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ADMINISTRACIN DE

PROYECTOS Y OPERACIONES

DEFINICION DE UN
PROYECTO

2 SEMESTRE DE 2006
Facultad de Ingeniera
Universidad Nacional de Cuyo

Ing. Jorge Luis Moreno S.


Areas de conocimiento de la
Gestin de Proyectos (PMI, 2004)
Gestin de la integracin del proyecto
Gestin del alcance
Gestin del tiempo
Gestin del costo
Gestin de la calidad
Gestin de los recursos humanos
Gestin de la comunicacin
Gestin del riesgo
Gestin de las adquisiciones
reas de conocimiento de la DP (PMI)
Gestin del alcance
Alcance Informacin
Calidad
Comunicacin
Requerimientos
Especificaciones, QA, QC Cambios
Datos, coordinacin

Control, Habilidades Recurso


Tiempo atrasos Integracin Personal Humano

Servicios, maquinaria
Presupuestos, control Problemas, materiales
soluciones

Costo Contratos
Adquisiciones
Riesgo
Referencias sobre el Alcance
Alcance del Producto
Corresponde a las caractersticas y funciones que
estarn incluidas en un producto o servicio
El cumplimiento del alcance del producto se mide en
relacin a los requerimientos
Alcance del Proyecto
Corresponde al trabajo que debe ser hecho con el fin de
entregar un producto con caractersticas y funciones
especificadas
El cumplimiento del alcance del proyecto se mide
contra el plan.
Ambos tipos de gestin de alcance deben estar bien
integrados para asegurar que el trabajo del proyecto tenga
como resultado la entrega del producto definido.
Alcance del Proyecto y del Producto
Caractersticas
y
funciones
Objetivos Producto

Solucin Proyecto
Trabajo
requerido
Gestin del Alcance del proyecto
Comprende los procesos necesarios para asegurar que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo
requerido, para completar el proyecto exitosamente.
Se refiere bsicamente a la definicin y el control de lo que
est o no est incluido en el proyecto
Pautas
Se realiza nicamente el trabajo suficiente o adecuado a los
fines previstos.
Todo trabajo no necesario no se realiza.
El trabajo que se realiza debe entregar el resultado
especificado para el proyecto.
GRUPOS DE PROCESOS EN LA DIRECCIN
DE PROYECTOS (PMI)
Procesos de
Seguimiento y Control
Procesos de
Planificacin

Procesos de Procesos de
Iniciacin Cierre

Procesos de
Ejecucin
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE
Esquema de la Metodologa propuesta para la DP
Gestin de cada rea de Alcance, costo, plazo, calidad,
riesgo, RRHH, comunicacin e
conocimiento de la DP informacin, suministros,
contratos, etc.
PR O C ESO S
Procesos y actividades DE CADA
ETA PA
Entradas ETA PA S
documentos o informacin iniciacin
resultados de procesos concepcin
planificacin
anteriores ejecucin
diseo
Herramientas y tcnicas control
im plem entacin
mecanismos para generar cierre
los resultados. cierre
Salidas
documentos o informacin
resultados para procesos
siguientes
Gestin del Alcance: procesos principales PMI

Planificacin del Alcance


Entradas
Definicin del Alcance

Herramientas y tcnicas
Crear EDT

Verificacin del Alcance Salidas

Control del Alcance


Gestin del Alcance: Planificacin del Alcance
La Planificacin del Alcance es el proceso progresivo de desarrollo
del alcance del proyecto (trabajos constitutivos) como base para la
toma de futuras decisiones del proyecto
Considera la enunciacin del alcance, base del acuerdo entre el
equipo de proyecto y el cliente.
Incluye la identificacin de los objetivos del proyecto y sus
principales componentes (entregables).
Incluye el criterio que se usar para determinar si el proyecto o fase se
ha completado exitosamente.
Segn los niveles de descomposicin del proyecto (EDT) (ESP),
puede requerir mltiples declaraciones de alcance.
Gestin del Alcance: procesos principales
1- Planificacin del Alcance
Crear un plan de gestin del alcance del proyecto que refleje cmo se
definir, verificar y controlar el alcance del proyecto, y cmo se
crear y definir la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas
.1 Factores ambientales .1 Juicio de expertos .1 Plan de Gestin del
de la empresa .2 Plantillas, formularios, Alcance del proyecto
.2 Activos de los procesos normas
de la organizacin
.3 Acta de constitucin
del proyecto
.4 Enunciado preliminar
alcance del proyecto
.5 Plan de Gestin del
proyecto
Gestin del Alcance: Planificacin del Alcance
Acta de constitucin del proyecto
Es el documento que autoriza formalmente un proyecto.
Debe comprender (directa o mediante referencia a otros documentos):
- Requisitos a satisfacer (s/necesidades, deseos y expectativas)
- Necesidades de negocio, descripcin a alto nivel del proyecto o
requisitos del producto del proyecto
- Finalidad o justificacin del proyecto
- Director del Proyecto nombrado y nivel de autoridad
- Resumen del cronograma de hitos
- Influencias de los interesados
- Organizaciones funcionales y su participacin
- Asunciones de la organizacin, ambientales y externas
- Restricciones de la organizacin, ambientales y externas
- Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto.
- Presupuesto resumido.
Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter)
A. Antecedentes Generales
Nombre del Proyecto: .........................................................................................
Contactos: .........................................................................................................
.........................................................................................................................
Cargo Nombre
Jefe de Proyecto
Representante del Cliente

Acta
de B. Propsito del Proyecto
.........................................................................................................................
constitucin .........................................................................................................................
.........................................................................................................................
del .........................................................................................................................
D. Descripcin del Proyecto
.........................................................................................................................
proyecto .........................................................................................................................
.........................................................................................................................
(ejemplo) E. Hitos Principales
Actividad Fecha Estimada Duracin Estimada

F. Organizacin del Proyecto


.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
Enunciado preliminar del alcance del proyecto
Es la definicin del proyecto, sus caractersticas y lmites, indicando
los objetivos que deben cumplirse, sus productos y servicios
relacionados, as como los mtodos de aceptacin y el control del
alcance.
Objetivos del proyecto y del producto. Lmites del proyecto
Requisitos y caractersticas del producto o servicio
Criterios de aceptacin del producto
Requisitos y productos entregables del proyecto
Restricciones del proyecto
Asunciones del proyecto (supuestos)
Organizacin inicial del proyecto
Riesgos iniciales definidos
Hitos del cronograma
EDT inicial
Estimacin de costos de orden de magnitud
Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto
Requisitos de aprobacin
Gestin del Alcance: Planificacin del Alcance
Plan de Gestin del proyecto
Es el proceso que incluye las acciones necesarias para definir,
integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un nico plan
de gestin del proyecto.
Los procesos de Direccin de Proyectos seleccionados por el EqDP
El nivel de implementacin de cada proceso seleccionado
Las descripciones de las herramientas y tcnicas que se utilizarn.
Cmo se utilizarn los procesos seleccionados para dirigir el proyecto.
Cmo se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto
Cmo se supervisarn y controlarn los cambios
Cmo se realizar la gestin de la configuracin
Cmo se actualizar y usar la integridad de las lneas base para la
medicin del rendimiento
Tcnicas para la comunicacin
El ciclo de vida del proyecto: Fases constitutivas.
Revisiones clave.
Gestin del Alcance: Planificacin del Alcance
Plan de Gestin del Alcance
Proporciona orientacin sobre cmo el equipo de la direccin del
proyecto definir, documentar, verificar, gestionar y controlar
el alcance del proyecto.
Componentes:
Un proceso para preparar un enunciado del alcance detallado del
proyecto basado en elenunciado del alcance del proyecto preliminar
Un proceso que permite la creacin de la EDT (a partir del enunciado
del alcance detallado del proyecto), y establece cmo se mantendr y
aprobar la EDT.
Un proceso que especifica cmo se obtendr la verificacin y
aceptacin formal de los productos entregables completados del
proyecto
Un proceso para controlar cmo se procesarn las solicitudes de
cambio al enunciado del alcance del proyecto detallado (directamente
vinculado con el proceso de control integrado de cambios).
Gestin del Alcance: procesos principales
2- Definicin del Alcance
Desarrollar un enunciado detallado del alcance del proyecto sobre la
base de los principales productos entregables, supuestos y
restricciones, y el enunciado del alcance preliminar del proyecto.
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas
.1 Activos de procesos de .1 Anlisis de producto .1 Enunciado del alcance
la organizacin .2 Identificacin de del proyecto
.2 Acta de constitucin alternativas .2 Cambios solicitados
del proyecto .3 Juicio de expertos .3 Plan de Gestin del
.3 Enunciado preliminar .4 Anlisis de los Alcance del proyecto
alcance del proyecto interesados (actualizaciones)
.4 Plan de Gestin del
Alcance del proyecto
.5 Solicitudes de cambio
aprobadas
Gestin del Alcance: Definicin del Alcance
La definicin del alcance incluye la subdivisin de los
componentes entregables mayores del proyecto en
componentes ms pequeos y manejables con el fin de:
Mejorar la precisin de la estimacin de los costos,
tiempos y recursos.
Posibilitar medir y controlar el desempeo
Facilitar la asignacin de responsabilidades
Una apropiada definicin de alcance es crtica para el xito
del proyecto.
Una pobre definicin del alcance puede producir: mayores
costos, atrasos, rehacer trabajos, menor productividad, etc.
Gestin del Alcance: procesos principales
2- Definicin del Alcance
Enunciado del Alcance del Proyecto: descripcin detallada de los
productos entregables del proyecto y del trabajo necesario para
crearlos.
- Objetivos del proyecto.
- Descripcin del alcance: caractersticas del producto, servicio o
resultado para el cual se cre el proyecto.
- Requisitos del proyecto: condiciones o capacidades que deben tener
los productos entregables del proyecto para satisfacer los
requerimientos (contratos, normativas, especificaciones, etc.)
- Lmites del proyecto (qu est incluido y qu no).
- Criterios de aceptacin del producto.
- Restricciones y supuestos del alcance del proyecto.
Gestin del Alcance: procesos principales
2- Definicin del Alcance
Enunciado del Alcance del Proyecto: (continuacin)
- Organizacin inicial del proyecto (EqP, interesados).
- Riesgos iniciales (identificados).
- Hitos del cronograma.
- Disponibilidad de fondos (lmites de financiacin del proyecto)
- Estimacin del costo: costo total esperado (grado de exactitud de la
estimacin).
- Especificaciones del proyecto (documentadas)
- Requisitos de aprobacin.
Gestin del Alcance: procesos principales
3- Crear EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)
Subdividir los principales productos entregables del proyecto y el
trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y fciles de manejar.
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas
.1 Activos deprocesos de .1 Plantillas de EDT .1 Enunciado del alcance
la organizacin .2 Descomposicin del proyecto (actualiz)
.2 Enunciado del alcance .2 EDT
del proyecto .3 Diccionario de la EDT
.3 Plan de Gestin del .4 Lnea base del alcance
Alcance del proyecto .5 Plan de Gestin del
.4 Solicitudes de cambio Alcance del proyecto
aprobadas (actualizaciones)
.6 Cambios solicitados
Gestin del Alcance: Estructura de Desglose del
Trabajo (EDT)
3- Crear EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)
Es una herramienta orientada a definir y ordenar el trabajo
comprendido en el proyecto y/o las partes del proyecto que
deben ser administradas.
El trabajo del proyecto es subdividido en forma progresiva,
hasta el nivel de detalle, de forma tal que permita definir
tareas manejables a los efectos de planificacin y control,
manteniendo una visin integrada del proyecto.
(descomposicin)
Requiere de la descomposicin u subdivisin de los productos
entregables de un proyecto en componentes ms pequeos y fciles de
manejar (hasta el nivel del paquete de trabajo, es decir cundo el costo y
el plazo para el trabajo pueden estimarse de forma fiable).
Se puede asignar, a cada componente (incluidos los paquetes de trabajo
y las cuentas de control), un identificador nico de un cdigo de cuentas.
Gestin del Alcance: Estructura de Desglose del
Trabajo (EDT)
Todo trabajo no incluido en la EDT (ESP) (WBS) est fuera del
alcance del proyecto.
Posibilita el entendimiento comn del alcance del proyecto entre todos
los involucrados.
Cada nivel descendente representa un incremento de descripcin
detallada de los elementos del proyecto.
Generalmente incluye otras informaciones (fechas, presupuestos,
personal asignado).
Diccionario de la EDT (documento de respaldo).
Detalla los componentes que se incluyen en una EDT (paquetes de
trabajo, cuentas de control, identificador de cdigo de cuenta,
enunciado del trabajo, organizacin responsable, lista de hitos del
cronograma, informacin sobre contratos, requisitos de calidad,
referencias tcnicas, lista de las actividades del cronograma
l i d i ti i d t )
Gestin del Alcance: componentesprincipales
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Organiza y define el alcance total del proyecto
Permite establecer, para cada parte o subdivisin
establecida, el alcance, costo, plazo, calidad y riesgo.
Facilita la planificacin, programacin y presupuesto (a
travs del identificador nico de cada paquete de trabajo).
Permite establecer responsabilidades.
Facilita el seguimiento y control de las variables relevantes,
y la medicin de desempeo.
Ayuda a la comunicacin e integracin de la informacin.
Permite estimar recursos y gestionar las adquisiciones.
Permite determinar lo que realmente comprende el proyecto.
Subdividir un proyecto no significa que cada paquete de trabajo es
independiente de todo el resto.
Gestin del Alcance: Estructura de Desglose del
Trabajo (EDT)
Considere la forma ms probable de desarrollo, manejo y control
del proyecto.
Subdivida el proyecto en forma progresiva hasta el nivel al cual el
trabajo ser controlado y/o ejecutado.
Asegure que c/elem. o partida sea un segmento nico y definible.
Asegure que cada elemento de la EDT sea un grupo de tareas
relacionadas y capaces de ser sumadas, proporcionando un
alcance, programa y costo definido para todos los elementos de la
estructura.
Incluya elem. de apoyo a la ejecucin del proyecto, an cuando no
estn directamente relacionados con el producto del proyecto.
Asigne cdigos estructurados a cada elemento de la estructura.
Estructura tpica de subdivisin
Elemento de trabajo Resultado Duracin
Programa Estrategia corporativa 5-10 aos

Proyecto Cambio especificado 9-18 meses

Areas de trabajo Productos intermedios 6-18 meses

Paquetes de trabajo Cumplimiento de hitos 1-3 meses

Actividad Resultado medible 1-3 semanas

Tarea - Dias

Item - Horas

Paso - -
Gestin del Alcance: Estructura de Desglose del
Trabajo (EDT)
Tamao, tipo y duracin del proyecto
Propsito de la subdivisin
Costo
Duracin (Plazo)
Riesgo

Etapa en el ciclo de vida del proyecto


Requerimientos de control
EDT (ejemplo)
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Proyecto casa

Nivel 1 Preparacin Fundaciones Obra gruesa


terreno

Limpieza replanteo Albailera


terreno muros

Nivelacin Excavacin Hormigonado


Nivel 2 columnas y vigas

Colocacin de Hormigonado
Fe losa

Hormigonado Contrapisos
Relacin Estructura Organizacional (ESO) y
Estructura Desglose del Trabajo (EDT)
Proyecto
EDT: Def. fsica Act. A21 Act. A23
del proyecto en El. B
El. A
funcin de los
Act. A22 Act. A24
pplales
Part. A1 Part. A2 Part. B1 Part. B2
componentes o Plan
sistemas
Act. A21 Act. A22 Act. A23 Act. A24
Civil
Mec.
Control

Elc.
Adm. Proy.

Programa de recursos
Elctr.
Ing. Proy

Mecn.

Flujo de caja total


Civil

ESO: Def.de la responsabilidad


organizacional de la ejecucin de
Presupuesto por actividad y por disciplina
las partes fsicas del proyecto
Gestin del Alcance: procesos principales
4- Verificacin del Alcance
Es el proceso de obtener la aceptacin formal por parte de los
interesados del alcance del proyecto completado y los productos
entregables relacionados.
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas
.1Enunciado del alcance .1 Inspeccin, revisin, .1 Productos entregables
del proyecto auditorias aceptados
.2 Diccionario de la EDT .2 Cambios solicitados
.3 Plan de Gestin del .3 Acciones correctivas
Alcance del proyecto recomendadas
.4 Productos entregables
Gestin del Alcance: procesos principales
5- Control del Alcance
El control del alcance del proyecto se encarga de influir sobre los
factores que crean cambios en el alcance del proyecto y de controlar el
impacto de dichos cambios.

Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas


.1Enunciado del alcance .1 Sistema de Control de .1 Enunciado del Alcance
del proyecto Cambios del Proyecto (actualiz.)
.2 EDT .2 Anlisis de Variacin .2 EDT (actualizaciones)
.3 Diccionario de la EDT .3 Replanificacin .3 Diccionario EDT (act.)
.4 Plan de Gestin del .4 Sistema de Gestin de .4 Lnea Base del Alcance
Alcance del proyecto la Configuracin (actualizaciones)
.5 Informes de .5 Cambios Solicitados :
rendimiento .6 Acciones correctivas
.6 Solicitudes de cambio recomendadas
aprobadas .7 Activos de procesos de
.7 Informacin sobre el la organiz. (actualiz)
rendimiento del trabajo .8 Plan de Gestin del
Proyecto (actualiz.)
Gestin del Alcance: Control de Cambios
El control del cambios de alcance considera:
Los factores que ocasionan los cambios de alcance.
La identificacin de cambios en el alcance.
La gestin de los cambios reales (cuando ellos
ocurren).
Influir en los factores que producen cambios en
el alcance
Determinar cundo se producen esos cambios.
Dirigir los cambios de alcance
El control del cambios de alcance debe estar
completamente integrado con los otros procesos
de control (control de plazo, costos, calidad, etc.)
Gestin del Alcance: Control de cambios en el
alcance
Ficha de Cambios N 000013
Proyecto: Minicentral CL San Martn................... Director: ....Ing Francisco Domnguez.....
Quien sugiere el cambio: .Ingeniera ............ Fecha: .05./.06./.06
Detalle del cambio
.................................................................................................................................
Eliminacin puente gra. Cambio por techo corredizo ....................................................
.................................................................................................................................
Detalle del impacto que produce y a quien o que afecta
Modificacin plazos, reduccin costo . Afecta a Obras, construccin y subcontratistas
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
Revisado por Ejecuta Fecha
.......................................................... 06./.06./.06
Ing Diego Ruiz Ingeniera
Firma: ..........................................................
Aprobado / NO Aprobado Comunicar a: Fecha
.......................................................... 07./.06./.06
Dir: ..Ing Francisco Domnguez..... Obras, construccin
Firma: ..........................................................

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