El siguiente ranking resalta los errores ms frecuentes en la realizacin de un evento de mercadeo:

1 Lanzamiento sobre el tiempo

Por lo general, en las compaas la creacin de un nuevo producto es un arduo proceso el cual
puede durar semanas, meses e incluso aos en desarrollarse; sin embargo, el lanzamiento del
producto es una fase con menos tiempo de planificacin que la fase de produccin.

En estas condiciones los equipos de comunicacin y de mercadeo terminan comprometidos con el

proyecto sin tener el suficiente tiempo para la planeacin del evento.

Por esto, los versados en el tema recomiendan iniciar la fase de planificacin del lanzamiento una
vez que el producto tenga el aval de la gerencia, de esta manera en el lanzamiento del producto, el
equipo de mercadeo tiene el mismo tiempo para planificar y ejecutar la estrategia que el equipo
de produccin para facturarlo.

2 Perder la atencin en los detalles

Muchas veces, se focaliza la atencin en aspectos secundarios (la contratacin de ciertos artistas o
la seleccin de un saln especfico)

y se descuida el motivo real de la actividad. En efecto, no se trata de convocar al pblico para

presentarles un show, sino de elegir un espectculo que integre una estrategia comunicativa
determinada, la cual debe estar formulada de manera clara.

Al momento de organizar un evento, primero se debe establecer cules son los objetivos para
llevar a cabo dicha estrategia de mercadeo. Para ello, se pueden responder interrogantes bsicos
como: Qu tipo de evento se quiere realizar? A quin va dirigido? o indagar sobre el objeto del
evento: si es motivar, fidelizar, capacitar, integrar, etc.

3 Falta de unidad de criterios frente a la estrategia

Este es uno de los errores ms comunes y evidentes en la ejecucin de un evento de cualquier

tipo. El recurso humano de la empresa no tienen unificados los criterios frente a la estrategia y sus
distintas versiones evidencian contradicciones en la difusin del mensaje. Entonces, sucede que el
medio o la campaa comunican una promesa al cliente, pero cuando el consumidor tiene contacto
directo por cualquier va con algn funcionario de la compaa o los organizadores, la percepcin
de este hacia la estrategia comunicativa, planteada en el evento, cambia negativamente.

4 Descuidar el aspecto logstico

Algunos factores parecen obvios; sin embargo es sorprendente la cantidad de empresas que los
omiten al momento de organizar un evento, verbigracia: se calcul de manera errada el nmero
de asistentes y la comida no alcanz, hubo negligencia con la informacin transmitida acerca de
los horarios y los asistentes llegaron dos horas despus de lo previsto, el lugar donde se organiz
el evento no tiene fcil acceso (ubicacin, distancia, transporte pblico) y nadie pens en quienes
no tienen vehculo propio para desplazarse hacia dicho lugar. Descuidos como estos generan un
impacto negativo en tiempos y costos durante el evento. Cinco problemas logsticos ms
frecuentes durante un evento son: Seleccin del lugar. En ocasiones el lugar de celebracin
presenta problemas de dimensin, iluminacin, disponibilidad del sitio, seguridad, facilidad de
consecucin de equipos, sistemas de comunicacin, salida de emergencia y servicios
complementarios.

Meteorologa. En eventos al aire libre, el clima puede ser determinante, por lo que es necesario
tener a disposicin lugares alternativos.

Problemas de salud imprevistos. Los asistentes a un evento pueden abarcar edades y estados de
salud diferentes, debido a esto, sea que se organice el evento en el centro de una ciudad o sea en
un lugar rural, siempre es necesario tener disponible el telfono del centro de salud ms cercano
al lugar donde se va a celebrar el evento.

Proveedores. Contar con una buena agenda de proveedores es imprescindible para quien
pretende organizar un evento.

Esta mirada global marca la diferencia entre proyectar un mensaje claro, el cual la gente recordar
para siempre, y recibir opiniones de los asistentes como: nos divertimos, pero no aprendimos
nada o fue una prdida de tiempo haber venido aqu, las cuales reflejan el fracaso en la difusin
del mensaje durante la ejecucin del acto.

5 Convocatoria ineficiente de medios

Una manera de medir el xito de un evento es su repercusin en los medios masivos. En efecto,
cuando se hace una convocatoria de medios se espera obtener notoriedad, convertirse en noticia
y salir en los medios masivos, de no ser as el evento no tendr trascendencia y perder impacto
tanto con los asistentes como con el publico en general.

6 Descuidar el presupuesto

Establecer el presupuesto para un evento demercadeo es una de las tareas ms difciles que
enfrentan los organizadores del evento. Cuando un cliente aprueba el presupuesto presentado
para la realizacin de dicho acontecimiento, no es profesional incluir ms gastos en el mismo; por
ello es importante incluir en el presupuesto una partida de gastos imprevistos, con el fin de poder
soportar gastos extras no contemplados inicialmente.

7 Descuidar la relacin costo beneficio

Existen eventos de alto impacto que, ms all de los comentarios eufemsticos de la ocasin, no
generan, en el staff, los resultados esperados por los directivos de la compaa. En ocasiones, una
inversin demasiado ostentosa puede resultar contraproducente.

En la mayora de casos, con una buena dosis de creatividad es posible planificar eventos
diferentes, incluso, ms sencillos pero mucho ms eficaces.
8 Olvidar el Plan B

Una cuestin determinante consiste en el hecho de que un evento es un acto de comunicacin

llevado a cabo en directo, lo cual hace que el tiempo de resolucin de imprevistos sea mnimo. Es
mejor tener un plan B en lugar de intentar idearse uno sobre la marcha cuando se enfrenta un
tema que puede afectar negativamente el evento.

Para evitar los imprevistos durante la ejecucin del evento, los expertos recomiendan, por
ejemplo, prever elementos, lugares y personal de sustitucin, lo cual facilitar dar una respuesta
inmediata ante cualquier eventualidad.

9 No Dejar al nmero 1 a cargo del lanzamiento

La persona apropiada para tener la responsabilidad primaria del proceso del lanzamiento es el
Gerente de Producto y no el personal ejecutivo, quienes tienen mltiples responsabilidades y
tareas en las cuales se puede perjudicar la estrategia.

El Gerente de Producto debe de ser informado de manera que pueda tomar decisiones; mientras
que la iniciativa del liderazgo, del da a da, debe provenir de aquellos quienes estn enfocados en
hacer del lanzamiento un xito.

10 Omitir la elaboracin y seguimiento de indicadores de gestin

Algunas empresas consideran los eventos como un gasto y no tienen conciencia de la importancia
de medir los resultados de estos. Cuando se realiza un evento se deben definir los indicadores de
gestin para saber si los objetivos establecidos en la fase de planificacin se cumplieron o no.