Banco de dados: melhores prticas na gesto de escritrios de projetos
Ao ler o ttulo dessa matria, alguns podero pensar
que trata-se de um assunto muito tcnico, ligado
ferramentas e tecnologias de informao. Para
escritrios de projetos, pouco importa qual a
plataforma ou o software de banco de dados (Firebird,
SQLServer, Access etc) que voc decida utilizar
para armazenar informaes, pois qualquer soluo
disponvel no mercado (seja freeware ou a pagamento),
certamente vai atender s necessidades do seu negcio.
A idia de escrever sobre esse assunto est diretamente
associada adoo/implantao de pequenos
processos que podem gerar muito valor ao seu
escritrio.
Mas, ento.. por que voc deve gastar um pouco de
tempo com esse assunto?
A resposta simples: vivemos na era da informao
e, portanto, muito importante pensar em estruturar
as informaes do seu escritrio de forma a permitir,
a quem de direito, acessar e localizar o que deseja de
forma simples e objetiva.
Assim como qualquer outro tipo de negcio, um
escritrio de projetos produz e atualiza informaes a
todo momento. A questo : o que e como voc deve
refletir sobre esse assunto.
Para o seu tipo de negcio, o mais importante
em termos de banco de dados : montar
processos simples que garantam uma
constante atualizao da base de dados,
utilizando ferramentas que possibilitem o acesso
s informaes nos mais variados equipamentos
(computador, internet e celular).
Podemos citar diversas reas em que esse conceito
se aplica. Para facilitar, vamos tratar dos cadastros
(tabelas) bsicos que todo escritrio de projetos deve
ter:
Basicamente, so 3 tipos de informaes parecidas e
que podem estar linkadas entre si. Por exemplo: voc
pode montar o seu cadastro de clientes (contendo
nome, endereo(s), telefone(s), e-mail(s) etc) e linkar
as informaes de forma a obt-las rapidamente (ex.:
consultar todos os colaboradores de um determinado
cliente).
Note que a profundidade dos dados (quantidade
de informaes e campos de cada tabela) que seu
escritrio vai se propor a armazenar est diretamente
relacionada ao propsito de utilizao dessas
informaes, ou seja: se voc tem como rotina, ou
mesmo estratgia, mandar brindes de final de ano para
alguns clientes, necessrio estabelecer um processo
que mantenha as informaes do endereo completas
(rua, bairro, cep, cidade e estado) e sempre atualizadas.
Mas o que significa um processo simples ?
Trata-se de uma rotina que realizada constantemente
em seu escritrio que, nesse caso, visa manter as
informaes acima sempre atualizadas.
Uma das principais dicas para manter os
cadastros de clientes, fornecedores e contatos
atualizados constantemente estabelecer um
dono do cadastro, ou seja: apenas uma pessoa deve
ficar responsvel pela atualizao dessas informaes.
Alm disso, estabelea uma rotina que transfira
constantemente, para essa pessoa, as informaes
para atualizao desse banco de dados. Na prtica:
encaminhe sempre (de forma fsica ou digital: e-mail ou
foto via Whatsapp) as informaes necessrias para que
o dono desse processo possa realizar o seu trabalho.
Essa uma prtica que todos os colaboradores devem
adotar.
Outro ponto a ser considerado estabelecer critrios
para estruturar esse cadastro.
Padronizao fundamental!!! Assim, acerte
com o dono do cadastro a forma de registrar
tais dados. No caso de telefones ou celulares,
pode-se criar uma mscara padro que
destaque o ddd e as partes do nmero (como
a utilizao do seguinte formato (11) 99840-3126, por
exemplo). O mesmo ocorre para as demais informaes.
Prticas como o foco no objetivo principal para uso das
informaes, atualizao constante e padronizao
so, sem dvida, muito importantes para se estruturar
qualquer banco de dados. Muitos profissionais se
sentem desconfortveis por no possuir informaes
completas em seus cadastros. Nesse ponto, considere
que o cadastro dinmico e que as pessoas e empresas
mudam o tempo todo. Dessa forma, prefervel manter o
banco de dados sempre atualizado com as informaes
essenciais, do que um cadastro mais completo em que
no se possa garantir que as informaes sero teis ou
estaro atualizadas quando voc precisar utiliz-las.
Por outro lado, existe no mercado uma srie de
empresas que oferece servios de enriquecimento/
atualizao de dados, que permitem, a partir das suas
tabelas, a entrega de informaes mais completas para
atualizar o seu banco de dados.
O servio de enriquecimento/atualizao de
dados ser muito mais eficiente se voc possuir
informaes que pouco se alteram, tais como
CNPJ, CPF, nome completo, data de nascimento
etc. Entretanto, nem sempre possvel
solicitar informaes como o CPF de uma pessoa que
voc acabou de conhecer, mas perguntar a data de
nascimento (pelo menos o dia e o ms) pode ser uma
atitude simples que lhe ajudar no futuro.
Por fim, no podemos deixar de citar algumas
alternativas, em termos de software, que podem ser
utilizadas para se montar o banco de dados do seu
escritrio. Muita gente inicia esse processo utilizando
planilhas eletrnicas (ex. Excel) para registrar essas
informaes. No h erro algum em iniciar dessa forma,
porm essa soluo no vai lhe atender por completo
pois h uma complexidade em vincular registros em
planilhas (ex. cadastrar apenas uma vez uma empresa
e vincular a ela todos os colaboradores). Alm disso,
lembre-se que estrategicamente o banco de dados deve
ser nico mas o acesso deve ocorrer em qualquer lugar
(na sua empresa, na web ou no seu smartphone).
Para suprir essas necessidades voc deve
analisar a adoo de um sistema de gesto
especializado no seu tipo de negcio.
Isso porque, normalmente, a proposta de
um software de gesto uma contnua prestao de
servios, ou seja: a misso dessas empresas atualizar
constantemente suas solues de forma a oferecer aos
seus clientes as mais modernas funcionalidades.
O Sistema Navis um software de gesto especializado
em escritrios de projetos desenvolvido pela Ao
Sistemas, empresa que tm como princpio fundamental
oferecer solues que so atualizadas constantemente.
As informaes de clientes, fornecedores e contatos
gerenciadas pelo Navis podem ser acessadas em 3
ambientes: desktop, web e smartphones (app Navis
Mobile).
Comunicao: melhores prticas na gesto de escritrios de projetos
No de hoje que uma das principais dificuldades da
humanidade a comunicao. Fazer o seu interlocutor
entender, de fato, a mensagem que est sendo
transmitida um constante desafio.
Mesmo vivendo na era da tecnologia e da informao,
o centro de todo negcio sempre ser o ser humano;
ele que vai conduzir o processo e, por isso, preciso
garantir que aquilo que se deseja transmitir chegue ao
outro de forma clara e objetiva.
A comunicao equivocada gera, alm da perda de
tempo (tanto de reexplicar quanto de eventualmente
refazer o trabalho), a desmotivao que, por sua vez,
traz a baixa da produtividade. Neste sentido, h que se
cuidar para que esse processo transcorra da forma mais
eficiente possvel.
Para isso, deve-se levar em conta a infinidade de canais
de comunicao que existem atualmente e o perfil
pessoal do interlocutor (pois uns gostam de ler e outros
de ouvir, por exemplo).
Alm da TV, rdio e mdia impressa, que ainda
sobrevivem, novas formas de comunicao explodiram,
democratizaram todo processo e acabaram por ganhar
um espao importante nesse meio. So exemplos: sites,
redes sociais, whatsapp, entre outros.
Tudo isso acaba por criar um complexo cenrio para se
comunicar na atualidade.
Mas no se assuste: o bicho no to feroz assim!!
O primeiro passo focar no interlocutor (alvo
da mensagem que se deseja transmitir). No
caso de escritrios de projetos, podemos citar
como exemplo seus colaboradores, clientes e
parceiros de negcios (fornecedores, associaes, etc.).
Para cada um deles deve-se estudar uma estratgia de
comunicao.
Os colaboradores devem se sentir permanentemente
motivados (especialmente em pocas como a
que vivemos atualmente no Brasil) para que seu
envolvimento no trabalho continue num ritmo produtivo;
os clientes, por sua vez, devem se sentir seguros em
relao eficincia e qualidade do seu escritrio; os
parceiros devem confiar no crescimento tecnolgico do
seu negcio e seu futuro no mercado em que atua.
de distribuio e manuteno da situao de tarefas
(se ela foi ou no concluda). Com um sistema como
este, a consulta e anlise de informaes podem ser
realizadas em um nico lugar, evitando rudos e falhas
de comunicao.
preciso notar que as pessoas no tem mais pacincia
para executar processos trabalhosos e complexos.
Assim, quanto mais automtico e simples, maior ser a
adeso de toda a comunidade. Procure resolver tudo em
um simples clique!

Cabe ento ao agente comunicador garantir que, a cada
uma das partes envolvidas, a mensagem chegue de
forma precisa, rpida e eficiente.
Veja como voc pode melhorar a comunicao
com seus colaboradores:
Utilize um sistema de gesto que simplifique o processo
* Para clientes do Sistema Navis, precisamos informar
que as ltimas verses j incluem um conjunto de
funcionalidades focadas em proporcionar a seus
usurios a agilidade e objetividade to desejada por
todos. No deixe de utilizar esse recurso.
De qualquer forma, para esse grupo de interlocutores
(formados por seus colaboradores), nunca dispense
boas e repetidas conversas pessoais, pois nada substitui
(e nem substituir) esse tipo de comunicao.
Quanto aos clientes e parceiros, veja abaixo
uma breve anlise sobre os mais importantes
tipos de comunicao da atualidade:
1) E-mail Marketing: muita gente pensa que a prtica
de enviar um grande nmero de e-mails, sem o
engajamento efetivo de seu interlocutor, resolve
a questo da comunicao. Ledo engano! Nossa
experincia aponta que, em situaes como essa, a taxa
de abertura MUITO baixa (por volta de 15%, na melhor
das hipteses).
O profissional que recebe a mensagem deve ser
engajado no processo e motivado a interagir de
alguma forma quela comunicao. O convite para se
inscrever ou curtir aquele contedo, por exemplo, so
mecanismos que aumentam decisivamente a eficincia
da audincia (ndice de aberturas). Outra forma de
melhorar o resultado tornar a mensagem nominal, pois
ao ser identificado, o interlocutor tende a se interessar
mais pelo contedo da mensagem.
Se bem trabalhado, o e-mail marketing pode se tornar
um captador de tendncias, ou seja, um instrumento de
enriquecimento de sua base de dados.
2) Whatsapp : esse instrumento entrou definitivamente
na vida pessoal e profissional de todas as pessoas e,
sem dvida, um dos principais meios de comunicao
atualmente. Com ele, possvel mandar mensagens
individuais, criar grupos ou listas de transmisso (esta
uma grande novidade das verses mais recentes desse
aplicativo). Na prtica, uma lista de transmisso tem um
funcionamento parecido com os famosos grupos, com
a seguinte diferena: APENAS VOC envia mensagens
para as pessoas que fazem parte da lista.
3) Redes Sociais (Facebook e Instagram, por exemplo):
outro fenmeno recente dos tempos modernos. Utilize
esse instrumento para criar posicionamentos de forma a
mostrar trabalhos, projetos e tendncias. Com isso, voc
acaba formando uma mdia em torno do seu negcio.
Um exemplo de boa utilizao desse tipo de instrumento
est no Instagram da Arquiteta Fernanda Marques
(www.instagram.com/fernandamarquesarquiteta/).
Para se ter uma ideia, ela j conquistou mais de 240 mil
seguidores apenas com seus posts!!
#ficaadica
fundamental, porm, que sejam observadas algumas
regras para evitar problemas:
No Whatsapp:
NUNCA envie mensagens fora do horrio comercial;
NO iniba a funo que mostra ao seu interlocutor que
voc leu a mensagem. Isso esconde um dos principais
atrativos dessa ferramenta que a indicao automtica
de que voc est ciente do assunto.
Em grupos, evite mandar mensagens que fujam do real
esprito do mesmo Ou seja: mensagens do tipo bom
dia, correntes e afins devem ser enviadas apenas para
grupos tipo famlia
Nas redes sociais:
Evite postar assuntos de cunho pessoal (como poltica,
esportes e religio) em suas redes. Isso pode causar
discusses ou constrangimentos desnecessrios. Isso
no quer dizer, porm, que voc no deva se posicionar.
Como sugesto, recomendamos que isso seja feito
dentro de grupos privados, onde as pessoas entendero
melhor seus posicionamentos.
Hashtag: trata-se de palavras-chave (relevantes)
ou termos associados a uma informao, tpico ou
discusso em que se deseja indexar/linkar posts nas
redes sociais. As Hashtags so compostas pela palavra-
chave do assunto antecedida pelo smbolo cerquilha (#)
e viram hiperlinks dentro da rede, tornando-se indexveis
pelos mecanismos de busca. Sendo assim, outros
usurios podem clicar nas hashtags para visualizar
todos os posts que incluram a mesma palavra-chave.
Esta ferramenta pode (e deve) ser utilizada para
alavancar os acessos s suas redes sociais.
Em resumo, as ferramentas de comunicao disponveis
hoje em dia devem ser utilizadas para as boas prticas
profissionais e vistas como fortes aliadas para uma boa
comunicao com seus interlocutores.
Por ltimo, mas no menos importantes, esto os sites,
que, com a chegada das redes sociais, passaram a ter
mais foco em informaes institucionais. Esses devem
ser funcionais, objetivos e, principalmente, responsivos,
isto , com acesso amigvel e auto ajustvel em
qualquer device (computadores, tablets ou celulares).
Na expectativa de ter conseguido transmitir a
mensagem claramente, lembramos aqui um grande e
eterno comunicador que dizia quem no se comunica,
se trumbica.

O cuidado dedicado a esta boa comunicao associado

a um sistema de gesto de tarefas automatizado e
eficiente, sem nenhuma dvida poupa tempo, agiliza o
processo, motiva os colaboradores envolvidos e, como
consequncia, aumenta a produtividade do negcio.
Comercial / Vendas: Melhores prticas na gesto de escritrios de projetos
Diferentemente da maioria das empresas onde
a equipe de vendas trabalha com softwares CRM
(Customer Relationship Management) e cuida desse
processo do incio ao fim num escritrio de projetos
essa atribuio geralmente fica sob a responsabilidade
do dono/titular do escritrio. Isso acontece porque
as caractersticas desse tipo de negcio so
completamente diferentes de uma empresa comum.
Isso no quer dizer, porm, que algumas funcionalidades
de um software CRM no podem ser aplicadas em um
escritrio de projetos, muito pelo contrrio; apenas
devem ser ajustadas s particularidades de cada um.
Nesta oportunidade, vamos falar sobre como
melhorar as prticas de escritrios de projetos
para a rea comercial/vendas e, por isso, trataremos
apenas de questes voltadas a esse tipo de negcio.
Mas quais so os componentes necessrios para
gerenciar vendas de um escritrio de projetos?
1. Como estabelecer o preo;
2. Como montar a proposta para o cliente;
3. Como acompanhar o processo de negociao.
1) O projeto resultado de uma prestao de servios
e, portanto, o maior custo est relacionado mo
de obra, ou seja, gesto do processo produtivo. Para
se apresentar um oramento justo, h que se ter um
bom banco de dados de medio de tempo por tipo/
fase de projeto, tomando como base a produtividade
do prprio escritrio. Em resumo, conhecer o custo do
seu escritrio em projetos semelhantes vai lhe ajudar a
estabelecer o preo ao cliente baseado em dados reais.
O Sistema Navis possui uma ferramenta
exclusiva e automtica de apontamento e
apropriao de horas gastas por fase e tipo de projeto,
o que permite que esse banco de dados referencial
para elaborao de propostas tcnicas e comerciais
possa ser constantemente atualizado, de forma rpida e
precisa.
Assim, o custo direto (horas de produo) somado aos
custos indiretos (estrutura, aluguel, etc), aos impostos
e ao lucro necessrio a qualquer tipo de empresa, so
os ingredientes necessrios para se elaborar uma boa
proposta.
escritrios de arquitetura, estruturas, instalaes, entre
outros.
A sugesto que voc monte sua proposta
com base na realidade do seu escritrio e use
essa ferramenta para comparar os preos
para, por fim, afin-la com o valor mdio praticado
no mercado. Quanto mais adequado o preo, maiores
sero as possibilidades de fechamento do negcio e,
consequentemente, maior ser a lucratividade do seu
escritrio.

Alm disso, tambm importante observar se esse 2) A prestao de servios um processo intangvel
valor est prximo ao que praticado no mercado. Para e, portanto, muito importante que o objeto de
realizar esta comparao, h uma ferramenta disponvel contratao esteja claro e definido. Se estiver bem
no site do CAU, no prprio Sistema Navis e na web, de esclarecido o que ser entregue, no haver margem
forma livre e aberta a todo usurio e a qualquer tipo de a questionamento e existir uma tendncia para a
disciplina (veja em http://www.tecto.com.br/tools). Essa melhoria da qualidade do processo de construo.
ferramenta parte de um percentual sobre o valor da Para isso, recorra aos Manuais de Escopo (veja http://
construo do tipo de projeto selecionado e contempla www.manuaisdeescopo.com.br), que podem ser usados
facilmente por qualquer pessoa.
O Sistema Navis, aps a incluso da proposta,
O Sistema Navis possui o contedo completo do Manual gera automaticamente as tarefas/atividades para
de Escopo, tornando possvel a sua utilizao imediata e acompanhamento do processo de negociao (follow
a customizao de todo o seu contedo de acordo com up). O bom uso desta ferramenta servir como
a realidade do seu escritrio. referncia para o acompanhamento do projeto inteiro
(exemplo: horas previstas na proposta comparando-se
3) Para o acompanhamento final da com as horas executadas).
negociao, costuma-se tomar como base a
evoluo das etapas do processo de vendas, Estabelea processos e faa com que as atividades
levando-se em conta o nmero de contatos, comerciais do seu escritrio alcancem o to
propostas e negcios concretizados (veja abaixo funil desejvel crescimento sustentvel.
ilustrativo). Este tipo de controle dificilmente acontece
em um escritrio de projetos. No fcil quantificar
todos os contatos comerciais feitos pelo escritrio,
mas as propostas que foram realizadas sim. Poder
acompanhar aquelas que foram emitidas e comparar
este nmero com as que foram concretizadas permite
realizar uma anlise de desempenho comercial por tipo
de projeto.
Estrutura de custos: melhores prticas na gesto de escritrios de projetos
O foco de qualquer empresa, certamente, no cuidar
24 horas por dia de seus custos. Essa atividade (gesto
de custos) uma tarefa rdua, trabalhosa e cansativa.
Em escritrios de projetos, esse processo ainda mais
complexo visto que os gestores, invariavelmente, esto
focados em processos comerciais e produtivos (entrega
do produto final). Apesar disso, criar uma clara
estrutura de custos fundamental para que se possa
realizar uma gesto simples, efetiva e eficiente.
Em qualquer negcio, os gastos so diversos e
contnuos (costuma-se dizer que a soma dos pequenos
gastos pode ser a mais representativa no contexto
geral) e, portanto, preciso criar solues para melhor
organizar essa estrutura e ento gerir despesas e
receitas com agilidade e preciso.
Em um escritrio de projetos, esta estrutura pode e deve
ser simples, mostrando objetivamente a informao
necessria e facilitando/otimizando a gesto.
No comrcio e na indstria, em geral, este tipo
de controle feito atravs de uma classificao
hierrquica chamada de Centro de Custos,
nome um pouco estranho na medida em que ali tambm
se apresentam as receitas De qualquer forma, esta a
denominao mais comum.
Por essa razo, essa funcionalidade, no Sistema Navis,
recebe o nome de Classificao Financeira, j que
engloba tanto receitas quanto despesas.
No Sistema Navis, voc aloca receitas e
despesas em suas respectivas classificaes
financeiras de forma simples e rpida,
automatizando e simplificando essa tarefa. O benefcio
desta prtica poder gerar consultas e relatrios
de forma a se obter, instantaneamente, informaes
gerenciais que permitem uma visualizao eficiente do
desempenho de seu negcio.
Em empresas de servio, especialmente escritrios de
projetos, o maior custo refere-se mo de obra. Por
esse motivo, faz-se necessrio adotar tambm outra
viso de custos: por projeto. Neste sentido, uma das
principais questes apropriar o tempo gasto por cada
colaborador em cada projeto, fase, tarefa e/ou atividade
em que trabalhou. fundamental ter o controle do
tempo gasto para mensurar essa viso de custos com
preciso.
Outro fator que ajuda bastante neste processo a
classificao de projetos de forma a agrup-los por tipo
(por exemplo: comerciais, residenciais e industriais).
Alm disso, a utilizao de uma nomenclatura padro
para os projetos de forma que todas as informaes
sobre ele sejam agrupadas automaticamente tambm
deve auxiliar muito no controle e gesto de custos.
No Sistema Navis, esta padronizao recebe o nome
de rtulo (termo padro que utilizado em todos os
arquivos/informaes de um determinado projeto).
A ASBEA possui um trabalho (livro),
coordenado pelo ilustre arquiteto Henrique
Cambiaghi, que sugere um padro de
nomenclaturas e codificaes para arquivos
de projetos. Trata-se de uma boa referncia
para esse mercado (este contedo pode ser
acessado em: http://www.asbea.org.br/userfiles/
manuais/7e942be1be1f79072a2cffe3f27a270a.pdf.
Com todas estas rotinas, voc pode ter uma viso geral
de tudo que seu escritrio recebe e gasta (detalhando
receitas e custos de forma clara e fcil), a qual pode ser
produzida e acessada da seguinte maneira:
1. Anlise por Classificao Financeira
 Agrupamento de receitas e despesas
Budget orado X realizado (mensal e anual)
Resultado (mensal e anual)
2. Anlise por projeto
Apurao do tempo de cada colaborador por projeto
Utilizao de estrutura de codificao no perodo), oferecendo o conforto de obter uma
Visualizao do desempenho por projeto
(individualmente ou agrupado por tipo de projeto ou
por cliente)
Obs.: dessa forma, voc no precisa, por exemplo, incluir
cada projeto como item especfico da Classificao
Financeira.
Tambm no se pode esquecer dos custos indiretos
(aluguel, luz, infra-estrutura de hardware e softwares,
equipe administrativa e de limpeza, etc). Esses so
custos que no podem ser associados diretamente a um
projeto. Normalmente, faz-se a mdia do peso destes
custos indiretos sobre os custos totais do escritrio e o
valor rateado pelos projetos em andamento .
O Sistema Navis rateia automaticamente
os custos indiretos por projeto (de acordo
com a participao direta que cada um teve
informao rpida e segura de forma automtica.
Alm disso, permite analisar tambm o tempo gasto e
o ndice de produtividade de cada projeto, facilitando
muito o momento de gerar e precificar propostas (pois
este indicador de produtividade gerado a partir de
informaes reais do escritrio deve servir como
mtrica para precificao de projetos futuros).
Finalmente, h ainda outra forma de se analisar o
desempenho de uma empresa de servios, que atravs
do resultado contbil. Trata-se da maneira como o
governo enxerga sua empresa. Infelizmente, devido
enorme complexidade do sistema tributrio brasileiro,
essas informaes normalmente no possuem funo
gerencial, uma vez que servem apenas para prestar
contas ao fisco. Alm disso, em escritrios de projetos,
a atividade de gesto contbil normalmente realizada
de forma terceirizada (por escritrios de contabilidade
especializados no assunto).

A mensagem final sobre essa questo (estrutura de

custos) pode ser resumida por um antigo ditado: o pior
cego aquele que no quer ver. Portanto, no deixe
de cuidar dessa tarefa! Procure estabelecer processos
simples e automticos de forma a permitir que esse
trabalho esteja incorporado s atividades rotineiras de
seu escritrio.
Gesto de Equipes: melhores prticas na gesto de escritrios de projetos
De todos os artigos que estamos publicando sobre o
tema Melhores prticas na gesto de escritrios de
projetos, esse, sem dvida alguma, o mais importante,
pois, como j tivemos oportunidade de constatar, o
principal valor de qualquer escritrio est na capacidade
de sua equipe de trabalho!
Dessa forma, quanto mais unida, engajada
e motivada for sua equipe, maior ser a
qualidade dos projetos e, como consequncia, a
lucratividade do seu negcio.
Um dos primeiros passos para que voc possa
aumentar a produtividade da sua equipe equalizar
o entendimento sobre a real contribuio de cada
colaborador. Nesse ponto, no podemos deixar de citar
uma mxima na relao contratante X contratado, vlida
para qualquer empresa: o colaborador, na maior parte
das vezes, acha que trabalha muito e ganha pouco e
o contratante pensa exatamente o oposto, paga muito
para receber pouco como contrapartida
Mas como resolver isso?
O princpio bsico estabelecer, de forma clara e
simples, um processo para acompanhar continuamente
a contribuio que cada um d para o negcio.
Com experincia de mais de 10 anos produzindo
ferramentas para ajudar empresas de servios na gesto
desse relacionamento, tivemos a oportunidade de
acompanhar as mais diversas situaes. Uma delas, por
exemplo, a situao em que gestores concluram que
a desconfiana de um colaborador (que sempre fechava
as janelas quando ele se aproximava da sua estao de
trabalho) tratava-se apenas de uma coincidncia, pois
o tempo improdutivo apurado foi irrisrio. Outro tipo de
situao, por outro lado, apresentava um entendimento
claro das duas partes, o que pde incentivar uma
mudana de comportamento e um consequente
aumento de produtividade. Em outros momentos, a
substituio de colaboradores foi inevitvel visto que,
mesmo aps inmeras tentativas de reverter quadros
de baixa produtividade, no houve reao por parte do
colaborador.
A indicao para realizar esse acompanhamento
contnuo implantar uma ferramenta como
o Sistema Navis, que automatiza todo o
processo de apropriao de tempo por projeto/fase,
e o app geo2time que apropria automaticamente, via
geolocalizao, a presena de equipes externas nas
instalaes de clientes.
Utilizar ferramentas como estas permitir a todos os
gestores acompanhar instantaneamente a produtividade
de seus colaboradores que, por sua vez, podero (mais
que isso, devero) fazer continuamente uma autocrtica
em relao sua contribuio para a organizao em
que trabalham.
Outro aspecto que deve ser considerado para a gesto
de equipes o processo de planejamento dos trabalhos
que devem ser realizados X o tamanho da equipe
disponvel para que o desenvolvimento das atividades
seja feito no prazo estabelecido, mantendo a qualidade
desejada do produto final a ser entregue para o cliente.
Nesse sentido, muito importante implantar,
dentro de um perodo de tempo pr-estabelecido
(semana, quinzena ou ms), um processo de
reavaliao das atividades/tarefas a serem executadas,
de forma a dimensionar claramente se o tamanho da
equipe est adequado para enfrentar o desafio a ser
superado no perodo que se inicia.
Existem diversas ferramentas das mais complexas
(ex.: planejamento via Pert/CPM) s mais simples (tipo
uma planilha Excel) que podem ajudar os gestores a
realizar essa tarefa. O mais importante estabelecer
um processo contnuo de planejamento de equipes,
permitindo que a reviso peridica seja realizada de
maneira constante (j que o dia-a-dia sempre acaba
alterando o rumo/prazo de algumas atividades).
O Sistema Navis possui diversas funcionalidades
desenvolvidas para facilitar as tarefas de planejamento
de equipes, incluindo visualizaes instantneas
de carga de trabalho por colaborador, associadas
comparaes com horas j trabalhadas e total de horas
includas na proposta inicial.
Gesto de tarefas:
Gerenciar tarefas pode parecer algo simples e
fcil de implantar, mas nossa experincia mostra
que, na prtica, esse processo precisa contar
com recursos que minimizem ao mximo o trabalho
dos colaboradores; por se tratar de uma atividade
burocrtica, a chance de a gesto ser falha grande.
Por este motivo, quando voc pensar sobre esse
assunto, considere o seguinte:
1) Implante um sistema cujo processo de interao
com o usurio seja o mais automtico possvel, ou seja:
ao encerrar uma tarefa, o prprio sistema j poderia
distribuir automaticamente a tarefa seguinte para quem
de direito.
2) Pense em formas simples para que o usurio interaja
com o processo. O ideal que ele consiga resolver tudo
com poucos cliques (por exemplo: para concluir uma
tarefa bastar dar um duplo clique na mesma)
3) Padronize a descrio das tarefas de forma
a melhorar o entendimento por parte de seus
colaboradores.
Status emocional
Voc j pensou alguma vez que o estado emocional
de seus colaboradores pode ter influncia direta na
melhoria de qualidade e desempenho de sua empresa?
A tarefa de manter uma equipe em zona de alta
performance , sem dvida, o maior desafio para
qualquer empresa. Em um negcio onde a prestao de
servios o core da organizao, esse desafio deve ser
encarado de forma ainda mais priorizada.

Pensar que seus funcionrios so mquinas Mantenha sua equipe motivada, pois, como j diriam
e trat-los como tal (pensando que o que Athos, Porthos e Aramis: um por todos e todos por um!!
ocorre em casa no interfere na vida profissional e na
produtividade afinal, somos todos profissionais)
um erro sem tamanho!

Se voc acha importante atuar tambm nessa

rea, procure conhecer o app doutor RH (www.
doutorrh.com). Trata-se de uma proposta simples
que mescla uma srie de fundamentos de avaliao
comportamental, permitindo que os gestores possam
agir objetivamente em busca de obter os melhores
resultados possveis de sua equipe.
Finanas: melhores prticas na gesto de escritrios de projetos
Acreditem: no foi por acaso que selecionamos essa
imagem para ilustrar o contedo desse artigo!! Afinal,
para um escritrio de projetos, o maior custo est,
invariavelmente, no item mo de obra. Nesse tipo
de negcio, a frase tempo dinheiro representa
verdadeiramente o principal foco de um bom processo
de gesto.
Muita gente pensa que cuidar das finanas de um
escritrio de projetos pode ser uma tarefa muito
dispendiosa (no sentido de complexidade e tempo). A
boa notcia que o bicho pode no ser to feio assim gesto:
No nosso entendimento, essa uma tarefa que pode ser
resumida em apenas 3 acompanhamentos:
1. Fluxo de caixa;
2. Budget;
3. Resultado por projeto.
Se voc possui um sistema de gesto especializado
no seu tipo de negcio, certamente essas informaes
devem estar disponveis de forma instantnea. Com
isso, basta compreender a utilidade de cada informao
e estabelecer uma rotina (processo) de anlise.
Em resumo, enfrentar esse desafio a partir do uso de
um sistema de gesto integrado ser muito mais fcil
do que atravs de um processo manual (por exemplo,
atravs de planilhas Excel).
Veja abaixo um detalhamento completo sobre essas
informaes que voc deve extrair do seu sistema de
1 Fluxo de Caixa
Trata-se de uma projeo, normalmente de curto prazo (30
ou 60 dias, no mximo), de tudo o que seu escritrio ter
de contas a receber (receitas) e tudo o que ter a pagar
(despesas).
Normalmente, essas informaes partem de um saldo das
contas correntes de seu escritrio para que, dia a dia, voc
possa analisar o saldo final, verificando se haver necessidade
de caixa (saldo final do dia negativo) ou se sobrar dinheiro
(saldo final do dia positivo). Normalmente, esse tipo de
sistema apresenta essas informaes em formato analtico
(ou seja: dia a dia) ou por semana (colunas apresentando o
nome e cada dia da semana). H tambm a possibilidade de
se visualizar essas informaes atravs de um grfico.
Requisitos: para obter essas informaes instantaneamente,
necessrio que seu escritrio mantenha ativos (entenda-se
como processo que alimentado diariamente) os mdulos de
contas a pagar, contas a receber e controle bancrio.
Frequncia: todo negcio vivo, ou seja, as informaes apenas 2 grupos um para receitas e outro para despesas
mudam diria e constantemente (normalmente surge uma
conta a pagar urgente, um cliente atrasa o pagamento
embora o ideal fosse acontecer o contrrio rs). Neste caso,
acreditamos que a melhor prtica que voc avalie o fluxo de
caixa semanalmente ou, no mximo, quinzenalmente.
2 Budget
Esse o instrumento que permitir que voc tenha uma viso
geral do seu escritrio no ano como um todo. Trata-se de
uma prtica muito utilizada pela gesto de bancos que, aos
poucos, vem sendo adotada por diversas empresas, incluindo
escritrios de projetos.
Na prtica, trata-se de uma consulta (ou relatrio) que
apresenta uma lista de classificaes financeiras (vide matria
que explica esse conceito) totalizando mensalmente receitas e
despesas alocadas em cada nvel.
Se voc utilizar uma classificao financeira simples (por
ex.: com 3 nveis => grupo, subgrupo e conta), contendo
a visualizao do resultado ser praticamente imediata
pois voc poder comparar o total de receitas com o total
de despesas, que igual ao resultado no ms (Receitas
Despesas = Resultado).
Normalmente, essas planilhas contm colunas que
apresentam o nmero orado para o ms (fruto de uma
previso que voc deve fazer anualmente) e o nmero real
obtido at o presente momento (calculado automaticamente
pelo software de gesto com base nas informaes inseridas
em contas a pagar, contas a receber e controle bancrio).
Esse , portanto, um recurso extremamente importante j que,
alm de permitir a comparao entre o orado e o real (e o
consequente resultado ms a ms e acumulado no ano), pode
lhe permitir, com poucos cliques, visualizar as informaes nos
seguintes regimes:
Competncia
Trata-se da forma como o governo olha (fiscaliza/cobra) as
empresas, ou seja: se voc emitu uma nota fiscal no valor de
R$ 10.000,00 no ms de junho de 2017 e dividiu o pagamento
em 4 parcelas de R$ 2.500,00 ( vista, 30, 60 e 90 dias), o
sistema vai considerar que, em junho/2017 voc teve uma
receita de R$ 10.000,00 (e nada nos meses seguintes).
O mesmo critrio serve para despesas. Para facilitar o
entendimento de seus clientes, o Navis nomeia esse processo
como emisso (por conta da data de emisso dos ttulos).
Caixa
Trata-se da forma contrria do regime de competncia, ou
seja: se voc emitu uma nota fiscal no valor de R$ 10.000,00
no ms de junho de 2017 e dividiu o pagamento em 4 parcelas
de R$ 2.500,00 ( vista, 30, 60 e 90 dias), o sistema vai
considerar que em junho/2017 voc teve uma receita de R$
2.500,00, em julho/2017 de R$ 2.500,00, em agosto/2017
de R$2.500,00 e em setembro/2017 a ltima parcela de
R$ 2.500,00. O mesmo critrio serve para despesas. Para
facilitar o entendimento de seus clientes, o Navis nomeia esse
processo como vencimento (por conta da data do vencimento
dos ttulos) ou baixa (por conta da data de pagamento dos
ttulos).
Alm de todas essas caractersticas, o sistema ainda poder
agrupar ou individualizar as informaes caso seu negcio
envolva mais que um CNPJ (ou seja, toda esta anlise pode
ser feita de maneira individual por empresa ou de forma
consolidada, agrupando informaes de vrias empresas, se
for o caso).
Requisitos: para obter essas informaes instantaneamente,
 necessrio que seu escritrio mantenha ativos (entenda-se Nesse ponto, os processos descritos no artigo que tratou de
como processo que alimentado diariamente) os mdulos de gesto de equipes passam a ser fundamentais para que se
contas a pagar, contas a receber e controle bancrio. obtenha esse tipo de informao.

Frequncia: por se tratar de informaes agrupadas por ms, Outro fator importante que se faz necessrio entender que
a anlise pode ser realizada em intervalos maiores de tempo. existem outros custos e consideraes (alm dos custos
Dessa forma, pense em avaliar o Budget de seu escritrio uma diretos com horas de trabalho) que devem fazer parte do
vez por ms ou, no mximo a cada 2 meses. clculo atual e projetado de resultados de cada projeto, tais
como:
3 Resultado por projeto 1) Rateio de despesas indiretas: todo negcio possui custos
As vises acima certamente vo lhe apresentar como que s podem ser alocados ao produto final atravs de
anda a sade financeira de seu escritrio como um todo. critrios de rateio (ex.: aluguel, luz, gua, etc.). O custo de
Adicionalmente a isto, identificar o resultado de cada projeto aluguel do escritrio, por exemplo, poderia ser rateado
uma tarefa extremamente necessria como forma de conforme o custo das horas dedicadas em cada projeto em
comparar os preos que voc vem praticando com os custos um determinado ms (ou seja, com base na participao direta
finais de cada trabalho, ou seja, com o passado. Alm disso, de cada projeto naquele ms). Fazer isso manualmente um
tambm fundamental olhar para o futuro, avaliando o esforo trabalho de nerd (rs) novamente, o software de gesto deve
que falta para concluir os projetos e, consequentemente, seus cuidar dessa tarefa de forma automtica, permitindo que voc
resultados projetados. Este tipo de anlise prvia permite, se obtenha a informao rapidamente.
for o caso, a tomada de medidas preventivas e evita maiores
dificuldades ao trmino do projeto. 2) Planejamento do esforo necessrio para concluir
cada projeto: esse um nmero que deve ser produzido
automaticamente se voc conseguir implantar (e manter
sempre atualizado) um processo de gesto de horas por
colaborador/projeto. Trata-se, portanto, de um processo que
lhe dar benefcio duplo: aumento de eficincia e controle de
resultados.
Requisitos: para obter essas informaes instantaneamente,
necessrio que seu escritrio mantenha ativos (entenda-se
como processo que alimentado diariamente) os mdulos de
contas a pagar, contas a receber, controle bancrio e gesto de
equipes/projetos.
e cansativo. Por esse motivo, fechamos esse artigo com
uma boa notcia: os softwares de gesto especializados em
escritrios de projetos certamente resolvem essas questes de
forma automtica e simples. Cabe a voc apenas entender o
que significa cada informao, de forma a utiliz-la em prol do
crescimemento sustentvel de seu escritrio.
Lembre-se do ditado: em terra de cego, quem tem um olho
rei.

Frequncia: por se tratar de informaes que exigem clculos

mais elaborados (como o rateio das despesas indiretas), a
anlise pode ser realizada em intervalos maiores de tempo.
Neste sentido, acreditamos que voc deve analisar esse tipo de
informao, em mdia, uma vez por ms.

Os conceitos acima so simples para pessoas especializadas

em administrao de empresas, mas, para gestores de
escritrios de projetos, tudo isso pode parecer muito complexo