TEKNIK ANALISIS MANAJEMEN

DAN TEKNIK ANALISIS SWOT,

DALAM ORGANISASI

Fahmi Hakam, AMK., S.KM.

TEKNIK ANALISIS MANAJEMEN
Kemampuan seorang manajer dalam
menghadapi masalah tergantung
kapada 3 hal, yaitu:
1. Pengalaman berorganisasi
2. Pengetahuan mengenai
organisasi, administrasi dan
manajemen
3. Keberanian untuk memikul
resiko
JENIS-JENIS ANALISIS
Analisis sistem
Analisis keputusan
Analisis persoalan
Analisis prosedur
Analisis kebijakan
Analisis kasus
Dll.
 PEMECAHAN MASALAH KOMPLEKS
MENURUT (KEPNER DAN TREGOE)
Masalah kompleks

Analisis situasi

Masalah-masalah tunggal

Analisis persoalan Analisis keputusan Analisis persoalan potensial

Memecahkan masalah Membuat keputusan Menyusun program

RENCANA STRATEGIS
Rencana strategis mempersiapkan arah
rencana jangka panjang yang
berkembang atas dasar 3 landasan, yaitu:

1. Kepentingan sosio-ekonomik dan

politik organisasi
2. Nilai-nilai dan filosofi dari manajer
puncak
3. Penilaian mengenai kekuatan maupun
kelemahan dalam lingkungan internal
dan eksternal organisasi. Disinilah
letaknya analisis SWOT
ANALISIS SWOT

Strengths (Kekuatan)
Weaknesses (Kelemahan)
Opportunities (Peluang)
Threats (Ancaman)
ANALISIS SWOT, UTK PERENCANAAN
STRATEGIS

Analisis SWOT biasanya digunakan utk

menganalisis suatu kasus yang kompleks
atau menyusun rencana yang bersifat
strategis
Menurut Steiner perencanaan strategis
merupakan penentuan sasaran pokok yang
luas bagi organisasi dan berupa kebijakan
strategis, yang akan mengarah, mengatur
perolehan dan penggunaan, serta mencapai
sasaran tersebut.
STRENGTHS (FAKTOR KEKUATAN)

Kekuatan internal organisasi menyangkut

situasi dan kondisi, yaitu potensi yang
dimiliki, seperti:
Kekuatan berkompetisi dengan organisasai lain?
Potensi organisasi yang menguntungkan?
Sumber daya; sarana prasarana & SDM
Pengalaman, pengetahuan, kualifikasi?
Keuangan: sumber, pengelolaan?
Proses, sistem, komunikasi?
Budaya organisasi?
Manajemen/pengaturan organisasi?
WEAKNESSES (FAKTOR KELEMAHAN)
Berbagai kondisi internal yang melemahkan
atau kurang kondusifnya upaya mengejar
visi/misi organisasi, seperti:
Kesenjangan kemampuan?
Kekurangan kekuatan kompetisi positif?
Reputasi, kehadiran, & pencapaian tujuan?
Keuangan?
Pengaturan waktu, deadline & tekanan?
Keberlanjutan kegiatan?
Reliabilitas data, perencanaan tepat?
Moral, komitmen, & kepemimpinan?
Proses, sistem?
OPPORTUNITIES (FAKTOR PELUANG)
Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia
pada lingkungan yang harus dimanfaatkan
oleh organisasi, seperti:
Pengembangan organisasi?

Perhatian prodi, fakultas, universitas?

Keinginan mahasiswa berorganisasi?

Pemasaran kegiatan?

Sponsor, kerjasama dengan organisasi lain?

Penelitian, pengabdian, & pengembangan?

Penambahan volume kegiatan, dana & kekuatan

lain?
Pengaruh musim, kalender akademik?
THREATS (FAKTOR ANCAMAN)
Berupa ancaman eksternal yang mungkin
membahayakan kelancaran aktifitas
organisasi, seperti:
Pengaruh lingkungan kampus?
Permintaan, minat, & perhatian thd kegiatan dari
mahasiswa di luar pengurus?
Peraturan baru dari Prodi, Fakultas, atau
universitas?
Kontrak kerjasama, rekan kerja organisasi?
Kehilangan tokoh kunci?
Jarak dg kampung halaman, kebiasaan pulang
kampung?
Musim dan kalender akademik?
 SARAN UNTUK MELAKUKAN ANALISIS SWOT

Langkah 1: Identifikasi kelemahan dan ancaman yang

paling urgent untuk diatasi secara umum
pada semua komponen.
Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan peluang yang
diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi
kelemahan dan ancaman yang telah
diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1.
Langkah 3: Masukkan butir-butir hasil identifikasi
(Langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam Bagan
Deskripsi SWOT. Langkah ini dapat
dilakukan secara keseluruhan, atau jika
terlalu banyak, dapat dipilah menjadi analisis
SWOT untuk komponen masukan, proses,
dan keluaran.
 Lanjutan ...

Langkah 4: Rumuskan strategi atau strategi-strategi

yang direkomendasikan untuk menangani
kelemahan dan ancaman, termasuk
pemecahan masalah, perbaikan, dan
pengembangan lebih lanjut.

Langkah 5: Tentukan prioritas penanganan

kelemahan dan ancaman itu, dan susunlah
suatu rencana tindakan untuk
melaksanakan program penanganan.
Ada beberapa hal yang penting untuk
diperhatikan dalam analisis SWOT, yaitu
sebagai berikut.
ANALISIS KKPA (SWOT ANALYSIS)

Kekuatan Faktor lingkungan

Internal internal
Kelemahan organisasi

Peluang Faktor
lingkungan
Eksternal eksternal
Ancaman organisasi
HUBUNGAN ANTARA S, W, O DAN T

Pengaruh eksternal

O T
Kekuatan Kekuatan
pendorong penghambat
S W

Pengaruh internal
Contoh Lembaran Kerja Analisis SWOT

Strengths Weaknesses
Kekuatan (Internal) Kelemahan (Internal)
. .
. .
. .
. .
Opportunities Threats
Kesempatan (External) Ancaman (External)
. .
. .
. .
. .
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA
SWOT , DI PDAM
KEKUATAN (S)
- MEMILIKI MASTER PLAN
- OPERASI LANCAR
- KUALITAS AIR SELALU MEMENUHI SYARAT
- KEUNTUNGAN USAHA > 15 %
- TIDAK PUNYA UTANG
- MEMILIKI SISTEM PAM DGN KAPASITAS 80 L/DET
KELEMAHAN (W)
- RATIO KARYAWAN VS PELANGGAN = 45
- PENYUSUNAN LAPORAN RUTIN LAMBAT
- KEHILANGAN AIR = 36 % PRODUKSI
- PEMANFAATAN UNIT PRODUKSI = 55 % KAPASITAS
TERPASANG
- CAKUPAN PELAYANAN = 39,5 %
LANJUTAN ....

PELUANG (O)
- PELANGGAN BARU = 15 %
- ADA TAWARAN PINJAMAN LUNAK
- ADA BANTUAN PINJAMAN SDM

TANTANGAN (T)
- KEPADATAN PENDUDUK DAERAH
PELAYANAN BARU < 50 ORANG/HA
- PENCEMARAN AIR BAKU MENINGKAT
CONTOH: STRATEGI KESIMPULAN
ANALISA SWOT, DI PDAM

Strategi SO
MENYUSUN PROPOSAL PERLUASAN SISTEM,
DENGAN G SEBAGIAN DANA DARI PINJAMAN
LUNAK

Strategi WO
MENGIRIM PEGAWAI UNTUK DIKLAT
MENAMBAH JARINGAN DISTRIBUSI
LANJUTAN ...
Strategi ST
EKSPOSE KE LEMBAGA LEGISLATIF,
TENTANG POTENSI KEUNTUNGAN
PERLUASAN SISTEM DENGAN
MEMANFAATKAN DANA PINJAMAN
LUNAK

Strategi WT
- MENINGKATKAN PELAYANAN KEPADA
KONSUMEN
- MELAKUKAN PENGKAJIAN TERHADAP
PENCEMARAN AIR
Analisis SWOT (arah perlakuan)

S>W
Perluasan
O>T

S<W
Konsolidasi
O<T
Menterjemahkan Hasil Analisis SWOT

STRENGTHS : PEMELIHARAAN &

PENGEMBANGAN

OPPORTUNITIES : PRIORITAS & OPTIMISME

WEAKNESSES : DIPERBAIKI ATAU DIHILANGKAN

THREATHS : DILAWAN ATAU DIATASI

SELAMAT BERORGANISASI DAN
SUKSES SELALU... AMIN.

TERIMAKASIH .....