Introduccin .. 3
Objetivo general .. 4
Objetivos especficos .. 5
Marco jurdico .. 6
Procedimiento para el trmite de
solicitud de baja de documentacin .. 10
administrativa
Procedimiento para el trmite de
solicitud de baja de documentacin .. 12
contable
Documentacin siniestrada .. 13
Documentacin que por sus
condiciones implica un riesgo .. 13
sanitario
Documentacin de comprobacin
.. 14
administrativa inmediata
Polticas de autorizacin del
dictamen de valoracin
documental y del acta de baja .. 16
documental
2
Introduccin
3
Objetivo general
4
Objetivos especficos
5
Marco jurdico
Ley Federal de Archivos (DOF, 23/01/2012)
VII. Emitir el dictamen de baja documental para los sujetos obligados del Poder
Ejecutivo Federal
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CAPTULO II. De la competencia de las Secretaras de Estado, Departamentos
Administrativos y Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal
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Cdigo Penal Federal (DOF, 14/08/1931)
Artculo 214. Comete el delito de ejercicio indebido del servicio pblico el servidor
pblico que:
IV. Por s o por interpsita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice ilcitamente la
informacin o documentacin que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga
acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin.
II. Establecer los lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la
documentacin liberada por las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal, incorporando a los acervos del rgano administrativo
desconcentrado los que posean inters histrico y gestionar la recuperacin de
archivos histricos.
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Lineamientos generales para la organizacin y conservacin de
archivos de las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal (DOF, 20/02/04)
Dcimo noveno. Al concluir los plazos establecidos en el lineamiento anterior, las
dependencias y entidades, a travs del rea coordinadora de archivos, o del
responsable del archivo de concentracin, segn sea el caso, solicitarn al Archivo
General de la Nacin un dictamen de valoracin para determinar el destino final de
los documentos.
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Procedimiento para el trmite de solicitud de baja de
documentacin administrativa
Sin excepcin, las solicitudes de dictamen de valoracin documental para la baja o
transferencia al Archivo Histrico Central del Archivo General de la Nacin o a los
archivos histricos de las dependencias o entidades que se promuevan ante el AGN,
debern presentarse con la siguiente documentacin:
A. Oficio de solicitud.
B. Inventario de baja o transferencia secundaria.
C. Inventario de baja contable previamente autorizado por la Secretara de
Hacienda y Crdito Pblico (en su caso).
D. Ficha tcnica de prevaloracin.
E. Declaratoria de prevaloracin.
A. Oficio de solicitud
Destinatario:
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B. Inventario de uso mltiple
Elementos obligatorios:
a. Logotipo de la dependencia o entidad.
b. Nombre de la dependencia o entidad.
c. Nombre de la unidad administrativa tramitadora.
d. Nombre del rea de procedencia del archivo (direccin de rea, subdireccin,
departamento o equivalentes).
e. Nmero de folios del inventario (el cual no deber exceder de 500).
f. Nmero secuencial (que indicar la secuencia de cada elemento que
conforma el inventario: nmero de expediente, caja, paquete o legajo).
g. Nombre del expediente o breve descripcin de contenido (sin uso de trminos
generales como Secretara de Economa o Expedientes varios,
abreviaturas, siglas, claves o nombres), y si es original o copia.
h. Cdigo de clasificacin que identifique a la seccin, serie y expediente.
i. Valor primario de los archivos (administrativo, legal, contable, fiscal, uno o
varios).
j. Periodo de trmite (aos que abarca la documentacin).
k. Vigencia documental (conforme al Catlogo de disposicin documental
vigente de la dependencia o conforme a disposiciones jurdicas
preestablecidas).
l. Hoja de cierre: deber incluir la siguiente leyenda y, al final, los nombres y
firmas citados a continuacin:
Nombre y firma del visto bueno del titular del rea productora de la
documentacin
Juicios sucesorios
Auditoras
Licencias
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Permisos de importacin
Actas del Comit de Adquisiciones
Expediente clnico
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C. Inventario de baja contable previamente autorizado por la
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (en su caso)
Para la solicitud de baja de archivos contables es necesario anexar copia del oficio,
cdula e inventarios con el sello que autoriza su baja, expedidos por la Unidad de
Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica de la Secretara de
Hacienda y Crdito Pblico, con rbricas originales del rea generadora.
Documentacin siniestrada
En los casos de documentacin siniestrada por causas ajenas o imprevisibles, como
son los desastres naturales, el Archivo General de la Nacin no emitir autorizacin
para la baja documental; sin embargo, es necesario informar sobre los hechos,
dentro de los 45 das posteriores al evento, anexando:
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Cabe sealar que el hecho de notificar al Archivo General de la Nacin, no exime de
la responsabilidad a los servidores pblicos que custodian, conservan y resguardan
dicha documentacin y/o de los efectos que pudieran derivarse de esa accin
conforme al marco jurdico aplicable.
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D. Ficha tcnica de prevaloracin
Elementos:
Funciones o atribuciones
Especificar las funciones que dieron origen a la informacin que contienen los
archivos dispuestos para baja o transferencia, citando el reglamento interior de la
dependencia o entidad, o el documento equivalente.
Antecedentes
Metodologa de valoracin
Nota. Podrn integrarse varios inventarios en una sola ficha tcnica de prevaloracin.
E. Declaratoria de prevaloracin
Documento oficial que manifiesta el proceso de prevaloracin aplicado a los archivos
institucionales y su resultado.
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Polticas de autorizacin del dictamen de valoracin
documental y del acta de baja documental
1. El trmite de baja documental deber integrar todos los documentos indicados
en este instructivo.
3. Las solicitudes de baja documental, una vez autorizadas por el Archivo General
de la Nacin, no sern objeto de modificacin alguna, derivada de la aplicacin
del procedimiento de enajenacin de la documentacin.
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Anexo 1
Tabla de conversin de unidades de medida de archivo
Con base en el siguiente clculo: Para a: Se debe
convertir de: multiplicar
por:
Un metro lineal pesa entre 15 y 70 Metros Kilogramos 40
kilogramos de archivo, por lo tanto, la lineales de de archivo
media equivale a 40 kilogramos. archivo
Un metro lineal mide entre 0.80 y Metros Metros 0.48
0.16 metros cbicos de archivo, por lineales de cbicos de
lo tanto la media equivale a 0.48 archivo archivo
metros cbicos
Un kilogramo de archivo mide entre Kilogramos Metros 0.02
0.01 y 0.03 metros lineales de de archivo lineales de
archivo, por la tanto, la media archivo
equivale a 0.020 kilogramos
Un kilogramo de archivo mide entre Kilogramos Metros 0.0019
0.0008 y 0.003 metros cbicos de de archivo cbicos de
archivo, por lo tanto la media archivo
equivale a 0.00165 kilogramos
Una tonelada de archivo mide entre Toneladas de Metros 20
10 y 30 metros lineales, la media archivo lineales de
equivale a 20 toneladas archivo
Una tonelada de archivo mide entre Toneladas de Metros 1.7
0.80 y 2.6 metros cbicos de archivo, archivo cbicos de
por lo tanto, la media equivale a archivo
1.667 toneladas
Un metro cbico de archivo mide Metros Metros 12
entre 8 y 16 metros lineales de cbicos de lineales de
archivo, por lo tanto, la media es 12 archivo archivo
metros cbicos
Un metro cbico de archivo pesa Metros Kilogramos 600
entre 400 y 800 kilogramos, por lo cbicos de de archivo
tanto, la media es de 600 metros archivo
cbicos
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Anexo 2
(Logotipo y nombre de la dependencia o entidad)
Los inventarios que respaldan los archivos cuya baja o transferencia secundaria se
promueve constan de __ fojas que amparan archivos procedentes de: nombre de
la(s) unidad(es) administrativa(s).
Lugar y fecha
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