Anda di halaman 1dari 11

DAFTAR ISI

Daftar Isi .............................................................................................................................................i

BAB I DEFINISI ...........................................................................................................................3

A. Tujuan...........................................................................................................................3
B. Tanggung Jawab..........................................................................................................4
BAB II RUANG LINGKUP.............................................................................................................5

BAB III TATA LAKSANA.................................................................................................................6

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan...................................................................6


B. Jenis Jenis Pendaftaran.........................................................................................7
C. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap....................................................................7
D. Pengaturan Kamar rawat...........................................................................................9

BAB IV PENUTUP .......................................................................................................................10

i
BAB I

DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial atau mendaftar pasien untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya. Rumah Sakit
Bina Kasih harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah
sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus
dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi atau
tidak. Kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa
perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya
yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau
bagian. Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status
klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar dari yang
tersedia di Rumah Sakit Bina Kasih, mereka akan dipindahkan atau dirujuk ke fasilitas perawatan
kesehatan yang sesuai. Rumah Sakit Bina Kasih mempunyai (MOU) perjanjian dan hubungan dengan
organisasi atau fasilitas lain agar dapat memberikan pelayanan yang sesuai kebutuhan pasien. Daftar
dari fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.

A. Tujuan

1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan kesehatan
pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu catatan rekam medis
pasien yang sama.

2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :

a. Untuk membangun respons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima, menyaring dan
menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.

b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran pelayanan
pasien rawat jalan.

c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam memberikan
pelayanan.

B. Tanggung Jawab

1. Direktur Rumah Sakit Bina Kasih bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme atau
protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait tersedia untuk
implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat diakses dan
dimengerti oleh semua staf terkait.

2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa semua Kepala Instalasi:

Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka

i
Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka

Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya kebijakan


ini

Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui kebijakan ini dan
mengikuti pelatihan untuk kebijakan tersebut.

Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit internal
dilaksanakan. Kepala Instalasi yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasinya di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan bahwa :

Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan, SPO dan formulir
lain yang terkait

Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau untuk
kepatuhannya.

Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
mengimplementasikannya dan harus memastikan bahwa :

Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini

Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan dan SPO
lainnya

Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin

Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak patuhan.

i
BAB II

RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di Instalasi Gawat Darurat (IGD) dan VK 24
jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian
perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat melakukan akses untuk
mendapat perawatan :

a. Rawat Jalan : poliklinik spesialis dan spesialis gigi

b. One day care (ODC)

c. Instalasi Gawat Darurat

d. VK (Ponek)

e. Pendaftaran langsung ke unit rawat inap

Pasien hanya dapat dilayani di Rumah Sakit Bina Kasih jika tersedia jenis layanan yang di
butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien akan di rujuk
ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan
sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai
standard pelayanan medis. Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan
pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di Rumah Sakit Bina Kasih atau
jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya
(merujuk kepada kebijakan transfer pasien). Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala
fisik / komunikasi / bahasa / budaya, Rumah Sakit Bina Kasih memfasilitasi untuk menyelesaikan
kendala tersebut.

i
BAB III

TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan mendapatkan
nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan
pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien.
Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika pasien tidak
mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat mengganggu pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:

1. Pasien datang ambil nomor antrian di mesin antrian.

2. Pasien menunggu nomor antrian dipanggil oleh petugas pendaftaran

3. Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien
yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau
pasien lama, pasien asuransi atau umum :

4. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sbb:
Petugas melengkapi formulir pendaftaran pasien baru dengan mewawancarai pasien tersebut:
Pasien asuransi sarat-sarat harus sudah lengkap dibawa (Kartu asuransi, KTP, Kartu
Keluarga / KK, Surat rujukan / Surat Kontrol )

a. Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat)

b. Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien

c. Petugas pendaftaran membuat surat Jaminan (SEP)

d. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju

e. Di Pelayanan / Poliklinik:

- Petugas poliklinik memberikan pelayanan kepada pasien;

- Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain? Jika Ya, maka
petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju; Jika tidak, maka pasien /
keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;

- Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di


kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum

5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien
sebagai berikut :

i
Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien

Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju dengan
mewawancarai pasien tersebut.

Petugas pendaftaran membuat surat jamina (SEP) bagi pasien asuransi (BPJS, Jamkesda,
dll) dengan sarat lengkap.

Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju

Di Poliklinik: Petugas memberikan pelayanan kepada pasien

Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;

Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi.

Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir jika


pasien tersebut adalah pasien umum

Petugas mempersilahkan pasien pulang

B. Jenis-jenis pendaftaran :

1. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien dari poliklinik langsung menuju ke pendaftaran
rawat inap. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan
mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan tersedia di unit rawat inap.

2. Pendaftaran dari IGD: Pasien dari instalasi gawat darurat memerlukan pendaftaran rawat inap,
harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirimkan bagian pendaftaran dan pasien
akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.

3. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di IGD dan VK maksimal 6 jam sejak
pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus memutuskan apakah pasien masuk dalam
perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada
pasien atau keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien
diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi
formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang
tersedia di ruang rawat inap.

4. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh bagian TPPRI
selanjutnya dialihkan kepada dokter jaga IGD. Kemudian IGD akan mengkoordinasikan
transfer pasien dan mengumpulkan data yang diperlukan. Merujuk kepada prosedur di bawah
ini:

- Pendaftaran pasienRawat jalan dan IGD

- Pendaftaran pasien Rawat Inap

i
- Penerimaan pelayanan di IGD

- Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan

- Observasi pasien di IGD

- Observasi pasien di VK

C. Proses penerimaan pasien rawat inap:

1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi

2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD maupun
rujukan dari dokter swasta.

3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien mengenai
tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan.

4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan.

i
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain :

a. Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai permintaan
pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan;

b. Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien berdasarkan
identifikasi data social pasien;

6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan permintaan
pasien:

a. Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan.

b. Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang lain
selama tempat yang diinginkan belum ada.

c. Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang diinginkan
pasien.

d. Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai permintaan
pasien.

e. Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien.

7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru.

a. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan.

b. Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap.

8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien:

a. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak.

b. Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit pemeriksaan
yang dituju.

c. Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap.

9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan untuk
pulang;

a. Jika diperbolehkan untuk pulang, petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan


administrasi pembayaran di bagian kasir;

b. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;

c. Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan
kesehatan rawat inap;

i
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang bersangkutan
mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun Direktur Rumah Sakit.

i
D. Pengaturan Kamar Rawat

Alokasi kamar Rumah Sakit Bina Kasih dibedakan berdasarkan:

Nama Kamar Kelas Kapasitas


Cemara Kelas 3 27
Cendana VVIP 2
VIP 6
Kelas 1 10
Kelas 2 13
ICU 1
HCU 1
TT bayi baru lahir 17
Incubator 2

Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan untuk


memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang isolasi atau
pelayanan intensive .Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia.
Jika pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk
ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan dari RS
untuk berobat Jalan.

i
BAB IV

PENUTUP

Pelayanan pendaftaran pasien merupakan bagian dari proses penyelenggaraan rekam medis
yang harus dilakukan dengan baik sehingga pelayanan terhadap pasien dapat berjalan dengan baik.
Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini diharapkan menjadi
acuan dalam melakukan pelayanan pendaftaran di Rumah Sakit Bina Kasih Pekanbaru

Kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak berpartisipasi sehingga
Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini dapat diselesaikan.
Demi kesempurnaan dari Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap
ini di masa mendatang, sangat diharapkan saran dan masukan serta solusi dari berbagai pihak yang
berkepentingan dalam penyelenggaraan rekam medis dan informasi kesehatan di Rumah Sakit Bina
Kasih Pekanbaru.