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Plan de Gestin de las Comunicaciones - Contenido

Requerimientos de comunicaciones de los interesados

Informacin que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de


detalle
Persona responsable de comunicar la informacin

Persona o grupos que recibirn la informacin

Mtodos o tecnologas usadas para transmitir la informacin, como


memorandos, correo electrnico y / o comunicados de prensa
Frecuencia de la comunicacin, por ejemplo, semanal

Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando


(nombres) para el escalamiento de polmicas que no puedan resolverse a un
nivel inferior del personal
Mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a
medida que avanza y se desarrolla el proyecto
Glosario de terminologa comn
Ejemplo de anlisis de comunicaciones con los
interesados del proyecto
Interesados Nombre del Formato del Persona de Frecuencia
documento documento contacto
Gerencia del clientes Reporte mensual de Copia Impresa Tom Silva Primer da del mes
estado
Equipo de negocios del Reporte mensual de Copia Impresa Julie Grant Primer da del mes
cliente estado

Equipo tcnico del Reporte mensual de Email Li Chau Primer da del mes
cliente estado
Gerencia Interna Reporte mensual de Copia Impresa Bob Thomson Primer da del mes
estado

Equipo tcnico y de Reporte mensual de Intranet Angie Liu Primer da del mes
negocios interno estado
Subcontratista de Plan de capacitacin Copia Impresa Jonathan Kraus Noviembre 1, 2008
capacitacin
Subcontratista de Plan de Email Najwa Gates Junio 1, 2008
software implementacin de
software

Comentario: En la cabecera del correo electrnico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo
Planificar la Gestin de las Comunicaciones

Gestin de Comunicaciones del Proyecto


Empresa/
Organizacin
Activos de procesos de la Documentos
organizacin del proyecto
Factores ambientales de
la Empresa
10.1 Documentos del proyecto actualizados
4.2
Desarrollar el Plan
Plan de direccin del proyecto Planificar la
para la Direccin del
gestin de las
Proyecto Comunicaciones
Registro de interesados

Plan de gestin de las comunicaciones 13.3


Gestionar los
compromisos de los
13.1 Interesados
Identificar a los
Interesados

10.2
Gestionar las
Comunicaciones
Planificar la Gestin de las Comunicaciones

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas


1. Plan para la Direccin del 1. Anlisis de requisitos de 1. Plan de Gestin de las
Proyecto comunicaciones comunicaciones
2. Registro de Interesados 2. Tecnologa de comunicaciones 2. Actualizaciones a los
3. Factores Ambientales de la 3. Modelos de comunicacin Documentos del Proyecto
Empresa 4. Mtodos de comunicacin
4. Activos de los Procesos de la 5. Reuniones
Organizacin
Distribuir la informacin

Ofrecer la informacin correcta a las personas adecuadas en el


momento oportuno y en un formato til es tan importante como el
contenido de la informacin

Consideraciones importantes:
Utilizar la tecnologa para mejorar la distribucin de la informacin

Utilizar mtodos formales e informales para la distribucin de informacin


Distribuir informacin de una manera eficaz y oportuna

No esconder informacin crucial

No tener miedo de reportar mala informacin

La comunicacin oral a travs de reuniones y conversaciones


informales ayuda a dar informacin importante - buena y mala - a la
luz pblica
Importancia de la comunicacin cara a cara

Investigaciones indican que en una interaccin cara a cara:


58 por ciento de la comunicacin es a travs del lenguaje del cuerpo

35 por ciento de la comunicacin es a travs de la forma en que se dicen las


palabras
7 por ciento de la comunicacin es a travs del contenido o las palabras que se
dicen

Prestar atencin a algo ms que solo a las palabras que alguien dice

El tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho acerca


de cmo l o ella realmente se siente
Fomentar ms interacciones cara a cara

Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos


de TI

Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo


que realmente necesitan comunicar

Algunas empresas tienen polticas restrictivas con respecto al uso del


correo electrnico durante algunas horas del da o incluso durante
varios das de la semana
Ejemplo de tabla de eleccin de medio
Copia Llama da Mensaj Email Reunin Sitio
Impresa telefnic e de Web
Como un buen medio se adapta a:
a voz
Compromiso de evaluacin 3 2 3 3 1 3
Crear consensos 3 2 3 3 1 3
Mediar en un conflicto 3 2 3 3 1 3
Resolver malentendidos 3 1 3 3 2 3
Abordar comportamiento negativo 3 2 3 2 1 3
Expresar apoyo o aprecio 1 2 2 1 2 3
Fomentar pensamientos creativos 2 3 3 1 3 3
Hacer una afirmacin irnica 3 2 2 3 1 3
Trasmitir un documento de referencia 1 3 3 3 3 1
Reforzar la autoridad 1 2 3 3 1 2
Suministrar registros permanentes 1 3 3 1 3 1
Mantener la confidencialidad 2 1 2 3 1 3
Transmitir informacin simple 3 2 1 1 2 3
Hacer preguntas informales 3 2 1 1 3 3
Hacer preguntas simples 3 3 1 1 3 3
Dar instrucciones complejas 3 3 3 2 1 2
Dirigir mucha gente 2 3 3 o 1* 2 3 1
Convenciones: Valor 1 = Excelente. Valor 2 = Adecuado, Valor 3 = Inapropiado
* Depende de la funcionalidad del sistema
Ver: Galati, Tess. Email Composition and Communication (EmC2) Practical Communications, Inc. 2001 - www.praccom.com
Nmero de canales de informacin
A medida que aumenta el nmero de personas involucradas, aumenta la
complejidad de las comunicaciones, porque hay ms canales de comunicacin
o caminos a travs de los cuales las personas pueden comunicarse

Nmero de canales de comunicacin = (n * (n-1)) / 2


Donde n es el nmero de personas involucradas

2 Personas, 1 canal de comunicacin

4 Personas, 6 canales de comunicacin

3 Personas, 3 canales de comunicacin


Sugerencias para mejorar las comunicaciones

Manejar efectivamente los conflictos

Desarrollar mejores habilidades de comunicacin

Realizar reuniones efectivas

Usar email y otras tecnologas de forma eficiente

Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto


Reuniones eficaces
Determinar si una reunin se puede evitar

Definir el propsito y resultados esperados de la reunin

Determinar quin debe asistir a la reunin

Proveer a los participantes un orden del da antes de la reunin

Preparar folletos y ayudas visuales, y hacer los arreglos logsticos


antes la reunin

Ejecutar la reunin profesionalmente

Construir relaciones
Gestionar las Comunicaciones

Gestin de Comunicaciones del Proyecto

10.1
4.4 Planificar la gestin
de las 4.2
Monitorear y Comunicaciones Desarrollar el Plan
Controlar el Trabajo para la Direccin del
del Proyecto
Plan de gestin de Proyecto
las comunicaciones

Informes sobre el desempeo del trabajo Plan de direccin del proyecto actualizado
10.2 Documentos
Gestionar las
Comunicaciones del proyecto
Documentos del proyecto actualizados
Factores ambientales
Empresa/
de la Empresa
Organizacin Activos de procesos de
la organizacin
Activos de procesos de la
organizacin actualizados Comunicaciones del proyecto

10.3
Controlar las
Comunicaciones
Gestionar las Comunicaciones

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas


1. Plan de Gestin de 1. Tecnologa de Comunicaciones 1. Comunicaciones del Proyecto
Comunicaciones 2. Modelos de Comunicacin 2. Actualizaciones al Plan para la
2. Informes de rendimiento del 3. Mtodos de Comunicacin Direccin del Proyecto
Trabajo 4. Sistemas de Gestin de 3. Actualizaciones a los
3. Factores Ambientales de la Informacin Documentos del Proyecto
Empresa 5. Informes de Rendimiento 4. Actualizaciones a los Activos de
4. Activos de los Procesos de la los Procesos de la Organizacin
Organizacin
Informar el desempeo

Los Informes de desempeo mantienen a los interesados informados


sobre cmo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del
proyecto
Informes de estado
Describen donde se encuentra el proyecto en un punto especfico en el tiempo
Informes de progreso
Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un determinado perodo de
tiempo
Pronsticos
Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la informacin del pasado y las
tendencias
Utilizar email, mensajera instantnea y
herramientas colaborativas de forma efectiva

Asegurarse de que el correo electrnico, mensajera instantnea,


y/o herramientas de colaboracin sean un medio apropiado para lo
que usted quiere comunicar

Asegurarse de enviar la informacin a las personas adecuadas

Utilizar lneas de asunto significativas y limitar el contenido de los


mensajes de correo electrnico a un tema principal, y ser lo ms
claro y conciso posible

Asegurarse de autorizar a las personas adecuadas para compartir y


editar sus documentos de colaboracin
Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto

Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda

Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del


proyecto ahorra tiempo y dinero

Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar


algunas proporcionadas por organizaciones externas o sacarlas de
ejemplos de libros

Muchas investigaciones muestran que compaas que tienen xito en


la gestin de proyectos hacen uso efectivo de plantillas
Ejemplo de plantilla para la descripcin del proyecto

Descripcin Proyecto X
Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfquese en
los beneficios
Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. Qu funciones del
negocio estn involucradas y cules son los principales productos del proyecto?
Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto
Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por ao.
Cronograma: Resuma la informacin del diagrama de Gantt del proyecto,
enfocndose en las tareas globales y en los hitos
Ejemplo de informe mensual de progreso
I. Logros para el mes de mes:
Describa los logros ms importantes. Relacinelos con el diagrama de
Gantt.
Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue
resuelto lstelo como logro.

II. Planes para mes siguiente:


Describa los tems ms importantes a alcanzar en el siguiente mes.
Relacinelos con el diagrama de Gantt.
Describa otros tems importantes a lograr.

III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no


quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el xito del proyecto, por lo
tanto no dude en indicar los problemas.

IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripcin): Liste cualquier cambio


solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripcin.
Ejemplo de elementos finales de documentacin del
proyecto

I. Descripcin del proyecto


II. Propsito del proyecto, con datos, informacin y soportes de respaldo
III: Informacin original y revisada del contrato y documentos de aceptacin del cliente
IV. Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt,
Diagramas de red, estimacin de costos, plan de gestin de las comunicaciones, etc.)
V. Documentos de diseo
VI. Reporte final del proyecto
VII. Entregables, si aplican
VIII. Reportes de auditora
IX. Informe de lecciones aprendidas
X. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunin, y otras comunicaciones
escritas y electrnicas
Archivos del proyecto

Es muy importante organizar y preparar los archivos del proyecto

Archivos del proyecto


Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una
historia exacta del proyecto

Estos archivos pueden proporcionar informacin valiosa para futuros


proyectos
Sitio Web del proyecto

Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto


donde se almacenan los documentos importantes y otra informacin
Ejemplo usando Microsoft Project
Software en la gestin de las comunicaciones

Hay muchas herramientas de software que ayudan en las


comunicaciones de un proyecto

Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente

El software de gestin de proyectos generalmente incluye


caractersticas para facilitar las comunicaciones virtuales

Herramientas como la mensajera instantnea y los blogs pueden


ayudar en las comunicaciones del proyecto
Controlar las Comunicaciones

Gestin de Comunicaciones del Proyecto


4.2
Desarrollar el Plan Plan de direccin del proyecto actualizado
para la Direccin del
Proyecto 10.2
Gestionar las
Comunicaciones

Comunicaciones del proyecto Documentos


4.3 del proyecto
Dirigir y Gestionar la
Ejecucin del
Proyecto

Plan de direccin del proyecto


Documentos del proyecto actualizados
Datos sobre el desempeo del trabajo 10.3
Controlar las 4.4
13.3
Gestionar los Registro de asuntos Comunicaciones Monitorear y
Controlar el Trabajo
compromisos de los
Interesados
Informacin sobre el desempeo del trabajo del Proyecto
Activos de procesos de la organizacin

Solicitud de cambios 4.5


Realizar el Control
Integrado de
Empresa/ Cambios
Organizacin

Activos de procesos de la organizacin actualizados


Controlar las Comunicaciones

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas


1. Plan para la Direccin del 1. Sistemas de gestin de 1. Informes de rendimiento del
Proyecto informacin trabajo
2. Comunicaciones del Proyecto 2. Juicio de Expertos 2. Solicitudes de Cambio
3. Registro de Incidentes 3. Reuniones 3. Actualizaciones al Plan para la
4. Datos de rendimiento del Direccin del Proyecto
trabajo 4. Actualizaciones a los
5. Activos de los Procesos de la documentos del Proyecto
Organizacin 5. Actualizaciones a los Activos de
los Procesos de la Organizacin