EFICIENCIA

La definicin y la interpretacin de la eficiencia resultan ms complejas que en el caso de

eficacia. Hay muchas ms interpretaciones del concepto de eficiencia y algn grado de

prejuicio en contra del concepto. En el ejercicio del INDES sobre la definicin de los cuatro

criterios, 235 personas de los 262 participantes coincidieron en una definicin general para la

eficacia. Al mismo tiempo, la definicin de eficiencia que ms comnmente fue citada solo

cont con 109 respuestas. Esta falta de consenso sobre la definicin de eficiencia se reproduce

en los diccionarios. El Diccionario de la Real Academia Espaola indica que la eficiencia es

virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Esta fuente permitira pensar que la

eficacia y la eficiencia sean sinnimas. Mara Moliner presenta una definicin con un matiz

ligeramente diferente que parece sugerir que la eficiencia califica la manera en que los

objetivos sean realizados; seala que la eficiencia se aplica a lo que realiza cumplidamente la

funcin a que est destinado. El Diccionario Larousse explcitamente incluye en su definicin

tanto los insumos utilizados como los resultados logrados; seala que la eficiencia consiste en

la virtud para lograr algo. Relacin existente entre el trabajo desarrollado, el tiempo invertido,

la inversin realizada en hacer algo y el resultado logrado. Productividad. El Websters sugiere

que algo es eficiente si se caracteriza por la capacidad para seleccionar y usar los medios ms

efectivos y de menor desperdicio con el fin de llevar a cabo una tarea o lograr un propsito.
 Curiosamente, todos los diccionarios del ingls que consultamos incorporan la relacin

medios-fines (o insumos-logros) en su definicin de eficiencia, aunque muchos diccionarios

del castellano no incluyen ninguna referencia al uso de insumos o recursos. En las aplicaciones

de eficiencia al anlisis de polticas, la eficiencia tpicamente se asocia con una relacin entre

medios y fines. Se propone que un programa es eficiente si cumple sus objetivos al menor

costo posible. Ernesto Cohen y Rolando Franco (1983) definen la eficiencia como la relacin

entre costos y productos obtenidos. Marlaine Lockheed y Eric Hanushek (1994) sealan que

un sistema eficiente obtiene ms productos con un determinado conjunto de recursos,

insumos o logra niveles comparables de productos con menos insumos, manteniendo a lo

dems igual. Conforme a estas definiciones, nosotros entendemos la eficiencia como el grado

en que se cumplen los objetivos de una iniciativa al menor costo posible. El no cumplir

cabalmente los objetivos y/o el desperdicio de recursos o insumos hacen que la iniciativa

resulta ineficiente (o menos eficiente). La referencia a costos en la definicin de eficiencia

corresponde a un entendimiento amplio del concepto. No todo costo necesariamente tiene que

asociarse con un desembolso de dinero. No todo costo corresponde directamente a una

expresin en unidades monetarias. Un costo representa el desgaste o el sacrificio de un

recurso, tangible o intangible. Por tanto, podra referirse al uso (sacrificio) de tiempo, al

desgaste o deterioro de un recurso ambiental (aunque ste no sea transable) o al deterioro o

sacrificio de otro bien no tangible como el capital social, la solidaridad ciudadana o la

confianza, entre otros. Al preguntar a 262 profesionales participantes en los cursos INDES

cmo definiran un programa eficiente, 70 indican que es eficiente si cumple sus objetivos, con

un uso adecuado, racional u ptimo de recursos; 39 indican que es eficiente si cumple sus

objetivos; 36 sealan que un programa es eficiente si maneja sus recursos adecuadamente o

racionalmente; 19 afirman que un programa que cumple sus objetivos con el presupuesto

programado resulta eficiente; 17 consideran que es eficiente si se ejecuta el plan de trabajo en

la forma que fue previsto; y 9 personas sugieren que el programa es eficiente si se cumple en

el menor tiempo posible.

De estas respuestas, se observa gran dispersin de perspectivas y conceptualizaciones de

la eficiencia. No obstante, por lo menos 192 de las 262 (73%) asocian la eficiencia en alguna

manera con la forma en que la iniciativa utilice insumos y recursos. Esta asociacin al

presentarse aisladamente - se presta fcilmente a una interpretacin minimisista de la

eficiencia. Como sugieren Lockheed y Hanuschek (1994), las consideraciones de eficiencia

han recibido mala imagen, en parte porque algunos las equivalen a la minimizacin de costos.

Es importante que ninguna de las definiciones sealar que la eficiencia se logra sencillamente

minimizando costos. Ms bien se pone un estndar a la minimizacin de costos: cumplir el

objetivo, a mnimo costo o generar el mayor logro, para un determinado costo.

EFICACIA

La palabra eficacia viene del Latn efficere que, a su vez, es derivado de facere, que

significa hacer o lograr. El Diccionario de la Lengua Espaola de la Real Academia Espaola

seala que eficacia significa virtud, actividad, fuerza y poder para obrar. Mara Moliner

interpreta esa definicin y sugiere que eficacia se aplica a las cosas o personas que pueden

producir el efecto o prestar el servicio a que estn destinadas. Algo es eficaz si logra o hace lo

que deba hacer. Los diccionarios del idioma ingles indican definiciones semejantes. Por

ejemplo, el Websters International define eficacia (efficacy) como el poder de producir los

resultados esperados. Aplicando estas definiciones a las polticas y programas sociales, la

eficacia de una poltica o programa podra entenderse como el grado en que se alcanzan los

objetivos propuestos. Un programa es eficaz si logra los objetivos para que se diseara. Una

organizacin eficaz cumple cabalmente la misin que le da razn de ser. Para lograr total

claridad sobre la eficacia, hace falta precisar lo que constituye un objetivo. Particularmente,
necesitamos estipular que un objetivo bien definido explicita lo que se busca generar,

incluyendo la calidad de lo que se propone. Asimismo, un objetivo debe delimitar el tiempo en

que se espera generar un determinado efecto o producto. Por tanto, una iniciativa resulta eficaz

si cumple los objetivos esperados en el tiempo previsto y con la calidad esperada.

De los cuatro criterios propuestos, parece existir mayor consenso o mayor uniformidad con

respecto al significado de eficacia. A lo largo de dieciocho meses en 1997 y 1998, pedimos a

diversos grupos de profesionales comprometidos en el diseo y gerencia de polticas y

programas sociales definir eficacia, eficiencia, equidad y sostenibilidad. Recopilamos 262

respuestas. De estas, 221 (el 84 %) han indicado que la eficacia corresponde al cumplimiento

de metas y objetivos o a la satisfaccin de la necesidad que motiv el diseo y desarrollo de la

iniciativa, sin importar los costos y el uso de recursos. Se presentan mltiples versiones de la

definicin, pues muchos explicitan que la eficacia implica cumplir objetivos, teniendo en cuenta

calidad y/o tiempo y otros dejan estas dimensiones implcitas. Un 8% de los que responden

asocia (equivocadamente) la eficacia con algn juicio sobre costos o el uso de recursos. Un 8%

adicional define la eficacia de otra manera, que frecuentemente incorpora la idea que la eficacia

se asocia con la generacin de resultados concretos o con el aporte a mejoras en el bienestar

social.

Eficacia versus efectividad Nosotros entendemos que eficacia y efectividad son

sinnimas y se pueden utilizar en forma intercambiable. Vienen las dos palabras de la misma

raz etimolgica y sus definiciones generales (de diccionario) son parecidas. El Diccionario

Websters asocia los dos trminos directamente, pues utiliza efectividad (effectiveness) para

definir eficacia (efficacy). No obstante, la aceptacin de que la eficacia y la efectividad sean

sinnimos no es universal. Por ejemplo, Cohen y Franco (1993) indican que la eficacia mide

el grado en que se alcanzan los objetivos y metas... en la poblacin beneficiaria, en un perodo

determinado... Mientras que la efectividad constituye la relacin entre los resultados

(previstos y no previstos) y los objetivos. As, estos autores proponen la efectividad como una
medida que reconocera resultados diferentes a los que fueron esperados en la delimitacin de

los objetivos de la iniciativa.

ECONOMA

La etimologa de la palabra economa se remonta al griego, concretamente a las voces

oiko, que significa patrimonio o casa, en el sentido de bienes, y nomo, que significa regla o

administracin y, por tanto, oikonomia significara administracin domstica o gobierno de la

casa. En sus orgenes, comprobamos que el vocablo economa se concebira como el conjunto

de reglas para el gobierno del patrimonio familiar. En el siglo XVII, se empieza a hablar de

economa poltica refirindose a la administracin o gobierno de la regin o de la nacin

(polis significa ciudad). A lo largo de la historia, la economa ha recibido diversas

definiciones, en funcin de los diferentes objetivos que se pretendan realzar. Nosotros

recogeremos algunas de las definiciones ms relevantes por un doble motivo: primero, porque

recoge los distintos aspectos de los fenmenos econmicos que interesan a economistas de

diferentes escuelas y pocas; segundo, porque las distintas definiciones ofrecen visiones a

veces sustitutivas, pero ms a menudo complementarias, de lo que ocupa a los economistas.

La produccin y distribucin de la riqueza Para los economistas clsicos (s. XVIII y XIX), la

definicin de economa atiende al fenmeno de produccin y distribucin de la riqueza, es por

tanto, una concepcin centrada en la actividad material. Tal vez sea Montcrthien el primero en

definir la Economa Poltica, concibindola como una ciencia de la adquisicin de riqueza. En

el mismo sentido, Adam Smith, en su obra Una investigacin sobre la naturaleza y causas de

la riqueza de las naciones (1776), considerada como el certificado de nacimiento de la

economa como ciencia, define la economa por su objeto material al establecer que La
Economa Poltica, considerada como una de las ramas de la ciencia del legislador o del

estadista, se propone dos objetos distintos: el primero, suministrar al pueblo un abundante

ingreso o subsistencia, o, hablando con ms propiedad, habilitar a sus individuos y ponerles en

condiciones de lograr por s mismos ambas cosas; el segundo, proveer al Estado o Repblica

de rentas suficientes para los servicios pblicos. Procura realizar, pues, ambos fines, o sea

enriquecer al soberano y al pueblo. Para Smith, la economa poltica consiste en el estudio de

las leyes sociales que gobiernan la produccin y la distribucin de los medios materiales para

satisfacer las necesidades humanas. La concepcin de David Ricardo tambin se orienta

dentro de esta categora al establecer: El producto de la tierra (...) se reparte entre tres clases

de la colectividad, a saber: el propietario de la tierra, el dueo del capital necesario para su

cultivo y los trabajadores que con su trabajo la cultivan (...) Determinar las leyes que gobiernan

esta distribucin es el principal problema de la Economa Poltica. Para John Stuart Mill, la

economa es la ciencia que estudia la riqueza y las leyes de su produccin y de su

distribucin. En sus Ensayos sobre algunas cuestiones no resueltas de Economa Poltica

(1844) establece que la economa es la ciencia que describe las leyes de aquellos fenmenos

de la sociedad que se originan en las operaciones continuadas de la humanidad para la

produccin y distribucin de la riqueza en la medida en la que esos fenmenos no quedan

modificados por la persecucin de otro objeto. Esta definicin de Economa se mantuvo

hegemnica durante casi cien aos hasta que la definicin de Robbins la destron, tanto es as

que el Diccionario de la Lengua Espaola utiliza la concepcin de Mill y define la Economa

Poltica como la ciencia que trata de la produccin y distribucin de la riqueza.

METODOLOGA ACERCA DE LA AUDITORIA DE GESTIN

CAMPO DE ACCIN DE LA AUDITORA DE GESTIN

 Siempre bajo la visin de las funciones o actividades de las empresas o instituciones,

podemos indicar que es aplicable la Auditora de Gestin a la evaluacin de la GESTIN, la

que tradicionalmente se conoca como ADMINISTRACIN. Hoy en da la administracin por su

concepcin limitante, rgida, no acorde con los tiempos cambiantes de flexibilizacin,

integracin, cooperacin ha evolucionado hacia la nueva concepcin de GESTIN MODERNA

de las organizaciones; es decir, aplicando la planificacin estratgica, fijacin de objetivos y

metas, coordinacin y acuerdos, estableciendo los crculos de calidad, o sea, mediante la

organizacin horizontal.

OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE GESTIN

Los principales objetivos que se tienen cuando se realiza una Auditora de Gestin pueden

ser los que se indican a continuacin:

1. Evaluar los recursos escasos.

2. Auditar el plan de organizacin y gestin.

3. Evaluar el sistema de organizacin y gestin en relacin al plan.

4. Examinar las funciones y responsabilidades de los principales funcionarios.

5. Evaluar las polticas establecidas y su cumplimiento.

6. Verificar el cumplimiento de las actividades de supervisin y control, etctera.

METODOLOGA DE LA AUDITORIA DE GESTION

Los distintos pasos o procesos a seguir en la auditora de gestin son los que indicamos a

continuacin:

I. PLANEACIN
 1.- EL DIAGNSTICO DE LOS PRINCIPALES PROBLEMAS DE LA EMPRESA O

INSTITUCIN:

a. Conocimiento del negocio o entidad.

b. Antecedentes de la auditora.

2.- LA CARTA DE PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES:

a. El plan de trabajo.

b. Alcances o amplitud de las pruebas.

c. Las horas hombre a emplear y los honorarios.

3.- ACTIVIDADES PRELIMINARES A LA AUDITORA:

a. Evaluacin de riesgos.

b. Identificacin de aspectos potenciales.

c. Ejecucin de exmenes preliminares.

4.- DISEO DEL PLAN DE AUDITORA PROPIAMENTE DICHA.

II. ESTUDIO DE LOS SISTEMAS IMPERANTES:

1. Operativo.

2. De gestin o administrativo.

3. Contable y de costos.

4. Sistema computarizado o informtico.

III. EJECUCIN DE LA AUDITORA

 1.- ELABORACIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA:

a. Diseo metodolgico.

b. Elaboracin de los programas de auditora.

c. Seleccin de la prueba muestra

2. - EJECUCIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA:

a. Aplicacin de las pruebas sustantivas.

b. Obtencin de las evidencias de auditora.

IV. INFORMACIN

REDACCIN DEL INFORME:

1.- FORMACIN DEL JUICIO PROFESIONAL

Las conclusiones de la auditora.

2.- ELABORACIN DEL INFORME:

a. Observaciones.

b. Conclusiones.

c. Recomendaciones.

APLICACIN A LA GESTIN ACADMICA

La Auditora de Gestin puede aplicarse tambin a la evaluacin de la gestin acadmica de

instituciones educativas como universidades, institutos superiores y colegios secundarios.

 Bajo el enfoque de la auditora de gestin, tratndose de instituciones educativas. Por

ejemplo, podemos aplicar en dos estructuras importantes: una en la gestin gerencial en

general y la otra, en la estructura acadmica; as, cuando que-remos evaluar esta ltima

estructura, o sea, tratndose del desempeo acadmico de los docentes, podemos emplear las

siguientes variables:

VARIABLES A CONSIDERAR EN LA AUDITORA ACADMICA

1. Puntualidad.

2. Apego y cumplimiento al syllabus.

3. Nmero mnimo y tipo de evaluacin.

4. Metodologa y transferencia de conocimientos.

5. Relacin con los alumnos.

6. Asistencia a reuniones convocadas.

7. Reincidencia en la impuntualidad.

8. Altas notas incoherentes con la transferencia de conocimientos.

9. Estmulos concedidos: asistencia a eventos acadmicos-profesionales (congresos,

seminarios, etc.) sin reciprocidad con la institucin.

10. Opinin de los alumnos.

11. Identificacin con las polticas acadmicas, etc.