Deciziile care trebuie luate n cadrul unei organizatii implica deseori comunicatii ntre
diferitele entitati ale organizatiei (departamente,manageri). In procesul decizional de grup mai
multi decidenti lucreaza mpreuna pentru a ajunge la o concluzie comuna n privinta anumitor
probleme. Dimensiunea grupului variaza de la 2 la 50 de persoane, n functie de actiunea
ntreprinsa, de marimea proiectului precum si de alte elemente organizatorice sau tehnice.
Solutiile alternative propuse n cadrul dezbaterilor de grup sunt semnificativ mai multe si mai
consistente dect cele pe care le poate propune/imagina un singur decident, potentialul
creator al unui grup fiind mai mare dect suma contributiilor individuale. De asemenea
procesul decizional de grup conduce la o buna cunoastere a mecanismelor de luare a deciziei
si implicit de functionare a organizatiei de catre un numar mai mare de angajati ai acesteia,
ceea ce are ca efect mbunatatirea performantelor personalului.
Domeniul groupware s-a conturat la sfrsitul anilor '80, ca o concretizare a interactiunii dintre
noile tehnologii informationale. Avantajele acestor sisteme se concretizeaza n cresterea
confortului, a simtului de raspundere, si nu n ultimul rnd a productivitatii. Trebuie luate nsa
n calcul si eforturile, mai ales cele de natura financiara, implicate de constituirea unor grupuri
de lucru, si mai ales de utilizarea sistemelor de asistare de deciziilor de grup.
Definitie
Termenul groupware se defineste ca ansamblul metodelor, procedurilor, programelor si
platformelor informatice care permit persoanelor asociate unui proiect sa conlucreze cu
maximum de eficacitate. Un grup se constituie prin crearea de legaturi ntre statiile de lucru,
oferind asistare activitatilor de comunicare, colaborare si coordonare dintre membrii
grupului.
Obiective
Pentru ca un sistem informatic sa fie considerat groupware el trebuie sa integreze toate
cerintele de lucru ale membrilor unui grup sau organizatii, si anume: comunicare, prin
utilizarea mesageriei electronice, colaborare, prin partajarea resurselor informationale ntre
membrii grupului, coordonare, prin adaugarea comunicarii si colaborarii n structura
proceselor de afaceri. Din acest punct de vedere groupware poate fi definit ca un set integrat
de instrumente care permit decidentilor sa lucreze mpreuna, prin comunicare, colaborare si
coordonare diferite, la momente de timp si n locuri diferite.
Obiectivele fundamentele ale sistemelor decizionale de grup sunt descrise n continuare.
Partajarea informatiilor, concretizata n folosirea n comun a datelor, textelor,
cunostintelor care sunt accesibile att utilizatorilor individuali care si ndeplinesc
sarcinile curente, ct si membrilor grupului de decizie.
Realizarea n colaborare a documentatiilor tehnice, a rapoartelor si a altor documente,
inclusiv a documentelor multimedia.
Urmarea proiectelor utiliznd software specializat. Sunt incluse obiectivele propuse,
proiectele pentru realizarea obiectivelor si actiunile de ntreprins pentru rezolvarea
proiectelor.
Sustinerea de conferinte electronice folosind tehnologii din domeniul comunicatiilor
precum si tehnica de calcul.
Gestionarea mesajelor prin sisteme ce se constituie ca o extensie a facilitatilor de posta
electronica si reprezinta porti de comunicare att cu exteriorul ct si n interiorul unei
organizatii.
Asistare n constituirea grupurilor de lucru, prin intermediul unor programe
specializate care coordoneaza actiunile de ntreprins si stabilesc persoanele care pot fi
grupate cel mai eficient ntr-o echipa, alaturi de un lider.
Definitii
SSDE poate fi definit, n sensul cel mai larg, ca un sistem care foloseste informatii utile
executivului n luarea deciziilor strategice si competitionale, urmarirea de ansamblu a firmei
si reducerea timpului ocupat cu activitatile rutiniere ale executivului.
O alta definitie priveste SSDE-urile "ca un set de instrumente integrate proiectate cu scopul de
a permite executivilor firmei acces rapid si flexibil la informatiile din bazele de date ale
firmelor" [Turban93].
SSDE-urile pot fi abordate si din punctul de vedere al finalitatii acestora, al scopului utilizarii
lor. Astfel SSDE este un instrument care ofera acces direct si on-line la informatii relevante
ntr-un format util si navigabil. Informatiile relevante sunt informatiile care sunt primite la
timp, corecte si care permit sa se actioneze. Ele se refera la aspecte ale afacerii care prezinta
interes pentru managerii de vrf dintr-o organizatie. Formatul util si navigabil al sistemului se
refera la faptul ca este proiectat special pentru a fi utilizat de indivizi cu timp limitat, cu
abilitati limitate de a manevra tastatura si cu putina experienta directa cu calculatoarele. Un
SSDE este usor navigabil astfel nct managerii pot identifica elementele strategice si pot apoi
explora informatiile pentru a identifica cauzele acestor elemente.
Stare critica referitoare la ceilalti ntr-un mod n care ai senzatia ca critica este valida
dar, n acelasi timp, i mpiedici pe ceilalti sa decida pentru ei.
Sa nu se includa nici o data pe care altii ar putea sa o utilizeze pentru a-si evalua
critica;
Enuntarea concluziilor proprii ntr-un mod n care se ascund implicatiile logice si se
neaga aceste implicatii daca ele sunt sugerate.
Pentru ca SSDE sa fie efectiv, managerii trebuie sa fie ncrezatori, sa accepte rezultatele
negative si sa se concentreze mai mult pe rezolvarea problemelor dect pe negare sau
stabilirea vinovatiei. Din moment ce organizatiile cu expunere limitata la riscurile planificarii,
procesului decizional, procesului de control statistic si a modelelor bazate pe munca n echipe
s-ar putea sa nu se fi confruntat cu aceste elemente comportamentale n trecut, ele vor
reactiona, cel mai probabil, defensiv la SSDE si vor refuza sa-l utilizeze.
Excelenta tehnica
Flexibilitatea sistemului este extrem de importanta deoarece SSDE are o puternica capacitate
de a directiona atentia nspre elementele specifice dintr-o organizatie. Un sistem extrem de
avansat din punct de vedere tehnic poate sa orienteze n mod corect atentia managerilor atunci
cnd sistemul este prima oara implementat, dar va continua si dupa un an sa orienteze atentia
asupra elementelor care erau importante n momentul implementarii. Exista astfel un pericol
real ca explorarea elementelor necesare pentru nvatarea managerilor sa fie limitata la
subiectele care erau importante atunci cnd SSDE a fost prima oara implementat. Managerii
trebuie sa nteleaga ca att organizatia ct si activitatea din cadrul ei se schimba n timp, iar un
SSDE trebuie sa fie n continuu actualizat pentru a urmarii aspectele curente. Exista n prezent
o serie de explicatii pentru faptul ca un sistem excelent din punct de vedere tehnic tinde sa fie
mai putin flexibil dect este necesar. Cei care au dezvoltat astfel de sisteme tind sa se ataseze
de un anumit sistem si, n mod constient sau inconstient, ncearca sa descurajeze managerii sa
ceara schimbarea sistemului. Managerii care nu sunt siguri ca beneficiile vor depasi costul
initial al unui SSDE care este foarte bun ca tehnica de realizare, s-ar putea sa nu doreasca sa
mai cheltuie alti bani pentru mentinerea si mbunatatirea sistemului. Timpul necesar pentru a
crea un SSDE foarte bun din punct de vedere tehnic este suficient de mare pentru a se pune
ntrebarea daca nu este cumva depasit chiar nainte de a fi implementat.