Anda di halaman 1dari 4

Summary

Job Analysis, Gary Dessler

ANALISIS PEKERJAAN

Bilamana sebuah tim manajemen sumber daya manusia (SDM) hendak


melakukan proses perencanaan dan perekrutan SDM, terlebih dahulu mereka
melakukan sebuah proses yang disebut analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan adalah
prosedur untuk menetapkan cakupan pekerjaan (deskripsi pekerjaan) dan kriteria orang
yang menangani pekerjaan itu (spesifikasi pekerjaan). Proses ini dimulai dengan
pengumpulan informasi oleh analis tentang pekerjaan dan tugas-tugas spesifik dari
masing-masing personel. Misalnya tentang aktivitas pekerjaan, perilaku, mesin;
perangkat; peralatan; dan alat bantu kerja yang dibutuhkan, standar kinerja, konteks
pekerjaan, dan persyaratan personel. Informasi ini kemudian akan menjadi dasar dari
aktivitas manajemen SDM yang saling terkait yaitu perekrutan dan penyeleksian,
keputusan upah dan gaji (kompensasi), penilaian kinerja, pelatihan, dan dapat pula
digunakan untuk menemukan tugas apa yang belum tertangani.

Terdapat enam langkah dalam melakukan analisis pekerjaan, yaitu menentukan


penggunaan informasi, meninjau informasi dasar yang relevan, menyeleksi jabatan yang
akan dianalisis, mengumpulkan informasi, melakukan verifikasi informasi itu dengan
pihak lain yang berkepentingan dan menyusun deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
Seorang manager harus mampu menentukan bagaimana ia akan menggunakan
informasi karena akan menentukan data yang akan dikumpulkan dan cara
mengumpulkannya. Kemudian manager harus meninjau kembali informasi yang sudah
tersedia seperti bagan organisasi, bagan proses dan deskripsi pekerjaan. Setelah itu lalu
tentukan jabatan atau posisi apa yang akan dianalisis.

Untuk langkah keempat yaitu pengumpulan informasi dapat digunakan salah


satu dari metode yang ada atau dapat mengkombinasikannya sesuai dengan tujuan yang
ingin dicapai. Studi terbaru menunjukkan bahwa akan lebih baik jika digunakan
beberapa cara pengumpulan informasi untuk menghindari ketidakakuratan penilaian
manusia (subjektifitas). Metode yang paling populer dalam mengumpulkan informasi
adalah wawancara, kuesioner, observasi, dan catatan/log karyawan.

Wawancara adalah metode yang paling banyak digunakan untuk mengenali


tugas dan tanggung jawab pekerjaan. Hal ini dikarenakan metode ini dianggap cepat dan
mampu memberikan informasi mengenai aktivitas dan perilaku yang mungkin tidak
pernah muncul dalam bentuk tertulis. Akan tetapi perlu diperhatikan juga distorsi
informasi yang mungkin terjadi akibat ketidakjujuran karyawan atau kesalahpahaman
dalam menangkap maksud pegawai saat wawancara berlangsung. Metode ini dapat
dilakukan secara individual dengan setiap karyawan, secara berkelompok dengan
kelompok karyawan yang memiliki pekerjaan yang sama, dan wawancara dengan satu
atau beberapa supervisor yang mengetahui pekerjaan tersebut.

1
Summary
Job Analysis, Gary Dessler

Metode berikutnya dalam mengumpulkan informasi adalah dengan meminta


karyawan mengisi kuesioner. Kuesioner harus terstruktur dengan baik dan dapat berupa
pertanyaan terbuka atau tertutup. Kelebihan metode ini selain cepat juga efisien untuk
memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan karena lebih murah daripada
harus mewawancarai ratusan karyawan, misalnya. Namun diperlukan biaya dan waktu
yang tidak sedikit pula untuk menyiapkan dan menguji kuesioner tersebut agar mudah
dipahami karyawan.

Observasi dilakukan dengan pengamatan langsung terutama terhadap pekerjaan


yang terdiri dari aktivitas fisik untuk kemudian dicatat. Metode ini mampu memberikan
informasi primer dan dapat mengurangi kemungkinan terjadinya distorsi informasi.
Hanya saja metode ini tidak sesuai untuk pekerjaan yang meminta banyak aktivitas
mental, juga tidak dapat memberikan informasi mengenai keseluruhan siklus kerja
karena akan memakan waktu yang lama. Seringkali manajer menggabungkan metode
observasi dengan wawancara untuk memperoleh informasi yang lebih lengkap dan
akurat.

Metode terakhir yang sering digunakan adalah dengan meminta karyawan


mencatat secara rinci dan kronologis apa saja yang mereka lakukan setiap hari selama
jam kerja. Kelebihan utama metode ini adalah dapat menghasilkan gambaran yang
lengkap dari pekerjaan itu. Namun karena pencatatan dilakukan oleh karyawan itu
sendiri sehingga mungkin terjadi distorsi informasi terutama apabila karyawan
melakukan pencatatan setelah selesai bekerja seharian sehingga ada yang terlupa.
Untuk menghindarinya, beberapa perusahaan melakukan pendekatan teknologi dengan
memberikan alat komunikasi mobile pada masing-masing karyawan sehingga dapat
dihubungi sewaktu-waktu untuk dicatat aktivitas apa yang sedang dilakukannya saat itu.

Selain metode pengumpulan informasi yang bersifat kualitatif seperti yang


sebelumnya telah disebutkan, terdapat pula metode analisis pekerjaan kuantitatif.
Metode ini meliputi kuesioner analisis jabatan, pendekatan departemen tenaga kerja
dan analisis pekerjaan fungsional. Ketiganya dapat digunakan untuk menggolongkan
pekerjaan sesuai dengan angka kuantitatif yang diberikan untuk selanjutnya dibuat
perbandingan. Hasil perbandingan pekerjaan inilah yang dapat digunakan untuk tujuan
penetapan level gaji.

Apabila informasi yang dibutuhkan telah terkumpul, maka selanjutnya dilakukan


verifikasi informasi kepada karyawan bersangkutan dan supervisor langsungnya. Hal ini
akan membantu memastikan bahwa informasi yang dikumpulkan sudah benar dan
lengkap. Langkah yang terakhir, menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Deskripsi pekerjaan harus mampu menggambarkan pekerjaan dengan sangat


baik, sehingga memberikan kejelasan tugas tanpa harus merujuk ke deskripsi pekerjaan
yang lain. Sebagai pembuat deskripsi pekerjaan, manager harus selalu menanyakan

2
Summary
Job Analysis, Gary Dessler

ulang apakah pegawai sudah memahami pekerjaannya ketika membaca uraian


pekerjaan tersebut. Deskripsi pekerjaan dapat membantu mengklarifikasikan semua
tanggung jawab dan tugas dari jabatan baru.

Tidak ada format standar untuk menuliskan deskripsi pekerjaan. Namun


sebagian besar deskripsi berisi bagian-bagian yang mencakup: identifikasi pekerjaan,
ringkasan pekerjaan, tanggung jawab dan kewajiban, otoritas pemegang jabatan,
standar kinerja, kondisi kerja dan spesifikasi pekerjaan.

Kebanyakan manager barangkali masih menuliskan deskripsi pekerjaan mereka


sendiri, tetapai saat ini sudah banyak pula yang memanfaatkan situs internet. Situs-situs
ini dapat dengan mudah ditemukan di dunia maya dan mampu memberikan deskripsi
pekerjaan khusus dengan beberapa kali klik saja. Hal ini tentu saja sangat membantu
para manager dalam membuat deskripsi pekerjaan secara umum.

Terkait dengan deskripsi pekerjaan, di Amerika terdapat undang-undang yang


mengatur agar tidak terjadi diskriminasi pada orang-orang cacat. Dengan adanya
undang-undang ini, orang-orang yang memiliki keterbatasan fisik tetap harus
dipekerjakan selama memiliki keterampilan yang dibutuhkan, latar belakang pendidikan
yang sesuai dan pengalaman untuk melaksanakan fungsi pekerjaan.

Setelah tersusun deskripsi pekerjaan, selanjutnya manager menyusun spesifikasi


pekerjaan. Spesifikasi ini menentukan jenis orang yang perlu direkrut dan kualitas yang
perlu diuji. Biasanya berisi ciri-ciri dan pengalaman yang diperlukan untuk dapat bekerja
dengan baik. Spesifikasi pekerjaan dapat merupakan bagian dari deskripsi pekerjaan
atau dokumen yang sama sekali berbeda. Spesifikasi disusun berdasarkan saran dari
manajer ahli atau pendekatan statistik yang akurat.

Ketika menyusun spesifikasi pekerjaan, harus dibedakan untuk siapa spesifikasi


tersebut disusun. Apakah untuk karyawan yang terlatih atau tidak terlatih. Pada
karyawan yang terlatih, spesifikasi pekerjaan harus dengan jelas mencantumkan
keterampilan spesifik yang dibutuhkan dan dapat difokuskan pada ciri-ciri seperti
lamanya pelayanan sebelumnya, kualitas dari pelatihan yang relevan, dan kinerjanya
pada pekerjaan sebelumnya. Sedangkan pada karyawan yang tidak terlatih difokuskan
pada ciri fisik, kepribadian, minat, atau keterampilan sensorik yang menyiratkan suatu
potensi untuk melakukan atau untuk dilatih melakukan pekerjaan itu.

Deskripsi dan spesifikasi akan berbeda pada tiap-tiap pekerjaan. Namun, dewasa
ini terjadi pergeseran dalam mengartikan pekerjaan. Selama ini pekerjaan diartikan
sebagai sekumpulan aktivitas terkait yang didefinisikan dengan jelas dan dilakukan
untuk mendapatkan gaji. Aktivitas pekerjaan ini menekankan efisiensi, bersifat repetitif
dan khusus. Yang terjadi sekarang, seorang karyawan tidak melulu terpaku pada suatu
pekerjaan khusus, namun dapat diperluas, dirotasi, atau diperkaya aktivitas

3
Summary
Job Analysis, Gary Dessler

pekerjaannya. Hal ini membuat pekerjaan makin tidak berbentuk dan lebih sulit untuk
didefinisikan. Inilah yang disebut tren dejobbing.

Dejobbing dapat diartikan sebagai memperluas tanggung jawab pekerjaan


perusahaan dan mendorong karyawan untuk tidak membatasi diri mereka dengan
deskripsi pekerjaan mereka. Hal ini terjadi akibat perkembangan teknologi yang cepat,
kompetisi global, deregulasi, iklim politik yang tidak stabil, perubahan demografis, dan
isu lain yang berpengaruh pada perusahaan. Untuk bertahan, perusahaan harus lebih
responsif, fleksibel dan mampu berkompetisi di pasar global.

Dejobbing adalah cara perusahaan untuk mempercepat pengambilan keputusan


dengan membuat organisasi yang lebih datar, membentuk tim kerja yang memiliki
multiketerampilan dan mandiri, membentuk organisasi yang tanpa batas sehingga
menumbuhkan rasa tanggung jawab antar karyawan, dan melakukan rekayasa ulang.
Hal-hal tersebut membuat pekerjaan individual menjadi makin luas dan tidak spesifik.
Perusahaan tidak menginginkan karyawan merasa terbatas dengan sejumlah tanggung
jawab spesifik seperti yang disebutkan dalam deskripsi pekerjaan. Hasilnya, semakin
banyak perusahaan yang tidak lagi menggunakan deskripsi pekerjaan dan menggantinya
dengan ringkasan pekerjaan yang dikombinasikan dengan ringkasan keterampilan apa
saja yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.