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FORMATO CONDICIONAL EN EXCEL

El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de


realizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en
base al valor de otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente especfico o un color
de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y as poder
identificarlas fcilmente en pantalla. Esta es una serie de artculos que te ayudar a
comprender mejor este concepto.

Fundamentos de formato condicional

El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un


formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se
puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor
negativo.

Razn para utilizar el formato condicional

Siempre tienes la opcin de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que
cumplen con una condicin, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo,
especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por
eso que el formato condicional puede hacer ms fcil la tarea de cambiar automticamente
el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.

Ejemplos de formato condicional

Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).
Cmo se aplica el formato condicional?

Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y despus hacer
clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencion previamente, al seleccionar alguna de las opciones del men, el formato
se aplicar para aquellas celdas que cumplan con cierta condicin o regla. Un formato
condicional en Excel est siempre basado en una regla que posteriormente se podr editar
si as lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en
dos grandes grupos:

Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la


celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes
aplicar un formato especial utilizando una frmula donde podrs aplicar una lgica
ms compleja. Por lo mismo es un poco ms complicado de aprender, pero una vez
que lo hagas ser muy intuitivo de utilizar.

Resaltar celdas con formato condicional

Esta opcin de men nos dar la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla
de formato condicional especificada. Cada opcin muestra su propio cuadro de dilogo
solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.

Reglas de formato condicional

La opcin Es mayor que muestra el siguiente cuadro de dilogo:

En el primer cuadro de texto debers colocar un nmero a partir del cual se aplicar el
formato especificado. Para este ejemplo coloqu el nmero 50 en la caja de texto, dej el
formato predeterminado y el resultado fue el siguiente:
Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo
valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicar el formato. La
opcin Entre muestra un cuadro de dilogo diferente porque solicita 2 valores que
delimitarn el rango de valores a buscar:

La opcin Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrs seleccionar la que mejor
se adapte a tus necesidades.

Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla
de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.
Finalmente la opcin Duplicar valores te permitir resaltar ya sea los valore nicos los
valores duplicados dentro de tus datos:
Solamente debes elegir la opcin adecuada de la lista de seleccin y se aplicar la regla de
formato condicional adecuada.

Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores nicos

En esta ocasin te mostrar cmo aplicar formato condicional a aquellas celdas que
contienen valores nicos dentro de una lista de datos o por el contrario, cmo aplicar formato
condicional a valores duplicados en Excel.

Formato condicional a valores duplicados

Comenzaremos nuestro ejercicio seleccionando el rango de celdas que contiene los datos a
los que aplicaremos el formato condicional y que en este caso es el rango A2:A26.
Despus de haber hecho la seleccin, debemos ir a la ficha Inicio, y dentro del
grupo Estilos, hacer clic sobre Formato Condicional y al desplegarse el men emergente
debers hacer clic en Resaltar reglas de celdas y posteriormente elegir la opcin Duplicar
valores tal como se muestra en la siguiente imagen.
Al seleccionar esta opcin se mostrar el cuadro de dilogo Duplicar Valores el cual contiene
dos listas de seleccin y debers asegurarte de que la primera lista tiene la
seleccin Duplicados. Para la segunda lista podrs elegir cualquiera de las opciones
disponibles y para nuestro ejemplo dejar seleccionada la opcin de relleno rojo con texto
rojo oscuro.

Al hacer clic en el botn Aceptar, la mayora de las celdas de nuestros datos sern resaltadas
en color rojo porque contienen un valor que se repite al menos dos veces. La nica celda que
no ser resaltada en rojo ser las celdas A5 porque es la nica que contiene un valor que no
se repite.
De esta manera podrs resaltar valores duplicados en Excel utilizando el formato condicional
de manera que sea fcil detectar visualmente aquellas celdas que contienen datos duplicados.

En la segunda parte de nuestro ejercicio modificaremos la regla de formato condicional


recin creada de manera que se aplique el formato condicional a los valores nicos de nuestro
listado.

Formato condicional a valores nicos

Para invertir el funcionamiento de nuestra regla de formato condicional de manera que el


formato se aplique a los valores nicos de nuestros datos haremos una pequea modificacin.
Pero antes, debemos seleccionar de nueva cuenta el rango de celdas con los datos y hacer
clic en la ficha Inicio > Formato condicional y seleccionaremos la opcin Administrar
reglas.
Esto mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales donde
podrs observar la regla que acabamos de crear en la seccin anterior.

Para editar la regla de formato condicional debemos seleccionarla y posteriormente hacer


clic en el botn Editar regla lo cual mostrar el cuadro de dilogo Editar regla de formato.
En este nuevo cuadro de dilogo debemos seleccionar la opcin nico dentro de la lista
desplegable tal como se muestra en la siguiente imagen.
Para finalizar debers hacer clic en el botn Aceptar y de nuevo haz clic en Aceptar para
cerrar el Administrador de reglas de formato condicional. Como resultado tendremos una
regla que resaltar solamente la celda A5 con un formato especial por ser el nico valor que
no se repite.
Es as como el Formato condicional en Excel puede ser utilizado para resaltar valores nicos
o valores duplicados. Aunque en este ejercicio he utilizado una misma regla de formato
condicional para demostrar ambas tareas, es totalmente factible crear reglas independientes
que resalten valores duplicados o valores nicos.

Ambos tipos de reglas se crean de la misma manera, es decir, desde Inicio > Formato
condicional > Resaltar reglas de celdas > Duplicar valores y al abrirse el cuadro de dilogo
debers elegir la opcin duplicado o nico en base al tipo de datos que deseas resaltar.

Reglas superiores e inferiores para analizar datos

Despus de haber introducido los conceptos fundamentales de formato condicional, ahora


analizaremos con un poco ms de detenimiento algunos tipos de reglas de formato
condicional especiales. Estas reglas se muestran dentro del men Formato condicional y
dentro de la opcin Reglas superiores e inferiores.
Reglas superiores e inferiores de formato condicional

La regla 10 superiores te permitir resaltar de manera inmediata las celdas que contengan
los 10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de dilogo de esta regla
es el siguiente:

Observa que puedes cambiar el nmero de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de
los 10 superiores podras seleccionar los 20 superiores si as lo deseas. La regla 10
inferiores funciona de manera similar, solo que Excel obtendr las celdas con menor valor
dentro del rango.

La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar
un nmero especfico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por
ejemplo, dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el
formato condicional se aplicar a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas
son 2 celdas. El cuadro de dilogo es el siguiente:
De la misma manera puedes aumentar o disminuir el porcentaje. Si especificas un 20% para
un rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicar a 4 celdas. La regla 10%
de valores inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor.

Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar calcula el
valor promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato
condicional a todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recin
calculado. Al no tener nign argumento, el cuadro de dilogo de esta regla solamente solicta
el formato a aplicar:

Resaltar fines de semana con formato condicional

Cuando tienes un listado de fechas en Excel a veces es de utilidad resaltar los das que
pertenecen al fin de semana, ya sea porque ests creando un calendario laboral o
simplemente porque necesitas conocer las fechas de los sbados y domingos.

Esta tarea la puedes lograr fcilmente aplicando una regla de formato condicional sobre el
listado de fechas. Para nuestro ejercicio supondremos una lista de fechas como la siguiente:
El primer paso ser seleccionar todo el rango de fechas y posteriormente ir a la ficha Inicio
y hacer clic sobre Formato condicional para seleccionar la opcin Nueva regla:
Formato condicional para resaltar fines de semana

Se mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato y debers elegir la opcin Utilice
una frmula que determine las celdas para aplicar formato tal como lo muestra la siguiente
imagen:

En el cuadro de frmula debers colocar lo siguiente:


=DIASEM(A1, 2) > 5

Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic en el
botn Formato y elige la pestaa Relleno donde podrs seleccionar el color de tu preferencia
para resaltar las fechas que cumplan con la frmula que acabamos de ingresar.

La configuracin de la nueva regla de formato condicional quedar de la siguiente manera:


Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha de fin se semana se resaltarn
con el color previamente definido:
Explicacin de la frmula

En primer lugar debemos recordar que la regla condicional que acabamos de crear aplicar
el formato cuando el resultado de la frmula sea verdadero as que conviene analizar
detenidamente dicha frmula.

De manera predeterminada la funcin DIASEM devuelve un nmero del 1 al 7 para cada da


de la semana comenzando por el da domingo, pero si queremos que el da lunes sea
considerado como el primer da de la semana, entonces debemos colocar el nmero 2 como
el segundo argumento de la funcin:

=DIASEM(A1, 2)

De esta manera, el valor numrico devuelto por la funcin corresponder a los das de la
semana de la siguiente manera:

1. Lunes
2. Martes
3. Mircoles
4. Jueves
5. Viernes
6. Sbado
7. Domingo

Es por eso que la frmula de la regla de formato condicional que acabamos de crear, compara
el valor devuelto de la funcin DIASEM con el valor 5. Si el valor devuelto es mayor a 5,
querr decir que tenemos el da sbado o domingo y deber aplicar el formato condicional.

Si quisieras resaltar solamente el da domingo, podras modificar la frmula de la regla de


formato condicional de la siguiente manera:

=DIASEM(A1, 2) = 7

Realiza este ejercicio con tu propia lista de fechas y comprueba lo fcil que es resaltar
cualquier da de la semana en Excel con una regla de formato condicional.

Resaltar filas alternas

Muy a menudo, cuando presentamos los datos en una tabla muy grande, se dificulta
distinguir la informacin que pertenece a una misma fila. Para ayudar en la lectura de los
datos es posible resaltar las filas alternas en Excel de manera que cada fila tenga un color
diferente que nos permita distinguir fcilmente la informacin entre cada una de ellas.

Es posible aplicar este tipo de formato convirtiendo el rango de datos en una tabla de Excel y
que ser tan simple como seleccionar el rango de celdas e ir a la ficha Inicio > Estilos > Dar
formato como tabla y finalmente seleccionar cualquiera de los formatos que tienen un color
diferente para las filas.
Sin embargo, en esta ocasin te mostrar un mtodo adicional para resaltar filas alternas en
Excel utilizando el formato condicional.

Resaltar filas alternas en Excel

El primer paso es seleccionar los datos a los que aplicaremos la regla de formato condicional.
En seguida debemos ir a la ficha Inicio y dentro de Formato condicional debers seleccionar
la opcin Nueva regla lo cual mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
Frmula para resaltar filas alternas

Dentro del cuadro de dilogo debers seleccionar la opcin Utilizar una frmula que
determine las celdas para aplicar formato y en el cuadro Dar formato a los valores donde
esta frmula sea verdadera coloca la siguiente frmula:

=RESIDUO(FILA(),2)=0

Solo en caso de que tengas Excel 2010 y an no hayas aplicado el Service Pack para Office
2010, debers utilizar la funcin RESTO en lugar de la funcin RESIDUO. Las funciones
son exactamente las mismas y solo se debe a un cambio temporal en el nombre de la
funcin en Excel 2010 el cual se corregir al instalar el Service Pack.

La frmula que acabamos de introducir hace que cualquier fila que sea par, dentro del rango
de celdas seleccionado, se le aplicar el formato que elijamos. En caso de que quieras que
sean las filas impares las que tengan el formato especial entonces debers modificar la
frmula de la siguiente manera:

=RESIDUO(FILA(),2)=1

Por otro lado, si lo que quieres es resaltar las columnas alternas dentro del rango, entonces
puedes reemplazar la funcin FILA por la funcin COLUMNA:

=RESIDUO(COLUMNA(),2)=0
Una ventaja de este mtodo es que puedes elegir la cantidad de filas que habr entre cada
cambio de formato. Por ejemplo, si deseamos resaltar cada 3 filas, podemos utilizar la
siguiente frmula:

=RESIDUO(FILA(),3)=0

Ya he explicado variantes de la frmula que podemos indicar en nuestra regla de formato


condicional pero nos hace falta algo muy importante y es elegir el formato que ser aplicado.

Para definir el formato que tendrn las filas alternas debers dar clic en el botn Formato que
est por debajo del cuadro de texto donde acabamos de introducir la frmula. De inmediato
se mostrar un nuevo cuadro de dilogo llamado Formato de celdas y es aqu donde
elegiremos un color de relleno diferente.

De hecho puedes ir a cualquiera de las pestaas de este cuadro de dilogo (Nmero, Fuente,
Bordes, Relleno) y elegir el formato que ser aplicado a las filas alternas. Para nuestro
ejemplo solo elegir un color de fondo diferente y al terminar har clic en el botn Aceptar
y posteriormente de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Editar regla de
formato.
La nueva regla de formato condicional ser aplicada sobre los datos previamente
seleccionados y se vern de la siguiente manera.

Ahora ya conoces dos mtodos para resaltar filas alternas en Excel. Ya sea aplicando un
formato de tabla a los datos o creando una regla de formato condicional que har uso de la
funcin RESIDUO para aplicar el formato a las filas alternas.
Borrar reglas de formato condicional

Una vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato condicional es probable
que desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato
condicional aplicado a los datos.

Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas

Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el
formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la
opcin Borrar reglas y posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas
seleccionadas.

Eliminar formato condicional de todas las celdas

El segundo mtodo para remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del men
previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opcin debes
estar seguro de que no necesitas ningn formato condicional en toda la hoja de Excel ya que
se borrarn todos y cada uno de ellos.

Eliminar algunas reglas de formato condicional

El ltimo mtodo que te mostrar se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato
y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas
que tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la
opcin Administrar reglas, lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo:
Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige
la regla que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar regla y posteriormente en el botn
Aceptar. Excel remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como estaban
siendo aplicadas sobre los datos.