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PRESENTACIN:
La elaboracin de este tipo de instrumentos tcnico-administrativos es una actividad necesaria
para continuar con el fortalecimiento del esquema orgnico- funcional de las instituciones
pblicas.
Este trabajo es una recopilacin sobre los contenidos genricos que deben presentar los
manuales administrativos en las instituciones pblicas.

INTRODUCCIN:
Dirigida especialmente a los responsables de las unidades de planificacin, como instancias
encargadas de conducir y acompaar los procesos de modernizacin institucional.
Contiene informacin bsica necesaria para orientar a las instituciones pblicas en la
elaboracin y actualizacin de los instrumentos de organizacin del trabajo.

OBJETIVO DEL GUA:

Brindar a las instituciones pblicas los criterios tcnicos generales, necesarios para el diseo,
elaboracin y actualizacin de los distintos manuales administrativos que pueden ser tiles en
una institucin pblica.

1.- LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS EN GENERAL:

Si una institucin de naturaleza pblica o privada no tiene una herramienta tcnica en la cual
se agrupen todas las acciones y funciones que deben desarrollar, o la manera en que deben
realizarlas, hace que el riesgo de brindar los bienes o servicios a los usuarios de forma
ineficiente se incremente exponencialmente.
Los problemas que presentan las instituciones se pueden solucionar con la realizacin de
manuales administrativos que les permitan registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica la informacin de una organizacin y servir como medio de comunicacin y
coordinacin entre los funcionarios de la misma. El uso de manuales administrativos en la
administracin pblica contribuye a solucionar problemas tales como la falta de comunicacin
adecuada en la cadena de mando en todos los niveles jerrquicos institucionales.
Los manuales administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la
institucin, por medio de la especificacin de bases jurdicas, atribuciones, estructuras,
objetivos, polticas, determinacin de campos de competencia, deslindamiento de
responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general.
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para
facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
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Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin. El principal propsito de los
manuales administrativos deber ser el de instruir al personal acerca de aspectos como:
funciones, relaciones, procedimientos, polticas, objetivos y normas.

1.1 OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:

Algunos de los objetivos que se persiguen con la elaboracin de manuales administrativos son:
instruir a los colaboradores de la institucin acerca de aspectos tales como: objetivos,
visin, misin, estrategias, funciones, polticas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.
Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas a la institucin y los
colaboradores.
Servir como medio de integracin y orientacin a los colaboradores de nuevo ingreso.
Servir para el anlisis o revisin de los procesos y procedimientos de una institucin.
Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de reformas
administrativas.
Simplificar la determinacin de las responsabilidades por fallas y errores.
Aumentar la eficiencia de los funcionarios.
Ayudar a la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones a cuellos de botella.

1.2 VENTAJAS DE CONTAR CON MANUALES ADMINISTRATIVAS:

Algunas de las ventajas que se generan son:
Servir como un compendio de la totalidad de funciones, procesos, procedimientos, y
actividades que desarrolla la organizacin.
La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.
Clarifican la accin a seguir a la responsabilidad por asumir, en aquellas situaciones
especficas.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa.
Son elementos informativos para instruir o capacitar al personal que se inicia en
funciones a las que hasta ese momento no haba accedido.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo.

1.3 CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:

Estos manuales pueden ser elaborados para toda la organizacin, un rea, una direccin, un
departamento o una unidad, segn los diferentes requerimientos de estas unidades
organizacionales. As entonces se pueden clasificar en diferentes tipos, segn la informacin que
sea requerida, el propsito y la necesidad que presente la organizacin.

1.3.1 POR SU CONTENIDO:

Depende del asunto que se trata y del uso que se piensa darle, se re3fiere al contenido del
manual para cubrir una variedad de materias.
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TIPO DE MANUAL DESCRIPCIN:

Manual de organizacin: expone en forma detallada la estructura organizacional
formal, a travs de la descripcin, funciones, autoridad y responsabilidades.
Manual de polticas: describe en forma detallada los lineamientos seguidos en la toma
de decisiones para el logro de objetivos.
Manual de procedimientos: gua de trabajo para los funcionarios de cmo hacer las
tareas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.
Manual de puestos: agrupa informacin sobre todas las clases, naturaleza, objetivos,
funciones y requisitos de cada uno de los cargos de la organizacin.
Manual de normas: detalla informacin sobre el conjunto de leyes, normas e
instructivos de aplicacin institucional.
Manual tcnico: presenta informacin sobre la operacin o estructura de un
determinado equipo y sobre su mantenimiento.
Manual de contenido mltiple: se lo elabora cuando el volumen de actividades, de
personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y
utilizacin de distintos manuales.

1.3.2 POR SU FUNCIN ESPECFICA:

Se refieren a una funcin operacional especfica a tratar.

TIPO DE MANUAL DESCRIPCIN:

Manual de compras: consiste en definir el enlace de las compras, definir la funcin de
comprar.
Manual de finanzas: consiste en definir por escrito las responsabilidades financieras en
todos los niveles.
Manual de reclutamiento y seleccin: contiene la definicin uniforme respecto al
reclutamiento y seleccin de personal.
Manual de una unidad administrativa: Agrupa lineamientos, instrucciones de
aplicacin especfica y determinados tipos de actividad en una unidad administrativa.

1.4 ELABORACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVAS:

Para elaborar un manual administrativo se debe desarrollar una serie de faces:

1.4.1 PLANIFICACIN DEL TRABAJO:

Se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboracin de los manuales, conformado
por un representante de cada una de las unidades administrativas o por un grupo de
funcionarios, se deber nombrar un coordinador o responsable quien conducir el trabajo con
el fin de mantener la homogeneidad en el contenido y la presentacin de la informacin.
Tambin se establece cules sern las herramientas metodolgicas que se utilizaran para
obtener la informacin para elaborar los manuales, el tipo de informacin, y el cronograma de
las actividades.
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1.4.2 BSQUEDA DE LA INFORMACIN:
Se puede realizar mediante:
Investigacin documental: buscar todos aquellos documentos impresos o electrnicos en los
cuales se obtenga informacin relevante para la elaboracin del manual respectivo.
Investigacin monumental: toda aquella informacin que no se encuentra escrita en algn
documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, etc.

1.4.3 ANLISIS DE LA INFORMACIN:

Una vez obtenida la informacin esta deber ser organizada de manera que presente un orden
lgico para el desarrollo del manual, para hacerlo se debern guiar en unas preguntas, estos
facilitaran el trabajo de anlisis de la informacin y permiten conocer las actividades de la
institucin, explicar su comportamiento, identificar las relaciones, comprender el
funcionamiento de la institucin y mantener la secuencia y lgica de la informacin.

1.4.4 ELABORACIN DEL MANUAL:

Se establece el diseo y la presentacin que se utilizara para elaborar en manual administrativo,
para ello se debe considerar:
La redaccin del documento, la elaboracin de diagramas y el formato.

1.4.5 VALIDACIN DEL MANUAL:

Elaborado el manual administrativo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada
unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar.

1.4.6 AUTORIZACIN DEL MANUAL:

El jerarca institucional o el responsable debern autorizar el manual, de manera que se pueda
comenzar con la reproduccin, difusin y distribucin del mismo a nivel institucional en general
o de las instituciones administrativas correspondientes.

1.4.7 DIFUSIN Y DISTRIBUCIN DEL MANUAL:

Se debe distribuir con el propsito que los funcionarios lo tengan a su disposicin, conozcan el
documento, y lo utilicen en la prctica.

1.4.8 REVISIN Y ACTUALIZACIN DEL MANUAL:

Los manuales deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la institucin, para ello se
debe mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos.
Adems no existe un nico modelo establecido para realizar un manual administrativo.
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2. MANUAL DE ORGANIZACIN:

Es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemtica, informacin sobre

el marco jurdico-administrativo, atribuciones, antecedentes histricos, misin, visin,
objetivos, organizacin y funciones de una dependencia o entidad.
Este manual define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las unidades
administrativas que integran la institucin. Los manuales de organizacin por el alcance de su
informacin se pueden clasificar en:
Manual general de la organizacin.
Manual especifico de la organizacin.

2.1 OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN:

Esquematizar los puestos, relaciones y funciones.
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad organizativa.
Apoyar a la ejecucin correcta de las labores encomendados a los colaboradores y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
Servir como orientacin a los colaboradores de nuevo ingreso.
Definir el flujo de informacin que permita la aplicacin del sistema de informacin y
comunicacin.

2.2 CONTENIDO BSICO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN:

El contenido es muy variado y depender de la informacin que la organizacin considere
prudente publicar, la informacin bsica que debe contener es la siguiente:

Portada: debe ir el logotipo de la institucin, tipo de manual que se presenta, nombre

de la institucin o unidad administrativa, fecha y lugar de elaboracin del manual de
organizacin.
Introduccin: es la explicacin del contenido del manual.
Objetivo y alcance: intencin o propsito que tiene la institucin o unidad
administrativa al elaborar el manual.
Antecedentes histricos: descripcin del origen, antecedentes o hechos pasados
sobresalientes sobre la existencia de la institucin o la unidad administrativa de la que
trata el manual.
Marco jurdico: es importante clasificar y analizar las unidades administrativas y sus
respectivas funciones, se deber anotar de forma clara y precisa los nombres de los
ordenamientos jurdicos y administrativos.
Misin, visin y valores institucionales: para la misin se describe los principales
propsitos y los valores esenciales, la visin es la imagen del futuro que se quiere crear,
los objetivos describen el propsito que pretende alcanzar la institucin o unidad
administrativa para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por
atribucin, los valores son las concepciones compartidas y consensuadas de lo que es
importante y deseable.
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Atribuciones: representan el medio para alcanzar los fines.
Estructura orgnica actual: se refiere a la descripcin, ordenada jerrquicamente, de las
unidades administrativas, como a su nivel jerrquico.
Organigrama: representacin grfica de la estructura orgnica.
Normas y polticas generales: son orientaciones generales que pretenden facilitar la
coordinacin de las actividades de la institucin para mantener coherencia en la
organizacin y en las decisiones institucionales.
Descripcin de puestos: contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos
contenidos en la estructura orgnica autorizada y aprobada.
Glosario de trminos: sern definidos aquellos trminos que resulten desconocidos al
lector y que causen una mala interpretacin del contenido.
Firmas de autorizacin: se indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la
institucin que autorizan el manual.
Bibliografa: es la enumeracin de libros, revistas, pginas electrnicas u otras fuentes
de informacin utilizadas para la elaboracin del documento.

3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

Es un documento que describe en forma lgica, sistemtica y detallada las actividades de una
institucin o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo
necesario para la ejecucin eficiente de las mismas.
Este tipo de manual se orienta a especificar detalles de la ejecucin de actividades
organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institucin sobre la manera
correcta en que deben ser realizadas. Los manuales de procedimientos contienen un conjunto
de definiciones para la consecucin de bienes o servicios determinados.
En este manual se enfatiza quien debe hacer y cmo debe hacerse alguna actividad. Los
manuales de procedimientos por el alcance de informacin se clasifican en:
Manual general de procedimientos.
Manual especifico de procedimientos.

3.1 OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

Es un medio de induccin para los nuevos funcionarios.
Brinda direccin a los funcionarios.
Comunica los objetivos y metas de la organizacin.
Sirve como conducto de comunicacin oficial del jerarca institucional.
La uniformidad de polticas y procedimientos aseguran los recursos de la organizacin
que sern utilizados hacia el logro de las metas y objetivos institucionales.
Sirve como un excelente instrumento interno de fiscalizacin para exigir el
cumplimiento de las polticas o procedimientos y controles de la institucin.
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3.2 CONTENIDO BSICO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
La informacin que integrara el manual de procedimientos va a depender de lo que la institucin
pretenda mostrar o dar a conocer con este documento.
La informacin bsica que debera contener este tipo de manual es:
Portada: debe ir el logotipo de la institucin, tipo de manual que se presenta, nombre
de la institucin o unidad administrativa, fecha y lugar de elaboracin del manual de
procedimientos, denominacin y extensin.
Introduccin: se indica sobre el documento, su contenido, objetivo, reas de aplicacin.
Objetivo de los procedimientos: explicacin del propsito que se pretende cumplir con
los procedimientos.
Alcance de los procedimientos: representa la esfera de accin.
Responsable: se indican las unidades administrativas y puestas que intervienen en los
procedimientos.
Polticas o normas de operacin: se incluyen los criterios o lineamientos generales de
accin.
Conceptos: se indican las palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el
procedimiento.
Procedimientos: se realiza la presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial.
Diagramas de flujo: se incluye la presentacin grafica de la sucesin en que se realizan
las operaciones de un procedimiento y el recorrido de formas o materiales en donde se
muestran las unidades administrativas.
Formularios: se adjunta todos los formularios e instructivos empleados para el
desarrollo de los procedimientos.
Glosario de trminos: lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el
contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos.
Firmas de autorizacin: se indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la
institucin que autorizan el manual.

4. MANUAL DE FUNCIONES:
Es un documento que se prepara en una organizacin con el fin de delimitar las
responsabilidades y las funciones de sus funcionarios.
En este manual se agrupan todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y
operacin de la institucin.
Este manual documenta los conocimientos, experiencia y tecnologa de la institucin.

4.1 OBJETIVOS DEL MANUAL DE FUNCIONES:

La informacin bsica que debera contener este tipo de manual es:
Portada: debe ir el logotipo de la institucin, tipo de manual que se presenta, nombre
de la institucin o unidad administrativa, fecha y lugar de elaboracin del manual de
funciones.
Introduccin: explicacin del contenido de manual.
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Objetivo y alcance: es la intencin y propsito que tiene la institucin o unidad

administrativa al elaborar el manual de funciones.
Estructura organizacional: debe coincidir con su representacin grfica en el
organigrama.
Descripcin bsica del puesto: el formato se encabeza describiendo el nombre del
puesto, la ubicacin orgnica a la que pertenece.
Objetivo estratgico del puesto: se refiere a la actividad genrica que define el grupo de
funciones, actividades y responsabilidades.
Relaciones del puesto: determina con que otros funcionarios o unidades administrativas
debe de interactuar para el cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.
Funciones generales y especficas: se debe realizar una enunciacin de funciones para
cada unidad organizativa que integra la institucin.
Perfil del puesto: se debe hacer referencia a las caractersticas esenciales que debe
reunir un funcionario.
Firmas de autorizacin: se indica el nombre, cargo y firma de loa titulares de la
institucin que autorizan el manual.

5. MANUAL DE SERVICIOS AL USUARIO:

Este manual integra informacin real y concisa acerca de los servicios y tramites que una
institucin proporciona a sus usuarios, as como la forma en que se pueden presentar
sugerencias, quejas e inconformidades por el servicio prestado.

5.1 OBJETIVOS DEL MANUAL DE SERVICIOS AL USUARIO:

Recopilar en un documento informacin real.
Proporcionar a las unidades administrativas encargadas de atender usuarios un
documento que sirva de gua para orientar e informar correctamente a estos usuarios.
Contribuir o fortalecer la relacin existente entre la institucin y la sociedad civil.

5.2 CONTENIDO BSICO DEL MANUAL DE SERVICIOS AL USUARIO:

La informacin bsica que debera contener este tipo de manual es:
Portada: debe ir el logotipo de la institucin, tipo de manual que se presenta, nombre
de la institucin o unidad administrativa, fecha y lugar de elaboracin del manual de
servicios al usuario.
Introduccin: como esta estructurado este contenido, objetivos, propsitos del manual.
Objetivos y alcance: es la intencin o propsito que tiene la institucin o unidad
administrativa al elaborar el manual.
Marco jurdico: es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que
definan el marco jurdico del cual se deriven los servicios que brinda la institucin.
Organigrama: representacin de la estructura orgnica.
Cedula de servicio al usuario: es la informacin bsica de cada uno de los servicios que
se brinda al usuario.
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Firmas de autorizacin: se indica el nombre, cargo y firma de titulares de la institucin

que autorizan el manual.

6. MANUAL DE POLTICAS:

En este manual se tiene escritas las polticas establecidas por una institucin. Toda poltica debe
estar orientada hacia el objetivo primario o razn de ser de la institucin. Un manual de polticas
es fundamental para asegurar la uniformidad de accin de la institucin.
Los manuales de polticas por el alcance de su informacin se clasifican en:
Manuales generales de polticas.
Manuales especficos de polticas.

6.1 OBJETIVOS DEL MANUAL DE POLTICAS:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada organizacin.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada
unidad administrativa.
Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
Ser instrumento til para la orientacin e informacin de los funcionarios.
Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.

7 MANUAL DE ESTRUCTURA:

Contiene informaciones generales sobre la divisin del trabajo, as como de la integracin y

relaciones existentes entre las distintas unidades organizativas de una institucin.

7.1 OBJETIVOS DEL MANUAL DE ESTRUCTURA:

Esquematizar los puestos, relaciones y funciones.

Brinda direccin a los funcionarios.
Comunica los objetivos y metas de la organizacin.
Sirve como orientacin a los colaboradores de nuevo ingreso.

7.2 CONTENIDO BSICO DEL MANUAL DE ESTRACTURA:

La informacin bsica que debera contener este tipo de manual es:
Portada: debe ir el logotipo de la institucin, tipo de manual que se presenta, nombre
de la institucin o unidad administrativa, fecha y lugar de elaboracin del manual.
Introduccin: explicacin del contenido del manual.
Objetivo y alcance: intencin o propsito que tiene la institucin o unidad
administrativa al elaborar el manual.
Estructura orgnica actual: se refiere a la descripcin ordenada por jerarqua de las
unidades administrativas de una institucin.
Organigrama general: representacin grfica de la estructura orgnica.
Organigramas parciales: representacin grfica de la estructura orgnica de cada unidad
administrativa.
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Firmas de autorizacin: se indica el nombre, el cargo, y la firma de los titulares de la
institucin.

8. MANUAL DE PUESTOS:
Documenta informacin ordenada y especfica sobre la ubicacin, descripcin de funciones,
responsabilidades, condiciones de trabajo y caractersticas necesarias.
Este tipo de manual es un instrumento tcnico de trabajo, el cual se usa comnmente en las
instituciones.

8.1 OBJETIVOS DEL MANUAL DE PUESTOS:

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.
Establecer una descripcin clara y concisa del puesto para que los funcionarios tengan
una visin oportuna y objetiva de sus funciones.
Determinar los perfiles de puestos.
Adecuar las polticas de seleccin de personal.

9. OTROS TIPOS DE MANUALES:

Existen manuales mltiples en los cuales dos manuales se llegan a interactuar, como es el caso
de un manual de organizacin y funciones o el manual de polticas y procedimientos.

9.1 MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES:

Describe la organizacin formal mencionando, para cada puesto de trabajo, los objetivos del
mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

9.2 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS:

Documenta la tecnologa que se utiliza dentro de la institucin o una unidad administrativa que
la conforma.

9.3 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:

Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el
orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin
compatibles con dichos procedimientos.

9.4 MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES:

Contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los diferentes puestos que integran
la estructura organizacional.