LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CURSO VIRTUAL

PRESENTADO POR:

JULIETH E. HERNANDEZ C.

SAN JOSE DE CUCUTA 12 DE AGOSTO DE 2016

SENA CIES

NORTE DE SANTANDER
 INTRODUCCION

Contra lo que suele creerse, en la legislacin colombiana existen no pocas

disposiciones atinentes a los archivos activos, intermedios e histricos. La
dispersin de las mismas ha hecho que muchos funcionarios obligados a
observarlas no den cabal cumplimiento a los mandatos constitucionales, legales y
reglamentarios que tienen que ver con los archivos. Por su parte, los responsables
de estos no pueden actuar frente a las autoridades del orden municipal,
departamental o nacional en demanda de la atencin que requiere el trmite
documental o el patrimonio histrico de la Nacin.

Con esta breve relacin el Archivo general desea informar a las autoridades,
archivistas, funcionarios y ciudadanos en general, acerca de los ms importantes
preceptos y las normas esenciales relativas a los archivos para que con el esfuerzo
y la participacin de todos se cumplan las disposiciones vigentes y se avance en la
construccin de la poltica archivstica en nuestro pas.
 DESARROLLO

La archivstica desde hace mucho se ha agenciado de la legislacin para las

diversas reas en las que se desarrolla el trabajo archivstico, su importancia va
cobrando cada vez ms adeptos, fundamentalmente, en lo se refiere a la proteccin
del patrimonio documental de la Nacin; las leyes sobre sistemas nacionales de
archivos; y las normas tcnicas emanadas de los organismos oficiales competentes,
revestidos de facultades otorgadas por la misma ley y autorizados a expedir
dispositivos legales, que tambin forman parte de la Legislacin Archivstica de un
pas.

Sin embargo, aun observamos situaciones nada satisfactorias de muchos archivos

que lamentablemente se encuentran el condiciones caticas, ms no siempre se
detecta a los responsables, pero, cuando stos son plenamente identificados,
encontramos que no son sancionados con penas severas a manera de ejemplificar
actos reidos contra la ley. Vemos como los documentos se deterioran, se pierden,
se eliminan sistemticamente y no pasa nada, esta situacin indigna a quienes
estn comprometidos con los archivos porque sienten que ya nada se puede hacer
para cambiar el triste panorama que se observa.

Pese al esfuerzo de los archiveros de muchos pases que han luchado y vienen
luchando por contar con normas eficaces para los archivos, no siempre ha sido
posible obtener la ley apropiada para la proteccin del patrimonio documental.

Algunos pases latinoamericanos en los ltimos tiempos, han visto con satisfaccin
la aprobacin de sus leyes de sistema nacional de archivos (SNA), pero an son
muy escasos los que lograron, otros siguen esperando una ley similar o por lo
menos una lo suficientemente rgida para proteger el patrimonio documental.

No obstante, el nimo de los archiveros identificados con los archivos no disminuye

y tratan de convencer a las autoridades correspondientes de las necesidades de
legislacin archivstica para cubrir las mltiples necesidades de los archivos.

Estamos de acuerdo en que la legislacin archivstica es fundamental para ir

superando las adversidades de los archivos, archiveros y los documentos, segn
esta premisa trataremos de responder a una pregunta inicial: por qu debemos
considerar la legislacin archivstica como una va para la proteccin de los
documentos pblicos durante todo su ciclo vital, a fin de que cuando sean
requeridos cumplan con su funcin de informacin?

La legislacin documental: son normas impuestas por el Archivo General de la

Nacin y la Constitucin poltica que hacen que una entidad jurdica responda y
cumpla los estatutos ms sencillos para la gestin documental.

Este tema tiene como finalidad hacer un recorrido por las principales normas que
regulan la funcin archivstica del pas, partiendo del marco constitucional,
las leyes y decretos y los desarrollos reglamentarios del Archivo General de
la Nacin y de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos.

Para que el Programa de Gestin Documental pueda ser gestionado de manera

apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes
normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nacin, as como las
dems normas aplicables a la entidad. A continuacin se sealan las normas
de carcter general relacionadas con la gestin documental:

Constitucin Poltica de Colombia.

Artculo 8. "Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas
Culturales y
Naturales de la Nacin"

Artculo 15. "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar
y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual
modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades pblicas
y privadas.
En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se respetarn la libertad y
dems garantas consagradas en la Constitucin.
La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con
las formalidades que establezca la ley.
Con el fin de prevenir la comisin de actos terroristas, una ley estatutaria
reglamentar la forma y condiciones en que las autoridades que ella seale, con
fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y
dems formas de comunicacin privada, sin previa orden judicial, con aviso
inmediato a la Procuradura General de la Nacin y control judicial posterior dentro
de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones
el gobierno rendir informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.
Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artculo incurrirn
en falta gravsima, sin perjuicio de las dems responsabilidades a que hubiere
lugar". (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).

Artculo 20. "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir

su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial,
y la de fundar medios masivos de comunicacin".
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la
rectificacin en condiciones de equidad. No habr censura".

Artculo 23. "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta
resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio
ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales".

Artculo 27. "El Estado garantiza las libertades

de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra".

Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales
de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin
y los dems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e
inembargables.