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FACULTAD DE INGENIERIA

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

TRABAJO DE INVESTIGACIN
OPTIMIZACIN DE LA DOCUMENTACIN EN LAS EMPRESAS
FINANCIERAS

Autores:
Cuya Cora, Giovanni
Davirn Caurino, Jhon Smit
Garca Quinto, Adrin
Pea Lozada, Enrique
Rojas Wong, Jean Pierre

ASESOR(A):
BELMIRA YUNET MARCELO VELIZ

Lnea de Investigacin del curso:


Sistemas de informacin Estratgicos y de toma de Decisiones

Lima-Per
2015-II
Introduccin
Hoy en da, las empresas trabajan con una gran cantidad de documentos importantes, vitales
ya que los diversos procesos existentes dentro de esta son de uso cotidiano, y son usados para
la coordinacin con las diversas reas existentes en la organizacin, y luego transmitidas a
clientes.

Pero qu pasara si toda esta informacin sufriera algn tipo de perdida, robo, o en peor de los
casos, fuera destruida por completo en caso de un desastre; lo cual nos lleva a hablar del proceso
de optimizacin de documentos.

En un sentido simple y entendible, la optimizacin de documentos o tambin conocido como


digitalizacin de documentos consiste en convertir una serie de datos fsicos a formato digital
para su posterior tratamiento informtico.

Este proceso de digitalizacin convierte toda la informacin fsica que dispone la empresa u
organizacin a digital mediante los procesos ya sea de escaneo de los documentos, grabacin
en audio y/o video, usada para guardar sucesos importantes.

Cada tipo de dato tiene un proceso diferente, pero todos se guardan para no perder la
informacin que es muy esencial en momentos importantes, ya sea para brindar balance con los
documentos, as como tambin para recordar o estudiar un suceso transcurrido.

Una vez aclarado el proceso a trabajar, nos lleva a preguntar:

Por qu implementar la optimizacin de documentos en las empresas?


Implementar este proceso conlleva no solo a generar ms capital o ingresos debido al ahorro
del dinero por parte del desuso del recurso papel, sino tambin por las maquinas, tanto
impresoras como la tinta para el mismo, los cuales son indispensables a la hora de realizar
cualquier tipo de documento.

Esto tambin ayudar a la empresa tenga un mejor manejo de la informacin que trabaja, con
lo cual se evitar la perdida de los documentos, los cuales a veces conllevan a que buenos,
grandes e importantes trabajos se queden destruidos o se encuentren en mal estado, ya fuese
por la cada de agua encima de los documentos o tambin a ser estos delicados se pueden
maltratar.

El objetivo del presente trabajo es el de definir, desarrollar y dar a conocer los mecanismos,
beneficios, caractersticas y objetivos del proceso de optimizacin de la documentacin.
Mtodos de Investigacin

Tipo de investigacin. El Tipo de la investigacin es descriptivo, ya que se busc describir la


variable optimizacin, para luego determinar cules son las medidas ms eficaces, en cuanto a
salvaguardar la informacin se refiere.

Diseo de investigacin. En cuanto a diseo de investigacin, es no experimental,


explcitamente bajo el diseo de tendencia, dado que lo que se busca es medir el impacto de la
digitalizacin en el contexto de un antes y un ahora.

Poblacin y muestra. El tipo de muestreo utilizado fue el de Muestreo estratificado.

Poblacin. La poblacin estuvo conformada por los colaboradores del Banco Scotiabank del
distrito de Comas

Descripcin de la muestra. La muestra estuvo conformada por 67 colaboradores


El tamao de muestra se calcul con la siguiente frmula:
Instrumento de Recoleccin de Datos.

Variable
Dimensiones Indicadores tems del instrumento
de Puntuacin (Valor)
(Factores)
estudio
Optimizacin de la documentacin

-Contenido -3.1, 3.2 -4

ASPECTOS
-Secuencia de la -2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 -6
ADMINISTRATIVOS
instruccin

-Atencin -5.1, 5.2 -1o

Elaboracin del instrumento de recoleccin de datos.

En esta investigacin hemos utilizado la tcnica de la encuesta mediante el cual

tenemos como instrumento al cuestionario, en el cual haremos una serie de

preguntas a los colaboradores del Banco Scotiabank que se encuentra en el Distrito

de Comas. Es por ello que se realiza el cuestionario de preguntas donde

verificaremos si son vlidos y confiables para seguir el proceso correspondiente

durante la recoleccin de datos y tambin hemos visto en el programa SPSS los

grficos, tablas y porcentajes correspondientes a cada tem estudiado.


ENCUESTA DE...
Consentimiento informado:
Estoy de acuerdo con participar del presente trabajo de investigacin, que tiene por objetivo
Acepto ( ) No acepto ( )
Firma:
.
Instrucciones de la encuesta:
Marque de acuerdo a las preguntas realizadas, deben ser puntuales.
Solo se permite una respuesta
Pase a responder las preguntas
Componentes y Preguntas: Respuestas
A B C D E
Cmo es la documentacin en la empresa?

La informacin que ofrecen presenta calidad? A B C D E

Existe un mejoramiento en el servicio registro, SI NO


almacenamiento y bsqueda de informacin?

Cmo clasificara los procesos administrativos? 1 2 3 4 5

Esta conforme se los tiempos de espera para verificar y/o SI NO


confirmar la informacin?

Muchas gracias por su colaboracin


TABLA N1

ATENCION ACTUAL DEL BANCO, SEGN LOS COLABORADORES DEL BANCO


SCOTIABANK, NOVIEMBRE 2015

Frecuencia Porcentaje

MUY BUENA 7 10,4%

BUENA 26 38,8%

REGULAR 27 40,3%
Vlidos
MALA 4 6,0%

MUY MALA 3 4,5%

Total 67 100,0%

FUENTE: ELABORACION PROPIA

GRFICO N1

LA ATENCION ACTUAL DEL BANCO, SEGN LOS COLABORADORES DEL


BANCO SCOTIABANK, NOVIEMBRE 2015

FUENTE: ELABORACION PROPIA

INTERPRETACION: El 40.3% de los encuestados contestaron que la atencin actual del Banco
Scotiabank es regular, mientras que el 4.5% contestaron que es muy malo el servicio que
brinda el banco
TABLA N2

LA INFORMACIN QUE OFRECEN ACERCA DE LA CALIDAD DE ATENCIN DEL


BANCO SCOTIABANK, SEGN LOS COLABORADORES, NOVIEMBRE 2015

Frecuencia Porcentaje

MUY BUENA 6 9,0

BUENA 24 35,8

REGULAR 25 37,3
Vlidos
MALA 8 11,9

MUY MALA 4 6,0

Total 67 100,0

FUENTE: ELABORACION PROPIA

GRFICO N2

LA INFORMACIN QUE OFRECEN ACERCA DE LA CALIDAD DE ATENCIN DEL


BANCO SCOTIABANK, SEGN LOS COLABORADORES, NOVIEMBRE 2015

FUENTE: ELABORACION PROPIA

INTERPRETACION: De los resultados obtenidos, se observan que el 37.3% de los encuestados


opinan que la informacin que ofrecen acerca de la calidad de atencin del banco es regular
en cambio el 6% de los encuestados opinan que la informacin que ofrecen acerca de la
calidad de atencin del banco es muy mala.
TABLA N3

MEJORAMIENTO DEL SERVICIO AL CLIENTE DEL BANCO SCOTIABANK,


SEGN LOS COLABORADORES DEL BANCO, NOVIEMBRE 2015

Frecuencia Porcentaje

SI 44 65,7

Vlidos NO 23 34,3

Total 67 100,0

FUENTE: ELABORACION PROPIA

GRFICO N3

MEJORAMIENTO DEL SERVICIO AL CLIENTE DEL BANCO SCOTIABANK,


SEGN LOS COLABORADORES DEL BANCO, NOVIEMBRE 2015

FUENTE:

ELABORACION PROPIA

Interpretacin: El 65.67% de los colaboradores encuestados del banco Scotiabank, nos


mencionan que el servicio al cliente se mantiene en contaste mejora y por otro lado el 34.33%
de los encuestados del del banco Scotiabank nos menciona que no hay ningn cambio de
mejora.
TABLA N4
CALIFICACIN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL BANCO
SCOTIABANK, SEGN LOS COLABORADORES DEL BANCO, NOVIEMBRE 2015

Frecuencia Porcentaje

1 5 7,5

2 19 28,4

3 28 41,8
Vlidos
4 11 16,4

5 4 6,0

Total 67 100,0

FUENTE: ELABORACION PROPIA

GRAFICO N4
CALIFICACIN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL BANCO
SCOTIABANK, SEGN LOS COLABORADORES DEL BANCO, NOVIEMBRE 2015
FUENTE: ELABORACION PROPIA

Interpretacin: De los resultados obtenidos se observa que el 41.8% de los encuestado


califican en nivel 3 que los procesos administrativos, en cambio el 6% de los encuestados
califican en nivel 5 a que los procesos administrativos tienen que ver en algo con la
demora.
TABLA N5
ADMINISTRACION A UN NMERO PROMEDIO DE DOCUMENTOS POR DA EN
EL BANCO SCOTIABANK, SEGN LOS COLABORADORES DEL LUGAR,
NOVIEMBRE 2015

Frecuencia Porcentaje

SI 53 79,1

Vlidos NO 14 20,9

Total 67 100,0
FUENTE: ELABORACION PROPIA

GRFICO N5
ADMINISTRACION A UN NMERO PROMEDIO DE DOCUMENTOS POR DA EN
EL BANCO SCOTIABANK, SEGN LOS COLABORADORES DEL LUGAR,
NOVIEMBRE 2015

FUENTE: ELABORACION PROPIA

Interpretacin: Segn los resultados obtenidos en el presente estudio, el 79,10% de


los colaboradores encuestados opinan que si estn de acuerdo en que se deba
administrar a un nmero promedio de documentos por da, en cambio el 20.90% de los
trabajadores encuestados opinan que estn en desacuerdo que se deba administrar a
un nmero promedio de documentos por dia