SIKLUS PENDAPATAN Sistem Informasi Akuntansi , James A.

Hall, 2007

Organisasi ekonomi baik yang berorientasi laba maupun nirlaba menghasilkan

pendapatan melalui proses bisnis yang membentuk siklus pendapatannya. Dalam
bentuknya yang paling sederhana, siklus pendapatan adalah pertukaran langsung dari
produk akhir dan jasa menjadi kas dalam satu kali transaksi antara penjual dan pembeli.
Siklus pendapatan yang lebih rumit pada penjualan secara kredit, membagi transaksi
kedalam dua tahap
1. Tahap fisik, yang mencakup pemindahan aktiva atau jasa dari penjual ke pembeli.
2. Tahap keuangan, yang mencakup penerimaan kas oleh penjual dalam pembayaran
piutang dagang.

A. TINJAUAN UMUM AKTIVITAS SIKLUS PENDAPATAN

Meskipun sebagian besar organisasi memakai teknologi komputer dalam bentuk
berbeda satu sama lainnya, namun terlebih dahulu perlu dipelajari sistemnya secara
manual. Fungsi logis dari siklus pendapatan dapat disajikan dalam diagram arus data
(data flow diagram) dan bagan alir dokumen yang mencerminkan lingkungan manual.

Gambar 1 DFD sistem pemrosesan pesanan penjualan

 Berdasarkan DFD diatas, akifitas logis yang membentuk sistem pemrosesan
pesanan penjualan dapat dideskripsikan dalam langkah-langkah berikut:
1. Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi departemen penjualan, baik
melalui telepon, surat atau datang langsung. Departemen penjualan mencatat rincian
penting dari pesanan penjualan.
2. Langkah pertama dari proses penjualan adalah mengesahkan transaksi dengan
meminta persetujuan kredit untuk pelanggan.
3. Saat kredit disetujui informasi penjualan akan dilanjutkan ke proses penagihan,
gudang, dan pengiriman.
4. Setelah adanya persetujuan kredit, langkah selanjutnya adalah mengirim barang.
Kemudian informasi pengiriman akan diteruskan ke proses penagihan.
5. Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen-dokumen yang relevan mengenai
transaksi tersebut (produk, harga, biaya pengurusan, angkutan, pajak dan ketentuan
potongan harga) dan menagih pelanggan. Proses penagihan kemudian mengirim
informasi ke proses piutang dagang dan proses pengendalian persediaan.
6. Bagian piutang dagang menerima informasi penagihan dan mencatatnya kedalam akun
pelanggan.
7. Bagian pengendalian persediaan juga menggunakan informasi dari bagian penagihan
untuk menyesuaikan record persediaan untuk mencerminkan penurunan persediaan.
8. Secara berkala (setelah setiapbatch, harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya)
proses penagihan, piutang dagang, dan pengendalian persediaan mengirimkan
rangkuman informasi ke proses buku besar umum. Ini termasuk (1) total penjualan
dari penagihan, (2) total kenaikan piutang dagang, dan (3) total penurunan
persediaan.Berdasarkan informasi tersebut buku besar umum memproses ke akun
pengendali yang dipengaruhi oleh transaksi penjualan selama periode berjalan. Proses
buku besar merekonsiliasi rangkuman yang dikompilasi secara independen untuk
mengidentifikasi kesalahan pencatatan record.

Prosedur Manual Sistem Pesanan Penjualan

Bagan alir dokumen pada gambar 2a dan 2b dibawah ini menunjukkan prosedur
manual dan dokumen-dokumen yang biasanya digunakan dalam sistem pesanan
penjualan yang dilakukan secara manual.
Gambar 2a sistem pemrosesan pesanan penjualan manual
Gambar 2b sistem pemrosesan pesanan penjualan manual (lanjutan)
a. Departemen penjualan.
Proses penjualan dimulai dari bagian ini yang menerima pesanan pelanggan berupa
jenis dan jumlah barang yang diminta. Pesanan yang diterima dapat melalui surat,
telepon, atau pertemuan langsung dengan pelanggan. Dokumen pesanan penjualan
mengungkapkan informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan, nomor akun
pelanggan, deskripsi barang yang dijual, jumlah dan harga satuan, informasi pajak
atas pembelian, potongan harga dan biaya pengiriman. Berdasarkan gambar 2a
beberapa salinan pesanan penjualan digunakan untuk otorisasi kredit, slip
pengepakan, dokumen pengeluaran barang, dokumen pengiriman, faktur penjualan,
dan pencatatan kedalam buku besar. Satu salinan dari dokumen tersebut disimpan
dalam file pesanan pelanggan unuk referensi dimasa yang akan datang, dan biasanya
disusun berdasarkan urutan abjad nama pelanggan untuk memudahkan pencarian.
b. Departemen kredit.
Bagian ini melakukan otorisasi transaksi yang mencakup verifikasi kelayakan
pemberian kredit kepada pelanggan. Salinan persetujuan kredit digunakan sebagai
dasar diprosesnya pesanan penjualan, salinannya dikirimkan ke berbagai kepada
bagian terkait. Salinan kredit disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai
transaksi selesai.
c. Prosedur gudang.
Departemen penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang (stock release
atau tiket pengambilan) dari pesanan penjualan ke bagian gudang. Dokumen ini
mengidentifikasi barang persediaan yang harus dicari dan diambil dari gudang.
Dokumen ini memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk
mengeluarkan barang. Satu salinan surat pengeluaran barang dikirim bersama barang
ke bagian pengiriman, dan salinan yang lainnya disimpan di gudang sebagai catatan
transaksi.
d. Departemen pengiriman
Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang, departemen
pengiriman menerima salinan slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari
departemen penjualan. Slip pengepakan bersama dengan barang dikirim ke
pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut, bisa ditaruh dalam kotak
pengiriman atau ditempel pada barang tersebut. Ketika menerima barang dari bagian
gudang, petugas pengiriman mencocokkan barang dengan dokumen pengeluaran
barang, slip pengepakan, dan dokumen pengiriman untuk memverifikasi kebenaran
pesanan. Petugas pengiriman menyerahkan barang, slip pengepakan, dan salinan bill
 of lading (kontrak formal antara penjual dan perusahaan pengiriman) kepada
perusahaan pengiriman. Selanjutnya petugas pengiriman mencatat log pengiriman
barang, menyerahkan pengeluaran barang dan dokumen pengiriman ke departemen
penagihan sebagai bukti pengiriman, dan mengarsipkan satu salinan bill of lading dan
satu salinan dokumen pengiriman.
e. Departemen penagihan
Pada saa persetujuan kredit departemen penagihan menerima faktur, salinan buku
besar, dan salinan file pesanan penjualan dari departemen penjualan.
Pengirimanbarang merupakan peristiwa ekonomi saat dimana pelanggan sudah dapat
ditagih. Departemen penagihan menunggu pemberitahuan dari bagian pengiriman
barang sebelum melakukan penagihan. Ketika dokumen pengeluaran barang dan
dokumen pengiriman yang mendeskripsikan barang yang dikirim ke pelanggan sampai
pada bagian penagihan, bagian ini akan mencari faktur dan salinan buku besar yang
diterima dari bagian penjualan, membandingkan informasi yang tertera dalam faktur
dan dokumen pengiriman dan jika sesuai faktur akan dikirimkan ke pelanggan.
f. Departemen pengendalian persediaan
Departemen ini menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk memperbarui
akun buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary ledger). Pada sistem
persediaan perpetual, setiap item di persediaan mempunyai record tertentu dalam
buku besar yang sekurang-kurangnya berisi data deskripsi barang, jumlah yang
diterima, jumlah yang terjual, dan jumlah yang tersisa. Setelah proses pembukuan,
dokumen pengeluaran barang disimpan. Pada akhir periode nilai keuangan dari total
penurunan persediaan dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen
buku besar umum untuk dibukukan ke akun Harga Pokok Penjualan.
g. Departemen piutang dagang
Departemen ini akan membukukan salinan buku besar pesanan penjualan ke buku
besar pembantu piutang dagang (accounts receivable subsidiary ledger). Setiap
pelanggan mempunyai record masing-masing pada buku pembantu piutang dagang
yang berisi informasi nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal
transaksi, nomor faktur, kredit pembayaran, retur, dan saldo.

h. Departemen buku besar umum

Pada saat penutupan periode pemrosesan, departemen buku besar umum telah
menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan,
dan ikhtisar akun dari departemen piutang dagang. tujuannyayaitu:
 1. Buku besar umum menggunakan voucher jurnal untuk memproses akun
pengendali (tidak ada perinciannya) mengenai piutang dagang dan persediaan.
2. Rangkuman akun yang secara independen disediakan oleh departemen piutang
dagang, digunakan untuk memverifikasi keakuratan internal dari seluruh proses.
Dengan mencocokkan voucher jurnal dan rangkuman akun yang diterima dari
departemen operasional, buku besar umum dapat mendeteksi berbagai jenis
kesalahan.

Prosedur Retur Penjualan

Pelanggan dapat mengembalikan barang yang sudah dibelinya. Hal ini bisa
disebabkan oleh beberapa hal antara lain:
Penjual mengirimkan barang yang salah
Barang yang dikirim ternyata rusak/cacat
Barang tersebut rusak pada saat pengiriman
Terjadi keterlambatan barang misalnya karena penundaan saat transit dan pembeli
menolak pengiriman tersebut.
Bagan alir pada gambar 3 dibawah ini mendeskripsikan prosedur formal untuk
mengesahkan dan memproses barang yang dikembalikan.
a. Departemen penerimaan barang
Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung , memeriksa, dan
menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut. Barang
tersebut dibawa ke gudang bersama dengan salinan slip retur barang, dan salinan
kedua slip retur barang ini dikirim ke departemen penjualan.
b. Departemen penjualan
Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit sebagai
dokumen sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran kembali atas barang yang
dikembalikan. Jika persetujuan khusus bagian kredit dapat dilakukan, namun jika
tidak staf penjualan memiliki wewenang yang cukup mengesahkannya untuk dikirik ke
departemen penagihan.
\

Gambar 3 prosedur retur penjualan

c. Departemen kredit
Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk
memberikan atau menolak pengembalian tersebut. Manajer kemudian
mengembalikan memo kredit ke departemen penjualan.
d. Departemen penagihan
Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat
kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai pengurang nilai penjualan. Bagian ini
akan mengirimkan memo kredit ke bagian pengendalian persediaan untuk dilakukan
proses pembukuan. Pada akhir peiode, total pengembalian penjualan dirangkum
dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum.
e. Departemen pengendalian dan piutang dagang
Bagian pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan
memo kredit ke departemen piutang, dimana rekening pelanggan akan disesuaikan.
Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang mengirimkan rangkuman
informasi ke departemen buku besar umum. Selanjujtnya departemen pengendalian
perssediaan mengirimkan voucher jurnal yang merangkum total nilai dari
pengembalian persediaan, dan departemen piutang dagang mengirimkan rangkuman
akun dari buku besar pembantu piutang dagang.
f. Departemen buku besar umum
Staf departemen buku besar umum menerima voucher jurnal dari departemen
penagihan dan pengendalian pesediaan serta rangkuman akun dari departemen
piutang dagang. Staf kemudian membukukan voucher jurnal tersebut ke akun
pengendali persediaan dan piutang dagang. Staf buku besar umum akan
merekonsiliasi rangkuman buku besar pembantu piutang dagang dengan akun
pengendali piutang dagang untuk menverifikasi proses pembukuan. Voucher jurnal
dan ikhtisarnya kemudian diarsipkan.

Prosedur Penerimaan Kas

Diagaram arus data pada gambar 4 dibawah ini menggambarkan penerimaan kas
untuk pembayaran piutang. Ada berbagai variasi dalam proses ini, entitas yang tidak
terkait dengan ritel atau manufaktur, seperti bank, perusahaan asuransi, dan rumah sakit,
bisa menggunakan metode yang berbeda.
 Gambar 4diagram arus data dari sistem penerimaan kas

1. Cek dan informasi akuntansi pendukung lainnya (nomor akun pelanggan, nama
pelanggan, nilai cek, dan sebagainya) yang tertera pada permintaan pembayaran,
dikirim ke bagian penerimaan dokumen, dimana dokumen tersebut dipilah-pilah. Cek
dikirim ke kasir pada bagian penerimaan kas dan permintaan pembayaran dikirim ke
bagian piutang dagang.
2. Cek yang diterima oleh kasir dicatat pada jurnal penerimaan kas dan langsung
disetorkan ke bank.
3. Permintaan pembayaran yang diterima oleh departemen piutang dagang digunakan
untuk mengurangi saldo akun pelanggan sebesar nilai pembayaran.
4. Departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang mengirimkan
rangkuman informasi tersebut ke departemen buku besar umum. Informasi ini
dikonsiliasikan dan digunakan untuk memperbarui akun pengendali piutang dagang
dan akun kas.
Gambar 5bagan alir sistem penerimaan kas
 Gambar 5 diatas menyajikan bagan alir dokumen yang melukiskan prosedur
penerimaan kas.
a. Prosedur ruang penerimaan dokumen
Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan
permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk
akun pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan contoh dari dokumen
perputaran. Biasanya adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan.
Ketika pembayaran dilakukan pelanggan merobek bagian permintaan pembayaran
dan mengembalikannya ke penjual bersama dengan pembayaran tunai. Staf ruang
penerimaan dokumen mengirimkan cek dan permintaan pembayaran ke staf
administrasi yang akan menstempel cek tersebut hanya untuk disetor dan
mencocokkan jumlah pada permintaan pembayaran dengan cek tersebut, kemudian
mencatatnya ke dalam daftar permintaan pembayaran. Dokumen asli dikirim ke kasir
bersama dengan ceknya, salinan kedua dikirim ke bagian piutang dagang bersama
dengan permintaan pembayaran, dan salinan ketiga dikirim ke asisten kontroler untuk
rekonsiliasi kas secara keseluruhan.
b. Departemen penerimaan kas
Kasir memverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan
pembayaran. Setelah adanya rekonsiliasi antara cek dan permintaan pembayaran,
kasir mencatat pada jurnal penerimaan kas. Selanjutnya staf menyiapkan slip setoran
(deposit slip) bank rangkap tiga yang menunjukkan total nilai penerimaan harian dan
menyerahkan cek tersebut beserta dua salinan dari slip setoran ke bank. Setelah
dana disetor kasir bank memvalidasi slip setoran bank dan mengembalikan satu
salinan ke bagian pengawasan. Pada akhir hari kerja staf penerimaan kas merangkum
ayat jurnal dan menyiapkan voucher jurnal penerimaan kas dan berkurangnya
piutang. Voucher jurnal tersebut dikirimkan ke departemen buku besar umum.
c. Departemen piutang dagang
Staf departemen piutang membukukan permintaan pembayaran pada akun
pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Setelah proses pembukuan,
permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit. Pada akhir hari kerja, staf
departemen piutang merangkum akun buku besar pembantu piutang dan
menyerahkan rngkuman tersebut pada departemen buku besar umum.
d. Departemen buku besar
Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen
penerimaan kas dan rangkuman akun dari deparemen piutang dagang. Staf
 melakukan proses pembukuan dari voucher jurnal ke akun pengendali piutang dagang
dan akun pengendali kas, merekonsiliasi akun pengendali piutang dengan rangkuman
buku besar pembantu piutang dan menyimpan voucher jurnal.
e. Departemen kontroler
Secara berkala staf dari departemen kontroler mencocokkan penerimaan kas dengan
membandingkan dokumen berikut ini : (1) salinan dari daftar permintaan
pembayaran, (2) slip setoran bank yang diterima dari bank, (3) voucher jurnal dari
departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.

Pengendalian Siklus Pendapatan

Terdapat 6 (enam) kelompok pengendalian internal dalam membuat dan
mengevaluasi proses pengendalian transaksi. Proses tersebut adalah otorisasi transakasi,
pemisahan tugas, supervisi, catatan akuntansi, pengendalian akses, dan verifikasi
independen. Aktifitas pengendalian yang khusus digunakan dalam siklus pendapatan
diringkas pada tabel berikut ini.

Aktifitas Pengendalian Pemrosesan Penjualan Penerimaan Kas

Otorisasi transaksi Pemeriksaan kredit
Kebijakan retur barang
Pemisahan tugas Kredit dipisah dari pemrosesan;
pengendalian persediaan dipisah
dari gudang; buku besar pembantu
piutang dagang dipisah dari buku
besar umum
Supervisi
Catatan akuntansi Pesanan penjualan, jurnal
penjualan, buku besar pembantu
piutang dagang, pengendali piutang
dagang (buku besar umum),buku
besar pembantu persediaan,
pengendalian persediaan, akun
penjualan (buku besar umum)
Akses Akses fisik ke persediaan; akses ke
catatan akuntansi diatas
Verifikasi Independen Departemen pengiriman,
departemen penagihan, buku besar
umum
Daftar permintaan pembayaran
(pradaftar kas)
Penerimaan kas dipisah dari
piutang dagang dan akun kas; buku
besar pembantu piutang dagang
dipisah dari buku besar
Ruang penerimaan dokumen
Permintaan pembayaran, cek,
daftar permintaan pembayaran,
jurnal penerimaan kas, buku besar
pembantu piutang dagang, akun
pengendali piutang dagang, akun
kas.
Akses fisik ke kas; akses ke catatan
akuntasi diatas
Penerimaan kas, buku besar umum,
rekonsiliasi bank.

a. Otorisasi transakasi
- Pemeriksaan kredit. Tujuan otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa
hanya transaksi yang valid yang akan diproses
 - Kebijakan retur barang. Departemen kredit mengotorisasi proses retur didasarkan
sifat penjualan dan situasi retur untuk menyetuji pengembalian kas dan kredit untuk
akun pelanggan.
- Pradaftar kas. Ini menyediakan sarana untuk verifikasi apakah cek dari pelanggan
dan permintaan pembayaran sudah benar. Permintaan pembayaran kas
mengotorisasi pembukuan permintaan pembayaran ke akun pelanggan.
b. Pemisahan tugas
Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak satu orang atau departtemen yang
memproses transaksi sendiri secara keseluruhan. peraturannya (1) bagian yang
mengotorisasi terpisah dari bagian yang memproses. Dalam siklus pendapatan ,
departemen kredit terpisah dari seluruh proses. (2) pengendalian aktiva harus terpisah
dari bagian pembukuan. Sehingga bagian gudang yang menyimpan persediaan barang
secara fisik terpisah dengan bagian akuntansi yang melakukan pencatatan. Demikian
juga kasir/bendahara selaku pemegang kas secara fisik terpisah dengan fungsi
akuntansi. (3) perusahan harus terstrukur sehingga tindak penipuan memerlukan kolusi
dua atau lebih individu. Secara khusus buku besar pembantu, jurnal dan buku besar
umum harus dipisah. Dengan memisahkan tugas tersebut kolusi harus melibatkan
lebih banyak orang yang akan meningkatkan resiko terdeteksi.
c. Supervisi. Dengan melakukan supervisi terhadap karyawan yang mempunyai potensi
berbuat curang, perusahaan dapat melakukan antisipasi dalam sistemnya. Supervisi
juga dapat juga memberikan pengendalian pada sistem yang sudah terpisah dengan
baik.
d. Catatan akuntansi
- Dokumen sumber bernomor (prenumber source document). Setiap dokumen
dinomori secara beruruttan sehingga setiap transaksi dapa diidentifikasi dan
berbeda dengan lainnya.
- Jurnal khusus. Dengan mengelompokkan transaksi yang sama pada jurnal khusus,
sistem menyediakan laporan singkat atas seluruh kelompok kejadian. Dalam siklus
pendapatan menggunakan jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.
- Buku besar pembantu. Terdapat dua buku pembantu pada siklus pendapatan yaitu
buku besar pembantu persediaan dan buku besar pembantu piutang.
- Buku besar umum. Akun pengendali buku besar umum merupakan dasar untuk
menyiapkan laporan keuangan. Voucher jurnal yang meringkas aktifitas jurnal dan
buku besar pembantu mengalir ke buku besar umum untuk memperbarui akun-
akun tersebut.
 - File. Siklus pendapatan menggunakan beberapa file antara lain file pesanan
penjualan, file referensi data harga, file sejarah penjualan, file laporan pengiriman,
dan file memo kredit.
e. Pengendalian akses. Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses yang tidak
disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Akiva fisik pada siklus pendapatan adalah
persediaan dan kas. Pembatasan akses ke aktiva ini meliputi (1) keamanan gudang
seperti pagar, alarm, dan penjaga (2) penyetoran kas secara harian ke bank (3)
penggunaan brankas atau kotak deposit yang aman untuk kas (4) penguncian laci kas
dan brankas pada bagian penerimaan kas.
f. Verifikasi independen.Tujuan verifikasi independen untuk meningkatkan dan
memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilakukan oleh orang
lain dalam sistem. Pengendali verifikasi independen dalam siklus pendapatan meliputi
(1) departemen pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan
dari gudang sudah benar dalam hal jenis dan jumlahnya (2) departemen penagihan
mencocokkan pemberitahuan pengiriman dengan faktur penjualan untuk memastikan
bahwa pelanggan ditagih sesuai dengan barang yang dikirimkan (3) depatemen buku
besar umum melakukan verirfikasi, staf buku besar mencocokkan voucher jurnal yang
dibuat oleh berbagai deparemen dan dibukukan ke masing-masing akun pengendali.

B. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

Pada bagian ini, akan dibahas teknik otomatisasi dan rekayasa ulang yang
diterapkan pada pemrosesan pesanan penjualan dan sistem penerimaan kas; fitur-fitur
utama dari sistem point of sale (POS), yang mengkombinasikan fitur proses penjualan
secara kredit dan tunai; serta pembahasan pertukaran data elektronik (electronic data
intercharge EDI) dan internet sebagai teknik alternatif dari rekayasa ulang siklus
pendapatan.
Otomatisasi (automation) mencakup penggunaan teknologi untuk meningkatkan
efisiensi dan efektivitas pekerjaan. Otomatisasi seringkali hanya merupakan proses
manual tradisional yang digantikan dengan sistem yang terkomputerisasi. Sedangkan
pengertian rekayasa ulang (reengineering) meliputi perubahan mendasar pola pikir atas
proses bisnis dan alur pekerjaan. Tujuan dari rekayasa ulang adalah untuk memperbaiki
kinerja operasional dan mengurangi biaya dengan cara mengidentifikasi dan
menghilangkan tugas yang tidak bernilai tambah. Hal ini juga meliputi penggantian
prosedur tradisional dengan prosedur yang inovatif dan seringkali sangat berbeda dari
prosedur sebelumnya.

Mengotomatisasikan Pemrosesan Pesanan Penjualan Dengan Teknologi Batch

Perubahan utama dari sistem manual atau prosedur akuntansi tradisional adalah
kegiatan pencatatan penagihan, pengendalian persediaan, piutang dagang, dan buku
besar umum dilakukan oleh aplikasi komputer. Namun tugas operasional seperti
penerimaan pesanan penjualan, pemeriksaan kredit, penggudangan, dan pengiriman
masih dilaksanakan sama dengan pada sistem manual. Dua keunggulan utama dari
otomatisasi adalah penghematan biaya dan pengurangan kesalahan administrasi. Tahap-
tahap pemrosesan komputer berdasarkan sistem batch, antara lain: Pemasukan Data,
Pengeditan, dan Prosedur Pembaruan.

Gambar 6Sistem Pemesanan Penjualan Sistem Batch

Rekayasa Ulang Pemrosesan Pesanan Penjualan Dengan Teknologi Real-Time

Dalam sistem real-time banyak prosedur manual dan dokumen sistem yang lama
digantikan dengan terminal komputer yang interaktif. Sistem ini menyediakan masukan
dan keluaran secara real-time dengan pembaruan batch hanya pada file master saja.
a. Prosedur Pemrosesan Transaksi. Pada tahap prosedur penjualan, staf penjualan
menerima pesanan dari pelanggan dan memproses setiap transaksi secara terpisah
 pada saat itu juga. Dengan menggunakan terminal komputer yang terhubung ke
sistem pesanan penjualan, staf melaksanakan tugasnya secara real-time.
Pada tahap prosedur pergudangan, terminal komputer staf pergudangan segera
mencetak dokumen pengeluaran barang yang dikirim secara elektronik. Kemudian
staf mengambil barang dan mengirimkannya bersama dengan salinan dokumen
pengeluaran barang ke departemen pengiriman.
Pada tahap departemen pengiriman, staf pengiriman mencocokkan barang, dokumen
pengeluaran barang, dan slip pengepakan yang dibuat oleh terminal komputer. Staf
kemudian memilih kurir dan menyiapkan barang untuk dikirim. Dari terminal
komputer ini, staf mengirimkan dokumen pengiriman ke komputer pusat yang berisi
tanggal dan biaya pengiriman. Staf pengiriman memperbarui record pesanan
penjualan secara real-time dan melakukan proses penutupan pesanan penjualan.
b. Prosedur Pembaruan File Master. Di penghujung hari, program update pada sistem
batch akan mencari data pemesanan oleh pelanggan yang telah bertanda tertutup
serta kemudian melakukan pembaruan pada akun buku besar umum seperti
Persediaan Pengendali, Penjualan, Piutang Dagang Pengendali, dan Harga Pokok
Penjualan.
c. Keunggulan Pemrosesan Secara Real-Time.Rekayasa ulang proses pesanan penjualan
menggunakan teknologi real-time sangat mengurangi biaya operasi dan
meningkatkan pendapatan. Beberapa keunggulan pemrosesan secara real-time yang
menarik bagi perusahaan, antara lain: (1) menyederhanakan siklus kas perusahaan,
(2) memberikan keunggulan bagi perusahaan untuk bersaing di pasar, (3)
memungkinkan identifikasi berbagai jenis kesalahan ketika terjadi dan akan
meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional, dan (4) mengurangi pemakaian
kertas.
 Gambar 7Sistem Pemesanan Penjualan Sistem Real-Time

Prosedur Penerimaan Kas Otomatis

Prosedur penerimaan kas menyerupai sistem batch yang sebenarnya. Cek dan
permintaan pembayaran diterima secara berkelompok (batch). Sistem penerimaan kas
secara otomatis ditunjukkan pada gambar berikut:

Gambar 8 Sistem Penerimaan Kas Otomatis

Prosedur Pembaruan. Prosedur pembaruan terdiri dari: (1) Ruang Penerimaan Dokumen,
yang memisahkan cek dengan permintaan pembayaran dan menyiapkan daftar
pembayaran; (2) Departemen Penerimaan Kas, yang akan mencocokkan cek dan daftar
pembayaran serta menyiapkan slip setoran; (3) Departemen Piutang Dagang, yang
bertugas menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dengan daftar pembayaran;
(4) Departemen Pemrosesan Data, yang mencocokkan voucher jurnal dengan file transaksi
penerimaan kas serta memperbarui buku besar pembantu piutang dagang dan akun
pengendali buku besar umum.

SISTEM POINT OF SALES (POS)

POS System biasanya digunakan oleh toko bahan makanan, pusat pertokoan, dan jenis
penjualan eceran lainnya dimana hanya uang tunai, cek, dan kartu pembayaran tunai yang
dapat digunakan. Perusahaan tidak menyimpan rekening (accounts) pelanggan.
Persediaan disimpan di toko, tidak terpisah di gudang. Para pelanggan secara langsung
mengambil barang yang akan mereka beli dan membawanya ke kasir pembayaran dimana
transaksi terjadi.

Gambar 9 Sistem Point of Sale

Rekayasa Ulang Menggunakan Electronic Data Intercharge (EDI)
Teknologi EDI dibuat untuk mempercepat transaksi rutin antara produsen dengan
pedagang grosir, serta antara pedagang grosir dengan pedagang eceran. Komputer
pelanggan terhubung langsung ke komputer penjual melalui telepon. Saat komputer
pelanggan mendeteksi adanya kebutuhan untuk memesan persediaan, sistem secara
otomatis mengirmkan pesan tersebut ke penjual. Sistem yang dimiliki oleh penjual
menerima pesanan tersebut dan secara otomatis memprosesnya. Sistem ini ada yang
membutuhkan tenaga manusia dan ada juga yang tidak sama sekali. EDI memiliki masalah
pengendalian bagi perusahaan seperti masalah bagaimana memastikan hanya transaksi
yang valid saja yang diproses dengan kondisi tidak adanya prosedur pengesahan.

Rekayasa Ulang Dengan Menggunakan Internet

Internet menghubungkan organisasi dengan ribuan mitra bisnis potensial yang
tidak memiliki perjanjian formal dengan organisasi. Selain peluang bisnis yang tidak dapat
dipastikan, hubungan dengan internet membuka ancaman bagi perusahaan dari para
hacker, virus, dan penipuan transaksi.

Pertimbangan Pengendalian Untuk Sistem Berbasis Komputer

a. Otorisasi. Tugas otorisasi transaksi dalam sistem pemrosesan real-time dilakukan
secara otomatis. Manajemen dan akuntan harus memberi perhatian lebih atas
kebenaran aturan program komputer dan kualitas data yang digunakan. Sedangkan
dalam sistem POS, proses otorisasi melibatkan validasi biaya kartu kredit dan
menetapkan bahwa pelanggan tersebut adalah pengguna yang sah dari kartu kredit
tersebut.
b. Pemisahan Tugas. Aplikasi komputer melaksanakan tugas pengendalian persediaan,
piutang dagang, penagihan, dan buku besar umum tanpa adanya fungsi pemisahan
tugas pada area ini. Sehingga perhatian organisasi harus berfokus pada integritas
program komputer yang melaksanakan program-program tersebut.
c. Supervisi. Risiko pencurian atau kehilangan data merupakan hal yang penting diatasi
dengan cara menghadirkan fungsi supervisi, baik dalam bentuk alat seperti kamera
pengamatan, penjagaan oleh manusia, maupun pengendalian manajemen bertingkat.
d. Pengendalian Akses. Dalam sistem terkomputerisasi, catatan akuntansi disimpan
dalam bentuk digital dan rentan terhadap akses yang tidak mempunyai otorisasi dan
tidak terdeteksi. Risiko tambahan terjadi pada sistem real-time yang seringkali
 menyimpan catatan akuntansi pada bentuk digital. Tanpa adanya dokumen fisik
sebagai cadangan, kehancuran file komputer dapat mengakibatkan perusahaan tidak
mempunyai catatan akuntansi lagi. Perusahaan juga harus menerapkan pengendalian
yang membatasi akses ke file.
e. Catatan Akuntansi. Catatan akuntansi meliputi jurnal dan buku besar yang berbentuk
digital. Akuntan harus bersikap skeptis dalam menerima kebenaran nilai dari laporan
yang dicetak dari komputer. Keandalan dokumen yang digunakan dalam audit dan
tujuan akuntansi lainnya bergantung pada kualitas pengendalian yang melindunginya
dari manipulasi pihak yang tidak berwenang.
f. Verifikasi Independen. Konsolidasi tugas-tugas akuntansi yang dilakukan secara
komputerisasi menghilangkan beberapa prosedur pengendalian verifikasi manual.
Verifikasi indipenden dijalankan dengan melakukan perhitungan saldo pengendalian
batch setiap selesai dijalankan dengan membuat laporan manajemen dan rangkuman
untuk ditinjau kembali oleh pengguna akhir.

C. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS PC

Aplikasi PC dibuat untuk sistem yang bersifat umum sehingga dapat memenuhi
banyak keinginan pengguna. Sistem akuntansi berbasis PC banyak digunakan pada
perusahaan berskala kecil untuk mengotomatisasi sistem manual perusahaan sehingga
menjadi efisien dan kompetitif.

Gambar 10Modul Sistem Akuntansi Berbasis PC

Isu Pengendalian Sistem Berbasis PC

a. Pemisahan Tugas. Sistem PC cenderung menyerahkan berbagai kewenangan
memasukkan seluruh data transaksi termasuk pesanan penjualan, penerimaan kas,
faktur, dan pembayaran hanya kepada satu orang.
b. Pengendalian Akses. Sistem PC biasanya tidak cukup menyediakan pengendalian
akses file data, meskipun beberapa aplikasi bisa diatasi dengan menggunakan kata
sandi, enskripsi data, penguncian data, ataupun alat pengamanan fisik.
c. Catatan Akuntansi. Risiko yang mengancam catatan akuntansi ataupun jejak audit
adalah kehilangan data, terutama yang disebabkan oleh kerusakan disket komputer.
Prosedur pembuatan data cadangan dari file data dan program dapat dilakukan untuk
mengatasi permasalahan ini.