SUSUNAN TIM ACARA SEMINAR INTERNASIONAL

The first International conference on business and social science

Dharma Andalas University in collaboration with Unisel

NO JABATAN NAMA TUGAS

1 Ketua Heru Aulia Azman Mendesain dan mengorganisisr seminar

2 Wakil ketua Febri Rahadi 1. Proposal

2. Surat menyurat (internal dan eksternal)
a. Sponsorship
b. Peminjaman alat, ruang, dsb
c. Undangan
Narasumber
Peserta
Perwakilan sponsorship
d. Mempersiapkan surat pemberitahuan
ke berbagai PT di Indonesia yg akan
dikirim via surat dan email
e. Mencari alamat surat dan email
berbagai PT di Indonesia
3 Sekretaris 1 Meiki Eru Putra 1. Proposal
Sekretaris 2 Faradika 2. Surat menyurat (internal dan eksternal)
Sponsorship
Peminjaman alat, ruang, dsb
Undangan
Narasumber
Peserta
Perwakilan sponsorship
3. Mempersiapkan surat pemberitahuan
ke berbagai PT di Indonesia yg akan
dikirim via surat dan email
4. Mencari alamat surat dan email
berbagai PT di Indonesia
5. mendesain Web untuk keperluan
seminar
6. Mendesain Poster Seminar dan alat
promosi lainnya
7. LPJ/laporan
3 Bendahara Eka Mariyanti Menerima dan mengelola dengan bijak
keuangan dari berbagai sumber seperti:
Uang pendaftaran peserta dari
siependaftaran
Dana dari Kopertis
dana dari Universitas
Dana dari sponsorship
Suvenir untuk narasumber
4 Konsumsi Pic. Henny sulistianingsih 1. Mempersiapkan konsumsi rapat
Anggota 2. Mempersiapkan konsumsi hari H untuk
Maivalinda peserta dan panitia
3. Konsumsi utk narasumber: breakfast
dan lunch, dengan segala
perlengkapannya
 SUSUNAN TIM ACARA SEMINAR INTERNASIONAL
The first International conference on business and social science
Dharma Andalas University in collaboration with Unisel
5 Humas Pic : Renita Asri 1. Mencari sponsorship
Anggota 2. Menjalin kerjasama dengan
Yanti Usman penerbit buku
6 Publikasi dan Pic : Handoko 1. Membuat brosur utk publikasi
dokumentasi Anggota (berkoordinasi dengan sekretaris
Elwidarifa untuk keperluan menarasikan
Marwenny Pendahuluan)
Sanny Ardhy 2. Membuat formulir pendaftaran
3. Mempersiapkan informasi terkait
Seminar internasional
4. Mempublikasikan segala informasi
terkait seminar internasional
melalui
poster, baliho, brosur
media cetak (koran dsb)
media elektronik
(internet,radio dsb)
website (koordinasi dengan
sekretaris)
5. Mengirim surat pemberitahuan
ke PT di Indonesia
6. Mengemail info seminar ke
alamat email PT se Indonesia
7. Dokumentasi hari H
8. Pengadaan prosiding dan
pengurusan ISBN untuk prosiding,
jika memungkinkan bekerjasama
dalam penerbitan jurnal

7 Perlengkapan + Pic : M.Abdilla 1. Seminar kits peserta

Kesekretariatan + Anggota : 2. Sertifikat (ada nomornya) peserta
Prosiding Masruri (berkoordinasi dengan
Sunarya Budiana pendaftaran)
Aulia Rahman 3. Identitas untuk panitia
4. Mengkoordinir kebersihan
tempat,utamanya yang digunakan
untuk berlangsungnya acara
seminar dan call for paper
3. Mempersiapkan tempat dan stand
dengan segala kelengkapannya
seperti gedung, furniture, sound
system, genset, menjelang hari H
dan selama hari H.
4. Mempersiapkan tempat transit
untuk narasumber (transit
kedatangan dan lunch)
5. Tempat yang dibutuhkan
a. Auditorium
b. Ruang untuk paralel
c. Stand hari H
d. Penerimaan uang
 SUSUNAN TIM ACARA SEMINAR INTERNASIONAL
The first International conference on business and social science
Dharma Andalas University in collaboration with Unisel
pendaftaran peserta hari H
e. Stand daftar ulang
f. Stand sertifikat peserta
aktif
g. Stand sertifikat peserta
pasif
h. Stand pameran buku(jika
ada)
i. Tempat pencetakan
sertifikat lengkap dengan
komputer,printer, dsb
j. Tempat transit
kedatangan,breakfast dan
lunch
6. Dekorasi hari H berkoordinasi
dengan tim pubdekdok
8 Pendaftaran Pic : Helmice Afriyeni 1. Mempersiapkan Lembar Presensi
Anggota : daftar ulang Peserta aktif, pasif dan
Mona Mustika lembar presensi kosong untuk
Mesa Sukmadani peserta yg mendaftar hari H
2. Hari H, mempersiapkan personil
untuk:
1. Stand penerimaan uang
pendaftaran peserta pasif
2. Stand daftar ulang
3. Stand sertifikat peserta
pasif
4. Stand sertifikat peserta
aktif
3. Sebelum hari H
a. Mempersiapkan alamat
email utk pengiriman
artikel
b. Siap on line internet utk
cek artikel masuk
c. Mempersiapkan no rek
bank utk keperluan
pendaftaran via transfer
4. Cek rekening
9 Acara Pic : Imran Agus Mengelola berlangsungnya acara,
Anggota diantaranya seperti:
Rita Sri Hasnita 1. Mempersiapkan acara gladi
Dian Hirma bersih dan hari H
Fitria Rahmi 2. Menghubungi personal personal
yang akan dilibatkan untuk
serangkaian seremonial hari H
3. Mempersiapkan dan menghubungi
personal penyambut narasumber,
4. menemani breakfast dan lunch
narasumber
5. Mempersiapkan dan menghubungi
 SUSUNAN TIM ACARA SEMINAR INTERNASIONAL
The first International conference on business and social science
Dharma Andalas University in collaboration with Unisel
personal yang ikut menjemput dan
mengantar narasumber
6. Hotel untuk narasumber, jika
menginap
7. Mengatur jalannya acara
10 Transportasi dan Pic : Alvin Alvian 1. Mempersiapkan mobil kampus
Keamanan Anggota untuk keperluan seminar
Bustami 2. Mengkoordinir antar jemput
Satpam Narasumber
3. Berkoordinasi dengan satpam
untuk keamanan.