MESIN KANTOR

A. Pengertian Mesin Kantor

Dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini,
pekerjaan perkantoran dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat. Kalau jaman
dahulu perlengkapannya cukup dengan lembaran kertas dan alat tulis, kini kertas itu dilengkapi
dengan pita rekaman, layar gambar, paper magnetik, dan lembar film, sedang alatnya dapat
berupa segala mesin perkantoran.
Mesin Perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk
mencatat, mengirim, mengganda, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis,
elektris, elektronik, magnetik, atau secara kimiawi.
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dengan efesien.. Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik
pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor guna
memungkinkan didapatkan hasil yang optimal.

B. Alasan Penggunaan Mesin-mesin Kantor

Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam suatu instansi hanya dapat
dibenarkan terhadap jenis pekerjaan yang mempunyai ciri sebagai berikut :
a. Harus dikerjakan berulang-ulang dalam jumlah yang cukup banyak dan dalam bentuk serta
ukuran yang sama, sehingga tampaknya (seolah-olah) membosankan orang yang
mengerjakannya. Misalnya saja pembuatan formulir-formulir dengan mesin stensil.
b. Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia, misalnya alat-alat besar sebagai
mesin-mesin penarik atau pengangkut barang berat.
c. Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan. Misalnya pembuatan surat-surat
rangkap (dengan tembusan) bisa mempergunakan mesin tik, juga pencetakan buku dan
brosur dalam jumlah yang banyak, perlu dipergunakan mesin cetak.
d. Harus ada formalitas misalnya surat-surat dinas harus diketik.
e. Memerlukan ketelitian yang sempurna sehingga jika dikerjakan dengan otak manusia bisa
terjadi kesalahan.
 Dengan demikian, maka perlu ada mesin-mesin untuk otomatisasi pekerjaan rutin.
Misalnya saja mesin hitung ataupun komputer untuk menghitung, menjumlahkan,
mengumpulkan ataupun meng-golong-golongkan dan menyortir data.
Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui tahap
perencanaan terlebih dahulu, ditemukan beberapa keuntungan dan kerugian.
Keuntungan penggunaan mesin kantor:
a. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
b. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
c. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.
d. Memudahkan pengawasan.
e. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
f. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
g. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
h. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.
Kerugian penggunaan mesin kantor:
a. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi
b. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.
c. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.
d. Kadang-kadang fleksibilitas daei beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.
e. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

C. Macam-macam Mesin Kantor

Jenis Mesin dan perlengkapan dibedakan menjadi tiga, yaitu:
1. Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia disebut sebagai Labour
Saving Machine, misal alat-alat besar : fork-lift pada unit-unit pergudangan dan depo-
depo peralatan atau bangunan sedangkan komputer, kalkulator dan sebagainya pada
pekerjaan-pekerjaan administratif (paperwork).
2. Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut Money Saving Machine, yakni
mesin-mesin untuk mass-production. Jadi disamping mesin-mesin yang bersifat teknis
engineering seperti mesin pintal, mesin-mesin komputer (dalam jangka panjang), mesin-
mesin penggandaan dan sebagainya.
 3. Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut Time Saving Machine, misalnya
komputer, mesin photocopy, mesin penggandaan, mesin atau alat komunikasi dan
transportasi dan sebagainya.

D. Macam- Macam Mesin Kantor Berdasarkan Klasifikasinya

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang
beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan
fungsi mesin.
1. Tenaga penggerak
Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :
a. Mesin Manual, mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia
atau tenaga murni.
b. Mesin Listrik (Elektrik), mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga
listrik.
2. Cara kerja komponen mesin
Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :
a. Mesin Mekanis, mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya
pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga
yang digerakkan dengan tenaga listrik.
b. Mesin Elektronik, mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau
menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan
tenaga listrik.
3. Fungsi Mesin
Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi 8 yaitu:
a. Mesin penghimpun data atau informasi
- Mesin penjilid (binding machine)
 - Stapler (hecht machine)

b. Mesin pemisah
Mesin pembuka surat (letter opener)

Mesin pemotong kertas (paper cutter, guillotine)

Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)

Mesin penghancur dokumen (shredder)

 Asahan pensil (pencil sharpener)

c. Mesin pencatat data atau informasi

Mesin tik (typewriter)

F
Mesin penomor (numbering machine)
 Mesin pencetak perangko (franking machine)

Pencatat uang kas (cash register)

Microfilm
d. Mesin pengolah data
Mesin jumlah (adding machine)

Mesin hitung (calculating machine)

Seperangkat Komputer
e. Mesin pengganda
Mesin stensil (stencil duplicator)

Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)

Mesin fotokopi

Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

 Mesin offset

f. Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)

Telepon dan interphone

Telex
 Faksimile

Modem

Teleprinter
 Telefoto

Telecopier

Handy talky (HT)

 g. Mesin mengaman dan penyaman
Pengaman data (data safes)
Kipas angin (fan)
Air conditioner (AC)
Tirai udara (air curtain)

h. Mesin pengontrol
Mesin presensi
Close circuit television (CCTV)

Sumber : Muslikhah, Riana Isti. 2015. Makalah Mesin-mesin kantpr. Artikel.

http://rianamuslikhah.blogspot.co.id/2015/02/makalah-mesin-mesin-kantor.html (Diakses
tanggal 20 Agustus 2017)