Chapter 2: Introduction to Transaction Processing

Transaksi keuangan merupakan kegiatan ekonomi yang mempengaruhi

asset dan ekuitas perusahaan yang tergambar dalam akun akun dan terukur
dalam monetary terms. Transaksi keuangan yang paling umum dilakukakan
adalah transaksi dengan pihak luar preusahaan (penjualan barang dan jasa,
pembelian persediaan, penerimaan kas dari kostumer, dll;). Selain itu, transaksi
keuangan juga terjadi dengan pihak internal perusahaan (penyusutan asset
tetap, pengaplikasian pekerja, transfer persediaan dari departemen satu ke
departemen yang lain, dll;).

Karena banyaknya kegiatan transaksi keuangan tersebut, maka untuk lebih

efisien, perusahaan bisnis mengelompokkan kegiatan kegiatan transaksi tersebut
ke dalam siklus transaksi.

Proses siklus transaksi perusahaan yang paling sering yaitu: siklus

pengeluaran, siklus konversi dan siklus pendapatan. Siklus ini terjadi baik dalam
perusahaan yang profit oriented maupun yang bukan. Sebagai contoh, setiap
bisnis mendatangkan pengeluaran sebagai ganti sumber daya, melakukan
pertambahan nilai pada setiap productnya dan menerima pendapatan dari pihak
eksternal yang membeli product. Berikut uraian singkat mengenai ke tiga siklus
transaksi tersebut:
a. Siklus Pengeluaran
Sebagian besar transaksi pengeluaran berdasarkan hubungan kredit
diantara mitra dagang. Dari perspektif sistem, siklus transaksi ini memiliki
dua hal yaitu komponen fisik (penambahan barang) dan komponen
keuangan (pengeluaran kas kepada supplier).
b. Siklus Konversi.
Siklus konversi tersusun dari dua subsistem yaitu:
1) Sistem produksi yang meliputi perencanaan, dan pengawasan produk
fisik melalui proses manufaktur. Termasuk menentukan persyaratan
bahan baku, mengizinkan pekerjaan dijalankan, pengeluaran bahan
baku untuk diproduksi, dan mengarahkan pergerakan kerja dalam
proses melalui berbagai tahap manufaktur.
2) Sistem akuntansi biaya, mengamati arus informasi biaya yang
berhubungan dengan produksi (tenaga kerja, biaya overhead, dan
bahan baku) yang dapat digunakan untuk penilaian perlengkapan,
kontrol biaya, laporan kinerja dan pengambilan keputusan.

Nur Faizah Fauziah A31115018

Chapter 2: Introduction to Transaction Processing

c. Siklus Pendapatan.
Perusahaan menjual produk mereka kepada kostumer melalui siklus
pendapatan, yang mencakup penjualan tunai, penjualan kredit, dan
penerimaan kas dari penjualan kredit. Siklus pendapatan juga memiliki
konponen fisik dan keuangan yang diproses secara terpisah.

Pencatatan Akuntansi
Sistem manual:
1. Dokumen: merupakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan
untuk memulai pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen yaitu:
a) Dokumen sumber (source document), digunakan untuk menangkap
dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk proses
transaksi, b) Dokumen produk (product document), merupakan hasil dari
proses transaksi, c) Dokumen perputaran (turnaround document) adalah
dokumen produk dari sistem lain yang menjadil sumber dokumen bagi
sistem yang lain.
2. Jurnal: merupakan catatan transaksi berupa jurnal entry (ayat jurnal)
kegiatan ekonomi secara kronologis. Terdapat dua jenis jurnal, a) Jurnal
khusus digunakan untuk mencatat transaksi khusus meliputi penjualan,
pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas yang muncul dalam skala
besar dimana kegiatan transaksi tersebut dibuat secara tersendiri, b)
Jurnal umum yaitu untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi,
contohnya perusahaan biasanya menjurnal penyusutan secara periodik.
3. Buku Besar: mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah
diposting dari berbagai jurnal. Ada dua jenis jurnal yaitu a) Buku besar
umum yaitu rangkuman dari informasi akun-akun perusahaan, b) Buku
besar pembantu berisi rincian akun individual seperti piutang, hutang dan
persediaan, sehingga memungkinkan pengendalian dan dukungan ke
operasi yang lebih baik.

Dokumen, jurnal, dan buku besar merupakan Audit trailI (jejak audit). Audit
trail ini merupakan komponen yang sangat penting untuk melakukan audit
keuangan. Eksternal auditor memiliki tanggung jawab mencakup peninjauan
akun-akun dan transaki-transaksi tertentu untuk menentukan validitas, akurasi,
dan kelengkapannya. Auditor akan menelusuri setiap jenis transaksi apakah
benar-benar dilakukan semestinya sehingga ia dapat menyimpulkan kelayakan

Nur Faizah Fauziah A31115018

Chapter 2: Introduction to Transaction Processing

laporan keuangan perusahaan tersebut. Oleh karena itu, jejak audit sangat
penting dalam proses tersebut.

Sistem Digital
Penyimpanan data pada sistem akuntansi modern memiliki empat tipe file
computer yaitu:
1. Master file: mencakup data akun. Contohnya buku besar umum dan buku
besar pembantu.
2. Transaction file: file sementara dari catatan transaksi yang digunakan
untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file master. Contohnya
permintaan penjualan (sales order), inventory receipt, and cash receipt.
3. Reference file: merupakan stores data yang digunakan sebagai standar
untuk memproses transaksi.
4. Archive file: mencakup rekaman transaksi terdahulu yang disimpan
sebagai referensi dan sebagai bagian penting dari audit trail.

File structures
Model File datar (The Flat-file Model): model ini menjelaskan lingkungan
dimana file data individual tidak berkaitan dengan file yang lain. Berikut ini
adalah hal-hal yang berkaitan dengan flat files:
o Penyimpanan data (Data storage)
o Pembaharuan data (data updating)
o Currency of information
o Task-data dependency
o Flat files limit data integration
Model database, perusahaan mengatasi beberapa masalah yang
berhubungan dengan file datar dengan mengimplementasikan model
database ke data manajemen. Dengan data perusahaan di lokasi pusat,
semua pengguna memiliki akses ke data yang mereka butuhkan untuk
menerima obejtivitas mereka masing-masing.

Teknik dokumentasi
Ada lima teknik dokumentasi dasar yang perlu diketahui bagi seorang
akuntan, yaitu:

1. Diagram Aliran Data (Data Flow Diagrams-DFD). DFD digunakan untuk

menyajikan sistem pada berbagai level yang berbeda, dari yang paling

Nur Faizah Fauziah A31115018

Chapter 2: Introduction to Transaction Processing

umum hingga yang paling rinci. DFD menggunakan simbol-simbol untuk

menyajikan entitas, proses, aliran data dan penyimpanan data yang
berkaitan dengan suatu sistem. DFD mewakili elemen logis dari sistem tetapi
tidak mewakili sistem fisik.
2. Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram-ERD). ERD adalah
teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan hubungan antar
entitas, meliputi sumber daya fisik (mobil,kas, persediaan), kegiatan
(memesan persediaan, mengirim barang), dan pelaku (pemasok, staf
penjualan). Simbol-simbol yang digunakan dalam ERD menunjukkan entitas
dalam sistem. Garing penghubungnya mewakili sifat hubungan antara dua
entitas, dimana tingkat hubungannya disebut kardinalitas. Kardinalitas
adalah pemetaan numeric antar entitas, di mana hubungan bisa satu ke satu
(1:1), satu ke banyak (1:M) atau banyak ke banyak (M:M). Kardinalitas
mencerminkan hubungan bisnis umum serta kebijakan organisasional. Bila
dihubungkan dengan DFD, DFD adalah model model proses sistem, dan
ERD adalah model data yang digunakan di dalam atau dipengaruhi oleh
sistem. Setiap data yang disimpan dalam DFD mewakili entitas data dalam
ERD.
3. Sistem Bagan Alir (Sistem Flowcharts), adalah sistem grafik yang
menyajikan hubungan fisik antar entitas-entitas inti termasuk sumber input,
program, output produk sistem komputer. Bagan alir dokumen digunakan
untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk
catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, file), departemen organisasi
yang terlibat, serta aktivitas yang bersifat administratif maupun fisik yang
dilakukan dalam organisasi tersebut.
4. Bagan Alir Program (Program Flowchart). Sistem bagan alir menunjukkan
hubungan antara program komputer, daya yang digunakan, dan output yang
diproduksi. Akan tetapi, tingkat dokumentasi ini tidak memberikan perincian
operasional yang kadang-kadangan diperlukan, sehingga memerlukan
adanya program bagan alir. Setiap program yang disajikan dalam sistem
bagan alir harus memiliki sebuah program bagan alir pendukung yang
mendeskripsikan logikanya. Setiap langkah dari logika program disajikan
dengan simbol yang berbeda dimana setiap simbol mewakili satu atau
beberapa garis kode program komputer. Garis hubung antara simbol-simbol
ini membentuk tatanan logis untuk menyelesaikannya.

Nur Faizah Fauziah A31115018

Chapter 2: Introduction to Transaction Processing

5. Diagram Tata Letak Record ( Record Layout Diagrams). Diagram tata letak
digunakan untuk menunjukkan struktur internal record. Diagram tata letak
umumnya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut dalam
record. Informasi struktur data yang terperinci diperlukan untuk tugas-tugas
seperti identifikasi jenis-jenis tertentu kegagalan sistem, analisis laporan
kesalahan dan desain uji logika komputer untuk tujuan audit.

Model Pengolahan Transaksi

Terdapat dua jenis alternative model pemrosesan transaksi yaitu
pemrosesan batch dan pemrosesan real time. Pemrosesan Batch adalah
sekelompok transaksi yang serupa dan diakumulasikan sepanjang waktu dan
diproses bersama-sama. Sistem pemrosesan real time memproses transaksi
secara individu secara berkelanjutan saat terjadinya.
Perbedaan antara system batch dan real time:
1) Jeda waktu informasi
Pemrosesan batch memerlukan jeda waktu antara kegiatan ekonomi
dengan waktu pencatatannya, contohnya adalah pemrosesan gaji yang
dibayar secara periodik. Sistem real time akan memproses kejadian
ekonomi ketika saat terjadinya jadi tidak ada jeda waktu, sebagai contoh
sistem pemesanan tiket pesawat oleh calon penumpang secara langsung.
2) Sumber daya
System real time menghabiskan cost yang lebih besar dibandingkan
system batch. Hal ini dikarenakan logika pemograman dari system batch
lebih sederhana sehingga biaya pengembangan dan perawatannya lebih
murah. Dilain sisi, system real time membutuhkan sumberdaya yang
kompleks seperti kapasitas computer yang mumpuni agar dapat
menyediakan kebutuhan perusahaan 24 jam.
3) Efesiensi Operasional
Sistem real time memproses sejumlah besar transaksi setiap hari sehingga
menciptakan ketidakefisienan karena satu transaksi dapat mempengaruhi
beberapa akun dan tidak semua akun ini perlu diperbarui secara real time.
Pemrosesan sistembacth dapat mengeliminasi aktivitas-aktivitas yang tidak
diperlukan saat proses pemrosesan sehingga mengefisiensi operasional.
4) Evisiensi vs efektivitas
Perusahaan harus mempertimbangkan penggunaan sistem real time dan
sistem batch dalam hal efesiensi dan efektivitas. Jika akses informasi

Nur Faizah Fauziah A31115018

Chapter 2: Introduction to Transaction Processing

penting secara langsung, maka sistemreal time yang tepat. Akan tetapi bila
waktu dalam pemrosesan informasi tidak memberikan pengaruh yang
merugikan dan efesiensi operasional dapat dicapai, maka sistem batch-lah
yang lebih tepat.

Pembaharuan File Master dari transaksi

Pembaruan record file utama mencakup perubahan nilai dari satu atau
beberapa field untuk merefleksikan pengaruh dari suatu transaksi. Prosedur
pembaharuan mencakup langkah-langkah;
1. System membaca record penjualan
2. Untuk mencari file utama AR dan melacak AR yang sesuai, digunakan
nomor akun
3. Prosedur pembaruan AR dengan menghitung saldo pelanggan baru dengan
menambah nilai tersimpan dalam filed jumlah fatur dari recordpesanan
penjualan dengan nilai field saldo saat ini dalam record utama AR
4. Selanjutnya digunakan nomor persediaan untuk mencari record yang sesuai
dalam file utama persediaan
5. Program mengurangi niali jumlah yang terjual dalam record transaksi dari
nilai field jumlah yang dimiliki dalam record persediaan
6. Record pesanan penjualan yang baru terbaca dan langkah di atas diulangi.

Sistem dengan Kode

Pemberikan kode pada data dalam system informasi akuntansi
berguna untuk mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang tidak
memungkinkan untuk diatur, menyediakan sarana akuntabilitas atas kelengkapan
transaksi proses transaksi, mengidentifikasi transaksi-transaksi unik dan akun-
akun dalam file, dan mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit
yang efektif.

Skema Pemberian Kode Numeric dan Alfabetis

o Kode Berurutan (Sequential Codes). Kode ini menyajikan bagian-bagian
dalam beberapa pemesanan secara berturut-turut (kenaikan atau
penurunan). Aplikasi umum kode berurutan numeric adalah penomoran
sumber dokumen. Kode berurutan ini mendukung rekonsiliasi
transaksi batch seperti penjualan pemesanan, penyelesaian proses akhir.
Kelemahannya, kode berurutan ini tidak membawa informasi di luar urutan

Nur Faizah Fauziah A31115018

Chapter 2: Introduction to Transaction Processing

pesanannya. Selain itu, skema kode berurutan susah diubah dan tidak bisa
disisipi item baru.
o Kode Block ( Block Code ). Kode Blok adalah variasi dari kode berurutan
yang sebagian kelemahannya diperbaiki kembali. Kode blok ini digunakan
untuk menyajikan keseluruhan kelas item dengan membatasi setiap kelas ke
spesifik bagian dalam skema pemberian kode. Aplikasi umum kode blok ini
adalah pembuatan bagan akun-akun yang merupakan dasar untuk buku
besar umum. Kelebihannya, kode blok ini dapat disisipi kode baru dalam
sebuah blok tanpa harus meninjau kembali seluruh struktur kode.
Kelemahannya sama seperti kode berurut yaitu informasi tidak dapat
disajikan dengan segera.
o Kode Kelompok (Group Codes). Kode kelompok digunakan untuk
menyajikan item-item kompleks atau kegiatan menyangkut dua atau lebih
bagian data yang berhubungan dan focus pada zona yang memiliki arti
spesifik. Keunggulannya yaitu, memfasilitasi perwakilan dari sejumlah besar
data yang beragam, struktur data yang kompleks dapat diwakilkan dalam
betuk hierarki yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia, dan
mengizinkan analisis detail adan pelaporan keduanya dalam sebuah kelas
item and melewati perbedaan kelas-kelas item. Akan tetapi karena kode blok
dapat menyajikan informasi yang beragam, system ini cenderung melebihi
kapasitas penggunaan, serta informasi yang berubah-ubah.
o Kode Alfabet (Alphabetic Codes). Kode ini digunakan untuk banyak tujuan
yang sama dengan kode numeric. Kode alphabet ini dapat menyajikan
nomor item dalam jumlah besar yaitu 26 variasi setiap field. Kelemahannya
karena menyajikan dalam kode numeric sehingga sulit mengetahui arti dari
kode-kode yang telah dirut, dan pengguna akan kesulitan mensortir data
yang diberi kode secara alphabet.
o Kode Mnemonic (Mnemonic Codes). Kode mnemonic adalah karakter
alphabet dalam bentuk akronim, singkatan dan kombinasi lainnya yang
menyampaikan makna. Kode Mnemonic tidak memerlukan pengguna untuk
mengingat arti karena akan tersampaikan dengan sendirinya informasi item
yang diminta. Akan tetapi, kode mnemonic memiliki batas untuk menyajikan
item-item dalam kelas

Nur Faizah Fauziah A31115018