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A primeira verso deste Manual do Usurio do

SEI foi elaborada conjuntamente pelos seguintes


rgos, colaboradores do projeto Processo
Eletrnico Nacional do Governo Federal:
Sumrio

1 Viso geral

1.1 O que o SEI?.................................................................................... 9


1.2 Gesto por processo e por desempenho.......................................... 10
1.3 Boas prticas de utilizao do sistema............................................. 11
1.4 Vdeos tutoriais............................................................................... 12

2 Iniciando operaes no SEI

2.1 Acesso ao sistema............................................................................ 15


2.2 Barra de ferramentas....................................................................... 15
2.3 Menu principal................................................................................ 16
2.4 Tela Controle de Processos........................................................... 17
2.5 Tela do processo.............................................................................. 20
2.6 Base de conhecimento..................................................................... 23
2.7 Tela do documento.......................................................................... 28
2.8 Restrio de acesso.......................................................................... 31

3 Operaes bsicas com processos

3.1 rvore de documentos do processo................................................. 37


3.2 Iniciar processo................................................................................ 37
3.3 Tipos de processo............................................................................ 41
3.4 Processos com restrio de acesso................................................... 42
3.5 Concluir processos........................................................................... 45
3.6 Reabrir processos............................................................................ 47
3.7 Excluir processos.............................................................................. 47
3.8 Gerar PDF do processo..................................................................... 49

4 Trabalho colaborativo
4.1 Receber processos na unidade......................................................... 53
4.2 Atribuir processos a um usurio....................................................... 53
4.3 Enviar processos para outra unidade................................................ 55
4.4 Controle de prazos........................................................................... 57
4.5 Inserir anotaes............................................................................. 60
4.6 Cincia............................................................................................. 61

5 Relaes entre informaes


5.1 Sobrestar processo.......................................................................... 51
5.2 Relacionar processos....................................................................... 69
5.3 Anexar processos............................................................................. 71

6 Recuperando informaes
6.1 Verificar o histrico de modificaes................................................ 77
6.2 Acrescentar informaes ao histrico.............................................. 77
6.3 Acompanhamento especial.............................................................. 79
6.4 Blocos internos................................................................................ 82
6.5 Mtodos de pesquisa....................................................................... 86
6.6 Medies de desempenho............................................................... 91

7 Operaes bsicas com documentos


7.1 Incluir documentos.........................................................................101
7.2 Documentos gerados no sistema.....................................................103
7.3 Editar documentos..........................................................................106
7.3.1 Incluir imagens...........................................................................100
7.3.2 Referenciar documentos ou processos......................................112
7.4 Verses...........................................................................................115
7.5 Textos padro.................................................................................116
7.6 Modelos de documentos................................................................118
7.7 Publicar documentos......................................................................122
7.8 Documentos externos.....................................................................125
7.8.1 Orientaes para digitalizao...................................................129
7.9 Excluir documentos.........................................................................132
7.10 Cancelar documento.....................................................................133

8 Assinaturas
8.1 Restrio visualizao de minutas................................................139
8.2 Bloco de reunio.............................................................................139
8.3 Assinatura de documento interno...................................................144
8.4 Assinatura de documento externo..................................................147
8.5 Credenciais de assinatura...............................................................148
8.6 Assinaturas por usurios de outras unidades..................................151
8.7 Assinar documentos em bloco de assinatura...................................154

9 Copiando e movendo informaes

9.1 Duplicar processo...........................................................................161


9.2 Mover documentos externos..........................................................162
9.3 Alterar a ordem dos documentos....................................................163

10 Usurios externos

10.1 Interface com usurios externos...................................................167


10.2 Enviar e-mails...............................................................................168
10.3 Grupos de e-mail..........................................................................171
10.4 Acesso externo.............................................................................173
10.5 Assinatura por usurio externo.....................................................174

11 Arquivamento

11.1 Arquivamento e contagem de temporalidade...............................181


11.2 Solicitar desarquivamento (conferir via fsica)...............................181
1 Viso geral

Jos Mendes de Oliveira


Coordenao-Geral de Projetos de Capacitao/DDG
1 Viso geral
1.1 O que o SEI?

O
Sistema Eletrnico de Informaes (SEI), desenvolvido pelo
Tribunal Regional Federal da 4 Regio (TRF4), um sistema de
gesto de processos e documentos arquivsticos eletrnicos,
com interface amigvel e prticas inovadoras de trabalho. Uma
das suas principais caractersticas a libertao do papel como suporte fsico
para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento
com atualizao e comunicao de novos eventos em tempo real.
O um dos produtos do projeto Processo Eletrnico Nacional (PEN),
iniciativa conjunta de rgos e entidades de diversas esferas da administrao
pblica, com o intuito de construir uma infraestrutura pblica de processos
e documentos administrativos eletrnicos. Coordenado pelo Ministrio
do Planejamento, Oramento e Gesto, o PEN proporciona a integrao de
diferentes esforos que j estavam em curso no mbito do Governo Federal
e possibilita melhorias no desempenho dos processos da administrao
pblica, com ganhos em agilidade, produtividade, transparncia e satisfao
do pblico usurio e reduo de custos. A inteno do projeto disponibilizar
uma soluo flexvel o bastante para ser adaptada realidade de rgos e
entidades da administrao pblica de diferentes reas de negcio. A soluo
ser disponibilizada no Portal do Software Pblico do Governo Federal.
O uma ferramenta que permite a produo, edio, assinatura
e trmite de documentos dentro do prprio sistema, proporcionando a
virtualizao de processos e documentos, permitindo atuao simultnea
de vrias unidades ao mesmo tempo em um mesmo processo, ainda que
distantes fisicamente, reduzindo o tempo de realizao das atividades.
Principais facilidades do :
a. Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos
principais navegadores do mercado: Internet Explorer, Firefox e
Google Chrome.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 9


b. Acesso remoto: em razo da portabilidade j mencionada, pode ser
acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como
microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vrios
sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do
Google). Isso possibilita que os usurios trabalhem a distncia.
c. Acesso de usurios externos: gerencia o acesso de usurios externos
aos expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo
que tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo,
assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos.
d. Controle de nvel de acesso: gerencia a criao e o trmite de
processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso
somente s unidades envolvidas ou a usurios especficos.
e. Tramitao em mltiplas unidades: incorpora novo conceito de
processo eletrnico, que rompe com a tradicional tramitao linear,
inerente limitao fsica do papel. Desse modo, vrias unidades
podem ser demandadas simultaneamente a tomar providncias e
manifestar-se no mesmo expediente administrativo, sempre que os
atos sejam autnomos entre si.
f. Funcionalidades especficas: controle de prazos, ouvidoria, estatsticas
da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em
todo teor, acompanhamento especial, modelos de documentos, textos
padro, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organizao
de processos em bloco, acesso externo, entre outros.
g. Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.

1.2 Gesto por processo e por desempenho

Um dos principais conceitos do sistema a gesto por processo.


Assim, para se criar um documento deve-se antes iniciar o Tipo de Processo
correspondente ou inserir o documento em um processo j existente. Isso
viabiliza os relatrios de Estatsticas da Unidade e Desempenho de Processos
no , o que inclui o tempo mdio de cada Tipo de Processo no rgo e

10 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


o tempo mdio de tramitao do Tipo de Processo em cada Unidade (para
saber mais sobre estatsticas, consulte: Medies de Desempenho).

1.3 Boas prticas de utilizao do sistema


Para garantir melhor aproveitamento dos recursos do sistema no
decorrer do tempo e o alcance dos resultados pretendidos de maneira
eficaz, so aconselhveis algumas prticas:
a. P adronizar procedimentos: por ser uma soluo bastante flexvel,
proporciona formas variadas de utilizao de suas funcionalidades,
assim como permite a adaptao a diferentes realidades. Por isso,
importante que rgos e instituies padronizem procedimentos
em diversos nveis, tanto por meio da implementao de normas
de utilizao do sistema quanto pela padronizao de processos de
trabalho em cada unidade. A instituio de normas e procedimentos
proporciona segurana da informao e a organizao do trabalho.
Padronizaes no mbito das unidades (tais como tipos de documentos,
tabelas de temporalidade, metodologias e nomenclaturas comuns)
facilitam a utilizao de recursos que o sistema oferece, tais como
pesquisa e medio de desempenho dos processos (para saber
mais sobre pesquisas e medies, consulte: Mtodos de Pesquisa e
Medies de Desempenho).
b. Acesso como regra e o sigilo como exceo: a transparncia um
instrumento de controle social que proporciona meios para garantir
a correta atuao do Estado. Adota a filosofia da transparncia
administrativa, ainda que permita atribuir restrio de acesso a
processos e documentos em casos especficos. O sistema tem como
princpio a transparncia do fluxo de informaes e o trabalho
colaborativo. O ideal que se facilite e priorize a publicidade como
forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema.
c. Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informaes: proporciona
instrumentos para medio e monitoramento dos processos. Tambm
proporciona meios de manter um processo ou conjuntos de processos

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 11


em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos
de atividades e andamentos. Por isso, importante cumprir cada
etapa de maneira eficiente para a correta medio de desempenho
dos processos, assim como deve ser feito uso de funcionalidades
de pesquisa e acompanhamento para consulta a informaes. Um
exemplo de boa prtica a concluso do processo ou seu envio para
outra unidade to logo as atividades pertinentes na unidade sejam
finalizadas, sem mant-lo desnecessariamente aberto na unidade
atual (para saber mais sobre pesquisa, acompanhamento e medies,
consulte: Mtodos de Pesquisa, Acompanhamento Especial, Blocos
Internos e Medies de Desempenho).
d. Dar preferncia ao editor do : embora o sistema permita importar
alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos
formais do rgo devem ser redigidos no prprio sistema (Documento
Interno). possvel a customizao de tipos de documentos em
obedincia aos padres e formatao estabelecidos por instrumentos
legais, tais como o Manual de Redao da Presidncia da Repblica.
Os tipos de documentos tambm podem ser configurados de acordo
com a realidade dos rgos e instituies. Outras vantagens do uso de
Documentos Internos so seus formatos padronizados e automatizados
(data, numerao, endereo da unidade, processo de referncia e
nmero SEI), alm da possibilidade de os documentos que exigirem
publicao oficial serem publicados diretamente no em veculo de
publicao interno (p. ex., Boletim de Servio) ou externo (Portal).

1.4 Vdeos tutoriais

A opo est disponvel na barra de ferramentas do sistema


. Esta opo contm uma relao de vdeos que descrevem passo a passo
vrias funcionalidades do sistema. Ao clicar sobre a opo, ser apresentado
um ndice de vdeos com a descrio de algumas funcionalidades. Basta
clicar sobre a descrio desejada e o sistema abrir outra tela, possibilitando
dar incio ao vdeo.

12 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


2 Iniciando
operaes no SEI

Samantha Albano Amorim Cardoso


Coordenao-Geral de Pesquisa/DCP
2 Iniciando operaes no SEI

2.1 Acesso ao Sistema

Para acessar o , o usurio deve utilizar seu login e senha:

2.2 Barra de Ferramentas

O possui uma barra de ferramentas no topo da pgina:

Segue abaixo a descrio de cada item da barra:


Item Descrio
Para saber +: disponibiliza lista de vdeos com o passo
a passo de vrias funcionalidades do .
Menu: Permite ocultar ou mostrar o menu principal.

Pesquisa: Possibilita uma busca rpida com diversos


parmetros sobre o processo ou documento.
Caixa de seleo de Unidade: Informa ao usurio em
qual unidade ele est logado e possibilita navegar pelas
unidades para as quais tenha permisso.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 15


Item Descrio
Controle de Processos: permite ao usurio voltar
pgina inicial.
Novidades: permite ao usurio manter-se informado
sobre novas funcionalidades adicionadas ao .
Usurio: identifica o usurio que est logado.

Configuraes do Sistema: permite ao usurio alterar


o esquema de cores.
Sair do Sistema: permite ao usurio sair com
segurana do sistema.

2.3 Menu principal

a barra cinza localizada na lateral esquerda da tela, que disponibiliza um


conjunto de funcionalidades, podendo ser distintas a depender do perfil do
usurio ou do tipo de unidade. O perfil bsico apresenta as seguintes opes:

16 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


2.4 Tela Controle de Processos

a tela principal do , onde so visualizados todos os processos que


esto abertos na unidade. Os processos esto separados em dois grupos:
processos recebidos de outra unidade e processos gerados pela prpria
unidade do usurio logado :

Essa tela ainda apresenta um grupo de cones com funcionalidades


que possibilitam efetuar operaes para um conjunto de processos
(operaes em lote). Basta marcar a caixa de seleo ao lado do nmero de
cada processo e, ento, selecionar o cone correspondente ao desejada:

Segue a descrio detalhada das funcionalidades desses cones:

Item Descrio
Enviar Processo: utilizado para tramitar processos para
outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente,
a menos que, no momento do envio, seja marcada a
opo Manter processo aberto na unidade atual.
O processo desaparecer da tela do Controle de
Processos, mas poder ser recuperado na Pesquisa ou
Acompanhamento Especial.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 17


Item Descrio
Atualizar Andamento: utilizado para incluir uma
informao/despacho de andamento ao(s) processo(s)
selecionado(s). Serve para registros meramente
interlocutrios e explicaes de situaes.
Atribuio de Processos: utilizado para distribuir
os processos. Informa que o processo est sob a
responsabilidade de um usurio da unidade.
Incluir em Bloco: utilizado para organizar os processos
dentro do sistema. Esse cone permite incluir o processo
em um Bloco Interno ou em um Bloco de Reunio.
Sobrestar Processo: utilizado quando o processo
precisa aguardar alguma providncia antes de ter
prosseguimento.
Concluir Processo nesta Unidade: utilizado para
fechar o processo na unidade, quando no h mais
nenhuma ao a ser tomada pela unidade.
O processo desaparecer da tela do Controle de
Processos, mas poder ser recuperado na pesquisa.
Anotaes: utilizado para inserir informaes
adicionais que no devem constar dos autos do processo,
geralmente orientaes internas de trabalho da equipe.
Processos com Credencial de Acesso nesta Unidade:
utilizado para controlar os processos sigilosos
(reservado, secreto, ultrassecreto) em que o usurio
possui credencial. Visvel apenas para usurios que
possuam credencial de acesso a processos sigilosos.

A tela Controle de Processos tambm apresenta smbolos e orienta-


es visuais para facilitar a identificao da situao de cada processo den-
tro dos grupos e :

Item Descrio
Apresenta apenas os processos atribudos ao usurio
logado. Para voltar tela anterior, basta clicar em
Ver todos os processos.

18 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Item Descrio
Login entre parntese: informao do usurio a quem
o processo foi atribudo na unidade.
Processos com nmero em preto: processos com nvel
de acesso pblico ou restrito j acessados por algum
usurio da unidade.
Processos com nmero em vermelho: processos
remetidos unidade ainda no acessados.
Processos com nmero em azul: processos acessados
e/ou que sofreram alguma ao pelo usurio por
login/sesso.
Processos com fundo preto: processos com nvel
de acesso sigiloso j acessados por algum usurio
da unidade. Somente so visveis para usurios com
credencial de acesso ao processo sigiloso.
Processos com fundo vermelho: processos sigilosos
que ainda no foram recebidos/acessados.
Processos com fundo azul: processos sigilosos
acessados e/ou que sofreram alguma ao pelo usurio
por login/sesso.
Alerta que o processo remetido para a unidade do
usurio tem prazo de retorno programado a vencer.
Alerta que o processo remetido para unidade est com
prazo de retorno programado expirado (atrasado).
Um documento do processo foi publicado.

Alerta que indica a incluso de um novo documento no


processo ou indica que um documento
(externo ou interno) foi assinado.
Anotao simples.

Anotao com prioridade.

Alerta que existe um documento sigiloso


(com credencial) para ser assinado.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 19


Ao passar o cursor sobre o nmero do processo (sem clicar), mos-
trada a informao do Tipo de Processo e a Especificao (ambas so
registradas no momento da abertura de um processo).

Para acessar o contedo de um processo, basta clicar sobre o respec-


tivo nmero.

2.5 Tela do processo

Ao clicar em um dos processos listados na tela de Controle de Processos,


ser apresentada uma nova tela que possibilitar ao usurio visualizar seu
contedo, conforme figura abaixo. O lado esquerdo mostra o nmero
do processo e a respectiva relao de documentos organizados por ordem
de autuao. A seguir, mostrada a opo de Consultar Andamento. Em
seguida, so mostrados os Processos Relacionados, se houver.
direita so mostrados todos os cones de operaes possveis para
o processo e, logo aps, so mostradas as unidades nas quais o processo
est aberto:

20 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


H situaes em que o processo no possui andamentos abertos, est
sobrestado ou foi anexado a outro processo. Nesses casos, apenas os cones
com operaes pertinentes, assim como o status do processo so exibidos.

A tela do processo apresenta os mesmos cones da tela Controle de


Processos (com operaes possveis para grupos de processos), alm de
outros cones com funcionalidades que permitem atuao sobre o processo
em questo:

Ateno

1. Apenas nos processos sigilosos sero visualizados os cones:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 21


Segue abaixo descrio detalhada das funcionalidades dos cones da
tela do processo (para verificar a descrio dos cones da tela do processo
que tambm esto na tela Controle de Processos, consulte Tela Controle
de Processos).

Item Descrio
Incluir Documento: utilizado para criar um novo documento ou inserir
(arquivos definidos como: externos) no processo.
Cincia: utilizado principalmente para que as unidades informem ao
remetente que tiveram cincia do processo, dispensando a necessidade
de se criar um novo documento para esse fim.
Consultar/alterar processo: utilizado para consultar ou alterar os
dados de cadastro do processo, tais como: descrio, interessado,
destinatrio e nvel de acesso.
Duplicar processo: utilizado para duplicar os documentos integrantes
de um processo.
Relacionar processos: permite vincular virtualmente um processo
a outro.
Enviar Correspondncia Eletrnica: permite enviar e-mail
relacionado ao processo, com ou sem anexos.
Gerenciar Disponibilizao de Acesso Externo: utilizado para liberar
acesso a um usurio externo. Envia e-mail com link que dar acesso aos
documentos do processo.
Acompanhamento Especial: possibilita ao usurio acompanhar o
andamento do processo, mesmo que ele esteja tramitando em
outra unidade.

Anexar Processo: utilizado para anexar um processo a outro.

Gerar arquivo do processo: utilizado para gerar um arquivo do


processo no formato PDF. O usurio pode escolher quais documentos
ele deseja incluir no arquivo.
Excluir: utilizada para excluir um processo criado na unidade, desde
que ele no tenha sido enviado a outras unidades.

Controle de Processos: utilizado para retornar pgina inicial do .

22 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Item Descrio
Gerenciar Credencial de Acesso: permite que o usurio que recebeu
permisso de acesso a um processo sigiloso possa conceder permisso
a outro usurio.
Renunciar Credencial de Acesso: utilizado para cancelar a credencial
de acesso a um processo. Visvel apenas aos usurios com credencial
de acesso ao processo.

2.6 Base de conhecimento

Funcionalidade que permite descrever as etapas de um processo e


anexar documentos relacionados ao Tipo de Processo vinculado quela
base de conhecimento. As bases relacionadas podem ser consultadas por
todas as unidades por meio do cone .

O cone visualizado ao lado do nmero de protocolo do processo,


para todos os processos criados com o Tipo de Processo correspondente,
incluindo os processos que foram abertos antes da criao da base.

Uma base de conhecimento somente pode ser modificada pela unida-


de que a criou.
Enquanto boa prtica, de forma a garantir uniformidade e eficin-
cia dentro da instituio, as bases de conhecimento devem ser criadas
pela unidade com competncia sobre os procedimentos afetos ao Tipo
de Processo.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 23


Para criar a base de conhecimento, o usurio deve selecionar o menu
Base de Conhecimento:

Em seguida, clicar no boto :

O sistema abrir a tela Novo Procedimento, para preenchimento do


campo Descrio e seleo dos Tipos de Processo Associados com a Base
de Conhecimento em criao. Ao procedimento, possvel anexar arquivos
que contenham detalhes sobre o processo de trabalho, por exemplo, um
diagrama de fluxo:

24 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Aps salvar as informaes, o abrir automaticamente uma tela em
que dever ser informado o contedo do procedimento, conforme padro
definido pelo Administrador do Sistema:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 25


No contedo do procedimento, importante utilizar hiperlinks (da
Intranet ou Internet) sobre os termos que referenciem leis, decretos,
portarias e at mesmo sistemas informatizados relacionados com o trabalho.
No campo Quais documentos so necessrios?, devem-se referenciar os
Tipos de Documentos disponveis no .
Ao finalizar o preenchimento, dever ser selecionado o cone .
Na unidade criadora da base, as informaes so acessveis para
consulta e edio por meio da opo , acessvel em Base
de Conhecimento, via menu principal:

O sistema abrir um quadro com a relao das bases de conhecimento


da unidade:

O cone utilizado para visualizar o con-


tedo do procedimento.
O cone utilizado para editar o conte-
do do procedimento.
O cone permite que o usurio altere os
dados de cadastro do procedimento (Descrio, Tipos de Processo Associa-
dos e Anexo).
Depois de finalizadas as edies, deve-se clicar no cone
para que a base possa ficar disponvel e finalmente ser exibida ao lado do
nmero de protocolo dos Tipos de Processo correspondentes.

26 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Aps liberada a primeira verso do Procedimento, somente ser possvel
alterar seu cadastro e contedo por meio do cone .
Com isso, o sistema abrir uma tela para, primeiramente, alterar o cadastro
do Procedimento:

Aps as modificaes, deve-se clicar em :

Bases de conhecimento com diversas verses apresentam o cone


:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 27


O cone abre um quadro com a lista e detalhes das verses:

O cone permite ao usurio excluir o procedimento.

2.7 Tela do documento

Um documento selecionado recebe uma marcao em azul. O sistema


abre uma tela que contm duas reas. esquerda, mostra o nmero do pro-
cesso, a respectiva relao de documentos, enfatizando o documento sele-
cionado . Logo abaixo, mostrada a opo de consulta ao andamento do
processo . direita, so mostrados todos os cones de operaes possveis
para documentos . Abaixo dos cones, mostrado o corpo do documento.

Ao clicar em um dos documentos que compem o processo, ser apresen-


tado um novo menu com as aes que podero ser realizadas no documento.

28 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


No caso de documento externo, ser apresentada uma barra de menu com
algumas aes diferentes das apresentadas para os documentos internos.

Documento Interno:

Documento Interno assinado:

Ateno

1. O cone apresentado somente no caso de documento sigiloso.

Documento Externo:

Documento Externo assinado:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 29


Item Descrio
Atualizar Andamento: permite ao usurio atualizar o andamento da
situao do processo, sem a necessidade de se efetuar um trmite.
Cincia: permite que o usurio informe unidade que teve cincia do
documento, sem a necessidade de se criar um novo documento para
esse fim. A cincia do documento marca, automaticamente, cincia do
processo.
Consultar/Alterar Documento: permite ao usurio consultar ou
alterar os dados de cadastro do documento, tais como: descrio,
interessado, destinatrio e nvel de acesso.
Editar Contedo: permite ao usurio realizar alteraes no contedo
de documentos gerados na unidade.
Assinar Documento: permite ao usurio assinar eletronicamente os
documentos gerados no .
Gerenciar Credenciais de Assinatura: permite que o usurio logado
conceda credencial a outro usurio (de qualquer unidade) para
assinatura de um documento sigiloso.
Imprimir WEB: permite que o usurio imprima um documento. Visvel
somente para documentos produzidos no editor de texto do .
Gerenciar Liberaes para Assinatura Externa: permite que um
usurio externo assine um documento produzido no .
Incluir em Bloco de Assinatura: permite que mais de um usurio, de
qualquer unidade, possa assinar um documento produzido no .
Enviar Documento por Correio Eletrnico: permite ao usurio enviar
um documento por e-mail por meio do .
Cancelar Documento: permite o cancelamento de um documento
que seja desnecessrio ao processo. Essa opo deve ser utilizada se
o documento j tiver sido tramitado ou visualizado por outra unidade;
caso contrrio, usar a opo Excluir. O cancelamento do documento
sempre dever ser justificado, pois equivale a um Desentranhamento.
Adicionar aos Modelos Favoritos: permite que o usurio defina o
documento como modelo, para aproveitar seu formato e contedo na
confeco de novos documentos.
Verses do Documento: permite ao usurio saber quantas vezes um
documento gerado no foi editado, quando e por quem.

30 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Item Descrio
Excluir: permite ao usurio excluir um documento criado na unidade
que seja desnecessrio ao processo, antes do trmite ou visualizao
por outra unidade.
Mover documento para outro processo: permite mover um
documento externo de um processo para outro.

2.8 Restrio de acesso

Ao abrir um processo ou criar um documento no , dever ser indi-


cado o nvel de acesso.
H trs nveis de acesso possveis: sigiloso, restrito e pblico. Os nveis
de restrio de acesso permitidos so configurados durante o cadastro do
tipo de processo. Significa que s possvel abrir um processo sigiloso se
essa opo estiver configurada como permitida para o tipo de processo
escolhido. Os tipos de processos que podem ser sigilosos aparecem com o
fundo vermelho na lista Escolha o Tipo do Processo.
desejvel que a maioria dos tipos de processo no possua restrio
de acesso. No entanto, h casos em que abrir a informao em um momento
inoportuno pode causar danos. Para esses casos, importante restringir o
acesso informao, informando a hiptese legal que ampara tal situao.
O campo Hiptese Legal dever ser preenchido com uma das opes
disponveis na barra de rolagem.

Um processo sigiloso, alm do campo Hiptese legal, apresenta a


relao de categorias do sigilo, de seleo obrigatria, em conformidade
com a Lei de Acesso Informao (LAI), Lei n 12.527, de 18 de novembro
de 2011.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 31


Deve ser escolhida uma das opes: Secreto, Ultrassecreto ou
Reservado e salvar informaes.

1. 
Ao inserir um documento restrito em um processo pblico, o
processo assumir, automaticamente, o comportamento do nvel de
acesso desse documento. Tambm se deve levar em considerao
que, ao criar um processo com nvel de restrio de acesso, todos os
documentos nele inseridos, independentemente de serem pblicos
ou no, assumiro o comportamento do maior nvel de restrio de
acesso, ou seja, o conjunto sempre assumir as caractersticas do
maior nvel de restrio de acesso. De qualquer forma, importante
que o usurio sempre indique o nvel de acesso de documento a
documento, dependendo da informao neles contida, evitando
restringir o acesso do processo como um todo.
2. Processos sigilosos no so recuperveis pela funcionalidade de
pesquisa. Tambm no so registrados nas estatsticas do sistema
(para saber mais sobre estatsticas que o sistema oferece, consulte:
Medies de Desempenho).
3. 
Processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade
de pesquisa. No entanto, os contedos de todos os documentos
(mesmo assinados) so inacessveis para usurios das unidades
em que o processo no tenha tramitado (para saber mais sobre a
funcionalidade de pesquisa, consulte: Mtodos de Pesquisa).
4. Ao realizar a pesquisa de um processo em que um documento
tenha recebido restrio de acesso, todo o processo, ou o contedo

32 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


de todos os documentos desse processo, no poder mais ser
visualizado. Somente sero visualizados o nmero do processo e a
descrio de cada documento.
5. Para alterar o nvel de acesso de Restrito ou Pblico para Si-
giloso, o processo deve estar aberto somente para a unidade que
efetua a operao.
6. Processos e documentos restritos so identificados por uma chave
amarela ao lado dos respectivos nmeros.

7. Processos e documentos sigilosos so identificados por uma


chave vermelha.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 33


3 Operaes
bsicas com
processos

Eduardo Semeghini Paracncio


Coordenao-Geral de Programas de Capacitao/DDG
3 Operaes bsicas com processos

3.1 rvore de documentos do processo


Todos os documentos do processo so organizados por ordem de
incluso, na vertical, em um modo de visualizao denominado rvore de
documentos do processo:

Processos que, por sua natureza, comportem grande volume de docu-


mentos apresentam seus contedos aglutinados em pastas, de modo que
sempre fiquem visveis os ltimos documentos inseridos. Essa aglutinao
no pode ser confundida com Volume de Processo, que tpico de pro-
cessos em suporte fsico, no existente em processo eletrnico.

3.2 Iniciar processo


Para a abertura de um processo, deve ser selecionada a opo Iniciar
Processo no menu principal:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 37


Na tela Iniciar Processo, ser escolhido o tipo de processo desejado.
Os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela aberta.
Para outros tipos, deve ser selecionado o cone ao
lado de Escolha o Tipo de Processo. J, para voltar tela anterior, dever
ser selecionado o cone .
O prximo passo o preenchimento de dados de cadastro do processo.

Esto disponveis os campos: Protocolo, Especificao (opcional),


Classificao por Assuntos, Interessados (opcional), Observaes
desta unidade (opcional) e seleo do Nvel de Acesso.
Quando se tratar de um novo processo, deve se deixar marcada a
opo Automtico. Assim, o prprio fornecer seu nmero nico:

Caso contrrio, dever ser selecionada a opo Informado. Nesse


caso, automaticamente ser disponibilizado um campo para que seja
inserido o nmero de processo e sua data de autuao original:

38 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Com exceo dos campos Protocolo informado e Data de Autuao,
o sistema permite que todos os demais dados de cadastro do processo
sejam alterados posteriormente por meio do cone
(tela do processo), inclusive o Tipo de Processo.
O campo Especificao permite a incluso de 50 caracteres e utili-
zado para acrescentar informaes que diferenciem processos de um mesmo
tipo. Essas informaes ficam visveis ao passar o cursor sobre o nmero do
processo na tela Controle de Processos, juntamente com o Tipo de Processo:

O campo Classificao por Assuntos automaticamente preenchido


e no deve ser alterado sem que o fato seja informado aos responsveis
pela gesto documental.
O campo Interessados deve ser preenchido com a denominao de
pessoa fsica ou jurdica que tenha interesse sobre o mrito do processo. O
campo permite a incluso de vrios interessados.
Observaes desta unidade um campo de livre preenchimento,
onde devem ser inseridas informaes adicionais que facilitem a identificao
de um processo e a sua recuperao. As informaes desse campo s
podero ser recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu.
Seleo do Nvel de Acesso obrigatria para a abertura de
um processo. Mesmo assim, possvel alterar o nvel de acesso de um
processo posteriormente por meio do cone , disponvel
na tela do processo (para saber mais sobre o nvel de restrio de acesso
adequado, consulte: Restrio de Acesso).

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 39


Dicas

1. Embora o sistema no exija o preenchimento dos campos Es-


pecificao, Interessados e Observaes desta unidade, es-
ses campos so importantes para a pesquisa de documentos no
sistema, sendo desejvel a adoo de padres de preenchimen-
to pelas unidades (para saber mais sobre a funcionalidade de
pesquisa, consulte: Mtodos de Pesquisa).
2. O ideal que a opo de insero manual do nmero de pro-
tocolo de um processo seja utilizada somente para os casos de
processos gerados fora da entidade ou processos criados antes da
implantao do .
3. O processo recm-aberto automaticamente atribudo ao
usurio que o abriu e ser mostrado no grupo de processos
direita da tela Controle de Processos (coluna Gerados).

4. S podem ser efetuadas modificaes no cadastro do processo


por meio do cone se o processo estiver aber-
to na unidade. Quando no aberto na unidade, o cone altera-
do automaticamente para .
5. A incluso de um novo tipo de processo dever ser solicitada
unidade responsvel pela gesto documental.

40 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


3.3 Tipos de Processo

Um processo s pode ser aberto se estiver categorizado em um tipo


disponvel na tela Iniciar Processo.

Essa tela contm os tipos de processos nos quais os documentos sero


includos, tendo em vista que no somente permitida a tramitao
de processos.
possvel alterar o tipo de um processo em trmite. Basta selecionar
o nmero na tela Controle de Processos. O sistema abrir a tela do
processo. Dever ser selecionado o cone . Na tela Alterar
Processo, dever ser selecionada uma das opes disponveis na barra de
rolagem do campo Tipo de processo. As informaes devem ser salvas.

Dicas

1. A troca de tipo de processo pode ser efetuada em qualquer


unidade na qual o processo esteja aberto.
2. A alterao de tipo de processo no fica disponvel ao visualizar
o andamento do processo; por isso, a alterao pode ser
registrada selecionando-se o cone e descrevendo
as alteraes no campo Descrio. Nesse caso, preciso certo
cuidado porque as informaes no podem ser editadas depois
que so salvas (para saber mais sobre histrico de operaes de
um processo, consulte: Verificar o Histrico de Modificaes).

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 41


3.4 Processos com restrio de acesso

Processos e documentos sigilosos so indicados por meio do cone


ao lado dos respectivos nmeros (rvore do processo).

Processos e documentos restritos so indicados por meio do cone


ao lado dos nmeros.

O permite que processos sigilosos tenham acompanhamento de


trmites usurio a usurio, desde que credenciados para acesso. Os usurios
podem ser da unidade geradora ou de outras unidades.
Para atribuir uma credencial de acesso, o usurio gerador do processo
sigiloso deve selecionar a opo na tela do processo.
Deve preencher o campo Conceder Credencial de Acesso para com nome
de usurio j cadastrado no sistema.

Caso o usurio possa se logar em mais de uma unidade, o abre


outro campo onde deve ser informada a unidade do usurio (se o sistema
no reconhecer o usurio, no abrir o campo para preenchimento da
unidade e a operao no ser completada).

42 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Ao selecionar a unidade na barra de rolagem, o sistema abre a opo
Conceder. Ao clicar na opo, mostrado um quadro com as credenciais
de acesso concedidas. Na mesma tela, possvel conceder credenciais para
outros usurios. Tambm possvel Cassar a Credencial de Acesso (retirar
a permisso do usurio) por meio da coluna Aes do quadro com a lista
de credenciais.

Um usurio que recebeu uma credencial de acesso a um processo


sigiloso o visualizar com um fundo colorido.
Ao selecionar o processo, o sistema abre a janela Credencial de
Acesso.
O usurio dever preencher o campo Senha e o sistema abrir a tela
do processo.

Nessa tela estaro disponveis os cones Gerenciar Credenciais de


Acesso e Renunciar Credenciais de Acesso . O primeiro permite

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 43


que o usurio, que recebeu a permisso, conceda credencial de acesso para
outro usurio. O segundo permite renunciar credencial com um s clique,
basta confirmar a operao.

Ao renunciar a uma credencial, o processo desaparece da tela Controle


de Processos.
No necessrio enviar o processo para a unidade do usurio com
credencial para acesso.

Dicas

1. Um processo sigiloso no pode ser includo em blocos ou em


acompanhamento especial (para saber mais sobre blocos,
consulte: Acompanhamento Especial, Blocos Internos, Bloco de
Reunio e Assinaturas por Usurios de outras Unidades).
2. Processos sigilosos no podem ser anexados a outros processos.
No entanto, permitem ser relacionados a outros processos.
Nesse caso, s ficam visveis para os usurios que possuem
acesso a eles. Outros usurios no conseguem visualizar um
processo sigiloso relacionado (para saber mais sobre relaes
entre processos, consulte: Relaes entre Informaes).
3. Processos sigilosos permitem referncia somente a documentos
do prprio processo (para saber mais sobre a insero de links,
consulte: Referenciar Documentos ou Processos).
4. Processos sigilosos no so computados nas pesquisas dispon-
veis por meio do menu Estatsticas.

44 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


5. Ao acessar o cone na tela de
Controle de Processos, possvel verificar um quadro com
a lista de processos sigilosos com permisso de acesso para o
usurio. Caso no exista nenhum, o cone no fica visvel.

3.5 Concluir processos

A concluso do processo em uma unidade no acarreta a concluso


nas demais unidades nas quais esteja aberto.
O processo pode ser concludo na unidade por dois motivos:
a. a unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, no h mais
nenhuma ao a ser tomada por parte da unidade, no obstante
poder continuar aberto em outras unidades;
b. o processo j alcanou o seu objetivo em todas as unidades e dever
ser concludo na ltima unidade em que estiver aberto.

Para efetuar a concluso, necessrio clicar no nmero do processo e


selecionar o cone e confirmar a operao.
Tambm possvel concluir mais de um processo ao mesmo tempo,
selecionando a caixa de seleo dos processos desejados na tela Controle
de Processos e clicando no cone Concluir Processos Nesta Unidade.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 45


Ateno

1. Q
 uando no houver mais nenhuma ao no processo por parte
da unidade, essa dever envi-lo para unidade de destino ou con-
clu-lo. fundamental que sejam fechados os processos cuja ao
j foi concluda. Caso contrrio, para fins de estatstica, o tempo
em que ele permanecer aberto desnecessariamente na unidade
ser computado como se o processo estivesse em andamento.

Dicas

1. O envio de um processo para outra unidade sem selecionar a


opo possui o mesmo efeito da
concluso do processo para a unidade que efetua o envio.
2. Um processo concludo em uma unidade pode ser recuperado a
qualquer tempo por meio da pesquisa, fazendo uso das funcio-
nalidades Acompanhamento Especial e/ou Blocos Internos
ou pelo menu Estatsticas (para saber mais sobre tais funcio-
nalidades, consulte: Mtodos de Pesquisa, Acompanhamento
Especial, Blocos Internos e Medies de Desempenho).
3. Caso um processo possua anotaes ao ser concludo, as
anotaes sero automaticamente recuperadas se houver a
reabertura do processo na unidade que efetuou a concluso
(para saber mais sobre anotaes, consulte: Inserir Anotaes).

46 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


3.6 Reabrir processos

permitido reabrir o processo por meio do cone (tela


do processo). O sistema automaticamente atribui o processo para o usurio
que efetuou a operao. Somente possvel reabrir um processo que j
tenha passado pela unidade em que a operao efetuada. Aps envio
para outra unidade, o processo poder ser reaberto a qualquer momento
nas unidades por onde ele tramitou. No necessrio solicitar novo trmite.

3.7 Excluir processos

Para o caso de processos abertos indevidamente, possvel a ex-


cluso pela unidade geradora, por meio do cone . Esse cone s
fica visvel nas telas de processos e de documentos quando a operao
estiver habilitada.
Para o caso de processos abertos indevidamente, que j tenham an-
damento em outras unidades, a funcionalidade a ser utilizada a anexa-

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 47


o de processos (para saber mais sobre anexao de processos, consulte:
Anexar Processos).
A excluso de processos s permitida, observadas as seguintes regras:
a. o processo no poder ter andamento aberto em outra unidade
alm da geradora: o simples envio para outra unidade impossibilita
a excluso, mesmo que no tenha ocorrido acesso;
b. o processo no poder ter documentos;
c. o processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema
que podem ser excludos: permite que sejam efetuadas as excluses
de todos os documentos e, depois, a do processo (para saber mais
sobre excluso de documentos, consulte:
d. Excluir Documentos).

Dicas

1. Caso um processo seja enviado para outra unidade, ainda que


no tenha havido acesso na unidade de destino do processo,
ainda que no possua documentos, ainda que seja mantido
aberto na unidade atual e embora o cone permanea
visvel, ter a excluso do processo impedida pelo sistema.
2. Processos excludos no so recuperados pela funcionalidade
de pesquisa ou pelo menu Estatsticas da Unidade.

48 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


3.8 Gerar PDF do processo

Por meio do cone (tela do processo), possvel


converter um processo em um arquivo em formato PDF. Alm dos
documentos gerados internamente, o sistema processa e gera PDF a
partir de alguns formatos aceitos. O usurio tem a opo de gerar o PDF
de todos os documentos possveis ou de selecionar os documentos que
deseja converter.

O sistema no converter formatos de imagem, som, arquivos


compactados, documentos cancelados e minutas de documentos de
outras unidades.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 49


4 Trabalho
colaborativo

Iraci dos Santos Amaro


Gabinete da Presidncia
4 Trabalho colaborativo

4.1 Receber processos na unidade

A tela Controle de Processos organiza todos os processos abertos


na unidade em dois grupos. O primeiro apresenta os processos recebidos e
o segundo apresenta os processos gerados na unidade. O recebimento de
processo ocorre quando o usurio clica sobre o registro que aparece em
vermelho. O registra automaticamente no andamento do processo a
hora, a unidade e o login do usurio que recebeu o processo.

4.2 Atribuir processos a um usurio

possvel a atribuio do processo para um usurio especfico dentro


da unidade, ainda que isso no impea a edio por outro usurio da mes-
ma unidade.

Os processos atribudos a uma pessoa aparecem com o devido login


em destaque, ao lado do nmero do processo.
Para efetuar a atribuio, deve-se clicar na caixa de seleo ao lado do
nmero do processo ou processos a serem atribudos. Deve ser selecionado

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 53


o cone . Na tela seguinte, deve ser selecionado o nome
do destinatrio na barra de rolagem do campo Atribuir para. As informa-
es devem ser salvas.

Ao se clicar em Ver processos atribudos a mim, a tela Controle de


Processos apresentar apenas os processos atribudos ao usurio logado:

Caso no haja nenhum processo atribudo ao usurio, a tela no listar


nenhum processo. Para voltar tela anterior, basta clicar em Ver todos
os processos:

Para saber como est a distribuio dos processos da unidade para


um usurio especfico, basta clicar no login do usurio na tela de Controle
de Processos:

54 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Ainda nessa tela, possvel redistribuir os processos atribudos ao
usurio, ao selecionar a caixa de seleo ao lado dos nmeros dos processos
que devero ser redistribudos, selecionar um dos usurios disponveis na
barra de rolagem do campo Atribuir para e clicar no boto salvar.

Dicas

1. Embora seja possvel atribuir vrios processos por vez, s


possvel atribuir o processo para um usurio de cada vez.
2. Processos com o nmero em vermelho no possuem atribuio
porque o sistema no permite que sejam atribudos processos
durante o envio de uma unidade para a outra, exceto no caso de
processos sigilosos.

4.3 Enviar processos para outra unidade


Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer aber-
to na atual. Tambm pode ser enviado para vrias unidades concomitante-
mente. Desse modo, possvel a edio e verificao de atualizaes em
mais de uma unidade ao mesmo tempo.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 55


Quando um processo enviado sem ser mantido aberto na unidade
atual, deixa de ser visualizado na tela Controle de Processos.
Para efetuar o envio, necessrio clicar no nmero do processo ou
na caixa de seleo ao lado do nmero. Deve ser selecionado o cone
. Na tela seguinte, devero ser informadas as unidades de
destino do processo.
Essa tela tambm disponibiliza as opes: Manter processo aberto
na unidade atual, Remover anotao (permite remover a anotao
quando o processo for devolvido), Enviar e-mail de notificao (permite
enviar um e-mail com texto no editvel a todos os usurios cadastrados
na unidade de destino do processo, avisando do envio) e a opo Retorno
programado (permite atribuir uma data em que o processo deva ser
devolvido). Para saber mais sobre retorno programado, consulte: Controle
de Prazos.

Aps a seleo das opes, deve-se clicar em enviar.


possvel enviar vrios processos para uma unidade, clicando na caixa
de seleo ao lado do nmero dos devidos processos na tela Controle
de Processos e selecionando o cone (na mesma tela). No
entanto, o trmite de vrios processos para vrias unidades s ser possvel
quando todos os processos se destinarem s mesmas unidades, ou seja,

56 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


no possvel o trmite em bloco quando os processos selecionados tm
destinos distintos. Nesse caso, dever ser realizado o trmite individual, ou
do conjunto com mesmo destino.

Dicas

1. Outras formas que possibilitam a visualizao concomitante e


continuada de processos em outras unidades, sem que seja rea-
lizado seu envio, so: Bloco de Reunio (tela do processo),
Bloco de Assinaturas (tela do documento) e Acompanha-
mento Especial .
2. Ao acessar a tela do processo, exibida a informao das unida-
des para as quais o processo est aberto.

3. A disponibilizao de blocos de assinatura, blocos de reunio e


acompanhamento especial no implica a abertura dos proces-
sos para as respectivas unidades de disponibilizao (para sa-
ber mais sobre blocos, consulte: Acompanhamento Especial,
Blocos Internos, Bloco de Reunio e Assinaturas por Usurios
de outras Unidades).

4.4 Controle de prazos

A funcionalidade Retorno Programado permite informar aos


destinatrios de um processo um prazo para resposta demanda.
muito til para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 57


ou regimentais sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades
externas ao rgo (p. ex., Ministrio Pblico e Poder Judicirio).
Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, possvel
programar a data para devoluo da demanda, preenchendo o campo
Retorno Programado.

O cone Retorno Programado fica visvel para as unidades de


destino do processo. Ao passar o cursor sobre o cone, ele mostra a data de
retorno e a unidade que o definiu.
medida que o prazo vai diminuindo, o cone muda de cor, indicando
a proximidade do vencimento :

A funcionalidade no retira o acesso ao processo caso a demanda no


seja atendida no prazo. Ou seja, no trava o trabalho sobre o processo, mas
apenas marca e controla prazos: quem demandou processo com prazo para
unidade e quem est devendo processos com prazos definidos pela unidade.

58 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Como regra geral, a unidade demandada com prazo em um processo
no pode conclu-lo ou envi-lo para terceiros, exceto se o processo for
mantido aberto na unidade atual, podendo, nesse caso, inclusive, definir
um outro prazo para a unidade destinatria. Ou seja, o tambm controla
prazos em cascata.
possvel verificar a relao de controles programados da unidade,
por meio da opo Retorno Programado no menu principal.
O sistema abrir uma tela que apresenta um calendrio e os retornos
programados para o dia. No calendrio, estaro sinalizados os dias com
marcao de retorno, em amarelo as datas a vencer ou que o prazo foi
cumprido at a data estabelecida e em vermelho as datas em atraso.
Tambm possvel navegar nos meses e anos. Para tanto, o usurio
dever clicar nas setas ao lado do ano ou ms.
Abaixo do calendrio, h a opo Ver todo o ms que mostra os
retornos previstos para o ms:

O organiza as informaes em dois quadros:


a. Processos para devolver: relao de processos enviados por
outras unidades com marcao de prazo para a unidade. Aguardam
uma ao especfica e devero ser devolvidos dentro do prazo
determinado.
b. Processos aguardando retorno de outras unidades: relao de
processos que a unidade encaminhou com prazo de retorno para

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 59


outras unidades. Nesse quadro, tambm possvel excluir ou
prorrogar o prazo originalmente estabelecido para a demanda.

Dicas

1. A unidade destinatria de um processo com retorno programado


somente pode:
a. enviar o processo para a unidade demandante do retorno; ou
b. enviar o processo para terceiros, inclusive podendo tambm
atribuir seu prprio retorno programado, desde que mantenha
o processo aberto na prpria unidade. Isso possibilita o
controle de prazos em cascata.

4.5 Inserir anotaes

As anotaes (post-its) so de livre preenchimento e uma mesma


anotao pode ser inserida em vrios processos ao mesmo tempo. Tambm
possvel mudar o nvel de prioridade da anotao por meio do cone e a
cor do smbolo de anotao ficar em vermelho :

60 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


A anotao s visvel para a unidade geradora. Significa que quando um
processo enviado, de uma unidade para a outra, ela no fica visvel at que
o processo seja devolvido. Caso no seja desejvel que ela volte a aparecer,
necessrio selecionar a opo na tela Enviar Processo.
Para inserir a anotao, deve-se clicar na caixa de seleo ao lado no
nmero do processo ou processos que recebero anotaes. Ficar visvel
uma marca de seleo. Deve-se clicar no cone . O sistema abrir
a tela de mesmo nome. No campo Descrio dever ser inserido o texto
pretendido. Para mudar a cor da anotao, basta clicar na caixa de seleo
Prioridade abaixo do campo Descrio e salvar informaes.

4.6 Cincia

A cincia indica que o documento ou processo foi verificado por


determinado usurio, quando no necessria a assinatura. muito til nos
casos de envio de documentos circulares ou mesmo em blocos de reunio.
 ara dar cincia no processo: o usurio dever selecionar o nmero do
a. P
processo e clicar na opo da barra de menu do processo.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 61


b. Para dar cincia no documento: o usurio dever acessar o processo
e em seguida selecionar o documento que se pretende. Na barra de
menu do documento, clicar na opo .

Ao clicar no cone , possvel verificar os


usurios que conferiram o documento:

necessrio tomar cuidado para no dar cincia em documentos


equivocadamente. No permite cancelar ou anular a cincia.

Dicas

1. Ao atribuir cincia a um documento, automaticamente atribu-


da cincia ao respectivo processo.

62 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


2. O quadro com a lista de cincias do processo traz, alm das in-
formaes das cincias no processo, tambm as informaes
dos quadros das listas de cincias de cada documento com des-
cries detalhadas.
3. A cincia pode ser atribuda s minutas da prpria unidade e s
minutas inseridas em um bloco de reunio.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 63


5 Relaes entre
informaes

Clio Lcio do Amaral


Coordenao-Geral de Administrao/DGI
5 Relaes entre informaes

5.1 Sobrestar processo

Essa funcionalidade deve ser utilizada apenas quando houver


determinao formal para interrupo do trmite do processo, seja dentro
do prprio processo ou a partir de outro processo. O sobrestamento faz
com que a contagem do tempo do processo fique suspensa, at que seja
retirado o sobrestamento.
Para sobrestar necessrio clicar no nmero do processo e selecionar
o cone :
a. Quando a determinao de interrupo do trmite do processo
constar formalmente no prprio processo, selecione a opo
Somente Sobrestar, preencha o campo Motivo e salve:

b. Quando a determinao de interrupo do trmite do processo


constar formalmente em outro processo tambm existente no ,
selecione a opo Sobrestar vinculando a outro processo. O
sistema abre o campo Processo para Vinculao, no qual deve
ser informado o nmero do processo que tenha determinado
seu sobrestamento. Ao clicar em , automaticamente
preencher o campo Tipo com o respectivo tipo de processo a ser
vinculado. O campo Motivo deve ser preenchido e depois salvo:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 67


Ao selecionar a opo Processos Sobrestados no menu principal, o
sistema relaciona os processos da unidade que se encontram sobrestados e
as informaes relativas ao sobrestamento: usurio que efetivou o sobres-
tamento; data; motivo; e o nmero do processo na coluna Vinculao,
caso o processo tenha sido sobrestado, vinculado a outro processo:

Para remover o sobrestamento, basta o usurio selecionar o processo


e clicar no boto ou selecionar o cone Remover
Sobrestamento no quadro que contm a relao de processos sobrestados.

Dicas

1. Somente possvel sobrestar um processo que esteja aberto


apenas na unidade que efetuar a operao.
2. No h regra para o tempo limite em que um processo deva
permanecer sobrestado.

68 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


3. Processos sobrestados saem da tela de Controle de Processos.
Para que sejam visualizados, deve ser acessado o menu
Processos Sobrestados.

5.2 Relacionar processos

A funcionalidade utilizada para agrupar processos


que possuam alguma ligao entre si (por exemplo, informaes comple-
mentares), porm, autnomos.
Caso existam processos relacionados, com o processo aberto, logo
abaixo da rvore de documentos aparecem os tipos de processos que pos-
suem relacionamentos, visveis para todas as unidades:

Ao clicar no tipo de processo, o sistema mostrar os nmeros de pro-


cessos relacionados com aquele tipo. Ao clicar em um dos nmeros, o siste-
ma abrir o processo correspondente e o processo anterior passa a figurar
como relacionado ao processo ora aberto. Ou seja, o relacionamento nos
dois sentidos.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 69


Para relacionar processos, necessrio estar com um dos processos
aberto e, antes, saber o nmero dos processos a serem relacionados. Na
barra de menu do processo, deve-se selecionar o cone :

Em seguida, aberta tela para informar o nmero do Processo Destino


e, ao clicar em , o sistema confirma a existncia do processo no e
automaticamente preenche o campo Tipo, habilitando o boto .

Ao clicar no boto, o sistema mostra um quadro com a lista de processos


relacionados:

70 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Para cancelar o relacionamento, basta selecionar o cone
na coluna Aes do referido quadro.

Dicas

1. No h hierarquia entre processos relacionados. Ao contrrio


da anexao, um processo no passa a fazer parte do outro e o
vnculo pode ser desfeito a qualquer tempo.
2.  possvel relacionar vrios processos em sequncia, inserindo
nmero aps nmero.

5.3 Anexar Processos

A anexao de processos uma funcionalidade que permite juntar de


maneira permanente processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado
e com o mesmo objetivo, uma vez verificado que as informaes deveriam
ou podem estar agregadas em um processo nico.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 71


Como regra, o processo mais novo anexado ao processo mais antigo,
de modo que o mais novo passa a compor a rvore de documentos do mais
antigo. No processo anexado, ser indicado o processo principal:

Para anexar um processo, necessrio saber o nmero a ser anexado.


Deve-se selecionar o processo que receber o anexado e, ao abrir a tela do
processo, selecionar o cone :

Na tela seguinte, dever ser preenchido o campo Processo com o


nmero que ser anexado (processo mais recente) e clicar em .
Automaticamente, o preenche o campo Tipo com o respectivo tipo
de processo a ser anexado e habilita o boto . Ao clicar nessa
opo, informar que somente o Administrador do Sistema pode cancelar
a operao:

72 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Aps , a anexao efetivada. O mostrar a tela Anexao
de Processos com um quadro listando os processos anexados. O processo
anexado aparecer na rvore de documentos do processo principal:

Dicas

1. A anexao dever ser utilizada quando houver necessidade


de unificao permanente de processos do mesmo tipo, com o
mesmo interessado e com o mesmo objetivo e, portanto, deve-
ro ser tratados de forma conjunta. Uma vez anexado a um pro-
cesso principal, o processo acessrio deixa de ter independn-
cia, no sendo mais possvel nenhuma ao isolada, tal como
incluso de novos documentos.
2. P
 ara que a anexao possa ser realizada, o processo a ser anexado
deve estar aberto somente na unidade que efetuar a operao.
3. Ao ser realizada a operao de anexao, os relacionamentos
do processo anexado so mantidos. Basta clicar no cone do
processo anexado (na rvore de documentos do processo
principal) e selecionar a opo Clique aqui para visualizar este
processo em uma nova janela. Os relacionamentos sero mos-
trados abaixo da rvore de documentos do processo anexado.
4. A operao de anexao no pode envolver processos sigilosos.
5. Caso o processo a ser anexado tenha nvel de acesso Restrito,
o processo principal ser contaminado por esse nvel (mesmo
comportamento quando um documento restrito anexado a
um processo com nvel de acesso Pblico).

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 73


6. O processo a ser anexado no pode ter processos anexos a ele.
7. Quando um processo anexado se encontra em bloco de reunio
disponibilizado para outras unidades, deixa de ser possvel a
visualizao de minutas do processo. No entanto, a informao
sobre a anexao fica visvel na tela do processo (para saber
mais sobre blocos de reunio, consulte: Bloco de Reunio).

74 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


6 Recuperando
informaes

Natlia Teles da Mota


Coordenadora-Geral de Educao a Distncia/DDG
6 Recuperando informaes

6.1 Verificar o histrico de modificaes

possvel acessar o registro de alteraes efetuadas em um pro-


cesso e verificar o momento e a unidade em que ocorreram. A opo
est disponvel na tela do processo, logo abaixo da rvore
de documentos. Ao selecionar essa opo, abre-se a tela de Histrico do
processo. Pode ser visualizado o histrico resumido do processo, em um
quadro que mostra data, unidade, usurio e descrio das operaes reali-
zadas. Tambm possvel a visualizao do histrico detalhado ao selecio-
nar a opo Ver histrico completo nessa mesma tela.

6.2 Acrescentar informaes ao histrico

A opo Atualizar Andamento utilizada para acrescentar informa-


es no registradas automaticamente pelo sistema nos andamentos do
processo. Dessa maneira, o usurio pode acrescentar informaes a um
processo sem necessitar fazer uso de um novo documento.
 ara atualizar o andamento do processo, o usurio dever selecionar
a. P
o nmero do processo e clicar na opo da barra de
menu do processo.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 77


b. Para atualizar o andamento do documento, o usurio dever acessar
o processo e, em seguida, selecionar o documento que se pretende,
e, na barra de menu do documento clicar na opo .
A atualizao de andamento de processo tambm pode ser realizada
a partir do Controle de Processo. Para ir a essa tela, basta clicar no cone
na barra de ferramentas e, em seguida, selecionar o(s) processo(s) que
pretende(m) atualizar o andamento e clicar no cone .
A atualizao de andamento ainda poder ser realizada por meio da fun-
cionalidade . Ao clicar na opo Atualizar Andamento, o sis-
tema abre uma tela com o campo Descrio, que de livre preenchimento.

preciso ter cuidado ao preencher esse campo porque, ao salvar as


informaes, no possvel a edio do registro efetuado. Nesse caso,
dever ser feito outro registro corrigindo o anterior.
As informaes das atualizaes sero visualizadas na tela do processo,
, na opo Histrico Completo. Portanto, quando se tratar
de informaes essenciais ao entendimento processual, essas devero
ser inseridas na forma de um novo documento, de acordo com o que a
formalidade processual exigir.

78 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


6.3 Acompanhamento especial

O Acompanhamento Especial permite que um processo pblico ou


restrito que j tenha tramitado pela unidade permanea sempre visvel para
a unidade, possibilitando a verificao de trmites posteriores e atualizaes
(para saber mais sobre blocos, consulte: Blocos Internos, Bloco de Reunio
e Assinaturas por Usurios de outras Unidades).
Os efeitos de um Acompanhamento Especial se estendem para os
processos relacionados. Mesmo quando o processo concludo em todas as
unidades, ainda ser visualizado ao se clicar no link do processo no quadro
de Acompanhamento Especial.
Ao clicar na opo Acompanhamento Especial no menu principal,
ser apresentado um quadro com a relao dos processos da unidade que
esto em acompanhamento e as informaes de controle, tais como: usurio
que marcou o acompanhamento, a data, o grupo, observao e ainda as
aes possveis para o acompanhamento: Alterar Acompanhamento
ou Excluir Acompanhamento.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 79


Essa funcionalidade permite unidade concluir um processo e mant-
lo em acompanhamento permanente, sem necessidade de buscas pelo
formulrio de Pesquisa. Tambm permite a organizao por categorias de
acompanhamento estabelecidas pela prpria unidade, alm do acrscimo
de observaes aos processos em acompanhamento. O Acompanhamento
Especial categorizado somente visvel para a unidade que o criou.
Para a incluso, deve ser verificado se j existe grupo de Acompanha-
mento Especial com o nome pretendido.
Caso j exista, basta adicionar o processo ao grupo de acompanhamento.
Caso contrrio, dever ser aberto um novo grupo.
Para abrir um novo grupo, dever ser selecionada a opo Acompa-
nhamento Especial no menu principal. Na tela seguinte, deve-se clicar
no boto .

Na tela Grupos de Acompanhamento, selecione o boto .

80 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Ser apresentada a tela Novo Grupo de Acompanhamento, onde
dever ser preenchido o campo Nome com a denominao desejada e,
em seguida, clicar no boto .

Ser apresentada nova tela com o grupo recm-criado. Para adicionar


um processo ao grupo de Acompanhamento Especial, necessrio clicar no
nmero do processo e selecionar o cone .

Deve-se, ento, selecionar o grupo desejado na barra de rolagem,


escrever uma observao e, em seguida, clicar no boto .

Um processo pode ser excludo do Acompanhamento Especial por


meio do prprio quadro Acompanhamento Especial, selecionando o
cone e confirmando que deseja realizar a retirada.
Tambm possvel a excluso de processos em bloco, selecionando-se as
devidas caixas de seleo no quadro, ao lado dos nmeros dos processos
que se deseja excluir, e fazendo uso do boto Excluir.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 81


6.4 Blocos internos

Blocos internos servem para organizar conjuntos de processos que


possuam alguma ligao entre si. uma organizao interna somente visvel
pela unidade (para saber mais sobre blocos, consulte: Acompanhamento
Especial, Bloco de Reunio e Assinaturas por Usurios de outras Unidades).
No h duas maneiras de incluir processos em um bloco interno:
a. Na tela Controle de Processos, pode-se incluir um ou mais
processos, clicando-se na caixa de seleo ao lado dos nmeros dos
processos que sero includos em bloco.

b. Na tela do processo, possvel selecionar na barra de menu do pro-


cesso que ser includo em bloco.

Deve-se selecionar o cone . O Sistema abrir a tela Se-


lecionar Bloco com um quadro que mostra todos os blocos de reunio e
blocos internos abertos na unidade.

82 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Deve-se clicar no cone de um do(s) bloco(s) apresentado(s) no
quadro e no cone Escolher este Bloco.
Ao clicar no boto , os processos sero includos no(s) bloco(s)
selecionado(s).
Para se criar um novo bloco interno, necessrio selecionar a opo
.

Na tela Selecionar Bloco, o sistema abrir uma tela onde dever ser
inserida a descrio desejada do bloco.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 83


Ao salvar informaes, o sistema retorna para a tela anterior. Basta
clicar no boto e o(s) processo(s) ser(sero) automaticamente
inserido(s) no novo bloco:

84 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Para verificar os processos que fazem parte de determinado bloco,
deve-se clicar na opo Blocos Internos (menu principal), selecionar o
bloco desejado e clicar no cone .

O apresentar uma tela identificando o nmero do bloco e apre-


sentando um quadro que contm as informaes dos processos perten-
centes. Tambm habilitar os botes , , e as aes
Anotaes e Retirar Processo/Documento do Bloco.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 85


Para fazer anotaes nas linhas correspondentes a cada processo per-
tencente ao bloco, basta incluir no campo a informao desejada.

Dicas

1. O Acompanhamento Especial tem por fim manter um processo


sempre disponvel para consulta por usurios de uma mesma
unidade. A operao realizada processo a processo e as alte-
raes no acompanhamento no so registradas no histrico do
processo. J o bloco interno, embora tambm fique disponvel
para todos os usurios de uma unidade, permite a incluso de
vrios processos em um nico bloco.

6.5 Mtodos de pesquisa


possvel o modo de pesquisa livre ou estruturado.

86 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


O sistema realiza busca em processos e documentos (gerados ou impor-
tados para o sistema). A pesquisa tambm retorna o contedo de documen-
tos em formato PDF que tenham passado por processo de Reconhecimento
tico de Caracteres (OCR). O sistema pode buscar palavra ou sentena em
documentos restritos. Nesse caso, para as unidades em que o processo no
tenha tramitado, o retornar o processo e informar o documento em
que se encontra o objeto da pesquisa, sem, no entanto, mostrar o contedo
do documento (para saber mais sobre documentos que possam ter o conte-
do pesquisvel, consulte: Orientaes para Digitalizao).

a. Na modalidade de pesquisa livre:


Basta inserir o termo procurado no campo Pesquisa, ao lado
da identificao da unidade, e o sistema buscar todos os documentos e
processos que possuem aquele termo:

Se houver um nico resultado possvel para a pesquisas o sistema abrir


o processo ou documento procurado (no caso de documentos gerados no
sistema e documentos em PDF), ou, no caso de documentos externos em
um dos formatos aceitos, o sistema indica o documento pesquisado e abre
a opo de download para a mquina do usurio.
Se houver mais de um resultado possvel, o sistema abrir a tela de pesqui-
sa com todos os resultados encontrados. Basta clicar no cone
ao lado da descrio para ter acesso ao processo ou documento:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 87


b. Na modalidade de pesquisa estruturada:
No , deve-se acessar a opo Pesquisa no menu principal.
A pesquisa pode ser realizada pela barra:

Utilizando critrios de pesquisa:


Palavras, Siglas, Expresses ou Nmeros: busca ocorrncias de uma
determinada palavra, sigla, expresso (deve ser informada entre
aspas duplas) ou nmero:

88 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Conector (E): busca por registros que contenham todas as palavras
e expresses:

Conector (OU): busca por registros que contenham pelo menos uma
das palavras ou expresses:

Conector (NO): busca documentos que contenham a primeira, mas


no a segunda palavra ou expresso; isso , exclui os documentos
que contenham a palavra ou expresso seguinte ao conector (NO):

Ainda, possvel utilizar os campos disponveis no formulrio de


pesquisa. O usurio pode optar por pesquisar processos, documentos
gerados, documentos externos e ainda determinar um perodo especfico:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 89


Como exemplo, foi preenchido o campo Especificao/Descrio
com a sentena Demonstrao para treinamento (especificao do pro-
cesso n 19957.000052/2014-19):

O sistema recupera todos os processos no sigilosos que tenham a


expresso procurada no campo especificao, inclusive processos de outras
unidades (mesmo os processos que nunca tenham passado pela unidade
que efetua a pesquisa).

A funcionalidade de pesquisa do pode realizar busca no contedo


de documentos gerados no sistema, nos documentos externos digitalizados
com processamento de OCR, nos documentos externos de texto (planilhas,

90 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


txt, html, doc, docx, xls, pdf etc.), alm da pesquisa em dados cadastrais de
processos e documentos.

Dicas

1. A pesquisa no recupera dados de processos e documentos


sigilosos.
2. A pesquisa recupera mesmo os processos concludos em todas
as unidades.
3. As informaes no campo Observaes desta unidade (tela de
cadastro do processo) s podero ser recuperadas pela unidade
que as inseriu.

6.6 Medies de desempenho

A opo Estatstica, no menu principal, oferece a possibilidade de visua-


lizar Estatsticas da Unidade e de Desempenho de Processos. Os resultados so
gerados em tempo real, sempre atualizados, com quadros e grficos interativos:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 91


Ao se escolher o submenu Unidade, ser apresentada a tela Estats-
ticas da Unidade, em que o usurio dever informar o Perodo do qual de-
seja obter dados estatsticos sobre os processos que tramitaram na unidade:

Uma vez estabelecido o perodo, o usurio dever clicar em .


O apresentar os seguintes quadros e grficos:
a. Processos gerados no perodo (por tipo):

92 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


b. Processos com tramitao (em trmite) no perodo:

c. Processos com andamento fechado (concludo) na unidade ao final


do perodo:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 93


d. Processos com andamento aberto (em trmite) na unidade ao final
do perodo:

e. Tempo mdio de tramitao no perodo:

f. Documentos gerados no perodo (por tipo):

94 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


g. Documentos gerados no perodo:

Ao clicar nas quantidades exibidas nas tabelas ou nas colunas dos grfi-
cos, o sistema abre quadros com informaes detalhadas sobre o processo,
rgo, unidade, tipo, ms e ano.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 95


Dicas

1. A funcionalidade Estatsticas da Unidade considera como docu-


mentos gerados no perodo tanto minutas, como documentos assinados.

Ao escolher o submenu Desempenho de Processos, ser apresentada


a tela Estatsticas de Desempenho de Processos, em que o usurio dever
informar o rgo, o Tipo de Processo e o Perodo do qual pretende
obter os dados. Podero ser contabilizados todos os processos ou somente os
concludos (nesse caso, assinalar a opo )
e clicar no boto .

96 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Como resultado, ser apresentada uma tabela com os tempos mdios
de trmite dos tipos de processo no rgo.
Ao clicar nos tempos ou nas colunas do grfico, o sistema apresenta
quadros com mais informaes.

Ao se clicar no valor apresenta-


do na coluna Tempo Mdio, ser
apresentado um novo quadro com
detalhes de todos os processos
contabilizados na mdia:

Ao se clicar no valor apresentado


na coluna Tempo de cada proces-
so, ser apresentado um novo qua-
dro com tempo de trmite do pro-
cesso em cada unidade:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 97


Por fim, clicando-se em Detalhar por Unidade acima do quadro que
lista os detalhes de todos os processos contabilizados no tempo mdio, tem-
se o tempo mdio de tramitao daquele tipo de processo pelas unidades
em que ficou aberto:

98 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


7 Operaes bsicas
com documentos

Cassiano de Souza Alves


Diretor de Gesto Interna
7 Operaes bsicas com documentos

7.1 Incluir documentos

O sistema no permite o trmite de documentos avulsos. Todo


documento dever estar contido em um processo criado previamente. H duas
modalidades possveis de documentos em um processo do . A primeira
o documento gerado a partir do editor do prprio sistema (desejvel). A
segunda alternativa o documento externo: documentos digitalizados ou nos
vrios formatos que possam ser importados para o sistema.
Assim como ocorre ao iniciar um processo, os documentos devero
ser identificados com um tipo previamente registrado no sistema. Para
documentos gerados, esse enquadramento ocorrer durante a escolha do
tipo do documento. Para documentos externos, o enquadramento ocorrer
durante o cadastro de dados do documento. A incluso de documentos se
d por meio do cone na tela do processo:

Na tela Gerar Documento, ser escolhido o tipo de documento,


desejado, sendo que tipos mais utilizados ficam em destaque assim que a
tela aberta. Para visualizar outros tipos, selecione o cone
ao lado de Escolha o Tipo do Documento. Para voltar lista anterior, basta
selecionar o cone .

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 101


Aps a operao de incluso, o documento inserido automatica-
mente na rvore de documentos do processo e fica disponvel para edio
ou assinatura.
Sempre que um documento for clicado, o ir tarj-lo em azul e
a visualizao de seu contedo ficar disponvel do lado direito da tela.
Tambm ser apresentada uma nova barra de menu com todas as aes
possveis para documentos.
A cada vez que um documento for includo ou quando um documento
(interno ou externo) for assinado, ficar visvel um alerta para todas as
unidades em que o processo estiver aberto, exceto para a unidade geradora
do documento. O cone fica visvel at que o primeiro acesso ao processo
seja realizado. A ocorrncia do acesso em uma das unidades no impede
que o alerta continue visvel para as demais.

102 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Dicas

1. O sistema permite a alterao dos dados de cadastro de docu-


mentos para todas as unidades em que o processo esteja aberto, ainda
que o documento j tenha sido assinado digitalmente.
2. O sistema permite, inclusive, a troca do tipo do documento por
qualquer unidade em que o processo esteja aberto.
3. O sistema tambm permite que possam ser enviados e-mails
que comporo a rvore de documentos do processo. No possvel
cancelar ou excluir esses e-mails.
4. A incluso de um documento com restrio do nvel de acesso
em um processo com menor nvel de restrio faz com que todo o
processo receba o nvel de restrio do documento inserido (para saber
mais sobre processo e documentos com nveis de restrio de acesso,
consulte: Processos com Restrio de Acesso).

7.2 Documentos gerados no sistema

Para a incluso de um documento gerado no sistema, deve ser selecionado


o tipo do documento a partir da lista apresentada na tela Gerar Documento.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 103


O prximo passo o preenchimento dos dados de cadastro do documento.
Esto disponveis os campos: seleo do Texto inicial, Descrio (opcional),
Interessados (opcional), Destinatrios (opcional), Observaes desta uni-
dade (opcional) e seleo do Nvel de Acesso. O sistema permite que esses
dados sejam alterados posteriormente por meio do cone
(tela do documento). Deve ser selecionado o nvel de acesso e salvar informaes.

104 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Quando o documento criado, fica visvel na rvore de documentos
do processo:

Dicas

1. Embora o sistema no exija o preenchimento dos campos


Descrio, Interessados e Observaes desta unidade, esses
campos so importantes para a pesquisa de documentos no sistema,
sendo desejvel a adoo de padres de preenchimento pelas unidades.
2. Documentos gerados e no assinados so considerados minutas.
Esto abertos para edio por qualquer usurio da unidade geradora.
Tambm s podem ser visualizados por usurios da unidade geradora
do documento, ainda que o processo seja enviado para outra unidade.
3. S podem ser efetuadas modificaes no cadastro do documento
se o processo estiver aberto para a unidade. As modificaes so feitas
por meio do cone .
4. Quando o processo estiver em outra unidade, o cone muda para
.
5. Cada Tipo de Documento tem uma formatao que lhe
prpria; portanto, ateno na escolha do tipo de documento que pre-
tende produzir.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 105


6. Em regra, os documentos assumiro a temporalidade dos pro-
cessos em que forem inseridos. No entanto, pode haver casos em que
um documento de maior temporalidade seja inserido em um processo
de menor temporalidade. Nesses casos, o processo dever assumir a
temporalidade do documento (para saber mais sobre temporalidade,
consulte: Arquivamento e Contagem de Temporalidade).

7.3 Editar Documentos


Como regra geral permitida a edio somente para os usurios da
unidade geradora, mesmo que o processo esteja aberto para outras unida-
des no momento da incluso do documento.
Ainda, devem ser cumpridos os seguintes requisitos:
a. documentos gerados no editor de texto do ;
b. caso sejam produzidos por outra unidade, estarem disponveis no
bloco de assinatura da unidade do usurio que deseja edit-los;
c. no terem sido visualizados por usurio de unidades distintas da
geradora do documento. Os documentos disponibilizados em blocos
de assinatura podero ser editados, desde que visualizados apenas
pelas unidades includas nos blocos.
Para a edio, deve-se clicar no cone: disponvel na bar-
ra de menu da tela do documento.

106 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


O sistema abrir uma tela em que podero ser editados os textos
apresentados nas sesses de cor branca. O permite, durante a edio, a
incluso de links e a importao de textos e formatos do Word.

Aps realizar as alteraes, o usurio dever clicar em Salvar.


Excepcionalmente, documento j assinado eletronicamente pode ser
editado. Basta que, enquanto a caneta ainda esteja na cor amarela ,
algum da mesma unidade acesse o documento, realize sua edio e o
assine novamente. Quando o documento acessado por algum de outra
unidade, a caneta muda da cor amarela para preta e as edies no
so mais permitidas.
Utilizado o navegador Firefox (recomendado!), possvel utilizar o
complemento Verificador ortogrfico para portugus do Brasil.... Nesse
caso, para acessar o corretor ortogrfico necessrio, dentro do editor e
com o cursor em cima da palavra, manter pressionada a tecla CTRL e clicar
no boto direito do mouse, escolhendo ento a opo Verificar Ortografia.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 107


Aps o primeiro clique em Verificar ortografia, abrir novamente o
menu (CTRL + boto direito do mouse), e a opo Idioma estar disponvel.
Basta selecionar essa opo e, em seguida, selecionar Portugus (Brasil).
Para obter sugestes de palavras, posicionar o cursor sobre a palavra
grifada pelo editor, abrir o menu (CTRL + boto direito do mouse) e escolher
entre as sugestes apresentadas.

108 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Dicas

1. A edio de contedos de documentos gerados no sistema no se


confunde com alterao dos dados de cadastro de documentos.
No primeiro caso, somente permitida a edio por usurios da
unidade geradora de um documento que ainda no recebeu assi-
natura eletrnica ou que, embora assinado, no tenha sido aces-
sado por usurios de outras unidades. No segundo caso, a edio
permitida por usurios das unidades onde o processo estiver
aberto, ainda que o documento esteja assinado eletronicamente.
2. Apesar do sistema dar suporte ao Internet Explorer (8 ou
superior), recomendado o uso dos navegadores Firefox (4 ou
superior) ou Chrome. Tambm recomendado manter a verso
do navegador atualizada.
3. Pode acontecer de a janela do editor de texto do ser bloque-
ada pelo Navegador (bloqueio de pop-ups). Caso isso ocorra, o
usurio deve desabilitar o bloqueio de pop-ups do navegador.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 109


7.3.1 Incluir imagens
O editor do sistema permite a incluso de imagens no corpo de
documentos, por meio do cone da barra de ferramentas:

Dever ser posicionado o cursor no local em que se pretende inserir a


imagem e clicar no cone Imagem.

110 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Ser aberta uma janela informando os formatos de imagem permitidos
para upload. Os formatos devero ser previamente cadastrados pelo
Administrador do Sistema, para que fique visvel o cone Imagem.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 111


Ao selecionar um arquivo com formato permitido, basta clicar em OK
e ser possvel inserir a imagem no local desejado.

7.3.2 Referenciar documentos ou processos


A operao de referncia a documentos ou a outros processos pode ser
simplificada por meio da insero de um link do documento ou do processo
(a ser referenciado) no corpo do documento em edio. Isso elimina a
necessidade de busca do documento ou do processo no sistema.
Para inserir um link, necessrio selecionar um documento interno
de um processo do , clicar no cone . Deve ser identificado
o espao onde ser inserido o link e, ento, deve ser selecionado o cone
.

112 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


O sistema abrir uma janela em que o campo protocolo dever ser pre-
enchido com o nmero (aparece entre parnteses ao lado da identificao
do documento a ser referenciado) na rvore do processo. Salvar Informaes.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 113


Para referenciar outros processos, basta preencher o campo protocolo
com o nmero do processo a ser referenciado e clicar em salvar. Ao clicar
novamente no documento (na rvore de documentos), o link estar ativo.

Dicas

 link permitir que o usurio tenha acesso ao documento refe-


1. O
renciado, ainda que seja um documento restrito.
2. No ser possvel criar links para documentos contidos em
processos sigilosos, com exceo de referncias para documentos
do prprio processo sigiloso (auto referncia).

114 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


7.4 Verses

O sistema permite edies sucessivas de um mesmo documento. Cada


vez que uma edio for salva, o sistema considera que foi gerada nova verso
do documento. possvel controlar as verses de um documento, verificar
os usurios responsveis pelas modificaes e retomar uma verso anterior
por meio do cone .

O sistema abrir um quadro contendo todas as verses de um documento:

possvel visualizar uma das verses anteriores do documento por


meio do cone , alm de poder reverter o documento para
uma verso anterior por meio do cone .

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 115


7.5 Textos-padro

Um texto padro um texto que seja recorrente e que possa ser


utilizado como um contedo-padro para documentos e e-mails gerados no
sistema. Cada unidade dever produzir seus prprios textos-padro.
Para a incluso de um texto-padro, necessrio selecionar a opo
Textos Padro no menu principal. O sistema abrir a tela Textos Padro
da Unidade. Deve ser selecionada a opo Novo:

Os campos a serem preenchidos so: Nome, Descrio e Contedo:

116 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Ao salvar as informaes, o sistema abre uma tela, mostrando a incluso
do novo texto-padro em um quadro com a relao de textos da unidade:

Qualquer usurio da unidade pode Alterar, Consultar e


Excluir um texto-padro da unidade. Basta selecionar o devido cone
na coluna Aes.
Uma vez criado, o texto-padro passa a ficar disponvel para ser
adicionado durante a criao de um documento ou um e-mail gerado no
sistema. Ao selecionar a opo Texto Padro, dentro de Texto Inicial,
o sistema disponibiliza uma barra de rolagem onde pode ser selecionada a
opo com o nome dado ao texto-padro:

A mesma barra de rolagem tambm mostrada como opo no campo


Mensagem, na tela Enviar Correspondncia Eletrnica.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 117


7.6 Modelos de documentos

Modelos de documento so documentos inteiros que, pela necessidade


de constante repetio, o sistema permite que sejam salvos para reuso.
O pode salvar modelos de documentos, se j houver um grupo onde
categoriz-los.
Para criar um grupo necessrio selecionar a opo Modelos no
menu principal da tela Controle de Processos. O sistema abrir a tela
Modelos Favoritos. Ao clicar na opo Grupos, o sistema mostrar a
tela Grupo de Modelos, com um quadro que contm a relao de grupos
da unidade.
Na coluna Aes do quadro, possvel excluir ou editar os grupos
existentes. Ao clicar na opo Novo, possvel criar um novo grupo.

118 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Basta preencher o nome desejado no campo especfico e salvar:

Para incluir um documento como modelo, basta clicar no nmero do


processo de onde se deseja salv-lo, clicar no documento desejado (na
rvore de documentos), selecionar o cone .

O sistema abrir a tela Novo Modelo Favorito. Dever ser selecionado


o grupo na barra de rolagem do campo Grupo de Modelo. Tambm dever
ser preenchido o campo descrio e as informaes devero ser salvas.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 119


Ainda, caso seja necessrio alterar o grupo do modelo ou a descrio,
basta repetir o mesmo procedimento anterior (utilizando o mesmo docu-
mento modelo). Dessa vez, o sistema abrir a tela Alterar Modelo Favori-
to onde ser possvel fazer as modificaes e salvar informaes.

Para criar um documento a partir de um modelo j existente, dever


ser selecionada a opo Selecionar nos Favoritos. O sistema recuperar
as informaes dos grupos de modelos criados na unidade:

120 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Basta selecionar o modelo desejado por meio do cone
na coluna Aes do quadro da Lista de Modelos.

Aps o preenchimento dos campos da tela Gerar Documento e


salvar informaes, o modelo ser inserido.
Outra forma de utilizar um documento como modelo no a seguin-
te: na tela Gerar Documento, selecionar a opo Documento Modelo.

O sistema abre um campo que dever ser preenchido com o nmero do


documento que se deseja copiar (nmero aparece entre parnteses
ao lado do documento na rvore).

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 121


Ao confirmar os dados, o documento copiado aparecer na rvore de
documentos com novo nmero e sem assinatura. Esse procedimento no
salva o documento copiado em grupo de modelos favoritos.

Dicas

1. Tambm possvel usar e salvar modelos de outras unidades,


mesmo que o processo no esteja aberto para a unidade que
efetua a operao. Basta ter acesso ao nmero do docu-
mento que se deseja utilizar como modelo.

7.7 Publicar documentos

A funcionalidade de publicao serve para divulgar determinado


documento em um veculo de publicao, interno ou externo. As publicaes
em veculos externos so realizadas por meio de webservices. Somente
documentos gerados no sistema podem ser publicados, caso exista um
veculo associado ao tipo de documento.
Ao incluir em um processo um tipo de documento cadastrado com
veculo de publicao associado, o cone ser visualizado na
barra de menus do documento logo depois que for assinado.

122 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Ao selecionar o cone, o sistema abre uma tela que exibe alguns cam-
pos preenchidos de forma automtica: Documento (nmero de protocolo
do documento), Tipo (tipo do documento), Assinantes (assinaturas que
constam no documento) e Disponibilizao (data de disponibilizao do
documento no veculo). O campo Motivo define se a ao de publicao
original ou, no caso de Publicao Relacionada, se uma Retificao,
Republicao ou Apostilamento. O campo Veculo possui barra de ro-
lagem onde pode ser selecionado um dos veculos de publicao permitidos,
configurados no cadastro do tipo de documento. No campo Resumo, que
opcional, pode ser preenchido um texto informativo sobre o documento:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 123


Processos que tenham tido publicao de documento efetivada
recebem uma notificao na tela Controle de Processo ( ), para que as
unidades nas quais esteja aberto acessem o documento publicado:

Enquanto a publicao do documento no for confirmada, possvel


alterar ou cancelar o agendamento. Aps a confirmao da publicao, se
for necessrio efetuar uma Retificao, Republicao ou Apostilamento,
ento ser preciso acionar o boto Gerar Publicao Relacionada ( )
sobre o documento.
Ao gerar uma Publicao Relacionada, todo o documento clonado
(inclusive com a mesma numerao), sendo possvel alterar o contedo e
realizar um novo agendamento. Alm disso, no resultado da pesquisa de
publicaes, disponibilizada uma ao que permite visualizar todas as pu-
blicaes relacionadas de um mesmo documento. Para gerar uma publica-
o relacionada, necessrio utilizar o cone sobre o documento:

124 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Aps a confirmao da publicao, o documento estar acessvel na
tela de Publicaes Eletrnicas do (se for veculo Interno ou veculo
Externo com configurao para tambm publicar automaticamente no
veculo Interno).

7.8 Documentos Externos

Um documento externo um documento no produzido pelo editor


do prprio sistema. possvel configurar o sistema para somente aceitar
formatos de arquivo especficos, como de vdeos, sons, imagens, apresenta-
es e planilhas. Porm, o formato mais indicado o PDF com OCR, por ser
inviolvel, visualizado diretamente no sistema (no precisa fazer download)
e viabilizar a pesquisa integral no corpo do documento.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 125


Para incluir um documento externo, necessrio selecionar tipo de
documento Externo (sempre a primeira opo da lista), a partir da lista
apresentada na tela Gerar Documento:

O sistema abre a tela Registrar Documento Externo onde esto dis-


ponveis os campos: Tipo do Documento, Data do Documento, Nme-
ro/nome na rvore (opcional), Tipo de Conferncia (para documentos di-
gitalizados) (opcional), Remetente (opcional), Interessados (opcional),
Observaes desta unidade (opcional), seleo do Nvel de Acesso e
Anexar Arquivo:

126 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


O campo Data do Documento deve ser preenchido com a data de
emisso do documento.
O campo Tipo do Documento representa um combo onde deve ser
selecionada uma das opes de tipos que foram previamente cadastrados
no sistema. Um documento externo deve ser enquadrado em um dos nomes
desta lista por questes de gesto documental e temporalidade.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 127


O campo Nmero/Nome na rvore permite a incluso de 50 carac-
teres. As informaes inseridas nesse campo identificaro o documento na
rvore do processo. Ao gerar o documento externo, o sistema combina o
tipo do documento escolhido com o nmero/nome preenchido :

O campo Tipo de Conferncia ser preenchido em casos de docu-


mentos em suporte papel digitalizados:

Dever ser selecionado o nvel de acesso do documento, fazer o upload


do arquivo e confirmar os dados:

Para cada documento externo, possvel anexar somente um arquivo.


O permite realizar a substituio de um arquivo importado para
o sistema como documento externo enquanto no houver acesso ao

128 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


processo por usurio de unidade diferente da que efetuou a operao.
Basta acessar a tela Alterar Registro de Documento Externo por meio do
cone , clicar no cone na Lista de
Anexos, confirmar dados, fazer o upload do arquivo substituto e clicar no
boto Confirmar Dados:

O campo Reabrir processo nas unidades estar disponvel para as


unidades de protocolo e apenas para processos de outras unidades (se o
processo j tramitou pela unidade de protocolo, o campo no aparecer).
Esse campo permite reabrir o processo em unidades cuja tramitao j
esteja concluda. Os processos sero reabertos nas unidades selecionadas,
ficando no controle de Processos com a cor vermelha, acrescidos do cone
de exclamao.

7.8.1 Orientaes para digitalizao


Com o fim de permitir que documentos em formato PDF possam ter
o contedo pesquisvel ao serem inseridos no sistema e, tambm, para
garantir melhor desempenho do ao longo do tempo, importante que
o processo de digitalizao siga certos parmetros, como, por exemplo:
a. cor: monocromtico;
b. resoluo: 300 dpi;
c. opo de reconhecimento de texto (OCR): ativada.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 129


H algumas configuraes que podem no ser reproduzidas como no
documento original, tais como fonte e tamanho dos caracteres; espao
entre os caracteres e entre as linhas; caracteres sublinhados, em negrito
ou itlico; sobrescrito/subscrito (para saber mais sobre a funcionalidade de
pesquisa, consulte: Mtodos de Pesquisa).
A qualidade de converso em OCR depende da qualidade do documento
original e dos parmetros de digitalizao. No so recomendados para o
reconhecimento de texto os documentos com layout complexo, constitudos
por diagramas, tabelas e textos (como folhetos, revistas e jornais);
documentos contendo tabelas sem linhas de borda, tabelas com formatos de
clulas complexas; tabelas complexas com subtabelas, diagramas, grficos;
fotografias, textos na vertical; documentos de layout complexo que contm
textos misturados com diagramas ou ilustraes; documentos que contm
fotografias ou padres configurados como plano de fundo; documentos
com texto de cor clara em fundo escuro.
H alguns tipos de documentos que podem no ser reconhecidos
corretamente no processamento do OCR como, por exemplo, documentos
que possuem caracteres manuscritos; documentos com caracteres pequenos
(menores de 10 pontos); documentos desalinhados; documentos escritos em
idiomas diferentes do especificado; documentos com caracteres em fundo
colorido no uniforme, tais como caracteres sombreados; documentos com
muitos caracteres decorados, tais como caracteres com relevo ou contorno;
documentos com caracteres em fundo padronizado, tais como caracteres
sobrepostos em ilustraes e grficos; documentos com muitos caracteres
em contato com sublinhas ou bordas.
Os documentos impressos em fontes muito pequenas devem ser digita-
lizados com resolues maiores e o brilho deve ser ajustado adequadamente:

130 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


(Fonte: Guia do Usurio do ABBYY FineReader 11)

(Fonte: Guia do Usurio do ABBYY FineReader 11)

Dicas

1. Embora o sistema no exija o preenchimento dos campos In-


teressados e Observaes desta unidade, esses campos so
importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo
desejvel a adoo de padres de preenchimento pelas unida-
des (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa, con-
sulte: Mtodos de Pesquisa).
2. Ao visualizar documentos externos, o sistema oferece a opo
de abrir documentos em formato de imagem e PDF no prprio
ambiente do . Para os outros formatos, o sistema disponibiliza
o download para a mquina do usurio.
3. Podem ser feitas modificaes no cadastro do documento pelas
unidades em que o processo esteja aberto. Essas unidades visu-
alizaro o cone .

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 131


4. As unidades em que o processo no estiver aberto visualizaro
o cone .

7.9 Excluir documentos

possvel excluir documentos externos e documentos gerados no


sistema que sejam desnecessrios ao processo, clicando no cone .
Essa operao tem por fim eliminar documentos que ainda no se
estabilizaram como oficiais e, portanto, no afetam direitos e/ou obrigaes.
Ainda assim, o sistema efetua o registro de documentos excludos e o
histrico da operao fica disponvel na consulta ao andamento do processo.

Em regra, o cone ficar visvel apenas quando o procedimento


de excluso for permitido. A excluso de documentos se diferencia da
excluso de processos, porque um processo pode estar aberto para vrias
unidades no momento da criao de um documento. Por isso, a excluso
obedece algumas regras:
a. Documento gerado e no assinado pode ser excludo pela unidade
elaboradora. Documento que ainda no foi assinado considerado
minuta e pode ser excludo, ainda que tenha sido includo em bloco
de reunio e, assim, visualizado por outras unidades.

132 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


b. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode
ser excludo pela unidade elaboradora. A caneta de indicao de
assinatura fica em amarelo at que o documento tenha seu primeiro
acesso por usurio de outra unidade ou quando o processo enviado
para outra unidade.
c. Documento externo assinado e ainda com a caneta em amarelo
pode ser excludo pela unidade que o incluiu no processo.
d. Documento externo no assinado pode ser excludo pela unidade
que o incluiu no processo, mesmo quando o processo j estiver
aberto para mltiplas unidades ou mesmo se o documento j tiver
sido acessado por usurios de outras unidades, at o envio do
processo para outra unidade. Aps o envio do processo para outra
unidade, mesmo exibindo o cone no acesso ao documento,
o sistema no permite sua excluso, avisando que o Documento
externo j tramitou.

Dicas

1. Um documento excludo deixa de aparecer na rvore de docu-


mentos do processo.
2. A excluso de um documento no anula o registro do nmero
sequencial referente ao tipo de documento. Por exemplo, caso
tenha sido criado e, logo depois, excludo um memorando de
nmero 1, o prximo memorando criado no sistema possuir o
nmero subsequente, 2.

7.10 Cancelar documento

O cone deve ser utilizado em documento j estabilizado


como oficial e que, por alguma determinao oficial, dever ser cancelado.
Por exemplo, caso tenha sido verificada sua nulidade.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 133


Essa a funcionalidade do , que opera o tradicional instituto do
Desentranhamento e, assim, exige ato formal de autoridade competente
determinando o cancelamento do documento.
Para efetuar a operao, basta clicar no documento e depois no cone
:

O sistema abrir uma tela onde dever ser informado o motivo do


cancelamento.
Com o cancelamento, o documento permanece indicado na rvore de
documentos do processo, MAS com cone prprio de cancelado, sem ser
mais possvel acessar seu contedo:

134 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Dicas

1. Documento assinado, mesmo que possua assinaturas de usu-


rios de vrias unidades, somente pode ser cancelado pela uni-
dade geradora, ainda que o processo esteja aberto em vrias
unidades ao mesmo tempo.
2. Assim, o cone somente ficar visvel para a uni-
dade geradora do documento.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 135


8 Assinaturas

Claudia Cristina Muller


Coordenadora-Geral de Gesto da Informao e do Conhecimento/DCP
8 Assinaturas

8.1 Restrio visualizao de minutas


Enquanto no for assinado eletronicamente, um documento produ-
zido no sistema considerado uma minuta e s pode ser visualizado por
usurios da unidade elaboradora, ainda que o processo esteja aberto para
outras unidades. Enquanto o documento estiver como minuta, possvel
sua visualizao por usurios de outras unidades por meio de Bloco de Reu-
nio (apenas visualizao, no permite alterar nem assinar a minuta). O uso
do Bloco de Assinatura permite que usurio de unidade diferente da elabo-
radora do documento possa visualizar, editar e assinar o documento.

8.2 Bloco de reunio


O Bloco de Reunio possibilita que uma unidade disponibilize processos
para conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de que essas
unidades tenham uma atuao formal sobre o processo, para serem
discutidos em reunies ou deciso colegiada. uma forma de visualizar
minutas de documentos em unidades diferentes da geradora (para saber
mais sobre blocos, consulte: Acompanhamento Especial, Blocos Internos e
Assinaturas por Usurios de outras Unidades).
Os blocos de reunio permitem a incluso de um ou mais processos.
Na tela Controle de Processos, basta clicar na caixa de seleo ao lado do
nmero dos processos a serem includo no bloco:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 139


Deve-se clicar no cone . O sistema abrir a tela Selecionar
Bloco com um quadro que mostra todos os blocos de reunio e blocos
internos abertos na unidade. Note-se que os blocos de reunio recebidos
de outras unidades e os blocos disponibilizados no aparecem nessa tela.
Ao selecionar uma ou mais opes disponveis e clicar no boto ,
os processos sero includos no(s) bloco(s) selecionado(s):

Para se criar um novo bloco de reunio, necessrio selecionar a


opo Novo Bloco de Reunio na tela acima. Ser aberta a tela a seguir,
onde dever ser inserida a descrio desejada para o bloco de reunio e as
unidades para disponibilizao:

140 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Ao salvar informaes, o sistema retorna para a tela anterior. Basta
clicar em e os processos selecionados sero automaticamente
inseridos no novo bloco:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 141


possvel incluir anotaes nas linhas do quadro, correspondentes a
cada processo pertencente ao bloco. s clicar no cone , da
coluna Aes, inserir a informao desejada e salvar:

Para que as minutas de um ou mais processos possam ser visualizadas


por usurios de outras unidades, necessrio disponibilizar o bloco.
No menu principal, dever ser selecionada a opo Blocos de Reu-
nio. O sistema abre uma tela com a relao de todos os blocos de reunio
da unidade: abertos, disponibilizados a outras reas e tambm os recebidos.

Dever ser selecionado o cone na coluna Aes.


Um bloco disponibilizado no dever ser editado ou receber outros proces-
sos at que as unidades de destino devolvam o bloco:

142 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


No entanto, possvel cancelar a disponibilizao de um bloco de
reunies, fazendo uso do cone :

No exemplo a seguir, uma unidade disponibiliza um bloco, reunio


para outra unidade. Ainda que o processo no esteja aberto para a
unidade de destino do bloco, todas as minutas produzidas pela unidade
disponibilizadora ficaro visveis para a destinatria do bloco. As minutas
produzidas em outras unidades, que no estejam envolvidas na operao,
permanecero indisponveis.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 143


Dicas

1. O bloco de reunio no gera o envio do processo. Significa que


no aparecer a informao de que o processo est aberto
para as unidades s quais o bloco foi disponibilizado (na tela do
processo).
2. Quando um processo de um bloco de reunio anexado a outro
processo, as minutas deixam de ser visualizadas.

8.3 Assinatura de documento interno

possvel a assinatura digital no sistema, fazendo uso de login e senha


ou token. Para assinar, deve-se clicar no documento, na rvore do processo
e selecionar o cone . Um documento pode ter tantas assina-
turas quantas forem necessrias.

144 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


A assinatura ser feita selecionando-se a funo na barra de rolagem do
campo Cargo/Funo e preenchendo-se o campo senha ou via token.
A assinatura digital ser exibida na parte final do documento. Tambm
possvel obter informaes sobre as assinaturas clicando no cone da caneta
:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 145


Pode acontecer de um usurio, por fora do exerccio de uma funo,
necessitar assinar documentos em sua unidade, atribuindo ora seu cargo,
ora sua funo. Nesse caso, bastar fazer a devida seleo na barra de
rolagem do campo Cargo/Funo e assinar o documento.

Dicas

1. Q
 uando se tratar de documento preparatrio, sugere-se que esse
seja assinado somente quando aprovado em sua totalidade e
por todas as autoridades competentes. E seja assinado primeiro
pela instncia superior, pois, em regra, ficar visvel para qualquer
usurio aps a primeira assinatura.
2. Quando for necessrio efetuar mais de uma assinatura em um
documento produzido no sistema por usurios da mesma unida-
de, basta atribuir o processo ao usurio que realizar a assinatura.

146 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


3. Um documento gerado no sistema poder receber assinatura
digital de usurios de unidade diferente da elaboradora. Essa
operao realizada por meio da incluso de documentos em
bloco de assinatura (para saber mais sobre blocos de assinatura,
consulte: Assinaturas por Usurios de outras Unidades).

8.4 Assinatura de documento externo

Para os documentos externos, disponibilizada a opo Assinar


Documento. Como regra geral, documentos externos so assinados
somente por usurios da unidade que os incluiu no processo, podendo haver
mais de uma assinatura. Documentos externos no podem ser inseridos em
blocos de assinatura e tambm no podem ser liberados para assinatura
por usurio externo.
Quando o documento externo for oriundo de digitalizao de original
em suporte papel, sua assinatura eletrnica tem como principal objetivo
atender Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012, especialmente quanto aos
dispositivos abaixo:
Art. 1 A digitalizao, o armazenamento em meio eletrnico, ptico
ou equivalente e a reproduo de documentos pblicos e privados
sero regulados pelo disposto nesta Lei.
Pargrafo nico. Entende-se por digitalizao a converso da fiel
imagem de um documento para cdigo digital.
[...]
Art. 3 O processo de digitalizao dever ser realizado de forma a manter
a integridade, a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do
documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no
mbito da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira ICP Brasil.
Pargrafo nico. Os meios de armazenamento dos documentos digitais
devero proteg-los de acesso, uso, alterao, reproduo e destruio
no autorizados.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 147


Art. 4 As empresas privadas ou os rgos da administrao pblica
direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento
de documentos em meio eletrnico, ptico ou equivalente devero
adotar sistema de indexao que possibilite a sua precisa localizao,
permitindo a posterior conferncia da regularidade das etapas do
processo adotado.
[...]
Art. 6 Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero
ser preservados de acordo com o disposto na legislao pertinente.
(grifos nossos).

possvel visualizar as assinaturas de um documento externo acessando


a opo na tela do documento:

8.5 Credenciais de assinatura

O permite que documentos sigilosos sejam editados e assinados


por usurios de outras unidades, por meio de concesso de credenciais de
assinatura. Uma credencial de assinatura uma permisso dada ao usurio
para visualizar, modificar e assinar um documento (para saber mais sobre
nveis de restrio de acesso, consulte: Processos com Restrio de Acesso).

148 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Para atribuir uma credencial de assinatura, o usurio gerador de um
documento sigiloso deve selecionar a opo na
tela do documento.

Deve preencher o campo Conceder Credencial de Assinatura para


com nome de usurio cadastrado no sistema. O abrir a opo Conce-
der (se o sistema no reconhecer o usurio, no mostrar a opo conce-
der e a operao no ser completada). Ao clicar na opo, mostrado um
quadro com as credenciais de assinatura concedidas.

Na mesma tela, possvel conceder credenciais para outros usurios.


Por meio da coluna Aes do quadro com a lista de credenciais, possvel
Cassar a Credencial de Assinatura (retirar a permisso do usurio):

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 149


Um usurio que recebeu uma credencial de assinatura pode visualizar o
cone ao lado do nmero do processo na tela Controle
de Processos. Ao selecionar o processo, o sistema abre a janela Credencial
de Acesso (ao credenciar a assinatura, a credencial de acesso concedida
automaticamente). O usurio dever preencher o campo Senha e o
sistema abrir a tela do processo.

Para assinar o documento, o usurio verificar o lado do documento a


ser assinado, na rvore de documentos, o cone Documento com Credencial
de Assinatura. Deve-se clicar no documento com credencial e o documento
ser assinado normalmente:

150 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Dicas

1. No necessrio enviar o processo para a unidade do usurio


com credencial para assinatura de documento sigiloso.

8.6 Assinaturas por usurios de outras unidades

O Bloco de Assinatura a funcionalidade utilizada para que um


documento seja assinado por um ou mais usurios de unidades diferentes
da unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultnea de vrios
documentos, com ou sem visualizao de seus contedos. No entanto, no
possvel disponibilizar bloco de assinatura para a unidade geradora do
processo. Nesse caso, o processo dever ser atribudo para o usurio que
realizar a assinatura. Tambm possvel assinar documentos de um bloco
de assinatura antes da disponibilizao (para saber mais sobre como assinar
documentos de um bloco por pessoas da mesma unidade, consulte: Assinar
Documentos em Bloco de Assinatura, dica 1).
Diferentemente dos blocos internos e blocos de reunio, sero includos
documentos para assinatura em blocos e no, processos, embora o sistema
permita a visualizao dos processos onde esto includos os documentos do
bloco (para saber mais sobre blocos, consulte: Acompanhamento Especial, Blo-
cos Internos, Bloco de Reunio e Assinaturas por Usurios de outras Unidades).
possvel incluir em um bloco de assinatura vrios documentos de
um processo ou de vrios processos de uma unidade. Tambm possvel
disponibilizar o bloco para vrias unidades.
Para criar um bloco de assinatura, deve-se clicar no documento de
um processo e selecionar o cone na barra de menu
do documento:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 151


O sistema abre a tela Incluir em Bloco de Assinatura. Exibe um
quadro com a relao de documentos daquele processo que podem ser
includos em bloco de assinatura. Devem ser selecionados os documentos a
serem includos e selecionar um dos blocos disponveis na barra de rolagem
da opo Bloco, ou clicar em Novo para criar um bloco.

Ao selecionar a opo Novo, o sistema abre a tela Novo Bloco de


Assinatura onde dever ser preenchido o campo descrio e informadas
as unidades para disponibilizao do bloco.

152 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Ao salvar informaes, o sistema retorna para a tela anterior e dispo-
nibiliza o bloco criado na barra de rolagem do campo Bloco. Devero ser
selecionados os documentos da lista e clicar na opo incluir.

Ainda nessa tela, possvel selecionar a opo Ir para Blocos de


Assinatura. O sistema exibir um quadro contendo a relao de todos os
blocos de assinatura da unidade.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 153


O cone serve para possibilitar a assinatura dos documentos do bloco
para usurios da unidade geradora, antes da disponibilizao.
O cone permite a visualizao de documen-
tos do bloco.
O cone permite a disponibilizao do bloco para as
unidades em que determinados usurios devero assinar documentos
do bloco.
O cone serve para concluir blocos de assinatura que foram
assinados, foram retornados e, portanto, j concluram o seu propsito.
O cone permite alterar dados do bloco de assinatura, tais como
nmero, descrio e unidades de disponibilizao.
O cone serve para excluir blocos de assinatura que no
possuam documentos includos.
Aps disponibilizar o bloco, possvel acompanhar a assinatura dos
documentos por meio do cone .
O sistema mostra um quadro com a relao de documentos do bloco e
as respectivas assinaturas.

8.7 Assinar documentos em bloco de assinatura

Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usurios


da unidade de destino do bloco devem selecionar a opo Blocos de
Assinatura no menu principal:

154 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


O prximo passo verificar os blocos de assinatura disponibilizados
para a unidade (aparecer a indicao disponibilizado na linha do bloco).

Basta clicar no cone e todos os documentos sero


assinados de uma vez.

Tambm possvel visualizar o contedo de cada documento que


dever ser assinado ao clicar no cone .

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 155


Ao abrir o quadro do bloco de assinaturas, estaro organizados por
colunas os links de cada documento e de cada processo.

Ao clicar no link, abre-se outra pgina que disponibilizar a visualizao


do documento, mantendo aberta a pgina que contm o quadro do bloco.
Para assinar documento a documento, basta acessar a pgina anterior
e clicar no cone . Caso seja prefervel visualizar documento a
documento e assinar vrios de uma vez, tambm possvel clicar em cada
link (vrias pginas sero abertas, mostrando cada documento) e retornar
pgina que contm o quadro do bloco, clicar na caixa de seleo dos
documentos que se deseja assinar e clicar na opo .

Abrir uma janela mostrando os dados da pessoa logada no sistema


e solicitando o preenchimento do campo senha ou uso de certificado
digital. Ao efetuar o procedimento, os documentos sero assinados.

156 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Dicas

1. Embora no seja possvel disponibilizar um bloco de assinatu-


ra para a unidade geradora, o sistema d a opo de assina-
tura antes da disponibilizao do bloco (tambm com um s
clique). Essa opo pode ser til quando houver muitos do-
cumentos para serem assinados por um mesmo usurio, por
exemplo, no caso de duplicao de processos (para saber mais
sobre duplicar processos, consulte: Duplicar Processo). O cone
indica que a opo de assinatura do bloco
est disponvel tambm para usurios da unidade:

2.  possvel a incluso de um nico documento em vrios blocos


de assinatura.
3.  possvel adicionar documentos de processos diferentes em
um bloco de assinatura.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 157


9 Copiando e
movendo informaes

Wesley Rodrigo Couto Lira


Coordenador-Geral de Tecnologia da Informao/DGI
9 Copiando e movendo informaes

9.1 Duplicar processo

A funcionalidade de duplicao pode ser usada quando necessrio


utilizar os documentos de um processo como modelos para um novo
processo, por meio do cone :

No se confunde com uma cpia do processo porque, ao serem


duplicados, os documentos perdem as assinaturas. O sistema gera um novo
NUP para o processo duplicado, assim como gera nova numerao para os
documentos. Todas as assinaturas e cincias so perdidas (para saber mais
sobre assinaturas e cincia, consulte: Assinaturas e Cincia).
O sistema duplica documentos externos, mas no duplica e-mails que fa-
zem parte da rvore de documentos do processo e minutas de outras unidades
(as minutas produzidas na unidade que efetua a duplicao so duplicadas).

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 161


Para duplicar um processo, basta selecionar o processo a ser dupli-
cado, clicar no cone (tela do processo). O sistema abrir a
tela Duplicar Processo. A tela contm um campo para preenchimento do
nome do interessado e um quadro pr-selecionando todos os documentos
que podero ser duplicados. Devem-se selecionar os documentos que se-
ro duplicados ou manter a pr-seleo com as duplicaes possveis. Clicar
em duplicar.

9.2 Mover documentos externos

O disponibiliza um modo de mover documentos externos de um


processo para outro. Os documentos gerados no sistema no so movidos,
mas podem ser referenciados em outros documentos, de modo que seja
inserido um link que permita a visualizao do documento, no importa em
que processo estiver (para saber mais sobre a insero de links, consulte:
Referenciar Documentos ou Processos).
Para mover um documento externo, deve ser selecionado o cone
:

162 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


O sistema abrir uma tela em que dever ser inserido o nmero do
processo de destino. Ao clicar em , automaticamente vai preencher
o campo Tipo com o respectivo tipo de processo de destino, e habilitar
o campo Motivo e o boto .

No processo de origem, fica registrado o motivo da remoo e o


processo de destino do documento:

O processo de destino receber o documento recebido em sua rvo-


re. O registro da transferncia fica disponvel na consulta ao andamento
do processo.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 163


9.3 Alterar a ordem dos documentos

O permite a alterao da ordem dos documentos na rvore de


documentos de um processo. Essa funcionalidade serve para corrigir
inseres de documentos que, dispostos em sequncia cronolgica,
acabem dificultando o entendimento das informaes de um processo. A
alterao da ordem dos documentos no processo no pode ser realizada
por usurio com perfil bsico, devendo ser solicitado a usurio com perfil de
administrador. A operao ficar registrada no histrico do processo.

164 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


10 Usurio externo

Daniella lvares de Arajo Melo


Coordenao-Geral de Comunicao e Editorao/DCP
10 Usurios externos

10.1 Interface com usurios externos

Um usurio externo pessoa autorizada a visualizar processos


e documentos do . Tambm pode obter autorizao para assinar
documentos disponibilizados para esse fim.
Um usurio externo poder obter a visualizao integral de um processo,
incluindo todas as suas atualizaes posteriores disponibilizao do acesso.
Poder obter visualizao por um prazo determinado ou, em vez disso, pode
ser que o usurio obtenha acesso verificao de documentos especficos
dentro de um processo, podendo modificar, ou no, tais documentos. Em
regra, documentos gerados no so disponibilizados em formato html.
Documentos externos, importados para o sistema, sero visualizados nos
formatos em que estiverem no processo.
A autenticidade de documentos gerados no pode ser checada por
meio de um endereo de pgina na internet, um cdigo verificador e um
cdigo CRC, disponveis logo abaixo da identificao dos usurios signatrios:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 167


Ao acessar o endereo indicado, abre-se uma pgina em que pode-
r ser checada a autenticidade do documento por meio da insero dos
cdigos fornecidos:

10.2 Enviar e-mails

Os e-mails enviados pelo passam a compor automaticamente a


rvore de documentos do processo. H duas maneiras de enviar correspon-
dncia eletrnica pelo sistema. Uma delas clicar no nmero do processo e
selecionar o cone :

A segunda clicar no documento que se deseja enviar por e-mail e


clica no cone :

168 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Em ambos os casos, o sistema abrir uma tela que permite enviar e-mails
anexando arquivos externos ou selecionando documentos do processo para
serem enviados. Alm disso, o sistema tambm permite inserir mensagens
de texto padronizadas e constituir grupos de e-mail.

Para o envio de mensagens, o campo De deve ser preenchido com


um endereo de e-mail previamente cadastrado no sistema e disponvel na
barra de rolagem. O campo Para de livre preenchimento e deve receber
um endereo vlido de e-mail. O campo Mensagem pode permanecer
em branco, permitindo livre digitao. Tambm poder ser feita seleo de
um dos itens da barra de rolagem do campo Mensagem, permitindo a
escolha de um texto, padro. Clicar em enviar. O e-mail, ento, passar a
compor a rvore do processo.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 169


O sistema tambm exibe um quadro contendo documentos do processo
que podem ser enviados juntamente com a mensagem. Basta clicar na caixa
de seleo dos documentos desejados ou selecionar todos. Ainda, possvel
realizar o upload de documentos externos para serem enviados junto com
a mensagem:

170 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


10.3 Grupos de e-mail

facultado s unidades criarem grupos de e-mail. Os grupos de e-mail


so disponibilizados por meio do cone na tela Enviar
Correspondncia Eletrnica:

Para criar um grupo, selecione a opo Grupos de E-mail no menu


principal e, na tela seguinte, selecione a opo Novo:

Na tela Novo Grupo de E-mail, devem ser preenchidos os campos


Nome e Descrio do Grupo. Logo abaixo, h dois campos: um para
incluso do endereo de e-mail e outro para descrio. medida que forem
sendo adicionados os participantes no grupo, o sistema abre um quadro

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 171


em que vai adicionando e organizando os membros por ordem de incluso.
possvel alterar e remover os itens do quadro por meio das opes na
coluna Aes:

possvel consultar, editar ou remover os grupos por meio das opes


na coluna Aes.
Ao salvar informaes, o sistema abre outra tela com a relao dos
grupos de e-mails para a unidade:

172 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


10.4 Acesso externo

possvel permitir o acesso aos interessados de um processo. O acesso


externo dado somente a processos na ntegra e por um perodo determinado.
Para permitir o acesso externo, necessrio clicar no nmero do
processo e selecionar o cone :

O sistema abre a tela Gerenciar Disponibilizaes de Acesso Externo.


Deve ser selecionado o e-mail da unidade na barra de rolagem do campo es-
pecfico. Devem ser preenchidos os campos Destinatrio e e-mail do Desti-
natrio. Esses campos so de livre preenchimento e o destinatrio do acesso
no precisa estar previamente cadastrado no sistema. Deve ser informado o
motivo do acesso. O sistema tambm solicita a determinao de um perodo
para disponibilidade do acesso e a senha do usurio responsvel pela operao.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 173


O destinatrio receber um e-mail que contm um link para o processo
e a informao da validade da disponibilizao de acesso. Esse e-mail no
passa a fazer parte da rvore de documentos do processo. Mas a operao
registrada automaticamente no histrico do processo.
Quando o destinatrio clicar no link, o sistema abrir a tela de Acesso
Externo Autorizado. O andamento do processo poder ser acompanhado,
visualizando suas autuaes, lista de documentos e lista de andamentos. O sis-
tema tambm disponibiliza a opo de converso da tela em um arquivo PDF.

10.5 Assinatura por usurio externo

O disponibiliza meios para que uma pessoa estranha ao rgo ou


uma entidade possa atuar no sistema como um usurio externo, podendo
assinar documentos produzidos no sistema e acompanhar o andamento do
processo. Essa funcionalidade exige prvio cadastro no sistema como um
Usurio Externo.
Para liberar assinatura para usurio cadastrado, necessrio sele-
cionar o nmero do processo a receber a assinatura, selecionar o docu-
mento a ser assinado na rvore de documentos e selecionar o cone
na tela do documento.

174 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


O sistema abre a tela Gerenciar Assinaturas Externas. Dever ser
selecionado e-mail da unidade disponvel na barra de rolagem do campo
especfico. O campo Liberar Assinatura Externa para dever ser preenchido
com o e-mail do usurio externo previamente cadastrado. A opo com
Visualizao Integral do Processo somente deve ser marcada se o usurio
externo estiver autorizado a acompanhar as atualizaes e visualizar todos
os documentos do processo cujo documento deva ser assinado por ele.
Clicar em Liberar. O sistema exibe um quadro com a lista de liberaes
de assinatura externa. A nica ao possvel o cancelamento da liberao.

O usurio externo receber um e-mail contendo um link que d


acesso pgina de login do . Ao digitar e-mail e senha, o sistema abre a
tela Controle de Acessos Externos. Essa tela contm um quadro com a rela-
o de processos que devem receber a assinatura e respectivos documentos.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 175


Caso o usurio tenha acesso visualizao integral do processo, ele
poder clicar no link do processo e o sistema abrir outra tela: Acesso
Externo Autorizado, onde ele poder fazer o acompanhamento dos
trmites do processo.
Caso o usurio no receba acesso visualizao integral do processo,
constaro no quadro o nmero do processo e o nmero do documento a ser
assinado. Porm, o usurio ter acesso somente visualizao do documento.

possvel assinar o documento com ou sem visualizao dos contedos


do processo e do documento.

176 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Essa operao registrada automaticamente no histrico do processo.

Dicas

1. A assinatura do documento no retira a permisso para visua-


lizao integral do processo. O usurio poder acompanhar o
processo por meio de quadros com a relao de autuaes, lista
de documentos e lista de andamentos de maneira permanente.
2. O sistema habilita mais de uma assinatura em documentos
enviados para assinatura por usurio externo.

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 177


11 Arquivamento

Ralph Teixeira de Oliveira Freitas


Coordenao-Geral de Gesto de Pessoas/DGI
11 Arquivamento

11.1 Arquivamento e contagem de temporalidade

No , o arquivamento ser realizado de forma lgica, sem a necessi-


dade de distinguir as fases de guarda do processo. Ao finalizar a instruo de
um processo no mbito de sua atuao, a unidade dever realizar a operao
de concluso do processo. Outra opo no marcar a opo Manter aberto
na unidade atual quando a unidade encaminhar para outra, sem que seja
necessrio continuar o processo aberto. Quando o processo houver alcana-
do seu objetivo, ele dever ser concludo em todas as unidades. A partir de
ento, a contagem da temporalidade ser iniciada para fins arquivsticos.
No mbito do , a temporalidade corresponde ao prazo em que um
processo dever permanecer concludo em todas as unidades e a devida desti-
nao ao final desse prazo: eliminao ou guarda permanente. Como o sistema
no permite o trmite de documentos avulsos, em regra os documentos assu-
miro a temporalidade dos processos em que estiverem inseridos (para saber
mais sobre excees a essa regra, consulte: Documentos Gerados no Sistema).

Dicas

1. Quaisquer dvidas ou atividades relacionadas ao arquivamento


fsico de documentos devero ser reportadas unidade
responsvel pela gesto documental do rgo ou entidade.

11.2 Solicitar desarquivamento (conferir via fsica)

As vias fsicas (papel) de documentos que forem digitalizadas e importa-


das para o sistema devero ser encaminhadas ao Arquivo, com a necessria
anotao no canto superior direito do nmero (protocolo de documento).

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 181


Um usurio poder solicitar o desarquivamento de um documento
digitalizado se precisar fazer alguma conferncia com o original em papel.
A operao de desarquivamento poder ser efetuada por meio do cone
, que somente aparece se o Documento Externo possuir
via fsica arquivada na unidade competente (com localizador atribudo).
O permite configurar certas unidades com perfil de arquivamen-
to. Somente essas unidades podero atribuir um localizador a um docu-
mento fsico.
Ao atribuir um localizador, o sistema automaticamente disponibiliza o
cone na tela do documento correspondente.

Selecionando a opo de desarquivamento, o usurio poder informar


unidade de arquivamento do original fsico sobre a necessidade de
consulta. O sistema exibir a tela Solicitar Desarquivamento, que contm
um quadro com a relao de todos os documentos do processo que podem
ser desarquivados. O usurio tem a opo de solicitar todos os documentos
possveis ou selecionar apenas os documentos que deseja consultar.

182 Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio


Basta clicar em Solicitar e o sistema exibir a mensagem abaixo:

Sistema Eletrnico de Informaes | Manual do Usurio 183


12 Ficha tcnica

Fatoumata Dram
Analista Prestadora de Servio
12 Ficha tcnica
Produo e edio do Manual de Usurio do SEI:
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (MP)
Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao (SLTI)
Processo Eletrnico Nacional (PEN)
Tribunal Regional Federal da 4 Regio (TRF4)
Agncia Nacional de Telecomunicaes (Anatel)
Comisso de Valores Mobilirios (CVM)
Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuria (Embrapa)
Governo do Distrito Federal (GDF)

Customizao do Manual de Usurio do SEI para a Enap*


Projeto grfico:
Daniel Dino (design)

Ensaio fotogrfico:
Cassiano de Souza Alves (fotgrafo)

Assistentes de produo:
Daniela dos Santos Alvarenga
Gabriel Santos de Medeiros
Murilo Marques
Simmone Maria de Amorim Fernandes

Modelos:
Adriano de Campos vila
Cassiano de Souza Alves
Clio Lcio do Amaral
Claudia Cristina Mller
Daniella lvares de Arajo Melo
Eduardo Semeghini Paracncio
Fatoumata Dram
Genario Viana Filho
Iraci dos Santos Amaro
Jos Mendes de Oliveira
Maria Aparecida Barbosa Martins Vieira
Natlia Teles da Mota
Ralph Teixeira de Oliveira Freitas
Roberto Carlos Ribeiro Arajo
Samantha Albano Amorim Cardoso
Simmone Maria de Amorim Fernandes
Wesley Rodrigo Couto Lira

*Baseado na customizao do Manual de Usurio do SEI do Conselho Administrativo de


Defesa Econmica (CADE)

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