Sistem Baru

Sistem yang akan dirancang adalah sistem berbasis web (online). // Ini untuk mendukung
komunikasi antara lokasi di outlet-outlet penjualan yang berbeda lokasi dan komunikasi
dengan pihak gudang. Sistem ini akan bisa mengelola proses yang berjalan sebagai berikut :

1. Sebelum menggunakan Sistem Informasi Pergudangan berbasis web ini, user dari
sistem ini seperti : Kepala Gudang, Penjualan, Manajer Keuangan, Pembelian dan
Supervisor harus memasukkan account mereka masing-masing untuk dapat login ke
sistem tersebut. Hal ini dikarenakan yang dapat menggunakan Sistem Informasi
Pergudangan hanyalah ditujukan bagi user dari sistem tersebut dan Pemilik memiliki
kewenangan penuh dalam mengatur account dari pegawainya.
2. Di dalam sistem ini, Kepala Gudang dapat melihat daftar stock yang tersedia di
gudang, melihat daftar stock barang yang keluar terakhir kali, melihat data supplier,
melihat transaksi retur, melakukan pengelolaan terhadap data stock barang, data
supplier, transaksi retur yang ada baik menginput, menghapus atau mengupdate jika
memang diperlukan dan tentunya dapat melakukan pemesanan jika jumlah persediaan
tidak mencukupi. Hal ini dapat menanggulangi sistem manual pencatatan di kartu
stock karena kartu stock sudah tergantikan oleh sistem yang terkomputerisasi tersebut.
3. Kepala Gudang juga dapat melakukan pengajuan pemesanan barang yang dibutuhkan
dengan mengirimkan form request barang baru untuk disetujui dan divalidasi oleh
Pemilik.
4. Kepala Gudang juga dapat melihat laporan transaksi penerimaan dan pengeluaran
stock barang, laporan pembelian barang serta laporan keuangan mengenai hasil
penjualan dari Manajer Keuangan dan dapat mencetak laporan-laporan tersebut dan
nantinya akan diserahkan kepada Pemilik.
5. Kemudian terdapat pula fitur khusus dalam pengelolaan account pegawainya yang
dirancang khusus untuk Pemilik dalam mengedit account pegawainya.
6. Dengan sistem ini, Bagian Penjualan juga dapat melihat data barangnya dan bisa
menangani transaksi penjualan kepada konsumen dengan cepat, tanpa harus
menghubungi Kepala Gudang untuk mengecek stock barang yang tersedia atau tidak.
Hal ini akan meningkatkan kinerja Bagian Penjualan dalam hal menjalani proses
penjualan ini dan membantu mengefisienkan waktu, tenaga, biaya, dan lain-lain.
7. Karena sistem bisa mencatat transaksi penjualan secara otomatis, maka Bagian
Penjualan tidak perlu repot-repot mencatat secara manual.
8. Supervisor juga dapat mengelola transaksi Pembelian dan Penjualan yang ada dengan
memanfaatkan fitur khusus yang berfungsi dalam mengelola transaksi-transaksi
 tersebut. Sehingga Supervisor bisa memantau kinerja dari Bagian Penjualan dan
Bagian Pembelian dalam memasukkan transaksi yang terjadi serta bisa terhindar dari
kecurangan-kecurangan yang ada. Dan keuntungannya, transaksi-transaksi yang
masuk dan telah dievaluasi oleh Supervisor akan tervalidasi kebenaran data
transaksinya sehinnga masalah akan pencatatan data yang tidak sesuai akan tidak
pernah terjadi karena sudah terganti dengan sistem penginputan data.
9. Lalu sistem ini juga mempermudah Bagian Pembelian dalam melakukan pembelian
barang berdasarkan keputusan dari Pemilik dan Kepala Gudang kepada supplier
dengan mengisi form pemesanan barang. Di halaman ini Bagian Pembelian dapat
memilih barang apa yang akan dipesan dan mengisi keterangan-keterangan yang
dibutuhkan. Kemudian Bagian Pembelian dapat merevisi pemesanan barang jika
diperlukan agar terhindar dari kesalahan pemesanan barangnya. Dan Bagian
Pembelian dapat menyimpan dan mencetak bukti pemesanan untuk mengetahui
nomor pemesanan yang akan digunakan pada saat proses pemesanan dilakukan.
10. Sistem ini juga mempermudah Bagian Pembelian dalam menginput atau mengelola
data barang, data supplier dan juga transaksi pembelian sehingga mempercepat proses
kinerja yang dilakukan dan resiko akan kesalahan menjadi kecil.
11. Dalam sistem ini, Manajer Keuangan dapat melihat dan mencetak laporan dengan
cepat berdasarkan transaksi Pembelian dan Penjualan yang masuk sehingga kesalahan
dari pembuatan laporan tidak akan terjadi karena transaksi-transaksi yang masuk telah
divalidasi oleh Kepala Gudang dan Supervisor. Hal ini sangat menguntungkan bagi
Manajer Keuangan karena pembuatan laporan tidak sulit dan cukup di print-out saja.
Penyusunan laporannya juga tidak sulit, malah mempercepat prosesnya karena sistem
telah mengatur tampilan laporannya agar bisa mudah dipahami dan dimengerti oleh
penggunanya.
12. Laporan-laporan tersebut akan diserahkan ke Pemilik dengan menggunakan sistem
tersebut karena telah terintegrasi dengan bagian-bagian yang terlibat dalam
perusahaan tersebut sehingga pengaksesan dan pembagian akan sumber daya mudah
untuk dilakukan. Dan Pemilik bisa melihat laporan tersebut dengan mudah dan cepat
tanpa harus menunggu lama.