BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM)

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Kampus Kedokteran UNJA Jln. Letjen Soeprapto, samping RSUD Raden Mattaher, Jambi
Telp/fax (0741) 60246

PANDUAN SUKSES
DIES NATALIS FKIK UNJA 2013

Panduan sukses Dies Natalis FKIK UNJA

 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM)
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Kampus Kedokteran UNJA Jln. Letjen Soeprapto, samping RSUD Raden Mattaher, Jambi
Telp/fax (0741) 60246

JOBDESK INTERNAL
KEPANITIAAN DIES NATALIS FKIK UNJA2013

Ketua Panitia
1. Melakukan koordinasi dengan steering comite dan Panitia
2. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Panitia Pelaksana dan melaksanakan pendelegasian
tugas sesuai deskripsi tugas kepanitiaan yang telah disepakati dalam rapat seluruh panitia.
3. Mengarahkan dan memegang kontrol terhadap jalannya kinerja elemen kepanitiaan sesuai
konsep perencanaan acara yang telah disepakati dan masukan dari Panitia Pengarah.
4. Memiliki wewenang penuh dalam hal penetapan keputusan teknis operasional berdasarkan
permufakatan bersama unsur pimpinan dalam kepanitiaan.
5. Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik terhadap jalannya kegiatan Panitia
Pelaksana, untuk selanjutnya menjadi bahan masukan dan motivasi bagi tiap-tiap bagian
dalam struktur Panitia Pelaksana, serta masukan dalam koordinasi dengan Panitia Pengarah.

Sekretaris
1. Membawahi dan mengkoordinir secara langsung Seksi administrasi dan kesekretariatan
2. Bertanggungjawab penuh terhadap segala kegiatan Panitia yang bersifat administratif.
3. Mendelegasikan tugas-tugas teknis administrasi atau segala tugas yang berhubungan
dengan Seksi yang dibawahinya.
4. Mengawasi dan melakukan evaluasi periodik kemajuan kinerja Seksi Sekretariat sebagai
bahan masukan kepada unsur pimpinan Kepanitiaan.
5. Untuk keputusan-keputusan penting dan mendesak berkoordinasi langsung dengan Ketua
Panitia atau unsur-unsur yang mewakili kewenangan Ketua.

Bendahara
1. Membawahi Seksi Dana dan Usaha (DANUS).
2. Bertanggung jawab dalam hal pemasukan dan pengeluaran keuangan Kepanitiaan.
3. Memberikan Laporan Keuangan dan evaluasi anggaran yang tersedia Kepada Ketua dan
unsur-unsur pimpinan dalam Kepanitiaan.
4. Berkoordinasi dengan semua Seksi mengenai perencanaan kebutuhan dan biaya tiap Seksi.
5. Tiap Seksi wajib melaporkan kepada Bendahara setiap penggunaan biaya yang dikeluarkan
sebagai bahan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Panitia.

Panduan sukses Dies Natalis FKIK UNJA

 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM)
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Kampus Kedokteran UNJA Jln. Letjen Soeprapto, samping RSUD Raden Mattaher, Jambi
Telp/fax (0741) 60246

Seksi Acara
Persiapan Acara:
1. Penyusunan konsep dan jadwal acara berkoordinasi dengan Ketua,
2. Persiapan mekanisme teknis kegiatan acara secara detail dan menyeluruh,
3. Koordinasi dengan semua Seksi terkait sehubungan dengan kebutuhan-kebutuhan yang
diperlukan selama berlangsungnya acara.
Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya,
berkoordinasi denganKetua/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta Seksi-Seksi kepanitiaan terkait
jika diperlukan.
No Nama
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Checlist Job Description

1 Membuat Konsep Acara dan rundown acara
2 1. Membuat Rundown acara Perlombaan
3 2. Membuat Rundown acara Dies Natalis 2013
4 Menetapkan bersama dengan presidium lokasi acara
5 Bertanggungjawab untuk mensosialisasikan konsep acara
kepada seksi lain
6 Time keeper pada pelaksanaan
7 Bersama dengan bendahara Mendata seluruh biaya yang akan
dikeluarkan oleh seksi acara
8 Bersama dengan seksi perlengkapan Mendata seluruh
perlengkapan yang akan digunakan selama maupun sebelum
acara berlangsung
9 Merancang biaya yang dibutuhkan seksi
10
11
12
13
14

Panduan sukses Dies Natalis FKIK UNJA

 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM)
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Kampus Kedokteran UNJA Jln. Letjen Soeprapto, samping RSUD Raden Mattaher, Jambi
Telp/fax (0741) 60246

Seksi Dana dan usaha

1. Melakukan usaha-usaha penggalangan dana yang dibutuhkan untuk kegiatan sesuai
rancangan kegiatan yang terprogram maupun penggalangan yang sifatnya insidentil dan
tidak mengikat.
2. Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta
anggotanya, berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta
seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.

No Nama Ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Checlist Job Description

1 Melakukan unit kegiatan usaha mahasiswa seperti
berdagang
2 Melakukan Fundraising
3 Mencari donatur terutama dari RS/instansi terkait
4 Penggalangan dana
5 Meminta donasi kepada seluruh dokter
6 Merancang biaya yang dibutuhkan seksi
7 Memilah dan memilih biaya yang sekiranya dibutuhkan/
tidak dibutuhkan
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

Panduan sukses Dies Natalis FKIK UNJA

 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM)
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Kampus Kedokteran UNJA Jln. Letjen Soeprapto, samping RSUD Raden Mattaher, Jambi
Telp/fax (0741) 60246

Seksi Administrasi dan Kesekretariatan

Membantu Sekretaris Panitia dalam hal:
A. Mempersiapkan kelengkapan administratif:
1. surat-menyurat,
2. undangan,
3. perijinan/rekomendasi,
4. absensi,
5. materi publikasi,
6. jadwal acara,
7. buku panduan,
8. pembuatan proposal/Term of Reference (ToR) jika diperlukan.
B. Mempersiapkan kelengkapan acara:
1. Kartu Tanda Pengenal panitia,
2. Format notulensi,
3. Penggandaan materi rapat
4. ATK standar untuk perlengkapan sekretariat yang sifatnya bisa dibawa kelokasi acara.

no Nama
1
2
3
4

Checlist Job Description

1 Membantu sekretaris dalam pembuatan proposal
2 Mendata seluruh mahasiswa yang terdaftar aktif di FKIK
UNJA
3 Membuat surat undangan yang berkenaan dalam
pelaksanaan acara DIES NATALIS FKIK UNJA
4 Membuat tanda pengenal panitia
5 Membuat/menyediakan kwitansi pembayaran
6 Merancang biaya yang dibutuhkan seksi
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Panduan sukses Dies Natalis FKIK UNJA

 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM)
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Kampus Kedokteran UNJA Jln. Letjen Soeprapto, samping RSUD Raden Mattaher, Jambi
Telp/fax (0741) 60246

Seksi Hubungan Masyrakat

1. Menjalin hubungan yang sinergik dengan semua elemen masyarakat yang terlibat dalam
kegiatan DIES NATALIS 2013
2. Menjalin hubungan yang sinergik dengan instansi pemerintahan dan non pemerintahan
(swasta)
3. Bersama Danus mecari sponsor dan galangan dana untuk sefala kebutuhan
4. Bertanggung jawab untuk berkoordinasi dengan ketua, sekretaris,bendahara maupun
seluruh co kepanitiaan
No Nama Ket
1
2
3
4

1 Bersamadengandanusmencari sponsor dandonator

2 Berkoordinasi dengan seluruh seksi, terutama jika ada
hal yang menyangkut dengan eksternal
3 Mengantarkan undangan-undangan perihal DIES
NATALIS 2013 keseluruh instansi terkait
4
5
6
7
8
9
10

Panduan sukses Dies Natalis FKIK UNJA

 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM)
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Kampus Kedokteran UNJA Jln. Letjen Soeprapto, samping RSUD Raden Mattaher, Jambi
Telp/fax (0741) 60246

Seksi Perlengkapan
1. Mempersiapkan segala kelengkapan acara yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung
2. Melakukan survey dalam pemilihan lokasi/tempat DIES NATALIS 2013
3. Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya,
berkoordinasi dengan Ketua/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan
terkait jika diperlukan.

no Nama ket
1
2
3
4
5
6
7

Checlist Job Description

1 Berkoordinasi dengan semua seksi dalam hal perlengkapan
yang dibutuhkan
2 Menyiapkan perlengkapan acara DIES NATALIS 2013
3 Menyiapkan perlengkapan perlombaan
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Panduan sukses Dies Natalis FKIK UNJA

 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM)
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Kampus Kedokteran UNJA Jln. Letjen Soeprapto, samping RSUD Raden Mattaher, Jambi
Telp/fax (0741) 60246

Seksi Konsumsi
1. Mempersiapkan konsumsi untuk panitia dan peserta
2. Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya,
berkoordinasi dengan Ketua/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan
terkait jika diperlukan.

no Nama ket
1
2
3
4
5
6

Checlist Job Description

1 Mencari dan menetapkan tempat pemesanan konsumsi
peserta
2 Menetapkan jumlah konsumsi yang akan dipesan selama
kegiatan
3 Merancang anggaran konsumsi panitia dan peserta selama
kegiatan
4 Menetapkan jenis makanan yang akan dikonsumsi peserta
dan panitia.
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Panduan sukses Dies Natalis FKIK UNJA

 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM)
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Kampus Kedokteran UNJA Jln. Letjen Soeprapto, samping RSUD Raden Mattaher, Jambi
Telp/fax (0741) 60246

Seksi Publikasi dan Dokumentasi

1. Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat).
2. Persiapan/perencanaan konsep dan materi dokumentasi, alur teknis pelaksanaan.
3. Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya,
berkoordinasi denganKetua/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan
terkait jika diperlukan.

no Nama ket
1
2
3
4

Checlist Job Description

1 Membuat poster untuk publikasi kegiatan
2 Bersama dengan humas melakukan publikasi di radio
maupu maupun media cetak
3 Membuat video bumper (promosi)
4 Mendokumentasikan setiap kegiatan DIES NATALIS 2013
5 Mempublikasikan hasil dokumentasi
6 Membuat spanduk
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Panduan sukses Dies Natalis FKIK UNJA

 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM)
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS JAMBI
Sekretariat : Kampus Kedokteran UNJA Jln. Letjen Soeprapto, samping RSUD Raden Mattaher, Jambi
Telp/fax (0741) 60246

Seksi Keamanan
1. Mempersiapkan personil dan konsep pelaksanaan tugas keamanan kegiatan, bagi
seluruh peserta dan lokasi kegiatan selama acara berlangsung.
2. Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta
anggotanya, berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia
serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.

no Nama Ket
1
2
3
4
5

Checlist Job Description

1 Bertanggungjawab atas keamanan peserta
2 Bertangungjawab atas keamanan peralatan yang
digunakan dalam acara
3 Berkoordinasi dengan keamaan kampus dalam
pelaksanaan pengamanan acara
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

-Acuh tak Acuh merupakan racun dalam seluruh kegiatan acara-

Panduan sukses Dies Natalis FKIK UNJA