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Procedimiento contexto organizacin: Matriz DAFO

asesordecalidad.blogspot.com /2016/02/procedimiento-contexto-organizacion.html

Adriana
Gomez

En qu consiste el contexto de la organizacin? Cmo lo hago? Cmo redacto el


procedimiento? Cmo realizo una matriz DAFO? Cmo analizo los resultados de identificar el
contexto de la organizacin?

Uno de los requisitos que exige la norma ISO 9001:2015 es la identificacin del contexto de la
organizacin, tanto internas como externas. Para realizar, esta tarea existen numerosas herramientas,
podis escoger la que queris, mientas se realice, la norma no exige ni recomienda ningn sistema. Para
guiaros un poco, la herramienta ms extendida, por su sencillez y eficacia es la denominada Matriz DAFO.
Este anlisis es una novedad de la norma ISO 9001.

En un artculo anterior os indiqu que requisitos exiga la norma ISO 9001:2015 respecto al contexto de la
organizacin. Lo podis consultar aqu.

Pero, en qu consiste la Matriz DAFO?

En la matriz Dafo, la empresa debe identificar sus debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.

A continuacin os mostrar, un ejemplo, de cmo deberais


cumplimentar un procedimiento especfico para explicar y desarrollar
cmo la empresa elabora y aplica la matriz DAFO, y qu tratamiento se
debe dar para analizar los datos obtenidos en la matriz.

No tenemos que olvidar, que no slo es necesario identificar el contexto,


sino que analizarlo y tratarlo, sino no servira de nada.

Cmo redactamos el procedimiento?

Cmo siempre que redactamos un procedimiento, debemos mantener el mismo formato y estructura que
anteriormente ya hemos definido en nuestra organizacin. En mi recomendacin, siempre sigo la misma
estructura que consiste en definir: objeto, alcance, responsabilidades, cuadro de modificaciones, desarrollo
e informacin documentada asociada al procedimiento. Si necesitis ver un ejemplo de formato de
procedimiento podis verlo aqu.

Vamos a desarrollarlo:
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1 OBJETO

El objeto de este procedimiento es establecer la sistemtica para la identificacin de los elementos internos
y externos que definen el contexto de la organizacin mediante una matriz DAFO.

2 ALCANCE

El procedimiento aplica al contexto de la organizacin y a la identificacin de aspectos que son evaluables


para la determinacin del riesgo de los procesos de la empresa.

3 RESPONSABILIDADES

La Direccin es el principal responsable de la identificacin de los aspectos que definen a la organizacin,


tanto internamente como su entorno, as como de su anlisis y toma de decisiones.

4 CUADRO DE MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO

CUADRO DE MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO

Edicin Fecha Descripcin

5 DESARROLLO

La empresa ZZZ aplica la herramienta matriz DAFO para la identificacin de los diferentes elementos tanto
internos como externos que pueden afectar a la organizacin y que definen el contexto de la organizacin.
Mediante este mtodo se pretende estudiar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades con la
finalidad de fijar la situacin actual, los cambios que se producen en el mercado, nuestras fortalezas y
limitaciones para desarrollar unos objetivos para mejorar las debilidades y la toma de decisiones de los
diferentes riesgos que puedan surgir de este anlisis.
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Segn los requisitos de la norma ISO 9001:2015 es necesario determinar los factores internos y externos
que afectan a la organizacin y que constituyen su entorno.
5.1 PASOS A SEGUIR PARA LA IDENTIFICACIN DEL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN

Establecimiento de objetivos o metas y evaluacin de riesgos.

Anlisis externo

Qu oportunidades ofrece el entorno y cmo se puede aprovechar? Las oportunidades hacen referencia
a factores externos atractivos y positivos para La empresa. Unos ejemplos de las oportunidades que
pueden considerarse son: otras entidades estn interesadas, I+D, est de moda, regulacin a
favor, competencia dbil, mercado mal atendido, necesidad del producto o servicio, inexistencia de la
competencia, tendencias favorables del mercado, fuerte poder adquisitivo de los clientes,
internacionalizacin de los mercados, abrir sucursales en otros pases, abrir otros mercados...

Qu tipo de amenazas hay en el entorno y cmo se pueden evitar o eliminar? Las amenazas hacen
referencia a factores externos, ms all del control del centro, y que pueden poner en riesgo la
consecucin de los objetivos propuestos. Por ejemplo, imposicin de la administracin, conflictividad
laboral, regulacin desfavorable, cambios legislativos y normativos, variacin de las divisas, competencia
muy agresiva, tendencia desfavorable del mercado...

Los factores externos, no se pueden controlar, son ajenos a nosotros, pero si que es importante
identificarlos y gestionarlos. Qu consideramos como factores externos a la organizacin qu pueden
afectar al desarrollo y a la interrelacin de la empresa con el mercado? Por ejemplo, el conocer las
caractersticas de los clientes, evolucin de su demanda, variacin de los precios de nuestra competencia,
variacin de los servicios y productos de nuestros clientes, tendencias del mercado (proveedores, clientes,
etc.), y factores considerados del entorno como econmicos, legales, polticos, divisas, tecnolgicos...

Anlisis interno

Cules son las fortalezas de la empresa y cmo se pueden potenciar? Las fortalezas hacen referencia a
atributos positivos propios de la empresa. Con los recursos que tenemos qu oportunidades podemos
explotar. Qu aspectos, como ejemplo, podemos considerar como fortalezas: personal muy participativo y
colaborador, personal con iniciativa, buen ambiente laboral, proactividad en la gestin, recursos necesarios
y abundantes, respuesta rpida por parte de la Direccin a las necesidades de los trabajadores y de los
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procesos, conocimiento del mercado, grandes recursos financieros, buena calidad del producto/servicio,
probabilidad de acceder a crdito, experiencia de los recursos humanos, procesos de calidad, gran
experiencia, caractersticas nicas del producto / servicio, alta satisfaccin del cliente...

Cules son las debilidades del centro y cmo se pueden limitar o eliminar? Las debilidades hacen
referencia a rasgos que aunque estn bajo el control del centro limitan su capacidad para alcanzar los
objetivos deseados. Algunas de las debilidades ms habituales de las empresas son: sobrecarga de
trabajo, falta de informacin y comunicacin, falta de formacin, falta de espacio, capital de trabajo mal
empleado, falta de motivacin de los recursos humanos, producto o servicio sin caractersticas
diferenciadoras, falta de capacitacin, procesos productivos poco optimizados, exceso de burocracia...

Los factores internos se pueden y deben controlar, ya que dependen directamente de los procesos de la
empresa como pueden ser: La capacidad de produccin, estructura de procesos, costes de fabricacin o
servicio, tecnologas internas aplicadas, gama de nuestros productos o servicios, cuota de mercado,
poltica de precios, estructura interna, liderazgo, sistemtica de seleccin de personal y contratacin,
rotacin de los trabajadores, recursos financieros, endeudamiento, rentabilidad, liquidez, etc.

Desarrollo

Confeccin de la matriz DAFO


Determinacin de la estrategia a desarrollar y de los indicadores de xito
Actuacin
Evaluacin

5.2 ELABORACIN DE MATRIZ DAFO


Por lo tanto, la empresa ZZZ realizar el anlisis DAFO:

Anlisis del entorno de Amenazas y oportunidades


Anlisis de los recursos internos de Fortalezas y debilidades

La matriz DAFO ser cumplimentada por la Direccin de la empresa en la informacin documentada con el
cdigo ID-YYY-YY-YZ

5.3 TRATAMIENTO DE RESULTADOS Y TOMA DE DECISIONES

Para poder hacer las evaluaciones oportunas de los resultados obtenidos en la matriz DAFO
consideraremos:

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Una vez detectadas las debilidades de la empresa, para mitigarlas, algunas de ellas, se deben considerar
metas, y por lo tanto, tienen que formar parte de los objetivos de calidad de la empresa. Quedarn
indicados en la informacin documentada de objetivos (ID-ABC-YY-YY) e indicadores (ID-ABC-DD-YY).

Por otro lado, una vez identificadas las amenazas reales de la empresa, la Direccin deber evaluar los
riesgos de stos y tomar las medidas oportunas. La evaluacin de riesgos de las amenazas son
incorporadas en la gestin de riesgos de la empresa, siguiendo el procedimiento PAC-DDD-ZZ.

Posteriormente, una vez analizados los datos, unos marcados como objetivos, otros evaluando su riesgo,
se realizar el Diseo de la estrategia, el desarrollo de la estrategia y la evaluacin y control de los
resultados. Estos datos sern recogidos en el acta de la Reunin de la revisin del sistema (ID-ZZ-JJ-
01) que se realiza de forma anual.

NOTA: Una vez realizada la matriz DAFO podis utilizar la herramienta CAME con la finalidad de
establecer las estrategias empresariales a utilizar, con los datos obtenidos de sta. Esta segunda
herramienta nos da la informacin necesaria para establecer las pautas sobre los aspectos hallados en los
diagnsticos de situacin obtenidos anteriormente a partir de la matriz DAFO. Gracias a estos anlisis
podemos tomar decisiones correctas de la empresa, planteando un diseo estratgico perfecto.

6 DOCUMENTOS RELACIONADOS

La informacin documentada (ID) que deriva de este procedimiento es:

Matriz DAFO (ID- )

Objetivos de Calidad (ID- )


Indicadores de calidad (ID- )

Ficha individual de evaluacin de riesgos (ID- )


Registro de riesgos (ID- )

Formato de acta de reunin anual de riesgos (ID- )


Plan de contingencias de riesgos (ID- )

Acta de reunin de la revisin del sistema (ID- )

Procedimientos que hay que tener en cuenta para analizar y tomar decisiones de los datos obtenidos en
este procedimiento:

Indicadores y objetivos (PAC- )

Gestin de riesgos de los procesos (PAC- )

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Revisin por la Direccin (PAC- )

Si necesitis profundizar ms sobre la Matriz DAFO, os recomiendo que consultis el artculo publicado por
Daniel Blanco sobre este tema (Ver aqu), ya que lo explica de una manera sencilla profundizando en el
concepto.

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