CONTROL DE OPERACIONES DE COMBUSTIBLES

EN ESTACIONES DE SERVICIO (GRIFOS)

LA RECEPCION y MECICION DE PRODUCTOS EN EL GRIFO

Uno de los problemas que enfrentan los propietarios de negocios de compra y

venta de combustibles, los consumidores directos y principalmente los
contadores, es el hecho de ingresar a sus inventarios producto (Informacin de
volmenes), en forma ANORMAL.
Porque anormal, eso precisamente es lo que aclararemos con un simple
ejemplo:
Cuando se adquiere por ejemplo 3000 galones de gasolina 84, el proveedor
emite una factura que corresponde al pago de dicho volumen de combustible,
POR LO QUE OBLIGATORIAMENTE, se ingresara en el control de inventarios
KARDEX, DICHO VOLUMEN Y CONSECUENTEMENTE EL VALOR
MONETARIO.
Consideramos que lo ANORMAL, proviene de ingresar los 3000 galones, aun
sabiendo que fsicamente no es la cantidad que ingresamos a los tanques de
almacenamiento del grifo.
PERO QUE OPCION TIENE UN CONTADOR Y/O OPERADOR DE UN
GRIFO, de ingresar lo que realmente recepciona en el tanque del grifo,
realmente ninguna, pues no lo ampara ningn documento sustentatorio.
SIN EMBARGO APARECE LA UNICA OPCION.

LIBRO AUXILIAR DE PROVISONES

Efectivamente, en el libro auxiliar de provisiones, ingresaran las diferencias que

se generan en el transporte del combustible desde la Planta abastecedora
hasta el local del grifo, es decir se ingresara lo que fsicamente se cuantifique
en los tanques del grifo.
QUIEN SUSTENTARA LAS DIFRENCIAS REGISTRADAS EN EL LIBRO DE
PROVISIONES
El INFORME TECNICO DE MERMAS, tiene esta jerarqua dada por Ley,
efectivamente esto lo contempla la Ley de Renta de 3ra Categoriza.
El Informe tcnico de Mermas, evaluara y definir las perdidas normales y
anormales, EN LOS ASPECTOS DE TRANSPORTE Y OPERACION,
consecuentemente para este primer tipo merma (transporte), las normales se
reconocern como MERMAS, y las otras como FALTANTES, debiendo estas
ser facturadas al transportista.
CONDICIONES IMPORTANTES:
Los camiones tanque debern contar con una buena cubicacin
Los Tanques receptores del grifo, debern tener una CUBICACION aceptable
y no presentar desviaciones que superen el 1 por mil.
Debern contar termmetros normados para la toma de Temperaturas.
Debern contar Hidrmetros, para cada uno de los combustibles operados.
Debern contar con la asesora especializada de un profesional.
 Debern contar con capacitacin apropiada.
Para efectuar operaciones de control de inventarios, compras, despachos,
deberemos tener en cuenta que estas se harn a volmenes estandarizados
(Corregidos a 60F).

PROCEDIMIENTO PARA TENER CONTROL EN NUESTRAS

OPERACIONES:

1.- RECEPCION DE CAMIONES TANQUE (Ver Anexo I)

.
Esta parte de la operacin es bsica, en el logro de resultados satisfactorios.
Se deber efectuar las descargas por el mtodo de CONTRACCION
Volumtrica (Comparacin de volmenes corregidos).
Este mtodo permite, determinar antes de la descarga del combustible en los
tanques del grifo, si existe faltante.
Este mtodo permite, determinar antes de la descarga del combustible en los
tanques del grifo, que el producto sea el mismo en calidad (relativa), al que
sali de la Planta de abastecimiento.
Este mtodo permite, determinar si los tanques de almacenamiento del grifo, se
encuentran bien cubicados.

2.- VERIFICACION DE INFORMACION CONTENIDA EN LA

FACTURA

(Verificacin contra el SCOP de OSINERG)

Verificacin de Temperatura consignada en la Factura (para cada producto).
Verificacin del API consignado en la factura.
La primera verificacin, principalmente del API, deber efectuarse si hubiera
diferencia con el abastecedor en la Planta de Ventas.

3.- REGISTRO DIARIO DE DIFERENCIAS EN LA RECEPCION

(LIBRO)

Al descargar un Camin Tanque, debemos determinar volumtricamente dos

tipos de diferencia, la variacin por transporte y el faltante si hubiera.
Debemos determinar los galones que trae el C/TQ, esto significa que
verificaremos el nivel del producto contra el DISCO O FLECHA y si el producto
estuviera debajo del nivel de cubicacin (disco), significa que tenemos un
volumen menor al que sali de la Planta, sin embargo si cuantificamos esta
disminucin de volumen, no significa que este sea un variacin oficialmente
determinada, pues es de entenderse que el volumen se despacha en la Planta
a una temperatura y llega otra al grifo, por lo que deberemos estandarizar los
volmenes con la aplicacin de las temperaturas de despacho y recepcin, lo
mismo haremos con el API, para lograr tal fin, se aplicaran factores de
conversin empleando las Tablas ASTM 5B y 6B.
Finalmente, una vez determinados los volmenes corregidos, estos se podrn
comparar y por diferencia podremos encontrar la variacin, sin embargo se
debe tener en cuenta que esta diferencia esta compuesta de LA MERMA Y EL
FALTANTE si lo hubiera.
En el LIBRO AUXILIAR DE PROVISIONES, se deber registrar estas
diferencias, donde la MERMA por transporte ser sustentada por el INFORME
TECNICO DE MERMAS, mientras que el faltante si lo hubiera ser facturado al
Transportista, deber tenerse presente, que este volumen determinado antes
de la descarga deber compararse con el que se obtendr por diferencia de
niveles antes y despus de la descarga del tanque receptor del grifo, donde si
hubiera fuertes diferencias deber tenerse presente para la gestin de un
recubicacin del tanque.

COMENTARIO FINAL

EL RESULTADO DE UNA BUENA GESTION OPERATIVA VOLUMETRICA Y

REAL VA HA DEPENDER EN 90% DE LA RECEPCION DEL COMBUSTIBLE
EN SU GRIFO
.
PODRA SINCERAR LOS INVENTARIOS FISICOS EN SU SISTEMA DE
KARDEX, DONDE LAS DIFERENCIAS SERAN PROVISIONADAS EN EL
LIBRO AUXILIAR RESPECTIVO Y DEBERAN SER SUSTENTADAS POR
EL INFORME TECNICO DE MERMAS.

RECUERDE QUE TODO INFORME DE MERMAS DEBERA DETERMINAR

LOS LIMITES MAXIMOS Y MINIMOS PERMISIBLES DE VARIACION
(PERDIDA, MERMA)

DEBE ADQUIRIR EL INSTRUMENTAL RESPECTIVO, COMO SON

TERMOMETROS (MINIMO DOS TIPOS NORMADOS ASTM),
HIDROMETROS, Y UNA PROBETA, ADICIONALMENTE LAS PASTAS
RESPECTIVAS DE CORTE DE AGUA Y PRODUCTO,

ANEXO I

En el siguiente cuadro se detalla secuencialmente los pasos en la descarga de

un camin tanque y la informacin que s deber tener en cuenta..
Es necesario que se lleve un registro de todo lo detallado, para tener
una base de informacin auditable y verificable.
As tenemos:
N de Factura
Fecha de la Factura (Emisin)
Fecha de la Descarga
N el Camin Tanque
Nombre del Chofer
Temperatura consignada en la Factura
API consignado en la Factura
Volumen consignado en la Factura (Galones a Observada).
Galones empleados hasta nivelar el producto al disco antes de la descarga.
Retiro de una MUESTRA, aproximadamente (1 litro en envase de
plstico transparente o color blanco)
Toma de la temperatura de la muestra (en grados F)
Toma de API (Mtodo ASTM D 297).
Toma de la temperatura del producto contenido en el C/TQ

LA DESCARGA EN LOS TANQUES DEL GRIFO

Antes de la Descarga

Medida del nivel del producto en el tanque de almacenamiento, para determinar

los galones existentes antes de la descarga.
Toma de la Temperatura, con un termmetro normado (F)
Retiro de una muestra (Envase de 1 litro) y toma de la Temperatura y API de
esta muestra.
Determinacin, de los factores de conversin para estandarizar el volumen
contenido en el tanque antes de la descarga a 60F.

Despus de la Descarga

Medida del nivel del producto en el tanque de almacenamiento, para determinar

los galones existentes antes de la descarga.
Toma de la Temperatura, con un termmetro normado (F)
Retiro de una muestra (Envase de 1 litro) y toma de la Temperatura y API de
esta muestra.