INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE BASES DE DATOS

1. POLTICA DE PRIVACIDAD Y MANEJO DE LA INFORMACIN

En cumplimiento a la ley 1561 de 2012 y su decreto Reglamentario 1377 de 2013,
CARGAS DE COLOMBIA S.A.S., mediante la alta direccin han diseado la Poltica de
Privacidad y Manejo de la Informacin, con el fin de divulgar a sus usuarios, clientes,
contratistas, proveedores, funcionarios, directivos y asociados garantizando as que se
cumplan las disposiciones legales asociadas con el manejo de los datos informados,
recolectados y almacenados en nuestras bases de datos.

2. PRINCIPIOS DE MANEJO DE LA INFORMACIN.

Para dar cumplimiento efectivo a la Poltica de Privacidad y Manejo de la Informacin,
CARGAS DE COLOMBIA S.A.S., se compromete a utilizar la informacin bajo los
principios organizacionales y los sealados a continuacin:

Confidencialidad.
Legalidad.
Veracidad o Calidad.
Transparencia.
Finalidad especfica.
Libertad.
Acceso y circulacin restringida.
Seguridad.

La Recoleccin de los datos personales de sus clientes, trabajadores, proveedores,

asociados y dems se har a travs de los formularios de registro generados por la
organizacin, y sern utilizados para uso interno, conforme lo requerido y establecido en
los procesos definidos por la organizacin. As miso, CARGAS DE COLOMBIA S.A.S., se
hace responsable del manejo, custodia y utilizacin de los datos recolectados y
garantizando un manejo confidencial de la misma.

Los datos personales de los clientes, no podrn estar disponibles a terceros, excepto en
los casos especiales donde se obtenga autorizacin expresa y especial del cliente o en
los casos de cumplimiento de mandatos legales. Se mantendr esta poltica disponible al
pblico en medios impresos y la pgina web de la organizacin. As mismo, esta poltica
ser revisada con una periodicidad mnima de 1 ao y su control ser realizado de
acuerdo con los lineamientos determinados por el PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS.
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3. MANUAL INTERNO DE MANEJO DE DATOS PERSONALES

Para dar cumplimiento a lo sealado en el artculo 15 de la Constitucin Poltica de
Colombia y la Ley 1581 del 2012, la empresa CARGAS DE COLOMBIA S.A.S. publica el
siguiente MANUAL INTERNO DE MANEJO DE DATOS PERSONALES, con el fin que las
personas naturales o jurdicas interesadas, puedan ejercer su Derecho de Habeas Data,
en especial el derecho a conocer la informacin, a solicitar su actualizacin, a solicitar su
rectificacin e incluso la destruccin total de la informacin.

3.1 CAPITULO I. DISPOSICIONES GENERALES

3.1.1 ARTCULO PRIMERO, DEFINICIONES:

Con el fin de facilitar el uso de este MANUAL y en aplicacin de las normas citadas, se
establecen las siguientes definiciones:

3.1.1.1 Autorizacin
Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.

3.1.1.2 Aviso de privacidad

Es el documento fsico, electrnico o en cualquier otro formato, generado por el
Responsable, que es puesto a disposicin del Titular para el Tratamiento de sus datos
personales, el cual comunica al Titular la informacin relativa a la existencia de las
polticas de Tratamiento de informacin que le sern aplicables, la forma de acceder a las
mismas y las caractersticas del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos
Es el conjunto organizado de datos personales, que sern objeto de Tratamiento.

3.1.1.3 Dato personal

Se considera como tal, toda informacin vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.

3.1.1.4 Dato pblico

Se considera como tal, cualquier dato calificado como tal segn los mandatos de la Ley o
de la Constitucin Poltica y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
pblicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesin u
oficio, a su calidad de comerciante o de servidor pblico y aquellos que puedan obtenerse
sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos pblicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros pblicos, documentos pblicos, gacetas y boletines oficiales,
sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estn sometidas a reserva.

3.1.1.5 Datos Sensibles

Se considera como tal, todo dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminacin, tales como aquellos que revelen el origen racial o
tnico, la orientacin poltica, las convicciones religiosas o filosficas. La pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido poltico o que garanticen los derechos y garantas de partidos polticos
de oposicin as como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos
biomtricos.
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3.1.1.6 Dato privado

Se considera como tal, todo dato que por su naturaleza ntima o reservada slo es
relevante para el Titular.

3.1.1.7 Dato semiprivado

Se considera como tal, todo que no tiene naturaleza ntima, reservada, ni pblica y cuyo
conocimiento o divulgacin puede interesar no slo a su Titular sino a cierto sector o
grupo de personas o a la sociedad en general.

3.1.1.8 Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s misma o en asocio con otros,
realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

3.1.1.9 Empresa
CARGAS DE COLOMBIA S.A.S.

3.1.1.10 Habeas data

Consiste en el Derecho fundamental autnomo e independiente que confiere a las
personas naturales o jurdicas, la facultad de conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de
entidades pblicas y privadas.

3.1.1.11 Responsable del Tratamiento

Es la persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s misma o en asocio con
otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos;

3.1.1.12 Titular
Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

3.1.1.13 Tratamiento
Se considera como tal, cualquier operacin o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o supresin.

3.1.1.14 Transmisin
Se considera como tal, el tratamiento de datos personales que implica la comunicacin de
los mismos dentro o fuera del territorio de la Repblica de Colombia cuando tenga por
objeto la realizacin de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3.1.2 ARTCULO SEGUNDO: PRINCIPIOS.

La Empresa CARGAS DE COLOMBIA S.A.S. en el Tratamiento de datos personales
respetar los principios establecidos en la normatividad aplicable:

1. Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad

reglada que debe sujetarse a lo establecido en la normatividad vigente.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legtima de
acuerdo con la Constitucin y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento slo puede ejercerse con el consentimiento,
previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrn ser
obtenidos o divulgados sin previa Autorizacin, o en ausencia de mandato legal o
judicial que releve el consentimiento.
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4. Principio de veracidad o calidad: La informacin sujeta a Tratamiento debe ser

veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohbe el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del
Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, informacin acerca de la
existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulacin restringida: El Tratamiento se sujeta a los lmites
que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones en
materia de Habeas Data y la Constitucin. En este sentido, el Tratamiento slo
podr hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas
previstas en la normatividad vigente. Los datos personales, salvo la informacin
pblica, no podrn estar disponibles en Internet u otros medios de divulgacin o
comunicacin masiva, salvo que el acceso sea tcnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido slo a los Titulares o terceros autorizados
conforme a la Ley 1581 de 2012.
7. Principio de seguridad: La informacin sujeta a Tratamiento por el Responsable
del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere el presente manual,
se deber manejar con las medidas tcnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteracin,
prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de pblicos estn
obligadas a garantizar la reserva de la informacin, inclusive despus de finalizada
su relacin con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo
slo realizar suministro o comunicacin de datos personales cuando ello
corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la normatividad que
desarrolla el derecho al Habeas Data.
9. Principio de temporalidad: La informacin del Titular no podr ser suministrada a
usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.

3.2 CAPITULO II, DE LOS DERECHOS Y DEBERES

3.2.1 ARTCULO TERCERO: DE LOS DERECHOS.

La Empresa CARGAS DE COLOMBIA S.A.S. en el Tratamiento de datos personales
respetar los derechos del Titular de la informacin contenidos en el artculo 8 de la Ley
1581 de 2012:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podr ejercer, entre
otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan
a error, o aquellos cuyo Tratamiento est expresamente prohibido o no haya sido
autorizado;
2. Solicitar prueba de la Autorizacin otorgada al Responsable del Tratamiento salvo
cuando expresamente se excepte como requisito para el Tratamiento, de
conformidad con lo previsto en el artculo 10 de la Ley 1581 de 2012;
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del
Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
personales;
4. Revocar la Autorizacin y/o solicitar la supresin del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantas constitucionales y
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legales, o cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber

de permanecer en la Base de Datos o Archivo. La revocatoria y/o supresin
proceder cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas
contrarias a la normatividad que desarrolla o reglamenta el derecho al Habeas
Data;
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.

PARGRAFO: El Titular de la informacin tiene derecho a presentar ante la

Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la
normatividad aplicable en materia de Habeas Data. Para el efecto, deber cumplir con el
requisito de procedibilidad contemplado en el artculo 16 de la ley 1581 de 2012,
consistente en haber agotado el trmite de consulta o reclamo ante TRANSCEPEDA
S.AS.

3.2.2 ARTCULO CUARTO. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL

TRATAMIENTO:
La Empresa CARGAS DE COLOMBIA S.A.S., en calidad de Responsable de la
Informacin, tiene los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de

hbeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la normatividad aplicable,
copia de la respectiva Autorizacin otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recoleccin y los derechos
que le asisten por virtud de la Autorizacin otorgada;
4. Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento;
5. Garantizar que la informacin que se suministre al Encargado del Tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la informacin, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las dems medidas necesarias para que la informacin
suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la informacin cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, segn el caso, nicamente datos cuyo
Tratamiento est previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la
normatividad aplicable;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones
de seguridad y privacidad de la informacin del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los trminos sealados en el
artculo 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el presente manual;
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada informacin se
encuentra en discusin por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamacin y no haya finalizado el trmite respectivo;
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
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13. Informar a la autoridad de proteccin de datos cuando se presenten violaciones a

los cdigos de seguridad y existan riesgos en la administracin de la informacin
de los titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio en materia de habeas data.

3.3 CAPITULO III PROCEDIMIENTOS

Para la atencin de las consultas y reclamos por parte de los titulares del derecho
protegido, se establece este el siguiente procedimiento:

3.3.1 ARTCULO QUINTO: RESPONSABLE DEL MANEJO DE INFORMACIN.

La dependencia responsable de la atencin de peticiones, consultas y reclamos ante la
cual el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato
o rectificar la Autorizacin en los trminos de Ley, es la Gerencia de la Empresa CARGAS
DE COLOMBIA S.A.S. por medio de los datos descritos a continuacin:

Nombre: XXXXXXXXXXXXXX
Direccin: XXXXXXXXXXXXXX
Ciudad: XXXXXXXXXXXXXX
Telfono: XXXXXXXXXXXXXX
Correo electrnico: XXXXXXXXXXXXXX

3.3.2 ARTCULO SEXTO: TITULARIDAD DE LA INFORMACIN.

El Titular de la Informacin para efectos de garantizar la seguridad de la informacin,
podrn optar por realizar la solicitud personalmente o por escrito. La consulta ser
atendida en un trmino mximo de diez (10) das hbiles contados a partir de la fecha de
recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho trmino,
se informar al interesado, expresando los motivos de la demora y sealando la fecha en
que se atender su consulta, la cual en ningn caso podr superar los cinco (5) das
hbiles siguientes al vencimiento del primer trmino.

PARGRAFO I. En caso que el Titular realice la consulta personalmente ante el rea

responsable de la atencin de peticiones y reclamos, deber identificarse con su cdula
de ciudadana o documento equivalente.

PARGRAFO II. En caso que el Titular presente su consulta por escrito, el documento
deber contar con diligencia ante notaria (o autoridad competente) con presentacin
personal y reconocimiento del contenido. En el escrito se deber indicar la direccin del
peticionario, y adjuntar copia del documento de identificacin personal. Si la consulta es
realizada mediante autorizado o apoderado se deber adjuntar original de la Autorizacin
o poder del Titular de los datos, autenticada ante notario pblico y el documento de
identificacin personal del autorizado o apoderado.

PARGRAFO III: En caso que la consulta se refiera a un Titular fallecido, el cnyuge,

compaero permanente, hijo o familiar deben presentar solicitud escrita debidamente
autenticada, acompaando el certificado de defuncin del Titular de la informacin.
Adicionalmente debern presentar:

3.3.2.1 El Cnyuge o compaero (a) permanente:

Documento original de identificacin personal del Cnyuge o compaero (a)
permanente.
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Registro civil de matrimonio o declaracin extra juicio de la unin marital de hecho.

3.3.2.2 Los Hijos:

Documento original de identificacin personal del hijo y copia del registro civil de
nacimiento.

3.3.2.3 Otros Familiares:

Documento original de la identificacin personal del familiar.
Registros civiles del (la) fallecido (a) y del peticionario, con el que se acredite el
parentesco.

3.3.3 ARTCULO SPTIMO: SOLICITUD DE MODIFICACIN DE DATOS.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la informacin contenida en una Base
de Datos debe ser objeto de correccin, actualizacin o supresin, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012,
podrn presentar un reclamo escrito ante el rea responsable el cual ser tramitado bajo
las siguientes reglas:

El reclamo se formular mediante solicitud escrita dirigida al rea responsable, con la

identificacin del Titular, la descripcin de los hechos que dan lugar al reclamo, la
direccin, y acompaando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta
incompleto, se requerir al interesado dentro de los cinco (5) das siguientes a la
recepcin del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la informacin requerida, se entender que ha desistido del reclamo.

En caso de que la Empresa CARGAS DE COLOMBIA S.A.S. no sea competente para

resolver el reclamo, dar traslado a quien corresponda en un trmino mximo de dos (2)
das hbiles e informar de la situacin al interesado. Una vez recibido el reclamo
completo, se incluir en la Base de Datos una leyenda que diga reclamo en trmite y el
motivo del mismo, en un trmino no mayor a dos (2) das hbiles. Dicha leyenda deber
mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El trmino mximo para atender el reclamo ser de quince (15) das hbiles contados a
partir del da siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho trmino, se informar al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atender su reclamo, la cual en ningn caso podr superar los ocho (8)
das hbiles siguientes al vencimiento del primer trmino.

3.4 CAPITULO IV. AUTORIZACIN

3.4.1 ARTCULO OCTAVO: AUTORIZACIN PARA EL MANEJO DE

INFORMACIN.
El Tratamiento de informacin por parte de la Empresa CARGAS DE COLOMBIA S.A.S.
requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de la Informacin.
La Empresa CARGAS DE COLOMBIA S.A.S. en su condicin de Responsable del
Tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener
la Autorizacin de los Titulares garantizando en todo caso que la Autorizacin sea
susceptible de posterior consulta.
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PARGRAFO: Los datos de Naturaleza Pblica, de conformidad con lo sealado en el

literal b) del artculo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieren Autorizacin del Titular de la
Informacin.

3.4.2 ARTCULO NOVENO: TRATAMIENTO DE INFORMACIN

Mediante el Aviso de privacidad se informa al Titular la informacin relativa a la existencia
de las polticas de Tratamiento de informacin contenidas en el presente manual, as
como las caractersticas del Tratamiento que se le dar a los datos personales, y
contendr como mnimo la siguiente informacin:

Identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.

Tipo de Tratamiento al cual sern sometidos los datos y la finalidad del mismo.
Mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca
la poltica de Tratamiento de la informacin. Informando al Titular cmo consultar
la poltica de Tratamiento de informacin.

PARGRAFO: La Empresa CARGAS DE COLOMBIA S.A.S. Conservar el modelo del

Aviso de privacidad que se transmiti a los Titulares mientras se lleve a cabo el
Tratamiento de datos personales, y perduren las obligaciones que de ste se deriven. La
Empresa CARGAS DE COLOMBIA S.A.S. podr emplear los medios informticos,
electrnicos, o cualquiera que considere pertinente para almacenar el modelo.

3.5 CAPITULO V. NOMBRE Y FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS Y/O

ARCHIVOS

ARTCULO DECIMO. La Empresa CARGAS DE COLOMBIA S.A.S. cuenta con los

siguientes activos de informacin, los cuales se vinculan o pueden asociarse con
personas naturales:

3.5.1.1 BASE DE DATOS DE PERSONAL.

OBJETO DE LA INFORMACIN: Guardar base de datos de trabajadores de la
organizacin tales como nombres y apellidos; nmero de cedula; fecha de nacimiento;
fecha de expedicin de la cdula; tipo de sangre; gnero; direccin; telfono; cargo;
dependencia / rea; turno de trabajo; ; fecha de ingreso a la empresa; tipo de contrato;
salario entre otros.
Permiso de trabajo (Permiso de autorizacin para laborar mejor de edad)

FINALIDAD DEL ARCHIVO: Brindar consentimiento que se realizarn trabajos cuyo

riesgo es apto desde el punto de vista de salud y seguridad en el trabajo.

3.5.1.2 HISTORIAS LABORALES:

Datos histricos de los empleados de la Empresa: Hoja de Vida de la persona, -
Certificacin mdica de aptitud, - Diplomas (grado de bachiller, tcnico, profesional
tcnico, postgrado, especializacin, segn aplique para el cargo), - Documento de
identificacin (cdula de ciudadana, cdula de extranjera, etc), - Tarjeta o matrcula
profesional
Contrato laboral.
Certificado laboral ltimo empleo (tiempo de servicio, cargo, salario, motivo del retiro)
Soportes de afiliacin a EPS, ARL, Caja de Compensacin, Pensiones.
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3.6 ARTCULO DECIMO PRIMERO: VIGENCIA DEL PRESENTE DOCUMENTO.

Este manual interno de polticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales
rige a partir de la fecha de su expedicin. El periodo de vigencia de las bases de datos se
regir por las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de finalidad y
temporalidad de la informacin.