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CORPORACIN UNIVERSIDAD DE LA COSTA CUC

PROGRAMA DE CONTADURA PBLICA

MANEJO DE LA CUENTA CAJA

CONTABILIDAD DE CAJA O POR EL SISTEMA DE CAJA

Su denominacin se deriva del hecho que la origina; consiste en reconocer los ingresos cuando
efectivamente son recibidos, y los gastos cuando efectivamente son pagados o se hace el
desembolso, es decir, cuando el dinero entra o sale de la caja. Cuando se lleva la contabilidad
por el sistema de caja, slo se reconocen hechos; no se contabilizan derechos, como una venta
a plazos, que aunque se ha adquirido el derecho a cobrar un valor y ese derecho est
respaldado por un documento o factura, se reconoce y registra solo cuando el cliente pague
la factura.

Es decir, las ventas a crdito no se registran hasta el momento en que se recibe el pago, as
como los gastos no se reconocen hasta cuando se hace el desembolso de dinero. Es decir solo
cuando hay movimiento de dinero.

CAJA GENERAL CUENTA 110505

Descripcin: Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente
econmico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata.

DINMICA DE LA CUENTA:

Se debita:

Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier concepto, tanto en
moneda nacional como en moneda extranjera;

Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos;

Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del
mercado, y

Por el valor de la constitucin o incremento del fondo de caja menor.

Se acredita:
Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de ahorro;

Por el valor de la negociacin de divisas;

Por los faltantes en caja al efectuar arqueos;

Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del
mercado;

Por la reduccin o cancelacin del monto del fondo de caja menor, y

Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades del ente econmico, se
requieran.

Las diferencias que se presenten al efectuar arqueos se contabilizarn en las subcuentas


136530 -responsabilidades-, cuando sean faltantes en caja o 238095 -otros- si se trata de
sobrantes en caja.

PLANILLAS DE CAJA:

Es un reporte que le permite a l responsable de la tesorera implementar controles a la entrada


y salida de Efectivo, de modo que se a justen a las normas contables y de auditoria.

Esta planilla se puede elaborar en un formato de Excel donde se consigne informacin como:

Fecha, responsable del manejo de la caja, turno, fondo base de la caja, nombre del
supervisor se caja que hace los controles, entradas de efectivo (recaudo), salidas, saldo final,
faltantes, sobrantes, y justificacin.

CAJA MENOR O CAJA CHICA

Es un fondo que se asigna en la empresa para hacer pagos menores; su cuanta depende dl
tamao de la empresa y el movimiento de efectivo que esta tenga, ya que resulta costoso en
trminos econmicos y de tiempo, girar cheques para hacer pagos por sumas pequeas.

Cuando se constituye el fondo de caja menor se asigna una persona encargada y responsable
del manejo de este fondo, y es recomendable implementar una normatividad sobre polticas y
condiciones de uso de este fondo, como la documentacin requerida para pagos (deber ser
en documentos impresos, numerados consecutivamente, deber tener la respectiva
autorizacin si lo requiere, deber elaborarse en tinta no en lapiz, los valores debern
escribirse en letras y numeros, y finalmente la firma del beneficiario del pago), asignar topes
mximos y mnimos de desembolso, y para la reposicin del fondo, pagos que pueden hacerse
y los que no se deben pagar por caja menor. Es muy importante que el encargado de la caja
menor no tenga acceso a la contabilidad.
Al momento de constituirse el fondo se contabiliza debitando la cuenta 110510 Cajas menores
y acreditando la cuenta 110505 Caja General o la 111005 Bancos moneda nacional, segn sea
el caso, si se abre con efectivo o cheque.

110510 xxxx

110505 111005 xxxx

La persona encargada de la caja menor deber soportar cada gasto con un recibo de caja
menor, adems de los soportes de pago que corresponda al gasto efectuado.

Cuando se han pagado los gastos y el fondo de caja menor se agota o disminuye, se hace
entonces un reembolso de dinero, por el valor que hace falta para llegar al monto establecido,
el cual debe ser respaldado por los documentos y soportes de los gastos causados y pagados,
para as llegar al monto inicialmente fijado.

Cuando se hace reembolso de caja menor se contabiliza debitando las cuenta 51 de los
respectivos gastos, y acreditando la caja general.Este reembolso debe solicitarse por lo menos
una vez al mes para evitar inconvenientes de causacin en los gastos, y as poder registrar las
operaciones en la fecha mas aproximada a la que se realiza el hecho econmico.

51- - - - xxx

110505 111005 xxx

La caja menor solo se contabiliza al momento de crearla, aumentar, disminuir o eliminar dicho
fondo

CONTABILIZACIN DE LOS SOBRANTES DE CAJA

Los sobrantes de caja, en lo posible no deben presentarse, pues es necesario manejar un


control estricto haciendo arqueos de caja peridicos y sin previo aviso, para evitar mal manejo
del efectivo; pero cuando resultan estos sobrantes, no siempre es por dinero que realmente
sobra, puede darse el caso de un cobro que se hizo de mas, por equivocacin del cajero, un
pago que no se cancelo en su totalidad, entonces se puede presentar una reclamacin y se
requiere ajustar los pagos y /o hacer la devolucin pertinente; por esta razn los sobrantes de
caja deben registrarse como un pasivo en una contingencia 263515,o la 238095 otros
acreedores; que se recomienda en la dinmica de la cuenta en el puc y en el caso de pagos
incompletos hacer el respectivo ajuste al pago que debi hacerse, (proveedor, acreedor o
gasto); despus de un tiempo prudencial, que no haya ocurrido ninguna reclamacin entonces
se puede hacer el ajustes correspondiente, llevando esta contingencia ala cuenta 4295 de
ingresos, debitando el pasivo que se haba afectado. Si el sobrante es un valor muy pequeo
es posible llevarlo directamente a la cuenta de ingresos ya que no representa una alteracin
significativa en los estados financieros, de la empresa.

CAJA ( Bancos ) 110505-111005 XXXX

Contingencia 263515 xxxx

CAJA ( Bancos ) 110505-111005 XXXX

OTROS INGRESOS Sobrantes de caja menor 429553 XXXX

CONTABILIZACION DEL FALTANTE DE CAJA MENOR

En caso de existir un faltante, se buscar la razn que lo justifique(un gasto, una consignacin
sin registrar, para hacer el ajuste correspondiente, de no haber una justificacin se registra
este valor en a cuenta 136530 como responsabilidades o cuenta por cobrar al empleado.

CTA POR COBRAR EMPLEADOS 1 36530 XXXX

CAJA 110505 XXXX

REPORTES DIARIOS Y CIERRE DE CAJA

Este reporte se genera al final del da o a primera hora de la maana para examinar las notas
crdito, debito y facturas generadas ese da; cuando el movimiento de la caja es la actividad
principal del negocio( almacenes supermercados y comercio en general)

Los cierres de caja se hacen para registrar el dinero que se ha recaudado desde el ltimo
cierre que se haya hecho. Dependiendo del movimiento de la caja, es recomendable hacer
cierres de caja diario, o puede darse por cambios de turnos y entregar la caja cuadrada a quien
recibe.
En el informe de cierre debemos consignar informacin como fecha y hora de apertura, fecha
y hora de cierre, nmero de movimientos

Cuando hagamos un cierre de caja se tendrn en cuenta los movimientos realizados desde el
ltimo cierre o saldo anterior que es el dinero que qued en el ltimo cierre, dinero que se
dejar para cambio. Las entradas, es decir, dinero que ha entrado en caja a travs de
registradora o movimientos de entrada manuales. Las Salidas que es el equivalente a los
dineros que han salido por movimientos de caja. El valor de la caja donde muestra el resultado
de las entradas menos las salidas, es decir el dinero que realmente hemos recaudado en caja.
Y por ltimo, el saldo actual, que es la suma del saldo anterior del ltimo cierre ms el saldo
de lo recaudado en caja..

fectivo en caja y bancos

1. 1. Por Manuel Sols Mrquez

2. 2. CONCEPTO GENERAL Caja y Bancos: Son dos cuentas del Activo, donde se
contabiliza la tesorera de la empresa. Son dos cuentas que tienen el mismo
funcionamiento y que la nica diferencia entre ellas es que en "caja" se contabiliza el
dinero que est fsicamente en la empresa, en su caja fuerte, mientras que en
"bancos" se contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en los bancos. Son
cuentas que siempre van en el Activo y cuyo saldo ser positivo o como mucho cero,
pero nunca negativo (una empresa no puede tener en su caja fuerte -100 pesos).

3. 3. CONCEPTO CAJA: Cuenta que sirve para asentar las entradas y salidas de dinero.
Libro de Caja en el que se anota detalladamente el movimiento de fondos. Existencias
en efectivo en una oficina o dependencia encargada de efectuar los cobros, los pagos y
en general el manejo de fondos.

4. 4. Concepto de Bancos Bancos: Esta el la cuenta donde se registra el dinero de la


empresa que se en encuentra en una institucin financiera bancaria con el fin de no
tener tanto dinero de forma fsica en la empresa y eficientar sus movimientos de
dinero y tambin con el fin de obtener un rendimiento.

5. 5. NIF en Caja y Bancos Son un conjunto de pronunciamientos normativos ,


conceptuales y particulares, que regulan la informacin contenida en los estados
financieros y sus notas, en un lugar y fecha determinados, que son aceptados de
manera amplia y generalizada por todos los usuarios de la informacin financiera, es
decir se encargan de regular la forma y los procedimientos como se debe hacer el
registro en los estados financieros de forma correcta y precisa, es esta caso nos
referimos solo al rubro de caja y bancos.

6. 6. Control Interno Principios de control interno de caja y bancos: - Separacin de


funciones de autorizacin, ejecucin, Custodia y registro de caja y bancos. - En cada
operacin de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas. - Ninguna
persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los registros contables
que controle su actividad. - El trabajo de empleados de caja y bancos ser de
complemento no de revisin. - La funcin de registro de operaciones de caja y bancos
ser exclusiva del departamento de contabilidad.

7. 7. Objetivos del control interno de caja: - Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos. -
Promover la eficiencia del personal de caja y bancos. - Proteger y salvaguardar el
efectivo en caja y bancos. - Descubrir malversaciones. - Localizar errores de caja y
bancos. - Detectar desperdicios y filtraciones de caja. - Obtener informacin
administrativa contable oportuna de caja y bancos. Control Interno

8. 8. Revisin de la conciliacin en bancos: - Revisar que lo que este en la pliza, en el


estado de cuenta y en el documento sea lo mismo. - Revisar los cheques no
presentados al cobro durante un perodo excesivamente largo se investigue el motivo.
Despus de 30 das se cancelan los cheques. - Revisar si las transferencias de los
traspasos entre bancos sean realizados sin demora excesiva. - Revisar donde se
realizan las conciliaciones bancarias. - Revisar si realmente esa conciliacin es evaluada
por un funcionario. - Si se reporta el resultado de la conciliacin de cada mes y a
quienes. Control Interno

9. 9. Control para cada origen de entradas a caja o bancos: A) Cobros por ventas de
contado directo. B) Cobros por ventas de contado C.O.D en plaza. C) Cobros por ventas
de contado C.O.D fuera de plaza. D) Cobros por ventas a crdito en plaza. E) Cobros
por ventas a crdito fuera de plaza. Control Interno

10. 10. Procedimientos (y ejemplos) Cobros empleados y deudores: Cuando existan


entradas por este concepto la empresa expedir recibos de caja numerados
progresivamente. Ejemplo: El pago del prstamo ala cajera. Entradas diversas a caja:
Ventas, regalas, primas de seguros cancelados, ventas de activo fijo, dividendos, etc.,
y se expide un recibo de caja. La suma diaria de los recibos ser igual al ingreso a caja y
deposito bancario diario. Deposito integro en instituciones de crdito de todas las
entradas a caja. Se hace al da siguiente hbil de su percepcin, el depsito lo deber
efectuar un empleado ajeno al cajero. Ejemplo: Aumento de caja por venta de una
camioneta de transporte.

11. 11. Creacin de un fondo fijo de caja: Con la finalidad de realizar pagos menores que
no excedan al importe mximo establecido por la empresa. Cuando se agote se suman
los comprobantes y se expide un cheque nominativo a cargo del encargado de manejar
el fondo y se realiza el reembolso de caja. Ejemplo: La salida de dinero para el pago de
viticos de un empleado que fue a hacer un deposito al banco. Procedimientos (y
ejemplos)

12. 12. Pago de cheque nominativos con firmas mancomunadas: Como regla general
nunca se expedirn cheques al portador, es decir los pagos se harn por medio de
cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad
recaer por lo menos en dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia
ajenos a contabilidad y a cajeros. Deber tener una jerarqua superior a quien revisa y
aprueba comprobantes y pago; los comprobantes de desembolso debern sellarse con
la palabra PAGO, para que no sean aprovechados y se paguen nuevamente. Ejemplo:
Un funcionario necesita al menos otra firma de un nivel superior para el retiro de un
cheque. Procedimientos (y ejemplos)

13. 13. Conciliacin peridica de cuenta de cheques: Los saldos y estados de cuenta
bancarios debern conciliarse mensualmente, y todas las diferencias y partidas de
conciliacin se investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente. Ejemplo: El
contador cuando se encarga de hacer conciliaciones bancarias checa que los saldos
que estn en el estado de cuenta coincidan con los de sus auxiliares y si no es as se
analiza el porque no. Procedimientos (y ejemplos)

14. 14. Cortes y arqueos de caja peridicos y de sorpresa: Cada da debern cortarse los
registros de caja, con el objeto de conocer la existencia a esa fecha, la cual se
comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a
contabilidad o cajeros. Cuando se efectan los arqueos sorpresa, se evita que los
cajeros manejen indebidamente los documentos, efectivo y valores de caja, observado
una conducta honesta. Ejemplo: De manera sorpresiva llega la persona responsable de
los arqueos de caja y si detecta que pasan anomalas tanto en los saldos como en la
reaccin de la cajera se empieza a sospechar una accin deshonesta (robo o
incompetencia). Procedimientos (y ejemplos)

15. 15. Conclusiones En conclusin estas medidas de control son para poder identificar
que nuestro movimiento y existencia de efectivo tanto en nuestra caja como en
nuestros bancos estn siendo bien utilizados y mas que nada no a habido ningn flujo
que no estuviese debidamente autorizado, con el fin de evitar robos gracias a los
controles internos que se han establecido para ello.