exibida a


aberto... mensagem...
somente na sua unidade, Processo no possui
andamentos abertos.
em outras unidades, Processo est aberto em
outra unidade.

OK! Voc concluiu o processo no SEI!

30
Se voc deseja concluir... Ento...

1. Clique na caixa dos processos desejados .

2. Clique no cone .
mais de um processo,

3. Clique em na caixa de mensagem aberta.

OK! Voc concluiu os processos selecionados no SEI!

Ateno!

O processo concludo no mais ser exibido na tela principal de controle de


processos!

Dica

Para consultar um processo concludo, utilize a funcionalidade de pesquisa do


processo .

O processo concludo poder ser reaberto somente na(s) unidade(s) em que


tramitou por meio do cone .

Sumrio

31
POP 17 Inserir ponto de controle

Ateno!

Para utilizar a ferramenta de ponto de controle no SEI, voc precisa:

Definir as etapas dos pontos de controle dos processos na sua unidade; e


Encaminhar solicitao ao administrador do SEI do seu rgo para cadastro
dos pontos de controle para a sua unidade.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no boto .

3. Clique na caixa de seleo do Ponto de Controle.

4. Clique sobre o Ponto de Controle desejado.

5. Clique em .

Dica

Ser exibido o cone ao lado do nmero do processo (na rvore do


processo).

Exemplo:

Clique em um dos cones ou para visualizar o Histrico de Pontos


de Controle do processo.

Sumrio

32
POP 18 Gerenciar ponto de controle

1. Clique no boto .

2. Faa o filtro:

2.1 Clique na caixa de seleo do Tipo do Processo.


Por Tipo do Processo:
2.2 Clique sobre o tipo desejado.

2.3 V para o passo 3.

2.1 Clique na caixa de seleo do Ponto de Controle.


Por Ponto de Controle:
2.2 Clique sobre o ponto de controle desejado.

2.3 V para o passo 3.

3. Clique no boto .

4. Clique no boto do processo desejado.

Dica

Ser apresentado o histrico de pontos de controle do processo selecionado.

5. Clique na caixa de seleo do Ponto de Controle.

6. Clique sobre o ponto de controle desejado.

33
Dica

Se voc deseja remover o ponto de controle de um processo, clique sobre a


linha em branco. Nessa situao:

O processo deixar de ser apresentado na tela de Pontos de Controle.


O histrico dos pontos de controle registrados permanece no processo.
No processo com ponto de controle removido, acrescentado um registro
de ponto de controle com a expresso [Ponto de Controle removido do
processo].

7. Clique no boto .

Dica

O processo alterado ser destacado com fundo amarelo.

Voc tem disposio os botes e para a tabela


apresentada na tela.

Sumrio

34
POP 19 Criar documento interno

Ateno!

Todo documento gerado no SEI sempre estar vinculado a um processo!


Desbloqueie os pop-ups de seu navegador!

1. Clique sobre o nmero do processo.

2. Clique no cone .

3. Clique no tipo de documento desejado.

Dica

Para exibir todos os tipos de documentos disponveis, clique no cone .


Utilize a ferramenta de busca do seu navegador para localizar o tipo de
documento desejado. Ex.: CTRL + F.

4. Campo Texto Inicial:

Se voc deseja... Ento...


Iniciar um novo documento 4.1 V para o passo 5.

4.1 Clique na caixa de seleo .


4.2 Clique no campo ao lado.
4.3 Digite o nmero SEI do documento de referncia
(que servir de modelo).

Dica
Utilizar um documento existente,

Alternativamente, voc poder clicar no boto

e clicar no cone do modelo


desejado.

4.4 V para o passo 5.

35
Se voc deseja... Ento...

4.1 Clique na caixa de seleo .

4.2 Clique na barra .


Utilizar texto padro em parte do documento,
4.3 Clique sobre o modelo desejado.
4.4 V para o passo 5.

5. Clique no campo .

Dica

Os campos Descrio, Interessados, Destinatrios e Observaes


desta unidade so opcionais e o sistema permite a sua incluso ou alterao
posteriormente.

6. Digite o assunto do documento no campo Descrio.

Ateno!

Consulte seu rgo para verificar o preenchimento do campo Descrio!

7. Clique no campo .

Dica

Por padro, o sistema preencher com o mesmo Interessado informado no


processo. Voc poder manter, incluir, excluir ou alterar.

8. Digite parcialmente o nome do interessado.

36
Se o nome completo do interessado... Ento...

8.1 Clique sobre o nome do interessado.

for exibido, Havendo mais interessados a incluir, repita os


procedimentos 7 e 8.

8.2 V para o passo 9.

8.1 Conclua a digitao do nome completo.

8.2 Tecle Enter ao final da digitao.

8.3 Clique em .
no for exibido,
Dica
Havendo mais interessados a incluir, repita os
procedimentos 7 e 8.

8.4 V para o passo 9.

9. Clique no campo .

37
10. Digite parcialmente o nome do destinatrio.

Se o nome completo do Destinatrio Ento...

10.1 Clique sobre o nome do destinatrio.

for exibido, Havendo mais Destinatrios a incluir, repita os


procedimentos 9 e 10.

10.2 V para o passo 11.


10.1 Conclua a digitao do nome completo.

10.2 Tecle Enter ao final da digitao.

10.3 Clique em .
no for exibido,
Dica
Havendo mais interessados a incluir, repita os
procedimentos 9 e 10.

10.4 V para o passo 11.

Ateno!

Siga a orientao de seu rgo (equipe de gesto documental) para o


preenchimento do campo !

11. Clique no campo .

12. Digite as informaes complementares do processo.

38
Dica

A informao deste campo ser pesquisvel apenas para sua unidade.


Este campo de preenchimento opcional, porm importante para a
pesquisa do documento no sistema.
Sua unidade deve adotar um padro de preenchimento.

13. Campo Nvel de Acesso:

Dica

Por padro, os documentos criados dentro do processo replicam o nvel de


acesso atribudo ao processo. Contudo, podero ser modificados para qualquer
nvel de acesso permitido para o processo. Nesse caso, o nvel de acesso mais
restritivo se estender a todo o processo.

Se voc deseja selecionar a opo... Ento...

13.1 Clique na caixa Pblico.

13.2 V para o passo 14.

13.1 Clique na caixa Restrito.

Ateno! 13. 2 Clique na caixa de seleo de Hiptese legal.

O processo de nvel de acesso Pblico automatica- 13.3 Clique na hiptese legal desejada.
mente assumir o nvel de acesso Restrito (para to-
dos os seus documentos e processos anexados)! 13.4 V para o passo 14.

39
Se voc deseja selecionar a opo... Ento...

13.1 Clique na caixa Sigiloso.

13. 2 Clique na caixa de seleo do Grau de Sigilo.


O acesso ao documento ser restrito ao(s) usurio(s)
que possuir(em) credencial de acesso ao processo. 13.3 Clique sobre o grau de sigilo desejado.
No ficar visvel para os demais usurios.

13. 4 Clique na caixa de seleo de Hiptese legal.

13.5 Clique na hiptese legal desejada.


Voc somente poder classificar o documento como
sigiloso se o tipo do processo permitir sigilo. Nesse 13.6 V para o passo 14.
caso, o nvel de acesso sigiloso se estender a todo
o processo!

14. Clique no boto .

Dica

O documento aparecer na rvore de documentos do processo e uma pop-up


ser aberta para que seja editado.
Somente sua unidade poder efetuar modificaes futuramente neste
documento criado por voc.

Sumrio

40
POP 20 Editar documento interno

Ateno!

Voc somente poder editar documento criado pela sua unidade, mesmo que
o processo esteja aberto para outras unidades!

1. Clique no nmero do processo que contm o documento a ser editado.

2. Clique sobre o documento a ser editado.

3. Clique no boto .

Dica

Somente as sesses com fundo branco so editveis.

4. Preencha o contedo conforme o tipo de documento.

Dica

Remova os tpicos do corpo do texto e os Anexos no utilizados.


Aplique os estilos, formataes e outras funes do editor de texto que
voc julgar necessrio.

5. Clique no boto .

Sumrio

41
POP 21 Gerar verso do documento

Dica

O SEI permite que sejam feitas vrias edies em um mesmo documento.


Uma nova verso do documento ser armazenada cada vez que ele for
salvo.
A verso mais atual do documento estar sempre no topo da lista.

1. Clique sobre o nmero do processo.

2. Clique sobre o documento desejado.

3. Clique no boto .

4. Lista de verses existentes:


Se voc deseja... Ento...

4.1 Clique no cone da verso que deseja visualizar.


Visualizar uma das verses.
Pronto!
Voc concluiu a ao de visualizao.

3.1 Clique no cone da verso que deseja recuperar.


Recuperar uma verso.
Dica
Dica
Esta ser a verso atual do documento.
Voc poder editar uma verso Voc pode editar o documento, salvando-o ao final.
anterior do documento.
Pronto!
Voc concluiu a recuperao de uma verso do documento.

Sumrio

42
POP 22 Assinar documento interno

Dica

A assinatura eletrnica permitida por login e senha ou por token.


Um documento pode ser assinado por uma ou mais pessoas, conforme a
necessidade.

Ateno!

Leia atentamente o documento antes de assin-lo!

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique sobre o documento desejado na rvore do processo.

3. Clique no cone .

Ateno!

Confira se os campos rgo do Assinante, Assinante e Cargo/Funo


esto de acordo com a prerrogativa de assinatura do documento!

4. Digite a sua senha de acesso ao sistema.

5. Tecle ENTER.

Dica

O documento com a respectiva assinatura eletrnica ser apresentado na


tela.
O cone ao lado do documento, na rvore, indica que voc pode editar
o documento.
Utilize a POP 20 Editar documento interno para revogar assinatura,
quando necessrio.

43
Ateno!

Quando surgir, o cone ao lado do documento indicar:

que ele foi visualizado por outra unidade (para verificar, dar cincia, etc.);
ou
que ele no est mais disponvel para edio.

Sumrio

44
POP 23 Criar texto padro
Dica

Qualquer usurio de uma unidade poder produzir, consultar, alterar e excluir


um texto padro da unidade.

1. Clique em .

2. Clique no boto .

3. Clique no campo .

4. Digite o nome de identificao.

Dica

O campo nome est limitado a 30 caracteres.

5. Clique no campo .

6. Digite a descrio da funo do texto padro a ser criado.

Dica

O campo descrio est limitado a 300 caracteres.

7. Clique na rea de texto do campo Contedo.

8. Digite o contedo do texto.

Dica

O campo descrio est limitado a 300 caracteres.

9. Clique no boto .
Sumrio

45
POP 24 Criar, consultar, alterar e excluir modelo de
documento
CRIAR MODELO DE DOCUMENTO

1. Clique sobre o nmero do processo.

2. Clique sobre o documento que deseja definir como modelo.

3. Clique no cone .

4. Clique na caixa de seleo de Grupo de Modelo.

5. Grupo de Modelo:

Se o grupo de modelo... Ento...

5.1 Clique sobre o grupo de modelo desejado.


existir,
5.2 V para o passo 6.

5.1 Clique no boto .

5.2 Digite o nome desejado para o Grupo de modelo.


No existir,
5.3 Clique no boto .

5.4 V para o passo 6.

6. Clique no campo .

7. Digite a descrio do modelo de documento.

8. Clique no boto .

46
Dica

Para criar modelos a partir de documentos de outras unidades, acesse o nmero


do documento que deseja utilizar como modelo. Desde que seja pblico e
esteja assinado.

CONSULTAR MODELO DE DOCUMENTO

1. Clique em .

2. Clique sobre o nmero do documento desejado.

ALTERAR MODELO DE DOCUMENTO

Dica

Voc poder alterar somente o grupo ou a descrio do modelo.

1. Clique em .

2. Clique no cone .

3. Clique na caixa de seleo do Grupo de modelo.

4. Selecione o modelo desejado.

5. Clique no campo Descrio.

6. Digite a descrio desejada.

Dica

Este campo est limitado a 300 caracteres.

7. Clique no boto .

47
EXCLUIR MODELO DE DOCUMENTO

1. Clique em .

2. Clique no cone do modelo que deseja excluir.

3. Clique no boto .

Sumrio

48
POP 25 Incluir documento externo

Dica

Verifique junto ao administrador do seu rgo as extenses de arquivo


habilitadas para insero no SEI. Ex.: jpeg (imagem); mp4 (vdeo); ogg
(udio); odt (texto), etc.
Se voc incluir um arquivo PDF no formato imagem, no ser possvel
realizar pesquisas em seu contedo.

1. Clique sobre o nmero do processo.

2. Clique no boto .

3. Clique sobre o tipo de documento .

4. Clique na caixa de seleo do campo Tipo de Documento.

5. Selecione o documento correspondente.

6. Clique no cone do calendrio .

7. Selecione o dia, o ms e o ano da data de emisso do documento.

Dica

A data deve estar no formato dia (dois dgitos), ms (dois dgitos) e ano (quatro
dgitos). Exemplo: 08/03/2016.

8. Clique no campo .

9. Digite o nmero do documento externo. Ex.: 142/2016-STI/MP.

49
Dica

Opcionalmente voc pode acrescentar o nome do rgo ou a estrutura.


O SEI ir combinar o tipo do documento escolhido com o nmero/nome
na rvore. Essa informao identificar o documento externo na rvore do
processo.
Digite a parte numrica somente com nmeros, sem caracteres.

10. Clique na caixa de seleo do campo Tipo de Conferncia (para documentos digitalizados).

11. Clique sobre o Tipo de Conferncia desejado

Dica

Tipo de conferncia Aplicao


Documento com equivalncia ao Confere com o
Cpia autenticada administrativamente
original.
Cpia autenticada por cartrio Documento autenticado em cartrio.

Cpia simples Cpia no autenticada.

Documento Original Documento nato-digital: gerado digitalmente.

12. Clique no campo .

13. Digite as primeiras letras do nome (at surgir o nome desejado na caixa de seleo).

14. Clique sobre o nome desejado na caixa de seleo.

Dica

Caso voc digite o nome completo do remetente (pessoa fsica ou jurdica) e ele
no surja na caixa de seleo, tecle Enter aps digitao do nome completo
e clique no boto OK.

50
15. Clique no campo .

16. Digite parcialmente o nome do interessado.

17. Clique sobre o nome desejado na caixa de seleo.

Dica

Caso voc digite o nome completo do interessado e ele no surja na caixa


de seleo, tecle Enter ao final e clique no boto OK.
Repita os procedimentos 15, 16 e 17 para cada interessado que voc
necessitar incluir.

Ateno!

Siga a orientao de seu rgo (equipe de gesto documental) para o

preenchimento do campo .

18. Clique no campo .

19. Digite as informaes complementares do processo.

Dica

Este campo opcional.


A informao deste campo ser pesquisvel apenas para a unidade que o
preencher.
um campo importante para a pesquisa do documento no sistema.
Cada unidade deve adotar um padro de preenchimento.

51
20. Campo Nvel de Acesso:

Se voc deseja selecionar a opo... Ento...

Pblico
20.1 Clique na caixa de seleo

Documentos visualizveis pelos usurios de 20.2 V para o passo 21.


todas as unidades do rgo.

Restrito 20.1 Clique na caixa de seleo .

Dica 20.2 Clique na caixa de seleo de Hiptese legal.


Documentos visualizveis, pelos usurios, por
onde o processo tramitar. 20.3 Clique na hiptese legal desejada.

20.4 V para o passo 21.

Sigiloso
20.1 Clique na caixa de seleo .

20. 2 Clique na caixa de seleo do Grau de Sigilo.


Opo disponvel para processos com
destaque em fundo vermelho. 20.3 Clique sobre o grau de sigilo desejado.
Ex.:
20. 4 Clique na caixa de seleo de Hiptese legal.

Visualizvel apenas por usurios com 20.5 Clique na hiptese legal desejada.
permisso especfica e previamente
credenciados. 20.6 V para o passo 21.

21. Clique no boto para anexar o arquivo correspondente ao documento.

Dica

O sistema abrir a caixa de seleo de arquivos no seu computador.

52
22. Clique sobre o arquivo na pasta correspondente.

23. Clique em

24. Clique no boto .

Sumrio

53
POP 26 Excluir documento do processo

Dica

Os documentos excludos so registrados no sistema e voc poder verificar o


histrico na consulta do andamento do processo.

Regras para excluso:

Se o documento for... Ento poder ser excludo...

Gerado e no assinado (minuta),

Gerado, assinado e com cone da caneta em


amarelo ,
Pela unidade elaboradora.

O cone da caneta fica em amarelo at que o:


Mesmo que o documento esteja includo em bloco de reunio
e seja, por meio deste, visualizado por outras unidades.
Documento seja acessado por outra
unidade; ou
O processo seja enviado para outra
unidade.

Externo e no assinado,

Pela unidade que o incluiu no processo.


Externo, assinado e com cone da caneta em
amarelo ,
Ateno!
Dica
Aps o envio do processo para outra unidade, o sistema no
permite mais a excluso de documento!
Nem todos os rgos permitem a assinatura de
documentos externos no SEI.

1. Clique sobre o nmero do processo.

2. Clique sobre o documento na rvore do processo.

54
3. Clicar no boto .

Dica

Este cone ficar visvel apenas quando o procedimento de excluso for


permitido.

4. Clique no boto OK para confirmar a excluso.

Dica

O documento desaparecer da rvore do processo.

Sumrio

55
POP 27 Cancelar documento

Dica

Utilize esta rotina quando, por algum motivo relevante, for necessrio cancelar
um documento e no for possvel sua excluso.

1. Clique sobre o nmero do processo.

2. Clique sobre o documento na rvore do processo.

3. Clique no cone .

Ateno!

Este cone estar visvel apenas para a unidade geradora do documento!

4. Digite o motivo do cancelamento.

5. Clique no boto Salvar.

Dica

Passe o mouse sobre o documento cancelado, na rvore do processo, para


visualizar o motivo do cancelamento.

Sumrio

56
POP 28 Incluir documento em mltiplos processos

Dica

Utilize esta funcionalidade quando precisar incluir uma minuta de documento


em dois ou mais processos simultaneamente.

1. Clique na caixa do processo desejado.

2. Clique no cone .

3. Clique na caixa de seleo do campo Tipo do documento.

4. Selecione o tipo de documento.

5. Campo :

57
Se voc utilizar a opo... ento...

5.1 clique no campo ao lado.

5.2 digite o nmero


SEI do documento de referncia.

O nmero SEI identifica o documento dentro do sistema,


sendo exibido entre parnteses ao lado do nmero do
documento.

5.3 v para o passo 6.

5.1 clique no boto .

5.2 clique no cone do documento que deseja utilizar


como referncia.

O sistema preencher automaticamente o campo com o


nmero do documento de referncia.

5.3 v para o passo 6.

5.1 clique na caixa de seleo do campo Texto Padro.

5.2 selecione o texto padro desejado.

5.3 v para o passo 6.

58
6. Campo Bloco de Assinatura:

Se voc... ento...

no deseja incluir a minuta num bloco de


6.1 v para o passo 7.
assinatura,

6.1 clique na caixa de seleo do campo Bloco de


Assinatura.

6.2 selecione o bloco de assinatura desejado.

deseja incluir a minuta num bloco de assina-


tura, Para criar um novo bloco de assinatura, clique no boto
. Os procedimentos relacionados ao
Bloco de Assinatura sero tratados no POP Encaminhar
documento para assinatura em outra Unidade.

6.3 v para o passo 7.

7. Clique no boto .

Ateno!

Caso deseje editar a minuta inserida, ser necessrio entrar em cada processo
e edit-la individualmente.

Sumrio

59
POP 29 Imprimir documento

1. Clique sobre o nmero do processo.

2. Clique sobre o documento na rvore do processo.

3. Clique no cone .

4. Clique no boto .

Sumrio

60
POP 30 Dar cincia

Dica

Utilize esta funcionalidade para indicar que um documento ou processo foi


verificado.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no documento que deseja dar cincia.

3. Clique no cone .

Dica

Ao dar cincia num documento, automaticamente voc tambm estar dando


cincia ao processo.

Ateno!

O SEI no permite cancelar ou anular a cincia em um documento.

Sumrio

61
POP 31 Encaminhar documento para assinatura em
outra Unidade

Dica

Utilize esta funcionalidade para obter assinaturas de outras Unidades no


documento gerado em sua Unidade.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no documento desejado.

3. Clique no cone .

62
Se voc deseja... ento...

3.1 clique no boto .

3.2 clique no campo .

3.3 digite a descrio do bloco.

Exemplo: Assinatura de memorando.

criar um bloco de assinatura especfico para 3.4 clique no campo


esses documentos,

3.5 digite a sigla da Unidade.


Cabe Unidade padronizar quais blocos de
assinatura sero criados. 3.6 clique na sigla da Unidade desejada na caixa de seleo.

Repita os passos 3.4, 3.5 e 3.6 para incluir outra Unidade.

3.7 clique no boto .

3.8 v para o passo 4.

3.1 clique na caixa de seleo do campo Bloco.

incluir os documentos em um bloco de 3.2 selecione o bloco de assinatura desejado.


assinatura j existente,
3.3 v para o passo 4.

4. Clique na caixa dos documentos desejados, caso necessrio.

5. Clique no boto .

63
Dica

Os documentos includos no bloco de assinatura ficaro destacados com o


fundo em amarelo.
Voc poder incluir documentos de outros processos no mesmo bloco de

assinatura. Clique no cone e execute, neste caso, os passos 1 a 5 antes


de prosseguir.

Ateno!

Aps a incluso de um ou mais documentos no bloco de assinatura,


necessrio disponibilizar esse bloco para as Unidades assinarem.

6. Clique em .

7. Clique no cone do bloco de assinatura que deseja disponibilizar para assinatura.

Dica

O bloco mudar o estado para Disponibilizado e o fundo ficar destacado em


vermelho.
Aps assinatura pelas outras Unidades, surgir o cone ao lado do nmero
do processo, na tela Controle de Processos.

Ateno!

O SEI no avisa Unidade de destino sobre a disponibilizao de um bloco.


Contate a Unidade, caso deseje alert-la da existncia de documentos para
assinatura e solicite que acesse a opo .

Sumrio

64
POP 32 Assinar documento encaminhado por outra
Unidade
Dica

Acesse o menu periodicamente para verificar se


existem documentos para assinatura na sua Unidade.

1. Clique no boto .

Dica

Para a assinatura do bloco em sua Unidade, necessrio que ele esteja


Disponibilizado e o cone seja exibido.

Ateno!

A linha destacada em vermelho sinaliza que o bloco foi disponibilizado para


assinatura em outra Unidade, no sendo possvel assin-lo nesse momento.

2. Clique no cone do bloco de assinatura desejado.

3. Clique no nmero do documento.

Exemplo: 0000508

Ateno!

O sistema abrir uma nova aba/janela de visualizao do documento. Antes


de prosseguir, analise o contedo de cada documento a ser assinado.

Caso no concorde com o teor do documento, voc pode:


Alterar o seu contedo (acessando o processo); ou
Deixar de assin-lo.

65
4. Clique no boto fechar da aba/janela de visualizao do documento, no navegador.

Dica

Clique no cone para inserir uma anotao em um documento, no bloco


de assinaturas. Essa funcionalidade permite a comunicao entre as Unidades
envolvidas, como, por exemplo, propor alteraes no documento, informar
motivo de no assinatura de um determinado documento, etc.

5. Assinatura:

Se pretende assinar... ento...

5.1 clique no cone .

5.2 selecione o seu Cargo/Funo, caso necessrio.


apenas um documento entre os relacionados
no bloco, 5.3 digite sua senha de acesso ao sistema.

5.4 pressione a tecla ENTER.

5.5 v para o passo 6.

5.1 clique na caixa dos documentos que deseja assinar.

5.2 clique no boto .

5.3 selecione o seu Cargo/Funo, caso necessrio.


dois ou mais documentos entre os relaciona-
dos no bloco, 5.4 digite sua senha de acesso ao sistema.

5.5 pressione a tecla ENTER.

5.6 v para o passo 6.

6. Clique no boto .

7. Clique no cone .

8. Clique no boto .

66
Dica

O bloco ser devolvido Unidade que solicitou a assinatura, no sendo mais


exibido na lista.

Sumrio

67
POP 33 Encaminhar processo para consulta de outra
Unidade
Dica

Utilize esta ferramenta para permitir que outras Unidades visualizem as minutas
contidas em um processo criado em sua Unidade, permitindo, por exemplo,
discuti-las em reunies ou decises colegiadas.

1. Clique na caixa do processo desejado.

2. Clique no cone .

3. Selecionar Bloco:

Se o bloco de reunio desejado... ento...

3.1 clique no cone do bloco correspondente.

constar na lista de blocos, 3.2 clique no boto .

3.3 v para o passo 4.

68
3.1 clique no boto .

3.2 digite a descrio.

Exemplo: para discusso no colegiado.

3.3 clique no campo .

3.4 digite a sigla ou o nome (parcial) da Unidade para a qual


no constar na lista de blocos,
ser disponibilizado o bloco de reunio.

3.5 clique na Unidade desejada.

Neste caso deve-se criar um novo bloco.


Para incluir outras Unidades, repita os passos de 3.3 a 3.5.

3.6 clique no boto .

3.7 clique no boto .

3.8 clique no boto .

3.9 v para o passo 4.

4. Clique no cone do bloco desejado.

Dica

O processo ficar acessvel para a Unidade selecionada.

Sumrio

69
POP 34 Visualizar minutas e documentos por meio de
Blocos de Reunio
Ateno!

Esta rotina possibilita somente a visualizao das minutas dentro de um


determinado processo. No possvel realizar alteraes, nem assinar.

1. Clique no boto .

2. Clique no cone do bloco desejado.

3. Clique no nmero do processo para visualizar os documentos.

Dica

Visualize as minutas de documentos feitas pela Unidade que disponibilizou o


bloco.

4. Clique no cone para exibir a minuta do documento.

5. Clique no cone .

6. Clique no boto .

7. Clique no cone para devolver o bloco para a Unidade de origem.

6. Clique no boto .

Dica

O bloco ser devolvido Unidade de origem, no sendo mais exibido na lista.

Sumrio

70
POP 35 Incluir processos em um Bloco Interno

Dica

Utilize esta funcionalidade para agrupar processos de acordo com o tema de


sua necessidade.
Exemplo: Capacitao 2016
Aquisio de material 2016

Voc pode incluir um mesmo processo em mais de um bloco interno.

1. Clique na caixa dos processos que voc deseja agrupar.

Ateno!

Somente os processos abertos na sua Unidade podero ser inseridos em um


Bloco Interno.

Dica

Voc pode selecionar os processos tanto da coluna Recebidos como da coluna


Gerados.

2. Clique no cone .

71
3. Selecionar Bloco Interno:

Se o bloco interno... ento...

3.1. clique no boto .

3.2. digite a descrio do bloco criado.


no constar na lista de blocos
Exemplo: Pedidos de treinamento.

3.3. clique no boto .


Neste caso deve-se criar um novo bloco
interno 3.4 clique no boto .

3.5 v para o passo 4.

3.1 clique no cone do bloco correspondente.


constar na lista de blocos,
3.2 v para o passo 4.

Dica

Insira uma anotao para o processo no bloco, caso necessrio, clicando no


cone .
A anotao estar disponvel apenas no bloco e no faz parte dos autos do
processo.

4. Clique no boto .

Sumrio

72
POP 36 Visualizar processos em um Bloco Interno

1. Clique no boto .

2. Clique no cone .

Dica

Processo com numerao em vermelho: No est aberto na Unidade. Esse


processo passou pela Unidade e j no consta mais na tela de Controle de
Processos. Pode ser tramitado ou concludo.
Processo com numerao em verde: Est aberto na Unidade. Esse processo
ainda consta na tela de Controle de Processos.

3.Clique no processo desejado.

Sumrio

73
POP 37 Verificar o histrico do processo

Dica

Utilize esta funcionalidade para verificar o histrico de modificaes e


movimentaes do processo no SEI. Nele possvel verificar a natureza da
modificao, a data e a hora da ocorrncia, bem como a Unidade e o usurio
responsvel por ela.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique em .

Dica

Sero exibidas informaes, como, por exemplo:


A criao e a concluso do processo;
As movimentaes (incluindo envio e recebimento);
O envio de correspondncia eletrnica via SEI; e
Os registros manuais inseridos pelo usurio.

Se voc deseja... ento...

visualizar o histrico mais resumidamente, clique em

visualizar o histrico mais detalhadamente, clique em

acrescentar informaes no histrico


1. clique no boto .

2. digite a descrio desejada.


Este registro integrar o histrico permanen-
temente, porm no far parte do contedo
3. clique no boto .
do processo na forma de documento.

Sumrio

74
POP 38 Incluir processo em Acompanhamento Especial

Dica

Esta funcionalidade possibilita:


A organizao por categorias de acompanhamento estabelecidas pela
Unidade.
O acompanhamento permanente de um processo, mesmo aps a sua
concluso.
O acompanhamento de um processo, mesmo que no tenha passado pela
sua Unidade.

Somente ser visualizado na Unidade que o criou.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone .

75
3. Grupo Acompanhamento Especial:

Se voc deseja... ento...

3.1 clique no boto .

3.2 digite o nome do grupo que voc est criando.

Exemplo: Pedidos de treinamento.

3.3 clique no boto .

3.4 clique no campo .


Criar um grupo

Acrescente informaes ao processo em acompanhamento


para facilitar a identificao.

3.5 digite breve informao do processo.

Exemplo: Pedido de treinamento no SEI.

3.6 clique no boto .

3.1 clique na caixa de seleo do campo Grupo.

3.2 selecione o grupo desejado.

3.3 clique no campo .

Selecionar um grupo j existente

Acrescente informaes ao processo em acompanhamento


para facilitar a identificao.

3.4 digite breve informao do processo.

3.5 clique no boto .

76
Ateno!

Cada processo pode ser includo em apenas um grupo de Acompanhamento


Especial.

Dica

O cone ao lado do nmero do processo indica que ele est registrado em


um grupo de acompanhamento especial.

Sumrio

77
POP 39 Alterar grupo em Acompanhamento Especial
1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone .

Dica

O cone aparece ao lado do nmero do processo, indicando que ele est


em um grupo de acompanhamento especial.

3. Clique na caixa de seleo do campo Grupo.

4. Selecione o grupo desejado.

5. Clique no campo .

6. Digite o texto desejado.

7. Clique no boto .

Sumrio

78
POP 40 Excluir grupo em Acompanhamento Especial

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone .

Dica

O cone aparece ao lado do nmero do processo, indicando que ele est


em um grupo de acompanhamento especial.

3. Clique no boto .

4. Clique no boto .

Sumrio

79
POP 41 Criar e disponibilizar a Base de Conhecimento

Ateno!

Cabe Unidade com competncia sobre os procedimentos afetos ao tipo de


processo criar a Base de Conhecimento.

Dica

Esta funcionalidade permite que voc vincule a Base de Conhecimento a


qualquer tipo de processo, exceto aquele com nvel de acesso Sigiloso.
Todos os processos do mesmo tipo apresentaro vnculo com a Base de
Conhecimento criada.

1 Parte: CRIAR BASE DE CONHECIMENTO

1. Clique no boto .

2. Clique no boto .

3. Digite o assunto da base de conhecimento no campo .

4. Clique no campo .

Dica

Os tipos de processo disponveis so os cadastrados no sistema.


Todo processo no SEI vinculado a um tipo de processo.

80
5. Digite a palavra-chave do tipo de processo desejado.

Dica

Ser apresentada uma lista dos tipos de processos que contenham a palavra-
chave digitada.

6. Clique sobre o tipo de processo de desejado.

Dica

Voc pode vincular a base de conhecimento a mais de um tipo de processo.


Repita os passos 5 e 6 at vincular todos os tipos de processos desejados.

7. Boto :

81
Se... ento...

7.1 clique no boto .

7.2 localize o arquivo desejado a ser anexado.

Anexe documentos ou imagens de apoio ao tema da base de


conhecimento.

houver arquivos para anexar, Exemplo: fluxograma de processos, legislao aplicada ao


tema, relao de documentos obrigatrios ao processo, etc.

7.3 clique no arquivo desejado.

7.4 clique no boto .

Para anexar um novo arquivo, repita os passos 7.1 a 7.4.

no houver arquivos a serem anexados, 7.1 v para o passo 8.

8. Clique no boto .

Dica

A base de conhecimento criada aparece destacada em amarelo.

2 Parte: DISPONIBILIZAR BASE DE CONHECIMENTO

9. Clique no cone da base de conhecimento correspondente.

82
Dica

Preencha todos os campos com as informaes relacionadas ao tema da base


de conhecimento e que serviro para a sua consulta.

10. Clique no boto .

11. Clique no boto , no canto superior direito.

12. Clique no boto .

13. Clique no boto .

Dica

Na rvore de documentos do processo, ao lado do nmero do processo, caso


exista uma base de conhecimento vinculada ao tipo de processo, ser exibido o
cone (Visualizar Bases de Conhecimento Associadas).

Para acessar a base de conhecimento, clique no cone ao lado do nmero


do processo.

Clique no cone para visualizar o contedo do procedimento.

Sumrio

83
POP 42 Alterar a Base de Conhecimento

Dica

A edio da base de conhecimento permite consultar, alterar ou excluir o


contedo apenas de bases de conhecimento criadas em sua Unidade de lotao.

1. Clique no boto .

2. Clique no boto .

3. Alterar base de conhecimento:

Se a base de conhecimento... ento...

3.1 clique no cone da base desejada.

3.2 proceda s alteraes desejadas.

Voc pode alterar as informaes dos campos Descrio,


Tipos de Processo Associados e os arquivos anexos que
j estiver disponibilizada, comporo a nova verso.

3.3 clique no boto .

O sistema abrir uma janela com o formulrio para atualizao


dos campos.

3.4 v para o passo 4.

84
3.1 clique no cone da base desejada.

3.2 proceda s alteraes desejadas.

no estiver disponibilizada,
Voc pode alterar as informaes dos campos Descrio,
Tipos de Processo Associados e os arquivos anexos que
comporo a base.
Os campos Usurio Liberao e Data
Liberao estaro vazios. 3.3 clique no boto .

3.4 clique no cone da referida base para alterar o seu


contedo.

3.5 v para o passo 4.

4. Preencha as atualizaes da base de conhecimento que forem necessrias.

5. Clique no boto .

6. Clique no boto fechar do navegador.

Dica

Quando a Base de Conhecimento j estiver disponibilizada, ser exibido o cone


indicando que a base de conhecimento possui mais de uma verso.

7. Clique no cone .

Dica

Para excluir uma, ou mais, bases de conhecimento, desde que no liberadas,


clique na caixa das bases correspondentes e no boto .
Para liberar mais de uma base de conhecimento, clique na caixa das bases
correspondentes e no boto .

8.Clique no boto .
Sumrio

85
POP 43 Executar pesquisa

Dica

Utilize esta ferramenta para pesquisar informaes em todo o SEI, inclusive o


contedo de processos e documentos (internos e externos).

Ateno!

Documentos externos, para serem pesquisveis, devem passar pelo processo


de Reconhecimento ptico de Caracteres (OCR) aps a digitalizao.

1 Parte: PESQUISA SIMPLES

1. Clique no campo .

2. Digite o termo a ser pesquisado.

Exemplo: Oramento.

3. Pressione a tecla ENTER.

Dica

Quando o resultado da pesquisa trouxer apenas um documento, este ser


aberto automaticamente.

2 Parte: PESQUISA AVANADA

1. Clique no boto .

Dica

A tela de pesquisa avanada apresenta vrios campos em que podem ser


inseridos parmetros para a pesquisa. Quanto mais parmetros so informados
ao sistema, mais refinado ser o resultado.

86
Exemplo

A ttulo de exemplo, seguiremos os passos seguintes da pesquisa avanada uti-


lizando como parmetro o tipo de documento.

2. Clique na caixa de seleo do campo Tipo do Documento.

Dica

Para localizar um tipo de documento, de forma gil, pode-se digitar a letra


inicial do nome do documento.

3. Digite as letras iniciais do documento desejado.

4. Selecine o nome do documento.

Exemplo: Ofcio.

5. Clique no boto .

Dica

Clique no cone para abrir o documento desejado.

Ateno!

No caso de processos de acesso restrito, seus documentos sero exibidos


somente para usurios de Unidades previamente habilitadas para visualizao.

Sumrio

87
POP 44 Reabrir processo

Dica

Utilize esta ferramenta para reabrir um processo que j tenha passado por sua
Unidade.

1. Clique no campo .

2. Digite o nmero do processo a ser pesquisado, total ou parcialmente (somente nmeros).

3. Clique no cone .

Sumrio

88
POP 45 Exportar documentos do processo em formato
PDF
Dica

Utilize esta ferramenta para exportar os documentos do processo em um


arquivo PDF.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone .

Dica

Todos os documentos possveis de converso esto com a caixa marcada .

Ateno!

Os seguintes arquivos e documentos no sero convertidos em PDF:


Planilhas;
Imagens;
Arquivos compactados;
Documentos cancelados; e
Minutas de documentos de outras Unidades.

89
3. Selecionar arquivos do processo:

Se voc deseja converter... ento...

3.1 clique no boto .


todos os documentos possveis de converso,
3.2 v para o passo 4.

3.1 clique na caixa para desmarcar o documento que no


ser convertido.

Ao clicar na coluna , o sistema desmarcar todos os


alguns documentos do processo
documentos.

3.2 clique no boto .

3.3 v para o passo 4.

4. Clique no boto , no navegador Mozilla Firefox. Nos demais navegadores, desbloqueie o pop-up.

5. Clique no boto .

Dica

Acesse o arquivo gerado na pasta de Downloads do seu computador.


O nome do arquivo PDF ser formado por SEI + nmero do processo.

Sumrio

90
POP 46 Exportar documentos do processo em formato
ZIP
Dica

Utilize esta ferramenta para exportar os documentos de um processo em um


arquivo ZIP, sem alterar seu o formato original.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone .

Ateno!

O sistema no incluir documentos cancelados.

3. Selecionar arquivos do processo:

Se voc deseja compactar... ento...

3.1 clique no boto .


todos os documentos possveis de
compactao, 3.2 v para o passo 4.

3.1 clique na caixa para desmarcar o documento que no


ser compactado.

Ao clicar na coluna , o sistema desmarcar todos os


alguns documentos do processo,
documentos.

3.2 clique no boto .

3.3 v para o passo 4.

91
4. Clique no boto , no navegador Mozilla Firefox. Nos demais navegadores, desbloqueie o pop-up.

5. Clique no boto .

Dica

Acesse o arquivo gerado na pasta de Downloads do seu computador.


O nome do arquivo ZIP ser formado por SEI + nmero do processo.

Sumrio

92
POP 47 Estatstica dos processos
VERIFICAR ESTATSTICA DOS PROCESSOS POR UNIDADE

1. Passe o cursor sobre o boto .

2. Clique no boto .

3. Selecione, no campo , o intervalo de tempo desejado.

4. Clique no boto .

Dica

As estatsticas da Unidade so apresentadas em formatos de tabela, sempre


acompanhadas de um grfico correspondente.

Ateno!

Os processos sigilosos no so contabilizados nas estatsticas.

Dica

Clique nos dados ou no grfico para visualizar seu detalhamento.

93
O quadro lista todos os...

processos gerados no perodo, agrupados por tipo de


processos gerados no perodo,
processo.

processos que tramitaram na Unidade, no perodo


processos com tramitao no perodo,
pesquisado.

processos com andamento fechado na Uni-


processos concludos no perodo pesquisado.
dade, ao final do perodo,

processos com andamento aberto na Uni- processos em aberto na Unidade, no final do perodo
dade, ao final do perodo, pesquisado.

tempo mdio em que os processos ficaram abertos na


tempos mdios de tramitao no perodo,
Unidade, agrupados por tipo de processo.

documentos gerados no perodo, documentos criados na sua Unidade, no perodo pesquisado.

documentos externos que foram includos nos processos na


documentos externos no perodo,
sua Unidade, no perodo pesquisado.

VERIFICAR ESTATSTICA POR TIPO DE PROCESSO

1. Passe o cursor sobre o boto .

2. Clique no boto .

3. Clique na caixa de seleo do campo rgo.

4. Selecione o rgo desejado.

5. Clique na caixa de seleo do campo Tipo de Processo.

6. Selecione o processo desejado.

7. Selecione, no campo , o intervalo de tempo desejado.

94
8. Marque o campo para filtrar na pesquisa apenas os processos
com o andamento fechado em todas as Unidades.

9. Clique no boto .

Dica

Para verificar mais detalhes sobre o resultado, clique nos resultados das colunas
Quantidade ou Tempo Mdio apresentados em azul.

10. Clique no resultado, na coluna Quantidade ou Tempo Mdio.

Dica

As informaes nessa tela esto detalhadas por processo.

11. Clique em .

Dica

As informaes nessa tela esto detalhadas por Unidade onde o processo foi
tramitado.
Observe que o SEI apresenta os links em azul, e, ao clicar neles, voc ter
acesso detalhado aos resultados

12. Clique no boto .

Sumrio

95
POP 48 Enviar e-mail utilizando o SEI

Dica

Utilize esta funcionalidade para enviar correspondncia eletrnica pelo


sistema.
O SEI permite o envio de correspondncia eletrnica para usurios externos
e internos.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone .

Dica

O sistema abrir uma nova tela para o encaminhamento de correspondncia


eletrnica.

3. Campo

Se existir... ento...

um e-mail cadastrado somente, 3.1 v para o passo 4.

3.1 clique na caixa de seleo .

mais de um e-mail cadastrado, 3.2 selecione o e-mail desejado.

3.3 v para o passo 4.

96
Ateno!

Se o e-mail desejado no estiver cadastrado, procure o administrador do


sistema do seu rgo.

4. Clique no campo .

5. Digite o e-mail do destinatrio.

6. Clique sobre o e-mail com fundo azul.

Dica

Existindo mais destinatrios de e-mail, repita os passos 4, 5 e 6.

Dica

Se voc deseja enviar e-mail aos destinatrios, sem que eles visualizem os
demais destinatrios, ento clique na caixa .

7. Clique no campo .

8. Digite o assunto do e-mail.

97
9. Campo :

Se voc deseja... ento...


9.1 clique no campo de texto da mensagem.

9.2 digite o texto da mensagem


digitar o texto do e-mail,
9.3 v para o passo 10.

9.1 clique na caixa de seleo .

utilizar texto-padro, 9.2 selecione o ttulo da mensagem desejada.

O texto padro j foi criado previamente. Altere o texto caso seja necessrio.

9.3 v para o passo 10.

10. Clique na caixa dos documentos que deseja encaminhar.

Ateno!

O envio de documentos anexos ao e-mail opcional.

Dica

Somente documentos assinados e os externos estaro disponveis.

Clique no boto , se desejar anexar algum arquivo


complementar.

11. Clique no boto .

98
12.Clique no boto .

Dica

O e-mail encaminhado pelo SEI passa a compor automaticamente a rvore do


processo.

Ateno!

Aps incluso na rvore do processo, o e-mail no poder ser excludo.

Dica

Para encaminhar/reenviar e-mails, clique sobre o e-mail desejado no processo,

clique no cone e repita os passos 4 a 12. Voc poder efetuar


alteraes antes do envio.

Sumrio

99
POP 49 Criar grupo de e-mail

Dica

Utilize esta funcionalidade para enviar correspondncia eletrnica de sua


Unidade para um grupo de destinatrios
E-mails de usurios externos e de internos podem ser includos no grupo.

1. Clique no boto .

2. Clique no boto .

3. Digite o nome para o grupo.

4. Clique no campo (campo opcional).

5. Digite informaes complementares do grupo.

6. Clique no campo .

7. Digite o e-mail.

8. Clique no campo .

9. Digite o nome do responsvel pelo e-mail.

10. Clique no boto .

Dica

Para adicionar mais contas de e-mail ao grupo, repita os passos 6 a 10.

11. Clique no boto .


Sumrio

100
POP 50 Permitir visualizao de processo por usurio
externo

Dica

Utilize esta funcionalidade para permitir a consulta de processo por pessoas


externas ao seu rgo.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no cone .

3. Clique na caixa de seleo do campo E-mail da Unidade.

4. Selecione o e-mail desejado.

Dica

Se o e-mail desejado no estiver cadastrado, procure o administrador do


sistema do seu rgo.

5. Clique no campo .

6. Digite o nome da pessoa que ter acesso liberado.

7. Clique no campo .

8. Digite o e-mail do Destinatrio.

9. Clique no campo .

10. Digite um breve texto sobre o motivo da liberao para consulta.

101
Exemplo: O interessado solicitou vistas ao processo.

11. Clique no campo .

12. Digite o nmero de dias (prazo mximo) que voc deseja permitir acesso ao processo.

13. Clique no campo .

14. Digite a sua senha de acesso ao SEI.

15. Clique no boto .

16. Clique no boto .

Dica

O destinatrio receber um e-mail contendo o link para consultar o contedo


do processo.

Dica

A Unidade poder cancelar a disponibilizao a qualquer tempo ao clicar no


cone .

102
POP 51 Cadastrar usurio externo para assinatura em
documento interno
Sumrio

Dica

Entre em contato com o administrador do SEI no seu rgo para que ele
encaminhe ao usurio externo o link de cadastro. Lembre-se de fornecer o
e-mail dele.
Alguns rgos disponibilizam esse link em seus portais.
Exemplo: Escola Nacional de Administrao Pblica -Enap.
O usurio externo dever acessar o link indicado pelo rgo para efetuar seu
cadastro no SEI.

Ateno!

Informe ao usurio externo os passos a seguir para realizao do cadastro.

1. Clique no campo .

Dica

Ser exibida uma tela com orientaes do rgo para o usurio externo.

2. Clique no campo .

3. Preencha os campos do formulrio.

4. Clique em .

5. Clique em .

103
Dica

Aps envio do formulrio, o administrador do SEI no rgo dever aprovar o


cadastro do usurio externo.
Para que o usurio externo acesse e/ou assine o documento de um processo,
proceda conforme o POP - Solicitar assinatura de usurio externo em
documento interno.

Sumrio

104
POP 52 Solicitar assinatura de usurio externo em
documento interno
Ateno!

Esta funcionalidade exige prvio cadastro no sistema do usurio externo.


Consulte o POP - Cadastrar usurio externo para maiores esclarecimentos.

Dica

A funcionalidade permite que voc autorize um, ou mais, usurio externo a:


Visualizar o documento a ser assinado;
Assinar documento de um processo; e
Visualizar todo o contedo do processo.

1. Clique no nmero do processo.

2. Clique no documento que espera assinatura do usurio externo.

3. Clique no cone .

4. Clique na caixa de seleo do campo E-mail da Unidade.

5. Selecione o e-mail desejado.

Ateno!

Se o e-mail desejado no estiver cadastrado, procure o administrador do


sistema do seu rgo.

6. Clique no campo .

105
7. Digite o nome ou o e-mail da pessoa que ter acesso liberado.

Ateno!

O usurio externo dever estar cadastrado previamente no sistema.


Confira, aps a digitao, se o e-mail est correto.

8. Clique no e-mail desejado.

Dica

Se voc deseja que o usurio externo tenha permisso para visualizao de


todos os documentos e as atualizaes do processo, ento clique na caixa
.

9. Clique no boto .

Ateno!

Se surgir a mensagem , quer dizer que o usurio externo no foi devidamente

cadastrado no sistema. Clique no boto e entre em contato com o


administrador do SEI no rgo.

Dica

Para incluir outro(s) usurio(s) externo(s) no mesmo documento, repita os


passos 4 a 9.
Para cancelar a autorizao de assinatura do processo, clique no boto
da pessoa desejada.

Sumrio

106