Anda di halaman 1dari 11

STANDARDOPERATINGPROCEDURES(SOP):

Isi,Format,danManajemen

Oleh:WakhinuddinS1

A.LatarBelakang
Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan
prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat
menimbulkan kecelakaanataukerusakan.Untukituperludibuatsuatuprosedurtetap
yang bersifat standard, sehingga siapa sajapun, kapan sajapun dan dimana sajapun
dilakukan langkahlangkahnya tidak berubah. Langkahlangkah kerja yang tertib ini
disebutSOP (standardoperatingprocedures), sebutanlainnyaProtap(Prosedurtatap).
LembagaatauperusahaanyangbesardanbonafideumumnyatelahmemakaiSOPdalam
melaksanakantugas,seperti:Departemen/dinasKimpraswil,Operasipasiendirumah
sakit,Bapedal,POLRI,danlainnya.SOPmerupakanhasilfinalisasidankesempurnaan
prosedurkerja.DenganadanyaSOPdiharapkanpekerjaandapatterlaksanadenganbaik,
tepatwaktu,dandapatdipertanggungjawabkan.

B.Teori

Pendekatan dari sistem manusia mesin merupakan salaha satu cara dipakai
merencanakan suatu pekerjaan. Ada tiga struktur dasar sistem yang sering
dipertimbangkan,yaitu:1)Sistemmanual,melibatkanmanusiadenganbantuanmekanis
atauperkakastangan.Manusiamensuplaitenagayangdiperlukandanbertindaksebagai
pengendaliproses.Alatalatmekanismembantumelipatgandakanupayamanusia,disini
ada fungsifungsi dimana manusia langsung mengubah masukan menjadi keluaran.
Sistemmanualberoperasidalamsuatulingkungankerjayangmempunyaidampakpada
manusiadankeluaran(output);2)Sitemsemiotomatis,melibatmanusiaterutamasebagai
pengendali proses. Manusia dengan mesin atau alat saling mempengaruhi dengan
mananggapi informasi tentang proses dan menafsirkannya serta menggunakan
1
Adalah dosen Jurusan Otomotif UNP, disampaikan pada tgl. 01 Juni 2006, seminar Pembimbingan
Penyusunan SOP Tugas Akhir/Skripsi dan Pembimbingan Akademik Jurusan Otomotif FT UNP.

1
seperangkat pengendali; 3)Sistemsitem otomatis,tidak memerlukan manusia,karena
semua fungsi indra, dan pemrosesan informasi, pengambil keputusan dan tindakan
dilakukan oleh mesin. Disini manusia berfungsi sebagai monitoring membantu
mengendalikan prosesnya, dan secara periodik atau terusmenerus melakukan
pengawasandenganparametertertentu.
PadaproseskerjasistemmanualmasihbanyakkaryawanmemakaiSOP,berbeda
padasistemkerjasemiotomatis danotomatis telahpemakaianSOPberkurang,karena
beberapa pekerjaan manual telah dilaksanakan dengan baik oleh mesinmesin secara
mekanikelektronikcomputer,umpamanyapekerjaanOperasiMesinbubutCNC.
Desaindesain pekerjaan yang ditautkan dengan sistemsistem tata letak
fungsional cenderung relatif luas, walaupun dispesialisasikan. Sistem fungsional
demikianmenghendakikaryawanyangberketrampilantinggi.Karyawanterspesialisasi
danmemilikikeahliankhusus.Padapekerjaanakanditemukanadapengulanganlangkah
langkah, artinya bila seorang mekanik bengkel mobil atau kasubag TU yang
berpengalamandanmenjalantugaslama,diadapatmerasakanadapengulanganlangkah
langkahkerjasetiapdiamelakukanpekerjaanyangsamawalaupunkonteksberbeda,dan
jugaadanyakesinambunganpadasuatupekerjaan,danyangselaluadalangkahlangkah
tetap,dumadibatasiurutantugassecarakapasitas,waktudantanggungjawab.
Suatu SOP harus memiliki akurasi uraian proses kejadian beserta
pengendaliannya,antaralain:
Ada daftar bahan dan komponen suatu proses dengan karakteristik kualitas
minimal;khususnyaadapenjelasanjumlahkomponenstandaryangdigunakan.
Adadeskripsilengkap komponen(sampel)yangmestidipersiapkansebelum
pekerjaan dilaksanakan; terdiri dari uraian atau formulasi komponen khusus atau
acuanlayaktermasukjumlahdannomorserikomponen.
Ada daftar karakteristik perlengkapan (equipment), seperti: kapasitas,
kepresisian, keterbatasan, dayasuai (compatibilities), indikasi nama perlengkapan
khusus.
Adadeskripsilangkahlangkahprosesperistiwatermasukskalaataukapasitas
operasi.

2
Adaparameterpengendalianproses,metodedankeberhasilan.Metodetesatau
observasi yang merupakan pengendalian proses yang efektif dan pengujian harus
mempunyaidokumentasi.
Adadiagramalirkerja.
Adapengujianefektivitasbaikdalamprosesmaupunsesudahadaproduk,ini
dibatasiatauadakriteriayangdapatditerimapihakprofesional.
Adacontohperhitungan,estimasiwaktu,kartuisian.
Adabiaya,alatangkut,dandaftarfaktorpengganggu.
Adayangpelaksanadanpertanggungjawaban;siapamelaksanakanapa?
Adaakuntabilitaspimpinan.
Adapelaporandandokumentasi.
Hasil dari suatu desain dan analisis tugas adalah tugastugas dari suatu
pekerjaan dapat diukur.Norman E,Gronlundmenggunakan istilah tugas performansi
perluasan(Extended performancetask)untukmenjelaskan kaitanperformansi dengan
tugasyangbegitukomprehensif.Namun,biasanyatugasyangbegituluas terdiridari
beberapatugas kecil, bahkandapatberupakegiatankegiatan (activity),pengoperasian
(operation),danlangkahlangkah(step).SOPdapatdikembangkanmelaluianalisistugas
pekerjaan,berikuthubunganvertikaldarisuatuanalisistugas.
Tabel 1: Kaitan sejajar antara analisis okupasi dengan tugas

Istilah analisis okupasi Contoh tugas

I. Lapangan okupasi I. Mekanik Otomotif


A. Okupasi khusus A. Motor bakar
1. Kewajiban; 2. dan seterusnya 1. Memasang mekanisme piston; 2. dst
a) Tugas; b) dst a) Memasang metal round; b) dst
1) Kegiatan; 2) dst 1) persiapkan pasangan setiap metal;2)dst
(a) Operasi; (b) dst (a) pasang metal sesuai urutan; (b) dst
- Langkah 1; dst - kencangkan baut metal dengan
kunci ring sesuai spesifikasi, dst

3
Uraian di atas menunjukkan bahwa kompetensi yang dapat diukur itu ada pada
tingkat tugas. Tugas yang dikandung suatu pekerjaan sungguh banyak, seorang pembuat
SOP harus dengan cermat menentukan Operasi mana yang harus diuraikan pada suatu
SOP.
Gambar 1 di bawah ini terlihat suatu tugas terdiri dari beberapa aktivitas, dan
suatu aktivitas berkembang menjadi beberapa operasi, dan suatu operasi dapat diuraikan
dalam beberapa langkah.

Pekerjaan

Kewajiban 1 Kewajiban 2 Kewajiban 3

Tugas 1 Tugas 2 Tugas.., dst

Aktivitas 1 Operasi 1

Operasi 2
Aktivitas., dst

Gambar 1 : Hirarki analisis tugas yang akan ditampilkan siswa.

Pandangan sosioteknis, konsep-konsep dan metode-metode pandangan teknologi


adalah mekanistik, yaitu manusia dianggap sebagai mesin, bahkan dianggap mata rantai
dari mesin. Ada dua alasan, pertama ialah terdapat suatu sistem bersama yang beroperasi,
sistem sosioteknis, dan optimasi bersama adalah tepat. Alasan kedua ialah setiap sistem
sosioteknis tertanam dalam suatu lingkungan. Lingkungan ini dipengaruhi oleh suatu
kebudayaan dan nilai-nilainya serta seperangkat praktek yang umumnya telah diterima,
dimana terdapat peranan-peranan tertentu untuk organisasi-organisasi profesi dan orang
terkait. Lembaga yang bekerja menggunakanSOPakanmenghasilkan :1)membawa
perbaikan mutu; 2) menambah keluwesan; 3) Mengidentifikasi karyawan yang
mempunyai kekurangan dalam produktivitas dan mutu; 4) Mengurangi fungsifungsi

4
pelayanandalamjurusan,sepertiinpeksidosenterhadapmahasiswa;5)Mengembangkan
sikapyanglebihmenguntungkanterhadaptanggungjawab,tingkatkerjaindividu,laju
kerjaindividu,dandistribusibebankerja.

C.FormatdanManajemen

PadasuatuSOPakantergambaridentifikasi,pengendalian,kemampuanselusur,
konsistensi,danakuntabilitas.SuatuSOPhendaklahmempunyaiformatsebagaiberikut:
1)Namalembaga,namaselainpadakopjugaadapadasetiaphalaman.
2)Judul, judulharusjelas teruraidanterukur.Karena,padasetiapprosedurdiuraikan
bagaimana mengerjakannya, judul mesti bergaya bahasa perintah (direktif) untuk
menjelaskansiapamengerjakanapa.SuatuSOPberjudul"Bahanbakarsolaruntuk
injeksi motor Diesel tidak menggambarkan prosedur; lebih cocok diberi judul
ProsesinjeksibahanbakarsolarpadamotorDiesel.Gayabahasadirektif,seperti.,
"Pengujiandari...,""Operasidari...."atau"Perawatandari...".
3)Halaman,harustertulis"halaman3dari7",inimenggambarkanadakelanjutan.
4) Identifikasi dan Pengendalian, pada suatu Prosedur mesti teridentifikasi
keunikannya. Identifikasi untuk mempersiapkan akuntabilitas, dan gambaran suatu
dokumentasisampaifasilitasdanmasakedaluwarsaanperubahan.Akuntabilitasdan
gambaranprosedurberdasarkanpadasejumlahidentifikasiataukode,yangmerupakan
pengendalian(seperti.,kapandanberapakalirevisiataujumlahedisiSOPdilakukan).
5)Tujuan, suatutujuanatausasaranprosedurmestidapatdiulang(repeat)dandapat
dikembangkan, dan dinyatakan dalam gaya bahasa perintah, seperti., operasi,
prosedur,proses,monitoring,danrutinitasperawatandenganperusahaanABCdand
XYZsistemWFI.
6)Ruanglingkup.Ruanglingkup(scope)harusmempunyaibataspenggunaanprosedur.
Apakahitu,sampeltertentusesuaipengujiandenganmetodeini?Apakahoperasiini
terpakaihanyapadaperlengkapantertentuataubagiantertentu?Apakahadabatasan
kapasitas,volumeprosedur?

5
7)TanggungJawab. Siapabertanggungjawabmelaksanakanuraianpekerjaan?Siapa
melaporkanpekerjaan?Apakahdiperlukanpelatihankhususatausertifikat?Padasesi
inidibatasikaryawanyangmelaksanakan,seperti:siapayangmempunyaiatausesuai
kualifikasidalammelaksanakanuraianpekerjaan.Ituakandiatursuatutahapanuntuk
sejumlahdetaildalamdokumenberikut.
8) Prosedur. Uraikan prosedur dalam langkah demi langkah (stepbystep) atau
kronologis cara kerja. Gunakan kata kerja aktif dan pernyataan langsung, seperti.,
"Tambahkan100.0mlairmurni,PN0128."
9)KebutuhanPerhitungan/Penanganandata/Dokumensi.Uraikanbagaimanadata
mentahdiolahdandilaporkan.Sediakancontohperhitungan,bilaada.

D.MembuatDiagramAlirKerja
Adarinciantugasyangberupasebuahgarislurusyangberurutan.Iniberarti
bahwasetiaplangkahdalamtugastersebutdilakukansecaraurutan123tanpaada
memerlukanPengambilankeputusanataupemilihantindakanalternatif.Rincianuntuk
tugasMembersihkanworkshopharianmenggambarkansuatuurutanlurusdantunggal.
Artinya,tidakmemerlukan pengambilan keputusanataupemilihantindakanalternatif.
Namunbilasuatu

MengoperasikantestBenchpompainjeksimotordiesel

E.JenisProsedur
SOPseringdibagidalambeberapajenisprosedur,antaralainManufacturing
Procedures (MPs), Quality Test Methods (QTMs), atau Test Methods (TMs), yang
dirancang dan diformat khusus untuk evaluasi pekerjaan. Persis, seperti prosedur
kalibrasiatauProsedurperawatanpreventif.Kategorisasiprosedurberguna,namunlebih
baik kategorisasinya berdasarkan pada jenis uraian aktvitas. Ini lebih sering sebut
pembuatan SOP berdasarkan fungsional, ada juga SOP dikembangkan berdasarkan
bidangpekerjaan.

6
Kategorisasimemberiformatlebihkhususuntuksetiapjenisprosedur.Acuan
harussesuaiprosedurpengujian,sepertisuatustandarkalibrasialatharussesuaidengan
prosedur kalibrasi. Pengkategorisasian minimal merupakan suatu alat penilaian
keberhasilanminimalkaryawan.

F.PekerjaanapaTidakMemerlukanSOP?
ApakahdiperlukanSOPuntuk"Mengoperasikankalkulator,""Mengoperasikan
timbangan," "Mengoperasikan pembuatan minuman kopi," "Mengoperasikan mesin
fotocopy? Kita sepakat tidak memerlukan SOP, alasannya, diantaranya karena tidak
menyebabkankerusakanataukecelakaanbesar,tidakmemerlukantanggungjawabdan
akuntabilitas,pekerjaannyatidakrumit.
Kapan penulisan SOP stop? Konsistensi operasi mesti dijamin pada semua
aktivitas, dianggap langsungmempunyai efek pada produk. Apabila aktivitas tampil
tidakkonsisten,berefekpadakeselamatanproduk,penampilankerja,dankualitaskerja?
SetiapketidaksetujuananggotapadaprosedurharusdicacatpembuatSOP.
G. Seberapa Detail yang Cukup?
Tingkat detail suatu prosedur mempunyai efek langsung dengan tingkat
kecakapan tampilan karyawan yang mengerjakan. Tidak ada aturan tentang tingkat detail
suatu SOP. Prosedur mesti dituliskan dengan komunikasi efektif agar karyawan mudah
memahaminya. Penilihan "apa materinya" dan "apa tidak materinya" dalam suatu proses
diperlukan saat mengurai prosedur. Penulis mesti yakin signifikansi dari langkah-langkah
proses dan pengendalian kerja.
Bila ada SOP berisi beberapa detail yang tidak penting, hendaklah
dipertanyakan dan dibuang langkah-langkah itu, seandainya ini tidak dibuang langsung,
dijustifikasi SOP sebagai suatu prosedur yang menyimpang, kejadian ini
dipertimbangkan dan dilaporkan penyimpangannya. Setiap prosedur dibatasi oleh proses
kendali dan efektivitas pengujian kriteria kerja, seperti jumlah produk yang dapat
dikerjakan dalam waktu tertentu.

7
H.SOPMerupakanProdukHukum

SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahan


dalamAturan,Suratkeputusan,Memoyangsecarajuridissyah.Dengankatalainsuatu
SOP yang jendak dipakai harus terlibih dulu dibuat Sknya. Ini penting, karena SOP
merupakan suatu produk hukum, atau paling tidak merupakan Juknis dalam internal
lembagatersebut.PengingkaranterhadapSOPdapatmerupakanpelanggaranhukumdan
dapat dituntut secara hukum, untuk menilai pengingkaran perlu menusuri atau
mengidentifikasi pelaksanaan SOP dan pembuktiannya, umpamanya: seorang Polisi
detasemen 88 menembak mati seorang teroris, tanpa ada peringatan, ini merupakan
kesalahanprosedur,Polisidapatdituntutsecarahukum;Seorangpegawaimenggunakan
stempel kantor, tanpa ada pemberitahuan atau paraf dari kasubag, merupakan
pelanggaranprosedur;Seorangmahasiswarisetmelaksanakanpengambilandatatanpa
persetujuanpembimbingskripsi,jugamerupakanpelanggaranprosedur,dandapatdiberi
sanksi.
I.BukanSpesifikasiDalamSOP
Suatu SOP merupakan standard dan applikabel untuk bermacam konteks
perkerjaan,karenaprosedurtidakberubah,walaupunspesifikasiberubah,umpamanya
prosedur menyetel platina mobil Toyota spec 4 KH sama dengan 5 KH walaupun
specnyaberbeda.Prosedurbagaimanapunmestiberisikanspesifikasi,keterbatasan,suatu
proses. Pengendalian SOP dapat mempunyai nilai positif maupun negatif, dan
pengendalian dapat dilakukan melalui kartu isian, tabel/borang, kalibrasi, monitoring,
evaluasi.

J.SiapaSemestinyaMenulisSOP
SeorangataukelompokpembuatSOPhendaklahmempunyaitingkatpengetahuan
lebihakuratdanpernahmengalamiperkerjaantersebut.SeandainyaPembuatSOPdekat
dengan pekerjaan, uraian prosedur akan lebih komunikatif, efisien, efektif dan sesuai
dengan kebutuhan kerja. Banyak prosedur tidak dirancang dan tidak dikembangkan

8
secaraakuratdanilmiah.Metodepengujiandapatdipakaiantaralain,metodestandard
ISO;dandaribeberapaoperasistandarISOdapatdipakaidalampembuatanSOP.

DaftarAcuan

C.V.DeSainandC.V.Sutton,Documentationpractices:ACompleteGuideto
Document
DevelopmentandManagementforGMPandISO9000CompliantIndustries(Advanstar
Communications,Cleveland,OH,1996).
24 5
C.V.DeSain,DocumentationBasicsThatsupportGoodManufacturingPractices
(Advanstar
Communications,Cleveland,OH,1993).
C.V.SuttonandC.V.DeSain,MeetingGMPandISO9001ExpectationsforProduct
Development(ParexelInternational,Waltham,MA,1996).
D.Warburton,"ProblemProcedures:FiveCommonMistakesEngineersMakeinWriting
ManufacturingProcedures,"MedicalDeviceandDiagnosticIndustry,224228(May
1995).
DocumentationPractices:AComplete
GuidetoDocumentDevelopmentandManagementforGMPandISO9000Compliant
Industries.

Lampiran1:FormatlainSOP

TITLE:
Original Issue: Revision Date: Page 1 of 1
Prepared
Approved By:
By:

A typical SOP contains the following elements:

A Header (example above) which shows the Title of the SOP, Original Issue Date,
Revision/Review Date, number of pages contained in the SOP, who wrote the SOP, and the
Approval Signature.

purpose and scope


definitions
materials and equipment needed
safety concerns,
who is responsible
step-by step procedure with identification and emphasis of "critical steps"
records to be kept
copies of forms to be used

9
references.

SOPs should be reviewed annually at a minimum.

Lampiran 2: SOP Monitoring of the Informed Consent Process


University of Pittsburgh Education and Compliance Program RCCO
______________________________________________________________________________
Standard Operating Procedure
Protocol Selection for Monitoring the Informed Consent Process

1. PURPOSE

To describe the procedures used to select protocols for monitoring the informed
consent process.

2. SCOPE

This procedure applies to all consent monitoring audits performed by the Education and
Compliance Office.

3. RESPONSIBILITIES

The Education and Compliance Office will monitor the consent process as directed by the
IRB.

The Education and Compliance Coordinators are responsible for selecting protocols at
random for monitoring the consent process.

10
4. PROCEDURES

4.1 Protocols will be selected for monitoring of the informed consent process by one of the
following methods:

a. The IRB may request the monitoring process at any time the protocol is reviewed.
Protocols are typically selected based on the level of risk and/or complexity of the
study.
b.The IRB Executive Committee may request the monitoring process any time a known
or suspected problem is reported to the IRB.
c. The Education and Compliance Office may randomly choose a study to monitor the
informed consent process.

4.2 Once a protocol is identified, a member of the Education and Compliance Office
(referred to as "monitor" from this point forward) will notify the principal investigator in
writing of the planned monitoring visit.

5. REFERENCES/DOCUMENTATION

Audit Notification Letter for Monitoring the Informed Consent Process

Original 8/1/01
Reviewed/Revised 11/20/03
Reviewed: 9/3/04
Reviewed/Revised: 2/2/06

11