AUDIT SIKLUS PERSEDIAAN DAN PERGUDANGAN

Siklus persediaan dan pergudangan merupakan siklus yang unik karena hubunganya yang
erat dengan siklus transaksi lainya.Bagi perusahaan manufaktur,bahan baku memasuki siklus
persediaan dan pergudangan dari siklus akuisisi dan pembayaran,sementara tenaga kerja
langsung memasukinya dari siklus penggajian dan personalia.Siklus persediaan dan pergudangan
diakhiri dengan penjualan barang dalam siklus penjualan dan penagihan.Audit terhadap
persediaan,terutama pengujian saldo persediaan akhir tahun,sering kali merupakan bagian yang
paling kompleks dan paling menghabiskan waktu audit.Seperti di tunjukan oleh audit Phar-
Mor,menemukan salah saji dalam akun persediian dapat menjadi hal yang cukup menantang.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kompleksitas audit persediaan termasuk :
-Persediaan sering kali merupakan akun terbesar pada neraca.
-Persediian sering kali berada pada lokasi yang berbeda,yang membuat pengendalian dan
perhitungan fisik menjadi sulit.
-Sering kali sulit bagi auditor untuk mengamati dan menilai item persediaan yang berbeda seperti
perhiasaan,bahan kimia,dan suku cadang elektronik.
-Penilaian persediaan juga sulit apabila estimasi keusangan persediaan merupakan hal yang
penting dan apabila biaya manufaktur harus di alokasikan ke persediaan .
-Terdapat beberapa metode penilaian persediaan yang dapat di terima dan beberapa organisasi
mungkin ingin menggunakan metode penilaian yang berbeda untuk berbagai bagian persediaan
yang dapat di terima menurut prinsip-prinsip akuntansi yang di terima umum.

A.FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS SERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT.

Siklus persediaan dan pergudangan dapat dikatakan adalah paduan dari dua sisitem yang
terpisah tapi erat berhubungan. Yang pertama adalah arus barang secara fisik, dan yang kedua
adalah biaya yang terkait. Selama persediaan bergerak dalam perusahaan,harus ada pengendalian
yang cukkup baik atas pergerakan fisik maupun biaya-biaya yang terkait. Pemeriksaan sekilas
terhadap enam fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan akan membantu
untuk memahami pengendalian tersebut dan bahan bukti audit yang diperlukan untuk menguji
efektifitasnya.

- MEMPROSES PESANAN PEMBELIAN

Permintaan pembelian digunakan untuk meminta bagian pembelian untuk meng-order barang
persediaan. Permintaan dapat diajukan pegawai gudang pada saat persediaan mencapai tingkat
tertentu, untuk material yang akan digunakan memproduksi order tertentu pelanggan, atau
dilakukan atas dasar perhitungan periodik dari personil yang berwenang. Apapun metode yang
digunakan, pengendalian atas permintaan pembelian dan order pembelian yang terkait harus
dievaluasi dan diuji sebagai bagian dari siklus perolehan dan pembayaran.

-MENERIMA BAHAN BAKU BARU

penerimaan barang yang di order adalah bagian dari siklus perolehan dan pembayaran. Barang
diterima harus diperiksa kuantitas dan kualitasnya. Bagian yang menerima membuat laporan
penerimaan barang yang menjadi bagian dari dokumentasi yang perlu sebelum pembayaran
dilakukan setelah inspeksi, barang dikirim ke gudang dan dokumen penerimaan dikirimkan
kebagian pembelian, gudang dan hutang usaha.

-MENYIMPAN BAHAN BAKU

Setelah barang diterima, penyimpanan dilakukan di gudang sampai saatnya dibutuhkan untuk
proses produksi. Barang tersebut dikeluarkan gudang setelah ada permintaan yang diotorisasi,
perintah kerja, dan dokumen lain yang menyebutkan jenis dan jumlah barang yang
diminta.dokumen permintaan ini dugunakan untuk manufaktur berkas induk persediaan perpetual
dan membukukan perpindahan dari akun bahan baku ke akun barang dalam proses.
- MEMPROSES BARANG
Proses pengerjaan barang dalam siklus persediaan dan pergudangan sangat bervariasi untuk
masing-masing perusahaan. Besarnya jumlah barang yang akan diproduksi secara umum
dipengaruhi order pelanggan. Ramalan penjualan, tingkat persediaan barang jadi yang telah
ditetapkan, dan ekonomis tidaknya proses produksi seringkali bagian pengandalian produksi,
harus dibuat ketentuan yang mengatur kuantitas produksi, pengendalian barang rusak,
pengawasan kualitas dan perlindungan fisik terhadap barang dalam proses. Bagian produksi
harus mengadakan laporan produksi dan barang rusak sehingga catatan akuntansi dapat
mencerminkan pergerakan barang dan biaya produksi yang akurat.
Dalam perusahaan manufaktur struktur pengendalian intern akuntansi biaya yang baik adalah
bagian penting dari fungsi proses barang. Struktur pengendalian intern diperlukan untuk
menunjukkan profitabilitas relatif berbagai produk, untuk perencanaan dan pengendalian, dan
untuk menilai persediaan bagi tujuan pelaporan keuangan. Ada dua jenis sistem biaya secara
umum, walaupun banyak variasi dan kombinasi dalam praktik: sistem job-order (pekerjaan
order) dan proces cost (biaya proses).perbedaan utamanya adalah pada job-order biaya yang
timbul diakumulasikan pada suatu pekerjaan orde tertentu, dan pada proces-cost biaya per unit
produksi dialokasikan kepada tiap barang proses.
Catatan akuntansi biaya terdiri dari berkas induk, neraca lajur dan laporan dan laporan yang
menunjukkan akumulasi bahan, upah, dan biaya overhead dari suatu pekerjaan atau proses saat
biaya-biaya itu timbul sewaktu pengerjaan atau produk selesai, biaya yang timbul dipindahkan
dari barang dalam proses ke barang jadi didasarkan laporang bagian penerimaan kas.

MENYIMPAN BARANG JADI

Setelah barang jadi selesai dikerjakan bagian produksi, penyimpanan dilakukan digudang
menunggu pengiriman. Dalam perusahaan dengan sisitem pengendalian intern yang baik,
dilakukan pengendalian fisik atas barang jadi dengan memisahkannya dalam beberapa area
dengan akses terbatas. Pengendalian barang jadi biasanya dianggap bagian dari siklus penjualan
dan penerimaan kas.

- MENGIRIMKAN BARANG JADI

Pengiriman barang jadi adalah bagian integral dari siklus penjualan dan penerimaan kas. Tiap
pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus didukung dokumen pengiriman yang diotorisasi
dengan memadai. Pengendalian untuk pengiriman telah dibahas pada bab sebelumnya.

-FILE INDUK PERSEDIAAN PERPETUAL

Satu bentuk catatan yang belum di bahas sebelumnya adalah berkas induk persediaan perpetual.
Catatan pepetual yang terpisah biasanya diadakan untuk pencatatan bahan baku dan barang jadi.
Kebanyakan perusahaan tidak menggunakannya untukbarang dalam proses.
Berkas induk persediaan perpetual hanya memasukkan informasi mengenai jumlah unit
persediaan yang dibeli, dijual dan yang tersimpan atau infomasi mengenai biaya per unit. Untuk
yang terakhir biasanya terdapat pada sisitem yang terencana dan terkomputerisasi.
Untuk pembelian bahan baku, berkas induk persediaan perpetual diperbaharui secara otomatis
pada saat pembelian bahan diproses dalam sistem pencatatan transaksi perolehan. Misalnya, saat
sistem komputer memasukkan jumlah unit dan biaya tiap pembelian bahan, informasi ini
digunakan untuk memutakhirkan berkas induk persediaan perpetual bersama dengan jurnal
perolehan dan berkas induk hutang usaha. Bab 16 menguraikan bagaimana pencatatan transaksi
pembelian.
Pemindahan bahan baku dari gudang harus dibukukan terpisah dalam komputer untuk
memperbaharui catatan perpetual persediaan. Hanya jumlah unit barang yang dipindahakan yang
perlu dibukukan karena komputer dapat menentukan harga per unit nya dari berkas induk.
Berkas induk perpetual persediaan bahan baku berisi, untuk tiap jenis bahan baku,saldo awal dan
akhir unit barang dan harga per unitnya, jumlah dan biaya per unit tiap pembelian, dan jumlah
dan biaya per unit bahan yang dikeluarkan untuk produksi.
Berkas indukperpetual persediaan barang jadi mengikutkan informasi serupa dengan bahan baku,
tetapi dengan kompleksitas yang lebih besar jika catatan biaya per unit juga diikutkan. Biaya-
biaya barang jadi terdiri dari bahan baku , buruh langsung dan biaya overhead yang seringkali
membutuhkan alokasi dan pencatatan yang rinci jika catatan perpetual menyertakan biaya per
unit, pencatatan akuntansi biayanya harus diintigrasikan dalam suatu sistem komputer.

B.BAGIAN-BAGIAN AUDIT PERSEDIAAN

Tujuan menyeluruh dalam audit atas persediaan dan pergudangan adalah untuk menetuksn
apakah persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi telah disajikan secara wajar
dalam laporan keuangan. Siklus dasar persediaan dan pergudangan dapat dibagi menjadi 5
bagian tesendiri.

Tabel 21-2 (hlman 315)

- MEMPEROLEH DAN MENCATAT BAHAN BAKU, BIAYA BURUH DAN
OVERHEAD
Bagian dari siklus persediaan dan pergudangan ini mengandung tiga fungsi pertama dalam
gambar 21-2 pemrosesan order pembelian, penerimaan bahan baku, dan penyimpanan bahan
tersebut. Pengendalian intern untuk ketiga fungsi ini dipahami lebih dahulu untuk kemudian diuji
sebagai bagian dari pelaksanaan pengujian atas pengendalian dan pengujian substantif atas
transaksi dalam siklus perolehaan dan pembayaran, auditor harus telah menyimpulkan bahwa
pembelian bahan baku dab biaya manufaktur telah disajikan secara wajar. Demikian pula jika
upah adalah bagian penting dari persediaan, pengujian atas siklus penggajian dan kepegawaian
memberikan verifikasi pencatatan akuntansi yang memadai.
-MENTRASFER AKTIVA DAN BIAYA
Pemindahan intern tercermin dalam fungsi keempat dan kelima dalam gambar 21-2. Pemrosesan
barang dan penggudangannya. Kedua kegiatan ini tidak berkaitan dengan siklus lain, dan
kerenanya harus dibahas dan di uji dalam pengujian siklus persediaan dan pergudangan. Catatan
akuntansi yang berkaitan dengan fungsi-fungsi ini disebutkan catatan akuntansi biaya.

MENGIRIMKAN BARANG DAN MENCATAT PENDAPATAN SERTA BIAYA

Catatan pengiriman barang dan biaya yang terkait. Fungsi terakhir pad gambar 21-2, adalah
bagian dari siklus penjualan dan penerimaan kas, jadi, pengujian terhadap pengendalian intern
pada fungsi tersebut dilakukan sebagai bagian dari audit atas siklus penjualan dan penerimaan
kas. Pengujian atas transaksi harus meliputi prosedur verifikasi untuk akurasi berkas induk
persediaan perpetual.

-MENGAMATI PERSEDIAAN SECARA FISIK

Pengamatan perhitungan fisik persediaan oleh klien diperlukan untuk menentukan apakah
persediaan yang tercatat bener-benar ada pada tanggal neraca dan dihitung dengan benar oleh
klien. Persediaan adalah area audit pertama dimana pengamatan fisik adalah jenis bahan bukti
yang penting yang digunakan untuk verifikasi saldo akun tersebut. Pengamatan fisik akan di
bahas lebih lanjut dalam bab ini.
-MENETAPKAN HARGA DAN MENGKOMPILASI PERSEDIAAN
Biaya yang digunakan untuk menilai persediaan harus diuji untuk menentukan apakah klien telah
mengunakan suatu metode persediaan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
denganbenar dan dilaksanakan secara konsisten. Prosedur audit yang digunakan untuk ini biasa
disebut pengujian harga (price test). Disamping itu auditor harus memverifikasikan apakah hasil
perhitungan fisik telah diikhtisarkan denganbenar, jumlah persediaan dan harganya di catat, dan
dijumlahkan dengan benar.pengujian ini disebut pengujian kompilasi (compilation test).
Gambar 21-2 mengikhtisarkan lima bagian dari audit atas siklus persediaan dan pergudangan dan
pada siklus mana tiap bagian diaudit. Bagian pertama dan ketiga dari atas siklus persediaan dan
pergudangan telah di bahas dalam hubungan dengan audit siklus lainnya. Pentingnya pengujian
dari siklus lain ini harus selalu diingan dalam bab ini.

TABEL 21-3 (halaman 316)

Audit atas persediaan

Bagian audit
Siklus yang diuji
C.PROSEDUR ANALITIS
Prosedur analitik itu penting pada audit atas persediaan dan pergudangan dan juga pada siklus
siklus lain. Tabel dibawah ini mencantumkan beberapa prosedur analitik yang umum di
pakai,dan kemungkinan salah saji yang diindikasikan jika ada fluktuasi. Beberapa dari prosedur
analitik dibawah dibahas pada silkus lainnya. Contoh adalah persentase marjin kotor.
TABEL 21-1(halaman 321)
D.PENGUJIAN TERINCI,PENGAMATAN FISIK,DAN AUDIT AKUNTANSI BIAYA.

D.1 Metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo

Gambar 21-5 menunjukan metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo persediaan
dan pergudangan.perhatikanlah bahwa metodologi ini pada dasarnya sama dengan yang di bahas
untuk piutang usaha,utang usaha,dan semua akun neraca lainya.
Persediaan jenisnya bervariasi disetiap perusahaan, oleh karena itu pemahaman atas industri dan
bisnis klien lebih penting dalam persediaan dibandingkan dalam area lainnya. Beberapa hal
pokok yang harus dipertimbangkan auditor antara lain adalah metode penilaian persediaan yang
dipilih manajemen, potensi keusangan persediaan, dan risiko tertukarnya barang konsinyasi
dengan persediaan milik sendiri. Auditor pertama kali harus mengenali persediaan klien dengan
melakukan pengecekan terhadap fasilitas penyimpanan klien, termasuk area penerimaan barang,
penyimpanan, produksi, perencanaan, dan penyimpanan catatan. Pengecekan ini harus dipimpin
oleh penyelia yang dapat menjawab pertanyaan mengenai produksi, terutama mengenai
perubahan dalam pengendalian internal dan proses lain sejak tahun sebelumnya. Oleh karena
kompleksitas dalam persediaan, maka akan membahas dua aspek pengujian pengendalian untuk
perincian saldo, pengamanan fisik dan penetapan harga dan kompilasi.

(Tabel 21-5)halman 323.

D.2 OBSERVASI FISIK PERSEDIAAN

PSA 07 (SA 331) sekarang, mensyaratkan auditor untuk memeriksa efektifitas metode klien
dalam perhitungan persediaan dan mendapatkan keyakinan dari klien atas kuantitas dan kondisi
fisik persediaan. Untuk memenuhi persyaratan tersebut, auditor harus,Hadir pada saat klien
menghitung persediaan untuk menentukan saldo akhir tahun. Mengamati prosedur perhitungan
klien.
Melakukan tanya jawab kepada klien tentang prosedur perhitungan mereka.
Melakukan mengujian terpisah saat perhitungan fisik.
Poin penting dalam persyaratan PSA 07adalah adanya perbedaan antara orang yang melakukan
pengamatan atas perhitungan fisik persediaan dan orang yang bertanggungjawab atas
perhitungannya. Klien bertanggungjawab untuk menyusun prosedur perhitungan fisik akurat atas
penyediaan dan membuat pencatatannya. Auditor bertanggungjawab mengevaluasi dan
mengamati prosedur klien termasuk melakukan pengujian perhitungn persediaan dan mengambil
kesimpulan apakah persediaan fisik sudah memadai.

Pengendalian Atas Perhitungan Fisik

Terlepas dari metode pencatatan persediaan, klien harus melakukan perhitungan fisik secara
periodik atas persediaan, tetapi tidak perlu setiap tahun. Perhitungan fisik dapat dilakukan
mendekati tanggal neraca, tanggal interim, atau berbasis siklus sepanjang tahun. Dua pendekatan
terakhir dapat dilakukan jika terdapat pengendalian internal memadai atas berkas utama
persediaan perpetual.
Auditor perlu memahami pengendalian atas perhitungan fisik persediaan yang dilakukan klien
sebelum perhitungan fisik dilakukan.
Keputusan Audit

Keputusan audit atas pengamatan fisik persediaan sama dengan yang dilakukan pada area audit
lainnya. Keputusan ini mencangkup dengan prosedur audit, penetapan waktu dilaksanakannya
prosedur, penentuan jumlah sampel, dan pemilihan sampel untuk diuji. Tiga keputusan terakhir
akan dibahas berikut ini, dengan membahas prosedur audit yang memadai untuk itu.

Penetapan waktu

Auditor menutuskan apakah perhitungan fisik dapat dilakukan sebelum akhir tahun, terutama
dengan dasar akurasi berkas utama persediaan perpetual. Saat klien melakukan perhitungan
interim, yang disetujui auditor bila pengendalian internal efektif, auditor pada saat itu melakukan
pengamatan atas prhitungan persediaan dan menguji transaksi yang tercatat dalam pencatatan
persediaan dari tanggal perhitungan hingga akhir tahun.

Jumlah sampel

Jumlah jenis persediaan yang harus dihitung auditor sering kali sulit ditentukan karena auditor
harus berkonsentrasi untuk mengamati prosedur klien agar memudahkan jumlah sampel dalam
pengamatan fisik dapat diambil dari jumlah total jam yang dihabiskan, bukan jumlah jenis
persediaan yang dihitung.

Pemilihan sampel

Saat auditor melakukan pengamatan atas perhitungan persediaan, mereka harus berhati-hati
dalam :
Mengamati perhitungan atas jenis persediaan yang signifikan dan sampel dari jenis persediaan
tertentu.
Melakukan tanya jawab atas jenis yang mungkin usang atau rusak.
Mendiskusikan dengan manajemen alasan tidak dimasukkannya persediaan tertentu.

Pengujian Atas Pengamatan Fisik

Bagian terpenting dalam pengamatan persediaan adalah menentukan apakah perhitungan fisik
yang dilakukan sesuai dengan intruksi klien. Agar dapat dilakukan secara efektif, maka auditor
perlu hadir pada saat perhitungan dilakukan.
Saat personil yang menghitung tidak menjalankan intruksi, auditor harus menghubungi penyelia
personil tersebut agar menyelesaikan persoalan ini atau memodofikasi prosedur pengamatan.
Misalnya, jika prosedur mengharuskan satu tim menghitung persediaan dan tim kedua
menghitung kembali untuk menguji akurasinya, maka auditor harus menginformasikan kepada
manajemen jika kedua tim ini bekerja bersama-sama.
Tabel 21-2 hlman 327

D.3 AUDIT AKUNTANSI BIAYA

Sistem dan pengendalian atas akuntansi biaya bervariasi di setiap perusahaan. Lebih bervariasi
dibandingkan dengan wilayah audit lainnya, karea jenis persediaan dan tingkat kemutahiran yang
diinginkan manajemen sangat bervariasi. Misalnya, perusahaan yag memproduksi mesin
pertanian dapat memiliki pencatatan akuntansi dan pengendalian internal yang sangat berbeda
dengan produsen baja yang membuat dan memasang lemari besi pesanan.tentunya perusahaan
kecil dengan pemilik yang secara aktif terlibat dalam proses produksi akan membutuhkan
pencatatan yang lebih sederhana dibandingkan perusahaan besar yang menghasilkan bermacam-
macam produk.

Pengendalian Akuntansi Biaya

Pengendalian akuntansi biaya, adalah proses yang mempengaruhi persediaan fisik dan
penelusuran biaya terkait sejak bahan baku dipesan sampai barang selesai diproduksi dan
dipindaahkan kepeyimpanan. Jenis pengendalian ini dipisahkan menjadi 2 (dua) kategori :
Pengendalian fisik atas bahan baku, barang setengah jadi, dan persediaan barang jadi.
Pengendalian atas biaya terkait Untuk melindungi asset, banyak perusahaan secaraa fisik
memisahkan dan membatasi akses ketempat penyimpanan bahan baku, barang setengah jadi, dan
barang jadi untuk mengendalikan pergerakan persediaan. Klien dapaat menggunakan dokumen
bernomor urut untuk mengotorisasi pergerakan persediaan agar tidak terjadi penyalahgunaan
asset. Salinan atas dokumen tersebut harus dikirimkan langsung kebagian akuntansi oleh pihak
yang menerbitkan, tanpa melalui personel yang bertanggunng jawab atas pengawasannya.
Contoh dokumen yang efektif untk jenis ini adaalah permintaan bahan baku yang disetujui untuk
dikeluarkan dari ruang penyimpanan.
Pengendalian akuntansi biaya yang efektif lainnya dapat dilakukan dengan menyusun berkas
utama persediaan perpetual yang dilakukan oleh personel yang mewakili wewenang atau akses
asset, dengan alasan sebagai berikut :
Mereka melakukan pencatatan atas persediaan yang ada, yang digunakan untuk memulai
produksi atau pembelian tambahan bahan baku. Mereka mencatat pemakaian bahan baku dan
penjualan barang jadi, yang dapat ditelaah untuk mengetahui tingkat keusangan barang yang
pergerakannya lambat. Mereka mencatat pertanggungjawaban atas pengamatan terhadap
perbedaaan antara perhitungan fisik dan jumlah yang tertera didaftar perpetual.

Pengujian atas Akuntansi Biaya

Metodologi yang perlu diikuti auditor dalam memutuskan jenis pengujian yang akan
dilaksanakan. Auditor perlu memperhatikan empat aspek dalam akuntansi biaya, yaitu:

1. Pengendalian fisik atas persediaan

2. Dokumen dan pencatatan dalam pemindahan persediaan

3. Berkas utama persediaan perpetual

4. Pencatatan biaya per unit

Pengendalian fisik

Pengujian auditor atas pengendalian fisik bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi
hanya terbatas pada tindakan pengamatan dan tanya jawab. Diamati apakah gudang dikunci dan
ditangani oleh pegawai yang kompeten. Auditor dapat meminta pengawas persediaan untuk
menjelaskan tugas mereka terkait dengan pengawas persediaan. Jika auditor menyimpulkan
bahwa pengendalian fisik tidak memadai dan persediaan akan sulit dihitung secara akurat, maka
auditor harus memperluas pengamatan ke pengujian persediaan fisik untuk memastikan bahwa
penghitungannya memadai.

Dokumen dan Catatan Pemindahan Persediaan

Perhatian utama auditor dalam hal pemindahan persediaan ialah apakah pemindahan yang dicatat
benar terjadi, pemindahan yang terjadi telah dicatat, jumlah diskripsi dan tanggal transaksi
dicatat dengan tepat. Pertama auditor memahami internal control, kemudian pengujian melalui
pemeriksaan terhadap catatan dan dokumen dilakukan.

Berkas Induk Persediaan Perpetual

Pengujian atas berkas induk persediaan perpetual untuk mengurangi pengujian fisik atau
mengubah saat pelaksanaannya dilakukan dengan pemeriksaan dokumen, yaitu dokumen untuk
verifikasi pembelian bahan yang mendukung pengurangan persediaan bahan dan peningkatan
barang jadi, pengurangan persediaan barang jadi.

Catatan Biaya Per Unit

Pencatatan akuntansi biaya yang memadai harus diintegrasikan dengan catatan produksi dan
catatan akuntansi lain untuk mendapatkan biaya yang akurat untuk semua produk. Auditor harus
memahami internal control, dan pengujian dilakukan sebagai bagian dari pengujian terhadap
perolehan, penjualan dan penggajian. Pengalokasian overhead juga harus dievaluasi.

(Gambar 21-4 halaman 319)