1.

METODOLOGA PARA VERIFICACIN Y CONTROL DE LOS PROCESOS:

La metodologa para la verificacin y el control de proceso, es llamada ciclo PHVA

(Planear, hacer, verificar, actuar) compuesto por las cuatro fases bsicas del control:
planificar, ejecutar, verificar y actuar correctivamente. Los trminos usados en el ciclo
PHVA, tienen el siguiente significado:

Planear (P): Consiste en: Establecer metas para los indicadores de resultado y
establecer la manera (el camino, el mtodo) para alcanzar las metas
propuestas.
Hacer (H): Ejecucin de las tareas exactamente de la forma prevista en el plan
y en la recoleccin de datos para la verificacin del proceso. En esta etapa es
esencial el entrenamiento en el trabajo resultante de la fase de planeamiento.
Verificar (V): Tomando como base los datos recolectados durante la ejecucin,
se compara el resultado obtenido con la meta planificada.
Actuar (A): Esta es la etapa en la cual el usuario detect desvos y actuar de
modo que el problema no se repita nunca ms.

2. AUTOMATIZACIN DE LOS PROCESOS

3. SISTEMATIZACIN DE LOS PROCESOS

Se denomina sistematizacin al proceso por el cual se pretende ordenar una serie de
elementos, pasos, etapas, etc., con el fin de otorgar jerarquas a los diferentes
elementos.

Quizs a este trmino podemos asociarlo a mquinas, a procesos industriales o a

investigaciones acadmicas, pero muy por el contrario, adems de ligarse a todos
estos procesos, tambin est presente en la vida cotidiana.

El objetivo de un proceso de sistematizacin es facilitar que los actores de los procesos

de desarrollo se involucren en procesos de aprendizaje y de generacin de nuevos
conocimientos o ideas de proyectos e iniciativas de polticas/estrategias a partir de las
experiencias documentadas, datos e informaciones anteriormente dispersos.

4. PROCEDIMIENTOS:

Es un conjunto de acciones u operaciones interrelacionadas y en orden lgico que

tienen que realizarse de la misma forma, para obtener un resultado.

Los procedimientos describen de forma detallada cmo se realizan determinadas

actividades, procesos o funciones.

5. CARACTERSTICAS DEL PROCEDIMIENTO:

Las principales caractersticas de los procedimientos, consisten en que no son de
aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender de cada situacin en particular,
son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la
aplicacin continua y sistemtica y son flexibles y elsticos, ya que pueden adaptarse a
las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista

Sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce
como un sistema.
Mtodo de trabajo colectivo; en un procedimiento intervienen varias personas.

No se centran en una actividad especfica. Un procedimiento est compuesto por varias

actividades que a su vez contienen tareas.

Un procedimiento debe ser medible

- debe tener un resultado especfico
- debe entregar resultados a quien lo ejecuta
- debe tener alguien o algo que lo ejecute

6. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO:

Para aprender e identificar como hacemos cada cosa, cada proceso.

Determinar el orden lgico que deben seguir las actividades.

- Promover la eficiencia y especializacin.

- Delimitar responsabilidades y evitar duplicidad.
- Determinar cmo deben ejecutarse las actividades y tambin cuando y quin deben
realizarlas.
- Son aplicables en
actividades que se presentan
repetitivamente
7. PROPSITOS DEL PROCEDIMIENTO:

Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades

rutinarias y especficas; se establecen de acuerdo con la situacin de cada empresa, de
su estructura organizacional, clase de producto, turnos de trabajo, disponibilidad de
equipo y material, incentivos, etc.
Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que
deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.

8. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO:

En principio, a la hora de identificar de manera inicial los procedimientos, va a importar

el tamao de la organizacin a analizar, as como la cantidad de actividades que tenga
capacidad de realizar, y segn experiencia y otros factores, describiremos las
sistemticas ms comunes de este tipo de organizacin.

Las organizaciones se basan en desarrollar actividades, las cuales se agrupan para dar
procesos, los cuales interactan entre s. como si de engranajes se tratara, para hacer
funcionar las organizaciones, sin dejarse llevar por la inercia.

lo que se pretende es que todas las cosas que se realizan en una organizacin queden
perfectamente identificadas. Lo ideal debera ser que furamos capaces de identificar
las actividades hasta el mnimo nivel que se pueda, con el fin de que los lmites de los
procesos puedan quedar perfectamente definidos.
En la identificacin de procedimientos debemos definir como actividades de las
organizaciones, aquello implicado directamente con las entradas reales de dinero o
facturables dejndose la mayor parte de estas actividades fuera del control ordenado
de la gestin

Una manera til de saber qu se hace en nuestra organizacin puede ser la elaboracin
de un organigrama del que podamos extraer posteriormente lo que hace cada
elemento personal o departamental de la organizacin, y vamos a poder comprobar
cuntas actividades quedan indefinidas.

En toda Unidad o Servicio se realizan multitud de actividades y tareas diferentes. Todas

ellas forman parte de procesos, pero, a menudo, stos no se conocen, por lo que se
carece de un conocimiento real de la situacin de cada tarea dentro del proceso y, por
tanto, de las consiguientes posibilidades de mejora. La identificacin de los procesos se
puede realizar por diversos mtodos

Ejemplos:
1.Relacionando las tareas que realizan las personas. A continuacin, se clasifican se
agrupan y se asignan a procesos.

2. Identificando los procesos, a partir de los resultados finales (producto o servicio

prestado). De cada resultado o producto final se indaga de dnde viene, cmo ha sido
realizado, quin lo ha hecho, ... y as sucesivamente.

3. Estableciendo los procesos principales (claves u operativos) de acuerdo a la misin de

la Unidad y a partir de aqu, buscar el resto de procesos

9. INTERACCIN DE PROCEDIMIENTOS:

La interaccin relaciona los principales procesos de la empresa: Organizacin,

planificacin, diseo del producto, realizacin del producto, finalizacin del producto y
los procedimientos que hay en cada proceso.

Ejemplo:
RR-HH. interacciona con la direccin administrativa porque es el rea a la que
pertenece, y adems realiza actividades que deben ser autorizadas por esta rea.
Con la Direccin Tcnica porque tiene que ver con respecto al personal y autorizacin
de tiempos extras.
Con la Direccin General en la toma de decisiones.
Con contabilidad con respecto a la nmina y pagos del personal.
Con todas las areas para capacitacin.

10. FLUJOGRAMAS

Los agramas de flujo o flujogramas, son representaciones graficas que emplean

elementos geomtricos para representar secuencias de un proceso, de igual modo
permiten describir la secuencia y su interaccin de las distintas etapas de un
procedimiento. Utilizan smbolos con significados bien definidos que representan los
pasos de un procedimiento en la organizacin y el flujo de ejecucin mediante flechas.
11. TIPOS FLUJOGRAMAS

Por su presentacin:

De bloque: Se representan en trminos generales con el objeto de destacar

determinados aspectos.
De detalle: Plasman las actividades en su ms detallada expresin.

Por su formato:

De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia

abajo y de derecha a izquierda
De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda
a derecha en forma descendente
De formato tabular: Tambin conocido como de formato columnar o
panormico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las
operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
De formato arquitectnico: Muestra el movimiento o flujo de personas,
formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a travs del espacio
donde se realizan

Por su propsito:

De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o

ninguna descripcin de operaciones con poca o ninguna descripcin de
operaciones.
De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quin o en
donde se realiza y en qu consiste sta.
De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la
manera de hacerlas.
Analtico: Describe no slo el procedimiento quin lo hace, y cmo hacer cada
operacin, sino para qu sirven.
De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.
Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada.
De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y dibujos.
Asistido por computadora: El flujo de informacin se hace con recursos
de software.
12. SIMBOLOGA DE LOS FLUJOGRAMAS
13. REGLAS PARA LA ELABORACIN DE LOS FLUJOGRAMAS

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedara fijado el

comienzo (Entrada/ inicio) y el final del diagrama(salida).
Identificar y listar las principales actividades/ subprocesos que estn incluidos en
el proceso a describir y su orden cronolgico.
Listar actividades menores si estn incluidas en el nivel de detalle definido.
Identificar y listar puntos de decisin.
Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los
correspondientes smbolos.
Asignar un ttulo al flujograma y verificar que este completo y describa con
exactitud el proceso elegido.
Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.