UNIDAD 1

INTRODUCCIN A LA
ADMINISTRACIN DE COMPRAS
1.1 CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA
ADMINISTRACIN DE COMPRAS
1.-Se define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad
adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor ms apropiado.
2.-Aquirir productos y servicios en la cantidad, calidad, precio, momento, sitio y
proveedor justo o adecuado, buscando la mxima rentabilidad de la empresa y
logando con ella una motivacin para que le proveedor desee seguir realizando sus
negocios con su cliente.
MISION DE COMPRAS
Detectar las prioridades competitivas necesarias para cada producto o servicio
tomando en cuenta lo siguiente:
>Costo de produccin: Bajos
>Entrega y distribucin: Rpida
>Producto y Servicios: Calidad
OBJETIVOS DE COMPRAS
Los objetivos fundamentales de toda compra se pueden resumir del modo siguiente:
Mantener la continuidad del abastecimiento.
Hacerlo con la inversin mnima en existencia.
Evitar duplicidades, desperdicios o inutilizacin de los materiales.
Mantener los niveles de calidad en los materiales, basndose en loa
adecuado de los mismos para el uso en que los destinan.
Procurar materiales al precio ms bajo posible compatible con la calidad y
servicio requerido.
Mantener la posicin competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus
beneficios en lo que los costos de material se refieren.
Por qu tomar en serio la funcin de compras?

1.- Se torne en elemento fundamental para el desarrollo productivo, convirtindose

en la fuente de abastecimiento, que finalmente alimenta y soporte el engranaje
competitivo de los diferentes productos que ms se ofertan en el de mercado.

1.1.1 CARACTERSTICAS DEL REA DE

COMPRAS
-Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.
- Se requiere un anlisis minucioso de la bondad de las mercancas y servicios
que la abastecedor ofrece.
- El comprador decide que adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los
precios y tendencias del mercado (oferta y demanda)
- No compres se pacte con el proveedor que ofrezca las condiciones ms
ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de
entrega.
- Un comprador capaz debe vaticinar le evolucin futura del mercado.
-En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al
producto/servicio a adquirir.
-Calidad-precio-tiempo de entrega-cantidad.

Funciones del departamento de compras

Su funcin primordial es ayudar a producir ms utilidades en la empresa.

En la empresa pequea es el propietario quien hace la compra de los materiales.
A medida que se crece se requiere de la participacin de una persona
especializada en este funcin, a quien se le denomina jefe, gerente o director de
compras.

Funciones propias.
1.- Atender oportunamente a los proveedores.
2.- Recibir muestras y cotizaciones.
3.- Analizar y definir nuevos productos en forma oportuna.
4.- Anlisis y esa estacin de nueva lista de precios.
5.- Revisar y actualizar la base de datos.
6.- Negocios descuentos y condiciones de pago.
7.- Visitar la competencia y el medio.
8.- Almacenes propios de la compaa.
9.- Visitar las bodegas o centros de distribucin y zonas de almacenaje y
despacho de mercancas.
10.-Determinar las cantidades de compra.
11.- Tomar decisiones rpidas en coordinacin con otras reas de la empresa.
12.- Estar atento de que los almacenes piden oportunamente la cantidad suficiente
de mercanca.

1.1.2 OBJETIVOS DEL REA

Los objetivos generales de un departamento de compras son:

Establecer normas y polticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la

empresa.
Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el
producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y
disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
Desarrollar y administrar las compras.
Establecer proveedores bien evaluados.
Esther informados de los cambios tecnolgicos que pueden surgir en el uso de los
materiales, para poder traducirlos en mi ahorro de costos, mejora de calidad en
materiales o artculos, mejora de servicios de adquisicin y distribucin.
1.1.3 ORGANIGRAMA

COMPRAS

ASEGURAMIENTO
CONTROL DE DE CALIDAD, MAQUINAS Y CUENTAS
INVENTARIOS SUPERVICION E EQUIPOS POR PAGAR
INVESTIGACION SIMILARES

ALMACENES Y
BODEGAS
1.1.4 FUNCIONES

El departamento de compras no puede cumplir funcin de forma aislada. El

organizacin debe permitir la coordinacin de las tareas a realizar la conexin con
otros departamentos de la empresa. Para ello se tiene en cuenta:
Los presupuestos en laborados por el departamento financiero.
Les necesidades de materia prima y servicios del departamento de produccin.
Los clculos realizados por el personal del del de gestin de stocks y de almacn.
Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

Proceso de funcin

1.- Adquisiciones: accin que consiste en el quieres los insumos, materiales y

equipo, necesarios para el logro de los objetivos del empresa, es cul es deben
ajustarse los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de
entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es necesario
verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas.
2.- Guarda y almacenaje: es el proceso de recepcin, clasificacin,inventario y
control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y
medidas).
3.- Proveer a las dems reas: una vez que el departamento de compras sea
suministrado de todos los materiales necesarios, es obligacin proveer a las dems
reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas
4.- Responsable de la adquisicin de suministros y repuestos.
5.- Evaluar las cotizaciones manejo de la cartera de proveedores.
6.- Crogramacin y seguimiento de rdenes de compra.
7.- Coordinar con proveedores la negociacin de cotizaciones.
8.- Garantizar el abastecimiento oportuno del rea.
1.1.5 DESCRIPCIN Y ANLISIS DEL PUESTO

El jefe de compras es el encargado de la organizacin, coordinacin y control de

todas las actividades en la gestin del servicio su cargo. Sus funciones son:
-Fijar los objetivos a conseguir en cada pedir periodo y confeccionar el
presupuesto.
-Organizar las entidades su departamento.
-Recibir los boletines de solicitud de material, buscar fuentes de suministro es que
mejor se adapte a las necesidades de la empresa, evaluar las ofertas eligiendo los
proveedores ms adecuados.
-Transferir al departamento de administracin de la documentacin.
-Informar y controlar.
-Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios
necesarios para la empresa. Su funcin consiste en conseguir una buena
operacin, ser eficaces y defender los intereses de la empresa.

1.2 RELACIN DEL REA DE COMPRAS CON

OTROS DEPARTAMENTOS DE LA
ORGANIZACIN.

1.2.1 INGENIERA Y PRODUCCIN

Ingeniera
ste departamento tiene como funcin disear los procesos de fabricacin de
productos, y realizar los cambios y modificaciones de los mtodos de fabricacin
del productor.

Produccin
El personal de produccin est interesado en la produccin de artculos y cumplir
con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de
suministros en trminos de inventarios
1.2.2 VENTAS Y DISTRIBUCIN.
Encargado de proporcionar informacin clave al rea de compras.
Puede ser cercana y vital o solo casual de acuerdo con las peculiaridades del
negocio en particular, porque el precio a que la empresa venda los productos
depende de los precios pagados por compras por los materiales componentes,
esto puede ser un factor al cotizar los precios de venta.
Especialmente el departamento de Ventas es el encargado de proporcionar
informacin clave al rea de compras, como las adquisiciones de materia prima,
as como los plazos de recepcin de materiales, fecha de rdenes de compra y
envi de productos terminados depende de lo que el rea de ventas haya
negociado con los clientes de un empresa.
Los ejecutivos de compras son responsables de obtener materiales con calidad y
en las cantidades correctas al menor costo posible. Perciben a los ejecutivos de
ventas como los quienes presionen para obtener varios modelos en una lnea de
productos lo que requiere comprar pequeas cantidades en muchos artculos, en
vez de grandes cantidades de unos cuantos.
En el caso del rea de distribucin:
Deben estar al pendiente uno de otros, esta es la responsable de la entrega de los
materiales.
El rea de distribucin es la responsable de la entrega de productos terminados y
se encarga de que las rdenes de compra se entreguen en las condiciones que
fueron pactadas previamente por ventas y de manera oportuna.
a) Cumplir con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar
cambios.
b) Estar alerta a los desarrollos de mercado y rendir un aviso oportuno de los
cambios que pueden influir en los programas y en los planes.
c) Desarrollar informacin presupuestada de los abastecimientos de materiales y
de los mercados, y programando las entregas si se tiene asignada esta
responsabilidad.
1.2.3 INVENTARIOS Y ALMACEN
En conjunto retro alimentan a compras respecto a la existencia de materias primas
y mercancas.
El Almacn es el responsable de guardar y cuidar de las MP y todo lo que se
necesita para producir.
El personal que labora en esta unidad, es responsable de registrar las entradas y
salidas de materiales y de controlar las existencias. Generalmente se utiliza
un registro conocido como Kardex, el cual puede ser llevado a mano o
electrnicamente.
El control de inventarios debe ser eficiente para evitar que se
tengan datos incorrectos de lo que se tiene en bodega. Para que esto se logre, el
responsable principal de la eficiencia en este control es el Almacn, pues deben
tener registros actualizados en el momento que sucedan los movimientos.
Cuando este control es electrnico, se puede tener en lnea para que hagan las
consultas necesarias los otros departamentos involucrados, ya sea para constatar
que hay existencias de lo que se necesita o para tomar decisiones de adquirir ms
material. De ah la importancia de la actualizacin constante.
Cuando el jefe de bodega se da cuenta de que un material o un producto, se est
terminando, debe avisar de inmediato al Depto. de Compras y de esa forma
trabaja en equipo con ellos.
Cuando ingresa un pedido, Almacn debe avisar al Depto. de Compras de ese
ingreso, con el propsito de mantenerlo informado.
En el caso de ingresos de productos terminados, el Almacn podr hacer
un control de calidad de ellos, siempre que se haya determinado de que lo puede
hacer e informar de los resultados de ese anlisis a las personas interesadas.
El Depto. de Compras, siempre que coloca una orden de compra a un proveedor y
que va a ingresar a la bodega, le enva una copia, con el propsito de que se
prepare para poder recibir el producto, ya sea para determinar si el espacio que va
a tener es suficiente o se tendr que alquilar bodega o va a necesitar un equipo
especial para el manejo.
El departamento de compras es el que se encarga de que todo el almacn este
suficientemente lleno de acuerdo a su beneficio. Es responsabilidad de compras
procurar los materiales necesarios como se especifica en cada rea de la
empresa, para que el fijo de materiales siga siempre en marcha.
1.2.4 FINANZAS
Control de los datos exactos de costos y beneficios obtenidos por la compra
Cuando se dice Finanzas, se quiere dar a entender que es la Tesorera, el Depto.
que paga las cuentas de la empresa.
Hay una temtica acerca de que si debe ser Finanzas quien autorice el Plan de
Compras al Depto. de Compras y en mi opinin, se debe tomar en cuenta lo
siguiente:
Un Presupuesto de Ventas se hace oficial despus de que las altas autoridades y
el Depto. de Mercadeo y Ventas hacen un anlisis del mercado, sobre la
participacin que la empresa tiene de ese mercado y se han establecido metas de
crecimiento, por lo tanto las cantidades a vender estn dentro de la estrategia de
la empresa y por tanto el plan de compras gira alrededor de ese presupuesto.
Una organizacin debe trabajar en equipo para alcanzar esas metas de las ventas,
pues de ah depende la existencia de la empresa, es decir esos objetivos son por
los cuales debe trabajar toda la organizacin.
El Depto. de Compras establece lo que va a comprar, que es lo necesario para
poder vender lo establecido en el Presupuesto, por tanto el Depto. de Finanzas
debe aceptarlo sin hacerle recortes porque no tiene dinero para los pagos. Lo que
sucede en algunas empresas.
El Depto. de Compras remite su plan de compras al Depto. Finanzas con el
propsito de que ellos elaboren su Presupuesto de Efectivo (Cash Flow) para el
perodo correspondiente. Si en alguno de esos meses se detecta que no habr
efectivo para pagar compromisos, la gestin que deben hacer es conseguir el
dinero, ya sea por medio de financiamiento bancario (Capital de Trabajo) o de ver
si se recupera la mora de clientes que se tenga. Ahora bien, cuando el proveedor
ha entregado el producto en su totalidad y que ha cumplido con lo que establece la
Orden de Compra, el Depto. de Compras, remite al Depto. de Finanzas
los documentos necesarios para que programen el pago correspondiente.
Esta operacin de pago debe hacerse de acuerdo a lo pactado con el proveedor.
Si nos ha dado crdito pagarle al vencimiento del plazo establecido, pues eso nos
dar prestigio ante el proveedor y nos mantendr con el crdito abierto y si se ha
pactado pago al contado contra entrega, tambin se debe cancelar lo ms pronto
posible.
1.2.5 CONTABILIDAD

Complementa la funcin del rea de finanzas.

rea influyente en la negociacin con proveedores.
Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la
compaa estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y
adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se
encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de
resultados, facturar y registra las operaciones financieras.
Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna
rebaja o descuentos, los artculos comprados por el departamento de compras
estn sujetos a la inspeccin en el rea de adquisicin.
El departamento de compras hace gastos. Contabilidad de acuerdo con el
comprobante correcto de proveedor hace los pagos. Compras requiere de un
bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimiento.

1.2.6 MERCADOTECNIA
Mercadotecnia es el rea que se encarga de disear la estrategia comercial que
ha de seguir toda la empresa y tiene relacin con el rea de compras en la medida
que se involucra en las decisiones de que proveedores elegir de acuerdo a la
calidad, costo y posicionamiento deseado.
Se involucra en las decisiones de que proveedores elegir de acuerdo con la
calidad, costo y posicionamiento deseado.
Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las
necesidades y deseos a travs de un proceso de intercambio, planea un producto,
fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.
En una empresa comercial, el Departamento de Mercadeo tiene participacin en el
establecimiento del Presupuesto de Ventas y se relaciona con productos
terminados que hay que pedir a los proveedores y el Departamento de Compras
debe establecer el plan de compras para abastecer esos productos al Depto. de
Ventas.
Algunas promociones se disean orientadas a los clientes mayoristas o para
el consumidor final. Como ejemplos tenemos que algunas veces se incluyen
aparatos electrodomsticos para obsequiar a los mayoristas o se ofrecen algunos
artculos a los consumidores finales, como podran ser cepillos dentales, toallas de
mano, toallas de bao, cepillos para el cabello, secadores de pelo, productos 2 por
1, etc.
El Gerente de Marca, sabe lo que quiere y entonces llama a proveedores de
artculos promocionales o empresas especializadas para negociar con ellos
los precios, las cantidades necesarias, las fechas en que se necesitan, colores,
tamaos, etc.
Una vez realizada la negociacin, pasa al Depto. de Compras todos los detalles
acordados con el proveedor para que sea ese Depto. quien le d seguimiento a la
compra. Es decir, el Depto. de Compras emite las rdenes de compra de acuerdo
a lo negociado por el Gerente de Marca y ver que el proveedor cumpla con todas
las especificaciones acordadas. Una vez se estn recibiendo los artculos
solicitados, se le informa al Gerente de Marca de los detalle de los ingresos a la
Bodega.

1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS

COMPRAS

Las principales responsabilidades del departamento de compras estn

comprendidas en todas las operaciones llevadas a cabo con los proveedores de la
empresa y pueden dividirse segn nuestro criterio en dos clases, que son: las
responsabilidades propias inherentes al departamento de Compras mismo y otras
responsabilidades compartidas con otros departamentos de la empresa.
Las responsabilidades propias e inherentes al departamento de Compras son,
entre otras:
1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias
primas, suministros y servicios necesarios a la empresa.
2. Entrevistar a los proveedores o sus representantes, de ser posible estas
entrevistas se harn slo con personal del Departamento.
3. Efectuar visitas a las plantas e instalaciones de los proveedores.
4. Cotizar los precios, puntos de entrega, transporte, etc.
5. Escoger el proveedor que ms convenga a los intereses de la compaa y
efectuar la adjudicacin de pedido.
6. Negociar los tratos necesarios en caso de rechazos y ajustes.
7. Vender los desechos, sobrantes y artculos en desuso.
8. Obrar de acuerdo con las polticas gubernamentales.
Una de las principales dificultades al abordar este tema es su terminologa, y dado
que existe gran nmero de trminos, por ejemplo, centralizacin, centralizacin
total, centralizacin parcial, o bien, descentralizacin, descentralizacin total y
descentralizacin parcial. Existen tambin varias combinaciones de los mismos.
De todo lo anterior se concluye que existen diversos grados de centralizacin y
descentralizacin.
Para evitar estos problemas se ha dividido en tres aspectos el asunto que nos
ocupa, a saber:
1. Compras centralizadas.
2. Compras descentralizadas.
3. Compras centralizadas-descentralizadas (Mixtas).

1.3.1 CENTRALIZADAS
Las compras centralizadas tienen como finalidad adquirir materiales, suministros y
equipo a travs de una sola oficina matriz, con unidad de polticas de compras y
en la cual se rene personal especializado y competente. Dicha centralizacin
permite aprovechar entre otras las siguientes ventajas:
1. Uniformar los criterios en cuanto al abastecimiento de materias primas
facilitando el control de las existencias.
2. Reducir las inversiones de capital.
3. Aprovechar los descuentos por pronto pago.
4. Obtener ventaja en el precio al aumentar las escalas por cantidad que algunos
proveedores tienen.
5. La estandarizacin de los productos se efecta ms rpidamente.
6. Facilitar el desarrollo de los programas de simplificacin de materias primas y
mtodos.
7. Proporcionar especializacin al personal de compras a travs de los diversos
tipos de productos comprados.
8. Facilitar la planificacin de la produccin.
1.3.2 DESCENTRALIZADAS
Por otro lado las compras pueden ser descentralizadas y generalmente son
aquellas que efectan los departamentos que directamente van a utilizar lo
comprado.
Entre sus ventajas podemos sealar:
1. Permite una relacin directa con las exigencias de las actividades productivas.
2. Algunas veces se toma contacto directo con fuentes originales de suministro.
3. Permite tambin en algunas ocasiones reducir los gastos de transporte.
4. Crea relaciones directas entre el personal de la empresa y proveedores
generando intercambios de informacin tcnica o del progreso industrial.
A pesar de lo anterior tambin rene algunas desventajas que pueden acarrear
consecuencias ms o menos graves con el tiempo, ejemplo: las polticas de la alta
gerencia se ven fragmentadas con la diversidad de criterios de suministro; se
produce una subdivisin de partidas de compra en perjuicio de la obtencin de
descuentos, facilidades de pago, etc., lo cual ocasiona un mayor gasto en los
transportes en relacin con las cantidades menores de las compras.

1.3.3 MIXTAS
Las compras centralizadas-descentralizadas, son aquellas que se dan en varias
plantas pertenecientes a una misma corporacin.
En esta clasificacin la oficina matriz de las compras efecta las adquisiciones
comunes a todas las fbricas, por ejemplo, tratndose de materia prima y
suministros para la produccin, dejando a las fbricas (oficinas) filiales, la facultad
de comprar lo que ellas necesiten en forma ms exclusiva de acuerdo a sus
propias necesidades, pero siguiendo siempre las polticas generales de la matriz.
Con frecuencia en el tipo de empresa que nos ocupa, una sola persona es
suficiente para llevar adecuadamente la funcin.
Sin embargo, deber conocer perfectamente bien el mercado de los productos que
interesan a la empresa, lo cual no siempre es fcil, sobre todo si dicha persona
asume otras responsabilidades.
De cualquier forma, es importante centralizar la funcin de compras y
responsabilizar a una sola persona.
De esta manera todos los elementos de compras quedan bajo un solo control y
con ello se puede permitir a la centralizacin de abastecimientos el beneficio de
las fluctuaciones del mercado y asegurar el enlace con la administracin de
existencias.
Una vez que la organizacin de las compras ha llegado a la etapa de la
delegacin de autoridad en una sola persona es necesario escoger el mtodo de
abastecimiento que se va a seguir.
BIBLIOGRAFIA.

http://ual.dyndns.org/Biblioteca/Compras/Pdf/Unidad_03.pdf
http://www.mailxmail.com/curso-mejora-procedimientos-compras/relacion-
departamento-compras-departamentos
https://prezi.com/ku1lmbvijheh/areas-relacionadas-con-el-departamento-de-
compras/
https://prezi.com/xu6qj37b8x4r/la-relacion-entre-los-procesos-de-compra-y-venta/
https://prezi.com/n6klwopgwwrj/interrelacion-del-departamento-de-compras-con-
otras-funcione/