Anda di halaman 1dari 47

No. Dokumen : GKM- F.

Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 1 - 34

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR

ISI...................................................................................................................................

.........1

PENDAHULUAN.........................................................................................................

........................4

KEBIJAKAN

MUTU..........................................................................................................................6

SISTEM MANAJEMEN

MUTU..................................................................................................17

TANGGUNG JAWAB

MANAJEMEN....................................................................................19

SUMBER

DAYA..............................................................................................................................

.....22

MANAJEMEN

PROSES..................................................................................................................23

1
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 2 - 34

DAFTAR

RUJUKAN.....................................................................................................................

.....33

TIM

PENYUSUN...................................................................................................................

...............34

LEMBARAN PENGESAHAN

PROSEDUR PEMBIMBING AKADEMIK


PROGRAM PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS ILMU ORTHOPAEDI
DAN TRAUMATOLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN USU

Disiap Nama Jabatan Tanda Tanggal


kan Tangan
Oleh dr. Aga Putra Ketaren, SpOT Ketua 1-5-
GKM 2017

2
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 3 - 34

dr. Benny, SpOT Sekr. 1-5-


GKM 2017
dr. Andriandi, SpOT Anggota 1-5-
2017

Disah Nama Jabatan Tanda Tanggal


kan Tangan
Dr. dr. Aldy S Rambe, Sp.S(K) Dekan 1-5-
Oleh
2017

DAFTAR DISTRIBUSI
No. Penerima Personil Tanda Tanggal
Tangan
1. Fakultas Kedokteran Dekan 1-5-2017
Pembantu Dekan 1-5-2017
I
2. Program Pendidikan Dokter Ketua Program 1-5-2017
Spesialis Sekretaris 1-5-2017
Program
Koordinator 1-5-2017
Pendidikan
Staf Pengajar 1-5-2017

CATATAN PERUBAHAN

Rev Tanggal Halama Paragra Alasan Disahka Fung Tanda


isi n f n si/ Tangan
ke oleh Jabat
an

3
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 4 - 34

1. PENDAHULUAN
Dalam upaya mendukung dan melaksanakan kebijakan normatif dari
Pimpinan Fakultas Kedokteran-Universitas Sumatera Utara sehubungan dengan akan
dibentuk dan dilaksanakannya Gugus Jaminan Mutu (GJM) sebagai bagian dari
Sistem Manajemen Mutu Universitas Sumatera Utara, maka dengan ini kami susun
suatu manual Gugus Kendali Mutu dari Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU yang melaksanakan suatu
transforrnasi kelembagaan guna meningkatkan kemampuan institusi Program
4
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 5 - 34

Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran


USU. Dalam melaksanakan kegiatan operasional sehari-hari agar output pendidikan
yang telah mengalami proses belajar mengajar di Program Pendidikan Dokter
Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU dapat
memahami lebih baik berbagai kaidah-kaidah ilmu Pendidikan Dokter Spesialis
Orthopaedi dan Traumatologi yang sesuai dengan kebutuhan seorang Sarjana Sains
Terapan yang disesuaikan dengan perkembangan ilmu Pendidikan Dokter Spesialis
Orthopaedi dan Traumatologi yang terbaru dan dengan perkembangan tuntutan
kebutuhan pelayanan kesehatan masyarakat yang dinamis.

1.1.Pengertian
Buku Manual Gugus Kendali Mutu Program Pendidikan Dokter Spesialis
Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU yang selanjutnya
disebut Manual Mutu Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan
Traumatologi merupakan acuan yang digunakan oleh para karyawan, staff dan
pimpinan dari Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan
Traumatologi Fakultas Kedokteran USU dalam tugas dan kegiatan sehari hari
sesuai dengan deskripsi kerja yang telah ditentukan. Dalam Manual Mutu ini,
Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi sebagai
unit pelaksana Gugus Kendali Mutu selanjutnya akan disebut sebagai program studi.

1.2.Tujuan Gugus Kendali Mutu (GKM)


Gugus Kendali Mutu (GKM) Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU merupakan elemen yang
sangat vital dalam mendukung Gugus Jaminan Mutu (GJM) Fakultas Kedokteran
USU pada level Fakultas. Sedangkan GJM Fakultas Kedokteran USU merupakan
elemen vital yang mendukung terwujudnya Sistem Manajemen Mutu (SMM)
Akademik di Universitas Sumatera Utara. Sesuai dengan jenjangnya pada tingkat
program studi, GKM Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan
Traumatologi Fakultas Kedokteran USU dalam pelaksanaan tugas dan tanggung
jawabnya sehari-hari, baik langsung maupun secara tidak langsung mesti mengacu
atau menjadikan GJM Fakultas Kedokteran USU dan SMM USU sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan di program studi. Dengan demikian GKM Program Pendidikan
Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU sudah
semestinya membuat Buku Pedoman Kendali Mutu atau Manual Mutu yang secara
berjenjang disesuaikan dengan Buku Pedoman Jaminan Mutu Fakultas Kedokteran
pada level Fakultas dan Buku Pedoman Sistem Manajemen Mutu USU pada level
universitas. Buku Pedoman Kendali Mutu tersebut berisi Kebijakan Kendali Mutu,
struktur organisasi, tanggung jawab dan wewenang GKM Program Pendidikan
Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU,
Manual Kendali Mutu Akademik, serta Manual Prosedur Kendali Mutu yang
dirumuskan dan disesuaikan dengan kebijakan akademik, standar akademik, buku
5
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 6 - 34

manual mutu dan buku manual prosedur. Pembentukan GKM Program Pendidikan
Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU
tersebut di atas berfungsi dalam hal sebagai acuan yang digunakan oleh para
karyawan, staf dan pimpinan dari Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU dalam tugas dan kegiatan
sehari hari sesuai dengan deskripsi kerja yang telah ditentukan, dan untuk panduan
dalam rangka melakukan evaluasi mutu terhadap prosedur pendidikan yang
dijalankan oleh departemen. Pembentukan GKM tersebut di atas, dan instrumen lain
yang ada pada level fakultas, jelas merupakan dukungan sangat vital dalam
mewujudkan SMM USU pada tingkat fakultas, dan pada tahap berikutnya terwujud
SMM USU sepenuhnya.
Pembentukan GKM Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan
Traumatologi Fakultas Kedokteran USU tersebut di atas berfungsi dalam hal:
Membantu pencapaian Visi dan Misi Program Pendidikan Dokter
Spesialis Fakultas Kedokteran USU
Menjamin kepatuhan seluruh karyawan, staf pengajar dan pimpinan
Program Pendidikan Dokter Spesialis Fakultas Kedokteran USU
dalam pengendalian mutu pendidikan, penelitian, dan pelayanan
pada masyarakat.
Mengendalikan kompetensi pendidikan lulusan Program Pendidikan
Dokter Spesialis Fakultas Kedokteran USU agar berada pada level
standard nasional atau bahkan kalau mungkin mencapai level
kompetensi ilmu kedokteran dalam internasional. Harapan ini bukan
sekedar harapan karena pada saat ini Program Pendidikan Dokter
Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi telah
menyelenggarakan dan mengembangkan kegiatan belajar-mengajar
yang bersifat lebih dinamis di mana para peserta didik didorong
secara aktif untuk dapat mengakses langsung ilmu pengetahuan yang
dibutuhkan dari internet.
Mengendalikan berbagai kegiatan pembelajaran dan pelatihan di
program studi sesuai panduan yang ada, sehingga mahasiswa
mendapat wawasan, pengalaman belajar serta pelatihan sesuai
dengan spesifikasi program pendidikan yang disusun di program
studi.
Mengendalikan materi kuliah dan proses pembelajaran agar dapat
diperoleh suatu kepastian bahwa setiap mahasiswa yang mengikuti
kegiatan kuliah di Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
6
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 7 - 34

Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU akan


mendapat materi ilmu yang up to date serta kemampuan untuk
mengikuti arah dan pola perkembangan ilmu kedokteran dengan
kebiasaan mengakses informasi terbaru dari internet.
Menjamin relevansi antara program pendidikan program studi
dengan perkembangan keilmuan kedokteran itu sendiri yang
diaplikasikan dalam penerapan dan pengembangan mutu pendidikan
kedokteran.
Memfasilitasi dan mengkoordinasikan tindakan perbaikan mutu yang
berkelanjutan pada semua tingkatan di Fakultas Kedokteran USU.

1.3.Ruang Lingkup Penerapan


Ruang lingkup proses penerapan Manual Mutu GKM Program Pendidikan
Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran meliputi
semua staf dan pimpinan Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan
Traumatologi serta mahasiswa yang sedang menjalani pendidikan di program studi,
serta bagian-bagian lain yang mendukung proses realisasi penyampaian di atas
tersebut, seperti bidang Keuangan, Operasional Akademik, Biro Administrasi Umum,
Biro Administrasi Akademik, Perpustakaan dan Pusat Informasi dan unit-unit
penunjang lainnya.

2. KEBIJAKAN MUTU (QUALITY POLICY) Program Pendidilkan Dokter


Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi FK USU
2.1. Kebijakan Umum
2.1.1. Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi
Fakultas Kedokteran USU berperan dalam hal:
a.
Menyiapkan peserta didik agar memiliki kemampuan akademik, profesi dan
advokasi yang dapat menerapkan, mengembangkan dan/atau
memperkaya khasanah ilmu pendidikan dan kedokteran.
b. Menyiapkan peserta didik agar memiliki kesiapan dan kemampuan
untuk ikut berkiprah dalam pendidikan lanjutan di bidang pendidikan dan
kedokteran.
c.
Membuat program pendidikan kedokteran yang mempersiapkan peserta
didik agar mampu secara mandiri mengembangkan ilmu dan
keterampilan kedokteran modern .
d. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan
kedokteran dan pendidikan yang dimilikinya kepada rekan seprofesi
7
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 8 - 34

serta kepada masyarakat luas sesuai dengan strata dari masyarakat itu
sendiri.
e.
Menumbuhkan suatu motivasi positif sesuai dengan pengetahuan
kedokteran dalam hal memperbaiki taraf kesehatan masyarakat.
f.
Menumbuhkan motivasi menciptakan kegiatan dan berbagai program yang
terkait dengan ilmu kedokteran yang bermanfaat untuk membantu
kewajiban pemerintah (Departemen Kesehatan) dalam perbaikan taraf
hidup dan kesehatan rakyat banyak.
g. Mendukung pembangunan di bidang kesehatan dari suatu komunitas
masyarakat madani yang demokratis, dengan cara menghasilkan output
yang berdedikasi dan berkemampuan untuk secara aktif merencanakan
dan melaksanakan berbagai program yang berhubungan dengan ilmu
kedokteran agar bermanfaat terhadap perbaikan dan pengembangan
kesehatan masyarakat.
h. Mencapai keunggulan kompetitif melalui prinsip pengelolaan
sumber daya sesuai dengan asas pengelolaan yang profesional.
e. Meningkatkan kualitas secara berkelanjutan untuk menempati posisi
unggul dalam persaingan dan kerjasama global.
2.1.2. Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi
mengendalikan sepenuhnya kegiatan agar dapat mendukung kewajiban
Fakultas Kedokteran Universitas Sumatera Utara dalam menjamin
pengelolaan pendidikan yang senantiasa melakukan peningkatan mutu
secara berkesinambungan. Peningkatan mutu ini dilakukan dengan selalu
menjaga terpeliharanya siklus pengelolaan pendidikan tinggi yang lengkap
dan sesuai dengan harapan stakeholders.
2.1.3. Pengembangan pendidikan di program studi direncanakan dan dilaksanakan
untuk mengendalikan semua kegiatan agar selalu dapat mengacu pada
rencana strategis Fakultas Kedokteran-USU yang disesuaikan dengan
rencana strategis USU.
2.1.4. Pengembangan pendidikan di program studi diselenggarakan dengan
mengacu kepada inovasi metode dan substansi pembelajaran modern yang
tepat serta peningkatan infrastruktur, perangkat lunak dan perangkat keras
yang diperlukan.
2.1.5. Pengembangan pendidikan di program studi dalam jangka menengah dan
panjang diarahkan untuk menjadi trend setter di tingkat nasional dan
memberikan kontribusi pada standar akademik ilmu kedokteran pada
tingkat regional dan internasional.
2.1.6. Pelaksanaan pendidikan di Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Orthopaedi dan Traumatologi di lingkungan Fakultas Kedokteran-USU
sedang dan akan dikembangkan dengan mempertimbangkan pergeseran
8
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 9 - 34

paradigma pendidikan yang semula lebih fokus pada pengajaran oleh dosen
(faculty teaching) ke fokus pada pembelajaran oleh mahasiswa (student
learning).
2.1.7. Evaluasi terhadap program pendidikan akan selalu dikaji dan dirumuskan
kembali secara sistematik, terstruktur, periodik dan berkesinambungan.
2.1.8. Peningkatan mutu pendidikan di program studi didasarkan pada kebijakan
pengembangan proses pembelajaran yaitu, antara lain:
a. Materi pembelajaran lebih didekatkan dengan persoalan nyata serta
melatih agar lebih jeli dalam mengidentifikasi masalah, merumuskan
masalah dan strategi penyelesaian.
b. Integrasi antar disiplin cabang ilmu kedokteran yang saling mendukung
untuk pemahaman dan implementasinya.
c. Dorongan pemanfaatan optimal teknologi informasi dan komunikasi
yang sudah dan akan tersedia.
d. Berbagai inovasi yang membuka akses peningkatan kreatifitas.
2.1.9. Berdasarkan berbagai pertimbangan yang telah disebutkan di atas maka
kebijakan Kendali Mutu di Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran Universitas Sumatera
Utara dinyatakan sebagai berikut: Sebagai Program Studi yang berada di
lingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Sumatera Utara
melaksanakan pengendalian mutu secara terus menerus berkesinambungan
bidang pendidikan dan penelitian kedokteran serta dapat mengaplikasikan
keilmuannya dalam bidang kedokteran terhadap pelayanannya kepada
masyarakat hingga mencapai atau melebihi standar mutu proses dan produk
yang dikehendaki oleh stakeholder.

2.2. Tujuan Mutu


Mengendalikan proses belajar mengajar dan evaluasi mahasiswa Program
Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi sehingga
dapat memahami lebih baik berbagai kaidah-kaidah ilmu kedokteran yang
sesuai dengan kebutuhan seorang Sarjana Sains Terapan yang disesuaikan
dengan tuntutan kurikulum program studi dan perkembangan ilmu
kedokteran yang terbaru dan dengan perkembangan tuntutan kebutuhan
pelayanan kesehatan masyarakat yang dinamis.
Untuk mendeskripsikan tujuan mutu perlu disiapkan pedoman komponen
mutu yang perlu dipertimbangkan (Tabel 2.1).

Tabel 2.1. Komponen Mutu yang Harus Dipertimbangkan

REALISA
SI STAKEHOLDERS
INPUT OUTPU
PRODUK
T
(PROSES) 9
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 10 - 34

Prose Alumni DIKTI


s Belajar
Silabus Temuan riset Pasar
Mengajar
kerja (industri
Prose Paper ilmiah
dan sektor
s Evaluasi publik
Mahasiswa/Peserta Jasa
Ujian lainnya)
didik Konsultasi
Prose Masyara
Jasa
s Evaluasi kat (orang tua
Tugas pelayanan mahasiswa)
Dosen/Instruktur/Labo
Akhir perpustakaan
Pergurua
ran
Jasa
n Tinggi

pelayanan ICT Lain.


Instrumen Pendidikan Jasa
pelayanan

Kesehatan/pengo
batan (Rumah
Kegiatan Praktikum
Sakit)

Fasilitas Internet/LAN

Lingkungan

Budjet

Dokumen

10
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 11 - 34

Regulasi

Dll

2.3. Standard Mutu Program Pendidikan Dokter Spesialis FK USU

Gugus Kendali Mutu Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan
Traumatologi telah menyusun Manual Mutu GKM (dokumen level 1), Manual
Prosedur pelaksanaan GKM (dokumen level 2), instruksi kerja GKM (level 3), dan
formulir-formulir (level 4) pada tingkat program studi serta garis besar beberapa
parameter (input, proses, output, stakeholders) yang menjadi pedoman pengendalian
kegiatan di Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi
Fakultas Kedokteran USU.

2.3.1. Parameter masukan (INPUT):

Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu


Kurikulum
Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran
USU sedang dan terus mengembangkan materi
kurikulum secara konsisten agar relevan dengan
kebutuhan akademik dan profesional.
Perkembangan ilmu kedokteran yang sangat cepat
mau tidak mau perlu dikaji, apakah sudah saatnya
menjadi materi kurikulum atau topik kuliah.
Dengan demikian di Program Pendidikan Dokter
Spesialis selalu ada mekanisme evaluasi terhadap
materi kuliah dan perkembangan ilmu kedokteran,
dan bila dipandang perlu, materi dan kurikulum
direvisi agar selalu tetap relevan dengan
perkembangan ilmu kedokteran khususnya
maupun perkembangan aplikasi ilmu kedokteran

11
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 12 - 34

pada klinis sehari-hari.


Program Pendidikan Dokter Spesialis tentu perlu
merumuskan metode monitoring yang tepat agar
segala perkembangan ilmu kedokteran modern
dapat termonitor secara efisien.

- Memiliki pedoman penyusunan kurikulum


tertulis yang memuat antara lain :
a. prosedur penyusunan kurikulum.
b. kesesuaian dengan visi, misi, tujuan
dan sasaran institusi.
c. relevansi dengan kebutuhan
masyarakat dan pengembangan ilmu.
d. kompetensi inti sesuai tuntutan
pembangunan bangsa.
e. derajat integrasi berbagai mata ajaran.
f. tugas akhir lainnya.
g. peluang bagi mahasiswa untuk
mengembangkan diri dan belajar aktif.

- Peninjauan kurikulum secara berkala setiap 5


tahun
- Pelaksanaan isi pedoman tersebut.
- Umpan balik dari masyarakat
Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Dosen
Orthopaedi dan Traumatologi memiliki sistem
penerimaan, pemeliharaan, dan promosi bagi staf
yang memiliki kualifikasi baik yang memiliki
kompetensi, pengalaman, etika, dan moral.

Sistem Rekruitmen dan Seleksi.

Kecukupan Dosen (Rasio Dosen Tetap


-Mahasiswa tingkat institusi).

12
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 13 - 34

Kualifikasi dan Pengalaman:


- Jumlah dosen tetap bergelar
Spesialis.
- Jumlah dosen tetap bergelar Spesialis
Konsultan.
- Kesesuaian kepakaran dengan tugas
mengajar
- Lamanya pengalaman mengajar.
- Keanggotaan dalam asosiasi
keilmuan/ profesi
- Komposisi jabatan akademik dosen
tetap.
- Keterlibatan dalam kegiatan ilmiah
nasional dan internasional dalam tiga
tahun terakhir.

Keterlibatan dalam pembimbingan akademik.

Program pembinaan, pengembangan, dan


jaminan kesejahteraan.

Uraian tugas dan beban kerja dosen.

Kode etik dosen.

Tenaga
Kependidikan
Program studi membuat berbagai kriteria
persyaratan yang dapat dijadikan
pertimbangan pihak Universitas dalam
rangka rekrutmen. Pada saat ini tergantung
dari proses rekrutmen dan seleksi yang

13
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 14 - 34

dilaksanakan oleh Universitas.


Program pembinaan, pengembangan dari staf


yang relatif masih muda, dengan kualifikasi
belum berpengalaman telah dan sedang
dipromosikan untuk mengikuti pendidikan
pasca sarjana S2, dan diikut sertakan secara
aktif dalam berbagai kegiatan ilmiah.

Mahasiswa

Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu


Orthopaedi dan Traumatologi memiliki
suatu sistem untuk penerimaan mahasiswa
baru.

Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu


Orthopaedi dan Traumatologi memiliki
sistem pengendalian terhadap kegiatan
perkuliahan maupun praktikum atau
pendidikan di Rumah Sakit Pendidikan.
Namun jelas perlu mekanisme pemantauan
dan pengembangan kinerja yang lebih baik
dan dinamis.

Adapun bahan yang dibutuhkan adalah


rencana pembelajaran, persiapan mengajar,
ketersediaan berbagai material untuk mata
kuliah yang diajarkan, inovasi dalam
pengajaran, dan evaluasi dosen terhadap
mahasiswa dan juga kegiatan belajar-
mengajar itu sendiri. juga :
- Kebijakan rekrutmen dan seleksi
calon mahasiswa.

14
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 15 - 34

- Rekrutmen (penjaringan), data tiga


tahun terakhir.
- Parameter; Pedoman rekrutmen,
Dokumentasi jumlah peminat,
Popularitas.
- Keketan seleksi (penyaringan);
ketentuan dan keketatan seleksi.
- Data dan informasi mengenai
mahasiswa; informasi yang
dikumpulkan antara lain meliputi
umur, jender, agama, asal daerah
dan sebagainya.
- Profil Sosio-Ekonomi Mahasiswa
dengan Parameter; Kemampuan
membiayai pendidikan.,
daerah/negara asal mahasiswa.

Mahasiswa yang sedang menjalani pendidikan


di Program Pendidikan Dokter Spesialis
Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi
merupakan mahasiswa yang telah
mempersiapkan diri untuk mengikuti mata
kuliah dari program studi sesuai dengan
kemampuan mahasiswa tersebut dan
dengan jadwal perkuliahan maupun
praktikum yang dapat diikuti dengan baik.

Mahasiswa Program Pendidikan Dokter


Spesialis Ilmu Orthopaedi dan
Traumatologi selama dan setelah menjalani
pengajaran di program studi diharapkan
memiliki sikap akademik, sosial,
kemandirian dan kreativitas yang baik.

Mahasiswa diharapkan dapat aktif

15
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 16 - 34

berpartisipasi selain dalam kegiatan


akademik juga pada kegiatan yang bersifat
non-akademik.

Layanan Mahasiswa Layanan akademik:


-
Layanan karier.
-
Informasi kemajuan belajar.
-
Tutorial.
-
Orientasi studi .

Layanan non-akademik :
-
Kesehatan.
-
Bimbingan dan konseling .
-
Kafetaria.
-
Tempat ibadah .

Kepuasan Mahasiswa :
-
Instrumen untuk mengukur kepuasan
mahasiswa terhadap layanan kegiatan
belajar mengajar, layanan administrasi,
dan layanan informasi.

Prosedur Penanganan Keluhan dan Pengaduan


Mahasiswa.

16
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 17 - 34

Keterlibatan mahasiswa dalam pengambilan


berbagai keputusan.

Kode Etik Mahasiswa:
-
Keberadaan kode etik.
-
Implementasi kode etik.
Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Faktor pendukung
Orthopaedi dan Traumatologi selaku
penyelenggara pengajaran harus:

Menyiapkan faktor pendukung untuk


mempromosikan efisiensi mutu dalam
proses pembelajaran mahasiswa. juga harus
mengembangkan sistem untuk
menghasilkan buku teks, modul, dan lain
sebagainya.

Menyiapkan fasilitas kondusif untuk berbagai


bentuk kegiatan belajar-mengajar.

Menyediakan perpustakaan, buku teks, buku,


jurnal, dan prosiding dalam Bahasa
Indonesia maupun dalam asing lainnya,
terutama Bahasa Inggris yang up to date.

Menyediakan komputer, fasilitas


pembelajaran modern, dan peralatan untuk
membantu diperolehnya riset yang efektif
dan mudahnya meng-akses ilmu
pengetahuan di dalam dan luar negeri, dan

17
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 18 - 34

Menciptakan iklim akademis yang kondusif


untuk proses belajar mengajar, berpikir
kreatif, dan kegiatan akademik lainnya.
Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Sumber daya untuk
Orthopaedi dan Traumatologi sebagai salah satu
penelitian unit pelaksana Tri Dharma Perguruan Tinggi
harus memformulasikan suatu kebijakan dan
rencana kerja untuk mendukung dan
mempromosikan dalam rangka meningkatkan
pengetahuan dan mengembangkan kegiatan
belajar-mengajar.

Kebijakan dasar penelitian meliputi arah dan


fokus penelitian (dalam bidang dan jenis
penelitian).
Keterlibatan dosen dan
mahasiswa.
a.
Rancangan dan prosedur pengusulan dan
pelaksanaan penelitian, dan
implementasi kegiatan penelitian .
b.
Etika penelitian.
c.
Tata cara pendanaan penelitian,
termasuk sumber dana,
pengelolaan dana dan
keberlanjutan pendanaan.
d.
Pemanfaatan hasil penelitian oleh
masyarakat
Implementasi pedoman.

18
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 19 - 34

Agenda penelitian/ rencana penelitian.

Hasil penelitian mahasiswa dalam tiga tahun


terakhir.

Keberlanjutan penelitian.

Pemanfaatan hasil penelitian oleh


masyarakat.

Sumber daya untuk Pedoman pengabdian kepada masyarakat meliputi


pengabdian antara lain :
masyarakat a) Kebijakan dasar pengabdian pada
masyarakat
b) Prosedur pengusulan dan pelaksanaan
pengabdian kepada masyarakat.
c) Tata cara pendanaan pengabdian kepada
masyarakat, termasuk sumber dana,
pengelolaan dana dan keberlanjutan
pendanaan.
d) Etika pengabdian kepada masyarakat .

Keterlibatan dosen dan mahasiswa. Jenis dan


jumlah kegiatan Pengabdian kepada masyarakat
(penerapan hasil penelitian sendiri atau penerapan
konsep).
Sumber dana kegiatan pengabdian kepada
masyarakat antara lain dari: Institusi,
pemerintah, lembaga swasta dan masyarakat
lainnya..
Organisasi dapat membangun suatu kebijakan
Pengembangan
yang jelas dan rencana kerja:
material belajar-

mengajar

19
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 20 - 34

Mempromosikan pengembangan material


untuk dipakai dalam ruang kelas dan untuk
belajar mandiri

Menciptakan insentiv dengan menyediakan


dana dan infrastruktur yang cukup untuk
pembuatan dan pemakaian material

Membangun pusat teknologi pendidikan yang


dapat menyediakan berbagai pelayanan

Mendukung penelitian dan pembuatan


material baru yang cocok untuk kegiatan di
dalam kelas dan belajar mandiri

Mengorganisir pelatihan-pelatihan untuk


pembuatan material pendidikan (bahan
ajar).

2.3.2. Parameter Realisasi Produk (PROSES):

ADMINISTRASI DAN
MANAJEMEN
Visi ini dibuat sejalan dengan visi Universitas
VISI, MISI DAN
Sumatera Utara dalam melaksanakan proses
TUJUAN pembelajaran yang menghasilkan tenaga
kesehatan dalam berbagai bidang yang handal
dalam ilmu, teknologi dan keterampilan kerja.

Untuk mencapai visi tersebut Program Pendidikan


Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan

20
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 21 - 34

Traumatologi memiliki misi sebagai berikut:


1. Menyelenggarakan Pendidikan, Penelitian
dan Pengabdian Masyarakat yang selaras
dengan Cita Pendidikan USU yang bertujuan
untuk meningkatkan kualitas pendidikan,
membina masyarakat ilmiah yang sehat serta
peningkatan peran USU.
2. Dalam menjalankan misinya tersebut
Program Pendidikan Dokter Spesialis
Fakultas Kedokteran USU yang telah berdiri
sejak tahun 1980
3. Akan menghasilkan lulusan yang nantinya
akan diserap menjadi tenaga dosen
profesional di Program Pendidikan Dokter
Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi
Kedokteran yang tersebar di Indonesia.

TUJUAN PROGRAM PENDIDIKAN


DOKTER SPESIALIS ILMU ORTHOPAEDI
DAN TRAUMATOLOGI
1. Melaksanakan tugas yang berkualitas dan
berdedikasi tinggi dalam mendidik mahasiswa
Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Orthopaedi dan Traumatologi Kedokteran.
2. Mengembangkan diri di bidang akademik
Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Orthopaedi dan Traumatologi.
3. Menilai kegiatan akademik secara berkala
4. Memilik dan mengembangkan kepribadian
dan sikap yang diperlukan untuk
kelangsungan akademiknya seperti integritas,
tanggung jawab dan dapat dipercaya dengan
etika profesinya.

Sistem Mutu

Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu


Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas
Kedokteran USU dipimpin oleh seorang
Ketua Program dan dalam bidang

21
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 22 - 34

pendidikan dibantu oleh seorang


Sekretaris.

Manual Mutu Program Pendidikan Dokter


Spesialis Ilmu Orthopaedi dan
Traumatologi Fakultas Kedokteran USU
menjelaskan tentang kebijakan, cakupan,
proses operasional, kegiatan, dan faktor-
faktor ynag didefinisikan dalam buku
Manual Mutu ini. Manual ini meliputi
manual mutu, manual prosedur dan
dokumen pendukung lainnya yang
berkaitan dengan sistem mutu. Manual
tersebut harus dipahami oleh semua
personil Program Pendidikan Dokter
Spesialis Ilmu Orthopaedi dan
Traumatologi Fakuiltas Kedokteran USU
dan menjadi pedoman untuk audit internal
maupun eksternal (BAN PT, ISO, dls).

Unit penjaminan mutu (QA) atau menunjuk


sekelompok staf yang bertanggung jawab
dalam memelihara sistem mutu.
Administrasi dan
Manajemen
Struktur administrasi dan manajemen yang
konsisten dengan tujuan dan rencana kerja.
Program studi harus mempunyai suatu
sistim penerimaan dan evaluasi yang efisien
untuk meyakinkan bahwa pengelola
memiliki mutu kepemimpinan, visi,
kemampuan, pengalaman, etika, dan moral.

Otoritas dan uraian kerja dari semua personil.

22
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 23 - 34

Sistem penerimaan dan pemeliharaan untuk


staf yang berkualitas baik dan efisien.

Sistem informasi untuk dipakai dalam operasi,


perencanaan, dan pembuatan keputusan.

Program studi harus menyiapkan suatu sistim


pendukung untuk administrasi, operasi
teknis, dan manajemen budjet, pendanaan,
dan asset.
MANAJEMEN SUMBER
DAYA
Keuangan dan
budjet
Memobilisir dana dari berbagai sumber untuk
mendukung operasinya. Program studi
harus secara sistematis mengalokasikan
suatu budjet, mengevaluasi hasil
pemakaiannya, dan secara sistematik
mengecek kegiatan yang berhubungan
dengan finansial dan budjet tersebut.

Pengembangan suatu sistem yang efisien


untuk alokasi budjet, analisis pengeluaran
dan pengawasan pada keuangan dan
budjetnya.
Pelatihan dan
pengembangan
Mengembangkan dan mempertahankan dosen
dosen dan staff
dan staf yang berkualitas tinggi dengan

23
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 24 - 34

secara jelas mendefinisikan tanggung jawab


mereka, dan dengan evaluasi kinerja secara
teratur.

Mengembangkan kapasitas ilmu para dosen


dan staf sehingga terus mampu mengikuti
perubahan pada masing-masing disiplin
akademik.
Kebijakan dan rencana kerja:
Pengembangan

material belajar
mengajar
Promosi pengembangan material untuk
dipakai dalam ruang kelas dan untuk belajar
mandiri.

Menyediakan dana dan infrastruktur yang


cukup untuk pembuatan dan pemakaian
material.

Pusat teknologi pendidikan yang dapat


menyediakan berbagai pelayanan.

Pembuatan material baru yang cocok untuk


kegiatan kelas dan belajar mandiri.

Pelatihan-pelatihan untuk pembuatan material


pendidikan.
BERBAGAI PROSES
LAIN

24
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 25 - 34

Sistem yang efisien dan bermutu tinggi untuk


Proses belajar
kegiatan pengajaran, yaitu dengan mensyaratkan
mengajar adanya rencana mengajar, persiapan mengajar,
pembuatan berbagai material untuk mata kuliah
yang diajarkan, dan evaluasi kegiatan kinerja
mahasiswa dan kegiatan belajar-mengajar oleh
staff pengajar.
Mengukur dan mengevaluasi kinerja pembelajaran
Pengukuran dan
secara sistematis sejalan dengan evaluasi kriteria
evaluasi kinerja kinerja pembelajaran.
belajar
Formulasi kebijakan dan rencana kerja untuk
Kebijakan, rencana
mendukung dan mempromosikan dalam rangka
kerja, dan sistem meningkatkan pengetahuan dan mengembangkan
pendukung untuk kegiatan belajar-mengajar. Untuk itu, definisi
penelitian yang kebijakan, rencana kerja, dan sistim pendukung
didasarkan pada untuk riset yang didasarkan pada prinsip etika.
prinsip etika.
Rencana kegiatan dan proyek bagi pengembangan
Kegiatan
mahasiswa untuk meningkatkan kemajuannya
kemahasiswaan dalam bidang-bidang di luar jam belajar. Sistem
perwalian/bimbingan bagi mahasiswa dengan
menerbitkan jadwal perwalian dan mengevaluasi
kinerjanya sehingga mekanisme ini dapat menjadi
suatu bagian penting pada setiap aspek
pengembangan mahasiswa.
Tujuan, rencana kerja, dan bentuk operasional
Pelayanan
untuk pengadaan pelayanan akademik/pelatihan
akademik pada ketrampilan kepada masyarakat.
masyarakat
Rencana kegiatan dan mengevaluasi kegiatan yang
Kegiatan untuk
mengajak mahasiswa, dosen, dan staf lain
meningkatkan etika sehingga menjadi santun dalam berpikir,
dan moral berbicara, bersikap, jujur, berpandangan luas,
bertanggung jawab dan bersedia berkorban untuk
terciptanya masyarakat yang lebih baik.

3.1.3. Parameter Keluaran (OUTPUT):

ANALYSIS, AUDIT, AND

25
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 26 - 34

IMPROVEMENT
Mengukur dan mengevaluasi kinerja pembelajaran
Pengukuran dan
dengan cara sistematik sejalan dengan kriteria
evaluasi kinerja kinerja
pembelajaran
Audit internal:
Audit internal dan

eksternal
Sistem audit mutu internal dan mekasime
pengauditannya. Proses ini termasuk
pengembangan personil audit dan
pembangunan rencana audit, dan persiapan
laporan audit. Laporan ini dipakai sebagai
pedoman tindakan perbaikan/peningkatan.
Langkah-langkah yang diambil dijadikan
sebagai handbook.

Audit eksternal:

Sistem mutu yang kondusif terhadap audit


eksternal, dan harus mem-file laporan audit
eksternal untuk dipakai sebagai bahan
tindakan perbaikan.
Prosedur untuk tindakan koreksi/perbaikan dan
Koreksi/perbaikan
untuk monitoring operasinya atas dasar informasi
yang diperoleh dari keluhan yang didapat dari
dalam atau dari luar program studi, dari audit
internal atau eksternal, dan dari kelanjutan
informasi lain yang diserahkan untuk analisa dan
perbaikan organisasi. Kumpulan statistik informasi
tentang keluhan dan menindak lanjuti dengan
koreksi/perbaikan dengan cara yang efisien.
Penulisan kangkah-langkah dalam handbook.
Rencana, sasaran dan kegiatannya agar
Pengembangan
mengembangkan dirinya menuju derajat
menuju exellence kesempurnaan dengan menilai kekuatan dan
kelemahan dirinya. Ini dilakukan dnegan:

26
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 27 - 34

Staf yang bertanggungjawab dalam


mengambil tindakan dalam memperbaiki
kelemahan dan mengembangkan kekuatan.

Sasaran dan tujuan untuk mengembangkan


organisasi menuju exellence.
LAIN-LAIN
Sistem evaluasi alumni baik yang melanjutkan
Alumni
studi ke tingkat yang lebih tinggi maupun yang
sudah masuk ke pasar kerja.

2.3.4. Parameter STAKEHOLDER:


KEPUASAN
Kurikulum yang konsisten dengan kebutuhan
Kurikulum
akademik dan profesional. Kurikulum dimaksud
wajib dievaluasi secara teratur, termonitor secara
efisien, dan terevisi untuk menjaga supaya tetap
cocok dengan segala perubahan.
Pengukuran dan evaluasi kinerja pembelajaran
Pengukuran dan
secara sistematis sejalan dengan evaluasi kriteria
evaluasi kinerja kinerja pembelajaran.
belajar
Evaluasi sistem pengadaan pelayanan
Evaluasi sitem
akademik/pelatihan dilaksanakan pada tiap akhir
provisi pelayanan semester.

3. SISTEM MANAJEMEN MUTU

3.1. KETENTUAN UMUM


Program studi menentukan, mendokumentasikan dan memelihara Sistem
Manajemen Mutu pada program studi untuk memastikan bahwa seluruh
aktivitas pengajaran yang dilakukan serta hasilnya memenuhi persyaratan
yang ditentukan. Sistem Manajemen Mutu, disesuaikan dengan jenis usaha
(bisnis) program studi dengan memperhatikan unsur-unsur persyaratan
standard yang berlaku.

27
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 28 - 34

3.2. SISTEM DOKUMENTASI


Sistem dokumentasi terdiri dari tingkatan-tingkatan berikut:

TINGKAT I:
Manual Mutu (MM), tentang kebijakan umum organisasi terhadap
aktifitas operasional yang dilakukan yang harus memenuhi persyaratan
sistem penjaminan mutu, misalnya ISO 9001: 2000 dan merupakan
pedoman bagi penyusunan dokumentasi tingkat di bawahnya serta
aktivitas operasional organisasi.

TINGKAT II:
Prosedur Mutu (PM) Departemen, merupakan dokumen yang
menguraikan isi MM menjadi kegiatan-kegiatan operasional yang
dilakukan di Departemen. Daftar dokumen PM yang dibutuhkan dapat
dilihat pada Buku Pedoman Prosedur Universitas.

TINGKAT III:
Instruksi Kerja (IK), merupakan acuan kerja bagi setiap personil di
masing-masing unit yang berisi penjabaran suatu kegiatan yang ada di
dokumen TINGKAT II, menjadi aktifitas-aktifitas yang lebih detil.
Contoh IK ditunjukkan pada Lampiran.

TINGKAT IV:
Record adalah dokumen yang menunjukkan bukti dari suatu kegiatan
telah dilakukan. Record bisa berupa borang (form) atau log-book.

3.3. PENGENDALIAN DOKUMEN


3.3.1. Kepala Unit Gugus Kendali Mutu (UGKM) Program Pendidikan Dokter
Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU
sebagai manajemen representatif (MR) melalui personil berwenang yang
ditunjuk GKM harus mengendalikan semua dokumen yang digunakan
dalam GKM SMM USU serta aktivitas operasionalnya ditinjau dan

28
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 29 - 34

disetujui oleh personil yang berwenang serta diberi identifikasi dan


dikendalikan dengan baik.
3.3.2. Dokumentasi sistem kendali mutu berupa dokumen untuk operasional
GKM SMM USU ditinjau dan disetujui oleh personil yang berwenang
sebelum digunakan sebagai pedoman kerja.
3.3.3. Pengelolaan dokumen yang diperlukan untuk mencapai mutu produk yang
ditentukan seperti dokumen eksternal merupakan tanggung jawab fungsi
yang berwenang di bidang yang bersangkutan, dan pengendaliannya
dilakukan oleh UMM.
3.3.4. UMM atau Gugus Jaminan Mutu (GJM) pada tingkat Fakultas/Sekolah
Pascasarjana harus memastikan bahwa terbitan terakhir dari dokumen yang
relevan tersedia di semua tempat yang memerlukan dokumen untuk
mencapai mutu dan mengelola produk.
3.3.5. UMM harus memastikan bahwa dokumen kadaluwarsa disingkirkan dari
semua tempat pemakaian, atau diberi tanda KADALUWARSA.
3.3.6. Bila diperlukan perubahan dokumen, maka dokumen yang bersangkutan
harus di-review dan disetujui oleh fungsi yang menyusun dan menyetujui
sebelumnya, kecuali kalau ditentukan lagi dan dicapai pengertian dari
pihak-pihak terkait.
3.3.7. Bagaimana dokumen dikendalikan dapat dijelaskan lebih khusus dalam
Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen.

3.4. PENGENDALIAN RECORD


3.4.1. Record sebagai bukti kegiatan harus dikumpulkan, disimpan, dan dipelihara
secara sistematis sehingga dapat diperoleh dengan cepat.
3.4.2. Record harus mudah dibaca dan disimpan sedemikian rupa sehingga dapat
mencegah penurunan mutu, kerusakan atau hilang, dengan
memperhitungkan pengaruh lingkungan penyimpanan.
3.4.3. Sistem pengendalian harus diterapkan dengan menerapkan sistem
identifikasi dan cara penyimpanan yang sesuai.
3.4.4. Masa simpan ditentukan tergantung dari keperluan jenis kegiatan maupun
persyaratan pelanggan.
3.4.5. Pengendalian record dijelaskan lebih lanjut dalam Prosedur.

4. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN


4.1. PEMENUHAN PERSYARATAN PELANGGAN (STAKEHOLDER)
Dalam rangka selalu memenuhi persyaratan stake holder (baik yang dinyatakan
maupun tidak), serta untuk mengukur kinerja sistem manajemen mutu (SMM) USU
dari sisi persepsi stakeholder universitas, dilakukan pemantauan kepuasan
stakeholder dengan cara memberikan kuesioner kepada pelanggan untuk
mmengetahui persepsi/tingkat kepuasan pelanggan. Secara lebih detail pemantauan

29
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 30 - 34

kepuasan pelanggan dapat dijabarkan dalam Prosedur Mutu Pengukuran Kepuasan


Pelanggan.

4.2. PERENCANAAN
4.2.1. Proses Usaha/Bisnis
Manajemen menetapkan proses bisnis perguruan tinggi dan interaksinya
dalam satu diagram, sehingga terliohat komponen INPUT, PROSES,
OUTPUT, dan PERSYARATAN maupun KEPUASAN PELANGGAN.
Manajemen juga menjamin tersedianya sumber daya informasi yang
dibutuhkan agar proses bisnis dapat berjalan sesuai perencanaan termasuk
Sumber Daya Manusia yang kompeten dan efektif. Setiap bidang yang
terlibat dalam proses bisnis menetapkan Sasaran Mutunya masing-masing
yang selalu dipantau, diukur dan dianalisa untuk selalu melakukan
penyempurnaan terhadap kinerja masing-masing proses bisnis tersebut.
Aktivitas yang dilakukan pada setiap proses bisnis direncanakan dan
didokumentasikan dalam bentuk Manual Mutu, Prosedur Mutu, dan
Instruksi Kerja.
4.2.2. Organisasi
Manajemen menetapkan tanggung jawab, wewenang dan persyaratan kerja
serta hubungan antar personil untuk masing-masing personil yang
mengelola, melaksanakan dan memverifikasi pekerjaan yang
mempengaruhi mutu guna menjamin agar proses bisnis dapat beroperasi
secara efektif serta untuk mencapai sekaligus meningkatkan kepuasan
pelanggan. Selengkapnya job description dapat dilihat di bagian SDM.

4.3.
KOMUNIKASI
Pelaksanaan komunikasi internal antar fungsi/petugas dalam rangka
pelaksanaan SMM serta untuk mengkomunikasikan keefektifannya
dilakukan melalui:
a. Rapat Tinjauan Manajemen,
b. Memorandum, dan
c. Papan Pengumuman.
Manajemen Perguran Tinggi mengkomunikasikan dan mensosialisasikan:
a. Visi,
b. Misi,
c. Kebijakan Mutu, dan
d. Sasaran Mutu.
Sedangkan untuk meningkatkan kesadaran dan keterlibatan semua
karyawan dalam pengembangan dan penerapan SMM USU, maka Sasaran
Mutu dan hasil pencapaiannya dari tiap-tiap bidang akan selalu
dikomunikasikan dalam Laporan Sasaran Mutu yang dibuat tiga bulan
30
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 31 - 34

sekali. Secara lebih rinci, bagaimana komunikasi internal dan stakeholder


dapat dijelaskan dalam Prosedur Mutu Komunikasi.

4.4.
EFEKTIFITAS SISTEM MANAJEMEN
4.4.1. Audit Mutu Internal
Manajemen menjamin dilaksanakannya Audit Mutu Internal sebagai aspek
fundamental di dalam pemeliharaan dan penyempurnaan sistem
manajemen. Audit Mutu Internal dilaksanakan secara terencana dan efektif.
4.4.2. Manajemen Representatif
Rektor menunjuk salah seorang personil sebagai Manajemen Representatif
(MR) dalam penerapan SMM USU. Organisasi SMM USU diperlihatkan
dalam Manual Prosedur Implementasi SMM USU.
Manajemen Representatif mengkoordinir serta memiliki tanggung jawab
dan wewenang keseluruhan untuk memastikan agar penerapan Sistem Mutu
dilaksanakan dengan efektif dan memenuhi persyaratan standard. MR
berkewajiban untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya persyaratan
pelanggan untuk mencapai dan meningkatkan kepuasan pelanggan kepada
seluruh personil yang ada di perguruan tinggi serta melaporkan kepada
Rektor tentang kinerja SMM yang dipimpinnya
4.4.3. Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen untuk menilai keefektifan sistem mutu; operasinya
dijadwalkan minimal satu kali dalam satu tahun. Dalam rapat tinjauan
manajemen dapat dibicarakan apakah dianggap perlu mengadakan
perubahan dalam:
a. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu,
b. Prosedur mutu, dan operasional perguruan tinggi untuk memenuhi
kebutuhan saat ini dan kebutuhan kemudian.
Agenda dalam rapat tinjauan manajemen antara lain bisa meliputi:
a. Pencapaian dan Performance sasaran Proses serta Kesesuaian
Produk,
b. Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan,
c. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu,
d. Rekomendasi untuk Improvement,
e. Perubahan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu,
f. Hasil Audit mutu Internal,
g. Keluhan pelanggan,
h. Tindak lanjut dari Rapat tinjauan manajemen yang sebelumnya.

31
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 32 - 34

Tinjauan Manajemen harus menentukan langkah-langkah menuju perbaikan


sistem mutu, terutama dalam kaitannya dengan persyaratan pelanggan dan
kebutuhan akan sumber daya.
Di luar jadwal yang ditentukan, sewaktu-waktu dapat diadakan Tinjauan
Manajemen bila dijumpai masalah yang, perlu diselesaikan dengan segera.
Secara lebih rinci, mekanisme Rapat Tinjauan manajemen dapat dijelaskan
dalam ProsedurMmutu Rapat Tinjauan Manajemen.

4.5.
KOMITMEN TERHADAP PERBAIKAN BERKELANJUTAN
Manajemen akan selalu meninjau keaktifan SMM USU dengan maksud
agar penyempurnaan secara terus menerus pada semua aktifitasnya dapat
terus dilakukan, dengan:
Melakukan monitoring, pengukuran serta menganalisa kinerja proses
dan mutu hasil proses sebagaimana ditetapkan dalam sasaran Mutu
setiap Bidang. Monitoring; pengukuran dan analisa juga dilakukan
dengan mengadakan evaluasi pada periode yang telah ditetapkan
terhadap rekanan yang memasok produknya ke USU, serta terhadap
tingkat kepuasan pelanggan untuk mempebaiki kualitas produk dan
pelayanan yang bisa diberikan kepada pelanggan.
Melakukan evaluasi secara periodik untuk mengetahui tingkat
pencapaian kebijakan Mutu universitas serta sasaran mutu. Di
samping pencapaian, kesesuaian dari Kebijakan Mutu dan Sasaran
Mutu yang ditetapkan akan selalu ditinjau kesesuaiannya dengan
kemampuan dan kondisi universitas serta tuntutan pasar.
Melakukan audit secara berkala untuk mengetahui konsistensi dari
implementasi sistem mutu yang telah ditetapkan berdasarkan
persyaratan estndar serta untuk memastikan bahwa sistem
manajemen mutu yang diterapkan telah ditinjau kefektifannya.
Melakukan tinjauan terhadap tindakan perbaikan dan tindakan
pencegahan yang telah dilakukan.
Semua kegiatan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap
proses (continual improvement), baik yang sudah maupun akan dilakukan,
dibahas dalam rapat Tinjauan Manajemen.

32
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 33 - 34

5. SUMBER DAYA
5.1. KETENTUAN UMUM
Pengelolaan sumber daya manusia secara terus menerus dan berkelanjutan
dikembangkan dan disempurnakan, terutama berkaitan dengan pengendalian dan
peningkatan kompetensi karyawan/dosen sesuai dengan persyaratan tugas (job
requirement) yang ditetapkan dalam rangka untuk mencapai sasaran departemen
Penyakit Dalam. Aktifitas pengelolaan SDM didasarkan pada visi, misi, sasaran, dan
persyaratan tugas pada Program Pendidikan Dokter Spesialis Fakultas Kedokteran
USU.
Uraian tugas dan tanggung jawab (job description) setiap karyawan/dosen Program
Pendidikan Dokter Spesialis Fakultas Kedokteran USU dijabarkan sesuai dengan
fungsi-fungsi yang ada di dalam departemen dan menjelaskan tentang jabatan,
kedudukan dalam organisasi, tugas-tugas dan wewenang. Sumber daya manusia
yang memadai bagi operasional Program Pendidikan Dokter Spesialis Fakultas
Kedokteran USU diidentifikasikan sesuai kompetensi yang diperlukan atas dasar
pendidikan yang sesuai, pelatihan, ketrampilan, dan pengalaman. Untuk menjamin
diperolehnya SDM yang sesuai dengan kompetensi yang diperlukan, maka
penerimaan karyawan/dosen di program studi dilakukan dengan mengacu pada
Prosedur Mutu Penerimaan Karyawan/Dosen .

5.2. PENILAIAN KINERJA


Proses ini digunakan sebagai pedoman untuk mengevaluasi kinerja dosen/karyawan
pada Program Pendidikan Dokter Spesialis, guna memenuhi tuntutan sub-deskripsi
untuk meningkatkan kemampuan, keterampilan yang masing-masing
dosen/karyawan terkait. Pedoman mengenai penilaian kinerja ini selanjutnya dapat
dijelaskan secara detail dalam Prosedur Mutu Penilaian Kinerja.

5.3. PELATIHAN
Kompetensi bagi semua personil diidentifikasi dan ditingkatkan secara berkala
dengan pendidikan berkelanjutan, seminar-seminar, pelatihan-pelatihan dan bentuk
pendidikan lainnya baik di dalam maupun di luar negri. . Pelatihan diperlukan
diadakan sedemikian sehingga dapat dipastikan bahwa persyaratan operasional
sistem yang ditentukan dapat dipenuhi dan dipertahankan. Program pelaksanaan
pelatihan yang dibutuhkan disusun, dan setelah selesai dilaksanakan dievaluasi
kefektifannya. Manajemen departemen harus memastikan bahwa seluruh personil
menyadari akan pentingnya peran/aktifitas mereka termasuk bagaimana peran
meraka untuk ikut menyumbang tercapainya sasaran Mutu. Record yang sesuai
mengenai pendidikan, pengalaman, pelatihan dan kualifikasi masing-masing personil
diarsip dan disimpan. Pedoman mengenai pelatihan ini selanjutnya dapat dijelaskan
secara detail dalam Prosedur mutu pelatihan.
33
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 34 - 34

5.4. PRASARANA DAN LINGKUNGAN KERJA


Manajemen Program Pendidikan Dokter Spesialis mengidentifikasi, menyediakan
dan merawat sarana pendukung proses penyediaan jasa yang dibutuhkan, baik yang
berupa perangkat keras maupun perangkat lunak. Program Pendidikan Dokter
Spesialis mengidentifikasi dan mengelola lingkungan kerja untuk aspek yang
berpengaruh pada faktor manusia agar memenuhi syarat-syarat proses belajar
mengajar yang baik. Aktifitas-aktifitas yang dilakukan di dalam departemen adalah
untuk mendukung kegiatan operasional belajar mengajar dan untuk tetap menjaga
terciptanya lingkungan kerja yang baik dapat dilakukan dengan mengacu pada
Prosedur Mutu Penyediaan Prasarana.

6. MANAJEMEN PROSES
Untuk mencapai sasaran mutu, Program Pendidikan Dokter Spesialis menetapkan
proses belajar mengajar dan interelasinya. Pimpinan dan unsur staff yang terkait
bertanggungjawab terhadap pengelolaan dan pengendalian setiap proses belajar
mengajar yang ada, serta melakukan pengukuran atas pencapaian kinerjanya untuk
secara terus menerus dan berkelanjutan melakukan upaya-upaya
perbaikan/peningkatan kinerjanya. Penyediaan dan pemenuhan sumber daya manusia
yang handal serta selalu dilakukan upaya untuk meningkatkan kompetensi setiap staf
melalui pembinaan/pelatihan bertujuan untuk menjamin mutu kerja dan hasil kerja
sesuai dengan yang diisyaratkan. Proses belajar mengajar yang ada di Program
Pendidikan Dokter Spesialis secara garis besar dapat diterangkan sbb:

6.1. PROSES UTAMA REALISASI PRODUK


Yang menjadi proses utama realisasi produk dalam sistem manajemen mutu (SMM)
USU adalah SMM Program Pendidikan Dokter Spesialis. Dalam pelaksanaannya
dilaksanakan secara bertahap.
Adapun prosesnya-proses yang terkait dengan unit akademik, antara lain:
Pendaftaran Mahasiswa Baru

Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru

Pendataan Mahasiswa Baru

Pembuatan kurikulum

34
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 35 - 34

Perkuliahan

Pembimbing Akademik

Kegiatan laboratorium mata kuliah Teori Belajar & Keterampilan


Mengajar
Kegiatan praktek aplikasi / penerapan komputer

Ujian

Penyusunan Makalah dan presentasi

Yudisium

Surat Menyurat

Kartu Hasil Studi

Wisuda

Keuangan

Rapat Tinjauan Manajemen

Pengendalian dokumen

Mutu Komunikasi

Mutu Penilaian Kinerja

Pengendalian Record

Penerimaan Karyawan/ Dosen

Pengukuran Kepuasan Pelanggan

Implementasi Sistem Manajemen

Kebijakan Akademik

35
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 36 - 34

Spesifikasi program studi

6.1. Pendaftaran Mahasiswa Baru


Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan
pendataan mahasiswa untuk keperluan :
- biodata mahasiswa
- jumlah peminat / peserta seleksi
Sedangkan ruang lingkupnya adalah Proses ini mulai berlaku pada
saat akan dimulainya tahun ajaran baru di Program Pendidikan
Dokter Spesialis Fakultas Kedokteran USU.
Hasil dari kegiatan tersebut diatas adalah :
1. Daftar nama peserta/ pendaftar
2. Biodata peserta / pendaftar
3. SK Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru

Uraian rinci proses pendaftaran mahasiswa baru dapat dijelaskan di


dalam Prosedur yang diidientifikasikan pada Prosedur Pendaftaran
Mahasiswa Baru.

6.1.1.
Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru.
Sebagai pedoman pelaksanaan seleksi penerimaan mahasiswa baru
untuk keperluan :
- jumlah peminat / peserta seleksi.
- menyaring calon mahasiswa Program Pendidikan Dokter
Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi.
Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini mulai berlaku pada
saat akan dimulainya tahun ajaran baru di Program Pendidikan
Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas
Kedokteran USU.
Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:
1. Jumlah peserta seleksi
2. Berita Acara ujian
3. Naskah soal
4. Absensi peserta
5. Absensi pengawas
6. Nomor Ujian peserta
Uraian terinci proses seleksi penerimaan mahasiswa baru dapat
dijelaskan di dalam Prosedur yang diidentifikasikan pada Prosedur
Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru.

36
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 37 - 34

6.1.2.
Pendataan Mahasiswa Baru
Tujuan dari kegiatan ini Sebagai pedoman pelaksanaan pendataan
mahasiswa untuk keperluan :
- biodata mahasiswa.
- pembagian kelas/ruang untuk kegiatan perkuliahan,
praktikum, dan praktek.
- kegiatan kemahasiswaan.
Sedangkan ruang lingkupnya adalah Proses ini berlaku mulai
diterimanya daftar nama mahasiswa baru yang mendaftar di Program
Pendidikan Dokter Spesialis Fakultas Kedokteran USU dan
mengikuti seleksi penerimaan mahasiswa baru yang diadakan di
Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan
Traumatologi. Selanjutnya setelah pengumuman kelulusan
mahasiswa melakukan registrasi di tingkat Fakultas dan tingkat
Universitas di Bagian Registrasi Biro Administrasi Kemahasiswaan.
Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah daftar nama mahasiswa.
Uraian rinci proses pendataan mahasiswa baru dapat dijelaskan di
dalam Prosedur yang diidientifikasikan pada Prosedur Pendataan
Mahasiswa Baru.

6.1.3.
Pembuatan Kurikulum
Tujuan Sebagai pedoman dalam penetapan kurikulum di Program
Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi
Fakultas Kedokteran USU.
Sedangkan ruang lingkupnya adalah:
a. Pembentukan tim kurikulum.
b. Inventarisasi kurikulum pada program studi yang sedang
berjalan.
c. Draft Kurikulum Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Orthopaedi dan Traumatologi yang diajukan ke Pembantu
Dekan I FK USU I untuk diverifikasi
d. Buku Panduan yang berisi Kurikulum Program Pendidikan
Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi yang sudah
selesai diedit /dicetak dan diperbanyak untuk dibagikan ke tiap
staf pengajar dan mahasiswa.
Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:
1. Surat keputusan dekan tentang tim penyusun kurikulum
2. Surat keputusan tentang kurikulum
3. Laporan penyusunan kurikulum
37
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 38 - 34

4. Kurikulum
Uraian terinci proses pembuatan kurikulum dijelaskan di dalam
prosedur yang diidentifikasikan pada prosedur ujian.

6.1.4.
Perkuliahan
Tujuan dari kegiatan ini adalah: Untuk mendapatkan transfer of
knowledge dan science (aplikasi praktek) di bidang kedokteran/
kesehatan antara dosen sebagai fasilitator dan mahasiswa, sehingga
mahasiswa dapat mengerti, memahami (ranah kognitif), mampu
mengekspresikan dalam prilaku (ranah afektif), dan memiliki
ketrampilan (ranah Psikomotor) di lapangan. Sedangkan ruang
lingkupnya adalah: Proses ini dilaksanakan mulai dari tahun ajaran
baru yang ditetapkan dari pihak Pendidikan Biro Rektor USU sampai
dengan proses persiapan ujian.
Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:
1. Dafrtar hadir mahasiswa
2. Kesediaan mengajar dosen
3. Kurikulum vitae dosen
4. Plotting dosen
5. Jadwal perkuliahan
6. Kontrak perkuliahaan
7. Berita acara perkuliahan
8. Laporan Kehadiran dosen bulanan
Uraian terinci proses perkuliahan dijelaskan di dalam prosedur yang
diidentifikasikan pada Prosedur Perkuliahan.

6.1.5.
Pembimbing Akademik
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman dalam penetapan
dan pelaksanaan dosen sebagai Pembimbing Akademik.
Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku dalam
penetapan dan pelaksanaan dosen sebagai Pembimbing Akademik
yang meliputi :
- Persyaratan Pembimbing Akademik.
- Peran, Fungsi dan Kewajiban Pembimbing Akademik.
- Masa Tugas Pembimbing Akademik.
- Penggantian Pembimbing Akademik.
- Kewajiban dan Hak Mahasiswa Dalam Kegiatan Bimbingan.
Hasil dari Kegiatan tersebut diatas adalah :
1. Daftar Pembimbing Akademik.
2. Daftar nama mahasiswa dalam bimbingan Akademik.
38
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 39 - 34

3. Kartu Hasil Studi.


Uraian rinci proses pembimbing akademik dijelaskan di dalam
Prosedur yang diidientifikasikan pada Prosedur Pembimbing
Akademik.

6.1.6.
Kegiatan Praktikum Mata Kuliah Teori Belajar dan Keterampilan Mengajar
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman untuk mencapai
tujuan instruksional berupa keterampilan menyusun GBPP-SAP
suatu mata kuliah 1 semester serta menerapkan kaidah mengajar.
Mahasiswa diharapkan akan dapat memahami teknik penyusunan
GBPP-SAP suatu mata kuliah 1 semester sert amemahami ekspresi
perilaku keterampilan mengajar (ranah Psikomotor Kognitif).
Sedangkan ruang lingkupnya adalah : Proses dan prosedur ini
merupakan petunjuk teknik memperoleh pemahaman penyusunan
GBPP-SAP dan bagaimana memperoleh pemahaman keterampilan
mengajar yang meliputi: perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi
melalui serangkaian tindak langsung mahasiswa / praktek langsung.
Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:
1. Daftar hadir mahasiswa
2. Jadwal praktkum
3. Kontrak perkuliahan/ praktikum
4. Berita acara praktikum
5. Laporan kehadiran dosen bulanan
Uraian terinci proses ini dijelaskan dalam prosedur yang
diidentifikasikan pada Prosedur Kegiatan Praktikum Mata Kuliah
Teori Belajar dan Keterampilan Mengajar.

6.1.7.
Kegiatan Praktek Aplikasi / Penerapan Komputer
Prosedur praktikum ini bertujuan untuk mendapatkan transfer of
knowledge and science (aplikasi praktek) di bidang penggunaan
komputer yang berhubungan langsung dengan kegiatan mahasiswa
di program studi, antara dosen/asisten sebagai fasilitator dan
mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat mengerti, memahami (aspek
kognitif), mampu mengekspresikan dalam prilaku (aspek afektif),
dan memiiki keterampilan (aspek skill) di lapangan. Sedangkan
ruang lingkupnya adalah Prosedur ini digunakan sebagai petunjuk
dalam persiapan dan pelaksanaan praktikum yang meliputi
pelaksanaan dan aspek penilaian.
Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:
1. Daftar hadir mahasiswa
39
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 40 - 34

2. Jadwal praktkum
3. Kontrak perkuliahan/ praktikum
4. Berita acara praktikum
5. Laporan kehadiran dosen bulanan
Uraian terinci proses ini dijelaskan dalam prosedur yang
diidentifikasikan pada Prosedur Praktek Aplikasi/Penerapan
Komputer.

6.1.8.
Tesis
Tujuan kegiatan ini adalah untuk membuat dan mensosialisasikan
tatacara penulisan dan penyusunan tesis. Sedangkan ruang
lingkupnya prosedur ini digunakan sebagai petunjuk dalam persiapan
penyusunan Tesis yang meliputi aspek pelaksanaan dan penilaian.
Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:
1. Lembar persetujuan Tesis
2. Lembar Konsul Tesis
3. Jadwal Kegiatan Tesis
4. Surat Pernyataan keabsahan judul Tesis
5. Berita Acara Ujian Proposal
Uraian terinci kegiatan ini dijelaskan di dalam prosedur yang
diidentifikasikan pada Prosedur Tesis.

6.1.9.
Ujian
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk melakukan penilaian hasil
belajar yang telah dilakukan mahasiswa selama akademik.
Sedangkan ruang lingkupnya adalah : Proses ini berlaku mulai ketika
tatap muka sudah mencapai sekurang-kurangnya 14 minggu
perkuliahan atau kegiatan terjadwal lainnya dan kegiatan iringannya
sampai dengan pengumuman hasil ujian.
Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:
1. Jadwal ujian
2. Daftar nilai ujian
3. Berita acara ujian
4. Transkrip sementara
5. Transkip jadi
6. Kartu hasil studi
7. Lembar Jawaban ujian
8. Surat pemberitahuan ujian
Uraian terinci proses ujian dijelaskan di dalam prosedur yang
diidentifikasikan pada Prosedur Ujian.
40
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 41 - 34

6.1.10. Penyusunan Makalah dan Presentasi


Tujuan dari kegiatan ini adalah untukmemberi penugasan mata
kuliah kepada mahasiswa dalam proses pembelajaran yang sedang
dilaksanakan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini dimulai
pada saat mata kuliah sedang berjalan pada semester yang telah
ditentukan, kemudian makalah dipresentasikan untuk didiskusikan
dan dikumpul ke dosen mata kuliah.
Hasil dari kegiatan tersebut adalah :
1.
Makalah yang dipresentasikan
2.
Daftar hadir mahasiswa
Uraian terinci proses penyusunan makalah dan presentasi dijelaskan
di dalam prosedur yang diidentifikasikan pada Prosedur Penyusunan
Makalah dan Presentasi.

6.1.11. Yudisium
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan
Yudisium dan dasar penetapan kelulusan mahasiswa. Sedangkan
ruang lingkupnya adalah Proses ini berlaku dari pembuatan rekap
nilai total mahasiswa sampai dengan keputusan dan penetapan
kelulusan.
Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:
1.
Daftar mahasiswa para yudisium.
2.
Daftar lulusan.
3.
Transkrip.
Uraian rinci proses yudisium dijelaskan di dalam Prosedur yang
diidientifikasikan pada Prosedur Yudisium.

6.1.12. Surat Menyurat


Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk kelancaran proses kegiatan
administrasi pada kegiatan akademik di Program Pendidikan Dokter
Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran
USU. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku pada
saat kegiatan akademik berlangsung.
Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:
1. Surat Keluar
2. Surat Masuk
41
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 42 - 34

Uraian terinci kegiatan ini dijelaskan di dalam prosedur yang


diidentifikasikan pada Prosedur Surat Menyurat.

6.1.13. Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Transkrip


Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mensosialisasikan hasil
evaluasi akhir studi mahasiswa pada setiap semester dan akhir studi
secara keseluruhan.
Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari
penyerahan nilai hasil ujian sampai dengan penyerahan kartu hasil
studi.
Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah :
1. Tanda terima pembayaran SPP.
2. Kartu hasil studi.
3. Transkrip nilai.
Uraian terinci kegiatan ini dijelaskan di dalam prosedur yang
diidentifikasikan pada Prosedur Pembuatan Kartu Hasil Studi dan
Transkrip.

6.1.14. Wisuda
Tujuan dari kegiatan adalah untuk memberi pengesahan atas
kelulusan mahasiswa selama mengikuti studi di universitas.
Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari
disyahkannya kelulusan mahasiswa oleh Dekan Fakultas Kedokteran
USU pada acara judicium sampai batas akhir pendaftaran wisuda
mahasiswa.
Hasil dari kegiatan tersebut adalah :
1. Daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda.
2. Blanko formulir wisuda.
3. Formulir nama mahasiswa yang berprestasi.
4. Bukti setoran SPP.
5. Bukti setoran uang wisuda.
Uraian terinci kegiatan ini dijelaskan di dalam prosedur yang
diidentifikasikan pada Prosedur Wisuda.

6.1.15. Keuangan
Tujuan dari kegiatan ini adalah Sebagai sumber dana untuk
pelaksanaan kegiatan operasional Program Pendidikan Dokter
Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran
USU yang meliputi kegiatan pendidikan, rumah tangga, kegiatan
kemahasiswaan dan kegiatan sosial atau pengabdian masyarakat.
Adapun ruang lingkupnya meliputi Proses ini berlaku mulai dari

42
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 43 - 34

pembuatan anggaran DIPA sampai dengan keluarnya ketentuan dari


Biro Rektor USU untuk penggunaan dana tersebut.
Hasil dari kegiatan di atas adalah :
1. Anggaran DIPA selama anggaran tahun berjalan
2. TUP
3. SPJ
4. SK Keuangan

Uraian rinci proses keuangan dijelaskan di dalam Prosedur yang


diidientifikasikan pada Prosedur Keuangan.

6.1.16. Rapat Tinjauan Manajemen


Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai penunjuk / memberi
penjelasan kepada setiap penyelenggara akademik tentang tatacara
rapat tinjauan manajemen di lingkungan Program Pendidikan Dokter
Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran
USU.
Adapun ruang lingkupnya meliputi tujuan dan persyaratan rapat
tinjauan manajemen serta tatacara pelaksanaannya. Hasil dari
kegiatan di atas adalah dalam bentuk notulen hasil rapat. Uraian rinci
proses Rapat Tinjauan manajemen dijelaskan di dalam Prosedur
yang diidientifikasikan pada Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen

6.1.17. Pengendalian Dokumen


Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengendalikan dan
memelihara semua dokumen baik berupa surat masuk atau keluar,
maupun dokumen-dokumen lain yang dibuat oleh PS maupun yang
diterima/ masuk ke PS sebagai bukti akuntabilitas pengelolaan PS.
Sejauh ini penerapannya masih terbatas dalam tataran perencanaan
dan secara bertahap diharapkan dapat diuji cobakan. Adapun ruang
lingkupnya meliputi semua dokumen yang digunakan oleh PS dan
unit-unit diabawahnya baik yang dibuat oleh PS ataupun diterima
PS, juga termasuk pembuatan rancangan baku (terkait dengan surat
menyurat), pencatatan, pengkodean, penyimpanan dan penetapan
alur surat menyurat maupun dokumen-dokumen PSIK, fakultas,
Universitas dan lainnya yang digunakan PS baik untuk rujukan
maupun untuk SMM. Prosedur ini meliputi tujuan, defenisi,
ketentuan umum, persyaratan dan panatalaksanaan. Hasil dari
kegiatan ini adalah dalam bentuk Dokumen/ file surat masuk / keluar
Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan
Traumatologi Fakultas Kedokteran USU.

43
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 44 - 34

Uraian rinci proses Pengendalian dokumen dijelaskan dalam


Prosedur Pengendalian Dokumen.

6.1.18. Mutu Komunikasi


Kegiatan ini disiapkan untuk memberi penjelasan kepada setiap
mahasiswa, dosen, penasihat akademik dan setiap penyelenggara
akademik tentang tatacara pelaksanaan mutu komunikasi di Program
Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi
Fakultas Kedokteran USU.
Adapun ruang lingkupnya meliputi tujuan dan persyaratan dan
tatacara pelaksanaannya.
Hasil dari kegiatan ini adalah :
1.
Notulen Rapat
2.
Buku Panduan Akademik Program Pendidikan Dokter
Spesialis Fakultas Kedokteran USU
Uraian rinci dari proses ini dijelaskan dalam Prosedur Mutu
Komunikasi.

6.1.19. Mutu Penilaian Kinerja


Kegiatan ini merupakan pedoman bagi evaluasi kinerja dosen pada
kegiatan belajar mengajar di Program Pendidikan Dokter Spesialis
Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU
Adapun ruang lingkup dari kegiatan ini meliputi tujuan, defenisi,
referensi, ketentuan umum dan pelaksanaan. Hasil dari kegiatan ini
adalah absensi perkuliahan terdiri dari absensi kehadiran dosen dan
mahasiswa dan angket/ kuisioner yang diisi oleh mahasiswa. Uraian
rinci proses ini dijelaskan dalam prosedur mutu penilaian kinerja

6.1.20. Pengendalian Rocord


Kegiatan ini disiapkan untuk memberi penjelasan kepada pegawai di
bagian pendidikan tentang tatacara pengaturan dan penyimpanan
record di Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan
Traumatologi Fakultas Kedokteran USU. Adapun ruang lingkup dari
kegiatan ini meliputi defenisi, tujuan dan persyaratan pengendalian
record, tatacara pelaksanaannya, ketentuan umum dan persyaratan.
Hasil dari kegiatan ini terdiri dari file/ arsip pendidikan. Program
Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi
Fakultas Kedokteran USU. Uraian rinci proses ini dijelaskan dalam
prosedur Pengendalian Record.

44
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 45 - 34

6.1.21. Penerimaan Karyawan/ Dosen


Kegiatan ini disusun sebagai suatu pedoman bagi penyelenggara
administratif dan penyelenggara akademik Program Pendidikan
Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas
Kedokteran USU tentang penerimaan pegawai/dosen yang akan
bertugas di lingkungan Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU. Adapun
ruang lingkup dari kegiatan ini meliputi tujuan, persyaratan dan
tatacara pelaksanaan penerimaan karyawan/dosen. Hasil dari
kegiatan ini adalah arsip pegawai/ dosen. Uraian rinci proses ini
dijelaskan dalam Prosedur Penerimaan Karyawan/ Dosen.

6.1.22. Pengukuran Kepuasan Pelanggan


Kegiatan ini bertujuan untuk memberi penjelasan kepada
departemen/program studi dan unit lain di Program Pendidikan
Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas
Kedokteran USU tentang seberapa besar tingkat kepuasan pelanggan
yang menggunakan jasa Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU. Adapun
ruang lingkup kegiatan ini meliputi tujuan dan persayatan kepuasan
pelanggan, defenisi, referensi, ketentuan umum, persyaratan, tatacara
pelaksanaan dan diagram alir. Hasil dari kegiatan ini berupa angket
yang disebarkan kepada para penggunan jasa Program Pendidikan
Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas
Kedokteran USU. Uraian rinci proses ini dijelaskan dalam Prosedur
Pengukuran Kepuasan Pelanggan

6.1.23. Implementasi Sistem Manajemen


Kegiatan ini disiapkan untuk memberi penjelasan kepada seluruh
Dekanat, Bagian Tata Usaha, UPT dan seluruh staf pengajar Tetap
dan Luar Biasa Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu
Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran USU tentang
tatacara pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu di Program
Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi
Fakultas Kedokteran USU. Adapun ruang lingkup kegiatan ini
meliputi seluruh Dekanat, Bagian Tata Usaha, UPT dan seluruh staf
Pengajar Tetap dan Luar Biasa di Program Pendidikan Dokter
Spesialis Ilmu Orthopaedi dan Traumatologi Fakultas Kedokteran
USU. Hasil dari kegiatan ini berupa Buku Manual Prosedur
Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Orthopaedi dan
Traumatologi Fakultas Kedokteran USU.

45
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 46 - 34

Uraian rinci proses ini dijelaskan dalam Prosedur Implementasi


Sistem Manajemen.

DAFTAR RUJUKAN
1 UU No. 20/2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
.
2 Peraturan Pemerintah RI No. 153 tahun 2000 tentang Penetapan Universitas
. Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara.
3 Higher Education Long Term Strategy 2003.
.
4 Keputusan Majelis Wali Amanat No. 01/SK/MWi/2005 tentang Anggaran
. Rumah Tangga Universitas Sumatera Utara
5 Konsep Kebijakan Akademik tahun 2005
.
6 Konsep Standar Akademik tahun 2005
.
7 Rencana Strategis Universitas Sumatera Utara 2005-2010
.
8 Pedoman Penjamin Mutu DIKTI tahun 2003
.
9 ISO 9001:2000
.
1 V. Gaspersz, ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement, Gramedia
0 Pustaka Utama, Cetakanan ke 3, 2003
.

DAFTAR PENYUSUN
BUKU MANUAL MANAJEMEN MUTU PROGRAM PENDIDIKAN DOKTER
SPESIALIS ILMU ORTHOPAEDI DAN TRAUMATOLOGI FK USU

1. dr. Aga Putra Ketaren, SpOT Ketua GKM

2. dr. Benny, SpOT Sekretaris


46
No. Dokumen : GKM- F.Ked
Sp1 Orthopaedi
MANUAL MUTU dan
traumatologi

Revisi :
Tanggal terbit : Mei 2017
Halaman : 47 - 34

GKM

3. dr. Andriandi, SpOT Anggota

47