Anda di halaman 1dari 5

Umumnya kita akan juruskan perbincangan kepada 4 langkah tatacara penubuhan

persatuan/kelab yang biasa dilaksanakan.

3.1 LANGKAH 1 : Mewujudkan Jawatankuasa Penaja

3.1.1 Atas kesedaran diri Pemimpin pelajar (semua yang ada dalam bengkel ini) menubuhkan
jawatankuasa Penggerak/Jawatankuasa Penaja dengan menyenaraikan diri sebagai AJK
Penaja .Jawatankuasa Penaja

ini terdiri dari:-

a. Pengerusi

b. Naib Pengerusi

c. Setiausaha

d. Bendahari

e. 6-7 Ahli AJK biasa

3.1.2 AJK Penaja mengadakan Mesyuarat sesama sendiri bagi membincangkan perkara
berkaitan penubuhan kelab, matlamat dan tujuan, merangka strategi kelulusan,peraturan-
peraturan, perlembagaan,keahlian, kegiatan/aktiviti, dan lain-lain maklumat berkaitan kelab .

3.1.3 Mesyuarat ini mesti ada agendanya, setiap perbincangan diminitkan dan
difailkan/didokumentasikan

3.1.4 Pelaksanaan tugas hasil mesyuarat ikut adalah mengikut jawatan masing-masing.

3.2 LANGKAH 2 : Hebahan Umum dan Persetujuan/Mandat dari warga/Komuniti


3.2.1 AJK Penaja mengadakan Mesyuarat Agung Penajaan/Majlis Pertemuan dengan
keseluruhan pelajar/warga kampus untuk membentangkan hasrat dan mendapat restu
persetujuan semua ahli.

3.2.2 Urusan surat-menyurat , jemputan yang dikeluarkan adalah atas nama

AJK Penaja.

contohnya: Kelab Pengguna IPG Kampus Tuanku Bainun

Alamat:..

3.2.3 Semua surat ditandatangani oleh Pengerusi AJK Penaja.

3.2.4 Cadangan Agenda:

1. Ucapan Aluan Pengerusi

2. Pembentangan Senarai Nama JK Penaja (Bayangan) untuk mendapat persetujuan ahli


mesyuarat.

3. Penjelasan/Penerangan tujuan Penubuhan Kelab

3.2.5 Setia usaha minit dan dokumentasikan mesyuarat.

3.3 LANGKAH 3 : Mendapatkan Kelulusan Pendaftar Kelab/Persatuan


3.3.1 Tanggung Jawab AJK Penaja sebelum mendapat kelulusan Pendaftar

3.3.1.1 Menyediakan Perlembagaan Kelab/Persatuan Mengikut nasihat pendaftaran (Boleh


dapatkan contoh dari pendaftar pertsatuan).

3.3.1.2 Mengadakan Mesyuarat Agung Khas - Membentangkan Perlembagaan untuk bincang


dan meluluskan perlembagaan KECUALI kalau mesyuarat agung yang lalu telah memberi
mandat/kepercayaan sepenuhnya kepada JK penaja untuk meluluskan perlembagaan itu maka
mesyuarat khas ini tidak perlu dibuat.

3.3.1.3 Jawatankuasa penaja menulis permohonan rasmi kepada Pendaftar


(Pengarah,Pengetua atau Guru Besar) dengan menyertakan dokuman termasuk perlembagaan
yang telah dipersetujui di atas.

3.3.1.4 Merancang/merangka aktiviti Tahunan. (Aktiviti hanya boleh dilaksanakan apabila


persatuan/kelab telah diluluskan dan didaftarkan secara sah oleh pendaftar surat kelulusan
sebagai dokumen bukti disimpan untuk rujukan)

3.3.2 Selepas Mendapat Kelulusan

3.3.2.1 JK Penaja mengadakan Mesyuarat AGUNG

3.3.2.2 Membuat dan mengedar Notis Mesyuarat Agung dan borang cadangan usul.

3.3.2.3 Draf Aktiviti/kegiatan persatuan/kelab

3.3.2.4 Membuat Surat jemputan Mesyuarat Agung kepada semua ahli.

3.3.2.5 Melaksanakan & Mengendali Mesyuarat Agung

Antara Agenda Mesyuarat:-

1. Ucapan Aluan Pengerusi

2. Pengesahan Minit Mesyuarat

3. Perkara Berbangkit

4. Melantik JK Persatuan/Kelab (bilangan AJK hendaklah mengikut perlembagaan) AJK Penaja


boleh diganti jika ada persetujuan.
5. Membentang & membaca kandungan perlembagaan untuk maklumat ahli (Sekiranya
terdapat pindaan yang dibuat oleh pihak pendaftar)

6. Membentang & mengesahkan Laporan Kewangan persatuan/Kelab berakhir


pada..(jika sebelum ini JK penaja mendapat sumbangan/kutipan kewangan drp
mana-mana pihak).

7. Bincang Usul-usul yang diterima termasuk usul-usul dari JK

8. Ucapan Penangguhan

3.4 LANGKAH 4 : Melaksana Tanggungjawab sebagai AJK Baru

3.4.1 JK persatuan/kelab yang telah dilantik dalam mesyuarat agung perlu mengadakan
Mesyuarat JK secepat mungkin untuk membincang, melaksanakan usul atau aktiviti yang telah
dirancangkan.

3.4.2 Contoh Agenda Mesyuarat JK ialah:-

1. Ucapan Aluan Pengerusi

2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat JK yang lalu

3. Perkara Berbangkit

4. Membentang & mengesahkan Penyata Kewangan yang berakhir pada:.

5. Membincangkan usul-usul dan tindakan pelaksanaan (usul yang telah diluluskan dlm
mesyuarat agung yang lalu).

6. Membincangkan aktiviti tahunan

7. Hal-hal lain

3.4.3 Perbincangan perlu diminitkan utuk tujuan rekod dan rujukan

Tindakan

LAMPIRAN 1 : RUMUSAN PROSEDUR PENUBUHAN PERSATUAN/KELAB


Prosedur Penubuhan:

1. Mewujudkan/Penubuhan Jawatankuasa Penaja (Minimum 7 org Ahli)

2. Mengadakan Mesyuarat JK Penaja- Bincang Persediaan Penubuhan.

3. Membina dan menyediakan Draf Perlembagaan Persatuan dan Peraturan

Persatuan Kelab/Persatuan.

4. Draf Aktiviti Tahunan.

5. Mengadakan Majlis perjumpaan / Mesyuarat Agung Penajaan dgn ahli

5. Surat Permohonan Penubuhan Kelab dan Persatuan (Penaja).

6. Surat Kelulusan Penubuhan oleh Pendaftar Kelab dan Persatuan

(Pengarah/Pengetua/Guru Besar) institusi masing-masing.

7. Pengendalian Mesyuarat Agung (Tjwb Jawatankuasa Penaja):

i. Notis Mesyuarat Agung, Edar borang Usul

ii. Surat Jemputan Mesyuarat

iii. Mesyuarat Agung.

a. Pelantikan pengerusi dan AJK

b. Perbincangan Perlembagaan (persetujuan/pindaan)

c. Peraturan-peraturan

d. Sumber Kewangan Persatuan

e. Cadangan Aktiviti

f. Hal-hal lain

iv. Mencatat Minit

Anda mungkin juga menyukai