28

BAB III
TINJAUAN TERHADAP SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Asuransi Jiwa Bersama (AJB) Bumiputera 1912 berdiri di magelang
tanggal 12 Februari 1912 dan merupakan perusahaan asuransi jiwa yang
pertama milik bangsa Indonesia. Ide untuk mendirikan perusahaan asuransi
jiwa, sebenarnya sudah timbul dalam konggres Budi Utomo di Yogyakarta
pada tahun 1910, atas saran seorang guru yang bernama R.W. Dwijosewojo,
tetapi mengingat kesulitan yang sedang dihadapi Bangsa Indonesia pada
waktu itu, ide tersebut tidak dapat segera terlaksana.
Pada awal usahanya, badan ini dipimpin oleh M.R. Soebroto sebagai
Ketua, R. Soehari sebagai Sekretaris, dan M. Amidjoyo sebagai Bendahara.
Dengan semakin majunya perusahaan, maka makin terasa perlunya memiliki
tenaga pimpinan yang cukap dan khusus mencurahkan perhatian, pikiran dan
tenaganya untuk mengelola dan mengembangkan perusahaan.
Oleh karena itu, pada tahun 1994 perusahaan Asuransi Jiwa Bersama
(AJB) Bumi Putera mendirikan cabang untuk pertama kalinya di daerah
Bekasi. Karena selama satu tahun AJB Bumi Putera mengalami peningkatan
yang cukup pesat, sehingga pada tahun 1995 AJB Bumi Putera mengalami
perubahan nama menjadi Asuransi Jiwa Bersama (AJB) Bumi Putera Cabang
Kalimalang yang dipimpin oleh Bapak Kiman dan berlokasi di Jl. Kincan No.
36 Kalimalang, Bekasi.
Karena perkembangnya perusahaan yang semakin pesat dan semakin
banyaknya nasabah perusahaan, maka untuk meningkatkan pelayanan kepada
para nasabah tersebut, AJB Bumiputera 1912 mulai mempergunakan
computer untuk memproses berbagai informasi kegiatan dan administrasinya.
 29

3.2 Struktur Organisasi

Dalam sebuah perusahaan baik pemerintahan maupun swasta struktur
organisasi sangat diperlukan gunanya untuk mengetahui pembagian tugas dari
masing-masing unit dala organisasi tersebut, sebelum digambarkan dan dijelaskna
struktur organisasi pada AJB Bumiputera terlebih dahulu akan diberikan pengertian
tentang struktur organisasi tersebut.
Struktur organisasi dapat diartika sebagai susunan dan hubungan antar
bagian-bagian komponen dan posisi didalam suatu perusahaan. Struktur
menspesifikasikan pembagian kegiatan kerja dan menunjukan bagaimana fungsi atau
kegiatan yang berbeda-beda itu dihubungkan, struktur itu juga menunjukan tingkatan
dan struktur wewenang organisasi.
 30

Berikut ini adalah struktur organisasi AJB Bumiputera Cabang Kalimalang Bekasi :

Dewan
Komisaris

Direktur Utama

General
Manager

Manager Manager Manager Manager

Personalia Accounting Purchasing Administrasi

Staff Staff Staff Staff

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi

 31

3.3 Tugas dan Wewenang

3.3.1 Dewan Komisaris
Tugas dan wewenang komisaris meliputi :
a. Mengawasi pekerjaan dan pengurusan kebijaksanaan perusahaan perseroan
oleh direksi.
b. Memberiksn usulan dan saran terhadap jalannya operasi perusahaan kepada
pihak manajemen.
c. Menyampaikan laporan pengawasan kepada Rapat Umum Pemegang Saham
(RUPS).

3.3.2 Direktur Utama

Tugas dan wewenang Direktur Utama meliputi :
a. Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha perusahaan dalam
jangka pendek dan jangka panjang.
b. Mengawasi serta mengurus kekayaan perusahaan.
c. Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan
perseroan dalam mencapai maksud dan tujuannya.
d. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Rapat Umum Pemegang
Saham (RUPS).

3.3.3 General Manager

Tugas dan wewenang General Manager meliputi :
a. Memimpin kegiatan pelaksanaan perusahaan.
b. Merencanakan dan menyiapkan rapat tinjauan perusahaan.
c. Menjalin hubungan kerjasama dengan berbagai perusahaan.

3.3.4 Manager Personalia

Tugas dan wewenang Manajer Personalia meliputi :
 32

a. Mengembangkan system perencanaan personalia dan pengendalian kebijakan

pegawai
b. Melaksanakan Kebutuhan administrasi dan kepagawaian.
c. Membina pengembangan staff administrasi.

3.3.5 Manager Accounting

Tugas dan wewenang Manager Accounting meliputi :
a. Mengajukan anggaran penerimaan dan pengeluaran secara periodic.
b. Melakukan penelitian, penilaian, dan pengendalian pengadaan dana secara
utuh, tepat pada waktunya.
c. Bertanggung jawab atas penggajian karyawan.

3.3.6 Manager Purchasing

Tugas dan wewenang Manager Purchasing meliputi :
a. Menetapkan dan memelihara prosedur pembelian untuk mengendalikan
aktifitas pembelian di AJB. Bumiputera.
b. Mengesahkan dokumen pembelian sebelum dokumen dikirim ke pemasok.
c. Memilih dan mengevaluasi serta memilih pemasok yang memenuhi
persyaratan yang telah ditetapkan.

3.3.7 Manager Administrasi

Tugas dan wewenang Manager Administrasi meliputi :
a. Memeriksa keseluruhan perincian petunjuk kerja non teknis dan memastikan
kecukupan fungsi jabatan kebenaran dan keterkaitan satu dengan yang
lainnya.
b. Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja secara keseluruhan.

3.4 Prosedur Sistem Berjalan

 33

Adapun Prosedur sistem yang berjalan selama ini adalah sebagai berikut :
1. Bagian yang meminta Alat Tulis Kantor (ATK), mengisi dan menyerahkan
surat permintaan ke bagian Purchasing.
2. berdasarkan surat permintaan tersebut, bagian Purchasing akan memeriksa
apakah stok barang yang diminta ada atau tidak.
3. Jika barang tidak ada :
a. maka bagian purchasing akan menangguhkan surat permintaan lalu
membuat surat pesanan atau Purchase Orser (PO) rangkap 2, rangkap
ke- 1 dikirim ke supplier sedangkan rangkap ke-2 disimpan sebagai
arsip.
b. Pada saat barang diterima, bagian purchasing akan menerima faktur
dari supplier, kemudian faktur akan diperiksa apakah sesuai dengan
barang yang diterima.
- Jika terdapat barang yang tidak sesuai maka bagian
purchasing akan mengirimkan kembali faktur tersebut ke
supplier.
- Jika barang telah sesuai maka faktur ditanda tangani dan
faktur rangkap ke- 2 diberikan kembali ke supplier,
kemudian bagian purchasing akan meng-input barang yang
masuk, dan faktur rangkap ke- 1 diberikan kepada bagian
Accounting.
4. Jika barang yang dituhkan ada :
a. Bagian Purchasing akan mencatat barang keluar pada buku stok.
b. Kemudian bagian Purchasing membuat laporan, laporan yang dibuat
rangkap 2, rangkap ke- 1 kepada pimpinan yang berisi laporan
pembelian dan laporan stok, dan rangkap ke- 2 diberikan kepada
Accounting yang berisi laporan pembelian.
c.
 34

Flowmap Yang Sedang Berjalan

Departemen Purchasing Accounting Supplier Pimpinan

Surat
Surat permintaan
permintaan

Minta dari
cek barang

Y T
Ada
barang

Surat Surat permintaan

permintaan ditangguhkan
OK

Buat PO
catat
barang
keluar
1
2
PO
1
PO

Buku stok
C

Buat
Laporan

2
Laporan
2 Pembelian
1
Laporan Pembelian 1
+ Stok Laporan
Pembelian
+ stok

2 2
1 1
Faktur Faktur

A
 35

Cek faktur
Buat PO

Y Barang T
OK ?

2 2 2
1 1
faktur OK 1
faktur Ditolak
faktur Ditolak

Tanda tangani
faktur

2
2 faktur bertanda
1
tangan
faktur bertanda tangan

Input barang
barang

1 1
faktur bertanda faktur bertanda
tangan tangan

Gambar 3.2 : Flowmap yang sedang berjalan