BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang dan Permasalahan

Kebutuhan akan informasi semakin mendesak sejalan dengan arus globalisai

yang terjadi diseluruh dunia. Globalisai dapat dipahami sebagai sebuah proses (atau

serangkaian proses) yang mewujudkan hubungan sosial dan transaksi sosial, kegiatan,

kekuasaan yang saling berinteraksi secara lintas benua/tanpa batas. Dalam era

globalisasi sebuah kantor modern tidak akan berjalan tanpa data dan informasi,

karena data dan informasi adalah kebutuhan dasar bagi setiap instansi maupun

individu. Arsip merupakan sumber informasi primer bagi organisasi untuk

melaksanakan fungsi dan tugasnya antara lain; sebagai bahan pengambilan

keputusan, sebagai bukti kinerja instansi dan bahan perencanaan kedepan bagi

organisasi. Menurut Undang-undang 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 arsip didefinisikan

sebagai berikut :

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa, dan
bernegara. 1
Selain pengertian arsip yang berasal dari undang-undang 43 tahun 2009, kita juga

dapat melihat pengertian menurut Susan Z. Diamond dalam bukunya Record

Management yaitu:

1
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2.
 2

A record is any form of recorded information. The information maybe

recorded on papaer, microfilm, audiotapes, videotapes, or any computer
readable medium such as a computer tape or disk, a compact disk, or an
optical disk. In other words, except for unrecorded conversations, practically
any information created or communicated within an organization forms a
record.2

Artinya kurang lebih :

Arsip adalah setiap bentuk informasi yang dicatat. Informasi yang dapat
dicatat di atas kertas, mikrofilm, kaset audio, kaset video, atau semua
media yang dapat dibaca komputer seperti tape komputer atau disk,
compact disk (CD), atau disk optik. Dengan kata lain, kecuali untuk
percakapan yang tidak tercatat, hampir semua informasi yang dibuat atau
dikomunikasikan dalam suatu organisasi menghasilkan arsip.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip memiliki peran yang penting

bukan hanya untuk kepentingan organisasi atau lembaga, namun juga untuk bangsa

dan negara, sebab arsip merupakan rekaman informasi yang tercipta dari hasil

kegiatan dan transaksi organisasi yang tidak hanya untuk kebutuhan saat ini, juga

kebutuhan yang akan datang sebagai bahan pertanggung jawaban kehidupan

berbangsa dan bernegara kepada generasi yang akan datang. Setiap organisasi

mempunyai kewajiban untuk menjaga dan mengelola arsip yang diciptakannya, sebab

arsip selain mempunyai nilai kebuktian, juga memiliki nilai kekinian dan kelampauan

yang harus dipertanggung jawabkan pada generasi mendatang. Mengingat begitu

pentingnya arsip maka perlu dikelola dengan baik dan benar, yaitu dengan

mengelolanya secara efektif dan efisien sesuai dengan kaidah kearsipan, supaya

ketika arsip tersebut dibutuhakan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

2
Susan Z. Diamond, Records Management (New York: Amacom, 1991),
hlm. 1.
 3

Dilihat dari segi fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis

dan statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi suatu organisasi. Sedangkan

arsip statis adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan organisasi, namun memiliki nilai

kesejarahan. Menurut kegunaannya arsip dinamis dapat dibedakan menjadi dua yaitu

arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif merupakan arsip

yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam

penyelenggaraan administrasi. 3 Dengan kata lain arsip dinamis aktif adalah arsip yang

frekuensi pengunaannya masih tinggi dalam suatu organisasi, sedangkan arsip

dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya dalam suatu organisasi

sudah menurun bahkan jarang digunakan oleh organisasi berkaitan.

Arsip inaktif merupakan arsip yang tingkat penggunaannya di dalam suatu

organisasi menurun atau jarang dipakai, namun bukan berarti arsip yang telah

memasuki masa inaktif atau masa penurunan frekuensi penggunaan ini dapat

dianggap tidak penting. Pada hakikatnya masa arsip inaktif merupakan suatu masa

transisi antara arsip dinamis aktif dan arsip statis, jika dalam pengelolaan arsip

dinamis inaktif dilakukan secara sembarangan atau tidak benar, maka akan

dimungkingkan organisasi tersebut dapat kehilangan arsipnya. Tempat menyimpan

arsip inaktif yaitu record centre. Di record centre ini arsip inaktif diolah. Mengolah
3
Pedoman Penataan Arsip Inaktif. (Jakarta : Kantor Arsip Daerah Pemerintah
Provinsi DKI Jakarta, 2005), hlm. 4.
 4

arsip inaktif di record centre adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengontrol dan

menjaga keutuhan informasi dan fisik arsip yang tersimpan di record centre.

Kegiatan pengolahan tersebut dimulai dari arsip dipindahkan, pemilahan, input data,

mengklasifikasi, sortir, penomoran definitif, penyimpanan dalam ordner, pelabelan

dan penemuan kembali.

BPJS Kesehatan (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan)

merupakan Badan Hukum Publik yang ditugaskan khusus oleh pemerintah untuk

menyelenggarakan jaminan pemeliharaan kesehatan bagi seluruh rakyat Indonesia,

terutama untuk Pegawai Negeri Sipil, Penerima Pensiun PNS dan TNI/POLRI,

Veteran, Perintis Kemerdekaan beserta keluarganya dan Badan Usaha lainnya

ataupun rakyat biasa. BPJS Kesehatan bersama BPJS Ketenagakerjaan (dahulu

bernama Jamsostek) merupakan program pemerintah dalam kesatuan Jaminan

Kesehatan Nasional (JKN) yang diresmikan pada tanggal 31 Desember 2013. Untuk

BPJS Kesehatan mulai beroperasi sejak tanggal 1 Januari 2014, sedangkan BPJS

Ketenagakerjaan mulai beroperasi sejak 1 Juli 2014. BPJS Kesehatan sebelumnya

bernama Askes (Asuransi Kesehatan), yang dikelola oleh PT Askes Indonesia

(Persero), namun sesuai UU No. 24 Tahun 2011 tentang BPJS, PT. Askes Indonesia

berubah menjadi BPJS Kesehatan sejak tanggal 1 Januari 2014.

Arsip yang tercipta di BPJS Kesehatan (Badan Penyelenggara Jaminan

Sosial Kesehatan) Yogyakarta tentunya sangatlah penting, karena arsip yang tercipta

berkaitan dengan data-data kepesertaan jaminan pemeliharaan kesehatan. Pada tahun

 5

2013 di BPJS Kesehatan (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan)

Yogyakarta pernah digunakan sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan Program Studi

Kearsipan Universitas Gadjah Mada. 4 Melihat dari fokus praktik kerja lapangan

sebelumnya dengan judul Penataan Arsip Tidak Teratur di PT Askes Kantor Cabang

Utama Yogyakarta, pada praktik kerja lapangan tahun ini penulis akan mengambil

fokus yang berbeda dari judul sebelumnya yaitu mengenai Pengolahan Arsip Inaktif

di BPJS Kesehatan Kantor Cabang Utama Yogyakarta. Dengan pengolahan

arsip/dokumen inaktif yang baik serta penyimpanan yang baik, diharapkan akan

membantu terwujudnya penyelenggaraan kearsipan di BPJS Kesehatan (Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan) Yogyakarta serta membantu pelaksanaan

ketersediaan informasi berdasarkan tugas pokok dan fungsi seperti yang telah

diamanatkan dalam undang-undang.

Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimana pengolahan arsip inaktif di BPJS Kesehatan (Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan) Yogyakarta?

2. Apa saja sarana pengolahan arsip inaktif di BPJS Kesehatan (Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan) Yogyakarta?

3. Faktor apa saja yang menghambat proses pengolahan arsip inaktif di BPJS

Kesehatan (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan) Yogyakarta?

4
Siti Kurniasih, Weny Farisca, Annisa Fadila dan Rizki Swastia Rorah,
Penataan Arsip Tidak Teratur di PT Askes Kantor Cabang Utama Yogyakarta,
Laporan Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan SV UGM, Tahun 2013.
 6

B. Tujuan

Tujuan dalam penulisan Tugas Akhir yang berjudul Pengolahan Arsip Inaktif

di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta

yaitu :

1. Mengetahui cara pengolahan arsip inaktif di BPJS Kesehatan (Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan) Daerah Istimewa Yogyakarta.

2. Mengetahui sarana dalam proses pengolahan arsip di BPJS Kesehatan (Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan) Daerah Istimewa Yogyakarta.

3. Mengetahui kendala apa yang dihadapi dalam pelaksanaan pengolahan arsip

inaktif yang terdapat di BPJS Kesehatan (Badan Penyelenggara Jaminan

Sosial Kesehatan) Daerah Istimewa Yogyakarta.

C. Metode Pengumpulan Data

Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode untuk

menyampaikan data atau informasi yang akurat dan relevan sesuai dengan tema yang

dipilih penulis. Adapun metode yang digunakan adalah studi pustaka, observasi dan

partisipasi, dan wawancara.

1. Metode Studi Pustaka

Studi pustaka adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan

penelaahan terhadap buku-buku, literatur-literatur, catatan-catatan dan laporan-

laporan yang ada hubungannya dengan masalah yang dipecahkan. 5 Metode studi

5
M.Nazir, Metode Penelitian (Jakarta:Ghalia Indonesia, 2003), hlm 27.
 7

pustaka dilakukan dengan mengumpulkan data melalui penelusuran literatur-literatur

kepustakaan, khususnya tentang Pengolahan Arsip Inaktif. Buku tersebut diperoleh

dari Perpustakaan Pusat UGM, Perpustakaan Program Diploma Kearsipan dan

Perpustakaan Daerah Istimewa Yogyakarta. Metode ini dimaksudkan agar penulis

dapat memperluas pengetahuan yang berkaitan dengan topik tugas akhirnya, serta

sebagai perbandingan antara apa yang ada di bahan pustaka dengan kenyataan yang

ada di lapangan. Dengan adanya dukungan teori yang lengkap diharapkan penulis

sudah siap untuk menghadapi permasalahan dilapangan yang berkaitan dengan topik

yang dipilih.

2. Metode Observasi dan Partisipasi

Observasi adalah suatu cara pengumpulan data dengan mengadakan

pengamatan langsung terhadap suatu obyek dalam suatu periode tertentu dan

mengadakan pencatatan secara sistematis tentang hal-hal tertentu yang diamati.6

Observasi berarti mengumpulkan data langsung dari lapangan. Penulis melakukan

observasi dan pengamatan selama 2 bulan tentang Pengolahan Arsip Inaktif di BPJS

Kesehatan (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan) Daerah Istimewa

Yogyakarta. Penulis ikut berpartisipasi dalam mengolah arsip inaktif di BPJS

Kesehatan (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan) Daerah Istimewa

Yogyakarta. Observasi partisipasi dilakukan untuk dapat memahami proses

6
J.R Raco, Metode Penelitian Kualitatif : Jenis Karakteristik dan
Keunggulannya (Jakarta:Grasindo, 2009), hlm 112.
 8

pengolahan arsip inaktif dengan memanfaatkan sarana dan prasarana di instansi

tersebut.

3. Metode Wawancara

Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian

dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara

dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan alat yang dinamakan

interview guide.7 Penulis dapat melakukan tanya jawab atau wawancara kepada

petugas atau pihak yang mengetahui dalam kegiatan yang berhubungan dengan tema

yang dipilih penulis yaitu Pengolahan Arsip Inaktif di BPJS Kesehatan (Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan) Daerah Istimewa Yogyakarta. Kegiatan

tanya jawab dapat dilakukan secara formal maupun informal, artinya tanya jawab

dapat dilakukan pada waktu praktek dilapangan atau meminta waktu diluar jam kerja

kepada narasumber untuk diwawancarai dengan media perekam handphone yang

dapat direkam dalam bentuk audio maupun audiovisual sebagai bukti bahwa

wawancara tersebut memang benar adanya.

D. Tinjauan Pustaka

Literatur terpilih yang digunakan penulis sebagai acuan dalam penyusunan

Tugas Akhir, yang dianggap relevan dengan tema pengolahan arsip inaktif antara lain

sebagai berikut :

7
Wawancara, http://merlitafutriana0.blogspot.com/p/wawancara.html, diakses
pada 26 April 2015, pukul 19.33 WIB.
 9

Buku pertama adalah Records Management,Second Edition karangan Susan

Z. Diamond, diterbitkan di New York tahun 1991 oleh Amacom. Buku ini secara

garis besar menjelaskan tentang peran manajemen arsip, memberikan konsep

manajemen dari memulai sampai mengembangkan program manajemen,

melaksanakan inventarisasi arsip sampai mengimplementasikannya, penyimpanan,

pengelolaan file, pendokumentasian sampai bagaimana manajemen arsip di masa

yang akan datang.

Dalam buku ini Susan memberikan gambaran tentang record centre untuk

mengelola arsip inaktif. Susan menjelaskan tentang pilihan-pilihan record centre

sampai prosedur pelaksanaan pengelolaan arsip inaktif di record centre. Pilihan-

pilihan record centre tersebut meliputi the on site record centre, the off site company

operated facility, and the commercial record centre yang kemudian dibuat designnya

kemudian digunakan untuk mengatur penataan arsip. Yaitu meliputi penentuan lokasi

simpan, penataan dalam boks dan rak arsip, kemudian menyusun daftar arsip. Untuk

prosedur pelaksanaan pengelolaan arsip inaktif di record centrenya kegiatannya

antara lain pemindahan arsip yaitu dari unit pengolah ke record centre, penemuan

kembali arsip dan pemusnahan arsip.

Buku kedua yang digunakan berjudul Manajemen Kearsipan untuk Lembaga

Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi karya Basir Barthos di Jakarta, yang

diterbitkan oleh PT. Bumi Aksara pada tahun 2009. Buku ini berisi tentang dasar-

dasar tentang ilmu kearsipan, mulai dari pengertian arsip hingga arsip tersebut
 10

mengalami proses penyusutan. Bab yang diambil karena relevan dengan tema PKL

adalah bab V dan bab VI, yang memaparkan tentang pegolahan arsip dinamis inaktif.

Buku ketiga adalah Information and Image Management A Record System

Approach yang disusun oleh Betty R,Ricks, yang diterbitkan pada tahun 1992 di

Ohio, oleh South-Western Publishing. Buku ini secara garis besar membahas tentang

ilmu-ilmu kearsipan yang baik dan benar. Bagian yang terkait dengan tema yang

diambil adalah pada bagian kesepuluh, yang berisikan penjelasan mengenai

manajemen arsip inaktif (Inactive Records Management), juga meliputi fasilitas

records centre sehingga penulis dapat menjadikan buku ini salah satu tinjauan

pustaka yang digunakan

Buku terakhir adalah Manajemen Kearsipan Modern (dari konvensional ke

basis komputer) karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono di Yogyakarta tahun

2005 oleh Gava Media Yogyakarta. Keseluruhan buku ini membahas tentang sistem

kearsipan dari konvensional sampai modern dengan menggunakan teknologi modern

untuk membantu pengelolaan kearsipan. Dalam buku ini juga menguraikan tentang

arsip inaktif terkait dengan sistem-sistem penyimpanan, perlengkapan, dan

penyusutan arsip yang dapat dijadikan acuan pengolahan arsip inaktif yang benar

sesuai kaidah kearsipan.

E. Sistematika Penulisan

Laporan Tugas Akhir dengan judul Pengolahan Arsip Inaktif di Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta terdiri atas 4

 11

bab. Untuk memberikan gambaran tugas akhir ini secara singkat, maka diuraikan

sebagai berikut:

Bab I, adalah Pendahuluan, terdiri atas latar belakang dan rumusan masalah,

tujuan penelitian, tinjauan pustaka, metode penelitian dan sistematika penulisan.

Bab II merupakan gambaran umum BPJS Kesehatan KCU Yogyakarta yang

menguraikan tentang sejarah singkat BPJS Kesehatan, Visi dan Misi, Struktur

Organisasi, Fungsi, Tugas dan Wewenang serta pengorganisasian kearsipan di BPJS

Kesehatan KCU Yogyakarta

Bab III berisikan mengenai Pengolahan Arsip Inaktif di BPJS Kesehatan KCU

Yogyakarta. Bab ini berisi hasil penelitian dan pembahasan yang berisikan Kondisi,

Volume dan Jenis Arsip Inaktif, tahapan pengolahan arsip inaktif, sarana dan

prasarana dalam pengolahan arsip inaktif serta kendala yang dihadapi dalam

pengolahan arsip inaktif di BPJS Kesehatan KCU Yogyakarta.

Bab IV Penutup, yang berisikan kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah

hasil yang didapatkan atas rumusan masalah. Saran adalah masukan yang diberikan

oleh penulis kepada BPJS Kesehatan KCU Yogyakarta dalam melakukan pengolahan

arsip inaktifnya, agar kedepannya bisa lebih baik lagi.