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Revista Electrnica sobre Tecnologa, Educacin y Sociedad ISSN 2448 - 6493

Administracin Estratgica de la funcin informtica. Una


solucin al despilfarro de TICs en las organizaciones.
Strategic Management of the IT function. A solution to the wastage of ICT in
organizations.

Maricela Sevilla Caro


Universidad Autnoma de Baja California, Facultad de Contadura y Administracin
mary_sevilla@uabc.edu.mx

Mara del Consuelo Salgado Soto


Universidad Autnoma de Baja California, Facultad de Contadura y Administracin
csalgado@uabc.edu.mx

Nora del Carmen Osuna Milln


Universidad Autnoma de Baja California, Facultad de Contadura y Administracin
nora.osuna quabc.edu.mx

Resumen
En la actualidad, las empresas utilizan las tecnologas de Informacin en sus procesos de
administracin, produccin, manejo de recursos humanos, capacitacin, desarrollo de sistemas,
etc.

Para contar con la administracin de recursos que se mencionan, se trabaja en la planeacin


estratgica de la informtica, que es un enfoque sistemtico y disciplinado orientado a identificar
tecnologas y herramientas que brinden beneficio a la organizacin, establecer prioridades y,
buscar el desarrollo o adquisicin de las mismas para implementarse como herramientas que
apoyen los objetivos estratgicos de la empresa.

En este trabajo se muestra la relevancia de la planeacin estratgica informtica en las


organizaciones. Los resultados obtenidos de una investigacin documental y de campo
manifiestan el crecimiento del departamento de informtica en la ciudad de Tijuana, formando

Vol. 4, Nm. 7 Enero Junio 2017 CTES


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parte del rea administrativa y estratgica que apoya en la toma de decisiones empresariales
buscando siempre la optimizacin de recursos.

Palabras clave: Informtica, Funcin Informtica, Planeacin Estrategia, departamento de


informtica, recursos.

Abstract
At present, companies use information technologies in their processes of administration,
production, human resources management, training, systems development, etc.

In order to have the management of resources mentioned, we work on strategic planning of


information technology, which is a systematic and disciplined approach aimed at identifying
technologies and tools that benefit the organization, establish priorities and seek development or
acquisition Of the same to be implemented as tools that support the strategic objectives of the
company.

This paper shows the relevance of strategic IT planning in organizations. The results obtained
from a documentary and field research demonstrate the growth of the IT department in the city of
Tijuana, forming part of the administrative and strategic area that supports business decision
making, always seeking the optimization of resources.

Key words: Informatics, Computer Function, Strategy Planning, IT department, resources.


Fecha recepcin: Julio 2016 Fecha aceptacin: Diciembre 2016

Introduccin
La planeacin estratgica es un proceso donde se expone la misin, visin y valores de una
organizacin, se analiza la situacin externa e interna, se establecen objetivos y metas y se
formulan las estrategias que permitan alcanzar lo planteado. En la actualidad, la Planeacin
Estratgica va de la mano con la Administracin de la Funcin Informtica que da a conocer el
funcionamiento de una organizacin la cual tiene como caractersticas el uso del funcionamiento
del software, hardware y las telecomunicaciones, adems, plantea el utilizar la informacin como
un arma estratgica de competencia para las empresas y la nueva concepcin de la informtica en

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las organizaciones de una manera ms activa. Para una buena administracin de recursos se debe
desarrollar o implementar la Planeacin Estratgica Informtica como un enfoque sistemtico y
disciplinado que permita identificar las tecnologas y las herramientas que brinden beneficios a la
organizacin y que sean desarrolladas e implementadas una herramienta til en las actividades
diarias de una organizacin.

En este trabajo se toma en cuenta informacin de organizaciones donde se llev a cabo un


anlisis del manejo de los recursos tecnolgicos, humanos y estratgicos del rea de informtica.

Contenido

ANTECEDENTES DE ADMINISTRACIN DE LA FUNCIN INFORMTICA (AFI).


De acuerdo a Hernndez(2011), es necesario destacar que la informtica hace mucho que dej de
ser un simple apoyo y se convirti en una funcin vital dentro de las empresas, de este modo, AFI
significa: Administracin de la funcin Informtica, no funcin de la informtica, es decir,
Informtica como funcin.
Actualmente, todas las empresas, ya sea por su tamao una micro, mediana, grande, trasnacional
o multinacional, incluyen el uso de las tecnologas de informacin en sus procesos de
administracin, produccin, manejo de recursos humanos, capacitacin, desarrollo de sistemas,
etc.
Si se suspende la Funcin Informtica, se paralizan automticamente las dems funciones de la
empresa, e incluso puede afectar a otras empresas asociadas con sta. La Funcin Informtica es
un fenmeno que se presenta ante la necesidad del uso de las TIC, y la exigencia para limitar el
despilfarro de tecnologa dentro de una organizacin. (Tern, 2014).
AFI es una propuesta que define lo que debiera de hacerse con la informtica por las empresas
mexicanas, es un planteamiento que propone utilizar la informacin como un arma estratgica de
competencia en todas las empresas, sin importar tamao ni giro que propone remover conciencias
para no seguir siendo espectadores pasivos ante el desarrollo informtico en el resto del mundo.

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Historia de AFI en Mxico.


En el perodo de 1958 a 1979, Mxico entr en la etapa de transicin informtica. No fue difcil
la introduccin de las computadoras en Mxico por la cercana con Estados Unidos. La
adquisicin de las computadoras fue una moda, ms que una necesidad. No haba personal
especializado ni instituciones acadmicas que ofrecieran programas educativos relacionados con
las Tecnologas.
En 1979, en E.U. se duplic el personal de Informtica, en Japn se quintuplic y en Mxico
solo aument el 60%, lo cual no fue suficiente para manejar el equipo de cmputo adquirido por
las empresas de gobierno, instituciones bancarias y transnacionales.
En nuestro pas, se aprendi a utilizar las computadoras con tesn, desvelos, autoestudio,
improvisados, etc.

A inicios de los aos 80s se da un desarrollo acelerado de la tecnologa, es entonces cuando la


Informtica se convirti en una arma estratgica de competencia.

En Mxico se empieza a trabajar en la creacin de carreras profesionales relacionadas con la


Informtica, con el fin de dar respuesta a las empresas que solicitaban personal preparado.
Entonces, se entra de lleno al uso de la tecnologa de la Informtica, y se difunde una cultura
Informtica.

En 1984 llegan las PC, con ello se da nuevamente el despilfarro, computacional ya que no todos
saban qu hacer con ellas, al igual que cuando las empresas empezaron a adquirir las primeras
Macros; al poco tiempo se quedaban obsoletas o no eran utilizadas.

A partir de 1990 nuestro pas ya se encuentra involucrado en el esquema Informtico, se le da la


importancia por parte de empresas, instituciones educativas y gobierno.

Poco a poco, se reconoce a la Informtica como arma estratgica de competencia y posibilidades


para simplificar y reducir los costos de sus procesos de trabajo, se inicia con la reingeniera de
procesos, sin embargo esta dinmica de la tecnologa provoc que los planes de estudio quedaran
obsoletos de acuerdo a las necesidades de la empresa. (Hernndez, 2006).

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Los tres grandes rezagos de la informtica en Mxico.

A lo largo de la historia Informtica en Mxico se consideran tres rezagos que han propiciado el
despilfarro del cual se habl anteriormente. De acuerdo a Hernndez (2006), los rezagos son:

Primer Rezago: Administracin de Centros de Cmputo.

A mediados de la dcada de los sesenta, en Mxico eran muy pocas las empresas que tenan una
computadora para el proceso de sus datos. A esas alturas la ignorancia sobre los beneficios de
esos equipos era casi total. El centro de cmputo resultaba impresionante, lo cual hizo que
jerrquicamente, dentro de la organizacin, se le colocara en una importante posicin, los ms
altos niveles de la organizacin utilizaban dicho centro como un reflejo de poder y de prestigio.
La imagen del centro de cmputo tena un significado sumamente especial, era consecuencia de
la nula cultura computacional que en aquellos tiempos se daba en todos los niveles. Al pasar de
los aos se observan centros de cmputo tan frgiles en aspectos de seguridad y operacin, como
los de las dcadas de los setenta y ochenta. Son muy pocas las instalaciones que pueden decir que
cuentan con alto nivel en la administracin de su centro de cmputo, la mayora siguen
improvisando.

Segundo rezago: Administracin del rea de Informtica.

Hacia finales de los aos setenta, con la utilizacin de bases de datos, lenguajes de programacin
de cuarta generacin y las supercomputadoras, surgieron los sistemas integrales, que superaron lo
que se esperaba de ellos.

Ahora a los centros de cmputo se les esconda en oscuros stanos, como medida de seguridad,
aunque significaba correr grandes riesgos en caso de inundaciones o temblores.

El rea de Informtica se expandi ampliamente, y se le dej de llamar centro de cmputo. Para


destacar al rea de Informtica se le ubic en el nivel de direccin dentro de la organizacin.

La entrada de las numerosas PC en los distintos departamentos de los usuarios y los planes de
capacitacin provocaron gastos superlativos, el rea de informtica se estructur apresuradamente
y sin control, dando como resultado despilfarro, grandes gastos en proyectos que resultaron de
poca efectividad, llevando al abandono de los mismos.

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El problema que se detect era producto de una falta de administracin del rea.

Tercer rezago: Administracin de la funcin Informtica (AFI).

De acuerdo a Hernndez (2006), el rea de Informtica en su estructura centralizada, ya no es


funcional. Ante los cambios organizacionales y de estrategias de negocio de las empresas
actuales, este esquema es no da buenos resultados. La globalizacin exige mayores opciones de
estrategias informticas. Los conceptos tradicionales de negocio empiezan a desaparecer para dar
lugar a modernos mecanismos comerciales y de servicio en cualquier rama. El internet ya no se
utiliza solo para el intercambio de informacin, es utilizado como un mecanismo para
transacciones comerciales y de servicio. Se observa que la Informtica resulta un arma poderosa
para competir. Lo que antes se consideraba como un simple servicio de apoyo Informtico para
la operacin fluida de los diferentes usuarios, ahora resulta ser una funcin para la operacin
integral de la empresa.

Las Tecnologas de la Informacin.

De acuerdo a Gonzlez Martnez (2010), la tecnologa de la informacin consiste en un conjunto


de herramientas que habilitan a las personas para trabajar con la informacin en forma digital.
Este conjunto de herramientas permite la obtencin y el uso de la informacin a fin de visualizar
y entender el medio ambiente, tener un mayor control sobre ste y crear soluciones a problemas y
situaciones especficas.

Las empresas utilizan la tecnologa de informacin para realizar funciones y lograr metas
establecidas.

La tecnologa de informacin tambin fortalece la toma de decisiones por parte de los empleados,
tanto para aquellos que requieren analizar la toma de decisiones, y los sistemas de informacin
ejecutivos.

Por su parte Cohen y Asn (2009), indican que los sistemas de informacin se han desenvuelto de
tal manera que en la mayora de los mbitos del ser humano tienen un papel importante, ya que se

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relacionan con mltiples actividades de la vida diaria, tanto en lo educativo como en lo


econmico, lo poltico y lo social.

Aos de investigacin en torno a la paradoja de la productividad han puesto de manifiesto que el


uso de las tecnologas de la informacin contribuye a elevar el rendimiento de las firmas que
invierten en este tipo de activos. Sin embargo, la moderada magnitud media de las mejoras
observadas ha llevado a pensar que no es el simple uso, o uso genrico, de las TIC, el principal
responsable de los efectos positivos detectados, sino que lo sern otros factores adicionales u
otros tipos de uso de carcter ms especfico y an no claramente identificados, pero para los que
se han propuesto diferentes candidatos: inversin en TIC con una orientacin estratgica
adecuada y con una reestructuracin de los procesos de negocio reingeniera de procesos de
negocio, cambios organizativos que apalanquen el valor de las inversiones en TIC,
descentralizacin y trabajo en equipo (Fernndez, Lpez, Rodrguez y Sanduli, 2007)

Glvez, Riascos y Contreras (2014), afirman que la relacin entre las TIC y el rendimiento
organizacional se refleja en el desarrollo de las organizaciones. En este sentido, se resalta que
mediante la utilizacin de herramientas TIC como los sistemas Enterprise Resource Planning
(ERP) se propicia una mayor efectividad en los procesos planificacin de recursos relacionados
con el rendimiento de la organizacin, aunque aclaran que Se requiere una inversin
considerable, dado que estos sistemas pueden ocasionar modificaciones tanto en la estructura
como en los procesos administrativos.

La adopcin de TIC en las empresas mexicanas es tan heterognea como las desigualdades
econmicas que hay entre las empresas y la educacin de los empleados. El presupuesto de TIC
se concentra sustancialmente en empresas de ms de mil empleados, donde el presupuesto
promedio anual de TIC por trabajador rebasa los cinco mil dlares. En cambio, en las empresas
medianas, el mismo parmetro presupuestal no es mayor a 1,701 dlares. La situacin es ms
crtica aun en las empresas micro y pequeas. stas se gastan al ao alrededor de 500 dlares por
empleado. En consecuencia, el porcentaje de trabajadores con acceso a computadoras y a Internet
tambin est fuertemente sesgado. Las microempresas estn realmente rezagadas en el uso de
este recurso, puesto que slo el 24 por ciento de ellas tienen acceso a computadoras y una
proporcin an ms baja, el 14 por ciento, tiene acceso a Internet Por otro lado, las diferencias en
la adopcin de la tecnologa entre los sectores econmicos tambin son significativas. El

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presupuesto TIC por empleado est concentrado abrumadoramente en el sector de industria y


servicios, donde el promedio anual por empleado es de ms de 1.300 dlares. En cambio, en el
resto de los sectores est entre los 350 y los 850 dlares. Las brechas regionales que muestran las
empresas en la adopcin de TIC tambin son importantes y siguen el patrn de concentracin de
actividad econmica del pas. Las regiones con mayor gasto en computadoras versus PIB son el
norte y centro. En esta parte del pas, la relacin de gasto/PIB est por encima del promedio
nacional. Por debajo del promedio nacional estn el sur-este, Pacfico y el oeste-centro. Entre los
problemas relacionados con la baja penetracin de las TIC en las empresas, destacan: la
regulacin del sector de telecomunicaciones, las tarifas que se cobran por el uso de la banda
ancha, los tamaos desiguales de las empresas y la falta de financiamiento para adquirir equipos
de cmputo. En este sentido, los mismos sntomas que muestran los hogares, surgen en las
empresas. Por ello, hay una profunda brecha digital de TIC en las empresas mexicanas
comparadas con otros pases. Adems, tal brecha es variable y depende del tamao de la empresa,
de los sectores econmicos en donde operan las empresas y de las zonas geogrficas del pas
(Tello, 2007).

ADMINISTRACIN ESTRATGICA DE LA FUNCIN INFORMTICA.

La administracin estratgica es un proceso interactivo que implica a la organizacin en todos los


niveles, permite establecer una serie de beneficios, tales como:

Uniformar criterios hacia dnde se quiere dirigir la organizacin.


Identificar las principales variables de la empresa que permitan lograr el xito.
Mejorar la visin de largo plazo del negocio.
Revelar y aclarar oportunidades y amenazas futuras.
Sealar asuntos estratgicos.
Estructurar la empresa para la toma de decisiones.
Exigir el establecimiento de objetivos.

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Plan Estratgico.

Un plan estratgico no solo es una ventaja competitiva, adems, permitir alcanzar metas en
todos los ngulos de la organizacin, dado que hace posible conocer la realidad de la
organizacin permitiendo la mejora en todas las reas; prepara a la organizacin ante
adversidades y cambios en el entorno; mejora el proceso de toma de decisiones permite la
administracin de los recursos y homogeniza las reas de la empresa para lograr el cumplimiento
de los objetivos generales (Tern, 2014).

La planeacin trata con el porvenir de las decisiones actuales y une tres tipos de planes
fundamentales, que son: planes estratgicos, programas a mediano plazo, presupuestos a corto
plazo y planes operativos, por lo que es importante considerar que no todo es seguro en la
administracin estratgica, ya que puede resultar diferente de lo esperado en un ambiente donde
a veces se requiere un esfuerzo significativo para lograr la planeacin efectiva, y que implica
tiempo, imaginacin, capacidad analtica, creatividad y entereza para seleccionar y
comprometerse a un cierto curso de accin y ofrece resistencia al cambio de la organizacin.

La planeacin estratgica es un proceso que implica a la organizacin en todos los niveles, es


realizada por la direccin de la organizacin, se proyecta a largo plazo, y es flexible e integral
(Thompson, 2012).

Figura 1. Representacin grfica de la Planeacin Estratgica.

En la figura 1, se puede observar el proceso de planeacin que inicia con la visin con el objeto
de detectar los planes de la organizacin a un largo plazo, hasta el punto de la ejecucin para
alcanzar las metas.

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lvarez (2006) comparte que para elaborar un plan estratgico equivale a:

Prever lo que se va a hacer en los prximos meses.


Visualizar escenarios futuros.
Preparar alternativas para conducir el negocio.
Fijar objetivos agresivos pero reales.

Tan importante es la planeacin que el propio H. Fayol, autor de la Teora clsica de la


administracin, en 1916 se refiri en su clebre proceso administrativo a la previsin como el
primer elemento de una buena administracin. Fayol deca que prever significa a la vez calcular
el porvenir y prepararlo; prever es ya obrar, por tanto, previsin tiene una infinidad de ocasiones
y de maneras de manifestarse; su principal manifestacin, su signo sensible, su instrumento ms
eficaz, es el programa de accin que es a la vez el resultado a que se tiende, la lnea de conducta
que se ha de seguir, las etapas que se han de franquear, los medios que se han de emplear; es una
especie de cuadro del futuro (Torres, 2014).

Ventajas de la planeacin estratgica.

Un plan estratgico no slo es una ventaja competitiva, es quien permitir alcanzar metas
competitivas en todos los ngulos de la organizacin. A continuacin se listan algunas de las
ventajas que ofrece:

1. Hace posible conocer la realidad de la organizacin, lo que permite detectar reas de


mejora.

2. Aumenta el sentido de pertenencia de las personas a la organizacin.

3. Detecta oportunidades, con el fin de explotarlas.

4. Prepara a la organizacin ante adversidades y cambios en el entorno.

5. Mejora el proceso de toma de decisiones.

6. Prioriza los problemas y los gestiona mediante planes de contingencia.

7. Maximiza el beneficio de sus recursos.

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8. Minimiza el despilfarro de recursos.

9. Proyecta la organizacin a futuro.

10. Homogeniza las reas de la empresa para conseguir los objetivos generales.

Estrategias.

Luna (2015), expresa que etimolgicamente, proviene de stretegoso, el que gua, el que dirige.
Arte de dirigir las operaciones militares. Arte de coordinar todo tipo de acciones para la
conduccin de la guerra o la defensa de una ciudad. Generalmente se dice que es la capacidad y
habilidad para dirigir un asunto, hasta conseguir el objetivo propuesto.

Una vez que se han establecido los objetivos a largo plazo, la siguiente etapa en el proceso de la
planeacin estratgica consiste en formular, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan
alcanzar dichos objetivos.

Este proceso suele ser el siguiente:

1. Se evalan los resultados del anlisis externo (situacin del entorno) y del anlisis interno
(recursos y capacidades), el enunciado de la visin, la misin y los valores, los objetivos a largo
plazo, y las estrategias utilizadas anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados.

2. Se formula un conjunto manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la


informacin analizada en el punto anterior, especialmente en lo que respecta a los recursos y
capacidades con los que cuenta la empresa.

3. Se evalan las estrategias propuestas, determinando las ventajas, desventajas, costos y


beneficios de cada una.

4. Se seleccionan las estrategias a implementar o ejecutar, y se clasifican de acuerdo a su


prioridad o atractivo.

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Planeacin Estratgica Informtica.

La Planeacin Estratgica Informtica es un enfoque sistemtico y disciplinado donde los


objetivos principales son el identificar las tecnologas y las herramientas que brinden beneficios
a la organizacin, el identificar las prioridades y buscar el desarrollo de las mismas para que sean
implementadas como una herramienta til en las actividades diarias de una organizacin.
Tambin debe ser concebida como una metodologa para ser desarrollada en implementada en la
organizacin con el propsito de alinear las estrategias de las tecnologas de informacin y
comunicacin como estrategias apegadas al negocio.

Segn seala Garca (2013), integra la perspectiva de negocios y organizacional con el


enfoque de Tecnologas de Informacin y Comunicacin dado que las estrategias sufren una
continua adaptacin, innovacin y cambio y que se reflejan en los elementos funcionales que
integran a la organizacin con el propsito de establecer un enfoque informtico que responda a
las necesidades del negocio.

Las ventajas del desarrollo de una Planeacin Estratgica Informtica no varan mucho
entre reas o departamentos, y se pueden incluir como ventajas el alinear la tecnologa
informtica con la estrategia general de la organizacin; cubrir las necesidades de informacin
que pueden ser objeto de tratamiento informtico; facilitar el uso de compartir informacin
dentro y fuera de la empresa; y definir una infraestructura para el desarrollo integrado de
aplicaciones, base de datos y el soporte correspondiente.

Como sealan Garca y Cano (2013) , la planeacin estratgica tambin es identificada como la
planeacin a futuro o a largo plazo, que permite analizar con detalle a la organizacin y situarla
en trminos de su ambiente, para determinar la visin, misin, objetivos, estrategias, metas, as
como las funciones y actividades que se requieren para lograr los fines y propsitos deseados.

Los planes en este sentido deben responder a preguntas como:

En qu situacin se encuentra la organizacin en este momento?

Hacia dnde se dirige actualmente?, En qu situacin pretende estar la organizacin dentro de


uno, tres o cinco aos?, Cmo se lograr esto?, La informacin que genera el anlisis de esta
serie de preguntas, proporcionar datos que permitirn definir conceptos sobre aspectos como:

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En qu negocio estamos?, En qu negocio deberamos estar?, Cmo se define el producto o


productos principales?, Quines son los competidores presentes y futuros?,

A qu clientes atendemos?, A qu clientes deberamos atender?, Cules son los mercados


potenciales?, Se atienden mercados nucleares?, Cules fuerzas y tendencias del medio deben de
ser consideradas?, Cul es la diferencia principal que tenemos respecto de nuestros
competidores presentes y futuros?

Desarrollo del PEI.

A todo desarrollo se antepone un anlisis. ste es la base de cualquier creacin y sin l, es muy
probable que malogremos el desarrollo de la organizacin.

Toro Lpez (2013), hace referencia a siete valiosos puntos a tomar en cuenta para elaborar un
impecable plan estratgico en el ramo informtico:

1. Realizar un modelo de empresa y establecer las relaciones entre la estrategia empresarial,


la organizacin, los procesos y las entidades a cargo del manejo de datos.

2. Conocer, mediante entrevistas a ejecutivos, las necesidades de la informacin.

3. Determinar las prioridades de las necesidades actuales y potenciales de solucin


informtica.

4. Definir la arquitectura bsica de aplicaciones y la arquitectura bsica de la red.

5. Analizar el soporte que los sistemas actuales brindan al modelo de empresa y la


factibilidad de que, a partir de los sistemas actuales, se cobran las necesidades de soluciones
informticas.

6. Elaborar las recomendaciones para la administracin de la Tecnologa Informtica y las


pautas para la elaboracin del presupuesto del rea.

7. Entregar, al trmino de la prestacin del servicio, el informe del plan estratgico, en el


cual se expondr el resultado del anlisis realizado por un equipo de trabajo, as como las

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recomendaciones sobre las estrategias a corto plazo para adecuar el plan estratgico del rea
informtica al plan estratgico general de la empresa.

Ventajas especficas de un PEI

En un entorno actual de negocios y tecnologa, sabemos de la volatilidad del mercado y sus


tendencias, por ello es necesario desarrollar y mantener un PEI constante y consistente. Nos
puede ofrecer lo siguiente:

1. Mejores comunicaciones. El contacto entre gerencia, unidades de negocios y la estructura


de sistemas informticos que desarrolle planes comerciales y tecnolgicos, asegura que la
estrategia tecnolgica sea ntegra, considerando las oportunidades y amenazas de la competencia.

2. Necesidades estratgicas de datos. Los sistemas de informacin se reducen de acuerdo a la


robustez y generacin de la informacin, se priorizarn y se desenvolvern para afrontar las
necesidades estratgicas de la organizacin.

3. Un mtodo objetivo para asignacin de recursos. Las necesidades estratgicas de la


informacin de la empresa y la infraestructura necesaria para cubrirlas, definen una pauta para
asignar un menor nmero de recursos a las actividades de la organizacin.

4. Infraestructura tcnica eficiente. Es el diseo de los sistemas de informacin que se


implementarn en la organizacin, sobre todo para que estos sean compatibles entre s para
trabajar en conjunto.

5. Coordinacin efectiva de tecnologas. Un PEI bien estructurado permite administrar las


tecnologas de informacin implementadas para obtener un mximo beneficio de ellas. Pueden ir
desde sistemas informticos hasta, redes, equipos de cmputo, sensores de seguridad, etctera.

6. Productividad del equipo. La implementacin, tanto herramientas de alto rendimiento


como la arquitectura o infraestructura de la informacin, son la base de la sustentabilidad del
desarrollo de la organizacin.

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7. Mecanismos de control. Permite gestionar o monitorear los progresos del plan, las
estrategias y tcnicas de negocios, con el fin de hacer cambios a tiempo.

Funcin Informtica.

Hoy la mayora de las organizaciones, independientemente de su tamao y giro, incluyen


el uso de tecnologas en sus procesos, en la administracin, produccin, capacitacin, desarrollo
de sistemas, entre otros, como lo expresa Tern, (2014).

La funcin en Informtica da a conocer el funcionamiento de una organizacin la cual


tiene como caractersticas el uso del funcionamiento del software, hardware y las
telecomunicaciones que hay en la actualidad, y plantea utilizar la informacin como un arma
estratgica de competencia para las empresas y la nueva concepcin de la informtica en las
organizaciones de una manera ms activa.

La dependencia que se tiene con las tecnologas de informacin y comunicacin en la


actualidad es tan grande que si la funcin informtica en un momento dado dejara de funcionar
afectara en su totalidad o de manera parcial la operacin de la organizacin y quiz a terceros
por la falta o falla en la gestin de la informacin.

SITUACIONES REALES DE ORGANIZACIONES RESPECTO A LA


ADMINISTRACION ESTRATGICA DE LA FUNCIN INOFORMTICA.

En este documento se ha dado a conocer la importancia de la administracin estratgica de la


Funcin Informtica en cualquier organizacin. Con el fin de analizar la situacin que viven
algunas de las empresas pblicas y privadas se dan a conocer algunos datos de inters que
comprueban que aunque se ha tomado conciencia de la necesidad de tal administracin, an falta
un gran camino por recorrer.

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Empresa 1.

Al analizar el rea de Informtica en una empresa de Contact Center se comprob que


actualmente no se cuenta con un plan estratgico que pueda solventar o resolver problemas por
contingencias ya sean internas o externas a ella. Una de las razones es por los altos cambios
constantes en sus operaciones y tambin por la limitante financiera; la empresa maneja la
metodologa costo-beneficio y es por esta razn que no siempre logran cubrir todas las
necesidades y/o requerimientos que se van presentando da con da. Dentro de la empresa se
identificaron controles de operacin que bsicamente se refieren a que todo funcione como
debera de funcionar, o por lo menos como est establecido desde la direccin hasta el rea de
operacin. Por ejemplo, controles de usuarios, controles de acceso a las reas de operacin, de
servidores, controles de acceso a la informacin fsica y lgica. Controles para evitar o corregir
fallas al momento de estar operando aun en situaciones de fuerza mayor.

Por otro lado tambin se puede apreciar los controles de seguridad que van desde el acceso fsico
a las reas de informtica hasta los controles de acceso lgico a la informacin. Controles de
seguridad en caso de contingencias, por eje., terremotos, sismos, etc. Controles de acceso a la
base de datos, servidores, las reas de las telecomunicaciones. Los controles o protocolos para el
acceso de personal a la empresa o que determine quien hace uso de las computadoras.

Se recomienda adaptar ciertos controles internos cada vez que la empresa cambie de roll, dichos
controles deber de favorecer a la empresa para la calidad y buen manejo de la informacin,
brindando siempre calidad en el servicio.

Y de esta manera la empresa siempre contar con diferentes controles, de empresas reconocidas,
pero solamente adquiriendo lo mejor de ellas.

Esta empresa tiene muchos estndares de calidad pero as igualmente el departamento de


sistemas cuenta con sus propios estndares los cuales los identifican entre ellos. Estn los de
calidad de los equipos, como departamento se encargan de que todos los equipos estn en buen
estado adems de que se renuevan por la exigencia de la empresa. Es recomendable que tenga
Certificaciones en Cisco debido al rubro de la empresa y a la exigencia de nuevas instalaciones
y nodos en el rea de operacin se requiere personal altamente capacitado para la creacin de las

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conexiones y redes de toda la empresa por lo tanto es recomendable que al menos dos integrantes
del departamento estn certificados en Cisco.

Como empresa se tiene estipulado un proceso de reclutamiento en las diferentes reas el cual
no parece ser muy efectivo al momento de llenar una vacante se recomienda implementar
estndares de reclutamiento en donde se realicen exmenes especficos del rea a la que se
desea ingresar para as contar con personal alta mente capacitado para las tarea contratadas.

Uno de los problemas ms grandes de toda la empresa es la tardanza en los procesos por lo
tanto se necesita una certificacin de procesos para hacer una depuracin de procesos
complejos optimizndolos para la rapidez de los mismos haciendo ms sencillo todos los
tramites.

Empresa 2.

A finales de 1992, la administracin de CESPT, convirti al departamento de Informtica, en lo


que se conoci como Unidad de Informtica, formando un rea de Staff dependiendo de la
Direccin General, a partir de este momento y dadas las urgentes necesidades de cambio de
sistemas de informacin algunos de los cuales tenan ya 18 aos de antigedad, se plante un
proyecto de renovacin completa que en su fase inicial consider la transformacin de los
sistemas de soporte administrativo de las reas Comercial y Financiera; as de esta forma, se
inici el desarrollo de los sistemas de cajas, obras, ajustes, lectura y factura, recursos humanos y
contabilidad, replanteando la estructura informtica en un ente que permitiera eliminar la captura
masiva de datos y validacin en informtica sistemas que permitieran transacciones en lnea y
con informacin integral que lograra hacer eficientes los Procedimientos y disminuyera los
tiempos y costos. En la administracin de 2011, se redefini la Unidad de Informtica como
Departamento de Informtica dependiente de la Subdireccin de Administracin y Finanzas en el
entendido de facilitar la coordinacin dada la apretada agenda de la Direccin General, donde
todos y cada uno de los departamentos y oficinas mantuvieron su misma funcin siendo solo
dependientes de otro ente administrativo; en la actualidad, el Departamento est orientado a
soluciones que puedan ser consultadas en internet, planeando explotar el desarrollo de
aplicaciones que utilicen el portal web de CESPT y aplicaciones mviles; el tamao de la red de
computo intermunicipal con que cuenta CESPT es de 19 Oficinas Recaudadoras, 7 Distritos de

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Operacin y Mantenimiento, una Unidad de Construccin, un Centro de Capacitacin, Oficinas


Centrales y 14 cajeros automticos, sitios que utilizan alrededor de 92 sistemas de cmputo
elaborados y mantenidos por este Departamento, ms de 800 equipos de cmputo y servidores en
nuestra Red de datos y equipamiento de computo.

COMENTARIOS FINALES

La funcin que el rea de Informtica desempea es de suma importancia, ya que se encarga de


gestionar la informacin que da vida a los procesos de las organizaciones. Para que brinde
calidad en los procesos de operacin, esta rea debe adaptarse a los estndares y polticas que le
fueron recomendados por los Licenciados en Informtica. Estos estndares beneficiarn a la
oficina de informtica para alcanzar la misin y cumplir los objetivos y metas.

El rea de informtica debe ser vista, de ser posible a nivel staff, como parte integral de las
organizaciones que proveer de las herramientas para la gestin e innovacin tecnolgica y la
generacin del conocimiento dentro de una sociedad donde la informacin es la estratgica de
competencia y la nueva concepcin del rea de informtica.

El administrador de la funcin informtica debe participar en la planeacin estratgica para


analizar la situacin externa e interna de una organizacin y apoyar en establecer objetivos,
metas, planes y controles a largo plazo y ser parte de la formulacin las estrategias que permitan
alcanzar lo planteado.

Es importante remarcar que no se puede separar la Planeacin Estratgica de la Administracin


de la Funcin Informtica que en conjunto identifican el funcionamiento de una organizacin
donde se da el uso del funcionamiento del software, hardware y las telecomunicaciones.

En conclusin, las organizaciones deben incluir en su filosofa de trabajo a la cultura informtica


y la Administracin Estratgica de la Funcin Informtica para lograr cumplir con xito los
objetivos del rea de Informtica y de la propia empresa.

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AUTORAS:

Dra. Maricela Sevilla Caro1

Dra. Mara del Consuelo Salgado Soto2

M.C.C Nora del Carmen Osuna Milln3

1. Catedrtica de la facultad de Contadura y Administracin de la UABC, impartiendo diferentes


asignaturas de la Carrera de la Licenciatura en Informtica.
Coordinadora de la carrera de Licenciatura en Informtica.
Miembro del cuerpo acadmico: Sistemas de Informacin y Gestin empresarial.
Perfil Promep.
Certificacin de ANFECA.

2. Catedrtica de la facultad de Contadura y Administracin de la UABC, impartiendo diferentes


asignaturas de la Carrera de la Licenciatura en Informtica.
Coordinadora de rea de la carrera de Licenciatura en Informtica.
Miembro del cuerpo acadmico: Sistemas de Informacin y Gestin empresarial.
Perfil Promep.
Certificacin de ANFECA.

3. Catedrtica de la facultad de Contadura y Administracin de la UABC, impartiendo diferentes


asignaturas de la Carrera de la Licenciatura en Informtica.
Coordinadora de Formacin profesional de la FCA.
Colaborador del cuerpo acadmico: Sistemas de Informacin y Gestin empresarial.
Perfil Promep.
Certificacin de ANFECA.

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