PENCATATAN DAN PELAPORAN PELAYANAN KB

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sesuai dengan sistem Kesehatan Nasional, upaya kesehatan diselenggarakan melalui upaya kesehatan Puskesmas, peran serta masyarakat dan
rujukan upaya kesehatan.Puskesmas mempunyai pungsi sebagai pusat pengembangan peran serta masyarakat, pusat pembinaan kesehatan
masyarakat dan pusat pelayanan kesehatan masyarakat.Berdasarkan perkembangannya maka dalam pelayanan kesehatan masyarakat, aspek kuratif
dan prepentif tidak dapat dipisahkan. Hal ini berarti dalam mengembangkan sitem pelayanan kesehatan di Indonesi kedua aspek ini tidak boleh
dipisahkan, baik di rumah sakit maupun di puskesmas. Departemen Kesehatan menyiapkan rencana induk pelayanan kesehatan terpadu di Indonesia.
Akhirnya pada tahun 1968 dalam rapat kerja kesehatan nasional, dicetuskan bahwa Puskesmas adalah merupakan sitem pelayanan kesehatan
terpadu yang kemudian dikembangkan oleh pemerintah (Departemen Kesehatan) menjadi Pusat Pelayanan Kesehatan Masyarakat (Puskesmas).
Puskesmas disepakati sebagai unit pelayanan kesehatan yang memberikan pelayanan kuratif dan prefentif secara terpadu, meneluruh dan mudah
dijangkau dalam wilayah kerja kecamatan atau sebagian kecamatan, dikotamadya atau kabupaten.

Selanjutnya puskesmas juga dilengkapi dengan piranti manajerial yaitu statifikasi puskesmas guna penilaian puskesmas, micro Planning untuk
perencanaan dan lokakarya mini (lokmin) untuk pengorganisasian kegiatan dan pengembangan kerjasama tim dan program paket terpadu kesehatan
dan keluarga berencana (posyandu) untuk pertanggung jawaban puskesmas terhadap pelayanan masyarakat.

Dalam rangka membina petugas kesehatan untuk dapat bekerjasama dalam tim sehingga dapat melaksanakan fungsi puskesmas dengan baik
dikembangkanlah sebuah metode yang dikenal dengan Lokakarya Mini Puskesmas. Lokakarya Mini Puskesmas merupakan suatu pertemuan antara
petugas puskesmas dan petugas puskesmas dengan sektor terkait (lintas sektoral) untuk meningkatkan kerjasama tim, memantau cakupan pelayanan
puskesmas serta membina peran serta masyarakat secara terpadu agar dapat meningkatkan fungsi puskesmas.

1.2 Tujuan

1.2.1 Tujuan Umum:

Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dab mutakhir secara periodik dan teratur untuk pengelolaa kesehatan masyarakat melalui
puskesmas di berbagai tingkat administrasi.SP2TP bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (didalam dan diluar gedung)dapat dicatat serta
dilaporkan kejenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolan upaya kesehatan
masyarakat

1.2.2. Tujuan Khusus:

Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana dan kegiatan pokok puskesmas yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara teratur

Terlaksananya pelaporan data secara teratur ke berbagai jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang
telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan dan teratur sesuai dengan peraturan yang berlaku

Digunakan data tersebut untuk mengambil keputusan dalam rangka pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas diberbagai
tingkat administrasi.

Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan
kesehatn di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI no.63/Menkes/SK/II/1981

Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu

Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan
pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.

Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap
kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan
dengan menggunakan format yang di tetapkan.Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada
semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan kepada instansi yang
berwenang dengan menggunakan format yang di tetapkan
 Pencatatn dan pelapopran rekapitulasi kegiatan yang di selenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan
dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan dan tahunan kepada
instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah di tetapkan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan di atas kertas, disket, pita
nam, pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara. Selanjutnya untuk melengkapi pencatatan setiap kegiatan yang
dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan.

Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan
dengan kegiatan tertentu

.Pencatatan (recording) dan pelaporan(reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP).

Beberapa pengertian dasar dari SP2T4P menurut DepKes. Ri (1992) adalah sebagai berikut:

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) didalam pelaksanaannya masih terbatas pada data yang merupakan hasil dari interaksi
antara masyarakat dengan fasilitas kesehatan. SP2TP/SIMPUS dapat juga membantu dalam perencanaan program-program kesehatan di puskesmas.
Namun dalam kenyataannya belum berjalan seperti yang harapkan, bahkan kehadiran sistem pencatatan dan pelaporan di puskesmas dilihat sebagai
suatu hal yang cukup membebani petugas puskesmas. Evaluasi dilakukan untuk mengkaji pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di
Puskesmas, menemukan masalah-masalah yang dihadapi baik dari aspek teknis dan non teknis.

1. Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat,provinsi,dan kab/kota

2. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan

3. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan

4. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

2.3 Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan

Tujuan umum:

Sistem pencatatan dan pelaporan bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas(di dalam dan di luar gedung) dapat di catat serta di laporkan ke
jenjangselanjutnyasesuia dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.

Tujuan Khusus

1. Tercatatanya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar, berkelanjutan , dan teratur.

2. Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah di tetapkan secara benar,
berkelanjutan dan teratur.

3. Menciptakan kondisi yang efektif dan efisien sehingga tidak terjadi tumpang tindih dan kesenjangan.

2.4 Metode Penelitian Dalam Pencatan Dan Pelaporan

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk
menggali informasi sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas.

2.5 Hasil Penelitian Dalam Pencatatan Dan Pelaporan

Proses pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan, mengalami berbagai hambatan, khususnya yang berkaitan dengan
pengetahuan dan perilaku para pengelola dan pengguna data, yang kurang mendukung terhadap keberhasilan SP2TP. Kualitas aspek teknis yakni
penguasaan tentang SP2TP, proses datanya, sarananya serta kapasitas SDM belum memadai dan mendapat perhatian sebagaimana mestinya. Aspek
sistem dalam konteks organisasional yang berkaitan dengan aspek perilaku khususnya menyangkut dengan peran, tugas dan tanggung jawab yang
diwujudkan lewat sikap, motivasi dan tindakan nyata dalam pelaksanaan SP2TP dan pemanfaatan data secara konsisten belum nampak.

2.6 Ruang lingkup

SP2TP di lakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu dan puskesmas keliling

Pencatatan dan pelaporan tercakup: data umum dan data demografi wilayah kerja puskesmas, data ketenagaan dipuskesmas, data sarana
yang dimiliki puskesmas dan data kegiatan pokok puskesmas meliputi 18 upaya pokok puskesmas baik di dalam atau di luar gedung

Pelaporan dilakukan secara periodik (bulanan,tribulanan, semester dan tahunan.

2.7 Macam-macam Pencatatan

Model naratif atau narasi.

Sering di sebut tekhnik pencatatan yang berorientasi pada sumber data.

Keuntungan:

1. Sudah di kenal

2. Udah di kombinasikan dengan cara dokumentasi lain

3. Jika di tulis dengan tepat bisa mencakup seluruh keadaan pasien

4. Mudah di tulis

Kekurangan

1. tidak terstruktur dan simpang siur datanya.

2. Perlu banyak waktu

3. Terbatas dengan kemampuan pelayanan kesehatan

4. Informasi sulit untuk jangka panjang

Naratif adalah model lama, tradisional yang paling fleksible. Sistem pencatatan naratif cara penulisannya mengikuti dengan ketat urutan kejadian
atau kronologis. Dengan cara naratif ini tiap institusi mempunyai kebijakan sendiri dalam sistem pencatatan.

2.8 Pengelolaan Pencatatan dan Pelaporan

A. Pencatatan

Semua kegiatan pokok baik di dalam gedung maupun di luar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus di catat. Untuk
memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah di tetapkan SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah
sebagi berikut.

1. Rekam Kesehatan Keluarga(RKK)

Kegunaan untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga. Penggunaan dalam anggota keluarga yang mengindap salah
satu penyakit misalnya penderita TBC paru,Kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi.

2. Kartu rawat jalan

Merupakan kartu untuk pencatatan identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.
3. Kartu indeks penyakit

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien , riwayat dan perkembangan penyakit

4. Kartu Ibu

Merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan dan riwayat kehamilan sampai kelahiran

5. Kartu anak

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitative yang di berikan kepada
balita dan anak pra sekolah

6. KMS balita, anak sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pelayanan dan pertumbuhan yang di peroleh balita dan sekolah.

7. KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang di terima ibu hamil.

8. KMS usia lanjut(USILA)

Merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial dan di gunakan untuk memantau kesehatan,
deteksi dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan USILA.

9. Register

Merupakan formulir untuk mencatat dan merekap data kegiatan baik di dalam maupun di luar gedung puskesmas, yang telah di catat di kartu dan
catatan lainnya

Ada beberapa jenis register sebagai berikut:

1) nomor indeks pengunjung puskesmas

2) rawat jalan

3) register kunjungan

4) register rawat inap

5) register KIA dan KB

6) register kohort ibu dan balita

7) register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi

8) register penimbangan balita

9) register imunisasi

10) register gizi

11) Register kapsul beryodium

12) register anak sekolah

13) sensus harian kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi , dan penyakit.

B. Pelaporan

Sesuai dengan keputusan Direktur Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat No. 590/BM/DJ/INFO/V/96, pelaporan puskesmas
menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan februari sampai dengan desember dalam tahun yang sama.
2.9 Batasan

Dalam melaksanakan pencatatan dan pelaporan yang tepat dan benar diperlukan keseragaman pengertian sebagai berikut :

1. Pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi adalah suatu kegiatan merekam dan menyajikan berbagai aspek yang berkaitan dengan
pelayanan oleh fasilitas pelayanan KB.

2. Peserta KB adalah pasangan usia subur (PUS) yang menggunakan kontrasepsi.

3. Peserta KB baru adalah PUS yang pertama kali menggunakan kontrasepsi atau PUS yang kembali menggunakan kontrasepsi setelah mengalami
kehamilan yang berakhir dengan keguguran atau persalinan.

4. Peserta KB lama adalah peserta KB yang masih menggunakan kontrasepsi tanpa diselingi kehamilan.

5. Peserta KB ganti cara adalah peseta KB yang berganti pemakaian dari satu metode kontrasepsi ke metode kontrasepsi lainnya.

6. Pelayanan fasilitas pelayanan KB adalah semua kegiatan pelyanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB baik berupa pemberian atau
pemasangan kontrasepsi maupun tindakan-tindakan lain yang berkaitan dengan pelayanan kontrasepsi yang diberikan pada PUS baik calon maupun
peserta KB.

7. Pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB di dalam fasilitas pelayanan adalah pemberian atau pemasangan kontrasepsi maupun
tindakan-tindakan lain yang berkaitan kontrasepsi kepada calon dan peserta KB yang dilakukan dalam fasilitas pelayanan KB.

8. Pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB di luar fasilitas pelayanan adalah pemberian peayanan kontrasepsi kepada calon dan peserta
KB maupun tindakan-tindakan lain yang berkaitan dengan pelayanan kontrasepsi yang dilakukan di luar fasilitas pelayanan KB (TKBK,Safari,Posyandu).

9. Definisi fasilitas pelayanan KB:

a) Fasilitas pelayanan KB sederhana adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh minimal seorang paramedis atau dan yang sudah mendapat
latihan KB dan memberikan pelayanan: cara sederhana (kondom,obat vaginal), pil KB,suntik KB,IUD bagi fasilitas pelayanan yang mempunyai bidang
yang telah mendapat pelatihan serta upaya penanggulangan efek samping, komplikasi ringan dan upaya rujukannya.

b) Fasilitas pelayanan KB lengkap adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh minimaldokter umum yang telah mendapat pelatihan dan
memberikan pelayanan: cara sederhana, suntik KB,IUD bagi dokter atau bidan yang telah mendapat pelatihan, implant bagi dokter yang telah
mendapat pelatihan, kontap pria bagi fasilitas yang memenuhi persyratan untuk pelayanan kontap pria.

c) Fasilitas pelayanan KB sempurna adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh minimal dokter spesialis kebidanan, dokter spesialis
bedah/dokter umum yang telah mengikuti pelatihan dan memberikan pelayanan: cara seerhana, pil KB, suntik KB, IUD, pemasangan dan pencabutan
implant, kontap pria, kontap wanita bagi fasilitas yang memenuhi persyaratan untuk pelayanan kontap wanita.

d) Fasilitas pelayanan KB paripurna adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh minimal dokter spesialis kebidanan yang telah mngikuti
pelatihan penanggulangan infertilisasi dan rekanalisasi/dokter spesialis bedah yang telah mengikuti pelatihan pengaggulangan infertilitas dan
rekanalisasi serta memberikan pelayanan semua jenis kontrasepsi ditambah dengan pelayanan rekanalisasi dan penanggulangan infertilitas.

10. Status fasilitas pelayanan KB adalah status kepemilikan pengelolaan fasilitas pelayanan KB yang dikelompokkan dalam 4 (empat) status
kepemilikan yaitu: Depkes, ABRI, Swasta serta instansi pemerintah lain diluar Depkes dan ABRI.

11. Konseling adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedic dalam bentuk percakapan individual dalam usaha untuk
membantu PUS guna meningkatkan kemampuan dalam memilih pengunaan metode kontrasepsi serta memantapkan penggunaan kontrasepsi yang
telah dipilih.

12. Konseling baru adalah suatu kegiatan konseling yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedic kepada calon peserta KB yang akhirnya
menjadi peserta KB baru pada saat itu.

13. Konseling lama adalah suatu kegiatan konseling yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedic kepada peserta KB untuk memantapkan
penggunaan kontrasepsi.

14. Akibat sampingan atau komplikasi adalah kelainan dan atau gangguan kesehatan akibat penggunaan kontrasepsi.

15. Akibat sampingan atau komplikasi ringan adalah kelainan dan atau gangguan kesehatan penggunaan kontrasepsi yang penanganannya tidak
memerlukan rawat inap.

16. Akibat sampingan atau komplikasi berat adalah kelainan dan atau gangguan kesehatan akibat penggunaan kontraspsi yang penanganannya
memerlukan rawat inap.

17. Kegagalan adalah terjadinya kehamilan pada peserta KB.

1. LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN

Dalam upaya mewujudkan pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi Gerakan Keluarga Berencana Nasional, hal-hal yang harus dilakukan
oleh setiap petugas dan pelaksana KB adalah mengetahui dan memahami batasan-batasan pengertian dari istilah-istilah yang dipergunakan serta
mengetahui dan memahami berbagai jenis dan fungsi instrument-instrumen pencatatan dan pelaporan yang dipergunakan, cara-cara pengisiannya
serta mekanisme dan arus pencatatan dan pelaporan tersebut.

1) Jenis-jenis Serta Kegunaan, Register, dan Formulir.

a) Kartu Pendaftaran Klinik KB (K/O/KB/85)

Digunakan sebagai sarana untuk pendaftaran pertama bagi klinik KB baru dan pendaftaran ulang semua klinik KB.

Pendaftaran ulang dilakukan setiap akhir tahun anggaran (bulan maret setiap tahun). KArtu ini berisi infomasi tentang identitas klinik KB, jumlah
tenaga, dan sarana klinik KB serta jumlah desa di wilayah kerja klinik KB yang bersangkutan.

b) Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri (K/I/B/89)

Dipergunakan sebagai tanda pengenal dan tanda bukti bagi setiap peserta KB. Kartu ini diberikan terutama kepada peserta KB baru baik dari
pelayanan KB jalur pemerintah maupun swasta (dokter/bidan praktek swasta/apotek dan RS/Klinik KB swasta). Pada jalur pelayanan pemerintah,
kartu ini merupakan sarana untuk memudahkan mencari kartu status peserta KB (K/IV/KB/85). Kartu ini merupakan sumber informasi bagi
PPKBD/Sub PPKB tentang kesertaan anggota binaannya di dalam berKB.

c) Kartu Status Peserta KB (K/IV/KB/85)

Dibuat bagi setiap pengunjung baru klinik KB yaitu peserta KB baru dan peserta KB lama pindahan dari klinik KB lain atau tempat pelayanan KB lain.
Kartu ini berfungsi untuk mencatat ciri-ciri akseptor hasil pemeriksaan klinik KB dan kunjungan ulangan peserta KB.

d) Kartu Klinik KB (R/I/KB/90)

Dipergunakan untuk mencatat semua hasil pelayanan kontrasepsi kepada semua peserta KB setiap hari pelayanan. Tujuan penggunaan register ini
adalah untuk memudahkan petugas klinik KB dalam membuat laporan pada akhir bulan.

e) Register Alat-alat Kontrasepsi di Klinik KB (R/II/KB/85)

Dipergunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran (mutasi) alat-alat kontrasepsi di klinik KB. Tujuan adalah untuk memudahkan membuat
laporan tentang alat kontrasepsi setiap akhir bulan.

f) Buku Bantu Hasil Pelayanan Kontrasepssi Pada Dokter/Bidan Praktek Swasta (B/I/DBS/10)

Buku Bantu hasil pelayanan kontrasepsi dokter/bps ini digunakan oleh dokter/bps untuk mencatat hasil pelayanan peserta KB baru/ ulangan pada
setiap hari pelayanan KB di tempat pelayanan dokter/ bps.

g) Laporan Bulanan Tugas Penghubung Tentang Hasil Pelayanan Kontrasepsi Oleh Dokter/Bps (F/I/PH/DBS/10)

Formulir ini digunakan oleh penghubunng DBS untuk mencatat dan melaporkan hasil pelayanan kontrasepsi. Laporan ini dibuat dengan cara
mengambil atau mencatat data/ informasi dari buku Bantu hasil pelayanan kontrasepsi pada dokter/ bps setiap akhir bulan.

h) Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90)

Dipergunakan sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan dan hasil-hasil kegiatan pelayanan kontrasepsi oleh klinik KB didalam dan diluar klinik KB
yang meliputi frekuensi pelayanan dan hasil pelayanan KB dan peserta ganti cara konseling, akibat sampingan/komplikasi dan kegagalan dan
persediaan kontrasepsi diklinik KB dan didesa.

i) Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB (Rek/F/II/KB/90)

Digunakan sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan dan hasil-hasil kegiatan pelayanan kontrasepsi oleh klinik KB diwilayah kabupaten/kotamadya
(Rekapitulasi Laporan F/II/KB/90)

2) Cara Pengisian Kartu, Register dan Formulir

A. Kartu Pendaftaran Klinik Keluarga Berencana (K/O/KB/85)

Penjelasan umum

1) Kartu ini digunakan sebagai sarana untuk pendaftaran pertama dan pendaftaran ulang semua klinik KB. Pendaftaran ulang dilakukan setiap
akhir tahun anggaran (bulan Maret setiap tahun). Kartu ini berisi informasi tentang identitas klinik, tenaga dan saran klinik KB yang bersangkutan.
2) Kartu ini dibuat dalam rangkap 5 (lima) dengan tambahan lembar khusus pada lembar pertama yang dipergunakan untuk laporan ke BKBN
pusat.

3) Ditandatangani oleh penanggung jawab klinik KB yang bersangkutan.

4) Kartu pendaftaran ini setelah diisi dan masing masing dikirim :

1 lembar K/O/KB/85 yang khusus (bagian sebelah kanan dari lembar pertama untuk BKBN pusat di Jakarta.

1 lembar untuk BKBN propinsi

1 lembar untuk Unit Pelaksana Propinsi

1 lembar untuk BKBN Kabupaten/kotamadya

1 lembar untuk Unit Pelaksana Kabupaten/Kotamadya.

1 lembar untuk arsip klinik KB yang bersangkutan.

B. Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri (K/I/KB/89)

Penjelasan Umum

1) Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri diisi oleh klinik KB/RS pemerintah maupun swasta dan Dokter/Bidan yang berpraktek swasta, untuk diberikan
kepada setiap peserta KB baru.

2) Kartu ini dimaksudkan sebagai kartu tanda pengenal (kartu identitas) dan agar selalu dibawa keklinik KB/RS atau ketempat pelayanan KB lainnya
yang dikehendaki oleh peserta KB.

3) Bagi peserta KB aktif yang masih menggunakan kartu lama (K/I/KB/85) dan ingin mendapatkan pelayanan KB melalui jalur swasta dapat pula
diberikan kartu akseptor yang baru ini.

4) Apabila kartu ini hilang, rusak (tidak dapat dibaca lagi) atau peserta KB yang bersangkutan berganti cara maka harus diganti dengan kartu yang
baru.

C. Kartu Tanda Status Peserta Keluarga Berencana ( KB/IV/KB/85)

Penjelasan umum.

Kartu Status Peserta KB diisi dan diberikan lagi setiap pengunjung baru, yaitu pengunjung yang datang keklinik KB dengan status sebagai peserta
KB baru atau peserta KB pindahan dari klinik KB/tempat pelayanan kontrasepsi lain.

Kartu Status Peserta KB ini terdiri dari dua halaman :

1) Halaman belakang, dipergunakan untuk catatan pemeriksaan lanjutan apabila peserta KB melakukan kunjungan ulangan keklinik.

2) Halaman depan terdiri dari dua bagian yaitu:

a) Bagian sebelah kiri, untuk mencatat ciri-ciri peserta KB. Bagian ini terutama dimaksudkan untuk mencatat cir-ciri setiap peserta KB baik peserta
KB baru maupun peserta KB pindahan dari klinik KB/tempat pelayanan kontrasepsi lain.

Data dibagian ini sangat diperlukan apabila suatu saat untuk mengetahui ciri-ciri akseptor KB secara Nasional maupun tingkat wilayah lainya.

b) Bagian sebelah kanan, untuk mencatat hasi-hasil pemeriksaan klinik.

c) Petugas klinik KB yang melakukan pengisisan K/IV/KV/85 membutuhkan tanda tangan dan nama terang pada K/IV/KV/85 di tempat yang telah
disediakan.

D. Register Alat-alat Kontrasepsi KB (R/II/KB/85)

1) Register ini dibuat dengan tujuan untuk mempermudah petugas klinik KB memuat/mengisi laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/9), khususnya
untuk bagian tabel V : Persediaan Kontrasepsi di Klinik KB.

2) Pada setiap hari pelayanan, semua penerimaan dan pengeluaran kontrasepsi dicatat/dibukukan dalam register alat-alat kontrasepsi ini.

3) Setiap baris menunjukan penerimaan/pengeluaran kontrasepsi pada satu tanggal tertentu. Pada hari/tanggal berikutnya,
4) pengeluaran/pemasukan dicatat pada hari/tanggal berikutnya, emikian seterusnya untuk setiap hariplayanan, sampai habis periode satu bulan.

5) Setelah sampai pada hari/tanggal terakhir dari satu bulan yang bersangkutan dilakukan penjumlahan untuk penerimaan dan pengeluaran alat
kontrasepsi selama satu bulan.

6) Disamping, kedalam register ini dituliskan pula siss(stock) alat-alat kontrasepsi yang ada diklinik KB pada akhir bulan.

7) Untuk tiap hari dalam bulan berikutnya pencatatan dilakukan pada lembar (halaman) baru.

E. Laporan Bulanan Klinik Keluarga Berencana (F/II/KB/90)

Penjelasan Umum

1) Laporan bulanan klinik KB dibuat oleh petugas klinik KB sebulan sekali, yaitu pada setiap akhir bulan kegiatan pelayanan kontrasepsi di klinik
KB.

2) Laporan bulanan klinik KB sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan pelayanan kontrasepsi dan hasilnya, yaitu pelayanan oleh klinik KB (di
dalam dan diluar klinik KB) serta PPKBD/Sub PPKBD diwilayah binaan klinik KB yang bersangkutan.

3) Laporan bulanan klinik KB ditandatangani oleh pimpinan klinik KB atau petugas yang ditunjuk.

4) Laporan bulanan klinik KB dibuat rangkap 5(lima), yaitu:

1 (satu) lembar dikirim ke BKKBN Pusat

1(satu) lembar dikirim ke BKKBN Kabupaten Kota Madya

1 (satu) lembar dikirim ke Unit Pelaksana tingkat Kabupaten Kota Madya

1 (satu) lembar dikirim ke Camat

1 (satu) lembar sebagai arsip untuk klinik kB yang bersangkutan

5) Laporan bulanan klinik KB yang dikirim ke BKKBN Pusat (Minat Biro Pencatatan dan Pelaporan) dengan menggunakan sampul atau amplop
khusus tanpa dibubuhi perangko dan sudah harus dikirimkan selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.

6) Pengisian laporan bulanan klinik kB ini didasarkan pada data yang terdapat dalam:

Register klinik KB (R/I/KB/89)

Register alat kontrasepsi KB (R/I/KB/85)

Laporan bulanan PLKB (F/I/PLKB/90)

Laporan-laporan serta catatan-catatan lainya.

F. Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB (REK/F/II/89)

Penjelasan Umum.

1) Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB (REK/F/II/KB/89) ini dibuat sebulan sekali, yaitu pada awal bulan berikutnya dari bulan laporan. Tujuannya
untuk melaporkan seluruh kegiatan pelayanan KB dan hasilnya dari seluruh klinik KB yang berada di suatu wilayah kabupaten/kotamadya pada satu
bulan laporan.

2) Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB ini dibuat oleh BKKBN Kabupaten/Kotamadya dalam rangkap 3 (tiga) dan dikirim kepada:

1 (satu) lembar untuk BKKBN Propinsi.

1 (satu) lembar untuk Unit Pelayanan KB Departemen Kesehatan Tingkat Kabupaten/Kotamadya.

1 (satu) lembar untuk arsip.

3) Rekapitulasi

Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB ini harus sudah dikirimkan ke BKKBN Propinsi yang bersankutan selambat-lambatnya tanggal 15 bulan
berikutnya dari bulan laporan. Lembar rekapitulasi ini ditandatangani oleh Kepala BKKBN Kabupaten/Kotamadya yang bersangkutan.
2 MEKANISME DAN ARUS PENCATATAN DAN PELAPORAN PELAYANAN KONTRASEPSI.

1. Pada waktu mendaftar untuk pembukuan/peresmian klinik KB baru dibuat Kartu Pendaftaran Klinik KB(K/O/KB/85) dalam
rangkap 5, masing-masing untuk BKKBN Pusat, BKKBN Propinsi, Unit pelaksana KB tingkat propinsi, BKKBN Kabupaten/Kotamadya, Unit Pelaksana KB
tingkat kabupaten /kotamadya dan arsip.

2. Setiap bulan maret dilakukan pendaftaran ulang klinik KB dengan mengisi K/O/KB/85 untuk setiap klinik KB. Hal ini dimaksudkan
untuk melakukan updating data dan informasi mengenai klinik KB yang bersangkutan.

3. Bagi setiap pengunjung baru di Klinik KB, yaitu meliputi peserta KB baru dan peserta KB pindahan dari klinik KB atau tempat
pelayanan kontrasepsi lainya, dibuatkan Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri (K/I/KB/89) untuk peserta KB yang bersangkutan.

4. Bagi setiap pengunjung baru tersebut dibuat pula kartu status peserta KB (K/IV/KB/85) yang antara lain memuat ciri-ciri peserta
KB yang bersangkutan. Kartu ini disimpan di klinik KB yang bersangkutan untuk digunakan kembali sewaktu peserta KB melakukan kunjungan ulang
di klinik tersebut. Untuk seorang peserta KB, menurut seri peserta KB dalam K/IB/KB/85 harus sama dengan nomor seri peserta KB pada K/I/KB/89.

5. Semua hasil pelayanan kontrasepsi oleh klinik KB setiap hari, baik didalam maupun diluar klinik KB tersebut, dicatat didalam
register klinik KB (R/I/KB/90).

6. Semua penerimaan/pengeluaran alat kontrasepsi oleh klinik KB setiap hari dicatat di dalam Register alat-alat kontrasepsi Klinik
KB (R/II/85).

7. Setiap akhir bulan, data pada R/I/KB/90 dan R/II/KB/85 dijumlahkan untuk selanjutnya dimasukan kedalam Laporan Bulanan
Klinik KB.

8. Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90) dibuat oleh petugas klinik KB setiap awal bulan berikutnya dengan sumber-sumber data
dari R/T/KB/90, R/II/KB/85 dan F/I/PLKB/90. Laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/90) dibuat dalam rangkap 5, masing-masing dikirim kepada: BKKBN
Pusat, BKKBN Kabupaten/Kotamadya, Unit Pelaksan tingkat Kabupaten/Kotamadya, Camat, dan Arsip.

Selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya, laporan ini sudah harus dikirimkan dari klinik KB.

a. Lembar pertama Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90), dikirim ke BKKBN Pusat minat Biro Pencataan dan Pelaporan, selambat-lambatnya
tanggal 5 bulan berikutnya.

b. Lembar kedua Lembar Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90) dikirim ke BKKBN Kabupaten/Kotamadya yang bersangkutan selambat-lambatnya tanggal
5 bulan berikutnya.

c. Lembar ketiga Laporan Bulanan Klinik Kb (F/II/KB/90) dikirim ke Unit Pelaksana Kabupaten/Kotamadya yang bersangkutan selambat-lambatnya
tanggal 5 bulan berikutnya.

d. Lembar keempat Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90)dikirim ke Camat yang bersangkutan, minat Pengawas PLKB selambat-lambatnya tanggal
5 bulan berikutnya.

9. BKKBN Kabupaten/Kotamadya setiap bulan merekapitulasi F/II/Kb/90 yang diterima dari klinik KB diwilayah Kabupaten/Kotamadya yang
bersangkutan kedalam Rek/F/II/KB/90. Rekapitulasi ini dibuat dalam rangkap tiga masing-masing untuk dikirimkan ke BKKBN Propinsi,

Unit Pelaksana Depkes tingkat Kabupaten/Kotamadya, dan Arsip.

a. Rekapitulasi laporan Bulanan Klinik KB (Rek/F/II/KB/90), dikirim ke BKKBN Propinsi selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.

b. Lembar kedua Rekapitulasi laporan Bulanan Klinik KB (Rek/F/II/KB/90), dikirim ke Unit Pelaksana KB Depkes di Kabupaten/Kotamadya diwilayah
kerjanya selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.

10. BKKBN Pusat (Biro Pencatatan dan Pelaporan)

Menyampaikan umpan balik ke komponen-komponen di BKKBN Pusat, BKKB Propinsi dan Instasi lain di tingkat pusat selambt-lambatnya 2 bulan
sesudah bulan laporan.

11. BKKBN Propinsi di Bidang Bina Program.

Menyampaikan umpan balik kepada BKKBN Kabupaten/Kotamadya di wilayah kerjanya dengan tembusan kepada bidang-bidang lain di BKKBN
Propinsi dan instansi terkait di Propinsi selambat-lambatnya 1 bulan sesudah bulan laporan.
1. CARA-CARA ANALISA

Tujuan dari analisa ini adalah untuk melihat trend (perkembangan dengan cara membandingkan hasil kegiatan pelayanan, kontrasepsi dari bulan
kebulan(tahun-ketahun).

Misalnya mengenai :

- Pencapaian peserta KB dari bulan ke bulan.

- Komposisi alat kontrasepasi yang dipakai.

- Perkiraan pencapaian diakhir tahun anggaran

- Dan lain-lain.

3. MONITORING DAN EVALUASI SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PELAYANAN KONTRASEPSI

Dalam pelaksanaan system pencatatan dan pelaporan kontrasepsi masih dirasakan adanya kelebihan dan kekurangan, sehingga perlu selalu dilakukan
monitoring dan evaluasi. Melalui sitem Pencatatan dan pelaporan Pelayanan Kontrasepsi dari hasil monitoring dan evaluasi tersebut dapat diketahui
hambatan dan permasalahan yang timbul, sehingga dapat dilakukan perbaikan.

a. Cakupan Laporan.

Dalam melakukan monitoring dan evaluasi tehadap cakupan terhadap laporan meliputi jumlah, ketepatan waktu data yang dilaporkan, mulai dari
tingkat lapangan sampai ketingkat pusat.

b. Kualitas Data

Dalam melakukan evaluasi terhadap kualitas dan pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi perlu dilihat bagaimana masukan laporanya, baik
laporan bulanan maupun laporan tahunan serta bagaimana informasi yang disajikan setiap bulanan atau tahunan. Dalam hal ini sering/dapat terjadi
laporan mengalami keterlambatan dan cakupanya belum dapat optimal maupun kualitas dan kuantitas datanya serta informasi yang disampaikan
belum optimal. Keterlambatan penyajian data dan informasi setiap bulannya dapat disebabkan oleh proses pengumpulan laporan yang terlambat
serta banyaknya kesalahan pengolahan ke bawah dan kesamping sehingga memperlambat proses pengolahanya.

c. Tenaga

Dalam melakukan evaluasi terhadap tenaga pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi, hal-hal yang perlu diperhatikan yaitu
ketersediaan/jumlah tenaga dan kualitas tenaga:

Ketersediaan/jumlah tenaga

Bagaimana kondisi jumlah petugas RR Klinik yang melakukan pencatatan pelaporan pelayanan kontrasepsi.

Kualitas Tenaga

d. Sarana

Dalam melakukan evaluasi terhadap sarana, perlu dilihat bagaimana sarana pendukung kelancaran pelaksanaan pencatatan dan pelaporan
diantaranya :

Ketersediaan formulir dan kartu

Ketersediaan Buku Petunjuk Teknis Pencatatan dan Pelaporan Pelayanan Kontrasepsi

Ketersediaan faksimili untuk seluruh Kabupaten/Kota untuk kecepatan pelaporan

Ketersedian computer sampai dengan tingkat Kabupaten/Kota

4. PENDOKUMENTASIAN RUJUKAN KB

Tujuan sistem rujukan disini adalah untuk meningkatkan mutu, cakupan, dan efisiensi pelaksanaan pelayanan metode kontrasepsi secara terpadu.
Perhatian khusus terutama ditujukan untuk menunjang upaya penurunan angka kejadian efek samping, komplikasi, dan kegagalan penggunaan
kontrasepsi.

System rujukan upaya kesehatan adalah suatau system jaringan fasilitas pelayanan kesehatan yang memungkinkan terjadinya penyerahan tanggung
jawab secara timbal balik atas masalah yang timbul, baik secara vertical maupun secara horizontal kepada fasilitas pelayanan yang lebih kompeten,
terjangkau dan rasional, tidak dibatasi oleh wilayah administrasi. Dengan pengertian tersebut, maka merujuk berarti meminta pertolongan secara
timbal balik kepada fasilitas pelayanan yang lebih kompeten untuk penanggulangan masalah yang sedang dihadapi.

Tata Laksana

Rujukan Medik dapat belangsung:

1) Internal antar petugas disatu puskesmas

2) Antara puskesmas pembantu dengan puskesmas

3) Antara masyarakat dan Puskesmas

4) Antara satu Puskesmas dan Puskesmas lain

5) Antar Puskesmas dan Rumah Sakit, Laboratorium atau fasilitas pelayanan lainya

6) Internal antara bagian atau unit pelayanan dalam satu Rumah Sakit

7) Antara Rumah Sakit, Laboratorium atau fasilitas pelayanan lain dan Rumah Sakit Laboratorium atau fasilitas pelayanan yang lain

Rangkaian jaringan fasilitas pelayanan kesehatan dalam system rujukan tersebut berjenjang dari yang paling sederhana ditingkat keluarga sampai
satuan fasiltas pelayanan kesehatan nasional dengan dasar pemikiran rujukan ditujukan secara timbal balik kesatuan fasilitas pelayanan yang lebih
kompeten, terjangkau, dan rasional serta tanpa dibatasi oleh wilayah administrasi.

Tabel

Jaringan Fasilitas Pelayanan Kesehatan

Rujukan bukan berarti melepaskan tanggungjawab dengan menyerahkan klien-klien ke fasilitas pelayanan kesehatan lainya, akantetapi karena
kondisi klien yang mengharuskan pemberian pelayanan yang lebih kompeten dan bermutu melalui upaya rujukan.

Untuk itu dalam melaksanakan rujukan harus telah pula diberikan :

1) Konseling tentang kondisi klien-klien yang menyebabkan perlu dirujuk.

2) Konseling tentang kondisi yang diharapkan diperoleh di tempat rujukan.

3) Informasi tentang fasilitas pelayanan kesehatan tempat rujukan yang dituju.

4) Pengantar tertulis kepada fasilitas pelayanan yang dituju mengenai kondisi klien saat ini riwayat sebelunyaa serta upaya/tindakan yang telah
diberikan.

5) Bila perlu berikan upaya mempertahankan keadaan umum klien

6) Bila perlu, karena kondisi klien, dalam perjalanan menuju tempat rujukan harus didampingi perawat/bidan.

7) Menghubungi fasilitas pelayanan tempat rujukan dituju agar memungkinkan segera menerima rujukan klien.

Fasilitas pelayanan kesehatan yang menerima rujukan, setelah memberikan upaya penanggulangan dan kondisi klien telah memungkinkan, harus
segera mengembalikan klien ke tempat fasilitas pelayanan asalnya dengan terlebuh dahulu memberikan:

1) Konseling tentang kondisi klien sebelum dan sesudah diberi upaya penaggulangan

2) Nasehat yang perlu diperhatikan klien mengenai kelanjutan penggunaan kontrasepsi

3) Pengantar tertulis kepada fasilitas pelayanan yang merujuk mengenai kondisi klien berikut upaya penanggulangan yang telah diberikan serta
saran-saran upaya pelayanan lanjutan yang harus dilaksanakan,terutama tentang penggunaan kontrasepsi.
BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi adalah suatu kegiatan merekam dan menyajikan berbagai aspek yang berkaitan dengan pelayanan
oleh fasilitas pelayanan KB. Terdapat bermacam macam kartu dalam pencatatan dan pelaporan kontrasepsi. Jenis-jenis Serta Kegunaan, Register,
dan Formulir antara lain :

Kartu Pendaftaran Klinik KB (K/O/KB/85)

Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri (K/I/B/89)

Kartu Status Peserta KB (K/IV/KB/85)

Kartu Klinik KB (R/I/KB/90)

Register Alat-alat Kontrasepsi di Klinik KB (R/II/KB/85)

Buku Bantu Hasil Pelayanan Kontrasepssi Pada Dokter/Bidan Praktek Swasta (B/I/DBS/10)

Laporan Bulanan Tugas Penghubung Tentang Hasil Pelayanan Kontrasepsi Oleh Dokter/Bps (F/I/PH/DBS/10)

Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90)

Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB (Rek/F/II/KB/90)

Setelah pencatatan dilakukan maka catatan pelayanan kontrasepsi tersebut masing-masing dikirim kepada: BKKBN Pusat, BKKBN
Kabupaten/Kotamadya, Unit Pelaksan atingkat Kabupaten/Kotamadya, Camat, dan Arsip. Pencatatan tersebut juga dianalisa untuk melihat trend
(perkembangan dengan cara membandingkan hasil kegiatan pelayanan, kontrasepsi dari bulan kebulan(tahun-ketahun).