Anda di halaman 1dari 7

No Dokumen : 440 /11274 / UPT

No Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit : 5 Februari 2016
Halaman : 1/.....

UPT Puskesmas dr. Sonny Budiman


Cigombong NIP. 197910292010011007

1. Pengertian Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas adalah pencatatan dan pelaporan
yang harus dibuat oleh puskesmas meliputi data umum, sarana, tenaga dan
upaya kesehatan di wilayah kerja Puskesmas serta direkapitulasi di setiap
tingkatan administrasi ( desa/Pustu, UPF, UPT, Dinas ) dengan waktu tertentu (
Bulanan dan Tahunan )
2. Tujuan Didapatkannya semua hasil kegiatan Puskesmas (termasuk puskesmas
pembantu , puskesmas dengan perawatan, Puskesmas Keliling, bidan di desa,
Posyandu, dsb), dan data lainnya yang berkaitan, serta dilaporkan data tersebut
ke jenjang administrasi diatasnya sesuai dengan kebutuhan secara benar,
akurat, berkala, teratur guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan
masyarakat.
3. Kebijakan
4. Referensi 1. KEPMENKES RI No.511/Menkes/SK/V/2002 tentang Kebijakan dan
Strategi Pengembangan SIKNAS
2. KEPMENKES RI No. 932/Menkes/SK/VIII/2002 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan Daerah
Kabupaten/Kota dan Provinsi (SIKDA)
3. KEPMENKES RI No. 131/Menkes/SK/II/2004 tentang Berlakunya Sistem
Kesehatan Nasional
4. KEPMENKES RI. 844/Menkes/SK/X/2006 tentang Penetapan Standar
Kode Data Bidang Kesehatan
5. KEPMENKES RI No. 837/Menkes/SK/VII/2007 tentang Pengembangan
SIKNAS Online Sistem Informasi Kesehatan Nasional.
5. Prosedur 1. Laporan bulanan :
a. Tanggal 25 -28
Tutup Laporan Pemegang program dan dari klinik dan merekapnya
dalam format laporan setiap programpuskesmas
b. Tanggal 29-31
Laporan bulanan masuk ke petugas Koordinator Sp3 (loker sp3) dan
dilakukan penganalisisan data laporan membuat absensi kelengkapan
data laporan.
c. Tanggal 1-4
Pengentrian data laporan bulanan (LB1, LB3,LB4) melalui online ke
seksi data dan informasi pada hari kerja, dan mengirim arsif data ke
Dinas Kesehatan paling lambat tanggal 5 tiap bulannya. Kecuali
tanggal 2 tiap bulannya yaitu laporan triwulan.
d. Tanggal 5
Membuat print out laporan SP3 untuk divalidasi oleh Lintas Program,
Binkesmas : LB3 (KIA ,GIZI), LB4, Yankes : LB1, LB4, P2P :
LB1, LB3 (P2P), LB4, Promosi & SDK : LB4
2. Laporan tahunan
a. Minggu I - IV Januari :
Puskesmas mengirimkan laporan tahunan (LSD1, LSD2, LSD3 dan
Data Inventory Puskesmas) dalam bentuk hardcopy dan e-mail ke
Seksi Data dan Informasi pada minggu I IV setiap awal tahun,
dilakukan absensi kelengkapan & ketepatan laporan,
3. Analisa Data
Analisis data dilakukan dengan sistem COC (Contiuning of care) dalam
waktu 1 bulan sekali

6. DokumenTerkait 1. Format ceklis laporan tiap program


2. Buku Pedoman sp3
3. Laporan hasil kegiatan (lb1,Lb3 kia,Lb3 p2m, lb3 gizi, LPLPO, Lb4)
7. Unit Terkait 1. Seluruh lintas program dan lintas sektoral

9. Rekaman historis perubahan


No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan

Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan


Harapan Pelanggan Program BP UMUM.
SOP No Dokumen : 440 / / UPT
No Revisi : 00
Tanggal Terbit : 1 Juli 2015
Tanggal Berlaku : 1 Juli 2015
Halaman : 1/.....

UPT Puskesmas Dr. Sonny Budiman


Cigombong NIP. 197910292010011007

1. Pengertian Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Program BP


UMUM adalah: pengumpulan informasi dalam rangka mengetahui
harapan pelanggan terhadap pelayanan BP UMUM,(pelayaan ANC,
Imunisasi ibu hamil dan bayi, ibu nifas, ....., pelayana KB suntik,
inplan,.....),
Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Program BP
UMUM melalui kotak saran, survey pelanggan dengan menggunakan
kuesioner sebagai panduan wawancara, informasi langsung dari
pelanggan melalui berbicara langsung, telpon dan pesan singkat (SMS).
Pelaksana Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan
Program BP UMUM. dilaksanakan oleh bidan koordinator, bidan
Puskesmas maupun bidan di desa.
Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Program BP
UMUM. melalui kotak saran, informasi langsung dari pelanggan melalui
berbicara langsung, telpon dan pesan singkat (SMS), dilaksanakan setiap
hari baik didalam gedung maupun diluar gedung, baik hari kerja maupun
diluar hari kerja, sedangkan survey pelanggan dengan menggunakan
kuesioner sebagai panduan wawancara dilaksanakan di dalam gedung
Puskesmas setiap hari Kamis genap, dengan sampel 25 % pasien/ klien
yang datang.
2. Tujuan Sebagai pedoman dalam melaksanakan pengumpulan informasi harapan pelanggan
Program KIA. KB.
3. Referensi Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat, Kementrian
Pendayaan Aparatur Negara RI, 2004.
4. Prosedur A. Pengumpulan informasi melalui kotak saran,
1. Koordinator kelompok kerja administrasi dan manajemen (admin)
Puskesmas membuka kotak saran Puskesmas setiap bulan,
2. Koordinator admen merekap isi kotak saran didalam rekapan harapan
pelanggan Puskesmas,
3. Koordinator admen memisahkan/ memilah- milah sesuai dengan kelompok
kerja proram,
4. Koordinator admen memberikan rekapan kotak saran sesuai dengan
kelompok kerja,
5. Koordinator program BP UMUM/ bdan koordinator menerima rekapan
kotak saran, dan dimasukan kedalam rekapan kelompok program BP
UMUM.,
6. Bidan koordinator menandatangani tanda terima penyerahan dari
koordinator admen,
B. Informasi langsung dari pelanggan.
7. Bidan koordinator menerima informasi harapan pelanggan program BP
UMUM, dari karyawan Puskesmas,
8. Bidan koordinator memasukan harapan pelanggan dari karyawan Puskesmas
kedalam rekapan koordinator,
9. Bidan koordinator menandatangai informasi dari karyawan Puskesmas
didalam rekapan harapan pelanggan individu karyawan,
10. Bidan kordinator, bidan Puskesmas dan bidan didesa menerima informasi
langsung dari pelanggan, baik bicara langsung, telpon maupun SMS,
11. Informasi dari pelanggan direkap kedalam rekapan harapan pelanggan setiap
individu bidan,
12. Bidan Puskesmas, bidan di desa menyerahkan informasi harapan pelanggan
individu kebidan koordinator,
13. Bidan koordinator menerima rekapan hapapan pelanggan secara individu
direkap kedalam rekapan koordinator,
14. Bidan koordinator menandatangani serah terima harapan pelanggan individu
kedalam rekapan individu,
15. Bidan koordinator setiap akhir bulan mengundang bidan Puskesmas, bidan
didesa untuk membahas hasil harapan pelanggan program BP UMUM,
16. Bidan koordinator, bidan Puskesmas dan bidan didesa membahas hasil
rekapan koordinator harapan pelanggan pelayanan program BP UMUM,
17. Bidan koordinator, bidan Puskesmas, bidan desa membuat rencana tindak
lanjut hasil pembahasan harapan pelanggan,
18. Bidan koordinator membagi tugas kepada bidan Puskesmas, bidan desa
didalam menyelesaikan permasalahan harapan pelanggan,
19. Bidan Puskesmas dan bidan desa melaksanakan kegiatan sesuai dengan
pembagian tugas yang telah diterima dengan mencatat pada buku kegiatan
individu,
20. Bidan koordinator melapor kepada kepala Puskesmas tentang hasil bahasan
harapan pelanggan program BP UMUM,
21. Kepala Puskesmas meneliti dan memberi umpan balik atas laporan bidan
koordinator.

5. Diagram Alir
6.
7. Dokumen Terkait Rekapan harapan pelanggan individu,
Rekapan harapan pelanggan koordinator,
Rekapan harapan pelanggan Puskesmas,
8. Distribusi Bidan koordinator,
Bidan Puskesmas,
Bidan di desa,
Koordinator admen.
9. Unit Terkait Puskesmas, Puskesmas Pembantu, dan Poskesdes/ PKD.

9. Rekaman historis perubahan


No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan

Pencatatan dan Pelaporan


Daft No Dokumen : 440 / / UPT
ar
Tilik No Revisi : 00
TanggalTerbit : 1 Juli 2015
TanggalBerlaku : 1 Juli 2015
Halaman : 1/.....

UPT Puskesmas Dr. Sonny Budiman


Cigombong NIP. 197910292010011007

NO KEGIATAN YA TIDAK TIDAK BERLAKU


APAKAH ?
Pelaksana program mencatat setiap kegiatan
1.
pada buku registrasi yang ada,
Pelaksana program mengolah data hasil
2.
kegiatan.
Pelaksana program mengisi format laporan
sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas
sesuai kegiatannya berkoordinasi dengan
koordinator sistem pencatatan dan pelaporan
puskesmas paling lambat setiap tanggal 25 bulan
berikutnya sebanyak 3 lembar (rangkap 3) yang
ditujukan kepada :
a. Lembar 1 : untuk kepala seksi program
yang bersangkutan.
3.
b. Lembar 2 : Untuk koordinator sistem
pencatatan dan pelaporan puskesmas yang
harus disampaikan ke koordinator sistem
pencatatan pelaporan puskesmas di
Kabupaten.
c. Lembar 3 : Untuk arsip di Puskesmas yang
disimpan oleh koordinator sistem
pencatatan dan pelaporan puskesmas di
puskesmas.
Pelaksana program melaporkan setiap kegiatan
4
kepada penanggung jawab program,
Penanggung jawab program menerima laporan
5
dari pelaksana program,
Penanggung jawab program mengadakan
6
evaluasi laporan dari pelaksana program,
Penanggung jawab pogram mencatat hasil
7
laporan kegiatan program,
Penangung jawab program melaporkan hasil
8
kegiatan program kepada kepala puskesmas,
Kepala Puskesmas menerima laporan hasil
9 kegiatan program dari penanggung jawab
program,
Kepala Puskesmas menanda tangani laporan
10
hasil kegiatan program,
Kepala Puskesmas menyerahkan laporan hasil
11 kegitan program kepada Ka TU untuk diberi cap
puskesmas,
Ka TU membubuhi cap Puskesmas pada laporan
12
hasil kegiatan program,
Ka TU memberi nomor surat keluar pada
13
laporan kegiatan program,
Ka TU mencatat laporan kegiatan program pada
14
buku laporan kegiatan program,
Ka TU menyerahkan laporan kegiatan program
15
kepada penanggung jawab program,
Penanggungjawab program menerima laporan
16
kegiatan program dari Ka TU,
17 Penanggungungjawab program mengirim
laporan kegiatan program ke DKK,
Penangungjawab program meminta tanda bukti
bahwa laporan sudah dikirim,Penanggung jawab
18
program menyerahkan bukti pengiriman laporan
ke Ka TU
19 Ka TU mengarsip bukti pengiriman laporan,
JUMLAH