Taller Prctico de

Manejo de Proyectos

Aprendiendo a Manejar los

proyectos de manera exitosa

Mdulo: Iniciacin

Facilitador: Marisol Marion-Landais, PMP

Santo Domingo, Repblica Dominicana
 Grupos de Procesos de Iniciacin
Desarrollar la Carta Constitutiva del Proyecto
Identificar a los Interasados.

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Overview de la Iniciacin
Seleccin de Proyectos
Seleccin de Proyectos

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Seleccin de Proyectos

Medida del valor o atractivo

de un proyecto Proyecto A

Se realiza antes de iniciar un

proyecto. Proyecto B

Involucra tipos de anlisis

Viabilidad
Costo-beneficio Proyecto C
Riesgos
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Criticabilidad del Proyecto

Superviv. Objetivos Mejora

De la del En la
Organiz. Negocio Operacin

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Overview de Iniciacin

Descripcin producto
Identificacin Objetivos
Presupuesto y Autorizacin de
Gastos
Reconocimiento
existencia/continuacin del
proyecto o fase
Lnea Sutil entre Inicio y
Planeacin
No realizar ningn esfuerzo hasta no obtener los niveles de
aprobacin correspondientes.

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Overview de Inicio

Inicio Planeacin

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Desarrollar Carta de constitucin
del Proyecto
Desarrollar el Acta de Constitucin
del Proyecto
Elaborar un documento que autorice el proyecto.
Establecer relacin de cooperacin entre cliente y proveedor.
Resultado del proceso: Acta de Constitucin del Proyecto.
Lo realiza el Sponsor o el Director/Gerente del Proyecto.
Puede venir desde un Caso de Negocios, o puede desencadenar
la elaboracin de un caso de negocios.

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Desarrollar el Acta de Constitucin
del Proyecto
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas
1. Enunciado del Trabajo 1. Juicios de Experto 1. Acta de Constitucin del
del Proyecto (SOW) 2. Tcnicas de facilitacin proyecto
2. Caso de Negocio
3. Contrato/Acuerdos
4. Factores Ambientales de
la Empresa
5. Activos de los procesos
de la Organizacin

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Desarrollar el Acta de Constitucin
del Proyecto - Entradas
Entradas Qu es?
1. Enunciado del Trabajo del 1. Es una descripcin narrativa del proyecto
Proyecto (SOW Statement of Work).
2. Proviene de una necesidad comercial, una
descripcin del alcance del producto y/o
de un plan estratgico.
Entradas Qu es?
1. Activos de los procesos de la 1. Procesos organizacionales estandares,
Organizacin polticas y definiciones de procesos
normalizadas.
2. Plantillas
3. Informacin Histrica y base de
conocimientos de las lecciones aprendidas.

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Desarrollar el Acta de Constitucin
del Proyecto Tcnicas
Tcnicas y Herramientas Qu es?
1. Juicio de Experto 1. Juicio y la Experiencia se aplican para
completar el Acta de Constitucin del
Proyecto.
2. Puede incluir retroalimentacin de
consultores, benchmarking, PMO,
Interesados, etc.
2. Tcnicas de facilitacin 1. Involucra tcnicas que ayudan a que el
equipo de trabajo defina y desarrolle las
actividades del proyecto. Ejemplos:
1. Lluvia de ideas
2. Resolucin de conflictos
3. Solucin de problemas
4. Gestin de las reuniones

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Desarrollar el Acta de Constitucin
del Proyecto Salidas
Salidas
1. Acta de Constitucin del Proyecto
Qu es?
1. Documento formal que detalla el alcance
general del proyecto
2. Contiene: Justificacin, Objetivos,
Requisitos y descripcin a nivel general,
Riesgos generales, cronograma de hitos
principales, presupuesto estimado.
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Carta de Constitucin
Carta Constitutiva del Proyecto / Project Charter /
Hoja de Inicio de Proyecto

INFORMACIONES ADMINISTRATIVAS DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto No. Proyecto
Sponsor A rea del Negocio
Gerente de Programa Gerente de Proyecto
Inversin Primer A o Inversin Total

Fecha de Inicio Fecha de

Trmino
INFORMACIONES GENERALES DEL PROYECTO
Descripcin

Alcance / Entregables ms importantes

Objetivos del Proyecto

Limitaciones, Asunciones, Factores Crticos de xito

Proyectos/Iniciativas Relacionadas Stake Holders Claves

Areas de Negocios Involucradas Presupuesto Asignado

APROBACIONES DEL INICIO DEL PROYECTO

Sponsor: Fecha:

Gerente de Programa Fecha:

Gerente de Proyecto Fecha:

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Comprensin Paradigmtica del
Proyecto
Primera Comprensin: Lo Existente
Segunda Comprensin: Lo deseado
Tercera Comprensin: Lo Factible
PROYECTO :____________________________________________________pagina
PROYECO : ___ de___ pagina de
RESPONSABLE(S) :______________________________________________FECHA :____________________
PRIMERA COMPRENSION : LO DESEADO (parte 2 de 3)
NOTA : ESTRUCTURACION DE LOS VALORES, DETERMINACION DE LOS ESTADOS DETERMINACION DE LOS DIVERSO SISTEMAS
PRINCIPIOS, CONCEPTOS, MODELOS, SIGNIFICATIVOS DE LA SITUACION DESEADA NECESARIOS A LA REALIZACION DE LA SITUACION
PRIMERA COMPRENSION DEL YPROYECTO : LO EXISTENTE (parte 1 de 3)
OTROS ELEMENTO SIGNIFICATIVOS DESEADA
IDENTIFICACION DE LOS CAMPEONES Y DE SUS MOTIVACIONES (HACIA UNA OPERACION RESPONSABLE DE LOS PROYECTOS) :

.
IDENTIFICACION DE LA IDEA-PROJYECTO (HACIA UNA DEFINICION SMART DEL PROYECTO :

IDENTIFICACION DE LA PROBLEMATICA A MEJORAR (HACIA UNA COMPRENSION PROFUNDA DE LOS PROBLEMAS) i :

DIMENSIONES SIGNIFICATIVAS RESULTADOS E INTERPRETACIONES DE LOS DIAGNOSTICOS

A ANALIZAR

Serge LHomme y Estela Rios (1996)

MBA UQAM 2007-2009

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Un formulario que puede ayudar
PROYECTO :_____________________________________________________pagina ___ de___
RESPONSABLE(S) :_______________________________________________FECHA :___________________
NOTAS :
IDEA-PROYECTO Y FFA : DINAMICA DE LA PROBLEMATICA (parte 1 de 3)
SITUACION ACTUAL SITUACION FUTURA SITUACION DSEADA CAMBIOS IMPLICADOS
(LA PROBLEMATICA) SI NADA SE HACE SEGUN LOS FINES (COMPONENTES
pre- requisito : diagnosticos (ESCENARIOS DE LA pre-requisito: analisis DE LA IDEA PROYECTO)
TENDENCIA) conceptual
HECHOS: HECHOS PREVISTOS: HECHOS PROYECTADOS: DESVIACIONES Y DIFERENCIAS:
.

OPINIONES: OPINIONES PREVISTAS: OPINIONES PROYECTADAS: DESVIACIONES Y DIFERENCIAS:

DATOS ACTUALES: DATOS PREVISTOS: DATOS PROYECTADOS: DESVIACIONES Y DIFERENCIAS:

.

DATOS HISTORICOS: COMENTARIOS: COMENTARIOS: COMENTARIOS:

Serge L'Homme & Estela Rios (2001), MBA UQAM 2007-2009

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Objetivos

Los objetivos dirigen el proceso de INICIO por

completo.

Frustracin Subjetividad
Objetivos
Objetivos Equipo Stake-
En el En el
Claros
Ambiguos Efectivo Holders
Equipo Proyecto

Deben ser publicados y utilizados como

baseline para toda evaluacin, planeacin
y control del proyecto.
Los objetivos se convierten en medidas de
desempeo y monitoreo del xito del
proyecto.
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Caractersticas de los Objetivos

Medibles
Logrables
Escritos
Prioritizados
Relevantes al sponsor
y cliente

No deben haber ms de 7. El
resto deben ser sub-
objetivos de los
principales

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Tipos de Objetivos

Negocios

Proyecto
?

?
?

?
?

?
? Tarea

?
?
?
?
?

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Tipos de Objetivos

Objetivos de Negocios: Son las razones para desarrollar el

proyecto:

Reduccin de costos,
mejoramiento servicio, etc.
Incrementar la satisfaccin del cliente.

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Tipos de Objetivos

Objetivos de Proyectos:
El producto o resultado fsico
Medios para lograr objetivos negocio
Base para alineacin y toma decisin.
Desarrollar pgina web a un costo de US$5,000 para consulta y
venta de los servicios de la organizacin.

Al enfrentar una decisin fuerte, debemos

preguntarnos:
Cmo afectar esto los objetivos del proyecto?
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Tipos de Objetivos

Objetivos de las tareas:

Son los resultados especficos del desarrollo de las tareas dentro del
proyecto.
Dentro de Reclutamiento del personal:
Realizar la entrevista en xx tiempo y reclutar en xx
tiempo.
Dentro del diseo de la pgina Web:
Revisar diseo en una semana, presentar diseo en 1
da, Aprobacin diseo en xx das

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Ejercicio de Objetivos

Objetivo N/P
Los niveles de satisfaccin del cliente se
incrementarn un 5% durante el 1er trimestre post N
implementacin del CRM
Identificar los puntos de ventas ms importantes de T
la empresa para el 30 de abril de 2004
Diseo del front line de la herramienta tecnolgica de P /T
CRM para 3er cuarto del 2004.
Disponibilidad de un 99% de los productos
farmacuticos en el 100% de los puntos de distribucin N
con rangos de ventas de los productos de US$1M 2M
mensuales.
Completacin de la base de datos del CRM del 50% T
de los clientes al 1er cuarto del 2005.
Crear un sistema de inventario que permita
P
monitorear cuando el inventario de los puntos de
distribucin se estn acabando.
Identificar a los interesados
Project Stakeholders

Individuos activos

Envueltos en proyecto

Afectados negativa o
positivamente con los
resultados del mismo

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 Project Stakeholders

Equipo de Trabajo
Ejecutivos
Grupos Funcionales

Gobierno

Usuarios Finales
Ciudadanos
Proveedor

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 Stakeholders Claves

Internos Proyecto

Externos Proyecto
Director de Proyecto
Cliente
Usuarios Finales
Proveedor
Staff de Apoyo
Equipo de Trabajo
Familias
Patrocinador (Sponsor)
Agencias
Champion
Gubernamentales
Oficina de Gestin de
Proyectos (PMO)

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 Identificar a los Interesados
Es el proceso a travs del cual se identifican los interesados
(stakeholders) que pueden interesarse en el proyecto ya sea por
verse impactados negativa o positivamente por la consecucin
del proyecto.
Se documentan las informaciones relevantes de los intereses,
participaciones e impactos con la finalidad de identificar
estrategias para abordar a cada uno de los interesados ms
importantes.

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Identificar a los Interesados

Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

1. Acta de Constitucin del 1. Anlisis de los 1. Registro de Interesados
Proyecto. Interesados
2. Documentos de la 2. Juicios de Experto
Adquisicin 3. Reuniones
3. Factores Ambientales de
la Empresa
4. Activos de los procesos
de la Organizacin

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Stakeholders - Intereses

Ejercen presin en
etapas del proyecto

Evaluar stakeholders
segn nivel de poder,
inters, preocupacin

Inters Tcnico, de
Negocios, Sociales
 Anlisis de los Interesados
Pasos:
Identificar a los interesados con todos sus credenciales
Analizar inters, impacto o apoyo potencial al proyecto
Inferir reacciones de los interesados claves segn las situaciones del
proyecto para planificar las estrategias de comunicacin adecuadas
segn sea el caso.
Modelos de Clasificacin de Interesados:
Matriz de Poder/Inters
Matriz de Poder/Influencia
Matriz de Influencia/Impacto
Modelo de Prominencia

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Matriz de Evaluacin Segn Poder /
Inters

Claves /
Alto Mantener
Gestionar
Satisfecho
Atento
Poder en el Proyecto

Mantener
Monitorear
Bajo Informado/
(Esfuerzo
Poder de
Mnimo)
Influencia

Bajo Alto

Inters en el Proyecto

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Ejercicio de Evaluacin Stakeholders
Ejercicio de STAKEHOLDERS Proyecto Seleccionado

A B

C D
Poder en el Proyecto

E F

G H

I J
Bajo Alto

Inters en el Proyecto

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Identificar a los Interesados
- Salidas
Salidas Qu es?
1. Registro de Interesados 1. Documento que contiene la informacin
del interesado, anlisis del interesado en
funcin del nivel de inters, segn la fase
del proyecto, las expectativas, etc, la
clasificacin de los interesados si es intno,
externo, si le interesa o no el proyecto.

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Reuniones de Lanzamiento
Comunicar y asegurar
entendimiento Proyecto,
objetivos, limitaciones, roles,
responsabilidades
Motivar las buenas relaciones
Comunicar los procedimientos
Retroalimentacin y
compromiso
Comunicacin Sincera
Establecer bases de normas,
procedimientos
Ser abierto y Flexible
Retroalimentacin

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Reuniones de Lanzamiento / Claves
para el Exito
Comunicacin Sincera

Establecer bases de normas,

procedimientos

Ser abierto y Flexible para

nuevas ideas

Retroalimentacin

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Reuniones de Lanzamiento /
Agenda
Misin
Objetivos Proyecto
Plan de Trabajo
Roles y Responsabilidades
Modus Operandi
Procedimientos,
herramientas y tcnicas
Normas

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Realizacin de la Reunin del lanzamiento del Proyecto
(kick off Meeting)
Continuemos con el prximo mdulo...

Planificacin
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