Anda di halaman 1dari 66

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Sistem Informasi pada saat ini mengalami perkembangan yang amat pesat yang

telah mempengaruhi seluruh bidang, baik itu bidang usaha maupun ekonomi. Sistem

Informasi itu sendiri adalah elemen-elemen yang saling berkaitan satu dengan yang

lain yang melakukan semua pengolahan data yang berguna bagi organisasi, dimana

organisasi juga akan memberi dukungan bagi pengambilan keputusan dari tingkat

rendah hingga tingkat tertinggi didalam suatu organisasi.

Oleh karena itu, peranan yang diberikan Credit Union adalah dalam bentuk

kredit atau pinjaman yang dapat membantu pemodalan anggota yang memiliki usaha.

Hal yang paling penting dalam menguasai sistem informasi yaitu mengenai

keakuratan dan kecepatan pengolahan data. Maka dari itu, diperlukan suatu sistem

komputerisasi untuk lebih mempermudah pelaksanaan penyimpanan data.

Didalam suatu usaha pada masa sekarang ini, komputer diharapkan akan

mampu menjawab berbagai macam tantangan yang terjadi di berbagai usaha, oleh

sebab itu komputer diharapkan dapat mempermudah pekerjaan baik dalam

pengolahan data, penyimpanan data serta dapat menghemat tenaga atau biaya apabila

perwujudannya berjalan dengan lancar dan terdapat pengolahan data yang cepat dan

tepat maka tujuannya pun mudah tercapai.

40
41

Sistem peminjaman di Credit union Pancur Kasih Menjalin masih bersifat

manual karena proses pengajuan peminjaman, persetujuan peminjaman, dan proses

pencairan masih menggunakan buku atau media kertas untuk mencatat laporan

peminjaman anggota.

Sistem yang diterapkan oleh Credt Union Pancur kasih memiliki kelebihan dan

kekurangan, seperti berikut:

a. Kelebihan

Sistem pemberian kredit pada Credit Union Pancur kasih Menjalin sudah

cukup baik. Dalam memberikan pinjaman kepada anggota, pihak Credit Union

Pancur Menjalin, memberikan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap

anggota. Sebagai contoh pengisisan formulir permohonan pinjaman, dan

disertai jaminan, misalnya penyerahan BPKB dan fotocopy STNK. Proses

pemberian injaman bisa dilakukan apabila syarat-syarat tersebut bisa dipenuhi

oleh anggota, setelah itu baru prosedur pemberian pinjaman selantnya dapat

diteruskan. Walaupun melalui tahapan yang cukup panjang namun apabila

telah menjalankan prosedur yang telah ditetapkan maka tingkat kredit macet

dapat dikurangi.

b. Kekurangan

Dengan jumlah anggota yang cukup besar dan sistem peminjaman yang masih

manual serta jumlah pengurus Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin yang

sangat terbatas, tentu akan menimbulkan lambannya kinerja Credit Union

Pancur Kasih TP. Menjalin yang mengakibatkan ketidakpuasan anggota


42

terhadap koperasi tersebut, sedangkan memberi kepuasan pelayanan terhadap

anggota merupakan salah satu upaya Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin

untuk mensejahterakan setiap anggotanya.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin merupakan salah satu koperasi kredit

di Indonesia yang mengedepankan masyarakat agar dapat mengatasi kesulitan

ekonomi keluarga yang dihadapi terpadu. Saat ini Credit Union Pancur Kasih TP.

Menjalin telah memiliki 37 cabang yang tersebar di wilayah Kalimantan Barat.

Sebagai lembaga Simpan Pinjam, maka kegiatan utama yang dilakukan oleh

Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin adalah menghimpun dana dari anggota dan

menyalurkan kembali kepada anggota melalui bentuk pinjaman. Setiap anggota

Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin dapat melakukan transaksi simpanan

maupun pinjaman sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Credit Union Pancur

Kasih TP. Menjalin.

Kehadiran Credit Union ditengah-tengah masyarakat telah banyak membawa

berubahan positif. Diantaranya memperbaiki manajemen pengelolaan keuangan

masyarakat, khususnya masyarakat pedalaman. Maka rantai kemiskinan yang

melilit masyarakat pedalaman secara perlahan tapi pasti mulai tampak putus. Mulai

dari pendidikan, kesehatan hingga pada peningkatan penghasilan.

Dengan jumlah cabang yang banyak, maka diperlukan suatu cara untuk

mengintegrasikan data dari masing-masing cabang sehingga data dari seluruh kantor
43

cabang mempunyai integritas data yang tinggi. Selain itu, dengan jumlah anggota

yang terus bertambah dan tersebar maka diperlukan cara yang dapat mempermudah

proses transaksi yang dilakukan oleh anggota, terutama dalam transaksi pembayaran

dan penarikan simpanan maupun pinjaman.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Awalnya Credit Union Pancur Kasih di kecamatan menjalin di mulai di Desa

Raba Kecamatan Menjalin Kabupaten Landak. Prakarsa awalnya adalah atas

Perhatian seorang Tokoh Adat dan juga sesepuh yang bernama Bapak H. Nazarius,

kepada masyarakat sekitarnya agar dapat mengatasi kesulitan ekonomi keluaarga

yang dihadapi, terutama pada saat itu. Harapan beliau pada waktu itu agar

masyarakat lebih berdaya dalam mengelola hasil atau pendapatan yang diperoleh

sehingga dapat hidup sejahtera dan bermartabat.

Perhatian beliau adalah tidak luput dari perubahan jaman yang ada diamana

para penguasa dan pengusaha (kaum kapitalis) sudah mulai merambat ke arah

Kecamata Menjalin pada umumnya untuk mulai menguasai dan merampas tanah

yang merupakan hak masyarakat lewat perusahaan - perusahaan yang ada. Gagasan

yang beliau munculkan pada saat itu bahwa ketika masyarakat mempunyai tabungan

dan dapat dijadikan modal untuk mereka dapat mengelola sendiri sumber daya yang

ada.

Bapak H. Nazarius adalah seorang tokoh adat Kecamatan Menjalin yang pada

saat itu juga adalah aktivis dari Aliansi Masyarakat Adat Kalbar (AMA Kalbar).

Karena kepeduliannya kepada situasi ekonomi masyarakat pada waktu itu beliau juga
44

menyediakan waktu untuk menjadi kolektor agar orang orang dapat bergabung

dengan Credit Union Pancur Kasih mulai pada tahun 1994. Mulai pada saat itu

masyarakat kampung Raba mulai mengenal Credit Union Pancur Kasih dan

bergabung menjadi anggota. Seiring dengan berjalannya waktu dan proses yang

dilalui setelah dibangunnya kesadaran masyarakat akan pentingnya pengelolaan

pendapatan mereka. Maka menurut pemikiran beliau perlunya suatu kekuatan untuk

memepertahankan hak terutama hak atas tanah dan hutan masyarakat adat daya.

Karena tanah merupakan sumber penghasilan maka perlu adanya usaha untuk

mempertahankannya maka dibentuk YPB (Yayasan Pangingu Banua).

Yayasan Pangingu Banua juga merupakan yang menyuarakan pemberdayaan

ekonomi kerakyatan sehingga sangat membantu pertumbuhan anggota yang

bergabung.

Adapun Visi dan Misi Credit Union Pancur Kasih Kecamatan Menjalin

Kabupaten Landak, sebagai berikut:

1. Visi

Menjadi Credit Union masyarakat dayak yang terdepan dan berkesinambungan

di Kalimantan Barat.

2. Misi

Meningkatkan kesejahtraan sosial ekonomi anggota melalui mendidikan dan

pelatihan yang menghasilkan perubahan pada aspek fisik, mental, emosional ,

dan sepiritual, serta pelayanan keuangan yang profesional dan ramah.


45

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dan susunan untuk

mewujudkan pola tetap dari hubungan antar bagian-bagian atau posisi-posisi maupun

orang-orang yang menunjukkan kedudukan tugas, wewenang dan tanggung jawab

yang berbeda-beda dalam suatu lingkungan kerjasama. Struktur mutlak diperlihatkan

agar jelas hubungan antara unit-unit yang terdapat di dalam organisasi tersebut serta

bagaimana tugas, wewenang dan tanggung jawabnnya

Sumber: Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin, 2016


Gambar III.1 Struktur organisasi Pada Credit Union Pancur Kasih
TP.Menjalin

Fungsi dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur

organisasi Credit Union.Pancur Kasih TP. Menjalin sebagai mana pada gambar

III.1 di atas.

1. Manager

Yang dimaksud dengan manager adalah orang atau seseorang yang harus

mamapu membuat orang-orang didalam organisasi yang berbagai karakteristik,

latar belakang budaya, akan tetapi memiliki ciri-ciri yang sesuai dengan tujuan
46

(goals) dan teknologi (technology). Dan tugas seorang manager bagaimana

mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan

dan lain sebagainya)kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara

melakukan mekanisme penyesuaian.

Adapun tugas seorang manager adalah sebagai berikut:

a. Pengarahan (direction) yang mencakup pembuatan keputusan,

kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.

b. Rancangan organisasi dan pekerjaan.

c. Seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.

d. Sistem komunikasi dan pengendalian.

2. Bagian Keuangan

Memiliki fungsi jabatan merencanakan dan melaksanakan segala transaksi

yang bersifat tunai, menjaga keamanan kas dan menyediakan laporan akhir

bulan, triwulandan tahunan untuk keperluan evaluasi.

3. Bagian Kredit

Melayani pada saat ada nasabah akan melakukan kredit, dan akan

mempertimbangkan sebelum memberi nasabah kredit atau pinjaman.

Melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan calon

anggotabertanggung jawab atas pembarian kartu kredit kepada nasabah.

.4. Kasir

Menerima daftar penerimaan kas, bukti kas masuk, dan kas/cek, kasir

membuat bukti setor bank dan menyetorkan kas tersebut ke bank kasir
47

mengarsipkan daftar penerimaan kas dan bukti kas masuk urut tanggal

memberikan tanggal dan cap lunas pada tiap bukti penerimaan dan pengeluaran

kas berwenang bertanggung jawab dalam menerima dan mengeluarkan uang

kas perusahaan.

5. Transfer

Melayani nasabah yang akan mengirim dan menerima uang.

6. Keamanan

Menjaga keamanan disekitar kantor dan membantu nasabah saat membutuh

kan bantuan.

7. Staf RT

Mengatur, memelihara dan menjaga keharmonisan seluruh staf-staf yang ada,

dan mengatur RT.

8. Admin Kredit

Melayani nasabah yang akan melakukan kredit atau pinjaman, dan memebayar

pinjaman tersebut.

9. Penagihan

Melakukan penagihan yang telah jatuh tempo melakukan faktur penjualan

kertu kredit. Membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang

kartu kredit perusahaan dilampiri dengan faktur penjualan kartu kredit.

10. Kantor Akuntan

Mencatat setiap transaksi yang terjadi , memeriksa transaksi , melaporkan hasil

laporan tersebut.
48

3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan

Pada Tugas Akhir ini penulis ingin memaparkan apa yang di dapat dari riset

yang telah dilakukan. Dimana pada proses peminjaman uang yang ingin dilakukan

pada Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin ini harus melalui beberapa tahapan,

proses simpanan angggota, proses pengajuan pinjaman, proses persetujuan pinjaman,

pencairan pinjaman, pengembalian dan laporan.

1. Proses Pengajuan Pinjaman

Proses pengajuan pinjaman anggota terlebih dahulu harus sudah menjadi

anggota pada CUPK Menjalin, selanjutnya pada pada saat proses pengajuan

pinjaman anggota mengisi formulir permohonan pinjaman dan menyerahkan ke

bagian kredit dengan melampirkan fotocopy kartu keluarga, fotocopy KTP dan

pas photo 3 x 4 sebanyak 2 lembar.

2. Proses Persetujuan Pinjaman

Selanjutnya bagian kredit mengecek kelengkapan persyaratan, apabila data

anggota lengkap sesuai dengan persyaratan maka bagian kredit akan

melakukan penghitungan dari jumlah angsuran, suku bunga, maupun jangka

waktu yang ingin diselesaikan untuk pengembalian pinjaman, dan hasil ini

merupakan kesepakatan bersama antara anggota dan bagian kredit. Apabila

semuanya sudah selesai dilakukan maka bagian kredit akan menyerahkan surat

perjanjian pinjaman anggota dan surat persetujuan pinjaman yang telah

ditandatangani oleh manager sebagai bukti dari proses pinjaman. Persyaratan

dari anggota juga diarsipkan oleh bagian kredit.


49

3. Proses Pencairan Dana Pinjaman

Anggota menyerahkan surat persetujuan pinjaman ke bagian kasir, selanjutnya

kasir memberikan slip uang keluar yang harus diisi oleh anggota. Bersama

dengan mengeluarkan uang, kasir juga memberikan slip uang keluar tersebut

yang sudah dicap kepada anggota, sebagai bukti pinjaman telah dikonfirmasi

kemudian bukti dari slip uang keluar dan surat persetujuan pinjaman diarsipkan

oleh kasir sebagai bukti pinjaman anggota.

4. Proses Pembuatan Laporan

Setelah mengarsipkan semua bukti transaksi, dilakukan pembuatan laporan

pinjaman oleh bagian kredit yang telah dikoordinasi dengan bagian kasir untuk

diserahkan kepada manager Laporan ini dilakukan setiap kali memberikan

pinjaman. Setelah memberikan pinjaman kepada anggota, bagian kredit

membuat laporan kepada manager dengan diketahui kepala tempat pelayanan

dengan mencantumkan bukti pinjaman serta berkas berkas persyaratan yang

lain.

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan

Dari prosedur sistem berjalan yang telah dianalisa, dapat diketahui bentuk

sistem peminjaman uang pada Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin secara garis

besar. Berikut ini adalah diagram alir data atau DAD dari sistem yang telah berjalan.
50

1. Diagram Konteks

Sumber: Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin, 2016


Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan pada Credit Union Pancur
Kasih TP. Menjalin

Keterangan :
FPP : Formulir Pengajuan Pinjaman
KK : Kartu Keluarga
KTP : Kartu Tanda Penduduk
SUK : Slip Uang Keluar
LPA : Laporan Pinjaman Anggota
SSPA : Surat Perjanjian Simpanan Anggota
SPP : Surat Persetujuan Pinjaman
51

2 Diagram Nol Sisem Berjalan

Sumber: Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin, 2016


Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan pada Credit Union Pancur Kasih TP.
Menjalin
52

Keterangan:
FPP : Formulir Pengajuan Pinjaman
KK : Kartu Keluarga
KTP : Kartu Tanda Penduduk
SUK : Slip Uang Keluar
LPA : Laporan Pinjaman Anggota
SSPA : Surat Perjanjian Simpanan Anggota
SPP : Surat Persetujuan Pinjaman

3.5 . Spesifikasi Sistem Berjalan


Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari proses proses yang terjadi

didalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan (input) untuk

mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran

(output)

3.5 1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada Credit

Union Pancur Kasih TP. Menjalin adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Formulir Pengajuan Pinjaman

Alias : FPP

Fungsi : Setiap Melakukan Pinjaman

Sumber : Anggota

Tujuan : Bagian Kredit

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar (2 rangkap)


53

Frekuensi : Setiap kali melakukan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran A 1

2. Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk

Alias : KTP

Fungsi : Syarat Pengajuan pinjaman

Sumber : Anggota

Tujuan : Bagian Kredit

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap kali terjadi pengajuan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran A 2

3. Nama Dokumen : Kartu Keluarga

Alias : KK

Fungsi : Syarat Pengajuan pinjaman

Sumber : Anggota

Tujuan : Bagian Kredit

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap kali terjadi pengajuan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran A 3

4. Nama Dokumen : Pas Photo

Alias : PP
54

Fungsi : Syarat Pengajuan pinjaman

Sumber : Anggota

Tujuan : Bagian Kredit

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap kali terjadi pengajuan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran A 4

3.5.2 Spesfikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk spesifikasi dokumen keluaran yang di gunakan Credit Union Pancur

kasih TP. Menjalin adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Surat Persetujuan Pinjaman Anggota

Fungsi : sebagai bukti kesepakatan antara anggota dengan bagian

kredit

Sumber : Bagian Kredit

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap kali melakukan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Surat Perjanjian Pinjaman Anggota

Fungsi : sebagai bukti kesepakatan antara anggota dengan baagian

kredit
55

Sumber : Bagian Kredit

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap kali melakukan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran B.2

3. Nama Dokumen : Slip Uang Keluar

Alias : SUK

Fungsi : Sebagai bukti pencairan dana

Sumber : Kasir

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap kali terjadi permohonan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran B.3

4. Nama Dokumen : Laporan Pinjaman Anggota

Alias : LPA

Fungsi : Laporan Setiap Akhir Bulan

Sumber : Bagian Kredit

Tujuan : Manager

Media : Kertas

Jumlah : tidak menentu


56

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Bentuk : Cetakan Komputer

3.6. Permasalahan

Dilihat dari pembahasan yang penulis sampaikan, dapat disimpulkan bahwa

sistem yang sedang berjalan pada Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin, masih

terdapat beberapa permasalahan dalam pelaksanaan sistem tersebut seperti berikut ini

diantaranya:

1. Proses pencatatan laporan masih menggunakan media kertas atau buku.

2. Proses pencarian data peminjam masih dilakukan dengan membuka data

peminjam secara satu per satu pada buku besar,oleh karena itu dapat

memperlambat kinerja karyawan.

3. Proses perhitungan masih menggunakan kalkulator sehingga membutuhkan

waktu yang lama ,selain itu juga terdapat kesalahan dalam penekanan tombol

yang akan memperlambat proses perhitungan.

4. Terjadi kerusakan data-data peminjam yang dicatat kedalam buku.

5. Sering terjadi kesalahan dalam memasukan data peminjam.

3.7. Pemecahan Masalah

Setelah penulis mengetahui berbagai permasalahan yang terdapat dalam proses

peminjaman, maka penulis mengusulkan alternatif dari pemecahan masalah berupa

perancangan sistem informasi dengan menggunakan program Microsoft Visual Basic


57

6.0 serta menggunakan tempat penyimpanan data atau database yaitu dengan

mengunakan MySQL sehingga dapat mempermudah sistem peminjaman di credit

Union Pancur Kasih TP. Menjalin. Sistem tersebut adalah sebagai berikut:

1. Dengan sistem komputerisasi dapat mengatasi proses pencatatan laporan

peminjam dengan media komputer, sehingga dalam pencatatan laporan tersebut

tidak dilakukan secara tertulis lagi.

2. Dapat memudahkan pencarian data dan pembuatan laporan peminjam.

3. Dengan adanya sistem ini proses perhitungan akan terhitung secara otomatis

shingga proses pelaksanaan dapat mencapai sasaran karena penggunaan waktu

yang efektif dan efisien.

4. Dalam memasukan data peminjam tidak akan terjadi kesalahan, karena dengan

adanya sistem ini data peminjam telah tersimpan dengan baik dan aman.

5. Dengan menggunakan sistem ini, akan memudahkan dalam memasukan

asalkan data dari peminjam tersebut benar, sehingga dapat memenimalisirkan

kesalahan yang terjadi.

.
58

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Sarana pendukung sebuah perusahaan adalah dengan adanya sistem Informasi,

dimana dapat membuat aktivitas kerja perusahaan tersebut menjadi lebih baik, dalam

arti perusahaan telah menggunakan yang namanya sistem komputer. Bila perusahaan

masih menggunakan sistem yang manual maka bisa membutuhkan waktu yang lama.

Setiap perusahaan mempunyai sistem yang berbeda-beda dari yang menggunakan

sistem manual sampai yang menggunakan sistem terkomputerisasi, dan cara kerjanya

pun pasti berbeda.

Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin saat ini masih menggunakan sistem

yang manual sebagai sistem informasi dalam proses peminjaman, proses kerjanya

bisa dikatakan belum maksimal dari segi pencarian data, perhitungan, sampai

pembuatan laporan. semuanya masih menggunakan arsip media kertas dimana

keamanan datanya kurang baik.

Dari analisa yang penulis lakukan, penulis menyarankan sebuah sistem

terkomputerisasi yang akan penulis rancang. Berikut ini akan penulis bahas

mengenai sistem akuntansi usulan yang baik untuk digunakan pada Credit Union

Pancur Kasih TP. Menjalin.


59

4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan

Pada prosedur sistem akuntansi usulan penulis akan menjelaskan tentang

sistem peminjaman uang pada Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin. Adapun

sistem akuntansi usulan adalah sebagai berikut:

1. Proses Login

Proses login sistem dimulai dengan memasukan username dan password oleh

pengguna ke dalam form login, setelah itu sistem akan mengecek ke dalam

tabel login di database apakah data yang dimasukan pengguna telah benar, jika

benar maka akan dilakukan konfirmasi sehingga pengguna dapat mengakses

sistem sesuai hak akses level yang diberikan.

2. Proses Master

Pada menu master terdapat pilihan beberapa tabel, yang terdiri dari tabel akun,

tabel penguna, tabel pencairan, dan tabel pinjaman yang digunakan untuk

mengisi data dan nantinya akan tersimpan didalam masing masing tabel.

3. Proses Pengajuan dan Persetujuan Pinjaman

Proses pengajuan pinjaman anggota terlebih dahulu harus sudah menjadi

anggota pada CUPK Menjalin, selanjutnya pada pada saat proses pengajuan

pinjaman anggota mengisi formulir permohonan pinjaman dan menyerahkan ke

bagian kredit dengan melampirkan fotocopy KTP, KK, Fto. Selanjutnya bagian

kredit mengecek kelengkapan persyaratan, apabila data anggota lengkap sesuai

dengan persyaratan maka bagian kredit akan melakukan penghitungan dari

jumlah angsuran, suku bunga, maupun jangka waktu yang ingin diselesaikan
60

untuk pengembalian pinjaman, dan hasil ini merupakan kesepakatan bersama

antara anggota dan bagian kredit. Apabila semuanya sudah selesai dilakukan

maka bagian kredit melakukan login pengguna terlebih dahulu ke dalam form

login kemudian melakukan input data anggota yang melakukan pinjaman

tersebut ke dalam form pinjaman yang nantinya akan tersimpan secara otomatis

pada tabel pinjaman kredit dan mengecek data anggota kedalam tabel

Anggota dan menyerahkan surat perjanjian pinjaman anggota dan surat

persetujuan pinjaman yang telah ditandatangani oleh manager sebagai bukti

persetujuan pinjaman.

4. Proses Pencairan Dana Pinjaman

Anggota menyerahkan surat persetujuan pinjaman ke bagian kasir, kemudian

kasir melakukan login ke dalam tabel login untuk bisa mengakses data setelah

itu kasir menginput data tersebut ke dalam form transaksi jurnal khusus

pinjaman yang secara otomatis akan tersimpan kedalam tabel transaksi jurnal

khusus pinjaman, tabel detail transaksi khusus pinjaman, tabel jurnal umum,

tabel detail jurnal umum, tabel pencairan. Bersama dengan mengeluarkan

uang, kasir juga memberikan slip uang keluar tersebut yang sudah dicap

kepada anggota, sebagai bukti pinjaman telah dikonfirmasi.

5. Proses Pembuatan Laporan

Pada proses pembuatan laporan ini, berdasarkan dari data pada tabel jurnal

transaksi pinjaman dan data pada tabel jurnal umum yang ada, dibuatlah

laporan yang terdiri dari laporan jurnal umum yang diperoleh dari file jurnal
61

umum yang ada dan jurnal khusus pinjaman yang diperoleh dari file jurnal

khusus pinjaman, serta pembuatan laporan buku besar yang diperoleh dari file

jurnal umum dan jurnal khusus pinjaman oleh bagian kredit yang telah

dikoordinasi dengan bagian kasir untuk diserahkan kepada manager. Laporan

ini dilakukan setiap kali memberikan pinjaman. Setelah memberikan pinjaman

kepada anggota, bagian kredit membuat laporan kepada manager dengan

diketahui kepala tempat pelayanan dengan mencantumkan bukti pinjaman serta

berkas-berkas persyaratan yang lain. Hasil laporan tersebut juga bisa diakses

langsung oleh pemilik, jadi pembuatan laporan tidak perlu dicetak

menggunakan kertas. Selain untuk menghemat penggunaan biaya kertas,

keamanan dari sebuah laporan juga terjaga karena tidak adanya penyimpanan

laporan berbentuk arsip yang dapat menyebabkan rusak maupun hilangnya

data.
62

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akutansi Usulan

1. Diagram Konteks Usulan

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan Pada Credit Union
Pancur Kasih TP. Menjalin

Keterangan:

FPP : Formulir Pengajuan Pinjaman


KK : Kartu Keluarga
KTP : Kartu Tanda Penduduk
SUK : Slip Uang Keluar
LJU : Laporan Jurnal Umum
LJKP : Laporan Jurnal Khusus Pinjaman
SSPA : Surat Perjanjian Simpanan Anggota
SPP : Surat Persetujuan Pinjaman
63

2. Diagram Nol Usulan

Sumber: Rancangan Usulan, 2016


Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan Pada Credit Union Pancur
Kasih TP. Menjalin
64

Keterangan:

FPP : Formulir Pengajuan Pinjaman


KK : Kartu Keluarga
KTP : Kartu Tanda Penduduk
SUK : Slip Uang Keluar
LJU : Laporan Jurnal Umum
LJKP : Laporan Jurnal Khusus Pinjaman
LBB : Laporan Buku Besar
SSPA : Surat Perjanjian Simpanan Anggota
SPP : Surat Persetujuan Pinjaman
DTP : Data Transaksi Pinjaman
DDTP : Data Detail Transaksi Pinjaman
DA : Data Anggota
DJU : Data Jurnal Umum
DDJU : Data Detail Jurnal Umum
DP : Data Pengguna
DPEN : Data Pencairan
DPP : Data Pengajuan Pinjaman
65

3. Diagram Detail

1) Diagram Detail Proses 1.0

Sumber: Rancangan Usulan, 2016


Gambar IV.3 Diagram Detail Proses 1.0
66

2) Diagram Detail Proses 2.0

Sumber: Rancangan usulan, 2016


Gambar IV.4 Diagram Detail Proses 2.0
67

3) Diagram Detail Proses 3.0

Sumber: Rancangan Usulan, 2016


Gambar IV.5 Diagram Detail Proses 3.0

Keterangan:

FPP : Formulir Pengajuan Pinjaman


KK : Kartu Keluarga
KTP : Kartu Tanda Penduduk
SPP : Surat Persetujuan Pinjaman
68

4) Diagram Detail Proses 4.0

Sumber: Rancangan Usulan, 2016


Gambar IV.6 Diagram Detail Proses 4.0

Keterangan:

SUK : Slip Uang Keluar


SPP : Surat Persetujuan Pinjaman
DTP : Data Transaksi Pinjaman
DDTP : Data Detail Transaksi Pinjaman
DA : Data Anggota
DJU : Data Jurnal Umum
69

DDJU : Data Detail Jurnal Umum


DPEN : Data Pencairan
5) Diagram Detail Proses 5.0

Sumber: Rancangan Usulan, 2016


Gambar IV.7 Diagram Detail Proses 5.0

Keterangan:

LJU : Laporan Jurnal Umum


LJKP : Laporan Jurnal Khusus Pinjaman
LBB : Laporan Buku Besar
DJU : Data Jurnal Umum
DTJKP : Data Transaksi Jurnal Khusus Pinjaman
70

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi

yang tetap dan sesuai dengan sistem. Sehingga user dan analisis sistem mempunyai

pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data store.

Adapun kamus data dari sistem peminjaman uang pada Credit Union Pancur

Kasih TP. Menjalin adalah sebagai berikut:

4.4.1. Kamus data dokumen data masukan

1. Nama arus Data : Formulir Pengajuan Pinjaman


Alias : FFP
Tipe Data : Kertas
Arus Data : Anggota - Proses 1.0 Bagian Kredit
Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pengajuan pinjaman
Periode : Setiap melakukan pengajuan pinjaman
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header :Judul
Isi :{tgl+nm+buku_agt+almt+penjelasan}
Footer : ttd
2. Nama Arus Data : Kartu Tanda Penduduk
Alias : KTP
Tipe Data : Kertas
Arus Data : Anggota - Proses 1.0 Bagian Kredit
Penjelasan : Sebagai salah satu syarat dalam pengajuan pinjaman
Periode : Setiap adanya pengajuan pinjaman
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header :Nama Provinsi
71

Isi :{ +Nama+Ttl+JK+Alamat+RT/RW+Desa/Kel+

Kecamatan+Kab/Kota+Agama+Pekerjaan+Berlaku Hingga }

Footer : Ttd Pemegang Kartu+Stempel Instansi Pemerintah+

Ttd Kepala Dinas

3. Nama Arus Data : Kartu Keluarga

Alias : KK

Tipe Data : Kertas

Arus Data : Anggota - Proses 1.0 Bagian Kredit

Penjelasan : Sebagai salah satu syarat dalam pengajuan pinjaman

Periode : Saat melakukan pinjaman

Volume : 1 lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Judul

Isi :{Nama+NIK+JK+Ttl+Agama+Pendidikan+Pekerjaan+

Status+Kewarganegaraan+Dok Imigrasi}

Footer : Ttd Kepala Keluarga+Stempel dan Ttd Kepala Dinas

4. Nama Arus Data : Pas Photo

Alias : PP

Tipe Data : Kertas

Arus Data : Anggota - Proses 1.0 Bagian Kredit

Penjelasan : Sebagai salah satu syarat dalam pengajuan pinjaman

Periode : Saat melakukan pinjaman


72

Volume : 1 lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header :-

Isi :{-}

Footer :-

4.4.2. Kamus data dokumen data keluaran

1. Nama arus Data : Surat Perjanjian Pinjaman Anggota


Alias : SPPA
Tipe Data : Kertas
Arus Data : Bagian Kredit - Proses 2.0 Anggota
Penjelasan : Sebagai salah satu perjanjian dari pinjaman
Periode : Setiap adanya pinjaman
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header :Nama_Perusahaan+judul
Isi : {no+nama+almt+no_BA+pekerjaan+brg_jaminan+
pinjaman+pencairan+pengembalian+denda+jasa_pel+}
Footer :-
2. Nama Arus Data : Surat Persetujuan Pinjaman
Alias : SPP
Tipe Data : Kertas
Arus Data : Bagian Kredit - Proses 2.0 Anggota
Penjelasan : Sebagai salah satu persetujuan dari pinjaman yang nantinya
akan diserahkan anggota kepada kasir untuk melakukan
pencairan
Periode : Setiap adanya pinjaman
73

Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Judul
Isi :{hari+tgl+tem_rpt+nm_agt+no_BA+uraian}
Footer : ttd+nilai
3. Nama Arus Data : Slip Uang Keluar
Alias : SUK
Tipe Data : Kertas
Arus Data : Kasir - Proses 3.0 Anggota
Penjelasan : Sebagai salah satu bukti pencairan dana
Periode : Setiap adanya transaksi pencairan dana
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header :Nama_Perusahaan+Judul
Isi : {no_BA+no_rek+nm+no+uraian+rupiah}
Footer : Jumlah+ttd
4. Nama Arus Data : Laporan Jurnal Umum
Alias : LJU
Tipe Data : Cetakan Komputer
Arus Data : File Jurnal Umum - Proses 5.0 Manager
Manager Proses 5.0 Arsip LJU
Penjelasan : Sebagai salah satu proses pembuatan laporan jurnal umum
Periode : Setiap proses pelaporan
Volume :-
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Nama_Perusahaan+Judul_Laporan
Isi : {no_jurnal+tgl_jurnal+kd_akun+nm_akun+
ket_jurnal+jml_debet+jml_kredit}
Footer : Total
74

5. Nama Arus Data : Laporan Jurnal Khusus Pinjaman


Alias : LJKP
Tipe Data : Cetakan Komputer
Arus Data : File Transaksi Pinjaman - Proses 5.0 Manager
Manager Proses 5.0 Arsip LJKP
Penjelasan : Sebagai laporan jurnal khusus pinjaman
Periode : Setiap proses pelaporan
Volume :-
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header :Nama_Perusahaan+Judul_Laporan
Isi : {no_trans_pin+tgl_pin+tgl_jth_tempo+jml_debet+
jml_kredit}
Footer : Total
6. Nama Arus Data : Laporan Buku Besar
Alias : LBB
Tipe Data : Cetakan Komputer
Arus Data : File Transaksi JK Penjualan - Proses 5.0 Manager
File Jurnal Umum Proses 5.0 Manager
Manager Proses 5.0 Arsip LBB
Penjelasan : Sebagai laporan jurnal khusus pinjaman
Periode : Setiap proses pelaporan
Volume :-
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header :Nama_Perusahaan+Judul_Laporan
Isi : {}
Footer : Total
75

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Pada spesifikasi rancangan sistem usulan, penulis menjelaskan tentang bentuk

uraian dari rancangan, sistem usulan yang penulis gunakan adalah seperti berikut:

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Spesifikasi bentuk dokumen masukan adalah sebuah data yang masuk ke dalam

sistem kemudian di proses sehingga menghasilkan data keluaran. Bentuk dari

dokumen masukan adalah seperti berikut:

1. Data Akun

Nama Program : Data Akun

Akronim : formakun.frm

Fungsi : Untuk melihat data akun

Sumber : Petugas

Tujuan : Manager

Media : Tampilan Layar

Frekuensi : Setiap penginputan data akun

Bentuk : Lampiran C-1

2. Data Pengguna

Nama Program : Pengguna

Akronim : formpengguna.frm

Fungsi : Untuk melihat data pengguna

Sumber : Petugas

Tujuan : Manager
76

Media : Tampilan Layar

Frekuensi : Setiap penginputan data pengguna

Bentuk : Lampiran C-2

3. Data Pinjaman

Nama Program : Pinjaman

Akronim : formpinjaman.frm

Fungsi : Untuk pengolahan data pinjaman

Sumber : Petugas

Tujuan : Manager

Media : Tampilan Layar

Frekuensi : Setiap adanya data pinjaman

Bentuk : Lampiran C-3

4. Data Pencairan

Nama Program : Pencairan

Akronim : formpencairan.frm

Fungsi : Untuk pengolahan data pencairan dana

Sumber : Petugas

Tujuan : Manager

Media : Tampilan Layar

Frekuensi : Setiap adanya data pencairan uang

Bentuk : Lampiran C-4


77

5. Transaksi Jurnal Umum

Nama Program : Jurnal Umum

Akronim : formjurnalumum.frm

Fungsi : Untuk mencatat transaksi jurnal umum

Sumber : Petugas

Tujuan : Manager

Media : Tampilan Layar

Frekuensi : Setiap penginputan transaksi jurnal umum

Bentuk : Lampiran C-5

6. Transaksi Jurnal Khusus Pinjaman

Nama Program : Jurnal Khusus Pinjaman

Akronim : formjkpinjaman.frm

Fungsi : Untuk pengolahan transaksi pinjaman uang

Sumber : Petugas

Tujuan : Manager

Media : Tampilan Layar

Frekuensi : Setiap transaksi pinjaman uang

Bentuk : Lampiran C-6

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Laporan Jurnal Umum

Nama Program : Laporan Jurnal Umum

Akronim : jurnalumum.rpt
78

Fungsi : Sebagai bukti laporan jurnal umum

Sumber : Petugas

Tujuan : Manager

Media : Tampilan Layar

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pinjaman uang

Bentuk : Lampiran D-1

2. Laporan Jurnal Khusus Pinjaman

Nama Program : JK Pinjaman

Akronim : jkpinjaman.rpt

Fungsi : Sebagai laporan transaksi jurnal khusus pinjaman

Sumber : Petugas

Tujuan : Manager

Media : Tampilan Layar

Frekuensi : Setiap bulan

Bentuk : Lampiran D-2

3. Laporan Buku Besar

Nama Program : Buku Besar

Akronim : bukubesar.rpt

Fungsi : Sebagai buku besar transaksi pinjaman uang

Sumber : Petugas

Tujuan : Manager

Media : Tampilan Layar


79

Frekuensi : Setiap bulan

Bentuk : Lampiran D-3

4.5.3. Normalisasi File

Normalisasi file adalah tahapan dalam sebuah database. Tahapannya adalah

pengelompokan atribut dari suatu relasi hingga membentuk suatu relasi yang baik

tanpa ada yang sama. Adapun tahapan normalisasi yang di jelaskan adalah seperti

berikut:
80

1. Bentuk Tidak Normal (UnnoFormalized Form)

Berikut adalah bentuk tidak normal sistem informasi peminjaman uang pada

Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin yaitu:

id_user no_trans_jkpinj no_jurnal

nm_user tgl_jkpinj tgl_jurnal

pass tgl_jth_tmpo ket_jurnal

hak_akses kd_pinj jml_debet

no_ba_agt nm_pinj jml_kredit

nm_agt no_ba_agt kd_akun

no_telp_agt jml_pinj nm_akun

almt_agt ket akun_tipe

no_penc kd_pinj

tgl_penc no_pinj

nm_penc nm_pinj

ket tgl_pinj

ket

Sumber: Rancangan Usulan, 2016


Gambar IV.8 Bentuk Tidak Normal (UnnoFormalized Form)
81

2. Bentuk Normal Pertama (First Normal Form)

Berikut adalah bentuk normal pertama sistem informasi peminjaman uang pada

Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin yaitu:

id_user* no_trans_jkpinj* no_jurnal*

nm_user tgl_jkpinj tgl_jurnal

pass tgl_jth_tmpo ket_jurnal

hak_akses jml_pinj

ket kd_akun*

no_ba_agt* no_ba_agt** nm_akun

nm_agt kd_pinj** akun_tipe

no_telp_agt kd_akun**

almt_agt kd_pinj*

no_penc* nm_pinj

tgl_penc tgl_pinj

nm_penc ket

ket

Sumber: Rancangan Usulan, 2016


Gambar IV.9 Bentuk Normal Pertama (First Normal For)
82

3. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form)

Berikut adalah bentuk normal kedua sistem informasi peminjaman uang pada

Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin yaitu:

Sumber: Rancangan Usulan, 2016


Gambar IV.10 Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form)
83

4. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form)

Berikut adalah bentuk normal ketiga sistem informasi peminjaman uang pada

Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin yaitu:

Sumber: Rancangan Usulan, 2016


Gambar IV.11 Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form)
84

4.5.4. Spesifikasi File

Adapun spesifikasi file yang digunakan dalam merancang sebuah program

pinjaman uang pada Credit Union Pancur Kasih Tp. Menjalin adalah seperti berikut:

1. Nama File : Tabel Akun

Akronim File : akun

Tipe File : File akun

Akses File : Random

Panjang Record : 34

Media File : Hardisk

Kata Kunci : kd_akun

Software : SQLYog Enterprise

Tabel IV.12
Tabel File Akun
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 Kode Akun kd_akun Varchar 4 Primary key
2 Nama Akun nm_akun Varchar 10
3 Akun Type akun_type Varchar 20
Sumber: Rancangan Usulan, 2016

2. Nama File : Tabel Pengguna

Akronim : pengguna

Tipe File : File pengguna

Akses File : Random

Panjang Record : 44

Media File : Hardisk

Kata Kunci : id_user


85

Software : SQLYog Enterprise

Tabel IV.13
Tabel File Pengguna
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 Id User id_user Varchar 4 Primary key
2 Nama User nm_user Varchar 20
3 Password pass Varchar 10
4 Hak akses hak_akses Varchar 10
Sumber: Rancangan Usulan, 2016

3. Nama File : Tabel Pinjaman

Akronim : pinjaman

Tipe File : File pinjaman

Akses File : Random

Panjang Record : 44

Media File : Hardisk

Kata Kunci : kd_pinj

Software : SQLYog Enterprise

Tabel IV.14
Tabel File Pinjaman
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 Kode Pinjaman kd_pinj Varchar 4 Primary key
2 Nama Pinjaman nm_pinj Varchar 20
3 Tanggal Pinjaman tgl_pinj Varchar 10
4 Keterangan Pinjaman ket Varchar 10
Sumber: Rancangan Usulan, 2016

4. Nama File : Tabel Pencairan

Akronim : pencairan

Tipe File : File pencairan

Akses File : Random


86

Panjang Record : 44

Media File : Hardisk

Kata Kunci : no_penc

Software : SQLYog Enterprise

Tabel IV.15
Tabel File Pencairan
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 Nomor Pencairan no_penc Varchar 4 Primary key
2 Tanggal Pencairan tgl_penc Varchar 20
3 Nama Pencairan nm_penc Varchar 10
4 Keterangan Pencairan ket Varchar 10
Sumber: Rancangan Usulan, 2016

5. Nama File : Tabel Anggota

Akronim : anggota

Tipe File : File anggota

Akses File : Random

Panjang Record : 46

Media File : Hardisk

Kata Kunci : no_ba_agt

Software : SQLYog Enterprise

Tabel IV.16
Tabel File Anggota
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 Nomor BA Anggota no_ba_agt Varchar 6 Primary key
2 Nama Anggota nm_agt Varchar 20
3 No Telp Anggota no_tlp_agt Varchar 10
4 Alamat Anggota almt_agt Varchar 10
Sumber: Rancangan Usulan, 2016
87

6. Nama File : Tabel Jurnal Umum

Akronim : jurnal umum

Tipe File : File jurnal umum

Akses File : Random

Panjang Record : 49

Media File : Hardisk

Kata Kunci : no_jurnal

Software : SQLYog Enterprise

Tabel IV.17
Tabel File Jurnal Umum
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 No Jurnal no_jurnal Varchar 5 Primary key
2 Tgl Jurnal tgl_jurnal Date
3 Keterangan ket_jurnal Varchar 20
4 Jumlah Debet jml_debet Integer 10
5 Jumlah Kredit jml_kredit Integer 10
6 Kode Akun kd_akun Varchar 4 Foreign Key
Sumber: Rancangan Usulan, 2016

7. Nama File : Tabel Jurnal Khusus Pinjaman

Akronim : jk_pinjaman

Tipe File : File jkpinjaman

Akses File : Random

Panjang Record : 51

Media File : Hardisk

Kata Kunci : no_trans_jkpinj

Software : SQLYog Enterprise


88

Tabel IV.18
Tabel File Jurnal Khusus Pinjaman
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
No Transaksi JK
1 no_trans_jpinj Varchar 5 Primary key
Pinjaman
2 Tgl JK Pinjaman tgl_pinj Date
3 Tgl Jatuh Tempo tgl_jth_tmp Date
4 Jumlah Pinjaman jml_pinj Varchar 30
5 Keterangan ket Integer 2
5 No BA Anggota no_ba_agt Integer 10 Foreign key
6 Kode Pinjaman kd_pinj Varchar 4 Foreign key
Sumber: Rancangan Usulan, 2016

8. Nama File : Tabel Detail Jurnal Khusus Pinjaman

Akronim : detail_jk_pinjaman

Tipe File : File detail jkpinjaman

Akses File : Random

Panjang Record : 39

Media File : Hardisk

Kata Kunci : no_trans_jkpinj

Software : SQLYog Enterprise

Tabel IV.19
Tabel File Detail Jurnal Khusus Pinjaman
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
No Transaksi JK
1 no_trans_jkpinj Varchar 5 Foreign key
Pinjaman
2 Status status Varchar 10
3 Jumlah Debet jml_debet Integer 10
4 Jumlah Kredit jml_kredit Integer 10
5 Kode Akun kd_akun Varchar 4 Foreign key
Sumber: Rancangan Usulan, 2016
89

4.5.5. Struktur Kode

Dalam pembuatan program sistem informasi akuntansi pinjaman uang pada

Credit Union Pancur Kasih Tp. Menjalin, penulis menggunakan kode sebagai

pencarian data. Kode akan memanggil seluruh field yang berhubungan dengan kode

tersebut secara otomatis tergantung dari perintah masing-masing yang saling

memiliki perbedaan.

Adapun struktur pengkodean yang digunakan adalah seperti berikut:

1. Kode User

Format:

X X 8 8 8

Id User Nomor Urut User

Contoh :US001

Keterangan : US = Identitas User

001 = Nomor Urut User

2. Kode Anggota

Format:

X X 0 0 1

No Buku Anggota Nomor Urut Anggota

Contoh : BA001

Keterangan : BA = No Buku Anggota


90

001= Nomor Urut Anggota

3. No Transaksi Pinjaman

Format:

X X 8 8 8

Kode Pinjaman Nomor Urut Pinjaman

Contoh : TP001

Keterangan : TP = Kode Pinjaman

001 = Nomor Urut Pinjaman

4.5.6. Spesifikasi Program

HIPO (hierarchy input process output) yang penulis rancang sebagai menu

sistem informasi akuntansi pinjaman uang pada Credit Union Pancur Kasih Tp.

Menjalin.

Agar lebih jelas, penulis juga akan menjelaskan spesifikasi program usulan

yang digambarkan melalui diagram HIPO. Adapun spesifikasi file adalah seperti

berikut:
91

1. Program HIPO Sistem Usulan Manager CUPK

Sumber: Rancangan Usulan, 2016

Gambar IV.12 Diagram HIPO Sistem Usulan Manager


92

2. Program HIPO Sistem Usulan Bagian Kredit CUPK

Sumber: Rancangan Usulan, 2016

Gambar IV.13 Diagram HIPO Sistem Usulan Bagian Kredit


93

3. Program HIPO Sistem Usulan Kasir CUPK

Sumber: Rancangan Usulan, 2016

Gambar IV.14 Diagram HIPO Sistem Usulan Kasir


94

1. Spesifikasi Program Menu Login

Nama Program : Menu Login

Fungsi Program : Memproteksi akses ke aplikasi program

Akronim : Login.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran B.1

Proses Program : Dalam menu login terdapat sebuah form yang berisikan

perintah untuk memasuki id_user dan password, diantaranya:

a. Id_User

b. Password

c. Tekan tombol login untuk masuk ke dalam halaman menu utama program

berdasarkan pengisian Id_User dan Password yang benar.

d. Tombol batal berfungsi untuk membatalkan proses login dan keluar dari

menu login.

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Fungsi Program : Untuk menampilkan seluruh menu dalam program

Akronim : MenuUtama.mdl

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : -

Proses Program : Dalam menu utama terdiri dari beberapa form seperti File,

Transaksi, Laporan, Keluar.


95

3. Spesifikasi Program Menu File

Nama Program : Menu File

Fungsi Program : Untuk menampilkan submenu yang ada dalam menu file

Akronim : File.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran B.2

Proses Program : Klik File, akan tampil beberapa submenu yang ada didalam

file, seperti:

a. Submenu Akun

b. Submenu Pengguna

c. Submenu Pinjaman

d. Submenu Pencairan

e. Submenu Anggota

4. Spesifikasi Program Submenu Akun

Nama Program : Submenu Akun

Fungsi Program : Untuk menginput data akun

Akronim : Akun.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran C.1

Proses Program : Dengan mengklik submenu akun, akan muncul tampilan form

seperti berikut ini:

a. Kode Akun, Nama Akun, Akun Type.


96

b. Klik tombol simpan, untuk menyimpan data akun yang sudah dibuat.

c. Klik tombol hapus, untuk menghapus data yang telah dibuat atau disimpan.

d. Klik tombol baru, untuk menginput data akun baru yang akan dibuat.

e. Klik tombol kembali, untuk kembali ke menu file.

5. Spesifikasi Program Submenu Pengguna

Nama Program : Submenu Pengguna

Fungsi Program : Untuk menginput data pengguna

Akronim : Pengguna.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran C.2

Proses Program : Dengan mengklik submenu pengguna, akan muncul tampilan

form yang harus diisi oleh pengguna seperti berikut:

a. Nama Pengguna, Level, Id_User, Password.

b. Klik tombol simpan, untuk menyimpan data yang telah diinput.

c. Klik tombol edit, mengubah data yang telah dibuat atau disimpan

sebelumnya.

d. Klik tombol update setelah selesai mengedit data.

e. Klik tombol hapus, menghapus data yang telah dibuat dan disimpan

sebelumnya.

f. Klik tombol kembali, untuk kembali ke menu file

6. Spesifikasi Program Submenu Pinjaman

Nama Program : Submenu Pinjaman


97

Fungsi Program : Untuk menginput data Pinjaman

Akronim : Pinjaman.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran C.3

Proses Program : Dengan mengklik submenu pinjaman, akan muncul tampilan

form yang harus diisi oleh pengguna seperti berikut:

a. Kode Pinjaman, Nama Pinjaman, Tanggal Pinjaman, Keterangan Pinjaman.

b. Setelah mengisi data, klik tombol simpan untuk menyimpan data pinjaman

yang telah di input.

c. Klik tombol edit, untuk mengubah data yang telah disimpan sebelumnya.

d. Klik tombol update setelah selesai mengedit.

e. Klik tombol hapus, untuk menghapus data yang telah dibuat atau disimpan.

f. Klik tombol baru, untuk menginput data baru.

g. Klik tombol kembali, untuk kembali ke menu file.

7. Spesifikasi Program Submenu Pencairan

Nama Program : Submenu Pencairan

Fungsi Program : Untuk menginput data Pencairan

Akronim : Pencairan.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran C.4

Proses Program : Dengan mengklik submenu pencairan, akan muncul tampilan

form yang harus diisi oleh pengguna seperti berikut:


98

a. Nomor Pencairan, Tanggal Pencairan, Nama Pencairan, Keterangan

Pencairan.

b. Klik tombol simpan, untuk menyimpan data yang telah di input.

c. Klik tombol edit, untuk mengubah data yang telah disimpan sebelumnya.

d. Klik tombol update setelah selesai mengedit data.

e. Klik tombol hapus, untuk menghapus data yang telah dibuat dan disimpan.

f. Klik tombol baru, untuk menginput data baru.

g. Klik tombol kembali, untuk kembali ke menu file.

8. Spesifikasi Program Submenu Anggota

Nama Program : Submenu Anggota

Fungsi Program : Untuk menginput data Anggota

Akronim : Anggota.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran C.5

Proses Program : Dengan mengklik submenu anggota, akan muncul tampilan

form yang harus diisi oleh pengguna seperti berikut:

h. Nomor BA Anggota, Nama Anggota, No Telp Anggota, Alamat Anggota.

i. Klik tombol simpan, untuk menyimpan data yang telah di input.

j. Klik tombol edit, untuk mengubah data yang telah disimpan sebelumnya.

k. Klik tombol update setelah selesai mengedit data.

l. Klik tombol hapus, untuk menghapus data yang telah dibuat dan disimpan.

m.Klik tombol baru, untuk menginput data baru.


99

n. Klik tombol kembali, untuk kembali ke menu file.

9. Spesifikasi Program Menu Transaksi

Nama Program : Menu Transaksi

Fungsi Program : Untuk menampilkan submenu yang ada dalam menu transaksi

Akronim : Transaksi.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran B.3

Proses Program : Klik menu transaksi, maka akan muncul submenu seperti

berikut:

a. Submenu Transaksi Jurnal Umum

b. Submenu Transaksi JK Pinjaman

10. Spesifikasi Program Transaksi Jurnal Umum

Nama Program : Submenu Transaksi Jurnal Umum

Fungsi Program : Untuk menginput data jurnal umum

Akronim : jurnalumum.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran C.6

Proses Program : Dengan mengklik submenu jurnal umum, akan muncul

tampilan form yang harus diisi oleh pengguna seperti berikut:

a. No Jurnal, tgl jurnal, keterangan, jumlah debet, jumlah kredit, kd_akun.

b. Setelah mengisi data kedalam form yang tersedia, klik tombol simpan untuk

menyimpan data jurnal umum.


100

c. Klik edit, untuk mengedit data yang telah disimpan sebelumnya.

d. Klik tombol update setelah selesai mengubah data.

e. Klik tombol hapus, untuk menghapus data yang telah dibuat atau disimpan.

f. Klik tombol baru, untuk menampilkan penginputan data untuk transaksi

jurnal umum baru.

g. Klik tombol kembali, untuk kembali ke menu transaksi.

11. Spesifikasi Program Submenu Transaksi JK Pinjaman

Nama Program : Submenu Transaksi JK Pinjaman

Fungsi Program : Untuk menginput data transaksi jurnal khusus pinjaman

Akronim : JKPinjaman.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran C.7

Proses Program : Dengan mengklik submenu JK Pinjaman, akan muncul

tampilan form yang harus diisi oleh pengguna seperti berikut:

a. No_trans_jkpinj, tgl_jkpinj, tgl_jth_tmp, jml_pinj, ket, status, jml_debet,

jml_kredit, kd_akun.

b. Setelah mengisi data kedalam form yang tersedia, klik tombol simpan untuk

menyimpan data jurnal khusus pinjaman.

c. Klik tombol edit, untuk mengubah data yang telah disimpan sebelumnya.

d. Klik tombol update setelah selesai mengubah data.

e. Klik tombol baru, untuk menampilkan penginputan data untuk transaksi baru.

f. Klik tombol hapus, jika ingin menghapus data yang telah dibuat.
101

g. Klik tombol kembali, untuk kembali ke menu transaksi.

12. Spesifikasi Program Menu Laporan

Nama Program : Menu Laporan

Fungsi Program : Untuk menampilkan submenu yang ada dalam menu laporan

Akronim : Laporan.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran B.4

Proses Program : Klik menu laporan, maka akan tampil submenu yang ada

dalam menu laporan seperti berikut:

a. Submenu Laporan Jurnal Umum

b. Submenu Laporan Jurnal Khusus Pinjaman

c. Submenu Buku Besar

13. Spesifikasi Program Submenu Laporan Jurnal Umum

Nama Program : Submenu Laporan Jurnal Umum

Fungsi Program : Untuk mengetahui data laporan jurnal umum

Akronim : jurnalumum.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran D.1

Proses Program : Ketika form dijalankan, pilih periode transaksi jurnal umum.

a. Klik tombol cetak jika ingin mencetak laporan jurnal

umum.

b. Klik tombol tutup untuk keluar dari form jurnal umum.


102

14. Spesifikasi Program Submenu Laporan JK Pinjaman

Nama Program : Submenu JK Pinjaman

Fungsi Program : Untuk mengetahui data jurnal khusus pinjaman

Akronim : jkpinjaman.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran D.2

Proses Program : Ketika form dijalankan, pilih periode transaksi jk pinjaman.

a. Klik tombol cetak jika ingin mencetak laporan jurnal

khusus pinjaman.

b. Klik tombol tutup untuk keluar dari form jurnal khusus

pinjaman.

15. Spesifikasi Program Submenu Laporan Buku Besar

Nama Program : Submenu Laporan Buku Besar

Fungsi Program : Untuk mengetahui data laporan buku besar

Akronim : BukuBesar.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran D.3

Proses Program : Ketika form dijalankan, pilih berdasarkan kode akun.

a. Klik tombol cetak jika ingin mencetak laporan buku besar.

b. Klik tombol tutup untuk keluar dari form laporan buku

besar.
103

16. Spesifikasi Program Menu Keluar

Nama Program : Menu Keluar

Fungsi Program : Untuk menampilkan submenu yang ada dalam menu keluar

Akronim : Keluar.form

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran B.5

Proses Program : Klik menu keluar, maka akan muncul submenu seperti:

a. Submenu Log Out

b. Submenu Exit

17. Spesifikasi Program Submenu Log Out untuk kembali ke menu login.

18. Spesifikasi Program Submenu Exit untuk mengakhiri penggunaan program

aplikasi.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Komputer merupakan sarana pendukung yang sangat berguna untuk

perusahaan. Komputer digunakan sebagai alat bantu dalam mengolah data yang

dapat bekerja dengan baik. Alat pendukung tersebut terdiri dari perangkat keras,

perangkat lunak dan pengguna.

Mengolah data dengan baik menjadi suatu sistem informasi akuntansi yang

berguna bagi perusahaan tidak terlepas dari peran seorang pengguna yang

mengoperasikannya.
104

4.6.1. Umum

Sebuah program aplikasi yang digunakan sangat membantu dan memudahkan

suatu perusahaan menyelesaikan pekerjaannya. Penggunaan aplikasi tersebut juga

dapat meminimalisir kesalahan yang dilakukan oleh para pengguna pada saat

mengoperasikan program yang ada, sehingga diharapkan akan bekerja secara

maksimal sehingga tidak terjadi kesalahan-kesalahan.

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras adalah bagian dari sistem komputer yang berfungsi sebagai

eksekutor dari perintah yang telah diprogramkan melalui perangkat lunak yang telah

ditanamkan pada perangkat keras. Perangkat keras yang disarankan untuk pembuatan

program ini adalah seperti berikut:

1. Processor : Intel Atom N570

2. Memory : 1 GB DDR3 Memory

3. Hardisk : 320 GB HDD

4. Monitor : 10 inch

5. Mouse : Mouse standart PS2/USB

6. Keyboard : 180 key

7. Printer : Canon Pixma ip2770

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat Lunak (Software) merupakan sebuah program yang menjembatani

pengguna komputer dan perangkat keras yang digunakan. Dengan kata lain

perangkat lunak merupakan penerjemah antara manusia sebagai orang yang memberi
105

instruksi dan komputer sebagai pihak yang menerima instruksi. Didalam pembuatan

program ini penulis menggunakan perangkat lunak seperti berikut:

1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7

2. Aplikasi Windows : Microsoft Visual Basic 6.0, MySQL, Crystal Report

Microsoft Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrograman yang mudah

dimengerti, pembuatan suatu aplikasi dalam sebuah sistem operasi windows.

Penggunaan Microsoft Visual Basic 6.0 juga mudah dan murah.

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi adalah sebuah rencana yang menjelaskan tentang segala

hal-hal yang dibutuhkan dalam sebuah proses implementasi sistem komputerisasi

pinjaman uang pada Credit Union Pancur Kasih Tp. Menjalin. Pada tahapan ini

membutuhkan jadwal implementasi yang sangat berguna dalam pelaksanaannya.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk sebuah usaha dalam mewujudkan

sistem rancangan ini adalah seperti berikut: