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Federal del Derecho de Autor y dems normas aplicables vigentes.
Las marcas COMPUTACIN EN ACCIN , EN ACCIN , PAQ y sus respectivos diseos; la marca y nombre
comercial COMPAC y su diseo; las marcas ES TIEMPO DE PODER , LA CONEXIN DE TU NEGOCIO , TU
NEGOCIO SIEMPRE EN MARCHA , SOAR. PODER. CRECER. ; los avisos comerciales Bien Pensado ,
Respuesta Oportuna , y La Forma ms Amigable de Controlar tu Negocio ; as como la Imagen del
Foquito y del Diseo de la Portada , son signos distintivos registrados y protegidos propiedad de
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Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a terceras partes tiene solamente
propsitos informativos y no constituye aprobacin y/o recomendacin. Computacin en Accin, no se responsabiliza
de la ejecucin o uso de estos productos.
Estructura de El Mdulo Procesos Especiales est compuesto por captulos que contienen la explicacin
este manual del sistema; en cada uno se incluyen ejercicios prcticos que te permitirn afianzar el
conocimiento adquirido.
2 CONTABILIZACIN
Tema Pgina
VISIN GENERAL 2-1
CMO CONTABILIZO MOVIMIENTOS 2-2
CMO ASOCIO UNA EMPRESA 2-3
CMO CONFIGURO SEGMENTOS CONTABLES 2-4
CMO CONFIGURO ASIENTOS CONTABLES 2-6
CMO ASIGNO ASIENTOS CONTABLES 2-10
CMO ELABORO PLIZAS 2-12
CMO CARGO PLIZAS A CONTPAQ I CONTABILIDAD 2-14
CMO CONCILIO PLIZAS 2-16
QU OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR 2-18
4 CONFIGURACIN DE USUARIOS
Tema Pgina
VISIN GENERAL 4-1
Informacin general sobre configuracin de usuarios 4-2
Cmo creo perfiles de usuario 4-3
Cmo registro un usuario 4-5
Qu otras funciones puedo realizar 4-8
Introduccin
Crear conceptos de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Capturar documentos con moneda extranjera.
Conocer los tipos de abonos que se pueden crear o utilizar en base a la estructura
administrativa que tiene la empresa.
Agregar campos extra en caso de que los necesite.
Seccin Pgina
Configuracin avanzada 1-2
Informacin adicional de los documentos 1-23
Introduccin Todas las empresas tienen necesidades de informacin y caractersticas especficas que
pueden ser configuradas en el sistema para facilitar an ms el uso del mismo.
Tema Pgina
Qu otras funciones puedo realizar con los catlogos 1-3
Cmo llevar el manejo de conceptos 1-7
Qu es la interfaz configurable 1-18
Qu otras funciones puedo configurar en CONTPAQ i FACTURA 1-21
ELECTRNICA
Importante: Las funciones que se presentan en este tema son comunes a todos o algunos de
los catlogos. Ms adelante encontrars otras funcionalidades propias de cada catlogo.
Vista de Saldos Es una forma rpida de conocer todos los documentos del cliente o proveedor, as puedes
conocer aquellos documentos que tienen saldo pendiente.
Estado del Este campo se considera como un dato obligatorio e indica si el registro est Inactivo (en
registro baja temporal), en caso contrario se considerar como Activo (en alta).
Consulta la siguiente tabla para conocer las implicaciones de cada estado de los registros en
cada uno de los catlogos disponibles de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNIC.
Descripcin corta
Aqu podrs capturar una breve descripcin del servicio, como por ejemplo, qu abarca dicho
servicio. Solo acepta 30 caracteres.
Descripcin alterna
En esta opcin puedes capturar la descripcin que utiliza tu cliente; de esta forma, al facturar
el servicio que le proporciones a tus clientes podrs incluir los datos que l maneja.
Descripcin detallada
Esta descripcin te permite contar con mayor informacin sobre algunas cualidades o datos
que requieras saber sobre dicho registro, la cual puede ser tan larga como lo requieras.
Otras funciones Entre las funciones adicionales que puedes realizar en el Catlogo Clientes est:
para clientes
Asignar porcentaje de descuento
Condiciones de crdito.
Asignar Esta opcin forma parte de las condiciones comerciales asignadas a los clientes y con esta
un porcentaje funcin puedes otorgarle un descuento especial por cliente que est disponible para las
de Descuento empresas que lo incluyen en sus polticas.
Recuerda: Las condiciones comerciales se establecen segn tus criterios con relacin a cada
cliente.
Condiciones En estos campos podrs indicar si a tu cliente le venders a crdito, cuntos das de crdito
de crdito sern y cul ser el lmite de crdito..
Qu es Los conceptos son los tipos de documentos que maneja CONTPAQ i FACTURA
ELECTRNICA para la creacin de documentos. Este documento proviene de un documento
modelo.
Qu es El documento modelo es una plantilla que indica la naturaleza de los conceptos y donde se
un documento encuentran todos los campos disponibles para ese tipo de documento.
modelo
Es el documento modelo el que define si el documento es de cargo, abono, si afecta
existencias, saldo, etctera.
Nota: Un documento modelo no puede abrirse, por tanto, no es modificable; en contraparte el
concepto es el que puede adecuarse a las necesidades de la empresa.
Relacin Consulta el siguiente diagrama para conocer informacin ms detallada sobre los conceptos,
entre Conceptos documentos y movimientos disponibles en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.
y Documentos
Modelo
Documentos
Documentos Modelo
Con los Conceptos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA puedes crear el
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA incluye 7 Documentos
nmero de documentos que necesites. En el men Movimientos, selecciona el
Modelo, que aplican a los movimientos incluidos en el men
documento que deseas, y si es necesario, asgnale un Concepto.
Movimientos.
Podrs capturar la informacin del documento,
Cada Documento Modelo sirve como base para la creacin
mientras que el Concepto aplicar las definiciones configuradas en l.
de todos los Conceptos que necesita tu empresa.
Importante: Una vez que accedas a la barra de men que corresponda (Factura,
Importante: Los Documentos Modelo No se pueden modificar
Honorarios, etctera), podrs seleccionar el Concepto
ni editar, nicamente puedes crear Conceptos a partir de ellos.
por medio del botn o de la tecla <F3>.
Conceptos
Movimientos Bsicos
Estos son algunos de los Conceptos que incluye CONTPAQ i FACTURA
Los movimientos bsicos de CONTPAQ i
ELECTRNICA en su base de datos, de forma que puedas trabajar con
FACTURA ELECTRNICA estn relacionados
documentos desde que adquieres el sistema;
directamente con los Documentos Modelo.
pero podrs crear tantos Conceptos como tus necesidades te lo exijan,
o bien, modificar la configuracin de los Conceptos ya existentes.
As, determinado nmero de esos
Documentos Modelo pertenece a Facturas,
Importante: Un Documento Modelo No se puede alterar ni modificar.
otra cantidad pertenece a Honorarios,
Los Conceptos que ya han sido grabados, pueden ser editados, pero
otra a Notas de Crdito, etctera.
no se puede cambiar el Documento Modelo al que pertenecen.
Cmo ingreso Para configurar los conceptos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA ve al men
Configuracin, submen Conceptos y selecciona el documento modelo deseado.
Qu necesito Para configurar un concepto, los datos obligatorios son Cdigo y Nombre. Sin embargo
para configurar existen otros datos importantes que ayudarn a la configuracin del concepto.
Si la casilla Documentos a Crdito est marcada significa que todos los documentos que
se realicen con este Concepto generarn datos para las estadsticas de ventas a crdito.
Datos Dentro de la ventana Conceptos, existen datos adicionales que se pueden configurar
adicionales despus de guardar el concepto. Estas pestaas son:
1. Datos generales
2. Movimiento
3. Impuestos y descuentos
4. Comprobante Fiscal Digital / CFDi
Cmo ingreso.
Realiza cualquiera de las siguientes acciones para desplegar la pestaa correspondiente a
cada dato adicional.
Haz clic en la pestaa deseada.
Presiona las teclas <Alt+Nmero de opcin>.
Propiedades Los campos que se incluyen en los datos adicionales tienen los siguientes estados:
de los campos
Oculto El valor del campo no aparecer en la ventana de captura del documento
pero s se considerar en el total del movimiento y documento.
Lectura El valor del campo aparecer en la ventana de captura pero no podr
modificarse.
Escritura El valor del campo aparecer en la ventana de captura y podr ser
modificado.
Sin Uso Este campo no se utilizar en la ventana de captura ni se considerar en
el total del movimiento y documento.
Nota: Podrs indicar slo un estado para cada campo.
Cmo guardar Una vez que especifiques la informacin de cada Dato adicional haz clic en el botn Guardar
para conservar los cambios.
Configuracin Esta pestaa te permite configurar datos adicionales para el cliente y la moneda.
Datos generales
Si manejas CFD En caso de que manejes CFD o factura tradicional tendrs opcin de indicar el valor asumido
o facturas para el campo Folio, el cual se puede utilizar de 4 maneras:
tradicionales
1. Consecutivo del documento modelo Se utiliza cuando la foliacin desea llevarse
para todos los conceptos de un documento modelo.
2. Consecutivo del concepto Se utiliza cuando la foliacin desea llevarse por
concepto.
3. Al imprimir tomar el consecutivo del documento modelo Ser cuando se
imprima el documento, que se considere la foliacin del documento modelo.
4. Al imprimir tomar el consecutivo del concepto Ser cuando se imprima el
documento, que se considere la foliacin del concepto.
Nota:
Si deseas manejar una foliacin por concepto, debers indicar el folio inicial.
Cuando la foliacin es por documento modelo, el folio inicial se indicar en Folios y
Conceptos asumidos.
Configuracin Aqu se especifica qu campos aparecern en el detalle del documento; es decir, los campos
del Movimiento que se utilizarn en los movimientos del documento.
En el apartado Orden de captura podrs indicar qu valor deseas que se muestre primero al
capturar el documento.
Importante: Considera que los impuestos y descuentos se calculan en base al precio, por lo
tanto, es necesario que el precio se capture antes que los impuestos y descuentos.
Configuracin de En esta ventana se configurarn los porcentajes e importes de los descuentos, la base del
Impuestos y clculo y de qu opcin se tomar el valor de los descuentos.
descuentos
Slo el primer descuento se calcular con base en el neto del movimiento, el resto de los
descuentos se calcularn en cascada, es decir, se calcular con base en el resultado anterior.
La forma en que funciona este orden para Servicio / Cliente / General es el siguiente:
Busca primero el valor que est en el catlogo Servicios, si existe, tomar el valor
indicado; si no, entonces busca el valor en el catlogo Clientes, si existe ah tomar el
valor indicado; en caso contrario tomar el valor que est en Redefinir empresa.
La opcin Cliente / Producto / General funciona igual, solo que primero revisa el valor que
est en el catlogo Clientes, posteriormente en el catlogo Servicios y al final verifica la
opcin Redefinir empresa.
Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin, submen Conceptos y selecciona la opcin
Factura.
Enseguida se crear un concepto de tipo Honorarios, utilizando los impuestos del valor
General.
Ejercicio 3
Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin, submen Conceptos y selecciona la opcin
Honorarios del cliente.
Ejercicio 4
Paso Ejercicio
1 Haz clic en el botn Nuevo.
2 Captura 301 en el campo Cdigo y Arrendamiento Persona Fsica en el
campo Nombre.
3 Haz clic en la pestaa 2. Impuestos y Retenciones.
4 Ajusta los valores de los impuestos y retenciones como se muestra en la
siguiente tabla:
Campo Buscar Valor en
I.V.A <Ninguno>
Retencin I.S.R. <Ninguno>
Retencin I.V.A. <Ninguno>
Ejercicio 5
Paso Ejercicio
1 Haz clic en el botn Nuevo.
2 Captura 302 en el campo Cdigo.
3 Captura Arrendamiento Persona Moral en el campo Nombre.
4 Haz clic en la pestaa 2. Impuestos y Retenciones.
5 Ajusta los valores de los impuestos y retenciones como se muestra en la
siguiente tabla:
Paso Ejercicio
1 Ve al men Movimientos, submen Honorarios del cliente o Cargos del
cliente y selecciona el concepto que se muestra por omisin.
Ejercicio 6 (contina)
Paso Ejercicio
5 Captura Renta del mes en el campo Observaciones y presiona la tecla
<Tab>.
Paso Ejercicio
1 Ve al men Movimientos, submen Honorarios del cliente o Cargos del
cliente y selecciona la opcin Arrendamiento Persona Fsica.
Nota: Recuerda que este concepto se configur para que no incluya ni I.V.A ni
retenciones.
4 Captura 5,000 en el campo NETO, enseguida presiona la tecla <Tab>.
5 Captura Renta del mes en el campo Observaciones y presiona la tecla
<Tab>.
Qu es Los catlogos y documentos cuentan con una serie de campos para almacenar datos; sin
embargo, en ocasiones se requiere utilizar y guardar datos extra.
Para esto existe la interfaz en la cual se pueden almacenar los siguientes tipos de campos:
Importe extra Texto extra Fecha extra
Cmo ingreso Para habilitar la interfaz configurable ingresa a cualquiera de los catlogos de CONTPAQ i
FACTURA ELECTRNICA, haz clic en la pestaa 6. Usuario y presiona las teclas
<Ctrl+F5> para ingresar al modo Interfaz configurable.
Acepta el mensaje
Usted esta entrando en modo Interfaz Configurable. Esto le permitir agregar, modificar o
eliminar campos extras y etiquetas
y la pestaa estar lista para insertar los campos extra que consideres necesarios.
Qu necesito para Haz clic derecho con el ratn para desplegar el men de opciones y selecciona la deseada.
configurar
Importante: Podrn insertarse hasta un mximo de 5 campos de textos, 5 campos de
importes y 1 fecha extra.
Propiedades Al insertar un campo extra, ste se insertar con el nombre Etiqueta #, al hacer doble clic en
de los campos la etiqueta, podrs modificar el nombre de la misma para que sea ms descriptivo. Adems,
podrs asignarles atajos y moverlos segn te convenga.
Nota: Tanto los campos extra como las etiquetas tienen propiedades y son modificables.
Cmo salir del Cuando finalices la configuracin, presiona nuevamente las teclas <Ctrl+F5> y guarda el
modo de edicin registro para conservar los cambios.
Consideraciones Toma en cuenta que el orden en que se agregaron los campos en la pestaa <Usuarios>
ser el orden de captura que seguir la tecla <Tab>.
Ejercicio 1
Ejercicio 1 (contina)
Paso Ejercicio
1 Ve al men Catlogos y selecciona la opcin Servicios.
Repite el procedimiento anterior para insertar otros campos extras que se utilizarn en la
empresa. Considera la informacin de la tabla para conocer a qu registro asignarle qu dato
Ejercicio 2 extra.
Otras funciones Dentro de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA podrs configurar otras funcionalidades
que te ayudarn a agilizar el trabajo dentro del sistema. Entre ellas podrs:
Configurar la barra de accesos directos.
Utilizar la calculadora.
Visualizar calendario.
Ejecutar bitcora de la empresa.
Personalizar el sistema con el logotipo de tu empresa.
Barra de accesos Es una barra vertical que contiene el acceso directo a las funciones ms utilizadas por el
directos usuario activo. Las opciones que aparecen en esta barra son definidas por el Grupo al que
pertenece el usuario, de esta forma, existe una Barra de Accesos Directos para cada Grupo
de Usuarios que haya sido configurado previamente.
Cmo ingreso
Selecciona del men Ver la opcin Barra de accesos directos
Calculadora Cuando requieras utilizar una calculadora, podrs hacer uso de la que est disponible dentro
de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA. Esta funcionalidad te permitir realizar los
clculos necesarios sin necesidad de utilizar o buscar otras aplicaciones.
Cmo ingreso
Realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Selecciona del men Ver la opcin Calculadora.
Presiona las teclas <Ctrl+F11>.
Nota: No olvides regresar la fecha correcta para evitar confusiones con tu informacin.
Cmo ingreso
Realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Selecciona del men Ver la opcin Calendario.
Presiona las teclas <Ctrl+F12>.
Bitcora Utiliza esta vista para consultar y visualizar las operaciones del da. De esta forma obtendrs
de la empresa informacin de manera rpida y oportuna.
Cmo ingreso
Para ejecutar la bitcora selecciona del men Ver la opcin deseada.
Cmo ingreso
Ve al men Configuracin y selecciona la opcin Redefinir empresa.
Haz clic en el botn Asociar logo y localiza el archivo grfico.
Recuerda: Podrs asignar un archivo con extensin .bmp, .jpg, .gif o .png.
Visin general
De esta forma, tendrs un panorama ms amplio de las situaciones que se pueden presentar
y as tomar la mejor decisin administrativa para que tu empresa siempre est sana y con
informacin al da.
Tema Pgina
Cmo realizo ventas al extranjero 1-24
Qu informacin debo saber sobre los abonos 1-29
Cmo configuro otras conexiones de CFDI/CFD 1-33
Cmo defino la En CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA existe un catlogo de monedas y al crear una
moneda empresa nueva se incluyen dos monedas: Peso Mexicano y Dlar Americano.
extranjera
Si deseas crear una moneda nueva ve al men Configuracin y selecciona la opcin
Monedas, enseguida captura los campos necesarios.
Cmo capturo el En CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA puedes capturar el tipo de cambio del da, de
tipo de cambio esta forma todos los documentos que captures ese da tendrn ese importe, o puedes
capturar el tipo de cambio al momento de crear el documento.
Cmo defino una Para definir por omisin la moneda de los documentos de un cliente en especfico, ve al men
moneda al cliente Catlogos, selecciona la opcin Clientes, haz doble clic sobre el cliente deseado y
selecciona la moneda por omisin en el campo Moneda del cliente.
Cmo creo un El procedimiento para crear un documento en moneda extranjera es el mismo que se realiza
documento en para crear uno en moneda local, la diferencia es slo seleccionar la moneda en que se crear
moneda el documento en el campo Moneda.
extranjera
La moneda por omisin del documento ser la que el cliente tenga definida en su catlogo.
Pagos de Los pagos de los documentos podrn ser en otra moneda, es decir, si la factura fue hecha en
documentos euros, el pago puede ser en pesos o viceversa.
En el siguiente ejercicio vers los pasos necesarios para crear la moneda Euro.
Ejercicio 1
Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin y selecciona la opcin Monedas.
Ejercicio 1 (contina)
Paso Ejercicio
8 Captura Euros en el campo Nombre en Plural.
9 Haz clic en los botones Guardar y Cerrar.
En el siguiente ejercicio vers los pasos necesarios para definir el tipo de cambio del da para
la moneda Euro.
Ejercicio 2
Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin y selecciona la opcin Tipos de cambio.
En el siguiente ejercicio vers los pasos necesarios para definir la moneda Euro en un
cliente.
Ejercicio 3
Paso Ejercicio
1 Ve al men Catlogos y selecciona la opcin Clientes.
En el siguiente ejercicio vers los pasos necesarios para crear una factura en Euros y su
pago en Pesos.
Ejercicio 4
Paso Ejercicio
1 Haz clic en el botn Factura tradicional ubicado en la barra vertical y enseguida
haz clic en el botn Nuevo.
Una vez que hayas creado la factura en euros y la hayas pagado, ejecuta el reporte de
estado de cuenta del cliente. Sigue los pasos que se muestran a continuacin para hacerlo:
Ejercicio 5
Paso Ejercicio
1 Ve al men Reportes, submen Clientes y selecciona la opcin Estado de
cuenta.
2 Selecciona Euro en el campo Clientes con moneda.
3 Haz clic en los botones Continuar y Aceptar.
Resultado: Verifica que aparezca la factura y el pago del cliente. Observa que
en el reporte se muestra el tipo de cambio y que el saldo del cliente es 0.00
4 Cierra la ventana del reporte y de filtros.
Qu es Son los pagos o abonos que se realizan para disminuir los adeudos. Estos abonos pueden
ser los que realiza el cliente con la empresa o los que la empresa realiza a sus proveedores.
Conceptos de Dependiendo del tipo de Abono son los conceptos que estarn disponibles.
abono
Abono del
El cliente abona a una factura, o bien, da un anticipo.
Cliente
Abono por Se documenta la deuda en una factura. AdminPAQ toma el concepto de
Letras forma automtica.
Cheque
El cliente paga o abona a su cuenta con un cheque.
recibido
Honorarios Se utiliza cuando al cliente se le genera un recibo de honorarios por los
del cliente servicios solicitados por l.
Nota: Estos documentos pueden utilizarse indistintamente ya que su funcin es la misma, sin
embargo, se recomienda manejarlos adecuadamente para que el control de las cuentas por
cobrar y pagar se realice eficazmente.
Partes de un Los documentos de abono slo contienen el encabezado del documento, es decir, no existe
documento de detalle ya que en estos no se puede capturar mercanca.
abono
Una vez que el documento se termina de capturar, podr imprimirse. Al ser impreso no
podrs modificarlo, slo podr cancelarse. Una vez que el documento se cancela, ste no
podr ser eliminado.
Nota: La marca Impreso podr quitarse, sin embargo, no se recomienda debido al control
que se tiene en la foliacin de los documentos.
Informacin Los documentos de abono solo tienen un dato adicional que sirve para capturar la referencia,
adicional observaciones y campos extras del documento. Esta informacin ser til para el manejo del
del documento mismo documento.
Qu necesito Para registrar un documento de abono asegrate de indicar los siguientes datos:
para registrar
Concepto de Abono Tipo de cambio
Fecha Referencia (slo para el caso de
Cdigo del Cliente cheques)
Moneda Importe
Saldar Documentos
En esta ventana se mostrar la lista de todos los documentos de cargo del cliente (facturas,
notas de cargo, etctera) que no han sido saldados.
Un abono podr asociarse a uno o varios En la columna Abono (Peso) debers indicar el
documentos de cargo. Para quitar la asociacin importe a abonar para cada documento de cargo.
se deber capturar, en la columna Abono Esto puede hacerse capturando el importe, o bien,
(Peso), el importe cero. haciendo doble clic en la celda.
Una vez que realizas la asociacin de los documentos, en la parte inferior se desplegarn los
documentos que se han aplicado al concepto de abono en cuestin.
Ejercicio
Paso Ejercicio
1 Ve al men Movimientos, submen Abonos del Cliente y selecciona la opcin
Nota de Crdito.
Ejercicio (contina)
Paso Ejercicio
3 Verifica que en el campo Concepto de Abono aparezca Nota de Crdito y
asigna el resto de los datos segn se indica en la tabla:
Campo Captura
Fecha 5 de junio
Cliente Francisco Ramos
Referencia A1009
Total $772.40
Nota: Al finalizar la captura del total presiona la tecla <Enter> para desplegar la
ventana Saldar cargos del Cliente.
Cmo configuro Si tu acceso a Internet es a travs de un proxy necesitas configurar el puerto que utilizas para
el acceso a ello. Esta configuracin debers especificarla en la pestaa 9. Almacn Digital/Conexiones
Internet CFD/CFDI de la ventana Redefinir empresa.
Importante: Los datos Usuario y Contrasea slo se capturan cuando el Proxy los requiere,
de lo contrario, debern dejarse en blanco.
A esta segunda forma se le conoce como envo silencioso. Si quieres utilizar esta opcin
debers configurar el correo entrante y saliente que ests utilizando.
Nota: Los datos que pongas en esta opcin debern ser los mismos que se encuentran en la
configuracin de la aplicacin que utilizas para enviar y recibir el correo electrnico.
Correos pblicos Para que las cuentas de los dominios pblicos acepten el envo de CFDI o CFD se
recomienda que la configuracin sea la siguiente:
Introduccin En este captulo se explicar el procedimiento para generar plizas basndose en los
movimientos registrados en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, que sern enviadas a
CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Tema Pgina
Cmo contabilizo movimientos 2-2
Cmo asocio una empresa 2-3
Cmo configuro segmentos contables 2-4
Cmo configuro asientos contables 2-6
Cmo asigno asientos contables 2-10
Cmo elaboro plizas 2-12
Cmo cargo plizas a CONTPAQ i CONTABILIDAD 2-14
Cmo concilio plizas 2-16
Qu otras funciones puedo realizar 2-18
Cmo ingreso Para contabilizar movimientos, en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA existe el men
Contabilizacin el cual cuenta con todas las opciones necesarias para llevar a cabo este
proceso.
Asociar Asignar
Configurar Crear Asientos
empresa de Asientos
Segmentos Contables
CONTABILIDAD Contables
Revisar plizas
Elaborar plizas
y reportes
Eliminar
Contabilizacin
Cmo ingreso Para asociar una empresa de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA a una empresa de
CONTPAQ i CONTABILIDAD, ingresa a CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, ve al
men Contabilizacin y selecciona la opcin Redefinir empresa.
Qu necesito Una vez que entraste a la Redefinicin de la empresa captura el nombre de la base de
para asociar datos de la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD en el campo Empresa
contabilidad.
Este es el primer paso para la contabilizacin y solamente es necesario realizarlo una vez.
Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin y selecciona la opcin Redefinir empresa.
Qu es Ahora es necesario identificar las cuentas contables generales dentro de los Segmentos
Contables para iniciar con el proceso de contabilizacin de las operaciones.
Los segmentos contables se utilizan para hacer referencia nicamente a una parte de la
cuenta contable, y la suma de varios segmentos compone la cuenta que ser afectada por un
movimiento.
Cmo ingreso Para definir los segmentos contables ve el men Contabilizacin y selecciona la opcin
Definicin de segmentos contables.
Qu necesito Para registrar una cuenta contable simplemente captrala completamente o parte de ella en
para registrar la seccin deseada.
Cmo guardar Al terminar de capturar todas las cuentas contables, haz clic en el botn Guardar.
Reportes Despus de capturar los segmentos contables podrs consultarlos a travs de un reporte,
para ejecutarlo:
Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Definicin de segmentos
contables.
3 Haz clic en el botn 1. Clientes y configura los segmentos de clientes con los
siguientes datos:
Cmo ingreso Para definir los asientos contables ve el men Contabilizacin y selecciona la opcin
Definicin de asientos contables.
Campo Descripcin
Nmero Identificador del Asiento Contable. Al presionar el botn <F3>, el sistema muestra el listado
de Asientos contables disponibles y permite seleccionar uno para visualizar su
configuracin.
Nombre Descripcin del Asiento contable.
Frecuencia En este campo se podr indicar el intervalo de tiempo que ser considerado para la
creacin de las plizas. Observa la siguiente tabla:
Opcin Descripcin
Una pliza por Documento Una pliza por cada documento.
Una pliza Diaria Permite incluir todos los documentos del da en una pliza.
Una pliza por Periodo Permite incluir los documentos de un periodo de tiempo en
una pliza.
Fecha Permite elegir la fecha para la pliza, ya sea la fecha del documento o la fecha de
contabilizacin.
Tipo Contiene los valores que determinan el tipo de pliza, que puede ser de ingresos, egresos,
diario u orden.
Pliza nmero Permite elegir el consecutivo a utilizar, puede ser:
Consecutivo de AdminPAQ
Consecutivo de CONTPAQ
Folio del documento
Concepto Permite indicar el contenido del campo Concepto de pliza en CONTPAQ i
CONTABILIDAD; las opciones son:
Ninguno Texto capturado
Referencia del documento Texto capturado + Serie + Folio
Nombre del concepto Texto extra 13
Nombre del cte/prov
Diario de Pliza En este campo se deber indicar el diario de pliza que se utilizar segn el Asiento
Contable que se est definiendo siempre que en CONTPAQ i CONTABILIDAD utilice la
opcin Diarios a plizas.
Conociendo el La ventana para crear el detalle de los asientos contables consta de los campos que se
detalle describen en la siguiente tabla:
Campo Descripcin
Cuenta En este campo se debe especificar la cuenta contable a la que se afectar el
movimiento (cargo o abono). Podrs optar por alguna de las siguientes opciones:
Tipo Los tipos de movimiento pueden ser cargos o abonos; con opcin a poner cargos
en rojo o abonos en rojo; dependiendo del criterio a emplear.
Concentrar en un movimiento Si marca esta casilla, se sumar en un solo movimiento los importes afectados a
cuentas similares la misma cuenta.
Suprimir movimientos cuando Si marca esta casilla, se omitir los movimientos que tengan valor cero.
su valor sea igual a cero
Base En este campo podrs indicar cul importe ser considerado en el movimiento.
Porcentaje Al indicar un porcentaje en este campo, el sistema tomar dicho porcentaje del
importe base seleccionado.
Moneda Documento Extranjera
Referencia Aqu podrs seleccionar qu dato se mostrar en la referencia de la pliza.
Diario En este campo debers indicar el diario del movimiento que utilizars segn el
Asiento Contable que se est definiendo, siempre que en CONTPAQ i
CONTABILIDAD se utilice la opcin Diarios a movimientos.
Concepto Permite indicar el contenido del campo Concepto del movimiento en CONTPAQ
i CONTABILIDAD
Segmento En caso de utilizar Segmentos de Negocio en CONTPAQ i CONTABILIDAD ,
podrs indicar a qu nmero de segmento deseas afectar
Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Definicin de asientos
contables.
Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Definicin de asientos
contables.
4 Haz clic en el botn Guardar para grabar los datos del encabezado.
5 Haz clic en el rea de movimientos y presiona las teclas <Ctrl + Insert>.
Ejercicio 2 Basndote en el ejercicio anterior, utiliza la siguiente tabla para crear un asiento contable
para contabilizar los pagos.
Para el encabezado:
Campo Dato
Nmero 11
Nombre Pago de Servicios
Frecuencia Una Pliza por Documento
Fecha Documento
Tipo Ingresos
Pliza Num. Consecutivo CONTPAQ
Cmo ingreso Para asignar los asientos contables ve el men Contabilizacin y selecciona la opcin
Asignacin (Concepto >> Asiento Contable).
Qu necesito Para asignar un asiento contable haz clic en el botn de los tres puntos del campo Asiento
para asignar Contable Asignado correspondiente al concepto deseado, enseguida selecciona el asiento
contable.
Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Asignacin (Concepto >>
Asiento Contable).
Nota: Este procedimiento slo genera las plizas pero no las registra en CONTPAQ i
CONTABILIDAD. Para registrarlas en CONTPAQ i CONTABILIDAD es necesario realizar
un segundo procedimiento llamado Cargado de Plizas a CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Cmo ingreso Para elaborar plizas, ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Elaboracin de
plizas.
Qu necesito Para elaborar plizas, captura el rango de fechas, los tipos de conceptos de los cuales se
para elaborar generarn plizas, qu plizas se generarn y la fecha de contabilizacin.
plizas
Por ltimo haz clic en el botn Procesar.
Elaborar plizas.
Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Elaboracin de plizas,
enseguida haz clic en el botn Aceptar.
Campo Valor
Fecha Inicial 01/10/(Ao actual)
Fecha Final 31/10/(Ao actual)
Origen Todos
Generar Plizas de Todos los documentos
Fecha de contabilizacin 31/10/(Ao actual)
Cmo ingreso Para cargar plizas, ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Cargado de plizas
a CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Qu necesito Para cargar plizas a CONTPAQ i CONTABILIDAD, captura el rango de fechas, el tipo de
para cargar plizas que se generarn, el rango de folios y haz clic en el botn Procesar.
plizas
Cargar plizas.
Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Cargado de plizas a
CONTPAQ i CONTABILIDAD y haz clic en el botn Aceptar.
Campo Valor
Fecha Inicial 01/10/(Ao actual)
Fecha Final 31/10/(Ao actual)
Tipo Pliza Todos
Si se muestra algn error haz clic en el botn Block de Notas y revisa el error,
corrgelo y repite el procedimiento.
6 Haz clic en el botn Finalizar.
Cmo ingreso Para ejecutar el reporte de conciliacin ve al men Reportes, selecciona la opcin Hoja
Electrnica, selecciona el modelo Conciliacin Contable y haz clic en el botn Ejecutar.
Qu necesito Para conciliar plizas ve a la pestaa Principal, haz clic en el botn Seleccionar empresa,
para conciliar selecciona la empresa de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA y haz clic en el botn
plizas Aceptar. Enseguida, ve al men Conciliacin y haz clic en el botn Ejecutar Reporte.
El reporte te mostrar las diferencias de informacin que puede haber entre CONTPAQ i
FACTURA ELECTRNICA y CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Conciliar plizas.
Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Conciliacin CONTPAQ i
CONTABILIDAD.
Ejercicio (contina)
Paso Ejercicio
2 Haz clic en el botn Seleccionar empresa ubicado en la hoja Principal.
Deja el resto de los campos con los datos que aparecen por omisin.
6 Haz clic en el botn Ejecutar Reporte.
Otros reportes de Adems del modelo en Excel para la conciliacin entre CONTPAQ i FACTURA
conciliacin ELECTRNICA y CONTPAQ i CONTABILIDAD, en el men Contabilizacin podrs
ejecutar los siguientes reportes:
Estado Contable: Este reporte muestra los documentos con estado Pre-
contabilizado, Contabilizado, No contabilizado, Pliza modificada,
segn sea el caso. Adems, muestra las plizas que tienen el estado Pre-
contabilizado y Contabilizado.
Plizas y Documentos Asociados: Este reporte muestra las plizas que han sido
enviadas a CONTPAQ i CONTABILIDAD y los documentos que estn incluidos en
cada una. Este reporte es til para revisar el contenido de las plizas concentradas y
rastrear los documentos que contienen.
Cmo elimino la Si por alguna razn deseas eliminar la contabilizacin realizada, lo puedes hacer desde el
contabilizacin men Contabilizacin opcin Eliminacin de la contabilizacin, selecciona el rango de
fechas y el tipo de concepto y haz clic en el botn Procesar.
Cmo cargo la Para enviar la informacin del momento de causacin de los movimientos ve al men
base gravable Contabilizacin y selecciona la opcin Cargado de la base gravable de I.V.A a
CONTPAQ i CONTABILIDAD, selecciona el rango de fechas, el rango de folios y el tipo de
pliza a crear.
Cmo elaboro Si tienes CONTPAQ i CONTABILIDAD en una computadora diferente a donde tienes
plizas en TXT instalado CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, puedes crear la contabilizacin en un
archivo de texto para posteriormente cargarla en CONTPAQ i CONTABILIDAD.
En CONTPAQ i CONTABILIDAD podrs cargar este archivo de texto con la opcin Cargar
plizas.
Introduccin En este captulo se explican los procedimientos que te permitirn trabajar de forma masiva
con la informacin. CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA cuenta con herramientas que
te facilitarn la creacin de documentos similares, as como la emisin de varios documentos.
Tema Pgina
Como envo el informe mensual al SAT 3-2
Cmo cancelo los CFDI 3-3
Cmo timbro masivamente los CFDI 3-5
Esta informacin contiene datos especficos de los documentos que has emitido durante todo
el mes.
Cmo ingreso Para ingresar a este proceso, ve al men Empresas, submen Procesos y selecciona la
opcin Informe mensual al SAT.
Qu necesito Para que generes el archivo texto, solo necesitas especificar el Ejercicio, Periodo y tipo
para ejecutar de comprobante.
Dnde se genera Una vez que se ejecute el proceso, el archivo texto se generar en el directorio de la empresa
el archivo <\CompacW\Empresas(\Nombre de la empresa)>.
Ejemplo: 1LILA010304A12012012.
Cmo ingreso Para ingresar a cancelar un documento, ve al men Movimiento y selecciona el tipo de
documento deseado.
Qu necesito Para cancelar un documento debers abrirlo y para hacerlo debers seleccionarlo de la lista
para cancelar de documentos.
Cmo aviso al Si tienes CFDI cancelados debers notificarlo al SAT. Esta notificacin se realiza mediante la
SAT generacin de un archivo texto que contiene la informacin y formato requerido por el SAT.
Para realizar este archivo ve al men Empresas, submen Procesos y selecciona la opcin
Aviso al SAT de cancelacin de CFDI e indica lo siguiente:
Rango de fechas
Concepto
Contrasea del certificado
Nota: Si utilizas diferentes certificados (cada uno asignado a conceptos diferentes) en una
misma empresa, debers realizar la cancelacin por cada uno de dichos conceptos.
Este proceso considerar un mximo de 500 timbres.
Bitcora y acuse Cuando termine el proceso, se generar se una bitcora con los resultados de la cancelacin
en la ruta de la empresa y en la carpeta Timbres Cancelados se generar el Acuse con
extensin XML.
Acuses en el SAT Los acuses que realices en el portal del SAT (antes de este proceso) no se podrn extraer en
el archivo XML en la ruta Timbres Cancelados.
Reporte UUID En el reporte del listado de UUID (men Reportes, Hoja electrnica) podrs consultar la liga
para ver el XML de acuse de cancelacin
Nota: La ruta puede variar, dependiendo de dnde se encuentren los ejecutables del sistema.
Tambin es posible que el servidor del SAT tenga problemas y enve el siguiente mensaje:
Error al Intentar Cancelar El servicio de cancelacin del SAT no est disponible, por favor
intente ms tarde.
Importante: La conexin al servidor para las cancelaciones de CFDI depende del SAT y no
del PAC.
De qu otra Si por algn motivo recibes un error al cancelar desde CONTPAQ i FACTURA
forma cancelo ELECTRNICA seguirs teniendo la alternativa de cancelar CFDI directamente en el servidor
del SAT.
Qu es El timbrado masivo de CFDI es un proceso que permite Timbrar y/o Entregar varios CFDI al
mismo tiempo sin necesidad de entrar a cada uno.
Cmo ingreso Para ingresar ve al men Empresas, submen Procesos y selecciona la opcin
Emisin/Timbrado masivo de CFDs/CFDIs.
Qu necesito Para timbrar y/o entregar documentos necesitas especificar los siguientes datos:
para timbrar
Emitir/Timbrar y/o Entregar Concepto
Documentos Rango de fechas o Rango de folios
Cmo ejecuto el Una vez que has especificado toda la informacin requerida, haz clic en el botn para
proceso iniciar el proceso.
Para qu sirve El proceso timbrado masivo te ser til en caso de que tengas un volumen considerable de
documentos sin timbrar en diferentes das, de esta manera, no ser necesario que abras
cada documento para que puedas timbrarlos.
Realiza los siguientes pasos para emitir de forma masiva los CFDI:
Ejercicio 1
Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresas, submen Procesos y selecciona la opcin
Emisin/Timbrado masivo de CFDs/CFDIs.
Campo Valor
Emitir/Timbrar Marcado
Entregar Desmarcado
Documentos Factura
Concepto Factura Sucursal
Fecha Inicial 25/10/2010
Fecha Final 25/10/2010
Contrasea del Rep. Legal a0123456789
Realiza los siguientes pasos para verificar que los documentos se hayan emitido:
Procedimiento
adicional
Paso Ejercicio
1 Ve al men Reportes y selecciona la opcin Informe Mensual al SAT / CFD.
Ante esta situacin, el sistema permite controlar el acceso a ste por medio del registro de
usuarios, donde podrs definir los privilegios de uso para cada persona en los mdulos de la
aplicacin.
Tema Pgina
Informacin general sobre configuracin de usuarios 4-2
Cmo creo perfiles de usuario 4-3
Cmo registro un usuario 4-5
Qu otras funciones puedo realizar 4-8
El usuario Supervisor y los usuarios con perfil Supervisor son quienes tienen acceso total al
sistema y son los nicos que pueden registrar nuevos usuarios y asignar prioridades.
Al crear Toma en cuenta las siguientes recomendaciones para crear contraseas ms seguras:
contraseas
Utiliza combinaciones de maysculas, minsculas, nmeros y smbolos, pero de
forma que la combinacin te resulte familiar.
Conserva la confidencialidad de las contraseas. No proporciones la contrasea a
otras personas, ajenas o no, al uso de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, ni
utilices el mismo usuario y contrasea para varios empleados.
Si conservas un archivo por escrito con las contraseas de los usuarios, asegrate
de guardarlo en un lugar seguro para que no se haga mal uso de l.
Ventajas de crear Entre las principales caractersticas del mdulo de usuarios se encuentra:
usuarios
Generar plantillas con accesos especficos que despus podrs asignar a los
usuarios.
Controlar el registro de informacin por medio de perfiles y contraseas asignados al
usuario.
Restringir el acceso a una sola empresa por medio de autorizaciones asignadas.
Permisos Entre las acciones que se podrn permitir o restringir a los usuarios est: Ejecutar, Crear,
Borrar, Cambiar y Ver las opciones del sistema.
Cuando la casilla est marcada significa que podr realizarse la accin. Cuando est
desmarcada estarn restringidos los derechos de uso para las distintas tareas dentro del
sistema.
Qu es Un perfil funciona como una plantilla en la cual indicas los permisos que tendr un grupo de
usuarios para trabajar con CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.
Perfil Supervisor El perfil Supervisor se incluye por omisin en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA y no
puede modificarse, ya que es el perfil base del cual se desprenden los permisos para el resto
de los perfiles.
Cmo ingreso Para ingresar a la ventana Perfiles ve al men Empresas, submen Usuarios y selecciona
la opcin Perfiles.
Qu necesito Para crear estas plantillas asigna un nombre al perfil y desmarca las casillas en las cuales
para registrar deseas restringir el uso dependiendo del trabajo que realice ese grupo de personas.
Automticamente al crear
un perfil estarn activas
todas las opciones por lo
que debers desmarcar
aquellas a las que el
perfil no tendr acceso.
Cmo guardar Una vez que hayas especificado los permisos para cada opcin realiza cualquiera de las
siguientes acciones:
Presiona la tecla <F8>.
Haz clic en el botn Guardar que se localiza en la barra de herramientas.
Para qu sirve Crear los perfiles permite agilizar la configuracin de permisos de nuevos usuarios que
utilizarn CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.
Esta opcin resulta prctica cuando requieres asignar los mismos derechos a varios usuarios.
En estos casos, primero creas el perfil y despus lo asignas a cada uno de los usuarios.
Registro de perfiles
Crear perfiles facilita la labor de configuracin de permisos a usuarios. Recuerda que los
perfiles son tiles cuando tienes que asignar permisos similares a un grupo de personas que
Ejercicio utilizar CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.
Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresas, submen Usuarios y selecciona la opcin Perfiles.
Resultado: Se desmarcarn todas las opciones de esta pestaa, por lo que los
usuarios que utilicen este perfil no podrn acceder a stas.
5 Presiona la tecla <F8> o haz clic en el botn Guardar.
6 Cierra la ventana presionando la tecla <Esc>.
Cmo ingreso Para crear un nuevo usuario ve al men Empresas, submen Usuarios y selecciona la
opcin Usuarios.
Para qu sirve Al registrar los usuarios en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA tendrs mayor control
sobre la informacin y las personas que trabajan con tu empresa evitando que alguna de ellas
ingrese a una opcin que no le corresponde.
Registro de usuarios
Registrar los usuarios es importante para que las personas que trabajarn con el sistema
tengan su clave individual para ingresar y puedan visualizar slo las opciones que les
Ejercicio 1 corresponden.
Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresas, submen Usuarios y selecciona la opcin Usuarios.
Ejemplo: ASANCHEZ.
4 Captura tu nombre en el campo Nombre Completo.
Ejemplo: ezfe09.
6 Selecciona AUXILIAR del campo Perfil.
7 Guarda los cambios para que la nueva configuracin tenga efecto.
Posteriormente, presiona la tecla <F8>.
8 Haz clic en el botn Cerrar.
Para verificar que los permisos otorgados al usuario son correctos utiliza la funcin Cerrar
sesin del Usuario para ingresar al sistema y visualizar nicamente los mdulo que debe
Ejercicio 2 tener acceso dicho usuario.
Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresas, submen Usuarios y selecciona la opcin Cerrar sesin
del Usuario.
Otras funciones Al trabajar con los usuarios puedes realizar actividades como:
Usuarios Cuando te encuentras trabajando con una versin en Red y deseas verificar qu usuarios se
conectados encuentran trabajando en el sistema en ese momento, consulta la opcin Usuarios
conectados; y si la versin que adquiriste es Monousuario, podrs ver el usuario con el que
se abri la sesin.
Para hacerlo del men Empresas, submen Usuarios selecciona la opcin Usuarios
conectados.
Cambiar de Al trabajar con CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA puedes cambiar el usuario que
usuario utilizaste para ingresar al sistema sin necesidad de cerrar la aplicacin. Esta opcin permitir
a cada persona que ingrese al sistema tenga acceso nicamente a las tareas que le fueron
asignadas.
Para ello, del men Empresa, submen Usuarios selecciona la opcin Cerrar sesin del
Usuario.
Acceso rpido Si presionas las teclas <Shift+F12> automticamente se mostrar el nombre SUPERVISOR
para el en el campo Cdigo del usuario al ingresar al sistema.
Supervisor
Introduccin En este captulo se explican los pasos necesarios para crear formatos de impresin tanto de
CFD como de facturas tradicionales.
Tema Pgina
Cmo utilizo la Hoja Electrnica 5-2
Cmo creo un modelo electrnico 5-4
cmo modifico una plantilla para formato amigable 5-9
Cmo utilizo el Editor de formas 5-19
Cmo creo una forma preimpresa 5-21
Qu es Es un archivo con macros realizadas en Visual Basic que implementa funciones que
extraen informacin de la base de datos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.
Mediante la Hoja Electrnica se pueden ejecutar varios modelos ya que estn predefinidos
por el sistema, pero tambin se pueden crear nuevos. Todos los modelos se guardan en un
directorio ya especificado, a menos que, manualmente, especifiques una ruta diferente.
Debido a que esta herramienta est hecha en Microsoft Excel es posible generar reportes
de acuerdo a las necesidades de informacin de tu empresa de manera fcil y rpida.
Cmo funciona La Hoja Electrnica se ejecuta con el archivo HojaCFD.xls el cual se instala en la ruta
<\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>.
Cmo ingreso a Para que ingreses a la Hoja Electrnica puedes realizar cualquiera de las siguientes
la Hoja acciones:
Electrnica
Haz clic en el botn
Ve al men Reportes, submen Hoja Electrnica.
Qu necesito Una vez ubicado en la ventana Hoja Electrnica, selecciona el modelo deseado y en la barra
para ejecutarlo de herramientas de la Hoja Electrnica, haz clic en el botn .
Habilitar Despus de que ejecutas el modelo, Microsoft Excel mostrar una Advertencia de
contenido seguridad. Haz clic en el botn Opciones y selecciona la opcin Habilitar este contenido.
Nota: En versiones anteriores a Excel 2007 se te pedir Habilitar las macros antes de
especificar la clave de acceso.
Cmo establecer Para establecer una empresa como activa ve a la hoja Parametros y haz clic en el botn
una empresa Insertar empresa. Selecciona de la lista la empresa deseada y nuevamente haz clic en el
como activa botn Insertar.
Para qu sirve La Hoja Electrnica sirve para el diseo fcil de reportes personalizados.
Qu necesito
para registrar Para que generes un nuevo modelo electrnico, haz clic en el botn y captura:
La Descripcin del modelo
El nombre del Archivo del modelo
Por omisin, todos los modelos y/o reportes nuevos se guardan en la ruta
<\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>.
Recuerda que para ingresar a la Hoja Electrnica debers ir al men Reportes opcin Hoja
Electrnica.
Modelos La Hoja Electrnica cuenta con modelos predefinidos, los cuales son:
predeterminados
Modelo Descripcin
Conciliacin Contable Muestra las plizas elaboradas en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA (cargos y
abonos) contra las plizas cargadas a CONTPAQ i CONTABILIDAD (cargos y
abonos).
Generacin Masiva
de Documentos
Importacin de Catlogos Enva a CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA la informacin de los catlogos de
la empresa. Inserta registros de catlogo y actualiza los registros existentes.
Listado UUID Muestra los UUID (Universally Unique Identifier) de los CFDI que se han timbrado en la
empresa. Si existiera algn CFDI pendiente de timbrar muestra el mensaje: No se
encontr el certificado pblico en el almacn digital).
Hojas Todos los modelos electrnicos estn conformados por las siguientes hojas:
predefinidas
Hoja Descripcin
Hoja 1 Est en blanco y podrs agregar las funciones que necesites para crear
el modelo deseado.
Estructura de la Para que conozcas y puedas utilizar correctamente las funciones, necesitas saber cmo debe
funcin estar estructurada la funcin. Todas las funciones tienen una nomenclatura; dependiendo de
la funcin que quieres ser la nomenclatura que debe tener la misma.
Apyate en las columnas Descripcin y Nomenclatura que tiene la hoja Funciones para
que utilices la funcin ms conveniente. La Descripcin indica para qu sirve la funcin. La
Nomenclatura indica los datos que necesita la funcin.
Para qu sirve Adems de que el modelo te permite extraer informacin de facturacin de tus empresas en
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, podrs explotar las funcionalidades propias de
Excel, haciendo inclusive un reporte con grficas.
La creacin de modelos electrnicos te ser de mucha utilidad para que realices reportes a la
medida en un programa muy flexible y utilizado como es Excel.
En el siguiente ejercicio crears un nuevo modelo electrnico que mostrar los saldos de los
clientes. Realiza los pasos que se indican a continuacin:
Ejercicio 1
Paso Ejercicio
1 Verifica que la empresa La Casa Azul, S.A. de C.V. est abierta.
2 Ve al men Reportes y selecciona la opcin Hoja Electrnica.
Para establecer una empresa activa en la hoja electrnica realiza los pasos que se indican a
continuacin:
Ejercicio 2
Paso Ejercicio
1 Ve a la hoja Parametros del modelo electrnico Saldos del Cliente.
2 Haz clic en el botn Insertar empresa.
En el siguiente ejercicio, agregars las funciones necesarias para extraer los datos de los
clientes y sus saldos. Realiza los pasos que se indican a continuacin:
Ejercicio 3
Paso Ejercicio
1 Ve a la hoja Hoja1.
2 Selecciona la celda A4 y presiona las teclas <Alt + F3>.
A B C D
1 Fecha 28/10/2010
2
3 Cdigo Nombre RFC Saldos
4 =Dato_Cliente(A4,1) =Dato_Cliente(A4,1) =Saldo_Cliente(A4,
$B$1)
5 Selecciona el rango B4:D4 y copia las frmulas hacia abajo por cada cliente.
6 Da formato al reporte a tu gusto, puedes poner los ttulos en negritas y centrado,
bordes, sombreado, etctera.
7 Guarda los cambios del modelo y cierra Excel.
Plantillas Podrs crear el formato de impresin desde cero, aunque se recomienda utilizar una de las
plantillas que se incluyen en el sistema, modificarla insertando o quitando etiquetas y
guardarla con formato HTML.
Etiquetas Las etiquetas son las que le especifican al formato qu informacin se imprimir. El
documento Etiquetas para impresin de CFD CFDI CBB incluye el listado de etiquetas
que podrs utilizar.
Formato Al crear un formato de impresin, haz dos copias: una en formato Microsoft Word (archivo
de archivo con extensin .DOC o .DOCX) y otra en formato Pgina WEB (archivo con extensin .HTML)
Importante: Asegrate que al guardar el archivo el tipo sea Pgina WEB, ya que existen
otros tipos como Pgina WEB, filtrada si lo guardas con otros tipos se perder el formato de
las tablas.
Formato Al insertar tablas al formato de impresin realiza lo siguiente: haz clic derecho sobre la tabla,
de tablas selecciona la opcin Propiedades de la tabla, marca la opcin Ancho preferido y captura el
ancho de esta.
Tablas anidadas Utiliza tablas anidadas cuando deseas desplegar una tabla al lado de otra que contiene
renglones que se despliegan opcionalmente. Ejemplo: Total de descuentos, IEPS, tabla de
impuestos y tabla de retenciones.
Ancho Configura el ancho de las columnas, especialmente aquellas que son ms pequeas que el
de columnas tamao de la etiqueta. Haz clic derecho sobre la columna, selecciona la opcin Propiedades
de la tabla, haz clic en el botn Opciones y desmarca la opcin Ajustar automticamente
el tamao al contenido.
Insertar Podrs insertar las imgenes del Logo y la Cdula de la empresa en el formato de impresin.
imgenes en Para hacer esto debers:
formato de
Asociar las imgenes del Logo y la Cdula desde el men Configuracin opcin
impresin
Redefinir empresa.
Establecer el rea de las imgenes y sustituirlas por las etiquetas
%IMAGEN_LOGO% e %IMAGEN_CEDULA% respectivamente.
Asignar formato Una vez que has terminado el formato de impresin, debers asignarlo al concepto. Para
de impresin esto, haz lo siguiente:
1. Ve al men Configuracin, submen Conceptos y selecciona el tipo de concepto.
2. Haz clic en el botn F3 y selecciona el cdigo del concepto deseado.
3. Haz clic en la pestaa 4. Comprobante Fiscal Digital.
4. Presiona la tecla <F3> en el campo Plantilla de Formato Amigable y asigna la
plantilla que creaste.
Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin y selecciona la opcin Redefinir empresa.
En el siguiente ejercicio vers los pasos necesarios para modificar un formato de impresin
de CFD. Hars una copia de la plantilla y agregars la etiqueta Observaciones del
Ejercicio 2 movimiento.
Paso Ejercicio
1 Abre el archivo Plantilla_Factura_cfdi_1.doc ubicado en la ruta:
<C:\Compacw\Empresas\Reportes\Facturacion>
Nota: Hay dos archivos con el mismo nombre, slo que uno es de Word y otro es
HTML. En este paso debers abrir el archivo de Word.
2 Guarda el archivo con el nombre Factura_LilaCFD.doc (como documento de
Word).
Ejercicio 2 (contina)
Paso Ejercicio
3 Abre el documento Etiquetas Formato Amigable CFD ubicado en el grupo de
programas Ayuda de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.
4 Copia la etiqueta correspondiente al campo Observaciones del movimiento y
pgala debajo de la etiqueta %CONCEPTO_DESC%, ubicada en la columna
Descripcin.
Ejercicio 3
Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin, selecciona el submen Conceptos y haz clic en la
opcin Factura.
Ejercicio 3 (contina)
Paso Ejercicio
4 Haz clic en la pestaa 4. Comprobante Fiscal Digital.
5 Haz clic en el botn F3 del campo Plantilla de Formato Amigable.
6 Selecciona el archivo Factura_LilaCFD.htm ubicado en la ruta
<C:\Compacw\Empresas\Reportes\Facturacion>.
Paso Ejercicio
1 Haz clic en el botn Factura Sucursal ubicado en la barra vertical.
Qu es El Editor de Formas es una herramienta con la cual se crearn y disearn las formas
preimpresas que utiliza CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA para la impresin de los
comprobantes fiscales tradicionales y etiquetas.
Este editor es grfico, basado en la impresin en modo texto y permite insertar campos,
etiquetas, funciones o frmulas, adems, estos datos podrn modificarse tantas veces se
necesite; o bien, eliminarse, si es necesario.
Forma Las formas preimpresas son formatos de impresin donde los campos tienen una posicin
preimpresa fija, la cual puede modificarse, si as se desea.
<X:\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>
Cmo ingreso Para ingresar al Editor de formas preimpresas ve al men Archivos y selecciona la opcin
Editor de Formas.
Qu acciones Dentro del Editor de Formas puedes crear un formato nuevo o bien, editar uno existente.
puedo realizar
Realiza cualquiera de la siguientes acciones que se indican en la tabla:
Ventana principal En esta ventana ser posible crear nuevas formas preimpresas, o bien, abrir las predefinidas
por el sistema y modificarlas de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Nota: Para ingresar a esta ventana no es necesario tener abierta una empresa.
Cmo guardar Para guardar una forma preimpresa realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Plantillas Al crear una forma preimpresa, automticamente aparecer la ventana Plantillas, donde
podrs seleccionar la plantilla y subplantilla a utilizar.
La plantilla contiene toda la informacin que puede utilizarse en una forma preimpresa y la
subplantilla contiene campos especficos de un documento modelo o catlogo. Dependiendo
de la plantilla seleccionada sern las subplantillas que estn disponibles
Observars que las Subplantillas para Documentos tienen el mismo nombre que el
documento modelo, excepto la Remisin, cuya subplantilla es Producto en Consignacin
del Cliente.
Configurar Una vez que seleccionaste la plantilla y subplantilla deseada debes seleccionar del men
Forma Archivo la opcin Configurar Forma para configurar los datos generales del formato de
impresin.
Esta accin la debes realizar independiente si se trata de una nueva forma preimpresa o si
editars una existente.
Esta ventana est divida en 5 pestaas. Consulta la siguiente tabla para conocer ms
informacin sobre el contenido de esta ventana.
Disear la forma Despus de configurar la forma preimpresa, podr iniciarse el diseo de la misma.
preimpresa
El diseo se basa en la insercin de campos, etiquetas, frmulas y/o funciones en las reas
de la forma preimpresa.
Botn Descripcin
Inserta una etiqueta, es decir, un texto fijo.
Ejecucin Mediante esta opcin podrn hacerse pruebas de impresin de la forma preimpresa diseada
de la forma para verificar que los campos insertados se encuentren en la posicin correcta, de acuerdo al
preimpresa documento fiscal impreso.
Seleccin Al ejecutar la forma preimpresa, automticamente mostrar esta ventana donde deber
de Empresa seleccionarse la empresa que utilizar dicha forma preimpresa.
Filtros a aplicar Una vez seleccionada la empresa, mostrar esta ventana donde se indicar el rango de
fechas, as como la serie y el rango de folios deseado.
Uno de los filtros permite ver los documentos que estn impresos o bien, los que an no se
han impreso.
En caso de que quieras generar una forma preimpresa, realiza el siguiente procedimiento:
Procedimiento Nota: No se realiza como ejercicio debido a que la forma preimpresa aplica solo para el
adicional 1 esquema de facturacin impresa (tradicional) y este manual est enfocado al esquema CFDI.
Paso Ejercicio
1 Desde la ventana principal de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA ve al
men Empresas y selecciona la opcin Editor de Formas.
Una vez que est configurada la forma preimpresa, inserta los campos requeridos para la
impresin del recibo de honorarios.
Procedimiento
adicional 2
Paso Ejercicio
1 Haz clic en el botn y posteriormente haz clic en cualquier parte del rea del
Encabezado.
Despus de disear la forma preimpresa, se revisar que los campos estn en la posicin
correcta.
Procedimiento Realiza el siguiente procedimiento:
adicional 3
Paso Ejercicio
1 Verifica que la forma preimpresa HonorarioCliente se encuentre abierta en el
Editor de Formas. Posteriormente, presiona las teclas <Ctrl+E>.
Introduccin A travs de este captulo podrs traer datos de otra empresa de CONTPAQ i FACTURA
ELECTRNICA para concentrar o actualizar la informacin sin necesidad de re-capturar.
Tema Pgina
Cmo importo catlogos 6-2
Cmo genero masivamente documentos 6-6
Cundo ejecutar las utileras o los procesos 6-9
Cmo ingreso Para ingresar ve al men Reportes, selecciona la opcin Hoja Electrnica, selecciona la
hoja Importacin de Catlogos y haz clic en el botn Ejecutar.
Si marcas Si en la
opcin Actualizar
Existentes, al existir
en el sistema
registros con el
mismo cdigo, se
actualizarn los datos.
Realiza los siguientes pasos para abrir el mdulo en la Hoja Electrnica para importar
catlogos:
Ejercicio 1
Paso Ejercicio
1 Ve al men Reportes y selecciona la opcin Hoja Electrnica.
Importacin de Clientes
Ejercicio 2
Paso Ejercicio
1 Abre el archivo Catalogos.xls ubicado en la carpeta
<C:\CompacW\Empresas\feLila>.
Ejercicio (contina)
Paso Ejercicio
5 Selecciona la celda B24.
Resultado: A partir de esta celda pegars los datos de los clientes a exportar.
6 Presiona las teclas <Ctrl+V>.
Realiza los siguientes pasos para importar las direcciones de los clientes:
Ejercicio 3
Paso Ejercicio
1 Ve a la pestaa DireccionesClientes del archivo Catalogos.xls, selecciona el
rango de celdas en amarillo A2:R4 el cual incluye todos los datos de las
direcciones de los clientes a exportar (sin encabezados).
2 Presiona las teclas <Ctrl+C>.
Importacin de Servicios
Ejercicio 4
Paso Ejercicio
1 Ve a la pestaa Servicios del archivo Catalogos.xls, selecciona el rango de
celdas en amarillo A2:F4 el cual incluye todos los datos de los servicios a
exportar (sin encabezados).
2 Presiona las teclas <Ctrl+C>.
Verificar informacin
Realiza los siguientes pasos para verificar que se hayan importado los datos:
Ejercicio 5
Paso Ejercicio
1 Ve a CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, ve al men Catlogos y
selecciona la opcin Clientes.
Resultado: Debern mostrarse los datos de los clientes que exportaste desde el
modelo de la Hoja Electrnica, as como los datos de sus domicilios.
3 Cierra el listado de clientes.
4 Ve al men Catlogos y selecciona la opcin Servicios.
Resultado: Debern mostrarse los datos de los servicios que exportaste desde
Excel.
5 Cierra el listado de Servicios.
6 Cierra los archivos de Excel (el mdulo de exportacin y el listado de catlogos).
Qu es La generacin masiva es un proceso que permite crear varios documentos (facturas o recibos
de honorarios) a la vez.
Cmo ingreso Para ingresar ve al men Reportes, selecciona la opcin Hoja Electrnica, selecciona la
hoja Generacin Masiva de Documentos y haz clic en el botn Ejecutar.
Realiza los siguientes pasos para abrir el modelo de la Hoja Electrnica para generar
documentos de forma masiva:
Ejercicio 1
Paso Ejercicio
1 Ve al men Reportes y selecciona la opcin Hoja Electrnica.
Realiza los siguientes pasos para abrir el modelo para generar documentos de forma masiva:
Ejercicio 2
Paso Ejercicio
1 Ve a la hoja Factura.
2 Captura los siguientes datos:
Campo Valor
Concepto Factura Sucursal
Fecha 25/10/2010
Servicio 1 S01
Servicio 2 S02
Del Cliente CL01
Al Cliente CL03
Resultado: Se mostrarn todos los documentos a crear en las columnas A:E (en
amarillo).
Ejercicio 2 (contina)
Paso Ejercicio
4 Haz clic en el botn PASO 4. Generar documentos.
Qu son Las utileras son funciones especiales del sistema que deben ser utilizadas bajo condiciones
especiales y con todo el conocimiento de los resultados que se espera obtener al ejecutarlas,
ya que una vez que afectan la informacin de la empresa, el proceso es irreversible.
Cmo ingreso Para ingresar a las utileras que tiene CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA ve al men
Empresas, submen Utileras y selecciona la que necesites..
No. Recomendacin
1 Asegrate que no haya ningn usuario utilizando la empresa.
Siempre verifica si la utilera que deseas ejecutar es de este tipo antes de iniciar
el proceso.
2 Realiza un respaldo de la informacin de la empresa sobre la que se ejecutar la
utilera.
3 Verifica qu cambios realizar la utilera sobre la informacin antes de ejecutarla,
ya que se trata de un proceso irreversible.
Qu utilera Apyate en la siguiente tabla para conocer la funcionalidad de las utileras que maneja el
ejecuto sistema y en qu momento utilizarlas.
Para qu sirven Las utileras sirven para realizar correcciones a la empresa que pudieron ser ocasionadas por
situaciones como:
Corte en el suministro de energa elctrica.
Dao fsico del disco en donde se guarda la informacin.
Eliminacin involuntaria de datos de la empresa.
Sabotaje a la informacin por parte de algn usuario.
Procesos Existen algunos procesos que tienen una funcin similar a las utileras, ya que realizan
correcciones a nivel tablas.
Cmo ingreso Para ingresar a las utileras que tiene CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA ve al men
Empresas, submen Procesos y selecciona el que necesites..