Rodrigo Barbati
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2. Arquivo acumulado por pessoa fsica ou jurdica No h necessidade de serem conservados prximos
de direito privado. aos escritrios.
Documento sigiloso - Aquele que, pela natureza de seu uma de suas divises so identificadas e
contedo informativo, exige medidas especiais de pormenorizadamente listadas.
proteo quanto sua guarda e acesso ao pblico.
Inventrio sumrio - Instrumentos de pesquisa nos
Dossi - Unidade de arquivamento, formada por quais as unidades de arquivamento de um fundo ou de
documentos diversos, pertencente a um determinado uma de suas divises so identificadas e brevemente
assunto ou pessoa. descritas.
Repertrio - Instrumento de pesquisa no qual so Valor legal - Valor que um documento possui perante a
descritos, pormenorizadamente, documentos lei para comprovar um fato ou constituir um direito, ou
previamente selecionados, pertencentes a um ou mais seja, seu valor probatrio.
fundos, podendo ser elaborado segundo um critrio
temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Valor permanente - Valor probatrio ou valor
informativo que justifica a guarda permanente de um
Srie - Designao dada s subdivises de um fundo, documento em um arquivo. Tambm chamado de valor
que refletem a natureza de sua composio, seja ela secundrio.
estrutural, funcional ou por espcie documental. As
sries podem ser subdivididas em subsries. Valor primrio - Valor atribudo aos documentos em
funo do interesse que possam ter para o gerador do
Tabela de equivalncia - Instrumento de pesquisa arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins
auxiliar, que d a equivalncia de antigas notaes para administrativos, legais e fiscais.
as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de
alteraes no sistema de arranjo de um arquivo. Valor secundrio - Valor atribudo aos documentos em
funo do interesse que possam ter para o gerador do
Tabela de temporalidade - Instrumento de destinao, arquivo, e para outros usurios, tendo em vista a sua
aprovado pela autoridade competente, que determina utilidade para fins diferentes daqueles para os quais
os prazos em que os documentos devem ser mantidos foram originalmente produzidos.
nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos
aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para Testes
microfilmagem e eliminao.
1) (FCC TRE/SE - Tc. Jud. Administrativo
Transferncia - Passagem dos documentos dos arquivos 2007) Considerando as caractersticas dos
correntes para os intermedirios. arquivos em cada etapa de seu ciclo vital,
pode-se afirmar que
Unidade de arquivamento - O menor conjunto de
documentos, reunido de acordo com um critrio de (A) os documentos da fase intermediria
arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, so correspondem aos que foram gerados no
denominados pastas, maos ou pacotilhas. desempenho das atividades- fim da instituio
de origem.
Valor administrativo - Valor que um documento possui (B) a freqncia de uso e a validade das disposies
para a administrao produtora do arquivo, na medida contidas nos documentos constituem critrios
em que informa ou aprova seus atos presentes ou para a configurao dos depsitos de primeira e
futuros. segunda idades.
Valor fiscal - Valor atribudo a documentos ou arquivos (C) o processo de avaliao decorre da
para comprovao de operaes financeiras ou fiscais. transferncia, isto , da passagem dos
documentos da fase intermediria para a
Valor informativo - Valor que um documento possui permanente, depois de cumpridos os prazos
pelas informaes nele contidas, independente de seu estabelecidos nas tabelas de temporalidade.
valor probatrio.
(D) o instrumento de pesquisa tpico da fase
corrente o guia, por oferecer uma viso
panormica das principais sries documentais (E) Arquivos permanentes possuem como uma de
que integram o acervo. suas atividades principais o emprstimo de
documentos para o usurio externo.
(E) os critrios de classificao dos documentos
correntes devem ser substitudos, nas 4) ( CESPE TRE/BA - Tec. Judicirio 2010) Com
instituies de custdia permanente, por relao gesto de documentos, julgue o item
aqueles que privilegiam temas ligados que se segue.
pesquisa histrica.
Os ofcios datilografados ou impressos, os
2) (FCC TRE/SE - Tc. Jud. Administrativo mapas e as plantas fazem parte do gnero
2007) Contrato, contrato de prestao de de documentos escritos ou textuais e so
servios, minuta, disco magntico e livro so, muito comuns nos arquivos permanentes.
respectivamente, exemplos de
GABARITO
(A) grupo, subgrupo, tcnica de registro, formato e
suporte. 1. B
(B) gnero, srie, forma, suporte e espcie. 2. D
(C) srie, subsrie, gnero, forma e tipo. 3. A
(D) espcie, tipo, forma, suporte e formato. 4. ERRADO
(E) fundo, grupo, srie, gnero e forma.
Bibliografia
3) ( CESPE TRE/PA - Tec. Judicirio 2005)
Tomando como base os conceitos ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
fundamentais da arquivologia, assinale a Arquivsticos: subsdios para uma terminologia
opo correta. brasileira. Rio de Janeiro, 1998.
(A) O processo de transferncia corresponde ao PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e Prtica. FGV
envio de documentos da fase corrente para a Editora. Rio de Janeiro, 2002.
fase intermediria.
PRADO, HELOISA ALMEIDA. A Tcnica de Arquivar.
(B) Documentos que esgotaram seus prazos de Polgono Editora. So Paulo, 1988.
vigncia devem ser descartados de imediato.
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recuperao de documentos, sejam eles digitais ou permanente por seus valores histrico e
convencionais. cientfico.
assegurar, de forma eficiente, a produo, Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s
administrao, manuteno e destinao de atividades de protocolo e s tcnicas especficas para
documentos; classificao, organizao e elaborao de instrumentos
de recuperao da informao. O arquivamento
garantir que a informao governamental tambm ser controlado nesta etapa.
esteja disponvel quando e onde seja
necessria ao governo e aos cidados; Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes
e intermedirios e a implantao de sistemas de
assegurar a eliminao dos documentos arquivo e de recuperao da informao.
que no tenham valor administrativo, fiscal,
legal ou para a pesquisa cientfica; 3 Fase (Avaliao e Destinao):
a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao de decises, bem como os recursos humanos e
funcionamento do arquivo da instituio, de forma a materiais existentes.
identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a
adoo de medidas que visem aumentar a eficincia do Essas normas visam aumentar a eficcia administrativa,
mesmo. facilitar a recuperao mais rpida dos documentos e /
ou informaes neles contidas e racionalizar sua guarda
O diagnstico proporciona informaes como: e conservao.
Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso possibilitar a eliminao de documentos
pouco freqente, os arquivos intermedirios: destitudos de valor primrio e secundrio,
trazendo para a instituio ganho considervel
atendem s consultas feitas pelos rgos de espao fsico;
depositantes;
diminuir os gastos com recursos humanos e
coordenam as transferncias de novos materiais, uma vez que no haver necessidade
documentos aos seus depsitos; de se conservar tantos documentos inteis;
Os documentos s devem ser aceitos para guarda Basicamente, o documento guardado pela instituio
intermediria quando for conhecido o seu contedo, o enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse
prazo de guarda e a data de eliminao ou valor, quando existir, se apresentar em uma das
recolhimento. seguintes formas:
adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o o instrumento resultante da etapa de avaliao dos
documento jamais o perder. documentos e que determina o prazo de guarda dos
documentos nas fases corrente e intermediria (perodo
Prazo de Guarda dos Documentos em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem
como sua destinao final (eliminao ou recolhimento
o perodo em que o documento deve ser mantido nos para guarda permanente).
arquivos correntes e intermedirio.
A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma
O prazo de guarda vincula-se determinao do valor comisso chamada de Comisso Permanente de
do documento, de acordo com os seguintes fatores: Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de
Documentos e ser aprovada por autoridade do rgo
frequncia de uso das informaes contidas nos para que possa ser aplicada na instituio.
documentos;
No h prazo de guarda padro nem mximo para os
existncia de leis ou decretos que regulem a documentos nas fases corrente e intermediria.
prescrio legal de documentos (prazos
prescricionais); Cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com
o estabelecido pela Comisso de Anlise quando da
O prazo de guarda vincula-se determinao do valor elaborao da tabela.
do documento, de acordo com os seguintes fatores:
Seleo de Documentos
existncia de outras fontes com as mesmas
informaes (documentos recapitulativos); realizada no mbito dos arquivos correntes e
intermedirios
necessidade de guarda dos documentos por
precauo, em virtude das prticas A seleo a separao fsica dos documentos de
administrativas (prazos precaucionais). acordo com a sua destinao:
Tabela de Temporalidade
A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois Apenas os destinatrios podero abrir estes
nesta idade que os documentos tramitam bastante. documentos.
Os documentos a serem tramitados pela instituio a atividade que consiste em enviar o documento ao
devem ser apresentados ao protocolo para que este seu destinatrio.
passe a controlar tal atividade.
Chama-se distribuio quando interna, e expedio
a etapa de recebimento dos documentos, tanto os quando direcionada a outra instituio.
produzidos internamente quanto os encaminhados
instituio por outras empresas. Controle da tramitao / Movimentao
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a 6- Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco
ordem alfabtica do prenome. so considerados parte integrante do ltimo
sobrenome, mas no so considerados na ordenao
Arquivam-se: alfabtica.
Miranda, Carmem
Miranda, Fbio Arquivam-se:
Miranda, Luciano Cerqueira Sobrinho, Mrcio
Miranda Jnior, Edison
2 - Sobrenomes compostos de um substantivo e um Miranda Neto, Osrio
adjetivo ou ligados por hfen no se separam, quando
transpostos para o incio. 7- Os ttulos no so considerados na alfabetao. So
colocados aps o nome completo, entre parnteses.
Arquivam-se:
Barra Mansa, Joaquim de Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo Cardoso, Jorge (Ministro)
Villa-Lobos, Heitor Fernandes, Carlos (Professor)
Pontes, Emerson (Coronel)
3- Os sobrenomes formados com as palavras Santa,
Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes 8- Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo
compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e
quando transpostos, devem ser acompanhados dos orientais.
nomes que os sucedem.
Arquivam-se:
Arquivam-se: Bush, George Walker
Santa Rita, Ricardo Chaplin, Charles
Santo Cristo, Joo do Hitler, Adolf
So Paulo, Jos Carlos
Observao:
4- As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia Della Via, Paolo ou Pont, Henry Du
na classificao de sobrenomes iguais. Du Pont, Henry Via, Paolo Della
Arquivam-se:
Cada instituio dever, de acordo com suas complexa que as fases anteriores, por envolver a
peculiaridades, elaborar seu prprio plano de avaliao de documentos que devem ser
classificao, onde os assuntos devem ser grupados por encaminhados para o arquivo ou o descarte.
ttulos principais e estes subdivididos em ttulos
especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais 2) (FCC TRE/SE - Tc. Jud. Administrativo
para os particulares. 2007) Dentre as atividades desenvolvidas pelos
servios de protocolo incluem-se
Mtodos de arquivamento
a) a redao de ofcios e seu encaminhamento.
Apesar de existirem vrias formas de se organizar
documentos, no possvel identificar determinado b) a elaborao de tabelas de temporalidade e a
sistema como sendo o mais adequado, sem antes eliminao de documentos desprovidos de
conhecer a documentao a ser tratada. valor.
II - Os documentos que no apresentam mais valor 1. I. CERTO / II. ERRADO / III. CERTO
primrio, mesmo que tenham valor secundrio, 2. E
podem ser eliminados, pois no so mais 3. C
necessrios como prova de uma atividade
desenvolvida pela organizao. Bibliografia
Teste
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
III - A fase de destinao de documentos, em um Arquivsticos: subsdios para uma terminologia
programa de gesto de documentos, mais brasileira. Rio de Janeiro, 1998.
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e Prtica. FGV C) Preparar exposies documentais;
Editora. Rio de Janeiro, 2002.
D) Prestar assessoria no trabalho de recuperao e
PRADO, HELOISA ALMEIDA. A Tcnica de Arquivar. resgate da memria institucional da
Polgono Editora. So Paulo, 1988. organizao;
Por fora das gavetas so marcados os cdigos dos rolos A automao ou informatizao dos arquivos permite o
que elas abrigam, tornando muito fcil a consulta. desenvolvimento de mtodos simples e eficazes para o
gerenciamento de arquivos.
A adoo da microfilmagem exigir da instituio
equipamentos que permitam ler tais documentos, Atravs das inovaes da automao possvel decidir
chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de corretamente o que fazer com os arquivos, que
microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao tecnologias aplicar aos mesmos e ainda control-los de
de uma cpia em papel do documento microfilmado. forma eficiente, rpida e segura, administrando e
reduzindo os custos operacionais.
Benefcios para o uso da microfilmagem
As principais vantagens da automao de arquivos so:
Validade Legal - a microfilmagem um
processo reprogrfico autorizado pela Lei 5.433 A) controle eficiente das informaes;
de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de B) acesso rpido aos arquivos;
30/01/1996, que conferem ao microfilme o C) liberao do espao fsico ocupado por papis e
mesmo valor legal do documento original; informaes inteis;
D) controles voltados para a obteno de
Reduo sensvel de espao; Certificados de Qualidade;
E) atendimento eficiente s demandas do cliente,
Acesso fcil e rpido - consequncia das fiscalizao, auditorias e outras;
pequenas dimenses das microformas, da F) automao dos arquivos utilizando tecnologia
eficincia de sua catalogao e indexao, de ltima gerao;
comparativamente aos arquivos convencionais G) decises estratgicas sobre os arquivos.
em papel;
Cumpre alertar para que no sejam cometidos os
Garantia da confidencialidade das informaes mesmos erros nesta nova era - a da informtica - pois
- visto que a olho nu impossvel visualizar no adianta apenas adquirir equipamentos sofisticados,
qualquer informao; softwares, desenvolver programas, sem que a
informao esteja tratada tecnicamente e os
Segurana - por se tratar de um material documentos preservados.
fotogrfico, alm de permitir reprodues com
rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, preciso levar em conta que tanto a microfilmagem
devido ao pequeno volume, permite o seu como a informatizao so tcnicas que auxiliam e
acondicionamento em caixas forte (arquivo de aperfeioam os servios, tornando-os mais rpidos,
segurana), protegido de sinistros; eficientes e seguros.
Sendo assim, alm da guarda do documento, o arquivo Temperatura Temperaturas demasiado altas
dever se preocupar tambm com a preservao dos ou baixas aceleram a degradao do papel, que
documentos da instituio. encontra na casa aproximada dos 22 sua
temperatura ideal.
A preservao evolver as atividades de conservao,
armazenamento e restaurao dos documentos. Umidade - a umidade o contedo de vapor
dgua presente no ar atmosfrico, resultante
O principal objetivo da conservao o de estender a da combinao dos fenmenos de evaporao e
vida til dos documentos, procurando mant-los o mais condensao dgua, que esto diretamente
prximo possvel do estado fsico em que foram criados. relacionados temperatura do ambiente.
A restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo O excesso de umidade, bem como o clima
original, ou seja, a legibilidade do documento. muito seco tambm contribui para a acelerao
do processo de envelhecimento do documento.
Em outras palavras:
A taxa adequada para a manuteno de um
Acondicionamento a embalagem destinada a acervo a seguinte: temperatura de 22 a 25C
proteger os documentos e a facilitar seu e umidade relativa de 55%.
manuseio.
B) Qumicos:
Armazenamento a guarda de documentos em
mobilirio ou equipamentos prprios, em reas Acidez do Papel - Os papis brasileiros
que lhes so destinadas. apresentam um ndice de acidez elevado (pH 5
em mdia) e portanto uma permanncia
Conservao e Preservao duvidosa. Somemos ao elevado ndice de
acidez, o efeito das altas temperaturas
Conservao o conjunto de procedimentos e predominante nos pases tropicais e
medidas. destinadas a assegurar a proteo subtropicais e uma variao da umidade
fsica dos documentos contra agentes de relativa, teremos um quadro bastante
deteriorao. desfavorvel na conservao de documentos
em papel.
Restaurao o conjunto de procedimentos
especficos para recuperao e reforo de Dentre as causas de degradao do papel,
documentos deteriorados e danificados. podemos citar as de origem intrnseca e as de
origem extrnsecas.
Agentes exteriores que danificam os documentos
A) Fsicos: Poluio Atmosfrica - A celulose atacada
pelos cidos, ainda que nas condies de
Luminosidade - a luz um dos fatores mais conservao mais favorveis. A poluio
agravantes no processo de degradao dos atmosfrica uma das principais causas da
materiais bibliogrficos, por isso, deve-se evitar degradao qumica.
Tintas - a tinta um dos compostos mais As estantes e arquivos devem ser de metal
importantes na documentao. Foi e usada pintado (para evitar ferrugem);
para escrever em papis, pergaminhos e
materiais similares, desde que o homem sentiu Manter as mos limpas ao manusear os
necessidade de registrar seu avano tcnico e documentos;
cultural, e ainda indispensvel para a criao
de registros e para atividades relacionadas aos No utilizar fitas adesivas ( tipo durex e fitas
interesses de vida diria. crepes) e cola branca (PVA) para evitar a perda
de um fragmento de um volume em
C) Biolgicos: degradao. Esses materiais possuem alta
acidez, provocam manchas irreversveis onde
Insetos - o ataque de insetos tem provocado aplicado.
graves danos a arquivos e bibliotecas,
destruindo colees e documentos preciosos. Evitar qualquer tipo de comida junto aos
documentos;
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande
parte deles produzem pigmentos que mancham No escrever nos documentos;
o papel.
No dobrar as pginas;
Roedores - A luta contra ratos mais difcil que
a preveno contra os insetos. Eles podem No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou
provocar desgastes de at 20% do total do consultar;
documento.
No umedecer os dedos com saliva ou qualquer
D) Ambientais: outro lquido.
Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou A restaurao de documentos tem por objetivo
armrios prova de fogo e colocados em latas revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade
vedadas umidade; do objeto.
e) A luz solar menos nociva que a luz artificial na 21) (TCNICO - REA 1 Bacen Cesgranrio
conservao e na preservao dos documentos 2010) O Banco Central do Brasil produz e
de arquivo. acumula uma variedade muito grande de
documentos que vai exigir a utilizao de
18) (TCNICO JUDICIRIO/ REA ADMINISTRATIVA mtodos de arquivamentos diferenciados.
TRE/MG CESPE 2009) Acerca do Nesse sentido, os documentos referentes
gerenciamento da informao e das trs vinculao e desvinculao de ttulos, baixa
idades documentais, assinale a opo correta. de custdia, compra e venda de ttulos,
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ISOLADA DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE
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26) (Tc. Jud. - Administrativa TRE/AL FCC 30) (Tc. Jud. - Administrativa TRE/AL FCC
2010) Aos servios de protocolo cabe, entre 2010) O grau de concentrao de ons de
outras atividades, hidrognio (pH) num suporte permite defini-lo
como
A) acondicionar documentos de valor histrico.
B) cuidar da tramitao dos documentos. A) opaco ou transparente.
C) armazenar documentos em fase intermediria. B) claro ou escuro.
D) estabelecer regras de acesso aos documentos. C) cido ou alcalino.
E) aprovar tabelas de temporalidade de D) seco ou mido.
documentos. E) velho ou novo.
27) (Tc. Jud. - Administrativa TRE/AL FCC 31) (Assistente Secretariado DCTA Vunesp
2010) Relatrio, relatrio de viagem, rascunho, 2009) Arquivos so conjuntos organizados de
filme e livro so, respectivamente, exemplos documentos e podem ser classificados em
de
A) pessoais ou impessoais.
A) gnero, formato, suporte, espcie e tipo. B) nacionais ou internacionais.
B) forma, formato, gnero, tipo e espcie. C) pblicos ou privados.
C) suporte, formato, espcie, gnero e tipo. D) simples ou especiais.
D) espcie, tipo, forma, suporte e formato. E) individuais ou coletivos.
E) tipo, espcie, formato, suporte e gnero.
32) (Assistente Secretariado DCTA Vunesp
28) (Tc. Jud. - Administrativa TRE/TO FCC 2009) O arquivo precisa ser organizado de
2011) Carta e ata de apurao constituem forma que proporcione condies de acesso,
exemplos, respectivamente, de ou seja, que oferea
29) (Tc. Jud. - Administrativa TRE/TO FCC 33) (Esp. Desenv. Gesto Arquivista CASA
2011) De acordo com o chamado ciclo vital dos Vunesp 2011) Observe as duas colunas.
arquivos, na fase permanente que os
documentos so
A) administrativo. A) direo.
B) financeiro. B) rea jurdica.
C) jurdico. C) gesto de recursos humanos.
D) fiscal. D) rea administrativa.
E) histrico. E) rea fiscal.
35) (Esp. Desenv. Gesto Arquivista CASA 38) (Esp. Desenv. Gesto Arquivista CASA
Vunesp 2011) Seja qual for a denominao Vunesp 2010) Instrumentos de pesquisa
utilizada no Brasil (instrumentos de pesquisa), autnomos procuram decompor os
em Portugal (meios de busca), na Frana documentos em descritores, que podem ser
(instruments de recherche) ou na Espanha temticos, cronolgicos, onomsticos,
(instrumentos de trabajo), a funo principal geogrficos etc. Tm como objetivo permitir
de guias, catlogos e inventrios permitir uma rpida localizao das unidades
documentais que atendam a critrios
A) o arranjo do acervo. especficos, tanto de uma nica srie como de
B) a descrio da instituio. diferentes fundos.
C) a classificao do arquivo. As caractersticas descritas se referem ao
D) a conservao do acervo. seguinte instrumento de pesquisa:
E) o acesso informao.
A) catlogo.
36) (Esp. Desenv. Gesto Arquivista CASA B) guia.
Vunesp 2011) C) ndice.
D) inventrio. 36. B
E) repertrio. 37. D
38. C
GABARITO
1. ERRADO
2. CERTO Bibliografia
3. CERTO
4. CERTO ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
5. A Arquivsticos: subsdios para uma terminologia
brasileira. Rio de Janeiro, 1998.
6. B
7. CERTO PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e Prtica. FGV
8. ERRADO Editora. Rio de Janeiro, 2002.
9. A
10. B PRADO, HELOISA ALMEIDA. A Tcnica de Arquivar.
11. CERTO Polgono Editora. So Paulo, 1988.
12. ERRADO
Site: www.pciconcursos.com.br/prova
13. CERTO
14. CERTO
15. CERTO
16. ERRADO
17. D
18. A
19. ERRADO
20. ERRADO
21. E
22. B
23. E
24. B
25. E
26. B
27. D
28. E
29. B
30. C
31. C
32. D
33. A
34. D
35. E