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4.2.3.

Alcances y limitaciones
Alcances

El alcance es el tamao del proyecto. Cuando observe algn proyecto, observe siempre su alcance.
Algunos gerentes de proyecto se especializan slo en proyectos de cierto tamao, considerando que
los pequeos son demasiado insignificantes para su talento, y que los enormes duran demasiado o
son demasiado problemticos como para que les interese participar en ellos.

El alcance del proyecto puede incluir una o ms de las consideraciones siguientes:

1. Cunto se debe lograr en el proyecto


2. Duracin de la ventana del proyecto (cundo se debe concluir)
3. Compromiso de recurso (los usuales: dinero, personal, suministros, equipo)

Con excepcin de los proyectos ms simples, cuando se reduce el alcance con frecuencia surgen
subproyectos adicionales. Hacerlo demasiado amplio aade complejidad, porque deben manejarse
muchos elementos dispares al mismo tiempo.

Qu es el alcance del proyecto? Es importante? Para qu sirve?

En cada organizacin existen proyectos por administrar. Considerando como un proyecto a un


conjunto de actividades con un inicio y fin determinados, dirigidas a cumplir un objetivo especfico
y entendiendo por administracin los procesos de planear, organizar, dirigir y controlar actividades y
recursos para alcanzar un objetivo.

No todos los proyectos son iguales, cada uno tiene al menos pequeas variaciones con respecto a
otros, pero finalmente lo que se busca al administrar un proyecto es cumplir en tiempo, en costo y en
forma, con el objetivo del proyecto.

Una etapa primordial en la administracin de proyectos es la Planeacin. Durante sta se realizan


actividades para estimar costos y recursos asegurando que el proyecto satisfaga las necesidades del
cliente con la funcionalidad y calidad requerida.

Es precisamente en esta etapa temprana del proyecto donde se debe definir el Alcance. Existen
diversas teoras de cmo desarrollar un alcance, qu formato debe tener o qu aspectos debe incluir,
sin embargo la finalidad es la misma: la definicin y control de lo que est y no est incluido en el
proyecto.

Algunas recomendaciones tiles al momento de elaborar el alcance son:

Desarrollar un escrito o documento formal.


Detallar claramente qu actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que
debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las caractersticas y
especificaciones solicitadas.
De ser necesario, dividir el proyecto o entregable principal en fases ms pequeas.
Esto facilitar la administracin.
Definir los criterios que se utilizarn para determinar si el proyecto o fase ha finalizado
exitosamente, es decir, los criterios de aceptacin.
Tomar como base el RFP (Request For Proposal) o propuesta comercial, as como otros
documentos relativos al proyecto definidos previamente.
Al definir el alcance, tener en mente que lo que no est en el alcance est fuera del proyecto.
Formalizar la aceptacin del alcance con el cliente.

El alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realizacin de actividades a nivel
operativo y nos ayuda a:

Mejorar la precisin en las estimaciones de tiempo, costo y recursos.


Facilitar la asignacin clara de responsabilidades.
Definir la lnea base para la medicin del desempeo y control.
Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus
entregables.
Desarrollar y confirmar un entendimiento comn del proyecto entre ambas partes, cliente y
equipo de proyecto.
Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido
para terminar exitosamente. "Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para
terminar exitosamente."

Una vez formalizada la aceptacin del alcance, no basta con guardarlo y olvidarse de l, es necesario
llevar un control de los cambios que llegasen a surgir. Durante el desarrollo del proyecto, se puede
necesitar una revisin o redefinicin del alcance para reflejar estos cambios.

La clara definicin del proyecto es crtica para el xito del mismo. Entre los factores que pueden
surgir en la administracin del proyecto y dificultar su desarrollo se encuentran la falta de
entendimiento, documentacin pobre (escasa, nula o confusa), objetivos ambiguos, altos costos, baja
calidad, falta de comunicacin, entre otros. Muchos de estos factores se pueden prevenir con un
documento claro y sencillo: el alcance del proyecto.

El alcance es solo una de las herramientas utilizadas en la Administracin de Proyectos, que en


conjunto buscan desarrollar la habilidad de administrar muchos proyectos con la menor cantidad de
recursos. En ocasiones, no se le dedica el tiempo y la importancia necesaria a este tipo de
herramientas sin embargo es importante considerar que son la base para el cumplimiento de las
expectativas del proyecto.
Los proyectos y su administracin se desarrollan en un contexto ms amplio que el proyecto en s.
Tanto el lder de proyecto como su equipo deben entender este contexto, el alcance es una de las
herramientas de planeacin que permite considerar un entorno ms amplio. El administrar
actividades da a da es necesario para el xito del proyecto pero no es suficiente.

Limitaciones

Tambin conocidas como restricciones, son un factor importante cuando se establece el plan de un
proyecto y cuando ya est encaminado. Las restricciones a los proyectos son muy amplias. Al igual
que las restricciones con las que se topa un gerente cuando enfrenta alguna tarea, se debe identificar
las restricciones de antemano o un proyecto costoso puede irse por la borda, despus de sufrir
consecuencias que pudiera haber evitado.

Hay tres clases de restricciones o limitaciones en los proyectos:

1. Aquellas que se pueden prever: Si usted sabe que es probable que en el camino suceda algo
que pueda afectar al proyecto (mal tiempo, asuntos de trabajo o la partida de un miembro
clave del proyecto) puede incluirlo en el programa.
2. Aquellas que surgen a medio proyecto: Los gerentes experimentados de proyectos introducen
cierta holgura en el clculo del tiempo para incluir contingencias, y reacciones en forma
proactiva cuando sucede lo inesperado. Es posible que sobrevenga cualquier desastre en n
proyecto, desde causas de fuerza mayor (fuerzas naturales) hasta un empleado clave que
presento un curriculum vitae falso y que no sabe nada del proyecto en gestin.
3. Proyectos que parten de malos planes o carecen de apoyo: Cualquier empresa que comienza
un proyecto debe estar comprometida a terminarlo. Es triste decir que algunos proyectos
nunca llegan a su conclusin.

Alcance y Limitaciones de un Proyecto Ejemplo

La metodologa de la investigacin proporciona tanto al estudiante como a los profesionales una


serie de herramientas terico-prcticas para la solucin de problemas mediante el mtodo
cientfico. Estos conocimientos representan una actividad de racionalizacin del entorno acadmico
y profesional fomentando el desarrollo intelectual a travs de la investigacin sistemtica de la
realidad.

Los Alcances y Limitaciones en un proyecto de investigacin se redactan en la justificacin del


proyecto. Los alcances nos indican con precisin qu se puede esperar o cuales aspectos
alcanzaremos en la investigacin y las Limitaciones indican qu aspectos quedan fuera de su
cobertura (las limitaciones jams se refieren a las dificultades de realizacin, como muchos creen,
sino a los lmites o fronteras hasta donde llegan las aspiraciones de la investigacin, siempre por
referencia a los objetivos).

ALCANCES Y LIMITACIONES, trabajo de Investigacin

Alcances:

1. El presente estudio explorar el mercado laboral en El Salvador, para los profesionales en el rea
de alimentos graduados de la Universidad de El Salvador.
2. La investigacin abarca nicamente a las empresas dedicadas al rubro de alimentos en El Salvador
en los sectores industria, comercio, servicio y pblico para la mediana y gran empresa.

Limitaciones:

1. La falta de actualizacin de los registros de los profesionales graduados en el rea de alimentos de


las universidades que ofertan la carrera en el pas, al momento del estudio.

2. Banco de datos incompletos y no actualizados, de las empresas dedicadas al rubro de alimentos


en el pas.

3. El perodo de tiempo de recoleccin de la informacin comprende un ao de duracin a partir de


marzo de 2001.

Tomado de la tesis de Grado: Diagnstico del Mercado Laboral del Ingeniero de Alimentos en El
Salvador Autoras: Alvarez Karla, Morales Iliana, Melara Julia. San Salvador, Junio de 2002