Anda di halaman 1dari 10

AKUN-AKUN DAN GOLONGAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PEMBELIAN DAN

PEMBAYARAN

Tujuan pengauditan atas siklus pembelian dan pembayaran adalah untuk menilai apakah
akun-akun yang dipengaruhi oleh pembelian barang dan jasa serta pengeluaran kas untuk
pembelian tersebut telah disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi keuangan.
Ada tiga kelompok transaksi yeng tercakup dalam siklus ini, yaitu:

1. Pembelian barang dan jasa


2. Pengeluaran kas
3. Retur pembelian dan potongan pembelian

Untuk setiap akun kontrol, juga diberikan contoh akun pembantu beban yang bersangkutan.
Jelas kiranya bahwa banyak akun yang terlibat dalam siklus. Oleh karena itu tidak
mengherankan apabila pengauditan siklus pembelian dan pembayaran seringkali lebih
memakan waktu dibndingkan siklus-siklus lainnya.

FUNGSI-FUNGSI BISNIS DAN DOKUMEN SERTA CATATAN DALAM SIKLUS


PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN

Siklus pembelian dan pembayaran melibatkan setiap keputusan dan proses yang diperlukan
untuk memperoleh barang dan jasa guna menjalankan operasi perusahaan. Siklus tersebut
biasanya dimulai dengan pengajuan permintaan pembelian oleh seorang pegawai berwenang
yang membutuhkan barang atau jasa dan berakhir dengan pembayaran atas setiap manfaat
yang diterima. Permintaan barang atau jasa oleh pegawai kliean adalah titik awal dari siklus.
Formulir permintaan dan persetujuan yang diwajibkan tergantung pada sifat barang dan jasa
serta kebijakan perusahaan.

PEMBUATAN ORDER PEMBELIAN

Pengajuan permintaan untuk membeli barang atau jasa oleh pejabat perusahaan klien adalah
awal siklus ini. Formulir yang digunakan dan pemberian persetujuan tergantung pada sifat
brang dan jasa serta kebijakan yang diterapkan perusahaan. Dokumen-dokumen yang lazim
digunakan meliputi:

1. Permintaan Pembelian
Formulir permintaan pembelian digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh
pejabat perusahaan yang diberi kewenangan untuk mengajukan permintaan
pembelian. Pada perusahaa-perusahaan tertentu seringkali digunakan komputer untuk
melakukan pemesanan ketika persediaan gudang mencapai re-order point yang akan
melakukan pemesanan secara otomatis.
2. Order Pembelian
Adalah dokumen yang mengidentifikasikan deskripsi, jumlah, dan informasi terkait
untuk barang dan jasa yang akan dibeli prusahaan. Dokumen ini seringkali digunakan
untuk menunjukkan otorisasi guna mendapatkan barang dan jasa. Perusahaan-
perusahaan seringkali menyerahkan pesanan pembelian elektronik ke pemasok yang
mengatur pertukaran data secara elektronik (EDI).

Penerimaan Barang dan Jasa

Penerimaan barang dan jasa oleh perusahaan dari pemasok adalah saat yang paling
kritis didalam siklus ini, karena saat ini oleh kebanyakan perusahaan dipakai pertama kali
untuk mengakui pembelian dan utangyang bersangkutan. Ketika barang diterima, agar
kontrol berjalan baik, diperlukan pemeriksaan tentang deskripsi, kuantitas, tanggal
penerimaan, dan kondisi barang yang diterima.

Pengakuan Kewajiban (utang)

Pengakuan kewajiban yang tepat atas barang dan jasa yang telah diterima menuntut
adanya pencatatan yang tepat dan akurat. Pencatatang pertama kali mempengaruhi laporan
keuangan dan pengeluaran kas yang sesungguhnya. Oleh karena itu perusahaan harus
seksama dalam memasukan semua transaksi pembelian, yaitu pembelian yang sungguh-
sungguh terjadi, dengan jumlah yang benar. Dokumen-dokumen dan catatan yang lazim
digunakan adalah :

1. Faktur dari Pemasok


Faktur dari pemasok adalah dokumen yang diterima dari penjual dan menunjukan jumlah
yang terutang yang berasal yang berasal dari pembelian barang dan jasa. Dokumen
tersebut menyebutkan deskripsi barang atau jasa, kuantitas barang dan jasa yang diterima,
harga (termasuk biaya) pengangkutan, ketentuan tentang potongan harga, tanggal faktur,
dan total harga faktur.
2. Memo Debet
Memo debet merupakan dokumen yang diterima dari pemasok dan menunjukan
pengurangan atas jumlah yang terutang yang disebabkan karena adanya pengembalian
(retur barang) ke pemasok atau diterimanya pengurangan harga. Dokumen ini mirip
dengan faktur, tetapi menjadi pendukung atas pengurangan kewajiban, bukan menambah
utang.
3. Voucher
Voucher biasanya digunakan dalam suatu organisasi untuk menetapkan cara yang formal
dalam pencatatan dan pengawasan pembelian, terutama dengan membuat agar setiap
transaksi pembelian bernomor urut.
4. File Transaksi Pembelian
File transaksi pembelian adalah file yang dihasilkan komputer yang mencakup semua
transaksi pembelian yang diproses oleh sistem akuntansi untuk suatu periode tertentu,
misalnya suatu hari, satu mingggu, atau sebulan.
5. Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian dihasilkan dari file transaksi pembelian dan biasanya berisi nama
pemasok, tanggal, jumlah, dan kelompok akun untuk setiap transaksi, seperti reparansi
dan pemeliharaan, persediaan, atau kelompok akun lainnya.
6. Master File Utang Usaha
Master file utang usaha mencatat transaksi pembelian, pengeluaran, kas, dan retur
pembelian untuk setiap pemasok. Master file ini dimutahirkan (update) dari file transaksi
komputer untuk pemebelian, retur pembelian, dan pengeluaran kas.
7. Daftar Utang Usaha
Daftar utang usaha sesuai dengan namanya, berisi daftar daftar jumlah yang terutang
kepada masing-masing pemasok atau setiap faktur, atau voucher pada suatu saat tertentu.
Daftar ini dibuat langsung dari master file utang usaha.
8. Laporan dari Pemasok (Vendors statement)
Laporan dari pemasok adalah dokumen yang dibuat oleh pemasok setiap akhir bulan dan
menunjukan saldo awal, pembelian, retur pembelian, dan pembayaran kepemasok
tersebut, serta saldo akhir. Saldo dan aktivitas tersebut adalah laporan yang dibuat
pemasok (bukan klien). Jumlah saldo menurut master file utang usaha seharusnya sama
dengan saldo yang ditunjukan dalam laporan pemasok, kecuali bila ada kerancuan antara
pemasok dengan klien atau bila ada selisih akibat faktor waktu.
9. Check
Dokumen ini biasanya digunakan untuk pembayaran pembelian pada saat kewajiban jatuh
tempo.
10. File Transaksi Pengeluaran Kas
File ini dihasilkan Komputer yang meliputi seluruh transaksi pengeluaran kas yang diolah
sistem akuntansi untuk suatu periode tertentu, mungkin perhari, per minggu, per bulan.
11. Jurnal Pengeluaran Kas
Ini adalah daftar laporan yang dihasilkan dari file transaksi pengeluaran kas yang
mencakup seluruh transaksi pada suatu periode waktu tertentu.

METODOLOGI UNTUK PERANCANGAN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN


PENGUJIAN SUBSTANTIF GOLONGAN TRANSAKSI

Dalam Pengauditan pada umumnya, akun-akun yang paling banyak menyerap


waktu pemeriksaan adalah piutang usaha, persediaan, aset tetap, utang usaha, dan akun
beban. Apabila auditor dapat mengurangi pengujian rinci saldo dengan menggunakan
pengujian pengendalian dan pengujian substantif transaksi untuk memeriksa efektivitas
pengendalian internal atas pembelian dan pengeluaran kas, maka waktu yang bisa dihemat
akan sangat signifikan.

Pengujian pengendalian dan pengujian substatif transaksi untuk siklus pembelian


dan pembayaran terbagi dalam dua bagian besar berikut :

1. Pengujian pembelian, yang berkaitan dengan tiga dari empat fungsi bisnis yang
telah disinggung diatas, yakni; order pembelian, penerimaan barang dan jasa, dan
pengakuan utang.
2. Pengujian pengeluaran kas, yang berkaitan dengan fungsi keempat yakni;
pengolahan dan pencatatan pengeluaran kas.

Pemahaman Pengendalian Internal


Pemahaman tentang pengendalian internal untuk siklus pembelian dan pembayaran
sebagai bagian dari prosedur penilaian resiko, dapat diproleh auditor dengan mempelajari
bagan alir yang berlaku pada perusahaan klien, mereview daftar pertanyaan pengendalian
internal dan melaksanakan pengujian mengikuti jejak transaksi pembelian dan pengeluaran
kas. Prosedur untuk mendapatkan pemahaman pengendalian internal tentang siklus
pembelian dan pembayaran serupa dengan prosedur yang dilaksanakan untuk siklus lainya,
sebagaimana telah dijelaskan pda bab-bab sebelumnya.

Menjual Resiko Pengendalian Direncanakan


Selanjutnya dilakukan pemeriksaan atas pengendalian internal kunci untuk setiap
fungsi bisnis seperti telah dijelaskan pada awal bab ini, yaitu: otorisasi pembelian, pemisahan
antara penyimpan barang yang diterima dari fungsi-fungsi lainnya, ketepatan waktu
pencatatan dan review independen atas transaksi, serta otorisasi pembayaran kepada
pemasok.

Otorisasi Pembelian

Pemberian otorisasi yang tepat untuk pembelian menjamin bahwa barang dan jasa
yang dibeli sungguh-sungguh barang yang dibutuhkan perusahaan dan dengan demikian
menghindarkan terjadinya pembelian yang berlebihan atau tidak diperlukan. Banyak
perusahaan mensyaratkan berbagai tingkat otorisasi untuk pembelian yang berbeda atau
menurut jumlah rupiahnya.

Pemisahan Pemegang Aset dan Fungsi Lainnya

Kebanyakan perusahaan memiliki bagian penerimaan yang harus membuat laporan


penerimaan barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima dan diperiksa. Salah satu copy
biasanya dikirimkan ke gudang bahan baku dan lembar lainnya dikirim ke bagian utang untuk
memberi informasi yang mereka butuhkan.

Pencatatan Tepat Waktu dan Review Independen atas Transaksi

Pada sejumlah perusahaan pencatatang utang yang timbul dari transaksi pembelian
dilakukan ketika barang atau jasa diterima. Pada perusahaan lainnya, pencatatan
ditangguhkan hingga faktur dari pemasok diterima. Cara manapun yang dipakai, bagian utang
bertanggung jawab untuk mencermati ketepatan pembelian. Hal ini dilakukan dengan
membandingkan rincian dalam order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari
pemasok untuk menentukan bahwa uraian/deskripsi, harga, kuantitas, termin dan biaya
pengangkutan dalam faktur penjual adalah benar.

Otorisasi Pembayaran

Pengendalian terpenting atas pengeluaran kas meliputi :

1. Penandatanganan check oleh individu yang diberi otorisasi oleh perusahaan


2. Pemisahan tanggungjawab untuk menandatangani check dan melaksanakan fungsi
utang usaha.
3. Pemeriksaan yang cermat atas dokumen pendukung, oleh penandatanganan check
sebelum suatu check ditandatangani.

Check harus bernomor urut tercetak untuk mempermudahkan pengawasan


penggunaan check dan dicetak pada kertas khusus untuk mempersulit pengubahan nama
penerima atau jumlah rupiahnya, jika check tersebut akan disalahgunakan seseorang.
Perusahan harus melakukan pengaasan fisik atas blanco check, check yang dibatalkan,
maupun check yang sudah ditandatangani.

Menentukan Luasnya Pengujian Pengendalian

Setelah auditor mengidentifikasi pengendalian internal kunci dan defisiensinya,


auditor bisa menilai resiko pengendalian. Apabila auditor bermaksud untuk mendukung
penilaian pendahuluan dibawah maksimum, auditor melakukan pengujian pengendalian
untuk mendapatkan bukti bahwa pengendalian telah beroperasi dengan efektif.

MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTATIF


GOLONGAN TRANSAKSI UNTUK PEMBELIAN

Meringkas pengendalian internal kunci, pengujian pengendalian yang lazim


dilakukan, dan pengujian substatif golongan transaksi yang biasa dilakukan untuk setiap
tujuan audit transaksi.

Bukti audit untuk suatu perikatan audit akan bervariasi tergantung pada
pengendalian internal serta keadaan lainnya. Efisiensi audit yang signifikan akan tercapai
dalam audit apabila pengendalian beroperasi secara efektif.

1. Pembelian Terbukukan adalah untuk Barang dan Jasa yang Diterima (Keterjadian)
Apabila auditor puas bahwa pengendalian cukup untuk tujuan ini, pengujian untuk
memeriksa adanya transaksi yang tidak tepat dan pencatatan transaksi yang tidak pernah
terjadi bisa sangat dikurangi.
2. Pembelian yang Terjadi telah Dibukukan (Kelengkapan)
Kegagalan mencatat pembelian barang dan jasa yang diterima menyebabkan utang
usaha kurang saji dan mengakibatkan laba bersih dan ekuitas pemilik lebih saji. Oleh
karena itu, auditor harus memandang hal ini sebagai tujuan yang penting.
3. Pembelian Dicatat dengan Akurat (Ketelitian)
Luas pengujian rinci pada kebanyakan akun neraca dan akun beban tergantung
pada evaluasi auditor tentang efektivitas pengendalian internal atas ketelitian pencatatan
transaksi pembelian.
4. Pembelian Digolongkan dengan Benar (Penggolongan)
Pengujian rinci akun indivudual tertentu dapat dikurangi apabila auditor yakin
bahwa pengendalian internal mencukupi untuk dapat memberikan keyakinan memadai
mengenai penggolongan yang benar didalam jurnal pembelian.

PERANCANGAN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF


GOLONGAN TRANSAKSI UNTUK PENGELUARAN KAS

Auditor biasanya melaksanakan pengujian pembelian dan pengeluaran kas pada


saat yang sama. Untuk transaksi-transaksi tertentu yang dipilih dari jurnal pembelian untuk
diperiksa. Faktur penjual, laporan penerimaan barang, dan dokumen pendukung lainnya
diperiksa pada saat yang sama. Dengan demikian verifikasi dilakukan secara efisien tanpa
mengurangi efektivitas pengujian.

SAMPLING ATRIBUT UNTUK PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN


SUBSTANTIF GOLONGAN TRANSAKSI

Mengingat betapa pentingnya pengujian pengendalian dan pengujian golongan


transaksi untuk pembelian dan pembayaran, maka penggunaan sampling atribut menjadi
sangat lazim dilakukan.

METODELOGI UNTUK PERANCANGAN PENGUJIAN RINCI SALDO UNTUK


UTANG USAHA

Karena hampir semua transaksi dalam siklus pembelian dan pembayaran mengalir
melalui akun utang usaha, akun ini sangat kritikal dalam setiap audit atas siklus pembelian
dan pembayaran. Utang usaha adalah kewajiban yang belum dibayar yang timbul dari
pembelian barang dan jasa yang telah diterima dalam kegiatan normal perusahaan.

MENGIDENTIFIKASI RISIKO BISNIS KLIEN YANG MEMPENGARUHI UTANG


USAHA (TAHAP I)

Akhir-akhir ini banyak perusahaan fokus pada upaya memperbaiki manajemen


aktivitas rantai pemasokan yang telah mengubah berbagai hal dalam rangka rancangan sistem
yang digunakan untuk menginisiasi dan mencatat aktivitas pembelian dan pembayaran.
MENETAPKAN MATERIALITAS KINERJA DAN MENILAI RESIKO INHEREN
(TAHAP I)

Seperti halnya piutang usaha, sejumlah besar transaksi bisa mempengaruhi utang
usaha. Saldonya seringkali berjumlah besar dan meliputi sejumlah besar pemasok dan
biasanya akan mahal bila harus mengaudit semua akun tersebut.

MENILAI RISIKO PENGENDALIAN DAN MERANCANG SERTA


MELAKSANAKAN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN
SUBSTANTIF GOLONGAN TRANSAKSI (TAHAP I DAN II)

Setelah auditor menetapkan materialitas kinerja risiko inheran untuk utang usaha,
mereka menilai risiko pengendalian berdasarkan pemahaman atas pengendalian internal.
Pengujian substantif yang dilakukan auditor pada akhirnya akan tergantung pada efektivitas
pengendalian internal yang berkaitan dengan utang usaha. Oleh karena itu, auditor harus
memiliki pemahaman yang dalam tentang bagaimana pengendalian yang berhubungan
dengan utang usaha.

MERANCANG DAN MELAKSANAKAN PROSEDUR ANALITIS (TAHP III)

Auditor harus membandingkan total beban tahun ini dengan tahun sebelumnya
untuk menemukan kesalahan penyajian dalam utang usaha maupun dalam akun beban.
Karena penggunaan pembukuan berpasangan (double entry accounting), suatu kesalahan
penyajian dalam akun beban dan biasanya juga akan berakibat kesalahan penyajian yang
sama pada akun utang usaha.

MERANCANG DAN MELAKSANAKAN PENGUJIAN RINCI SALDO AKUN


UTANG USAHA (TAHAP III)

Tujuan keseluruhan audit utang usaha adalah untuk menentukan apakah saldo
utang usaha telah disajikan secara wajar dan diungkapkan dengan tepat.

Ada perbedaan penting dalam penekanan audit atas liabilitas dan aset. Apabila
auditor mengaudit aset, auditor akan menekankan pada lebih saji melalui verifikasi dengan
komfirmasi, pemeriksaan fisik, dan pemeriksaan dokumen pendukung.

Pengujian Liabilitas Sesudah Tanggal Neraca


Karena penekanan audit pada kurang saji pada akun-akun liabilitas, pengujian
sesudah tanggal neraca sangat penting artinya bagi utang usaha.

Periksalah Dokumen Pendukung untuk Pengeluaran Kas Sesudah Tanggal Neraca

Auditor memeriksa dokumen pendukung untuk pengeluaran kas sesudah tanggal


neraca untuk menentukan apakah pengeluaran kas itu untuk membayar utang dari periode ini
(periode yang diperiksa).

Periksalah Dokumen Pendukung untuk Faktur Tagihan yang Belum Dibayar Sampai
Beberapa Minggu Setelah Akhir Tahun

Auditor melakukan prosedur ini di periode berikutnya dengan cara yang sama
seperti prosedur diatas untuk tujuan yang sama.

Telusur Laporan Penerimaan Barang yang Diterbitkan Sebelum Akhir Tahun dengan
Faktur Penjual yang Bersangkutan

Semua barang yang diterima sebelum akhir tahun buku harus dimasukan sebagai
utang usaha.

Telusur Laporan Dari Pemasok Yang Menunjukan Saldo Terutang Ke Daftar Saldo
Utang Usaha

Apabila klien menyimpan arsip laporan bulanan dari pemasok, auditor dapat
menelusur setiap laporan yang menunjukan saldo terutang pada setiap tanggal neraca ke
daftar utang usaha, untuk memastikan telah dimasukan sebagai utang usaha.

Pengiriman Konfirmasi Kepada Pemasok Yang Memiliki Hubungan Bisnis Dengan


Klien

Meskipun pengiriman konfirmasi untuk utang usaha tidak begitu lazim dibandingkan
dengan konfirmasi untuk piutang usaha, namun auditor dapat menggunakan prosedur ini jika
dipandang perlu untuk menguji jangan-jangan nama pemasok tidak tercantum.

Pengujian Pisah Batas

Pengujian pisah batas utang usaha dilakukan untuk menentukan apakah transaksi yang
dibukukan beberapa hari sebelum dan beberapa hari sesudah tanggal neraca telah di bukukan
pada periode yang tepat.
DAFTAR PUSTAKA

Jusup, Al.Haryono. 2014. AUDITING (Pengauditan Berbasis ISA). Cetakan Pertama. EDISI
II. Yogjakarta: Unit Penerbitan dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN