Gua tcnica
PLANEACIN ESTRATGICA
TRABAJO EN EQUIPO
Gua tcnica
Direccin de Planeacin
Abril 2001
CONTENIDO
INTRODUCCIN .............................................................................................................. 3
I. TRABAJO EN EQUIPO............................................................................................ 4
1. Definicin de grupo........................................................................................... 4
2. Definicin de equipo ......................................................................................... 4
3. Diferencias entre grupo y equipo...................................................................... 4
4. Trabajo en equipo............................................................................................. 5
5. Importancia del trabajo en equipo en la institucin........................................... 5
6. Caractersticas de los equipos efectivos .......................................................... 5
BIBLIOGRAFIA .............................................................................................................. 20
INTRODUCCIN
Actualmente muchas organizaciones que forman parte de la administracin pblica del estado
han implementado herramientas administrativas que les ayudan a conducir sus procesos con
mayor eficiencia en el manejo de los recursos y con mejores resultados.
Este ambiente genera una necesidad de cambio constante, el cual debe ser promovido al
interior de la cultura organizacional, puesto que el impacto generado ejerce sin lugar a duda un
efecto en los servicios que se proporcionan. Es por ello que las organizaciones deben ser
innovadoras, y encontrar formas creativas para aprovechar el potencial de las ideas de las
personas. Este potencial se desarrolla a travs de los equipos de trabajo, que permiten
reforzar la identificacin de las personas hacia la institucin.
Esta gua se presenta con el propsito de facilitar la creacin de equipos de trabajo en las
reas, identificar lderes, y fomentar las ideas de mejora continua en los procesos, servicios y
productos.
I. TRABAJO EN EQUIPO
1. Definicin de grupo
Un grupo es la unin de dos o ms personas que pueden o no, tener caractersticas en comn,
por ejemplo, los mexicanos, o bien, las personas que laboran en una organizacin.
2. Definicin de equipo
Es importante sealar que el trabajo en grupo no es lo mismo que en equipo, por lo que es
necesario reconocer las diferencias que existen entre estos dos conceptos.
4. Trabajo en equipo
El trabajo en equipo multiplica las posibilidades para generar conocimientos nuevos y motivar el
aprendizaje. Es importante sealar que una persona no compartir sus conocimientos a menos
que exista un ambiente de confianza e interdependencia.
Los integrantes de los equipos de trabajo son responsables de un proceso de trabajo y, por
ende de un servicio. Sus miembros trabajan juntos para planear, controlar y mejorar su propio
desempeo.
Las personas frecuentemente sienten que es difcil influir en la institucin, sin embargo, como
equipo de trabajo pueden impactar fuertemente en ella a travs de la generacin de resultados.
Los equipos satisfacen las necesidades de pertenecer y de identificarse con un objetivo en
comn, adems de proveer mayor variedad de estmulos y reconocimientos. Los equipos son
capaces de tomar decisiones de mejor calidad que los individuos aislados. El trabajo en equipo
genera decisiones dirigidas a la solucin de problemas de la institucin.
En este sentido, una organizacin inteligente es aquella que aprende continuamente, que
promueve el desarrollo del potencial humano a travs de la actualizacin e intercambio de
conocimientos entre sus miembros.
Todo trabajo en equipo necesita de una formacin y capacitacin continua que provea a sus
integrantes de las habilidades administrativas, tcnicas y en materia de calidad que requieren
para el desempeo de sus funciones. No es lo mismo reunirse en equipo, que trabajar en
equipo.
Crtica sana. Los errores y debilidades de los miembros del equipo son
comentados de manera proactiva y asertiva, lo que permite que el equipo aprenda a
aprender de su propia experiencia. La confianza y apertura a los miembros son
elementos indispensables para crear un ambiente de trabajo que contribuya al
cumplimiento de objetivos.
Para dar:
Para recibir:
Formar un equipo de trabajo requiere de tiempo y conocimiento sobre las etapas y obstculos
para su desarrollo. Es importante que los equipos analicen el contexto de la organizacin a la
que pertenecen, lo cual ser la base para su consolidacin, el anlisis permite establecer la
posicin actual del equipo con respecto al entorno institucional para ubicar las posibilidades de
expansin de las potencialidades personales en relacin con el ambiente; para esto se sugiere
contestar las siguientes preguntas..
Qu deseamos lograr?
Tanto a nivel personal como de equipo, el poseer una misin y visin clara constituyen
los factores clave para alcanzar posiciones de xito en cualquier mbito de desarrollo.
Un verdadero equipo de trabajo conoce a profundidad el sentido ltimo de su misin y
visin y se encuentra denominado por una claridad y seguridad en las acciones por
realizar, as como por un optimismo sustentado en la plena certeza de que las decisiones
tomadas conducirn indudablemente, al objetivo previamente trazado.
Los objetivos de un equipo se refieren a los resultados finales que se deben obtener, son
una descripcin cualitativa, clara y concreta de lo que se espera realizar.
Para definirlos es importante responder a las preguntas:
Qu?
Cmo?
Cundo?
Dnde?
Para qu?
Etapa de Dependencia
Caractersticas: El papel del lder:
- Incertidumbre y ansiedad hacia lo - Integracin y ruptura de hielo con los
desconocido. miembros del equipo.
Etapa de Independencia
Caractersticas: El papel del lder:
- El equipo se encuentra - Coordinar y dirigir el proceso de trabajo
aparentemente cohesionado. de equipo.
Etapa de Integracin
Caractersticas: El papel del lder:
- Es una etapa de madurez y - Generar las acciones de mejora a partir
crecimiento del equipo. de un programa determinado.
Es necesario que los miembros del equipo desarrollen habilidades que les permitan
trabajar con eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos. Estas habilidades se
clasifican en tres rubros:
Tcnicas o funcionales: es fundamental que los miembros del equipo conozcan
los procesos del servicio que proporcionan y se involucren en las tareas
correspondientes de acuerdo a su propio esquema de trabajo y realicen las actividades
necesarias para el cumplimiento de objetivos y metas.
Fase VI. Plan de accin. La mejor solucin y con la que todos los
involucrados estn de acuerdo no resolver ningn problema si no se pone en
accin. En un plan de accin se detallan responsables, acciones a realizar y
temporalidad.
La ejecucin del plan de accin requiere de los miembros del equipo lo siguiente:
Acciones realistas
Programas concretos
Deberes especficos
Expectativas claras
Delegacin eficaz
Compromiso mutuo
Los miembros del equipo deben prenegociar, esto es, ponerse de acuerdo sobre lo que
se quiere, cmo y cundo, lo cual implica ser un escucha atento y paciente.
1. Definicin
RESULTADOS
RE
SP
ES
ON
AD
D
SA
LI
Anlisis de Accin de
B
BI
IL
procesos mejora
HA
ID
AD
Solucin de Metas
problemas
Capacitacin
Objetivos
Estrategias
PRODUCTOS DE
CRECIMIENTO
TRABAJO
PERSONAL
COLECTIVO COMPROMISO
- Los equipos autodirigidos son creativos. Las personas que son creativas podrn
modificar su esquema mental, la creatividad es una combinacin de originalidad y
sensibilidad orientada hacia ideas que permiten a la persona desprenderse de las
secuencias comunes de pensamiento y producir otras diferentes y productivas. Los
miembros del equipo fomentan la creatividad en la medida que se desarrolle su
proceso de trabajo con la aportacin de ideas y acciones que enriquezcan la
obtencin de resultados.
Para formar parte de un equipo autodirigido, es necesario que sus integrantes se capaciten con
el fin de aprovechar sus habilidades y poder programar, organizar e implantar acciones de
mejora, as como coordinarse con otros equipos, establecer metas y evaluar la ejecucin de los
procesos. Por lo tanto, se tiene la capacidad de tomar decisiones para lograr las metas con los
recursos disponibles.
Cuando los grupos han madurado y se han convertido en equipos, reportan los siguientes
resultados:
Productividad.
Los miembros del equipo sern seleccionados de acuerdo a sus conocimientos, habilidades y
experiencia; por lo que una funcin clave de cada miembro consiste en contribuir en su rea de
especializacin y compartir sus conocimientos y asumir tareas mltiples que cumplan con el
logro de los objetivos y metas propuestas.
Aunque por definicin los equipos autodirigidos se conducen a s mismos, es necesario que
reporten a los directivos sus avances y resultados obtenidos.
En este sentido, autodirigido no significa que el equipo sea responsable de todas las
decisiones. Un equipo autodirigido decide y dirige las actividades que le corresponden, dado el
nivel de experiencia y conocimiento de sus miembros y la misin y visin hacia la cual se dirige
la institucin.
Antes que las instituciones trabajen con equipos autodirigidos, los directivos deben responder
las siguientes preguntas:
1. Definicin
Es deseable que el lder cubra con los siguientes requisitos para que el equipo funcione en
forma ptima:
Las principales funciones del lder es promover el trabajo en equipo, generar la participacin
activa de sus miembros, conducir el proceso de trabajo, permanecer objetivo y neutral con
relacin a las decisiones del equipo, coordinar las reuniones de trabajo, dar seguimiento y
documentar los resultados obtenidos.
El lder ser el enlace con el grupo estratgico y operativo, representa al equipo en las
reuniones de trabajo y negocia a nombre del equipo con los mandos superiores, as como
reporta los resultados obtenidos. Es importante que el lder tome en cuenta tanto el proceso
como la tarea del equipo.
El proceso se refiere a la forma cmo se lleva a cabo el trabajo, cmo se toman las decisiones
y cmo se resuelven los conflictos; la tarea es el trabajo en s y los procedimientos implicados
para realizarlo.
Para que los equipos autodirigidos tengan xito se necesita facultar a sus integrantes en la
toma de decisiones y en la accin. Los beneficios de la facultacin son dobles: por una parte,
trastocan el modelo tradicional del lder con actitud de tomar por s solo todas las decisiones
requeridas para lograr los objetivos de un equipo y su institucin, se constituye as en un
verdadero ejercicio de confianza que otorga responsabilidades a quienes son capaces de
adoptarlas. Por otra parte, la facultacin constituye una herramienta cuyo impacto repercute
significativamente en tomar responsabilidades que trasciendan las funciones laborales, con ello
se fomenta el sentido de pertenencia a la institucin e incrementa el compromiso para la
consecucin de objetivos.
Para facultar, son necesarios los siguientes acuerdos entre el lder y los miembros del equipo:
1. Es responsabilidad dar resultados y satisfacer las necesidades de los
usuarios.
2. Se pueden expresar emociones y reconocer las necesidades emocionales de
los dems.
3. El trabajo debe enriquecer las vidas, debe ser un reto para crecer y
desarrollarnos.
En resumen, los miembros de un equipo autodirigido son personas con habilidades mltiples
que intercambian su trabajo y esfuerzo para prestar un servicio.
Las cualidades del lder son la clave para incrementar la facultacin en los equipos de trabajo.
Los lderes que fomentan la facultacin promueven algunas de las acciones clave en los
equipos:
Identificar los reactivos en los que se obtuvo una calificacin dbil (comprendida entre 1 y 3).
BIBLIOGRAFIA
Colunga Dvila, Carlos. La administracin del tercer milenio. Panorama, Mxico, 1996.
Kras, Eva S. De. Cultura gerencial Mxico-Estados Unidos. Grupo editorial Iberoamericana,
Mxico, 1995.
Cover R., Sthepen. Los siete hbitos de la gente altamente efectiva. Paids, Mxico, 1996.